Udbudsvilkår vedr. Hvidovre Kommunes udbud af forpagtningskontrakt vedrørende Restaurant Halvleg i Frihedens Idrætscenter, cafeteriet i Avedøre Idrætscenter, kiosken på Isstadion og i Istræningshallen/Curlinghallen samt Friluftsbadet Præstemosen 1. Udbyder Hvidovre Kommune Hvidovrevej 278 2650 Hvidovre i det følgende kaldet kommunen. 2. Udbudsform Udbuddet er ikke omfattet af Udbudsloven eller koncessionsdirektivet, og skal således ikke i offentligt udbud efter EU-udbudsreglerne. For at sikre, at forvaltningsrettens lighedsprincipper overholdes udføres en konkurrenceudsættelse, der offentliggøres i lokale medier samt på kommunens hjemmeside. 3. Tilbudsfrist Tilbuddet og alle tilhørende bilag skal være Hvidovre Kommune i hænde senest den 2. november 2018 kl. 12.00. Tilbuddet sendes som vedhæftet pdf-fil via mail til: kof@hvidovre.dk. 4. Forespørgsler Enhver forespørgsel angående udbuddet skal være kommunen i hænde senest den 22. oktober 2018 kl. 12.00 og skal fremsendes via mail til: kof@hvidovre.dk Spørgsmål, som er indsendt rettidigt, vil blive besvaret på et besigtigelsesmøde, der afholdes d. 30. oktober 2018 kl. 15.00 på adressen Frihedens Idrætscenter Hvidovrevej 446 2650 Hvidovre Mødet vil blive indledt med en rundvisning og besigtigelse af faciliteterne vedr. forpagtningen. 5. Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud indtil den 1. januar 2019. 6. Generelt om udbuddet Udbudsmaterialet består af disse udbudsvilkår samt følgende bilag:
Bilag 1 Tro og love erklæring Bilag 2 Inventarliste - Restaurant Halvleg Bilag 3 Inventarliste Cafeteriet i Avedøre Idrætscenter 7. Generelt om tilbuddet Tilbuddet skal emnemæssigt være udformet i samme rækkefølge som udbuddet. Bilag 1 skal fremsendes sammen med tilbuddet i udfyldt stand. Hele tilbuddet inklusive bilag skal være udarbejdet på dansk. Vurderingen af tilbuddene vil blive foretaget på grundlag af det fremsendte materiale, som derfor skal være fyldestgørende. Tilbuddet skal være endeligt, da der ikke efterfølgende er mulighed for forhandling af pris eller forhold, der har indflydelse på den samlede tilbudssum. Tilbuddet udarbejdes for tilbudsgivers regning og returneres ikke. Efter modtagelse af tilbuddene forbeholder kommunen sig at kunne rette henvendelse til tilbudsgiverne med henblik på afklarende spørgsmål i forbindelse med behandling af tilbuddene. Tilbudsgiverne skal i den forbindelse være indstillet på efter anmodning - at deltage i et møde med kommunen med henblik på afklarende spørgsmål i forbindelse med behandling af tilbuddene. 8. Sammenslutning af tilbudsgivere Såfremt flere tilbudsgivere afgiver tilbud i forening, skal det af tilbuddet fremgå til hvilken af tilbudsgiverne, der på vegne af sammenslutningen kan rettes henvendelse til med henblik på afklarende spørgsmål. Sammenslutningens deltagere hæfter solidarisk. 9. Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternativt tilbud. 10. Økonomiske og tekniske minimumsbetingelser Sammen med tilbuddet skal tilbudsgiver fremsende følgende oplysninger: For at kunne vurdere om tilbudsgiver har en passende økonomi i relation til forpagtningsopgaven, skal tilbudsgivers seneste 3 revisorpåtegnede årsrapporter fremsendes. I konsortier skal der fremsendes årsrapport for den virksomhed, der byder på kontrakten. Såfremt tilbudsgiver ikke kan præstere et regnskab, skal tilbudsgiver indsende anden relevant og tilstrækkelig dokumentation for sin økonomiske situation. Beskrivelse af erfaring med drift af cafeteria, restauration eller lignende relevant virksomhed, herunder generel virksomhedsbeskrivelse, antal medarbejdere osv. Erklæring om forfalden ubetalt gæld til offentlige myndigheder. I henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres mulighed for at
