2012 Frederiksberg Kommune Sundheds og Omsorgsafdelingen ANMELDT KOMMUNALT TILSYN PÅ HJEMMEHJÆLPSOMRÅDET, DANSK HUSMOR HJÆLP APS Udført af tilsynsassistent Kirsten Bech og tilsynsassistent Lisbet Reuter, Sundheds og Omsorgsafdelingen. Tilsynet er udført i perioden fra d. 3. maj til d. 23. maj 2012.
Indhold Baggrund for tilsynet... 3 Konklusioner på det aktuelle anmeldte tilsyn... 4 1. Levering af den visiterede hjælp... 4 2. Kvaliteten af den leverede hjælp... 6 3. Kommunikation mellem borger og leverandør... 9 4. Leverandørens tilbagemeldingspligt... 9 5. Medarbejdernes kompetencer... 10 6. Samarbejdet mellem leverandør og andre aktører... 13 7. Dokumentation... 13 Medicinhåndtering... 14 Opsamling på seneste tilsyn... 14 Leverandørens kommentarer... 14 Tilsynets afsluttende bemærkninger... 14 Bilag 1 Stikprøver dokumentation... 15 2
Baggrund for tilsynet Frederiksberg Kommune er jf. Serviceloven 151 og Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, 15 og 16 forpligtiget til at føre tilsyn med hjemmehjælpsområdet. Formålet med tilsynet er i henhold til loven: at sikre, at borgerne får den hjælp, som de har ret til efter loven og i henhold til de afgørelser om hjælp, der er truffet at sikre, at borgerne får hjælp i henhold til kommunens kvalitetsstandarder at sikre, at hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde at forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer Herudover bliver der fulgt op på, at leverandøren lever op til sin tilbagemeldingspligt til at indberette ændringer i borgerens behov for hjælp, til Frederiksberg Kommunes Visitationsenhed. Metode Tilsynet er lavet med udgangspunkt i 7 fokusområder. Tilsynet foretager interviews med og stikprøver hos som udgangspunkt 5-8 tilfældigt udvalgte borgere. Der foretages fokusgruppeinterview med sædvanligvis 5 medarbejdere. Endvidere afholdes et møde med leverandørledelsen med udgangspunkt i blandt andet leverandørens stamoplysninger og de afholdte interviews. På baggrund af det samlede tilsyn udfærdiges en tilsynsrapport. En uddybning af metoden kan ses i Konceptet for tilsyn på hjemmehjælpsområdet i Frederiksberg Kommune. I tilsynsrapporten gives indskærpelser: ved manglende overholdelse af Frederiksberg Kommunes kvalitetsstandarder (fx rengøring, hvor ydelsen ikke er leveret som visiteret) ved manglende efterlevelse af kontrakt/aftale med kommunen (fx manglende dokumentation i kommunens omsorgssystem KMD Care). ved lovbrud (fx manglende overholdelse af tilbagemeldingspligten eller Sundhedsstyrelsens regler for medicinhåndtering). Anbefalinger gives, hvis tilsynet fx har bemærket uhensigtsmæssige arbejdsgange eller har bemærket, at medarbejderne efterspørger viden/kursustilbud, som leverandørerne med fordel kan tilbyde, men som der ikke direkte er nogle krav til. 3
Konklusioner på det aktuelle anmeldte tilsyn Indledning Nedenfor beskrives indledningsvis faktuelle oplysninger om tilsynet med Aps (herefter kaldet ) samt borgernes overordnede tilfredshed med deres hjemmehjælp. Herefter følger besvarelser og uddybning af deres tilfredshed i forhold til de 7 fokusområder. I gennemgangen af fokusområderne inddrages den information tilsynet har indhentet i forbindelse med borgerinterviews, medarbejderinterviews, dialog med ledelsen samt tilsynsassistentens faglige observationer og vurdering., som er en privat leverandør af praktisk hjælp og personlig pleje, leverer aktuelt hjælp til i alt 7 borgere i Frederiksberg Kommune. 6 borgere modtager praktisk hjælp. 3 af disse borgere modtager tillige personlig pleje. 2 borgere modtager aktuelt ingen hjælp grundet ophold udenfor hjemmet. Tilsynet har aflagt besøg hos 5 borgere, som modtager praktisk hjælp. 2 af disse borger er tillige visiteret til hjælp til personlig pleje. 