Team Planner. Newbizz - emnegenerering

Transkript

1 Team Planner 6 - Newbizz Newbizz - emnegenerering Indhold: Newbizz databasen - struktur Newbizz stamdata Oprettelse af emne Oprettelse af kontaktpersoner Mailgruppe - tildel Kontakter Korrespondance To-do s Linkede filer Kalender/Info Mails/markedsføring Brevfletning med standardbreve Labeludskrift/eksporter adresser Find emne Slet emne Denne brugervejledning er gældende for TeamPlanner version 4.5 Der kan derfor være forskelle i funktioner og faciliteter i forhold til tidligere versioner. For yderligere detaljer henvises til hjælpesystemet i TeamPlanner. 6.1

2 6 - Newbizz Team Planner Newbizz databasen - struktur Formålet med newbizz databasen er at kunne styre kontakt, emnegenerering og andre markedsføringsaktiviteter. Oprettelse af newbizz emner baseres på adressedatabasen efter nedenstående princip. Newbizz databasen gør det muligt at registere alle informationer og kontakter omkring et emne, holde styr på, hvillke mails/aktiviteter emnet skal modtage, samt på hvilke mails/aktiviteter emnet har deltaget. Newbizz databasen integrerer eksempelvis med HighLights, således at kommende aktiviteter på emnet vil fremkomme på et HigLight på en på forhånd given dato. Master adresse Adressedatabase Emnekort Newbizz database Tilknyttede adresser/ kontaktpersoner Externe filer Mail Korrespondance Newbizz stamdata Newbizz stamdata indeholder informationer til dropdown menuer: Emnestatus, -type, kontaktflow etc. Stamdata redigeres fra DBmanagement menuen i Link. Dropdown menuer kan oprettes efterhånden som behovet opstår. Vær dog opmærksom på, at det er uhensigtsmæssigt at ændre på en allerede oprette tekst, hvis denne er taget i anvenndelse på et emnekort. Newbizz stamdata oprettes fra DBmanagement menuen i Link. Vælg Newbizz 6.2

3 Team Planner 6 - Newbizz Skal en dropdown menu sorteres i en bestemt rækkkefølge, skal tekst oprettes med et foranstående nummer: 00 Oprettet 01 Kold 02 Lunken etc. Dette skyldes, at dropdowns sorteres alfanumerisk uanset oprettelsesrækkefølgen. Status kan tildeles en farve for hurtigere overblik på emnelisten. En oprettet dropdown kan umiddelbart anvendes i newbizz databasen. Oprettelse af emne Et emne oprettes altid på basis af en Masteradresse i adressedatabasen - se vejledning her. Find den Masteradresse, der skal oprettes på eller opret en ny Masteradresse. Klik herefter på Opret som emne. Der oprettes nu et nyt emnekort i Newbizz databasen med tilknytning til Masteradressen. Kortet vises nederst på emnelisten. Klik på linien for at gå til emnekortet. Emneliste viser det fundne sæt emner. Emner kan sorteres ved klik på understregede objekter. Gå til emnekort ved at klikke på linien. Et nyoprettet emne står nederst på emnelisten. Et emne kan fjenes fra det fundne sæt ved klik på minus. På emnekortet er der mulighed for at tilføje diverse oplysninger om emnet. Den kundeansvarlige bliver altid den, der har oprettet emnet. Skal denne ændres indtastes ønskede initialer i feltet. Det er muligt at tildele flere ansvarlige til samme emne blot ved at indtaste flere sæt initialer adskilt med mellemrum eller linieskift. Egne emner deffineres som enmer, hvorpå man selv er oprettet som kundeansvarlig. 6.3

4 6 - Newbizz Team Planner Tildel eventuelt emnet Konktaktflow, Satus og Emnetype fra dropdown menuer og opret andre emnedata. Oprettelse af kontaktpersoner Emnekortet indeholder alle stamdata på emnet. Tildel status fra dropdown menuer. Kontaktpersoner oprettes ved klik på Vælg/ opret/rediger kontaktperson. Emnekortet tildeles kontaktperson ved klik på den ønskede. Notater for valgt kontaktperson. Generelle notater på emnet. Der kan tilknyttes et valgfrit antal kontaktpersoner til et emnekort. Klik på Vælg/ opret/rediger kontaktperson for at tilføje/oprette ny kontaktperson på emnet. Adresser med sammen firmanavn findes i adressedatabasen og vises i liste. Det er nu muligt at tilknytte fundne adressekort til emnekortet ved at klikke + under Tilføj/fjern kontaktperson. En tilføjet kontaktperson markeres med orange bjælke. Tilknytning og oprettelse af kontaktpersoner. Klik Opret ny kontaktperson for at oprette kontaktperson der ikke findes på listen. Klik + for at tilknytte kontaktperson til emnekort. Tilknyttet kontaktperson markeres med orange bjælke. 6.4

