8. januar 2009 Referat Mødedato og tid 8. januar 2009 20:00 Sted Mødeleder Referent Festivalkontoret Einar Pia Emne Bestyrelsesmøde Dagsorden 1. Godk. af dagsorden, valg af ref. 2. Godk. af ref. fra sidste møde 3. Økonomi 4. Camping 5. Orientering fra udvalgsmøder 6. Medhjælperblad 7. Endelig godk. af ledelsesstruktur/omr. & Ansvarsfordeling 8. Status på formænd 9. Opfølgning på aktionsliste 10. Runden 11. Evt Deltagere Einar Kirsten Kenneth Thomas J Thomas S Mona Pia Fraværende Anders, Mette, Henning Referat sendes i øvrigt til Samsø Festival Marsk Stigsvej 20 8305 Samsø Tlf: 86 59 18 15 Fax 86 59 01 09 Internet: www.samfest.dk E-mail: info@samfest.dk
2 Ad 1. Godk. af dagsorden, valg af ref. Info fra festudvalg behandles og blev tilføjet under Ad 5 Info fra Personalemøde blev tilføjet under Ad 5 Forslag fra Kirsten om at alle forsøger at forholde sig til dagsordenen og prøve at undgå for meget snik-snak så mødet kan afsluttes uden at nogle for længst er blevet trætte, utålmodige eller irriteret. Alle forsøger at stramme op Ad 2. Godk. af ref. fra sidste møde Intet af bemærket Ad 3. Økonomi Bogføring: Henning har snakket med Sonja som har sagt ja til at hjælpe til med bogføringen i 2009. Status billigbilletter, hvor mange vil vi sælge til 825,-kr. 237 ud af de 500 der er sat til salg på nettet, er nu solgt. Derudover 196 solgt på kontoret. Hennings oplæg til prisperioder for billetsalg, blev behandlet. Der blev korrigeret i perioderne men ikke priserne. 1/12 til 1/2 kr. 825,- 1/2 til 15/4 kr. 975,- 16/4 til 13/7 kr. 1.050,- Herefter åbner billetsalg på Pladsen. Billetpriser og de nu korrigerede perioder anført herover. Ændringer til budget. På mødet blev savnet et revideret budget, med de ændringer vi talte om ved forrige møde. Budget ønskes også afstemt med de ansvarliges initialer. Alle mailer til Henning med info om de merudgifter, der forventes på de enkelte poster, som f.eks. udgiften til leje af lyskæder. I anledningen af jubilæumsåret var der igen forslag om at sætte lidt ekstra af til Udsmykning. Der er ingen konkrete ideer pt. Pia vil gerne vide om det overhovedet er muligt at investere lidt ekstra ellers ingen idé i at udfordre Udsmykningen på det punkt. Pia vil ikke bare overdrage alle pengene til Udsmykningen men holde lidt tilbage til særlige gode tiltag. For at bevare følingen med udgifterne og sikre det bedst mulige udbytte. Udsmykningsbudget øges med 10.000. Altså nu i alt 50.000.
3 Ad 4. Camping Fastsætte regler / priser for gæstecampingvogne / medhjælpercampingvogne. Anders sender / mailer et oplæg til mødet.? Oplæg om regler for campingvogne udarbejdet af Anders. Oplæg gennemgået og der blev foretaget lidt korrektioner. Oplæg med tilhørende kommentarer fra bestyrelsen herunder: Regler for campingvogne: Campingvogns plads bestilling er efter først til mølle princippet og er først gældende når betaling er registreret. Jeg støtter op om at vi eventuelt bruger samsø postens reservations system. Salg af campingvogne udbydes gennem Samsø Postens nye system, som stilles til vores rådighed. Kunden opkræves et gebyr på 10,- kr. som tilfalder Samsø Posten. Det skal undersøges hvilke informationer, der kan knyttes til den enkelte billet. Fordel at reglerne for tidligste/seneste ankomst er anført på selve billetten. Øvrig nødvendig information, skal placeres bedst mulig. Man kan ikke reservere en fast plads og man kan ikke holde pladser til andre. Hvis man vil ligge sammen må man komme på samme tid. Enig Man kan først komme den dag man skal arbejde, dog aften før hvis man starter om morgenen med at arbejde. Det er rarest at alle er på plads mandag aften p.g.a plads og hegn. Det er rarest at alle er på plads erstattes af teksten Dog senest. Det er muligt at campere på camp 2 men her er først adgang fra tirsdag morgen. Evt. mandag aften ifølge aftale. Evt. mandag aften ifølge aftale. Den sidste del bør ikke gælde, da det indbyder til særaftaler og dem vil vi jo gerne undgå. Antal pladser. Camp 1: (medhjælper camp) Campingvogne m/fortelt Campingvogne u/fortelt 16 stk Camp 2: (gæste camp) Campingvogne m/fortelt Campingvogne u/fortelt 15 stk Camp 3: (medhjælper camp) Campingvogne m/fortelt Campingvogne u/fortelt 9 stk 16 stk 15 stk 7 stk