1 af borgerne har væsentlig nedsat hukommelse. Vedkommende får dagligt tilsyn og massiv støtte af pårørende, i hjemmet. Denne borgers udsagn er understøttet af den pårørendes oplevelser og udsagn. Ved fokusgruppeinterviewet deltager kun 2 medarbejdere, idet kun få medarbejdere servicerer borgere i Frederiksberg Kommune. De 2 medarbejdere har været ansat i i knap 2 år. De er henholdsvist social - og sundhedshjælper og ufaglært. Tilsynet oplever, at de besøgte borgere forekom trygge ved tilsynsbesøget. 1. Levering af den visiterede hjælp Tilsynet konkluderer overordnet, at de 5 borgere, som tilsynet har interviewet, generelt er tilfredse med den hjælp, de modtager. De 5 borgere er generelt tilfredse med deres leverandør af hjemmehjælp,. Alle borgerne oplever at få den hjælp, de har behov for. 2 borgere har for nyligt oplevet ikke at modtage den hjælp, de er visiteret til. Den ene borger oplever, at den visiterede hjælp til nedbæring af affald ikke leveres som aftalt. Hjælpen er visiteret til 3 gange om ugen, men leveres henholdsvist 1 gang i den ene uge og 2 gange i den anden uge. Borgeren har behov for hjælp 2 gange om ugen. Ledelsen oplyser efterfølgende, at borgeren får hjælp 2 gange om ugen. Tilsynet konstaterer, at der er uoverensstemmelse mellem borgerens oplevelse og ledelsens tilbagemelding. Hos den hukommelsessvækkede borger er den aftalte hjælp til rengøring udeblevet 2 gange, 4
uden forudgående orientering. Den ene gang blev hjælpen leveret dagen efter, med beklagelse fra, jf. den pårørende. Ledelsen af Dansk Humor Hjælp er ikke bekendt med denne episode. Den anden gang er på dagen for tilsyn. Dette bemærkes og oplyses af den pårørende, som deltager i tilsynet. Ledelsen oplyser efterfølgende, at hjælpen på tilsynsdagen er leveret. Da der ikke findes en kommunikationsmappe i hjemmet, til dokumentation af den leverede hjælp, fremstår dette usikkert, idet hverken pårørende eller tilsyn kan finde tegn på, at der er leveret hjælp. Borgeren selv kan ikke huske det. at ledelsen sikrer, at aftalte leverancer ikke aflyses, jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune stk. 7.1. at ledelsen sikrer, at såfremt en aftalt hjælp ikke kan leveres, at borgeren så orienteres herom og tilbydes erstatningshjælp. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen følger op på, at der hos borgere med væsentligt nedsat hukommelse er en kommunikationsmappe eller lignende til dokumentation af, at hjælp er leveret. at ledelsen sammen med hjælperen, og evt. i samarbejde med familien, støtter den hukommelsessvækkede borger i at skabe overblik og struktur i de daglige aftaler. Dette fx ved oprettelse af en kalender eller anden oversigt over de aftaler borgeren har med fx. Ingen af borgerne har oplevet, at har aflyst et besøg uden, at der er aftalt et erstatningsbesøg. Medarbejderne oplever, at bemandingen generelt er tilstrækkelig til at levere hjælpen. Såfremt der opstår uventede situationer hos borgerne, kan det være vanskeligt at levere den øvrige hjælp som planlagt. Medarbejderne kontakter borgerne, såfremt et aftalt tidspunkt for levering af hjælpen ikke kan overholdes. Borgerne oplever, at få besked såfremt tidspunktet for levering af hjælpen ændres. 1 borger har dog oplevet, at hjælperen har kontaktet vedkommende og oplyst, at hjælpen til rengøring var forsinket, men at hjælperen ville komme om lidt. Hjælpen kom efter ca. 6 timer. Ledelsen er ikke bekendt med denne episode. at ledelsen sikrer, at borgerne bliver orienteret, hvis et aftalt tidspunkt ændres mere end 30 min. jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 7.2, og at det aftalte tidspunkt herefter overholdes. 5
