Team Planner. Fakturering

Transkript

1 Fakturering Indhold: Faktureringsmuligheder Regler for faktureing Oprettelse af faktura Fakturering af forbrug Delfakturering Fakturering efter budget Kreditnota Acontofakturering Aktivering af acontofaktura Administrativ nulfaktura Samlet Master faktura Redigering af kladde Udskrift af faktura Find faktura Elektronisk fakturering - E-faktura: Oprettelse af kundestamdata Oprettelse af e-faktura Afsendelse af endelig e-faktura Adviserings E-faktura på webportal Oprettelse af kundeadgang til webportal Brugeradgang til webportal Genudskrivning af e-faktura Batch-fakturering Denne brugervejledning er gældende for TeamPlanner version 6.5 og højere. Der kan derfor være forskelle i funktioner og faciliteter i forhold til tidligere versioner. For yderligere detaljer omkring fakturering henvises til hjælpesystemet i TeamPlanner. En fakturering tager altid udgangspunkt i et projekt. Gå til projektdatabasen og vælg Fakturering fra menuen på sagskortet

2 Team Planner Faktureringsmuligheder En fakturering kan kun foretages med udgangspunkt i et projekt. Før der faktureres, anbefales det at trække et saldokort på projektet for at få overblik over registreringer, rekvisitioner etc. En fakturering kan tage udgangspunkt i registreringer eller i et budget. Projektet kan faktureres af flere gange. Delfakturering giver mulighed for frit at udvælge et antal registreringer til overførsel til fakturakladde. Fakturering efter budget giver mulighed for at overføre et budget til fakturakladde. Samlet Master faktura giver mulighed for at samle Master- og SubProjects til en fælles faktura. Kreditnota giver mulighed for at udvælge en faktura til kreditering og herefter kreditere den samlede faktura eller elementer heraf. Administrativ nulfaktura anvendes udlukkende administrativt. Funktionen opretter en nulfaktura i et selvstændigt nummerforløb, lukker og nedskriver jobbet til nul - 0. Acontofaktura opretter en faktura på et ønsket beløb uafhængigt af registreringer på projektet. Denne kan efterfølgende aktivere på det faktiske forbrug. Faktureringsmenuen giver mulighed for at vælge forskellige faktureringsmetoder samt oplysninger om datoer for eventuelle tidligere delfaktureringer af projektet. Regler for fakturering Før der kan foretages en fakturering af et projekt, kræves at der er registreret tid, materialer og eller fremmedkøb; alternativt at der er oprettet et budget på projektet

3 Herudover har personer med administrator adgang mulighed for at oprette en faktura på et tomt projekt. En faktura oprettes altid som en fakturakladde, der frit kan redigeres inden den endelige udskrift. Kladder kan slettes fra fakturalisten på projektkortet. Endelig udskrift af en faktura kan kun foretages af personer med særlig tilladelse til dette. Denne tildeles medarbejderen på stamkortet i medarbejderdatabasen. Oprettelse af faktura Find projektet i projektdatabasen og start med at trække et Saldokort på alle eller åbne poster. Dette giver et overblik over registreringer, rekvisitioner og tidligere faktureringer på projektet. Det er ligeledes muligt at få et hurtigt overblik over projekts øjblikkelige status ved at gå til statusoversigten, faneblad: Budget/Faktura - Status. Vælg herefter Fakturer sag. Faktureringsmenuen giver mulighed for at fakturere projektet på forskellige metoder. Vælg metode ved at klikke på pil eller tekstlinie. Er der tidligere faktureret på projektet vil oprettelses dato for kladde(r) vises på listen i faktureringsmenuen. Fakturering efter forbrug Kan foretages som en fakturering af alle registrerede aktiviteter eller som et udvalg af registrerede aktiviteter (delfakturering). Vælg Fakturering/Delfakturering - udvælg aktiviteter fra menu. Der vises nu en liste over alle ikke tidligere fakturerede aktiviteter på projektet. Klik på Maker fundne kort for at vælge alle aktiviteter til fakturering. Ønskes en aktivitet ikke medtaget, kan denne deaktiveres ved at klikke på krydsboksen. Herved fjernes markeringen. Når ønskede aktiviteter til fakturering er markerede klikkes Opret faktura, og der oprettes en faktura-kladde (se Redigering af kladde ). En overført post kan ikke genfaktures med mindre kladden, posten er overført til, slettes, og der startes forfra. En faktureret aktivitet kan ikke genfaktureres. En fakturering af en aktivitet er således endelig og posten nedskrives på jobbets beholdning. Delfakturering Vælg Fakturering/Delfakturering - udvælg aktiviteter fra menu. Der vises nu en liste over alle ikke tidligere fakturerede aktiviteter på projektet. Vælg aktiviteter til delfakturering ved at klikke i boksen i spalten Delfakturer. Ønskes en aktivitet alligevel ikke medtaget, kan denne deaktiveres ved at klikke på krydsboksen. Herved fjernes markeringen