4 Prisforslag: 350,- kr. for campingvogn og 350,- kr. pr fortelt. Campingvogne over 6 meter tillægges 200,- kr. Fortelt til campingvogne over 6 meter skal koste det samme som for dem under. Antal pladser foreslået af Anders, blev der ikke ændret på, dog bør alle pladser ikke sættes til salg på én gang. Bør reguleres efterhånden, i tilfælde der er mange vogne over 6 meter. Derudover er der plads til Tuborg samt 2 leverandør campingvogne. Der skal også være plads til de bestyrelsescampingvogne, der ligger uden for inderkredsen. For 2008 var det kun Pia s vogn. Bestyrelsesvogne skal ikke betales og derfor ikke købes via nettet. De priser Henning har sat vil jeg godt støtte op om, men er åben overfor at man betaler efter længde. Evt. følge færgernes længde inddeling. Synes ikke salget skal begynde før 1-3-09. Øvrige kommentar fra bestyrelsesmødet: Henning havde sendt forslag (Hennings samlede input til mødet kun sendt til Einar) om ændret priser på store telte, for at komme dem lidt til livs. Det blev diskuteret på bestyrelsesmødet, men ikke fundet interessant, da det forventes at bringe flere konflikter med sig. Forslag blev afvist. Beslutningen: Bestyrelsens prisforslag og længdeopdeling, som angivet herover. Salg af alle typer pladser til campingvogne foretages via system fra Samsø Posten. Undtaget er dog bestyrelsespladserne og leverandør/sponsor pladserne. Salget starter 1/3-2009. Campingreglerne korrigeres for ovenstående kommentarer af Einar, som sammen med Henning får det lagt på hjemmesiden såvel som indarbejdet i informationerne Samsø Postens system. Ingen ændrede priser for telte (store som små) Ad 5. Orientering fra udvalgsmøder Pladsgruppen Se referat som er udsendt til hele bestyrelsen. Gruppen henviste især til de forslået arbejdsweekender og til forslag om øget budgetposter samt bemærkningerne til kloakering. Thomas S tager kontakt til både Henning og Annette om evt. forslag til ny Kaffebar. Vedr. kloakarbejdet. Einar går videre med sagen så vi kan få en afklaring. Vedr. VVS. Pladsgruppen har ingen bud på ny VVS-formand og derfor er der
5 ikke gjort tiltag for at udskifte Tommy. Mona har kendskab til nogle VVS er på Skanderborg, som har spurgt til VVS job på Samsø. Mona tager kontakt til dem. Beslutningen: De foreslåede arbejdsweekender, blev godkendt af bestyrelsen. Pr-gruppen A) markedsføringsplan Henning, Einar og Kirsten har udarbejdet et udspil til afgrænsning af PR arbejdsopgaver og sendt det til Mette. Dokument indeholder udspil til følgende områder (notat udleveret af Kirsten gengivet i forkortet version, herunder af referent): Markedsføring. Udarbejdes med udgangspunkt i budgetposterne. Planen forelægges forretningsudvalget for endelig godkendelse. Indhentning af tilbud på annoncer i f.eks. Gaffa, Den Blå Avis. Tilbud/forslag, der ligger udenfor den allerede godkendte plan, forelægges for forretningsudvalget/bestyrelsen. Oplæg til og indgåelse af samarbejdsaftale med BT/Flemming Frøde. Plakaten (stadig under udarbejdelse) og folderen (ikke endelig aftalt) er også en del af markedsføringsplanen og det er den PR ansvarliges opgave at få det sendt ud til opsætterfirma fundet i samråd med Kirsten. Sponsorer. Kontakt til nye sponsorer, hvor der ikke i forvejen ligger flerårige kontrakt. Ved forhandling med sponsorer deltager PR ansvarlig og en fra forretningsudvalget eller Kirsten. Vurderes i hvert tilfælde. Tilbud/forslag forelægges for Kirsten og siden forretningsudvalget til endelig godkendelse. Er der betaling involveret godkendes dette også af forretningsudvalget, dog kan der handles med op til 10 stk. fribilletter uden særlig godkendelse. Hjemmeside. Opdatering foretages af Peter Sejersen der fodres med alt omkring musik, festival, og andet interessant. Alle har ansvar for at vurdere om der skal ændres eller tilføjes på hjemmesiden, men det er PR ansvarlig der koordinere layout og den røde tråd. Peter og Einar udfører det praktiske med opdateringen. Nyhedsbreve: Forfatte nyhedsbrev, pressemeddelelser o.lign. Indhold vendes med Kirsten og/eller resten af bestyrelsen. Einar forestår det praktiske med udsendelse.