2. Kvaliteten af den leverede hjælp Tilsynet konstaterer, at 1 af borgerne har Frederiksberg Kommunes overordnede kvalitetsstandard Information til dig der søger eller modtager praktisk og personlig hjælp samt træning i egen bolig eller ældrebolig. Borgeren har ligeledes relevante kvalitetsstandarder for den hjælp vedkommende modtager. 1 anden borger har en specifik kvalitetsstandard for rengøring. Alle 5 borgere er tilfredse med den hjælp, de modtager til rengøring og de oplever, at rengøringen er tilfredsstillende. Tilsynet bemærker, at rengøringen hos den hukommelsesvækkede borger er lidt mangelfuld. Der er således støvet på vandrette flader og spejl med udskåren ramme. Særligt støvet er der nederst på møblement. Der er ikke visiteret hjælp hertil. Tilsynet konstaterer, at rengøringen lever op til Kvalitetsstandarden for rengøring i forhold til den visiterede hjælp. Tilsynet konstaterer, at borgerens funktionsniveau er ændret og at behovet for hjælp er øget. Medarbejderen skal tilbagemelde dette til ledelsen med henblik på visitation af mere hjælp. at ledelsen sikrer, at medarbejderne tilbagemelder til ledelsen, når de oplever, at borgerne har ændret behov for hjælp. Dette jf. Serviceloven og Frederiksberg Kommunes Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune stk. 3.2. at ledelsen tydeliggør overfor medarbejderne, forventninger og krav i forbindelse med overholdelse af tilbagemeldingspligten. Dette således, at hjælpen kan justeres det aktuelle behov og at borgerne får den bedst mulige hjælp. Medarbejderne kender ikke og benytter ikke Frederiksberg Kommunes kvalitetsstandarder for rengøring, herunder retningslinjerne for de nødvendige rengøringsmidler og redskaber. Medarbejderne vil gerne kende dem bedre. Ledelsen oplyser, at denne bruger kvalitetsstandarderne til at måle borgernes tilfredshed. Ledelsen oplyser, at denne mundtligt og skriftligt sikrer, at s medarbejdere kender og leverer hjælp jf. Frederiksberg Kommunes kvalitetsstandarder. Tilsynet bemærker, at der er uoverensstemmelse mellem medarbejdernes og ledelsens oplysninger. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående at ledelsen sikrer, at medarbejderne kender Frederiksberg Kommunes Kvalitetsstandarder, således at medarbejderne ved, at den leverede hjælp lever op hertil. 6
1 borger kender til muligheden for fleksibel hjemmehjælp og anvender denne mulighed. 1 borger kender ikke til begrebet, men anvender det i praksis. Ingen af de øvrige borgere kender til fleksibel hjælp. Den pårørende til den hukommelsessvækkede borger ser det som en stor fordel, at tilsynet oplyser om begrebet og vil fremover benytte sig af denne mulighed efter aftale med borgeren. Medarbejderne kender til fleksibel hjemmehjælp. Forinden bytte af en planlagt hjælp, kontakter de kontoret med henblik på godkendelse. De dokumenterer i samarbejdsmapperne på kontoret og i leverandørens eget IT-system, såfremt de foretager bytteydelser. Ledelsen oplyser i sine stamoplysninger til tilsynet, at denne sikrer, at medarbejderne er informeret om muligheden for bytteydelser, ved at læse kvalitetsstandarderne igennem. Afvigelser indberettes ikke altid i KMD Care, idet oplæring heri først er sket d. 1. maj 2012. Ledelsen oplyser tillige, at ved afvigelser i leveringen af den visiterede hjælp, sørger Dansk Husmor Hjælp for ikke at fakturere den. På leverandørmødet oplyser ledelsen, at denne ikke er bekendt med borgernes ret til bytteydelser jf. Serviceloven og Frederiksberg Kommunes Kvalitetsstandarder. Tilsynet bemærker i ét tilfælde dokumentation for levering af bytteydelser i KMD Care. at ledelsen sikrer, at ledelsen har det fornødne kendskab til principperne om fleksibel hjælp og bytteydelser, jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 6.1. at ledelsen sikrer, at medarbejderne har det fornødne kendskab til mulighederne i fleksibel hjælp. at ledelsen sikrer, at anvendelsen af fleksibel hjemmehjælp dokumenteres i KMD Care jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 6.4. at ledelsen sikrer, at afvigelser indberettes i KMD Care, jf. Frederiksberg Kommunes Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune stk. 4.1. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen sikrer, at medarbejderne tydeliggør overfor borgerne, begrebet fleksibel hjemmehjælp og bytteydelser, således at alle borgerne kender til muligheden for at benytte ydelsen, og ved hvilke rettigheder de har i forbindelse med den visiterede hjælp. at ledelsen kontakter Frederiksberg Kommunes Careenhed, såfremt der opstår 7