deltage i offentlige udbudsforretninger m.v., skal tilbudsgiver samtidig med afgivelsen af sit tilbud afgive en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. bilag 1. Budgetoplæg for forpagtningsdriften Tilbudsgiver bedes bemærke, at manglende fremsendelse af ovenstående oplysninger og dokumentation kan medføre, at tilbuddet afvises som ikke-konditionsmæssigt. 11. Kommunens forbehold Kommunen tager forbehold for politiske beslutninger, der kan få indflydelse på indgåelse og opfyldelse af en kontrakt. Kommunen forventer, at forpagtningen vil omfatte udlejning af skøjter som beskrevet i bilag 2: Udkast til forpagtningskontrakt, men tager forbehold for, at udlejning af skøjter kan udgå af forpagtningskontrakten. 12. Tilbudsgivers forbehold Tilbudsgiver skal anføre og begrunde samtlige forbehold vedrørende udbudsmaterialet. Forbehold, som har indflydelse på tilbudsprisen, skal kapitaliseres. 13. Kontraktperiode Kontrakt forudsættes indgået for en periode af 6 år, hvorefter tilbudsgiver har option på en forlængelse af kontrakten i yderligere 2 år. Herefter ophører kontrakten uden varsel eller opsigelse. Kommunen forventer, at kontrakten vil træde i kraft den 1. januar 2019. Kontrakten er fra begge sider uopsigelig i 1 år fra kontraktperiodens start. Kontrakten kan herefter opsiges til den 1. i en måned med 6 måneders skriftligt varsel. 14. Udbuddets omfang Udbuddet omfatter som udgangspunkt forpagtning af Restaurant Halvleg i Frihedens Idrætscenter samt lejlighedsvis betjening af cafeteriet i Avedøre idrætscenter Herudover har forpagter følgende optioner: Fast betjening af cafeteriet i Avedøre Idrætscenter ud fra fastsatte, ugentlige åbningstider Betjening af Friluftsbadet Præstemosen Betjening af kioskerne på isstadion og i Istræningshallen i Frihedens Idrætscenter; herunder udlejning af skøjter 15. Generelle krav Kommunen har følgende krav til tilbudsgiver:
Tilbudsgiver skal kunne opnå fornødne bevillinger og myndighedstilladelser til forpagtningsdriften senest på tidspunktet for forpagtningskontraktens ikrafttræden. Tilbudsgiver skal, såfremt ordregiver accepterer det afgivne bud, stille sikkerhed på kr. 70.000 som beskrevet i bilag 2: Udkast til forpagtningskontrakt. Det forpagtede skal drives på forsvarlig måde under overholdelse af reglerne i lov om restaurationsog hotelvirksomhed m.v. samt under iagttagelse af alle myndighedsforskrifter. Forpagter er ansvarlig for, at køkken og serveringsarealer fremstår indbydende og rent. Der lægges afgørende vægt på en upåklagelig hygiejnestandard. Der skal anvendes miljørigtige rengøringsmidler. Det er en forudsætning, at forpagter til enhver tid overholder myndighedernes krav om hygiejne og kvalitet såvel i anvendte råvarer og halvfabrikata som i produktionslokaler og opbevaringsrum. Omkostningerne i forbindelse med Fødevarestyrelsens/Fødevarekontrollens lovpligtige tilsyn afholdes af forpagter. Forpagter er i øvrigt forpligtet til at overholde almindelige love og bestemmelser, herunder også alle særlige arbejds-, miljø og sundhedsregler, der gælder for driften af det forpagtede. Forpagter er forpligtet til at samarbejde med brugerrådet og halinspektøren i Frihedens Idrætscenter, og det forventes, at forpagter viser den nødvendige smidighed og samarbejdsvilje i den forbindelse. 16. Vilkår for forpagtningen Forpagter skal i forpagtningsperioden, under hensyntagen til funktionerne i Frihedens Idrætscenter og Avedøre Idrætscenter: Tilberede og sælge kold og varm mad, drikkevarer m.v. til brugerne af Frihedens Idrætscenter og Avedøre Idrætscenter Sælge kioskvarer i kioskerne på Isstadion og Istræningshallen/Curlinghallen Forestå udlejning af skøjter fra kioskerne på Isstadion og i Istræningshallen/Curlinghallen i den offentlige åbningstid Såfremt forpagter ønsker at anvende de forpagtede faciliteter til andre formål, skal dette skriftligt godkendes af kommunen. Omsætningen ved en sådan anden anvendelse indgår ved beregning af forpagtningsafgiften Forpagteren må ikke, helt eller delvist, fremleje det forpagtede til andre I åbningstiden skal der altid være en ansvarlig og myndig repræsentant for forpagter med kendskab til virksomhedens drift til stede i restaurant-/cafeteriaområdet Fast skiltning og udsmykning må kun finde sted med bortforpagters godkendelse Der må ikke opstilles nogen form for spilleautomater i det forpagtede Frihedens Idrætscenter Restauranten drives under navnet Restaurant Halvleg. Retten til navnet tilhører kommunen, og forpagter kan efter forpagtningsforholdets ophør ikke gøre nogen form for rettigheder gældende vedrørende navnet. Ændring af Restaurant Halvleg s eksisterende navn eller påtagelse af et nyt navn kræver bortforpagters godkendelse.
