Referat af bestyrelsesmøde tirsdag den 25. august 2015 Til stede: Bestyrelsen: Jais Tindborg (formand), Jan Jacobsen (kasserer), Mette S. Gade (næstformand), Pernille Knudby, Ann Mortensen, Hanne Tange, Jeanette Helmer (referent) Suppleant: Henriette Martins Juniorrepræsentant: Mette H. Larsen Personale: Cathrine V. Hohnen og Jørgen Munch Afbud: Helle Oppenheuser (suppleant)og Anna J. Olesen (juniorrepræsentant) ------------------------------------------------- Formand Jais Tindborg startede med at indskærpe, at møderne fremover skal være mere effektive. Jeanette Helmer blev spurgt, om hun fremover ville være sekretær for bestyrelsen. Jeanette takkede ja til hvervet. 1. Indsigelser til sidste referat Fremover bruger vi DRF s skabelon til dagsorden. De forskellige versioner af referatet blev diskuteret, og vi nåede frem til, at der skal være tre versioner: En webversion til medlemmerne også er til juniorrepræsentanterne En version til personalet En fuld version til bestyrelsen Der var ingen kommentarer til sidste referat, så det blev dermed godkendt. 2. Orientering fra formanden Kommunen og andre instanser Helle Carstensen (afgået formand) overdrager snart det sidste til Jais. Formandsskifte skal foretages på kommunens website. Når det er på plads, vil Jais holde et møde med kommunen, så der kan blive sat ansigter på. Et vigtigt punkt at drøfte med kommunen er hvad 2020 planerne går ud på, og hvad det kommer til at betyde for Ballerup Rideklub. DRF/DIF/distriktet Kasserer Jan Jacobsen oplyste, at der ikke pt. var noget nyt fra DRF. Jan er fremover kontaktperson til DRF. 3. Orientering fra staldmester Drift Sommeren havde været udfordret i forhold til staldpersonale. Det var dog alligevel lykkedes at få alle staldene vasket ned. Når personalet igen er på fuld styrke, vil de sidste rideskolebokse blive malet. Også flere af privat pensionærerne har malet deres bokse i forbindelse med nedvaskningen. Staldmesteren kunne oplyse, at aften og weekendvagter som et forsøg skal veje hø/wrap. Vagterne vil få en halv time ekstra, hvilket vil svare til ca. 4,5 times ekstra løn om ugen alt i alt.
Staldmester Jørgen Munch omdelte en ny foderprocedure, som bliver uddelt til aften- og weekendvagter. Jørgen har regnet lidt på det, og vi kommer til at spare ca. 125 kg wrap og 75 kg hø om dagen. Vi kommer til at undgå en masse spild, da en del stråfoder ofte ender på møddingen, og det skulle også gerne give et lille overskud. Om to måneder tjekker vi op på, om besparelsen holder stik. Boks situation Der kommer to nye pensionærer den 1.9. og 5.9. Jørgen afventer svar fra Tom kommunen på, hvornår arbejdet med boksene på parkeringen går i gang. Bunde Jørgen vil reparere på bunden i det lille ridehus og tjekke bundens tilstand. Cathrine kunne oplyse, at vandingsdyserne i det lille ridehus ikke virker optimalt, og derfor har reparation af dyserne første prioritet. For at forbedre bundens tilstand, er der fortsat et ønske om at købe en stubharve, som kan komme ordentligt i bund. Jørgen prøver, om han kan finde en brugt stubharve til ca. 2-3.000 kr. Ann Mortensen havde et ønske om, at der bliver indkøbt fire stenriver i metal til ridehusene. Måske vi kan få gjort det til en vane, at alle hjælper til med at rive hjørnerne, hvis de står fast inde i ridehusene. Jørgen indkøber disse. Næstformand Mette Gade kunne oplyse, at springningen starter op indenfor den 8.9. og spurgte i den forbindelse til ekstra toplag i ridehusene. Jørgen sagde, at det var bedst at vente til foråret med ekstra flis, men han vil sørge for snarest at få rettet op på bundene og få mere grus på. Jan foreslog, at vi fremover laver en plan for hver enkelt bane, så alle kan se status vedr. vedligeholdelse. Mette og Jørgen fik denne opgave. Når personalesituationen er bedre, vil der blive ofret mere tid på banerne. 4. Orientering fra rideskoleafdelingen Rideskolen i den forløbne periode Cathrine kunne oplyse, at ridelejrene var gået godt. Heste og ponyer var ok. Elhegnet skal tjekkes på sommerfoldene vi har heldigvis materialer på lager, så det er bare tiden, som skal findes. Til generel info er det ikke en opgave, som kommunen tager sig af. Kommunen har ansvaret for udvendig vedligeholdelse af bygningerne, resten er vores eget ansvar. Cathrine kunne endvidere oplyse, at der er 50 børn på venteliste til småpony holdene. Underviser, Carina Jørgensen, er stoppet og i stedet starter Pernille Seindal som underviser for mandagsholdet. Da Cathrine holder ferie de næste to uger, tager rideskoleunderviser Amalie Frandsen imod Pernille mandag 31/8. I september starter tilmeldingen til rideskolestævnet, som afholdes i oktober. 5. Orientering fra kontoret Fremover er det Jan, som overtager dette punkt fra Cathrine. Ventelister Boksventelisten skal overdrages til kontoret, som holder styr på den i samråd med Jørgen og Cathrine. Jan Jacobsen og Jeanette Andersen (kontoret) har en oversigt over alle de opgaver der er på kontoret. Status på trailerlisten skal tjekkes.
