Spørsmål og svar - MyTeam

Spørsmål og svar - MyTeam Efkon AB 2010-2013 Mange tak till den danske oversættelse af Michael Neergaard, Næstved/Herlufsholm Håndbold. 1. SPØRGSMÅL OG SVAR... 2 1.1. VI VILL SNABBT VETA HUR MÅNGA SOM KOMMER ATT ÖVERNATTA... 2 1.2. VI HAR FULLT I SKOLSALARNA. HUR STOPPAR VI MÖJLIGHETEN ATT BOKA ÖVERNATTNING?... 3 1.3. HVORDAN PÅVIRKER LUKKEDE FUNKTIONER UDSEENDE FOR LEDERNE I MYTEAM-PORTALEN?... 3 1.4. HVORDAN KORRIGERER JEG TILMELDINGER SOM LEDERE HAR LAVET?... 5 1.5. JEG VIL FRIGIVE ET HOLD FRA RESERVELISTE... 6 1.6. HVILKE FAKTURANUMMERSERIER FINDES?... 6 1.7. JAG HAR FAKTURERAT FEL AVGIFT HUR GÖR JAG?... 6 1.8. HÅNDTERING AF RESTPOSTER OG KREDITERING AF FAKTURER... 6 1.9. GI RABAT PÅ TILMELDINGER ELLER GÆSTEKORT... 7 1.10. HOLDLEDEREN HAR ANGIVET EN FEJLAGTIG EMAIL ADRESSE... 9 1.11. SEND FAKTURA TIL EN NY EMAIL ADRESSE... 9 1.12. JEG HAR FÅET EN DUBLET TILMELDING VED EN FEJLTAGELSE. HVORDAN FJERNER JEG DENNE?... 10 1.13. MINE ÆNDRINGER I CUMAP-PC VISES IKKE I MYTEAM?... 10 1.14. HVORDAN FUNGERER INDTJEKNINGSMODULET?... 10 1.15. HUR FUNGERAR AGENTMODULEN?... 10 1.16. SKICKA EMAIL TILL LAGLEDARE SOM EJ LOGGAT IN PÅ MYTEAM... 11 1.17. VI VILL ÖPPNA OFFICIELL ANMÄLAN TEMPORÄRT FÖR NYTT LAG... 11 1.18. SKAPA FAKTURA UTAN ATT SÄNDA FAKTURAN... 11

Side 2 1. Spørgsmål og svar Meningen med dette kapitel er at give svar på de flest forekommende spørgsmål. 1.1. Vi vill snabbt veta hur många som kommer att övernatta Om man arrangerar en turnering där man erbjuder övernattning, så är det en stor fördel om man snabbt kan få en prognos över antalet övernattningar (gästkort). Detta tjänar två syften: 1. Allokering av tillgängliga skolor, vandrarhem och dylikt i ett tidigt stadie 2. Kunna stänga möjligheterna till övernattning då övernattningsalternativen blivit fullbokade. Hur gör man då detta? I den officiella anmälan uppmanar man lagledarna att preliminär-registrera antalet gästkort. Nedan visas exempel på detta: I menypunkten Design anmälningsformulär ställs detta in enligt: Slutligen, i menypunkten Design av Gästkort lägger du upp alternativen igen med belopp. Det är bland dessa lagledarna ska välja antal för att bekräfta det definitiva antalet.

Side 3 1.2. Vi har fullt i skolsalarna. Hur stoppar vi möjligheten att boka övernattning? Välj menypunkten Design anmälningsformulär och gör följande. Viktigt att Ja är vald på första frågan. Vid den officiella anmälan visas nu denna som: 1.3. Hvordan påvirker lukkede funktioner udseende for lederne i MyTeam-portalen? Hvis man f.eks. har lukket samtlige funktioner i WebAdmin på nedanstående billede:

Side 4 så vises dette på følgende måde for lederne i MyTeam-portalen: Ændre kontaktoplysninger på klubniveau er altid tilgængelig. Tilføj eller fjerne hold er ej klik bar. Bestilte gæstekort kan vises, men lederen kan ikke komplettere eller lave nogen ændringer. Spillerliste kan vises, men lederen kan ikke lave nogen ændringer.