Restaurant Halvlegs åbningstider skal følge Frihedens Idrætscenters åbningstider. Forpagteren skal drive almindelig restaurationsvirksomhed hele året. I perioden 1. juni 15. august er forpagteren frit stillet m.h.t. åbningstid, men skal i perioden, efter anmodning fra bortforpagter ved halinspektøren i Frihedens Idrætscenter, holde åbent ved stævner eller andre arrangementer. Forpagter skal til alle tider være opmærksom på og bidrage til aktiviteter i centret og skal kunne servicere arrangementer i form af eksempelvis morgenmad, buffeter, middage mv. efter aftale med huset og dets brugere. Det vægtes positivt, at Restaurant Halvleg tilbyder et varieret sortiment af sædvanlige gode og sunde varme og kolde retter, og det skal være muligt at købe frugt, slik og snacks m.v. Udbuddet af drikkevarer skal være cafeterialignende med øl, vin, sodavand, kildevand og kaffe/te. I kioskerne skal forhandles sædvanlige kioskvarer. Forpagter kan drive diner transportable og lignende i det omfang, det er foreneligt med den øvrige åbningstid. Teatersalen og Fællesklublokalet kan efter aftale med Idrætscentrets halinspektør benyttes af forpagteren til selskaber og private arrangementer, når lokalerne ikke er reserveret til andre formål. Bookingen af lokalerne foretages af Idrætscentrets halinspektør. Forpagter har desuden brugsret til Boldhallen i Frihedens Idrætscenter 4 gange årligt mod et fast beløb på kr. 10.000 inkl. moms pr. gang. Forpagter kan via kommunens lokaleadministration reservere lokaler og vil hurtigst muligt derefter få en bekræftelse fra halinspektøren / lokaleadministrationen. Forpagter har option på at sælge kioskvarer samt udleje skøjter i kioskerne på Isstadion og Istræningshallen. Kioskerne på Isstadion og Istræningshallen skal være åbne når der afholdes offentligt skøjteløb og i øvrigt efter behov. Brugerrådet i Frihedens Idrætscenter er rådgivende over for forpagteren m.h.t. varesortiment og prisfastsættelse. Avedøre Idrætscenter Forpagteren skal opstille automater med et varieret udbud af snacks, frugt og lignende, som kan anvendes uden for cafeteriets åbningstider. Udbuddet af drikkevarer skal være cafeterialignende med øl, vin, sodavand, kildevand, kaffe m.m. Forpagteren er som minimum forpligtiget til at servicere automaterne i Avedøre Idrætscenters åbningstider. Forpagteren skal holde cafeteriet åbent ved større turneringer og andre arrangementer i Avedøre Idrætscenter. Det vægtes positivt, at cafeteriet tilbyder et varieret sortiment af sædvanlige gode og sunde varme og kolde retter, og det skal være muligt at købe frugt, slik og snacks m.v. Udbuddet af drikkevarer
skal være cafeterialignende med øl, vin, sodavand, kildevand og kaffe/te. I kioskerne skal forhandles sædvanlige kioskvarer. Forpagteren har efter aftale med Avedøre Idrætscenter mulighed for at benytte forhallen vederlagsfrit, samt leje boldhallen og 2 gymnastiksale til arrangementer, fester og lignende for et fast beløb pr. gang. Forpagteren har option på yderligere betjening af Avedøre Idrætscenter, og kan således ved kontraktens indgåelse fastsætte faste, ugentlige åbningstider. Forpagteren har option på betjening af kiosken i Friluftsbadet Præstemosen. Kiosken skal være betjent i friluftsbadets åbningstid og efter behov. Brugerrådet i Avedøre Idrætscenter er rådgivende over for forpagteren m.h.t. varesortiment og prisfastsættelse. 17. Tilrettelæggelse af driften Det skal af tilbuddet fremgå, hvordan tilbudsgiver agter at tilrettelægge forpagtningsdriften, herunder tilbudsgivers idéer til, hvordan udbuddet af kold og varm mad, drikkevarer m.v. kan tilpasses kundegrundlaget i Frihedens Idrætscenter og Avedøre Idrætscenter. Det skal af tilbuddet desuden fremgå, hvilket antal medarbejdere tilbudsgiver vil anvende til driften, og hvordan tilbudsgiver i øvrigt agter at servicere arrangementer i huset. 