4 Team Planner Ved valg af Fakturering/Delfakturering vises en liste med alle ikke-fakturede aktiviteter på projektet. Denne liste giver mulighed for at prikke alle - eller et udvalg af aktiviteter - ud til fakturering. Der kan findes aktiviteter i datointerval ved hjælp af knappen Find dato/aktivitet. Det fundne sæt aktiviter kan markeres samlet med kanppen Marker fundne kort. Når ønskede aktiviteter til delfakturering er markerede klikkes Opret faktura, og der oprettes en fakturakladde (se Redigering af kaldde ). En overført post kan ikke genfaktures med mindre kladden, posten er overført til, slettes, og der startes forfra. En faktureret aktivitet kan ikke genfaktureres. En fakturering af en aktivitet er således endelig og posten nedskrives på projektets beholdning. Fakturering efter budget Er der oprettet et budget på projektet kan dette overføres til en fakturakladde. Forinden fakturering af et budget skal registrerede aktiviteter nedskrives på projektets beholdnings-liste. Dette forgår ved at angive en nedskrivningsdato, fra hvilken poster nedskrives bagud. Der kan ikke oprettes en faktura på et budget med mindre der angives en gyldig nedskrivningsdato. Der vises herefter en liste over ikke tidligere fakturerede poster fra den angivne dato og bagud. Poster, der ikke ønskes nedskrevet, deaktives ved at klikke på delfaktureringsmarkeringen. Herefter klikkes Opret faktura og budgettets poster overføres til en fakturakladde (se Redigering af faktura ). Kreditnota Kreditering kan kun ske på baggrund af en allerede eksisterende faktura på projektet. Vælg fakturanummer fra fra rullemenu, hvor fakturaer på projektet fremgår. Klik herefter Kreditnota. Herefter vil du blive spurgt om, hvorvidt den/de krediterede 5. 4.

5 aktiviteter skal gentilskrives til projektets beholdningsliste, således at der er mulighed for at genfakturere det krediterede. En kreditnota kan redigeres som en normal faktura, dog kan der ikke tilføjes nye aktiviteter, men kun krediteres på allerede fakturerede aktiviteter. Aktiviteter, der ikke skal krediteres, sættes til kr. 0,00. En kreditnota må ikke indeholde positive beløb. Acontofaktura En acontofakturering er en ren finanspostering uden baggrund i registrerede aktiviteter på projektet. Vælg Acontofaktura fra faktureringsmenuen. Herved oprettes enkelt fakturalinie, hvorpå der kan faktureres et beløb. Der kan ikke oprettes yderligere aktiviteter på en acontofaktura. Der sker ingen nedskrivning af aktiviteter ved acontofakturering. Aktivering af acontofaktura Ønskes et acontobeløb på aktiveret på projektet, udvælges aktiviteter som ved delfakturering. På fakturakladden oprettes en acontoaktivitet. Dette gøres under Indsæt materiale (Se Redigering af kladde ). På acontoaktiviteten indsættes et negativt beløb svarende til det beløb der ønskes aktiveret fra en tidligere acontofakturering. Fakturering efter budget foreslår, at der nedskrives aktiviteter på projektets beholdningsliste. Dette sker ved at vælge en nedskrivningsdato og herefter prikke aktiviteter ud til nedskrivning. Nedskrivningsdato tastes i faktureringsmenuen og herefter vises en aktivitetsliste på de fundne poster på samme måde som ved delfakturering