5 Team Planner 6 - Newbizz Findes en ønsket kontaktperson ikke på listen, oprettes denne ved klik på Opret ny kontaktperson. Herved oprettes et nyt adressekort i adressedatabasen. Indtast ønskede adressedata og klik +. Mailgruppe En kontakperson kan knyttes til en Mailgruppe. Denne funktion giver mulighed for at udvælge emner/kontaktpersoner ud til markedsføringsaktiviteter på basis af gruppen. Eksempelvis kan man afvikle en markedsføringsaktivitet målrettet mod marketingchefer inden for en udvalgt gruppe af emner. En kontaktperson kan tilknyttes en mailgruppe fra dropdown menu. Mailgruppe oprettes under DBmanagament og anvendes ved brevfletning og labeludskrift. En mailgruppe tildeles den enkelte kontaktperson ved at vælge Vælg/opret/rediger kontaktperson og tildele mailgruppe fra dropdown menu. Når kontaktpersoner er oprettede klikkes Retur TeamBizz. Oprettede kontaktpersoner vises på kontaktpersonlisten. Det er muligt at tildele emnekortet en Valgt kontaktperson. Dette gøres ved at klikke på linien for den ønskede person. Personens data overføres til emnekortet. Er der i forvejen oprettet en valgt kontaktperson overskrives dennes data med ny kontaktperson. Den valgte kontaktperson vil være den, som der på det givne tidspunkt kommunikeres med. Kontakter Gå til fanebladet: Kontakter og klik Ny kontakt. Der oprettes nu en ny linie i kontaktoversigten med dags dato og valgt kontaktperson. Øvrige kontaktdata kan indlægges via dropdown menuer og der kan indtaste et notat til beskrivelse af kontaktforlø- Kontaktforløbet på et emne styres fra fanebladet Kontakter. Hver gang et emne kontaktes oprettes ny kontakt med relevante kontaktdata. Til en kontakt kan der oprettes et HighLight, der på deadline datoen vil minde modtageren om den aftalte aktivitet. 6.5

6 6 - Newbizz Team Planner bet. På kontaktoversigten vises 1 linie, men der kan indtastes en tekst af vilkårlig længde. Ny kontakt: Det er muligt at opprette en dato for næste kontakt. Denne kan oprettes ved at indtaste en dato direkte i datofeltet eller ved at vælge et antal dage til næste kontakt, hvorefter systemet selv sætter en datoen. Der må ikke oprettes antal dage og indtastes i datofeltet samtidigt. En kontakt, der ikke er markere OK vil optræde på deadline listen. Ønsker du at modtage et HighLight på datoen for næste kontakt klikkes Opret High- Light. Herved oprettes en HighLight på den valgte dato. Det er muligt at redigere i dette samt at sende det til flere personer. Korrespondance Klik på fanebladet Korrespondance for at oprette til den valgte kontaktperson og klik Opret korrespondance. Herved oprettes nyt korrespondancekort i korrespondancedatabasen. Dette kan sendes som brev, følgeskirvelse, fax eller som mail. I korrespondancedatabasen klikkes Retur for at vende tilbage til emnekortet. Oprettet korrespondance vises i listen og kan tilgås ved at klikke på det ønskede. Er der tilknyttet modul til TeamPlanner systemet kan indkomne mails på emnet vises på listen over indkomne mail. Disse kan tilgås på sammen måde som øvrig korrespondance. Opret korrespondance/mail til valgt kontaktperson direkte fra emnekortet. Oprettet korrespondance vises på liste og kan åbnes ved klik på denne. Indgående mails kan tilknyttes emne og tilgås direkte fra liste (kræver mailmodul). To-do s Skal der udarbejdes specielle aktiviteter o.l. på emnet og disse ikke er relateret til kontaktforløbet, kan der oprettes To-do s på emnet. To-do s kan oprettes med HighLights og vil optræde på deadline listen på samme måde som kontakter. 6.6