18. Forpagtningsafgift Tilbudsgiver skal afgive tilbud på størrelsen af den forpagtningsafgift, der tilbydes kommunen for forpagtningen. Forpagtningsafgiften skal anføres som en procentdel af den månedlige omsætning (opgjort ekskl. moms) samt en månedlig minimumsafgift, som skal betales uanset omsætningens størrelse. Forinden forpagtningsafgiften beregnes, har forpagteren ret til fradrag i bruttoomsætningen svarende til værdiafgiften (udgående moms) samt afgifter af tobaksvarer og spiritus. Omsætningen beregnes af al virksomhed, som foretages af forpagter i det forpagtede, herunder diner transportable og udlejning af skøjter. Betalingsbetingelserne fremgår af bilag 2: Udkast til forpagtningskontrakt. 19. Omkostninger ud over forpagtningsafgift Forpagter skal bære alle omkostninger, som er forbundet med driften af det forpagtede, herunder personalelønninger, omkostninger ved Fødevarestyrelsens/Fødevarekontrollens lovpligtige tilsyn, el, vand, varme, afgifter til det offentlige, forsikringspræmier, telefon, rengøring, vedligeholdelse og renovation.
Forpagter er således ansvarlig for rengøring af det forpagtede med undtagelse af serveringsområdet. Dog er forpagteren pligtig at sørge for oprydning i serveringsområdet, før stedet forlades om aftenen. Som betaling for el, vand, varme, rengøring og renovation i lokalerne, der i alt er på 528 m 2, opkræves af kommunen en pristalsreguleret ydelse, der pr. 1. januar 2019 udgør kr. 60.000 pr. år svarende til kr. 5.000 pr. måned. Betalingen forfalder månedsvis bagud. Ydelsen reguleres den 1. januar hvert år med ændringen i forbrugerprisindekset i det forløbne år, første gang den 1. januar 2020. Forpagteren er fritaget for betaling af forbrugsafgifter i juni, juli og august måned. Som led i forpagtningsforholdet skal forpagteren overtage Restaurant Halvleg s telefonabonnement/nummer på telefonselskabets sædvanlige vilkår. Forpagter bekoster overtagelsesomkostninger herved. Med overtagelsesdagen som skæringsdato udfærdiges af kommunen sædvanlig refusionsopgørelse vedrørende driftsudgifter, som skal afholdes af forpagter mv. Saldoen på refusionsopgørelsen betales kontant senest 1 måned efter overtagelsesdatoen eller det senere tidspunkt, hvor refusionsopgørelsen foreligger. Ved forpagtningskontraktens ophør udfærdiges der tilsvarende en refusionsopgørelse med overtagelsesdagen ved ophøret som skæringsdato. Der kan i forbindelse med tilbudsvurderingen blive stillet krav om besigtigelse af tilbudsgivers nuværende virksomhed. 20. Ansvars- og forsikringsforhold Forpagter er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingsskade, som måtte opstå i forbindelse med forpagtningen. Forpagter er i kontraktperioden forpligtet til at tegne følgende forsikringer, men forpagters erstatningsansvar er ikke begrænset til dækningssummerne heri: erhvervsforsikring, herunder driftstabsforsikring arbejdsskadeforsikring af medarbejdere omfattende arbejdsulykke og AES (Arbejdsmarkedets Erhvervssygdomssikring) erhvervsansvarsforsikring, herunder produktansvarsforsikring Kommunen modtager kopi af forsikringspolicen. Kommunens bygninger, inventar og løsøre er omfattet af kommunens generelle forsikringsordninger. Forpagter må ikke indskrænke forsikringsdækningen i kontraktperioden. Ved en skade, der umuliggør brugen af det forpagtede til sit formål i en periode, der overstiger længden af driftstabsdækningen, ophæves kontrakten, uden at der kan gøres krav gældende over for den anden part. Såfremt det forpagtede genopføres med drift af restaurant/cafeteria samt kiosker for øje, har forpagter ingen særlig fortrinsret til eventuel forpagtning heraf.