vanskeligheder i brugen af KMD Care. 4 af de 5 borgere oplever, at hjælperne medinddrager dem i forbindelse med leveringen af hjælpen. Medarbejderne oplever, at de søger at motivere borgerne til at deltage i hjælpen og kommer med eksempler herpå. Ledelsen oplyser, at medarbejderne undervises, så borgerne i videst muligt omfang selv deltager aktivt i opgaveudførelsen. I forhold til anden praktisk eller personlig hjælp som borgerne modtager af Dansk Husmor Hjælp, har alle borgere givet udtryk for tilfredshed med kvaliteten af hjælpen. Tilsynet vurderer, at hjælpen lever op til kvalitetsstandarderne hos 4 af de 5 borgere. Hos 1 borger tilbereder en udeboende pårørende dagligt varm mad til middag sammen med borgeren. De spiser efterfølgende måltidet sammen. Hjælperen vasker op efter middagsmåltidet, hvilket er indholdet i den visiterede ydelse til ernæring. Borgeren tilbereder selv sine øvrige måltider og vasker selv op herefter. Borgeren har derfor ikke behov for hjælp til opvask. Den bevilgede hjælp er tildelt hjemmehjælpsmodtageren, og der er ikke mulighed for, at hjælperen vasker op efter besøgende. Samme borger er visiteret til omsorgsydelser og hjælp til bank/apotek/posthus, som vedkommende heller ikke modtager. Tilsynet har anmodet ledelsen om en tilbagemelding på ovenfor beskrevne handlinger og problemstillinger. Ledelsen har overfor tilsynet udelukkende beskrevet en vanskelig og ressourcekrævende proces i forbindelse med opvask. at ledelsen sikrer, at den visiterede hjælp udelukkende leveres til den person, der er visiteret til hjælpen, jf. Serviceloven. at ledelsen sikrer, at medarbejderne tilbagemelder til ledelsen, når medarbejderne erfarer, at borgerne selv kan udføre opgaverne. Dette jf. Serviceloven og Frederiksberg Kommunes Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune stk. 3.2. at ledelsen sikrer, at medarbejderne tilbagemelder til ledelsen, når borgernes krav til hjælp overstiger Frederiksberg Kommunes serviceniveau. Alle borgerne oplever, at de har en fast hjælper. Medarbejderne oplever, at de primært kommer hos de samme borgere. Ledelsen oplyser, at borgerne så vidt muligt har en fast hjælper, og at har et vikarkorps, som afløser ved sygdom, ferie eller andet fravær. 8
Alle borgerne oplever, at der er lavet faste aftaler for tidspunkt for levering af hjælpen og de er tilfredse hermed. 3. Kommunikation mellem borger og leverandør Alle borgerne oplever, at omgangstonen med hjælperne er behagelig. Medarbejderne oplever, at omgangstonen med borgerne er god og at den tilpasses borgernes individuelle ønsker. Medarbejderne oplever, at de har kompetencerne til at opretholde en god tone. De oplever, at de har en anerkendende kommunikation og tilgang til borgerne. De opretholder en god tone med borgerne ved at samtale med borgerne forinden dagens opgaver påbegyndes og de behandler borgerne, som de gerne selv vil behandles, herunder at overholde de aftaler, der er indgået med borgerne. 1 af borgerne har en klagevejledning. Alle borgerne ved, hvad de ville gøre, såfremt de ville klage. 4 borgere har s kommunikationsmappe. Kommunikationsmappen hos den hukommelsessvækkede borger er bortkommet. Alle 5 borgere har kontaktoplysninger til og de oplever, at de kan komme i kontakt med leverandøren, når de har behov herfor. Tilsynet har gennemset 3 af 5 mulige kommunikationsmapper. Tilsynet bemærker, forsiderne i mapperne er målrettet borgere i en nabokommune. Der er generelt ikke navn og årstal på notatarkene i mapperne. Ledelsen oplyser, at når hjælpen påbegyndes i hjemmene, får alle borgere en kommunikationsmappe fra. Det er den faste medarbejder, der er ansvarlig for, at kommunikationsmappen og kontaktoplysninger findes i hjemmet, og at mapperne er opdaterede. Tilsynet bemærker, at der ikke er lovkrav til, at der er en kommunikationsmappe i hjemmet. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen følger op på om medarbejderne anvender kommunikationsmappen i hjemmet, således som og på den måde som ønsker det. 4. Leverandørens tilbagemeldingspligt Alle borgerne oplever, at de får den hjælp, de har behov for. 2 af borgerne oplever, at hjælperne ikke taler med dem om deres behov for hjælp. Hos den hukommelsessvækkede borger oplever den pårørende, at hjælperen er meget venlig, men primært udfører de opgaver, der er noteret på vedkommendes køreliste. 1 borger roser dennes hjælper, ledelsen og Visitationsenheden for en meget hurtig indsats ved observation af ændret behov for hjælp. 9
