Team Planner 4 - Kalkulation Kakulation Indhold: Kalkulationsprincip...4.2 Oprettelse af ny kalkulation...4.2 Valuta og ønsket pris...4.4 Gruppeopdeling af kalkulation...4.4 Kunde- og medarbejderafhængige priser og avancer...4.5 Tekstredigering af kalkulation...4.5 Print af kalkulation...4.6 Overførsel af tryktilbud til kalkulation...4.7 Standardkalkulation - oprettelse...4.7 Standardkalkulation - anvendelse...4.8 Standardkalkulation - redigering...4.8 Kalkulationsstatus...4.9 Ordreoversigt...4.9 Denne brugervejledning er gældende for TeamPlanner og højere. Der kan derfor være forskelle i funktioner og faciliteter i forhold til tidligere versioner. For yderligere detaljer omkring kalkulation henvises til hjælpesystemet i TeamPlanner. Det er muligt at kalkulere på et ubegrænset antal aktiviteter og herefter printe det endelig budget i ganske få linier. Kalkulationsmodulet giver mulighed for at udskrive budgetter på 4 forskellige måder. 4. 1
4 - Kalkulation Team Planner Kalkulationsprincip En kalkulation oprettes altid på baggrund af et projekt, fra hvilket der kan oprettes en ny kalkulation eller en kalkulation med på basis af en standardkalkulation (se Standardkalkulation). Kalkulationsmodulet i TeamPlanner giver mulighed for at kalkulere på et ubegrænset antal kalkulationslinier på baggrund af time-, materiale- og fremmedkøbsaktiviteter. Når der kalkuleres tages der automatisk hensyn til eventuelle specialaftalte priser og avancesatser på kunden og til eventuelle medarbejderafhængige timepriser, hvis der kalkuleres specifikt på medarbejdere. Den endelige udskrift af budget til kunden styres af gruppenumre, der frit kan tildeles til de enkelte kalkulationslinier. Det betyder, at selv en meget omfattende kalkulation kan præsenteres som et budget i en eller ganske få linier Budgetoversigt på sagskortet. Opret nyt budget Oprettelse af ny kalkulation Gå til propjektdatabasen og find det projekt, hvorpå der skal oprettes en kalkulation. På projektkortet vælges fanebladet: Budget faktura. Klik Opret budget. Du bliver nu spurgt om du vil oprette et ny budget eller et budget på basis af en standardkalkulation (Se Standardkalkulation). Når Nyt vælges, oprettes en ny kalkulation, der automatisk tildeles den første tidsaktivitet i systemet. Denne aktivitet er kalkulationens stamkort, og den kan derfor ikke slettes. Aktivitetstypen kan frit ændres til en anden tidsaktivitet. Kalkulation af timer Nye aktiviter tilføjes ved at klikke på det lille grønne plus på aktivitetslinien. Når ny aktivitetslinie er oprettet vælgs aktivitetstype fra rullemenu. En aktivitet kan slettes ved klik på minus på den aktuelle linine. OBS: Der skal være indhold i aktivitetstype. 4. 2
Team Planner 4 - Kalkulation Kalkulation af materialer Skift til materialekalkulation ved at aktivere materialeknappen i den grå statuslinie. Tilføj herefter en ny aktivitetslinie ved klik på plus på den senest oprettede aktivitet. Vælg materialetype fra rullemenu og tilføj evtuelt ny materialeaktivitet ved klik på plus. Kalkulation af timer, materialer og fremmedkøb. Statuslinie der giver mulighed for at skifte mellem timer, materialer og fremmedkøbskalkulation. Tildel aktivitet fra rullemenu. Opret og slet aktivitet. TIP: Opret alle tids- og materialeaktiviteter, før der tildeles antal. Der kan frit skiftes mellem kalkulation af tid- og materialer og fremmedkøb, men typisk vil det give bedre overblik at færdiggøre en aktivitetstype af gangen. Tildeling af antal Når tids- og materialeaktiviteter er oprettede, klikkes på Antal-feltet på den første aktivitet. Indtast antal i feltet og gå til næste linie med æble -1 (Mac) eller Ctrl-1 (PC). Herefter kan antal indtastes i den næste aktivitet. Æble /Ctrl-1 skifter til næste aktivitet. Æble /Ctrl-2 