21. Force Majeure I tilfælde af force majeure, herunder strejke og lockout, som forhindrer kontraktens opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeuren er tilstede. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part meddelelse herom skriftligt, så snart force majeuren kendes eller konstateres, medmindre force majeuren i sig selv umuliggør meddelelsen. Er force majeuren isoleret til forpagters virksomhed, eller områder forpagter bærer risikoen for, kan bortforpagter kontrahere til anden side, så længe force majeuren er tilstede. Hvis force majeuren er af en sådan karakter eller har en sådan varighed, at kontraktens endelige opfyldelse må anses for umulig, er begge parter berettiget til at hæve kontrakten, uden at der kan gøres krav gældende over for den anden part. 22. Overdragelse Forpagteren kan ikke uden samtykke fra kommunen overdrage kontrakten til tredjemand. Forpagteren kan ikke uden samtykke fra kommunen overdrage sine tilgodehavender hos ordregiver til tredjemand. 23. Misligholdelse Det vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse af nærværende forpagtningskontrakt: At de fastsatte ydelser, herunder forpagtningsafgiften, ikke er betalt senest 5 dage efter påkrav, som først kan gives efter senest rettidige betalingsdag. At offentlige afgifter ikke betales inden betalingsfristens udløb. At forpagter standser sine betalinger eller hans bo kommer under offentlig skiftebehandling som konkursbo eller gældsfragåelsesbo eller lign. At forpagter umyndiggøres. At forpagter mister fornødne bevillinger eller andre myndighedstilladelser til driften At forpagter ikke betaler pligtige afgifter rettidigt. At forpagter i væsentlig grad undlader at vedligeholde det forpagtede. At forpagter ikke holder det forpagtede i aftalt drift i overensstemmelse med de ovenfor angivne retningslinier, herunder åbningstider, sortiment, rengøring, møder med brugerråd og halinspektør m.v., hvis forpagter ikke senest 5 dage efter påkrav har bragt forholdene i orden. Ved ovenstående er ikke udtømmende anført de tilfælde, hvor væsentlig misligholdelse kan påberåbes. I tilfælde af væsentlig misligholdelse er kommunen berettiget til straks og uden varsel at hæve forpagtningskontrakten til øjeblikkeligt ophør og kræve sig indsat i besiddelse af det bortforpagtede ved en umiddelbar fogedforretning, der ikke behøver at påbegyndes ved forpagters bopæl, men straks kan iværksættes i de bortforpagtede lokaler uden sikkerhedsstillelse fra kommunens side. Forpagter skal tilsvare kommunen fuld skadeserstatning for tab, forpagter måtte påføre kommunen som følge af misligholdelse af indeværende kontrakt.
Reklamation over væsentlig misligholdelse skal af begge parter ske skriftligt. Såfremt forpagter måtte afgå ved døden eller blive ramt af vedvarende alvorlig sygdom, som medfører uarbejdsdygtighed, er kommunen berettiget til straks at ophæve forpagtningsforholdet. Forpagter hæfter for samtlige udgifter vedrørende driften af det forpagtede indtil fratræden. 24. Tvistigheder Eventuel tvivl om forståelse af eller tvistigheder i forbindelse med denne kontrakt indbringes for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Retten i Glostrup. 25. Kontrakt Som bilag 2 er vedlagt udkast til forpagtningskontrakt. Ovenstående er ikke en udtømmende gengivelse af alle vilkår i kontraktudkastet, og tilbudsgiver opfordres derfor til nøje at gennemgå kontraktudkastet. Forpagtningskontrakten med den valgte tilbudsgiver udarbejdes af kommunen. Kontraktens grundlag vil være det samlede udbudsmateriale med tilhørende bilag og den valgte tilbudsgivers samlede tilbudsmateriale. Kontrakten underskrives af tilbudsgiver og kommunen. Hver part betaler egne omkostninger i forbindelse med oprettelsen af kontrakten. 26. Tildelingskriterier Kontrakt vil blive indgået med den tilbudsgiver, som ud fra en helhedsbetragtning har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. nedenstående tildelingskriterier: 1. Pris; herunder betaling af kommunal forpagtningsafgift 2. Tilrettelæggelse af driften; herunder servicering af de lokale borgere og foreninger, tilrettelæggelse af åbningstider samt udbud af varesortiment Punkt 1 vægtes med 50 %, punkt 2 med 50 %.