7 Team Planner 6 - Newbizz Linkede filer Externe filer: Word, Excl, Powerpoints o.l. kan linkes til emnekortet fra fanebladet Linkede filer. Klik Nyt link óg vælg dokument fra dialogboksen. Et linket dokument kan åbnes ved at klikke på linien for dette. Der kan tilføjes en beskrivelse til det enkelte link for bedre at kunne indentificere dette. Linket fil tilknyttes fra dialogboks. Den linkede fil må ikke efterfølgende flyttes eller slettes, da linket derved ikke vil fungere. Vær opmærksom på, at linkede dokumenter ikke må slettes eller flyttes fra den lokation, hvorfra de er linkede. Sker dette kan dokumentet ikke åbnes fra listen, da der ved link ikke sker en kopiering af dokumentet, men blot oprettes en sti til dette. Kalender/Info Fanebladet Info viser kalenderen for en valgt person fra dags dato og fremefter. Default vil den valgte medarbejder være den aktuelle bruger. Ønsker man at se kalenderen for en anden person, indtastes dennes initialer. Kalenderen kan opdateres direkte fra emnekortet. Kalender for en valgt person kan tilgås direkte fra emnekortet. Indtast initialer for den person, hvis kalender der skal vises. Mails/markedsføring Under fanebladet Mails/markedsføring er det muligt at styre markedsføringsaktiviteter på emnet. Ved mails- og markedføringsaktiviter anvendes begrebet det fundne sæt. Dette henviser til det aktuelt fundne antal kort ud af den samlede emnedatabase (se eventuelt Find emne ). Det er altid det fundne sæt, der er aktive og arbejdes med. Ny mail/aktivitet kan tilføjes det enkelte emne ved at klikke på Tilføj mail på emne. 6.7

8 6 - Newbizz Team Planner Fanebladet Mails/markedsføring styrer aktiviteter på emnet. Søge/hjælpefeltet anvendes til at grupperer emnekort, så de efterfølgende lettere kan findes når der skal oprettes ny aktivitet. En generel aktivitet kan tilføjes på aktivitetslisten på den fundne sæt ved at indtaste data og klikke Tilføj emne på... her. Listen viser afholdte aktiviteter på emnet. Ved find kan der søges på aktivitetslisten. Opret nyt søgeord på fundet sæt ved at indtaste søgeord her og klikke Tilføj. Herved oprettes en ny aktivitetslinie på den valgte kort. En generel aktivitet kan tilføjes til det fundne sæt ved at indtaste beskrivelse i Generelt emne og klikke Tilføj emne på fundet. Herved oprettes generelt emne på det fundne sæt kort. Efterfølgende er det muligt af søge på en aktivitet og finde de emner, der deltog i denne. I feltet Kampagner & Mails - Søge/hjælpefelt kan der oprettes søgeord, der gør det nemmere og mere præcist efterfølgende at finde et sæt emnekort til en markedsføringsaktivitet. Søgeord kan indtastes direkte i feltet eller tilføjes samlet til det fundne sæt. Dette gøres ved at indtaste søgeordet i feltet Tilføj tekst til... og klikke Tilføj. Det indtastede søgeord tilføjes til de fundne sæt emnekort. Indholdet i søge/ hjælpefeltet kan være forskelligt fra kort til kort. Det nye søgeord tilføjes nederst til teksten på hver emnekort. Anvendes den integrerede brevfletningsfacilitet vil et flettebrev automatisk blive oprettet på aktivitetslisten, når der flettes - se Brevfletning med standardbreve. Brevfletning med standardbreve Start med at finde de emnekort der skal flettes med - se Find emne. Flettebreve kan oprettes fra emnelisten eller under fanebladet Mails/markedsføring på emnekortet. Klik Brevfletning. Du kan vælge at flette med fundne kort eller med en Mailgruppe. Fundne kort fletter med alle fundne kort; Mailgruppe fletter med valgt Mailgruppe inden for det fundne sæt emnekort. 6.8

9 Team Planner 6 - Newbizz Før oprettelse af flettebrev vælges flettemetode her. Nyt standard flettebrev oprettes ved klik på Nyt standardbrev. Ved valg af eksisterende standardbrev klikkes på linien for dette. Klik Opret flettebrev for at overføre valgte standard flettebrev til korrespondancedatabasen. I næste skærmbillede oprettes eller vælges standard flettebrev. Opret nyt standardbrev Klik Nyt standardbrev for oprettelse af dette. Giv brevet en beskrivelse, der gør det nemmere efterfølgende at vælge det samme brev igen. Vedrørende- og tekstfeltet refererer til det tilsvarende felter i korrespondancedatabasen. Du kan oprette flettekoder i standardbrevet til indfletning af emnenavn, -adresse etc. Se koder på skærmbilledet. Se yderligere hjælpetekst i TeamPlanner s hjælpesystem. Oprettet flettebrev i korrespondancedatabasen. Flettebrevet kan tilføjes et mærke så flettede breve efterfølgende er lettere at finde. Flettebrevet kan typograferes før fletning (kræver FileMaker 6.0 eller højere). Klik Flet... når brevet er klar til fletning. PDF-layout kan ikke anvendes ved brevfletning. 6.9