Boksreservationspris Der har været en sag vedr. prisstigning på boksreservation spørgsmålet gik på, om klubben kunne opkræve det ændrede beløb i forhold til det oprindelige beløb, der var aftalt, da man indgik aftalen. Ifølge Forbrugerstyrelsen må man godt opkræve en prisstigning, da der er tale om en ydelse og ikke en vare. Bestyrelsen henholder sig til reglerne for varsling om prisændringer, som er sket rettidigt med 1 måneds varsel til den 1. i måneden, det fremgår af opstaldningskontrakten og er tilladt ifølge forbrugerstyrelsen. Det blev aftalt, at punkt 6 fremover rykkes op som pkt. 3, så juniorrepræsentanterne ikke behøver at sidde med igennem halvdelen af mødet. 6. Orientering fra juniorrepræsentanterne Status på junior arrangementer Mette kunne fortælle, at der den 25.9. skal være fællesspisning for de unge i Cafeteriet, hvor de også vil se film. Mette fortalte om en klub, hvor de havde været til stævne, og hvor Trygfonden havde sponsoreret plakater det kunne måske være noget for os. 7. Orientering fra diverse udvalg Mette spurgte desuden, om der skal være arbejdsweekend den 19.-20.9, Jan har ikke mulighed for at være tovholder, så hvis der ikke er andre, som vil, blev den formentlig ikke til noget. Cathrine gjorde opmærksom på, at Rideskoleforbedringsudvalget, som Cathrine er ansvarlig for, manglede på listen. Det bliver tilføjet. Emnet regler/reglementer blev diskuteret, og det blev besluttet, at en gruppe bestående af Cathrine, Mette, Ann, Pernille og Henriette laver et oplæg til næste bestyrelsesmøde. Springudvalget (Mette Gade) Der blev afholdt springmøde søndag den 23.8., og Mette kunne oplyse, at der er generel opbakning til Sebastian Haas, vores nye springunderviser. Der er springundervisning til kl. 22.00 om aftenen, så derfor går undervisningen indenfor allerede den 8.9, da det er for mørkt for de sidste ryttere på udendørs banen. Den 15.9 er springning aflyst, så i stedet afholdes springning torsdag den 17.9 på udendørs banen, og derfor skal nogle af bomme og springstøtterne blive nede på udendørs banen. Der er problemer med opsætning af banen, da den første rytter springer kl. 17.00, og banen derfor skal sættes op mellem 16.00 og 17.00. Måske man kunne indføre et betalingssystem, så man betaler sig fra at hjælpe med opsætning af banen. Vi kan prøve med et opslag på Facebook, og Jørgen vil også spørge personalet, om de kunne være interesseret i en ekstra timeløn. Der er stadig problemer med bomme, der ligger på jorden på udendørs banen, så de rådner. Der vil blive kigget på en løsning med en form for stativ eller holdere, så bommene kan ligges der. Dressurudvalget (Ann Mortensen) Der mangler en fast person, som har kontakt til underviserne. Ann blev valgt. Det kunne være rart at få en status på antal ryttere hos underviserne samt en status på ventelisten hos vores dressurunderviser Stine Lyngsø, opgaven med venteliste til Stine Lyngsø tager Helle Carstensen sig af. Jais taler med Helle om det.