skifter til foregående aktivitet. Der kalkuleres automatisk med standardtime- og materialepriser. Er der på kunden oprettet specialaftalte timepriser på en eller flere aktiviteter, kalkuleres der med disse. Kalkulation af fremmedkøb Skift til fremmedkøbskalkulation ved at aktivere fremmedkøbsknappen i den grå statuslinie. Tilføj herefter en ny aktivitetslinie ved klik på plus på den senest oprettede aktivitet. Vælg fremmedkøbstype fra rullemenu og tilføj eventuelt fl ere fremmedkøbsaktiviteter ved klik på plus på den senest oprettede aktivitet. Leverandørprisen indtastes i prisfeltet i den aktuelle fremmedkøbslinie. 4. 3
4 - Kalkulation Team Planner Fremmedkøbet tillægges automatisk den gældende avance for fremmedkøbstypen. Er der på kunden oprettet en specialaftalt avance anvendes denne. Avancen kan frit ændres på den enkelte aktivitet. Der kalkuleres på timer. fremmedkøb og materialer ved skift på disse knapper. Gruppenummeret kan anvendes til at sammenlægge fl ere kalkulationslinier til en linie ved udskrift af Uspecifi ceret budget. Der kna tildeles faste gruppeoverskrifter på op til 17 grupper. Herudover kan der anvendes et friot antal gruppenumre. Tekst for den enkelte kalkulationslinie kan redigeres her. Valuta og ønsket pris Der kalkuleres altid i den valuta der er tildelt kunden på dennes stamkort i kundedatabasen. Kalkulationen viser såvel kr. som kundevaluta. Den kalkulerede pris kan overskrives med en Ønsket pris. Dette gøres ved at indtaste det ønskede beløb i feltet Ønsket pris på den aktuelle aktivitet. Den ønskede pris skal indtastes som valuta. Vær opmærksom på, at der kun kan indtastes ønsket pris på en aktivitet, hvis aktivitetstypen er valgt i statuslinien. Slettes en ønsket pris vendes automatisk tilbage til den kalkulerede pris. Ændring af valuta Som udgangspunkt kalkuleres med den valuta, der er tildelt kunden på dennes stamkort i kundedatabasen. Skal valutaen ændres på denn aktuelle kalkulation gøres dette ved at gå til skærmbilledet for redigering af beskrivelse og stamoplysninger. Vær opmærksom på, at en ændring af valuta ikke har effekt på eventuelle indtastninger i feltet for ønsket pris. Gruppeopdeling af kalkulation Alle aktiviteter er default tildelt en gruppe. Denne styrer den endelige udskrift af budgettet. Det betyder i praksis at der kan kalkuleres på et ubegrænset antal linier der efterfølgende kan printes/fremsendes til kunden i helt ned til en enkelt linie. En aktivitet kan efter oprettelse frit tildeles en anden gruppe. På denne måde kan flere forskellige aktiviteter grupperes og efterfølgende printes som en budgetlinie (Se Print af kalkulation). 4. 4
Team Planner 4 - Kalkulation Klik på gruppenummeret og tast det nye gruppenummer. Øverst på skærmen ses en oversigt over det oprettede grupper. Gruppeoverskriften fungere på 2 måder: Ved udskrift af specificeret budget og udskrift af grupper vises disse på printet. Ved udskrift af uspecificeret budget skjules disse og fungeres således kun som redigeringsredskab for det endelige print (Se Print af kalkulation). Kunde og medarbejderafhængige time- og avancesatser Der kalkuleres default med systemets standard time- og materialepriser. Tildeles en tidsaktivitet et sæt medarbejderinitaler, vil der kalkuleres på medarbejderens timepris på den aktuelle aktivitet, såfremt der er oprettet en sådan på medarbejderen. Er der på kunden oprettet en specialaftalt time- eller avancesats på en time- eller fremmedkøbsaktivitet, kalkuleres der med denne. Princippet er, at medarbejderens specialpris overstyrer systemets pris, og kundens special timepris og/eller avancesats overstyrer alle andre timepriser/avancesatser. Det er ved kalkulation således ikke nødvendigt at huske på eventulle specialaftaler, hvis disse i