6 Team Planner Skal acontoaktiviten udligne de valgte aktiviteter, således at fakturabeløbet bliver kr. 0,00 skal alle aktiviter tildeles samme gruppe, da der i visse tilfælde ellers kan opstå en momsdifference. Administrativ nulfaktura Denne funktion tjener udelukkende et administrativt formål og skal/kan ikke anvendes af den almindelige bruger. Funktionen er beregnet til at nedskrive ikke fakturerbare poster således at projektets beholdning er kr. 0,00 ved lukning/afslutning. Aktiviteter til nulfakturering vælges fra liste som ved delfakturering og disse nedskrives på jobbets beholdningsliste. På fakturakladden oprettes en enkelt fakturalinie med Administrativ nulfaktura og et beløb på kr. 0,00. Administrative nulfakturaer udskrives i et selvstændigt nummerinterval. Poster fremkommet ved administrativ nulfakturering vil ikke fremgå af jobbets saldoliste, men påvirker udelukkende beholdningen på jobbet. Samlet Master faktura Det er muligt at fakturere aktiviteter fra et en gruppe af projekter organiseret under et MasterProject. Gå ind på det ønskede MasterProject og vælg Samlet Master faktura fra fakturamenuen. Herved fremkommer en liste over tilknyttede SubProjects sammen med det valgte MasterProject. Marker de projekter, der ønskes faktureret som en samlet faktura. En fakturakladde kan frit redigeres og der kan tilføjes aktiviteter, der ikke er overført fra registreringer på projektet. Herved overføres aktiviteter fra de valgte projekter til en samlet fakturakladde. Tilføj nye aktiviteter ved klik på knapper for timer, materialer og fremmedkøb. Ønsket pris giver mulighed for at redigere aktivitetens pris. Gruppenumre styrer print af kladde og faktura

7 Redigering af kladde Ved oprettelse af en fakturakladde vil man automatisk tilgå kladde-layoutet. På dette layout er det muligt af redigere fakturatekster og gruppere fakturalinier for udskrift. Klik på Ret beløb for at tilgå redigeringslayoutet hvorpå der kan rettes i beløb og slettes og tilføjes fakturalinier. Beløb redigeres i feltet Ønsket pris. En aktivitet er default tildelt et gruppenummer. Dette kan ændres ved at indtaste et nyt nummer i gruppenummer feltet, der ikke må være tomt. Gruppenumre styrer printet af kladde og endelig faktura. Ved uspecificeret udskrift De enkelte fakturalinier kan redigeres inden for den plads der er afsat i layoutet. Aktivitetens gruppenummer styrer den endelige udskrift, der kan vælges specificeret eller uspecificeret. Ved valg af uspecificeret udskrift angives, hvilke linier der kan redigeres/printes. Gruppeoverskrifter kan til specificeret udskrift frit redigeres. Foretages der ingen redigering, anvendes standard overskriften. Det er muligt at ændre gruppenumre i dette layout.. slås aktiviteter med samme gruppenummer sammen til en linie på print, der ligeledes sorteres i gruppenummerorden. En faktura kan således opbygges af et ubegrænset antal fakturalinier og herefter printes i det antal linier, hvortil der tildeles gruppenumre. Fakturadata kan redigeres i forhold til standard for kunden. Således kan modtageradresse, betalingsbetingelser etc. ændres på den enkelte faktura. Der kan ikke skiftes kundenummer på fakturaen. Adresser kan slås op fra adressekartoteket, hvis adressen er markeret til dette: 5. 7.