Side 5 1.4. Hvordan korrigerer jeg tilmeldinger som ledere har lavet? I visse tilfælde kan i tvinges til at lave ændringer som lederne normalt skulle have lavet. Det kan f.eks. være at lederen ringer til dig og beder dig ændre, da han ikke har tilgang til Internet eller sine Login koder. Eller at du helt enkelt må korrigere en fejlagtig registrering som lederne har lavet. Vælg menu punktet Indlogning MyTeam som ledere. Nu vises samtlige registrerede ledere og når de senest var logget ind. Klik på den klub som du skal lave ændring for. Ved indlogningen, klikkes på Log ind. Nu er du indlogget som denne leder og kan gennemføre de nødvendige opdateringer på denne klub. Observer at eventuelle lukkede funktioner bliver automatisk åbnet då du logger ind som administrator.

Side 6 1.5. Jeg vil frigive et hold fra reserveliste For at frigive et hold fra reservelisten, så skal du Vælge menu punktet Opfølgning, Eksport til Excel. På fanen Gæstekort, finder du krydsmarkeringen for Reserveliste på respektive række. Fjern krydsmarkeringen og klik på Gem-knappen som findes længst ude til højre på rækken. Hvis du anvender faktureringsmodulen, skal du køre menu punktet Import ordre fra MyTeam. I og med holdet er frigivet fra ventelisten, skabes nu ordre for tilmeldingsgebyr samt for eventuelle gæstekort. Når holdlederen logger ind på MyTeam ser han automatisk at hans hold ikke ligger ventelisten. I CuMap-PC skal menupunktet WebCuMap:Importer tilmeldte hold også køres så at markeringen for venteliste forsvinder i PC-programmet. 1.6. Hvilke fakturanummerserier findes? Fakturanummer bygge op som <referensnummer>-<fakturatype><løbenr> Da <referensnummer> modsvarerklubbens referencenr. Da <fakturatyp> er A for tilmeldingsgebyr og G for gæstekort. Samt C for kontant fakturer Da <løbenr> starter med 1 og forøges med en for hver ny faktura af samme type. Eksempelvis referencenr. 323 får fakturanr. 323-A1 for sin faktura med tilmeldingsgebyr og 323-G1 for fakturaen med gæstekort. Sendes yderligere en faktura med tilmeldingsgebyr, får den fakturanr. 323-A2. 1.7. Jag har fakturerat fel avgift hur gör jag? Detta scenario kan t.ex. uppkomma om ett lag har valt Ej övernattning med förhöjd anmälningsavgift men detta skulle varit Med övernattning med lägre anmälningsavgift. Vi åskådliggör detta med ett exempel: Fakturanummer 101-A1 Felaktig faktura skickad på 2500:- Korrekt faktura ska vara 1600:-. 1. Välj menypunkten Kreditering av faktura. Stansa in 101-A1 och Sök. Följ instruktionerna. När detta är genomfört, kommer ursprunglig faktura 101-A1 att blivit krediterad med 2500:- 2. Välj menypunkten Orderhantering. 3. Stansa in refnr 101 och klicka på Ny. 4. Registrera nu under Textrad 1 Anmälningsavgift, Antal=1 samt A-Pris 1600. Avsluta med att klicka på Spara. 5. Välj menypunkten Fakturering. Nu ska den manuella ordern finnas klar för fakturering. 1.8. Håndtering af restposter og kreditering af fakturer Som nævnt i tidligere kapitel, håndterer programmet automatisk restposter samt krediteringer af ordre hvis fakturering sker løbende under tilmeldingsperioden. Vi rekommanderer dog at være sparsomme med faktureringsfrekvensen, da dette kan skabe unødigt stor administration og forvirring for turneringslederne. Tommelfinger regelen er at tilmeldingsgebyr kan faktureres løbende, men at man venter med gæstekorte til at gæstekorts registreringen er lukket.