forvejen er oprette på kundens stamkort i kundedatabasen. Budgetbeskrivelse kan redigeres ved klik på Rediger beskrivelse Budget status ændres her. Er status sat til Ordre kan der ikke ændres på budggettet, og dette medtages på projektkortets statusoversigt. Ved uspecifi ceret udskrift kan aktiviteter med med markering Tekstredigeres ved uspecifi ceret udskrift redigeres. Gruppeoverskriften kan frit redigeres. Hvis denne facilitet ikke benyttes, anvendes standard-gruppeoverskriften. Tekstredigering af kalkulation Budgetbeskrivelse og aktivitetsbeskrivelser kan frit redigeres på den aktuelle kalkulation. Vælg Rediger tekster i menulinien øverst på skærmen. 4. 5
4 - Kalkulation Team Planner Redigeringslayoutet viser budgetbeskrivelse og samtlige aktiviteter. I det grå felt til højre på skærmen er der ud for hver aktivitet angivet kalkulationsgruppe. Aktiviteter, der kan tekstredigeres ved uspecifi ceret udskrift, er markeret med Tekstredigeres ved uspecifi ceret udskrift. Dette betyder, at aktiviteten vises ved uspecificeret udskrift, og at en tekstredigering derfor vil have effekt ved denne udskriftform. Øvrige aktiviteter i samme kalkulationsgruppe slås samme med den markerede aktivitet ved uspecifi ceret udskrift. Udskrives specifi ceret kan alle aktiviteter tekstredigeres. Budgetbeskrivelsen, der er medtaget fra sagskortet, kan redigeres på den aktuelle kalkulation. Dette gøres ved at klikke på Rediger beskrivelse i menulinien. Layoutet til redigering af beskrivelse og stamoplysninger giver mulighed for at redigere beskrivelsen på den aktuelle kalkulation samt for at tilføje en afslutningstekst, der efterfølger budgettet ved print. Herudover giver dette layout mulighed for at ændre sprog og tilbudsklausul, modtageradresse og underskriver. Følg eventuelt vejledningen på layoutet i TeamPlanner. Udskriftvalg. Vælg udskrifttype. Pdf-udskrift kræver, at computeren/ printerdriveren kan generere pdf-fi ler. Totalen på budgettet kan skjules ved at aktivere denne funktion her. Er der oprettet tryktilbud på projektet vises disse på listen og kan udskrives som bilag til budgettet. Print af kalkulation På redigeringslayoutet klikkes Print budget. Fra dette layout er der mulighed for at vælge forskellige udskrifttyper af budgettet: - Specifi cerede udskrifter printer alle kalkulationslinier i henhold gruppeinddeling. Hver gruppe markeres med et gruppeoverskrift (gruppenavnet). Denne kan ikke redigeres. - Uspecifi cerede udskrifter printer en sammentrækning af kalkulationslinier til de valgte grupper. Der printes ikke gruppeoverskrifter ved denne udskrifttype. 4. 6
Team Planner 4 - Kalkulation Der kan vælges Uden- og Med trykoplysninger. Er der oprette tryksagstilbud på jobbet vises dette/disse i listen nederst på skærme. Et eller flere tryktilbud kan afkrydses, og vælges print Med trykoplysninger printes det valgte som bilag til budgettet. Et budget kan printes til skærm ved valg af Skærm. Ved print til printer eller pdf er det muligt at vælge PDF-layout. Herved indsættes logo og adresselinier på printet, således at en pdf-fil af budgettet printes med grafisk profil. Leverandørvalg. Tryktilbud kan overføres til kalkulation ved klik på Overfør til kalkulation. Overførsel af tryktilbud til kalkulation Er der oprettet tryktilbud på jobbet kan dette/disse overføres til en kalkulation (Se Rekvisitioner, forespørgsler og tryktilbud). På jobbets sagskort vælges fanebladet Rekvisitioner og forespørgsler. Klik her på Leverandør og funktionsvalg. Link-menu. Vælg Kalkulation Find det ønskede tryktilbud på leverandørlisten og klik Overfør til kalkulation. Der vises herefter en liste over oprettede kalkulationer på jobbet. Vælg den kalkulation som der skal overføres til. Oplysninger fra tryktilbud overføres nu til