8 Team Planner Skal der tilføjes en ny aktivitet vælges Indsæt tidsaktivitet, - materiale eller - fremmedkøb. Herved kan der frit indsættes nye aktiviteter på kladden (dog ikke på kreditnotaer og acontofakturaer). Når redigerering og eventuel indsættelse af aktiviter er klar vælges Kladde. Teksten ud for den enkelte aktivitet kan nu redigeres inden for den plads, der er afsat i layoutet. Tekster, der printes ved uspecificret udskrift er markeret. Typisk vil dette være den først forekommende aktivitet i hver gruppe. Faktureringsdato, -beskrivelse m.v. redigeres ved klik på Ret fakturadata. Herved tilgås et layout der giver adgang til at redigere i fakturaadresse, betalingsbetingelser m.v. Når kladden er færdigredigeret klikkes Print. Kladden kan udskrives enten til skærm eller printer, og der skal være foretaget en udskrift af kladde, før endelig udskrift kan aktiveres. Udskrift af faktura Udskrift af endelig faktura kan kun foretages af personer med særlig tilladelse. Denne tildeles på den aktuelel medarbejders stamkort i medarbejderdatabsen Vælg faktura til udskrift fra fakturamodulets kladdeliste eller fra fakturalisten på et projektkort. En kladde/faktura kan printes på 4 forskellige måder. Gå til printlayoutet og klik på den aktuelle udskriftmetode. Der kan ikke foretages en endelig udskrift, før der har været printet en kladde. Dette kan ske på skærm eller printer. Der er kun personer med speciel adgangtilladelse, der kan udskrive endelig faktura. Ved print af endelig faktura kan print af kopier slås til eller fra. Er print af kopier slået til, bliver printdialog boksen vist 2 gange. Første gang printes originalen, anden gang kopi(er). På denne måde er det muligt at vælge forkelilige printmetoder til henholdsvis original og kopier. Efter udskrift af endelig faktura bringes man til projektkortet. Det er nu muligt at ændre på den status, projektet har fået tildelt afhængig af faktureringsmetode. Den netop oprettede faktura vil fremgå på projektets fakturaliste

9 Find faktura Gå til fakturamodulet fra Link-menuen og vælg Find faktura. Indtast søgekriterier og tast <Enter>. Klik på den ønskede faktura på listen for den/de fundne fakturaer. En faktura kan genudskrives ved klik på Genudskriv faktura. Udskriften vises først på skærm. Faktureringsmenu Klik <Enter> for at skrive ud på printer eller for at annullere udskriften. En faktura kan også findes ved at finde projektet i projektdatabasen og gå til fakturalisten på sagskortet. Her vises samtlige faktureringer på sagen inklusiv ikke endeligt fakturede kladder. Denne liste er den eneste mulighed for at slette en kladde. En endelig udskrevet faktura kan ikke slettes. Faktureringer på et projekt findes under fanebladet: Budget/Faktura - Faktura. En kladde/faktura tilgås ved at klikke på linien for den ønskede faktura. Genudskriv faktura Find den ønskede faktura fra projektkortet eller fra faktureringsmenuen og klik på print i menubjælken. Har brugeren tilladelse til at printe endelig faktura, kan der printes en original faktura. Andre brugere har kun mulighed for at printe kopi. (Dette forudsætter dog, at der er printet kopi(er) første gang, fakturaen blev printet endeligt.) 5. 9.

10 Team Planner Elektronisk fakturering - E-faktura En e-faktura er en elektronisk faktura til offentlige myndigheder og institutioner inden for stat, amt og kommune. E-fakturaer afsendes fra TeamPlanner i OIOXML-format gennem et certificeret VANS-netværk formidlet af KMD (Kommunedata). E-faktura er et udviddelsesmodul til TeamPlanner der forudsætter abonnement og oprettelse af e-faktura modul på TeamPlanner webportal hos Domestic. Kontakt eventuelt Domestic for ydedrligere oplysninger om dette. Oprettelse af kundestamdata Før en kunde kan e-faktureres skal kundens stamdata opdateres til dette. Start med at gå ind på kundens stamkort i kundedatabasen. Kundestamkort Individuelt kundereferenceid for kontaktperson Faktureringsadresse E-fakturerings-stamdata E-faktureringsdata oprettes under Faktureringsadresse : Skal oprettes på offentlige kunder: EAN: Alle offentlige virksomheder har fået et EAN-nummer. Dette SKAL indtastes i feltet. Korrekt indtastning kan checkes ved klik på Kontrol. Hvis ikke der er oprettet et EAN-nummer, kan der ikke oprettes e-faktura. Kan oprettes på offentlige kunder: E-fakt Skal e-fakturaen ALTID tilgå den sammen , kan denne indtastes her. Ved tomt felt anvendes adressen på projektets kontaktperson - se herom senere. Ordrenr.: Ved afgivelse af en ordre, skal en offentlig virksomhed opgive et ordrenummer. Hvis