Stævneudvalg (Jan Jacobsen) Der har været afholdt Staldmesterskab, som måske giver underskud, men det er ikke gjort op endnu. Der mangler kræfter til begge udvalg, men især til springdelen, da de fleste i stævneudvalget ønsker at fokusere på dressurstævner. Der mangler helt konkret opstart til springstævnet i oktober, og springpropositionerne skal afleveres senest fredag den 28.8. Mette Gade taler med Charlotte Krogh-Jensen fra stævneudvalget. Der var en generel diskussion om stævner og arbejdsindsats/hjælpere. Sponsorudvalg (Jais Tindborg) Vi har sponsorer til vores stævner, men vi mangler sponsoraftaler, som er til gavn for alle på rideskolen. Jais vil se på dette. Jais vil kigge på muligheden for at få MobilePay, som vil være en god løsning til vores stævner. Køkkenudvalg (Pernille Knudby) Det blev besluttet, at Pernille er bestyrelsens kontakt til køkkenudvalget. Udvalget består pt. af Helle Carstensen, Dorte Reib, Lisbeth Andersen, Pernille Hertel og Johanna Hertel. Kommunikationsudvalget (Jeanette Helmer) Opgaven er at samle op på mails fra bestyrelsesmailen og fordele dem til udvalgene. I tvivlstilfælde sendes mail til Jais. Ann tjekker, om der er beskeder til bestyrelsen på Facebook samt lægger evt. beskeder op på BALs Facebook gruppe. Jais og Jeanette finder ud af, hvad der skal på dagsordenen. 2020 udvalg (Jais Tindborg, Helle Carstensen, Jan Jacobsen og Cathrine V. Hohnen) Jan vil gerne med i udvalget, da økonomi er en vigtig del af arbejdet med 2020 planerne. Kværkeforebyggelse (Mette Gade og Ann Mortensen) Staldene skal vaskes ned igen til næste år, så det er rart at kunne være på forkant. Vi talte om, hvad man kan forlange af evt. nye heste, som kommer til rideskolen. Hvis hesten f.eks. er snottet, skal der tages prøver, hvilket skal stå i kontrakterne fremover. Prøverne skal være på ejers regning. Der er nogle punkter i denne problematik, som bestyrelsen skal tage stilling til. Der var her i sommer givet modsatrettede beskeder i forbindelse med snottede heste det skal ikke ske igen. Dyrlæge Martin Thøfner fra Hørsholm hestepraksis anbefaler, at nye heste kommer i isolation, men det er nok lidt svært at forlange. Jørgen sagde, at det måske var en god idé, at få bygget de nye bokse nede bagved, så vi havde ekstra sygebokse. Dette er der dog ikke tid til eller økonomi til i år. Festudvalget (Pernille Knudby, Henriette Martins og Ann Mortensen) Vi havde en rigtig dejlig fest til Staldmesterskabet med rigtig mange deltagere stor succes. Festudvalgets næste opgave er at arrangere en personale- og en medlemsjulefrokost. 8. Personalesituationen Personalesituationen blev diskuteret.
9. Økonomi Budgetstatus Kasserer, Jan Jacobsen får en økonomistatus fra Solebusiness omkring den 12. i måneden. Jan gennemgik regnskabet, og alt i alt følger det budgettet både for rideskole og pensionærer. Jørgen gjorde opmærksom på, at man kan få nogle billige leasingaftaler på vaskemaskiner, hvilket vi nok snart skal kigge på, da de nuværende maskiner kan stå af når som helst. Resultatet er på dette tidspunkt et pænt overskud. Jørgen gjorde opmærksom på, at man kan få nogle billige leasingaftaler på vaskemaskiner, hvilket vi nok snart skal kigge på, da de nuværende maskiner kan stå af når som helst. Til næste bestyrelsesmøde ønskes økonomistatus udsendt med agendaen, så bestyrelsen har mulighed for at have kommentarer/spørgsmål til regnskabet med på mødet. Opfølgning på tidligere beslutninger/diskussioner Kværkesituationen Er behandlet tidligere Nedlæggelse af striglepladser Punktet udsættes pga. ombygning af bokse på parkeringen. Der kan medlemsmødet informeres om, at der er planer om at nedlægge et antal bokse til striglepladser, så vi kan forberede os til 2020 reglerne. Stenbelægningen Der er flere heste, som er faldet på stenbelægningen som er blevet glat pga slid. Jais mener, at man ikke kan bearbejde stenene uden at ødelægge dem. Løsningen kunne være rumle-striber. Jais taler med kommunen. 10. Sager fra medlemmerne Skærpede rygeregler for enkelte personer Bestyrelsen indstiller til underviserne, at de begrænser deres rygning, men at der overordnet gælder de samme regler for dem, som for alle andre på rideskolens område. Der er derfor rettet henvendelse med påtale til enkelte personer vedr. rygereglerne på rideskolens område, som bør respekteres. Fordeling af undervisningsdage Bestyrelsen drøftede, hvordan fordelingen af undervisningsdage kan være mere retfærdig. Det blev besluttet, at drøfte muligheder med underviserne og efterfølgende afholdes et medlemsmøde vedr. dressurundervisning. Ridning med cykelhjelm Vedr. overtrædelse af vores sikkerhedsregler. Har man ikke selv en ridehjelm, må man gerne benytte rideklubbens hjelme (i vaskerummet) i stedet for at benytte en cykelhjelm. BAL har forespurgt DRF, om det er tilladt at anvende cykelhjelme i forbindelse med fx prøvetimer - det er det ikke jf. DRF.
11. Opfølgning på spørgsmål fra medlemsmøder Punkterne er behandlet. 12. Overdragelse af opgaver fra Helle Vi nåede ikke punktet, så Jais laver et oplæg til næste møde. 13. Evt. Vi nåede ikke punktet. Næste bestyrelsesmøde er mandag den 21.09.2015 kl. 17.30 i Cafeteriet.