Medarbejderne oplever ikke, at de taler med borgerne om deres behov for hjælp. De henvender sig til ledelsen, hvis de oplever, at en borger har behov for anden hjælp. De er bekendt med pligten om tilbagemelding til Visitationsenheden. De har enkelte gange benyttet Dansk Husmor Hjælps Tjekliste for tilbagemelding. Ledelsen oplyser, at den bruger Vejledning om tilbagemelding for leverandører af hjemmehjælp og sikrer, at medarbejderne er opmærksomme på ændringer i borgernes funktionsniveau. at ledelsen sikrer, at medarbejderne jf. almindelig faglig standard og Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune stk. 3.2 tilbagemelder til ledelsen efter aftale med borgerne, når de oplever, at borgerne har ændret behov for hjælp. Dette således, at hjælpen kan justeres til det aktuelle behov og borgernes ønsker og at borgerne får den bedst mulige hjælp. Der har ved dette tilsyn ikke været borgere, som modtager hjælp fra, som ikke er revisiteret indenfor de sidste 365 dage. 5. Medarbejdernes kompetencer Medarbejderne oplever, at de generelt føler sig fagligt rustet til deres hjemmehjælpsopgaver, herunder fagligt rustet til at håndtere borgere med særlige behov. Forinden de påbegynder hjælpen hos borgerne er der mulighed for at forberede sig via samarbejdsmappe på kontoret eller via ledelsen. Hos borgere med særlige behov, arbejder medarbejderne i små teams, således at kompleksiteten hos disse borgere kan drøftes med kolleger. Blandt de ansatte er der en sygeplejerske, som medarbejderne altid kan konsultere og få faglige råd af. Ledelsen oplever, at medarbejdernes kompetencer er gode i forhold til borgernes behov. Mindst 75 % har gennemført en relevant uddannelse. Tilsynet bemærker, at i forhold til den hukommelsessvækkede borger, er der ikke fulgt op på borgerens ændrede behov for hjælp, og der er ikke en kommunikationsmappe. Tilsynet bemærker, at borgeren har en fast hjælper. at ledelsen sikrer, at medarbejderne har passende kompetencer til pleje og observation af borgere med demens. Hos en anden borger bemærker tilsynet uhensigtsmæssig adfærd fra en medarbejder. Medarbejderen ringer på borgerens dørklokke og låser sig herefter ind. Tilsynet bemærker, at 10
borgeren selv er i stand til at åbne sin dør og der er ikke faglig begrundelse for, at hjælperen selv skal lukke sig ind. Medarbejderen hilser ikke på borgeren eller tilsynet, men går direkte ind i soveværelset og retter på sit tøj foran et spejl. Medarbejderen sætter sin mobiltelefon til opladning uden borgerens accept. Tilsynet skal gøre opmærksom på, at denne adfærd ikke er i overensstemmelse med Frederiksberg Kommunes menneskesyn, hvor respekten for den enkelte borgers personlighed skal være i fokus. at ledelsen sikrer, at respekten for den enkelte borger jf. Frederiksberg Kommunes Værdigrundlag efterleves. Ovennævnte medarbejder afventer, at borgeren fortæller hvilke opgaver, vedkommende ønsker udført. Tilsynet bemærker, at der anvendes fleksibel hjælp hver dag, hvilket ikke er i overensstemmelse med intentionerne om fleksibel hjælp. Det er heller ikke i overensstemmelse med borgerens funktionsniveau, behov og ydelsestildeling. at ledelsen sikrer, at medarbejderne har det fornødne kendskab til mulighederne i fleksibel hjælp. Medarbejderne oplever, at der er gode muligheder for kompetenceudvikling. Medarbejderne oplever, at man kan komme med ønsker til ledelsen og at denne vil bakke op herom, såfremt de finder ønsket relevant og muligt at deltage i. Medarbejderne oplever, at de føler sig mindre rustede i forhold til pleje af borgere i terminale livsfase samt kateder pleje. Aktuelt kunne de ønske sig mere viden om kommunikation og om særlige forhold i relation til hjælp til muslimske borgere. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen afdækker medarbejdernes behov for kompetenceudvikling, og tilbyder undervisning svarende hertil. Medarbejderne oplever, at de ikke har drøftet magtanvendelse i personalegruppen. De benytter ikke magt i forbindelse med levering af hjælpen. De forsøger altid at motivere borgerne til at modtage hjælp. Medarbejderne er lidt usikre på begrebet magt. De fortæller, hvordan de på passende vis, motiverer borgerne til fx at tage deres medicin. Ledelsen oplyser, at kan fremskaffe de nyeste regler for magtanvendelse via nettet. Ledelsen sørger for kurser og læsestof og sikrer på den måde, at medarbejderne 11
kender og følger reglerne for magtanvendelse. Ledelsen oplever, at undervisning til medarbejderne vedrørende magtanvendelse ikke er nødvendig. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen sikrer, at medarbejderne har sikker viden om magtanvendelse. Tilsynet bemærker, at lovstof om begrænsning af magtanvendelse er svært forståeligt, hvorfor det bør gennemgås for medarbejderne af en person med særlig indsigt heri samt med pædagogisk formidling. Begge medarbejdere hjælper med medicinadministration og føler sig fagligt rustede hertil ud fra de kompetencer, de har. De udleverer udelukkende medicin ophældt i doseringsæske eller som er i doseringspose. De kan ikke huske om har instrukser for medicinadministration. Ledelsen oplyser, at denne sikrer, at den nyeste udgave af Sundhedsstyrelsens Vejledning om ordination og håndtering af lægemidler er tilgængelig for medarbejderne, ved at lægge den på bordet i kontorets venteværelse. Ledelsen sikrer på denne måde, at medarbejderne kender og følger den. Sundhedsstyrelsens nye pjece: Korrekt håndtering af medicin Et værktøj for plejehjem, hjemmepleje og bosteder forefindes endnu ikke. Jævnfør s stamoplysninger har leverandøren ikke lokale instrukser for medicinhåndtering og medarbejderne er ikke oplært i at administrere medicin. Tilsynet bemærker, Sundhedsstyrelsens vejledninger generelt er svært tilgængelige og bør gennemgås med medarbejderne, såfremt de deltager i medicinadministration, og såfremt ledelsen ønsker, at medarbejderne skal have et indgående kendskab hertil. Tilsynet bemærker, at Sundhedsstyrelsens pjece: Korrekt håndtering af medicin Et værktøj for plejehjem, hjemmepleje og bosteder er mere læse og brugervenlig, men også denne bør gennemgås med medarbejdere, der deltager i medicinadministration. at ledelsen sikrer, at der er interne lokale instrukser for medicinadministration jf. Sundhedsstyrelsens Vejledning om ordination og håndtering af lægemidler. at ledelsen sikrer, at de lokale instrukser følger Sundhedsstyrelsens pjece fra 2012: Korrekt håndtering af medicin Et værktøj for plejehjem, hjemmeplejen og bosteder. Pjecen kan downloades på Sundhedsstyrelsens hjemmeside: http://www.sst.dk/publ/publ2011/eft/medicinhaandtvejl/korrekthaandtmedicin.pdf at ledelsen sikrer, at medarbejderne har kendskab til de lokale instrukser og følger disse. 12
6. Samarbejdet mellem leverandør og andre aktører Medarbejderne og ledelse oplever, at samarbejdet med hjemmesygeplejen, Visitationsenheden, hospitaler og andre leverandører fungerer godt. Medarbejderne og ledelse, oplever at de generelt har et godt samarbejde med pårørende. 7. Dokumentation Medarbejderne oplyser, at de dokumenterer ændringer eller særlige forhold hos borgerne, fx om der mangler medicin, i en kalender på kontoret. Ledelsen følger op på medarbejdernes informationer og fører disse elektronisk i deres eget IT-system og i KMD Care. Ledelsen oplyser, at hos har medarbejderne noteringspligt i de interne computere, når medarbejderne personligt møder på kontoret. Ledelsen og den administrative medarbejder dokumenterer i KMD Care og i eget dokumentationssystem, når en borger har fået det markant være eller bedre. Tilsynet bemærker, at ledelsen ikke har kendskab til Fælles Sprog 2. Fælles Sprog kan med fordel anvendes ved dokumentation af borgernes ændrede funktionsniveau og behov, samt ved tilbagemelding til Visitationsenheden. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen uddyber sit kendskab til Fælles Sprog 2, som kan downloades fra KL s hjemmeside: http://kl.dk/imagevault/images/id_39034/scope_0/imagevaulthandler.aspx Stikprøver Tilsynet har taget stikprøver af dokumentationen på de 5 borgere, i Frederiksberg Kommunes elektroniske omsorgssystem, KMD Care. Der findes aktuelle og relevante stamdata for alle 5 borgere. Hos 1 af de 4 borgere er personlige oplysninger ikke opdateret eller dokumenteret i kommunikationsmappen i hjemmet. Tilsynet bemærker, at 1 borger ikke har en kommunikationsmappe. Dokumentationen i KMD Care er hos alle 5 borgere relevant. Dog er den hos 3 borgere mangelfuld. Hos 4 af de 5 borgere stemmer de visiterede ydelser ikke overens med borgerens behov for hjælp. 3 borgere er visiteret til flere ydelser, end de har behov for og modtager. Den hukommelsessvækkede borger har ikke modtaget hjælp til rengøring, som vedkommende har behov for. Hjælpen er varetaget af pårørende. I 3 stikprøver har uoverensstemmelserne medført en anmodning til leverandøren om revisitation af borgeren. 13
Hos 3 af de 5 borgere er funktionsændringer hos borgeren, der medfører en ændring i visitationen ikke dokumenteret i Care-journalen Hjemmehjælpsmondulet og Klientmondulet. I 1 stikprøve er der i KMD Care, Hjemmehjælpsmodulet stamdata & planlægning, ikke overensstemmelse mellem visiterede og disponerede ydelser. I 3 stikprøver er der i KMD Care, Hjemmehjælpsmodulet stamdata og planlægning, ikke overensstemmelse mellem visiterede og leverede og fakturerede ydelser i den periode tilsynet har haft mulighed for at gennemgå. Der henvises til bilag 1 for uddybning. at ledelsen sikrer og følger op på, at tilbagemeldingspligten efterleves, således at der opnås overensstemmelse mellem de visiterede, disponerede, fakturerede ydelser og borgerens behov for hjælp. at ledelsen sikrer, at medarbejderne har kendskab til disse retningslinjer og forstår, hvorledes tilbagemeldingerne til ledelse og Visitationsenheden kan få indflydelse på borgernes behov for hjælp og medarbejderens muligheder for at yde hjælpen bedst muligt. Medicinhåndtering 1 af de udvalgte borgere er visiteret til medicinadministration, hvor medarbejderne udelukkende giver borgeren doseringsposen og klipper den op, idet vedkommende er svagtseende. Opsamling på seneste tilsyn Kommunalt tilsyn: Frederiksberg Kommune har ikke aflagt anmeldt kommunalt tilsyn tidligere. Leverandørens kommentarer Leverandøren har ikke fremsendt kommentarer til tilsynsrapporten. Tilsynets afsluttende bemærkninger Tilsynet har ikke yderligere bemærkninger. 14
Bilag 1 Stikprøver dokumentation Stikprøver dokumentation Stikprøve 1 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i KMD Care? (skal tjekkes i stamdata i KMD Care). 2. Er personlige oplysninger dokumenteret i hjemmet? (skal tjekkes i kommunikationsmappen). 3. Stemmer de visiterede ydelser overens med borgerens behov for hjælp? 4. Er funktionsændringer hos borgeren, der medfører en ændring i visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) 5. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og disponerede ydelser? 6. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og leverede ydelser de seneste 14 dage? (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet. 1. ja: x nej: 2. ja: x nej: 3. ja: nej: x 4. ja: nej: x 5. ja: x nej: 6. ja: nej: x Kommentarer: Ad. 3) 2.1.3.3 bank/posthus/apotek, borgeren benytter og giver udtryk for ikke at have behov herfor. Ej heller 2.1.5.2 ugentlige omsorgsopgaver. Ad. 4) Det er ikke dokumenteret at borgeren ikke modtager ovenstående ydelser. Ad. 6) Leverandøren leverer ikke ) 2.1.3.3 bank/posthus/apotek og 2.1.5.2 ugentlige omsorgsopgaver. Ydelsen ernæring leveres ikke som visiteret. Stikprøver dokumentation Stikprøve 2 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i KMD Care? (skal tjekkes i stamdata i KMD Care). 