kalkulationen. Det er efterfølgende muligt at ændre på de overførte data. Standardkalkulation En standardkalkulation er en kalkulationsskabelon, der kan genbruges igen og igen. Den kan oprettes fra ny eller på basis af en allerede eksisterende kalkulation. Efter overførsel til en projektkalkulation kan den frit redigeres. Oprettelse Vælg Kalkulation fra Link-menuen og vælg her først Std. kalkulationer. Er der allerede oprettet en eller flere standardkalkulationer vises disse på en liste med nummer og beskrivelse. En standardkalkulation skal tildeles et nummer, og det er vigtigt ikke at 4. 7
4 - Kalkulation Team Planner Liste over oprettede standardkalkulationer. vælge et allerede eksisterende, for seneres at kunne identificere den enkelte standardkalkulation. Beslut dig for et nummer og ved tilbage til menuen. Herfra klikkes Ny std. kalkulation. Du vil nu blive bedt om at nummere og navngive den nye standardkalkulation. Følg vejledningen på skærmen. Efter at standardkalkulationen er oprettet kan de opbygges og redigeres som enhver anden kallkulation. Anvendelse Skal der anvendes en standardkalkulation ved oprettelse af et nyt budget fra et projektkort vælges standard, når der spørges efter dette. Vælg herefter en standardkalkulation fra den liste, der vises på skærmen. Det første skærmbillede, der vises ved valg af en standardkalkulation, giver mulighed for at reducere antallef at kalkulationsaktiviteter. Følg vejledningen på skærmen. Herefter kan kalkulationen redigeres som enhver anden kalkulaltion. Redigering Skal en eksisterende standardkalkulation redigeres vælges Find kalkulation fra kalkulationsmenuen. Indtast data på den ønskede standardkalkulation og gå til denne. Standardkalkulationen kan nu redigeres som enhver anden kalkulation. 4. 8
Team Planner 4 - Kalkulation Et budget tildeles status ved at åbne budgettet og ændre status på tekstredigerings layoutet. Budgetter med status Ordre medtages på beholdningsliste og statusoversigt. Kalkulationsstatus En kalkulation oprettes med status Budget. Det er muligt at ændre på denne status ved at åbne budgettet fra listen på sagskortet og ændre status på kalkulationens tekstredigerings layout. Tildeles Ordre vil budget(er) på projektet med denne status medtages på beholdningslisten og statusoversigten. Status tildeling foretages fra budgettets redigeringslayout. Klik på Ordre for at ændre status. Er der ikke oprettet en deadline-dato, skal der indtastes en sådan. Deadline-datoen skal angives som måned og år med foranstillet 0 foran tal mindre end 10. Eks.: 01, 02, 03...etc. Deadline-datoen er den forventede faktureringsmåned for ordren. 4. 9
4 - Kalkulation Team Planner Ordreoversigt Det er muligt at trække en ordreoversigt på igangværende projekter. Ordreoversigten medtager budgetter med status Ordre for samtlige igangværende projekter. Køres en konsekvent linie med budgettering og opfølgning på disse, er det således muligt af skabe til rimelig præcist overblik over den forventede fremtidige omsætning. Der kan ligeledes trækkes en oversigt over estimater på igangværende projekter, såfremt estimat-funktionen er aktiveret i TeamPlanner systemet. Når ordreoversigten aktiveres vises såvel estimater som ordrer i oversigten. Ordreoversigten aktiveres fra kalkula- tionsmenuen eller fra administrationsmodulets menu. I menuen øverst på skærmen kan der skiftes mellem ordrer, estimater og ordrer/estimater. Vælg Ordreoversigt under Kunder eller Projekter. Ordreoversigt Find ordrer ved søg Find ordrer, estimater, ordrer/estimater på igangværende projekter Find ordrer Klik på Find ordrer i menubjæken på ordreoversigten. Der kan søges pr. måned eller i et frit interval af måneder og år - Se vejledningen på skærmen for indtastning af søgekriterier. 4. 10