6 Program. Alt musikrelevant materiale arrangeres af Peter og Kirsten. Resten kommer som info fra det enkelte bestyrelsesmedlem. Akkreditering. Håndteres af PR ansvarlige PR vognen. PR ansvarlige definere PR holdets opgave under festivalen evt, i samarbejde med den øvrige bestyrelse. Tilgængelighed. Kontoret bør have oplysning om, hvilket tidspunkt op på hvilket nummer PR ansvarlig træffes. B) Opsummering fra PR tlf. møde Mette og Kirsten har holdt et lille tlf.møde. Her følger en opsummering (udarbejdet af Mette) fra mødet, krydret med kommentarer fra bestyrelsesmødet. Blå avis aftale lukket, på samme vilkår som sidste år. Uge 13, 16 og 19. B.T. skal have lavet en aftale med Frode Citrus Media skal kontaktes Sommerhusudlejningen, Samsø Leif skal kontaktes Einer har du tlf. nr.:? Plakat er endnu ikke helt færdig. Mangler at få navne på. Kirsten prøver at få den gjort færdig. Kirsten undersøger også om der evt kunne laves nogle mindre udgaver af plakaten, som påtrykkes billetpriser og anden fastlagt info, i stedet for navnene. Denne udgave kunne sendes med Samsø Feriehus til uddeling på messe. Herning messen er vist midt i februar. Dette skal endeligt afklares. Haster!! Intersport Århus skal kontaktes Sport Master påtænker at lave samarbejde med dem, Mette Sørensen. Har tidligere arbejdet sammen med hende. Tanken er at købe varer til souvenirboden fra grossisten via Sports Master, da rigtig mange leverandører ikke vil handle med andre end sportsbutikker. Der er flere ting der skal falde på plads her. Kanal Kbh har tilbudt plads i deres sendeflade har vi en reklamefilm? Kanal Kbh er med i bl.a. Telia TVs kanalpakke så den vises også udenfor Sjælland. Hvad er prisen?. Kirsten mente Mette havde sagt gratis, men det er usikkert. Telefon vil gerne lave et samarbejde med en tele udbyder, for bedre mobil dækning. Har vi en favorit eller må jeg spørge dem alle? Samsø Festival samarbejder kun med TDC som eneste teleudbyder pga af det store arbejde TDC gør for festivalen. Plakaten hvor langt er den? Må jeg bede om den på CD.
7 Sponsorer jeg vil forsøge at finde sponsorer til præmier til Beach Volley (Anders har foreslået at lave reklame bannere rundt om banen som vi kan sælge) Pit Stop og Talent Konkurrencen. Målet er både pengepræmier og gaver. Medhjælper T-Shirt må jeg finde sponsorer til at hjælpe med at betale t- shirtsene, mod at de får deres logo på trøjen? Jeg har en drøm om en polo shirt i go kvalitet, med broderede logo er. Hvad er holdningen til en evt. reklamesøjle-medhjælper-trøje. Helt fint med bestyrelsen lad bare sponsorer betale trøjen. Medhjælper gave er der en der vil lave en liste over hvilke gaver der er giver de sidste 10 år så vi ikke gentager os selv. Jeg forventer at komme med et par forslag som vi kan kigge på og tage en beslutning ud fra. Thomas J tog straks initiativ og fik næsten listet alle formandsgaverne. Kisser fik listen overdraget. I den forbindelse var der stemning for en ny sports/rejsetaske. Den store sorte vi engang fik, er godt brugt efterhånden. Det er de tanker og ting der er i spil. Nogen der har noget at tilføje så sig endelig til. Ha et godt møde. Mette Øvrige kommentar fra bestyrelsesmødet: Der offentliggøres 2 navne lige om lidt og 2 igen lige inden prisstigningen 1/5 og 3 igen inden sløret løftes helt ved musikoffentliggørelsen skærtorsdag. Festudvalg brev fra Annette vi vil forsøge at få den afviklet så billig som mulig, der er dog svært at finde et billig sted i århus. vi har tilbud ude for et dag - aftensarrangement med frokost og aftensmad. Vi har booket et band. jeg har også kontakt med peter fra anton thorup og molde fra tuborg. Så festen kommer nok til at ligne sidste års arrangement vi holder møde på lørdag den 10/1 hvor vi laver regnskab og invitation. Jeg skal nok sende referatet. Det vi skal have hjælp til er at få invitationen ud til alle med mail, dem uden må have på skrift(det kan vi godt gøre bare vi har adresserne) eller se det på hjemmesiden. Derefter indbetalingen som gerne skulle kunne gå over foreningen( det kunne den sidste år) vi er 7 i festudvalget og jeg er kontakt person. Du har min mail og mit mobilnr. er 26211713