11 dette ordrenummer altid er det samme for den pågældende kunde, kan det indtastes her. Alternativt oprettes ordrenummeret på det aktuelle projekt - herom efterfølgende, KundereferenceID: Dette er e-fakturaens modtageridentitet i det offentlige e-faktura-system. Har kunden opgivet et KundereferenceID, KAN det indtastes her, således at alle fakturaer påføres dette. Den enkelte kontaktperson hos kunden KAN have sit personlige KundereferenceID. Er det tilfældes oprettes dette ved at aktivere kontaktpersonen på listen og oprette data i feltet KundereferenceID under kontaktpersonen. Her oprettes også kontaktpersonens , hvis denne ikke allerede er oprettet. Ved tommme felter anvendes -adresse på fakturamodtager automatisk af systemet. Øvrige felter er valgfrie. Gå herefter til Kundeaftaler og maker for E-faktura under Faktura valg. Når ovenstående er foretaget, vil alle fremtidige fakturaer automatisk afsendes via e- faktura systemet. Kundeaftaler Marker kunden for E-faktura under Faktura valg. Oprettelse af e-faktura Når kunden er korrekt oprettet til at modtage e-fakturaer i henhold til ovenstående, oprettes e-fakturaer på samme måde som øvrige fakturaer - se foregående afsnit om dette. Afsendelse af endelig e-faktura Før en e-faktura afsendes, kan denne behandles og printes som kladde som alle øvrige fakturaer. Dog kan e-fakturaer alene printes og afsendes som Uspecificeret uden tid. Ved endelig udskrift af en e-faktura oprettes denne i OIOXML-format, der er standardformatet for overførsel af e-fakturaer til offentlige virksomheder. Det er samtidig muligt at printe kopi(er) på normal vis. E-faktura vil en gang i døgnet automatisk blive overført til modtagere via TeamPlanners E-fakturerings portal på Domestic s server

12 Team Planner Fakturaliste Gul markering: Fakturaen er endelig udskrevet som e- faktura Grøn markering: Fakturaen er fremsendet gennem e-faktura portalen til modtager På fakturalisten fremgår det med gul boks-markering, at en faktura er endeligt udskrevet som e-faktura. Når fakturaen er afhentet og sendt til modtageren gennem E-fakturerings serveren hos Domestic, bliver fakturaen markeret med grøn boks. Adviserings Der afsendes automatisk en adviserings til fakturamodtagerens adresse, når fakturaen er ekspederet korrekt igennem e-faktura portalen. Denne har følgende tekst: Emne: E-fakturering fra (brugervirksomhed) Tekst: Dags dato afsendt en E-faktura fra (brugervirksomhed) til Fakturamodtager: Testkunde Ole Frederiksen Ved Banen Frederiksberg Fakturanr.: Opgave: (fakturabeskrivelse) Med venlig hilsen (brugervirksomhed) OBS: Denne mail er sendt automatisk, og den kan derfor ikke besvares. E-faktura på webportal Fra 15. marts 2005 vil e-fakturaer kunne ses på TeamPlanner s E-faktura webportal. Adviserings en vil fra denne dato indeholde et link, der henviser kunden til brugervirksomhedens e-faktureringsportal. På denne måde er det muligt at have en fælles reference med kunden om indholdet af den fremsendte e-faktura. Oprettelse af kundeadgang til webportal Før kunden kan få adgang til webportalen, skal den enkelte kontaktperson hos kunden oprettes som bruger på portalen og tildeles et brugernavn og password. Brugeren kan ved første adgang til portalen selv ændre sit brugernavn og password, hvis dette ønskes