10 6 - Newbizz Team Planner Brug standardbrev Vælg et allerede oprettet standardbrev ved at klikke på dette på listen over oprettede standardbreve. Standardbrevet kan redigeres før fletning eller dubleres, så det originale brev ikke overskrives. Når standard flettebrevet er klar til fletning klikkes Opret flettebrev. Der oprettes nu en flettemaster i korrespondancedatabasen - se eventuelt hjælpetekster her. Før der flettes med det fundne sæt emnekort kan flettebrevet redigeres ufhængigt af det oprindelige standard flettebrev, og der kan tilføjes ny tekst og anden typografi (kun ved anvendelse af FileMaker 6.0 og højere). Print evt. en korrektur inden der flettes. Vær opmærksom på at sideskift kan være afhængig af længde på indflettede data. Fletning Når brevet er klar til fletning klikkes på Flet med adresser fra adressedatabase eller Newbizz. Teamplanner vælger selv, hvilken database der flettes med afhængig af, hvorfra flettebrevet er oprettet. Har du i Newbizz databasen valgt af flette med Fundne kort, vil du nu blive spurgt, om du vil flette med Valgt kontaktperson eller med Alle kontaktpersoner. Vælges Valgt kontaktperson flettes med emnekort med tilføjede kontaktpersoner. Vælges Alle kontaktpersoner flettes med alle kontaktperson tilknyttet fundne emnekort. Har du i Newbizz databasen valgt af flette med Mailgruppe, flettes med kontaktpersoner med valgte mailgruppe inden for den fundne sæt kort. Der oprettes nu et antal breve på basis af den valgte flettemetode. Print De flettede breve kan nu printes. Vær opmærksom på, at du ved print skal vælge at printe Records beeing browsed for at printe alle flettebrevene. Alternativt vil du kun få printet det brev, du står på. Har du tilføjet et mærke (se hjælp i TeamPlanner) til master flettebrevet, kan de oprettede flettebreve let findes igen. Labeludskrift/eksporter adresser Labels kan udskrives fra emneliste efter samme principper som ved brevfletning. Find det ønskede sæt enmer og klik Print labels/eksporter adresser og vælg udskrifttype: Labels til fundne emnekort printer labels på emnekort med tilføjede kontaktpersoner. 6.10

11 Team Planner 6 - Newbizz Ved labeludskrift og eksport af adresser kan der udskrives/eksporteres efter samme principper som ved brevflet. Labels til alle kontaktpersoner på fundne emnekort printer labels på alle kontaktpersoner tilknyttet fundne emnekort. Labels til Mailgruppe printer labels til kontaktpersoner med valgte mailgruppe inden for den fundne sæt kort. For at labels kan printe korrekt, skal labels i adressedatabasen være designet, så layoutet passer til den labelstørrelse, der printes på. Eksport I stedet for at printe labels kan data fra det fundne sæt emnekort eksporters til en fil efter samme principper som ved udskrift af labels. Filen kan anvendes ved brevfletning m.v. i externe programmer. Find emne Nyt søgekriterie kan tilføjes ved klik på Nyt søgekriterie. Sættes kryds i Omit udelades enmer, der matcher det valgte kriterie ved søg. Søgningen kan præciseres ved anvendelse af diverse symboler. Find fra emneliste Klik Find, indtast søgekriterier og tast <Enter> eller klik Continue Du kan udvide dine søgekriterier ved at klikke Nyt søgekriterie. Dette giver mulighed for en mere avanceret søgning - se eventuelt FileMakers indbyggede hjælpesystem for søgefunktioner. 6.11

12 6 - Newbizz Team Planner I statusbaren til venstre på skærmen kan du under Symbols finde søge-symboler, der kan anvendes. Et emne kan fjernes fra den fundne liste ved at klikke på minus ud for emnet. Emnet slettes ikke, men fjernes blot fra den aktuelle liste. Find fra emnekort Klik Find, indtast søgekriterier og tast <Enter> eller Continiue. Der kan ikke tilføjes nye søgekriterier ved find fra emnekort. Ved find fra emnekort vil skærmtekster af tekniske årsager forsvinde på skærmen. Findes mere end et kort på det fundne søg, vil resultatet vises på emnelisten. Slet emne Ønsker du at slette et emne fra emnedatabasen, kan dette gøres fra emnekortet. Find emnet, der skal slettes, og klik Slet emne. Herved slettes emnekortet mens Masteradresse og tilknyttede kontaktpersoner bevares i adressedatabasen. I stedet for at slette et emne fra emnedatabasen kan det være en god idé blot at tildele emnet en staus, der markerer emnet som passivt. Herved bevares den historik, der ellers vil gå tabt ved sletning. Deadlines Når newbizz databasen åben første gang i et arbejdsforløb, vil du automatisk blive guidet til Deadline skærmbilledet. Dette viser alle kommende kontakt- og To-do aktiviteter. Du kan gå til emnekortet ved at klikke på en aktivitetslinie. Aktiviteter med overskridet deadline markeres med gul baggrund og aktiviteter med deadline dags dato med grøn baggrund. Når en aktivitet er klikket OK, fjernes den autoamtisk fra deadline listen. Aktiviteten vil stadig stå på emnekortet. 6.12