2. Er personlige oplysninger dokumenteret i hjemmet? (skal tjekkes i kommunikationsmappen). 3. Stemmer de visiterede ydelser overens med borgerens behov for hjælp? 4. Er funktionsændringer hos borgeren, der medfører en ændring i visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) 5. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og disponerede ydelser? 6. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og leverede ydelser de seneste 14 dage? (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet. 1. ja: x nej: 2. ja: nej: x 3. ja: nej: x 4. ja: x nej: 5. ja: x nej: 6. ja: x nej: Kommentarer: Ad 3) D. 18. oktober 2011, visiteres bl.a. hjælp til rengøring (ikke tørre støv af) incl. skift af sengetøj. Borgere klarer selv al støvaftørring, skift af sengetøj og rengøring omkring affaldsstativ. Den visiterede tidsramme er højere end Frederiksberg kommunes kvalitetsstandard og serviceniveauet. 15
Stikprøver dokumentation Stikprøve 3 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i KMD Care? (skal tjekkes i stamdata i KMD Care). 2. Er personlige oplysninger dokumenteret i hjemmet? (skal tjekkes i kommunikationsmappen). 3. Stemmer de visiterede ydelser overens med borgerens behov for hjælp? 4. Er funktionsændringer hos borgeren, der medfører en ændring i visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) 5. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og disponerede ydelser? 6. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og leverede ydelser de seneste 14 dage? (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet. 1. ja: x nej: 2. ja: nej:? 3. ja: nej: x 4. ja: nej: x 5. ja: x nej: 6. ja: x nej: Kommentarer: Ad 2) Kommunikationsmappen er ikke at finde i hjemmet. Ad 3) Der er behov for større indsats i forhold til rengøringsydelsen. Hjælp til støvaftørring med guidning. Ad 4) Tiltagende initiativløs, behov for mere praktisk hjælp og guidning hertil. Stikprøver dokumentation Stikprøve 4 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i KMD Care? (skal tjekkes i stamdata i KMD Care og hos borgeren). 2. Er personlige oplysninger dokumenteret i hjemmet? (skal tjekkes i stamdata i Care og hos borgeren). 3. Stemmer de visiterede ydelser overens med borgerens behov for hjælp? 4. Er funktionsændringer hos borgeren, der medfører en ændring i visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) 5. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og disponerede ydelser? 6. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og leverede ydelser de seneste 14 dage? (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet. 1. ja: x nej: 2. ja: x nej: 3. ja: nej: x 4. ja: nej: x 5. ja: x nej: 6. ja: nej: x Kommentarer: Ad 3) Visiteret til hjælp til affald x 3. Har behov for hjælp x 2. Visiteret til supplement til indkøb x 1 ugl. Har ikke behov for hjælpen og modtager den ikke. Ad 4) Ikke dokumenteret for selvhjælp til indkøbsordning. Ad6) jf. faktura for april 2012 16
Stikprøver dokumentation Stikprøve 5 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i KMD Care? (skal tjekkes i stamdata i KMD Care og hos borgeren). 2. Er personlige oplysninger dokumenteret i hjemmet? (skal tjekkes i stamdata i KMD Care og hos borgeren). 3. Stemmer de visiterede ydelser overens med borgerens behov for hjælp? 4. Er funktionsændringer hos borgeren, der medfører en ændring i visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) 5. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og disponerede ydelser? 6. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og leverede ydelser de seneste 14 dage? (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet. 1. ja: x nej: 2. ja: x nej: 3. ja: x nej: 4. ja: x nej: 5. ja: nej: x 6. ja: nej: x Kommentarer: Ad 5+6) Aftenydelser er ikke disponerede. Medicingivning er visiteret svarende til behov for at sikre, at medicinen bliver taget, bør være visiteret som hjælp til at få udleveret og få åbnet posen. 17