13 For at oprette brugere på portalen, skal man være oprettet som administrator - kontakt eventuelt Domestic vedrørende dette. Åben en internetbrowser og gå til dette link: på TeamPlanner databaser)/10_external Eksempel: - Få eventuelt oprette et permanent link fra jeres normale website. Vælg Administrator log in log på med det tildelte brugernavn og password. Du kan herefter selv ændre dit brugernavn og password. Brugere oprettes ved at klikke på Opret bruger på Administratormenuen. Husk at have kundenummer og andre nødvendige data klar. Det er muligt at oprette flere administratorer fra administratormenuen. Brugeradgang til e-faktura webportalen Når brugeren er oprettet har denne via sit password og brugernavn adgang til e-fakturerings webportalen. Log on på e-fakturerings webportal Dette felt kan designes individuelt, og der kan oprettes links til brugervirksomhedens egen website m.v. Brugervirksomhedens eget logo Adgang til administrator log on Portalen giver mulilghed for at se: - En samlet liste over alle fremsendte e-fakturaer - At søge efter en specifik faktura - At se en faktura i standardopsætning med logo og afsenderadresse og printe denne - At redigere eget brugernavn og password

14 Team Planner Brugermenu på e-fakturerings webportal Nye, ikke læste fakturaer vises her Ret eget brugernavn og password Vis liste over alle fremsendte e-fakturaer Find e-faktura Visning af e-faktura i standardlayout Brugervirksomhedens eget logo og adresse kan indsættes. Skærmbilledet giver mulighed for at have en fælles reference med kunden omkring fakturaens udformning og indhold. Genudskriv e-faktura En e-faktura kan genudskrives på papir på nomal vis. En e-faktura kan ikke genfremsendes gennem e-faktura systemet. Er en e-faktura af en elle anden årsag ikke fremkommet til modtageren, er det tilrådeligt af kreditere denne og fremsende en helt ny e-faktura istedet

15 Batch fakturering Batch fakturering er en automatiseret proces, hvor en gruppe udvalgte fakturakladder kan udskrives samlet som endelig faktura. Batch fakturering forudsætter, at kladden er markeret OK til endeligt print, og at alle udvalgte kladder faktures med samme fakturadato. OK-markering kan foretages fra kladdelisten eller fra udskrift-menuen i på den enkelte faktura. Godkend fakturakladde til batch fakturering: Klik OK fakt. på kladdellisten. Kladden markeres med en grøn streg, initialer, dato og tid. Markeringen kan fjenes ved igen at klikke OK fakt.. Godkendelsesmarkering kan også foretages fra printmenuen på den enkelte fakturakladde. Kladden kan ikke godkendes til endeligt print, før den har været printet som kladde. Det er tilstrækkeligt at printe til skærm. Start batch fakturering: Gå til kladdelisten og klik på Vis batch liste

16 Team Planner Ved valg af batch liste skifter markering på kladdelisten til rød og der vises kun godkendte kladder. Skal en kladde ikke medtages i den aktuelle batch kørsel kan denne fjernes fra listen: Klik på Fjen faktura fra batch liste. Klik herefter på Start batch fakturering. Skærmbilledet vil vise sideopsætning, så det eventuelt er muligt at skifte printer, og herefter skal der indtastes en faktureringsdato. Datoen skal indtastes som: 30/04/05 Alle fakturaer i batch kørslen får denne dato. Klik på OK, når dato er indtastet. Batch kørslen starter, og afhængig af antallet af fakturaer kan denne tage adskillige minutter. Når en kladde er markeret til batch kørsel, er denne låst, så det ikke længere er muligt at tilgå og redigere i kladden, hverken fra projektkortet, som her vist, eller fra kladdelisten

17 5. 17.