8 mange venlige hilsner Annette Andersen Kommentar fra bestyrelsesmødet til brev fra Annette: Der er opbakning til de foreløbige tiltag. Betaling skal foregå via foreningen, ligesom denne naturligvis er behjælpelig med adresselister og evt. forsendelse pr. post. Køkkenområdet (Mona) Samme team som sidste år. De holder møde 21. februar. Måske ny kok ind i teamet. Kenneth kender skibskokke, der evt. kunne være interesseret. Personalemøde (Pia): Se notat. Alle referater sendes til bestyrelsen. Derudover sendse de til kontoret, hvor Knud sørger for at de udskrives og sættes i mappe, så de altid er tilgængelige på kontoret. Udover de allerede nævnte postkasser behandler Knud også billeder@samfest.dk. adresse@samfest.dk anvendes til udsendelse af medhjælperinfo. Hertil kommer de mails retur som ikke kan afleveres. Tiltag for medlemskartoteket udsendes til samtlige formænd inden ændringerne foretages i kartoteket. Flytningen af medhjælpere fra aktiv liste til lokal venteliste sker af hensyn til bedre overblik, men også for at få de enkelte formænd til at involvere sig mere aktivt i håndteringen af deres hjælpere. Ad 6. Medhjælperblad Einar stiller forslag om at medhjælperbladet erstattes af månedlige nyhedsbreve, sondret mellem nyhedsbrev til egne medhjælpere og til de som er tilmeldt på hjemmeside, herunder pressen. Mona byder ind på redaktørposten på hhv Nyhedsbrev og Medlemsnyt. Stadig i samarbejde med Mette og med Einar og Pia som korrekturlæsere. Medhjælpernyt skal som minimum indeholde det samme som Nyhedsbrevet og hertil kan komme ekstra interne medhjælperinformationer. Af hensyn til offentliggørelsen af bl.a. billetpris perioderne skal første info udgives inden for ganske kort tid. Beslutning Medhjælperblad erstattes af MedhjælperNyt og derudover laves et Nyhedsbrev, som udgives officielt for alle festivalens interessenter. Mona er redaktør i samarbejde med Mette. Pia og Einar læser korrektur. Ad 7. Pia opdaterer struktur og område oversigt. Udsender til endelig godkendelse
9 Endelig godk. af ledelsesstruktur/omr. & Ansvarsfordeling senest mandag. Ad 8. Status på formænd Thomas J: Afbud fra formand på Sanitet. Regner med Palle på Renovation Øvrige endnu ukendt. Har desuden snakket lidt med Tommy VVS som har givet tilsagn og vist blot venter på at blive kontaktet/involveret i planerne for 2009. Thomas S: Tilsagn fra Egon på Opbygningen og Brian fra Hegn samt Jakob på Scene. Mangler kontakt til teltopbygningen. Mona: Tilsagn fra alle på food. Har dog ikke hørt fra Jane. Ny formand på bedding på køkkenområdet. Kirsten: Tilsagn fra Fie. Mangler at snakke med Gurli. Henning: Status ukendt Anders. Status ukendt. Kenneth: Tilsagn fra Claus på El og Tommy VVS (iflg TJ). Pia: Udsmykning: Afbud fra Maria. Tilsagn fra Sille. Afventer Lone Non-food: Afbud fra hele holdet!!!. Pia er gået i tænkeboks. Medhj. Tjek-in.: Tilsagn fra Ole. Afbud fra Kirsten Mette: Status ukendt. Dog vides det at Martin Eybye har efterlyst kontakt med sin PR ansvarlig for at komme i gang med forberedelserne til 2009, så har må da være med. Einar: kommer selvfølgelig også Brev fra Maria og bestyrelsen svar til hende.(brevet er stilet til bestyrelsen). Einar har foreløbig bekræftet modtagelsen af brevet overfor Maria. Brevet er nu behandlet af bestyrelsen, som kun forholder sig til bestyrelsesanliggender og ikke de personlige ting, der måtte være mellem enkelte medlemmer og Maria/Fru Svendsen. Der sendes et kort svar retur med ordlyden om, at vi har modtaget hendes brev, og er kede af hun har valgt at sige op. Vi takker hende for hendes kreative arbejde på Udsmykningen og det gode samarbejde. Svaret sendes fra info@samfest.dk og stiles til Maria med CC til samtlige bestyrelsesmedlemmer. På den måde er afsender neutral og at betragte som hele bestyrelsen. Ad 9. Listen blev gennemgået og status for hvert enkelt punkt opdateret. Listen ud-
10 Opfølgning på aktionsliste sendes sammen med referat. Ad 10. Runden Kørsel med PS bil. Ordningen med faste chauffører skal fortsætte, men der bør være flere chauffører. Telefon i bilen også en god idé der bør fortsætte. Crew formanden er ansvarlig for chaufførstabe. Koordineringen skal foregå gennem crew vognen. Spørgsmål? Bord/Bænke sæt. Hvem er ansvarlig? På TIF s vegne frembragte Thomas J kritik af den måde de sidste sæt blev afleveret på efter udlån. Ad 11. Evt Thomas S opfordrede Einar til ikke at lade sig gå på af Sanne-sagen. Einar føler sig fortsat generet personligt og gjort til syndebuk. Opfordring fra Thomas J til Kenneth om at kontakte sin formand Tommy, så han føler der er kontakt. Kenneth har fået henvendelse fra GT der gerne vil leje os scene. Kirstens svar er at vi stadig har en anden løbende kontrakt 2 år endnu. Lyd og lys er Kenneth også kontaktet om. Kirsten meddelte at også her er vir fortsat i en bundet kontrakt endnu 2 år. GT s henvendelse er da interessant og de opfordres til at byde ind efter festival 2010. Mona efterlyser tidsfrist for opbygningsplaner for køkken og Samwichbod. Pladsgruppen siger hurtigst mulig. De 2 familier som altid har lavet frysemad til os, har efterspurgt om der bliver en aftale igen i år. Primær årsag mener Thomas J er, at ellers vil de sikre sig gæsteadgang mens der er Billigbilletter. Mona mente (pga info fra Janne) at det havde noget at gøre med utilfredshed med Mona s håndtering sidste år (en bestilling blev glemt). Pia Kleis er ved at regne på om det kan betale sig at de laver mad som de plejer. Det er dog lækkert lige at have deres mad i baghånden. Mona og Pia finder en afklaring og bliver det til afslag efter billig-billet perioden må de alligevel have billetterne til billig prisen. Monas fremtidige plan for bespisningen, afventer håndteringen af medhjælperregistreringen. Pia opfordrede til at Mona selv kom med oplæg til retningsliner set fra bespisningens side. Så kan aftalen jo tilpasses i fællesskab. Kirsten bekymret for PR og for at risikere at stå alene med det. Det vil hun ik-
11 ke. Det er kritisk PR ikke er i gang. Det skal det NU! Einar spurgte: Hvad er status vedr. jubilæumsbogen? Ingen i bestyrelsen har hørt noget. Pia har sendt en opfordring til Signe om evt. at kontakte Benny Rähr for billedmateriale. Benny har også programmer for næsten alle årene, hvor forsiden evt. kunne scannes og bruges i bogen. Pia har intet hørt tilbage. Mona prøver at tage kontakt til Signe for at få en status. APV hvad er der egentlig sket med den? Afventer melding fra Anders. Kommende bestyrelsesmøde 17/1 starter kl. 12. Der opfordres til at udvalg, der har brug for det afholder møde forud for bestyrelsesmødet. Gerne samme dag. Det er ligesom ideen med undergrupperne, at de behandler deres sager dybdegående så de ikke også skal behandles detaljeret på bestyrelsesmøderne. Pia rejser hjem igen samme dag kl. 15:40, så ingen ekstra tid vundet ved at flytte mødet fra hverdagsaften til lørdag. Søndag er bedre for sjællænderne, der sejler nemlig også en færge hjem 20:15.