Side 7 Eksempel 1 - tilmeldingsgebyr: Holdet Boll BK har to tilmeldte hold. En med tilmeldingsgebyr 700:- og en med tilmeldingsgebyr 800:- Faktura skabes og sendes til Boll BK. Totalt 1.500:- Derefter makulerer Boll BK holdet med tilmeldingsgebyr 700:-. Desuden registrerer Boll BK to nye hold, med tilmeldingsgebyr 700:- samt 800:- Ved næste fakturering af tilmeldingsgebyr gør programmet da følgende: Krediterer 700:- for det hold som blev faktureret tidligere og som blev fjernet. Skaber to ordre for de to nye hold, 700 respektive 800 kr. Totalsummen på den anden faktura bliver 800 kr. (800+700-700) Eksempel 2 - gæstekort: Holdet Boll BK har to tilmeldte hold. En skal bo på skole 16 personer á 1000:- = 16.000:- Det andet holdt skal også bo på skole 15 personer á 1.000:- = 15.000 Faktura sendes på totalt 31.000:- Derefter makulerer Boll BK holdet med 16 personer. Desuden vil 1 person bo på hotel, dvs. ændringen bliver 1 person á 1.500 og 14 personer á 1000 = 15.500:- Samtidig med import af ordrer, udskilles dette som nedenstående: Ved næste fakturering af gæstekort gør programmet følgende : Krediterer 16.000:- for det hold som blev faktureret tidligere og som blev fjernet (16 * 1000). Krediterer 1 person overnatning på skole á 1.000:- Skaber en ordre for 1 person overnatning på hotel á 1.500:- Total summen for denne faktura bliver kredit 15.500 (1.500-1000-16000) Forvirret? Ja, undgå faktura gæstekort til gæstekortregistreringen er lukket 1.9. Gi rabat på tilmeldinger eller gæstekort. Hvis du anvender mængde rabatter eller special-deal med foreninger, så skal dette håndteres manuelt. Det fungerer fint ved at tilføje manuelle ordrerækker som skabes automatisk af systemet. Gør følgende: 1. Vælg menu punktet Ordrehåndtering. 2. Klik på en række eller indtast et referencenr. 3. Nu vises samtlige ordrerækker for dette referencenr.

Side 8 Nederst vises et eksempel hvor der gives 500:- i rabat på forrige årets dårlige cup trøjer. Observer at man skal krydse i Kreditruden for at skabe en rabat -ordrerække.

Side 9 1.10. Holdlederen har angivet en fejlagtig email adresse. Dette er jo naturligvis ikke godt både email med tilmeldingsoplysninger og Login koderne kan da ikke sendes korrekt. Normalt markere du dette når du får et email med teksten Undelivered Mail Returned to Sender. Gør følgende: 1. Vælg menupunktet Ændre oplysninger på tilmeldte hold - se kapitel 4.16 - for mere info. 2. Ændre den fejlagtige email adresse og gem. 3. Vælg menupunktet Send Login koder til ledere. 4. Krydsmarker den leder som det gælder og klik på Send Login koder se eksempel nedenfor. 1.11. Send faktura til en ny email adresse. Hvis fakturaen er havnet til en forkert email adresse, eller klubben ønsker at du sender fakturaen til en specifik email adresse, skal følgende gøres: Vælg menupunktet Opfølgning, eksport til Excel. Klik på fanen Økonomi. Klik på brev-ikonet som vises på fakturarækken. Kompletter med op til tre email adresser og klik på Send knappen.

Side 10 1.12. Jeg har fået en dublet tilmelding ved en fejltagelse. Hvordan fjerner jeg denne? Vælg menupunktet Fjern registrering. Se kapitel 4.12 for mere info. 1.13. Mine ændringer i CuMap-PC vises ikke i MyTeam? Når du anvender MyTeam, så skal samtlige ændringer laves i WebAdmin og eventuelt via MyTeamportalen. Årsagen er enkel: MyTeam er masterdatabasen, og det er i denne applikation alle ændringer skal ske. Du kan kun importere holdoplysninger fra MyTeam til CuMap-PC. Fejlstavede holdnavn 1. Anvend menupunkt Ændre oplysninger på tilmeldte hold. 2. Start derefter CuMap-PC og vælg WebCuMap:Importer tilmeldte hold fra internet. Korriger antal gæstekort, eller tilføj et nyt hold 1. Du skal logge ind som aktuel holdleder. Vælg menupunktet Indlogning MyTeam som holdleder. For mere info se kapitel 6.2 - Hvordan korrigerer jeg tilmeldinger som leder har gjort? 2. Gå tilbage til webadmin, vælg menupunktet Import ordre fra MyTeam. 3. Start derefter CuMap-PC og vælg WebCuMap :Importer tilmeldte hold fra webben. 1.14. Hvordan fungerer indtjekningsmodulet? Se separat hjælpdokumentation MyTeam - Indtjekning 1.15. Hur fungerar Agentmodulen? Se separat hjälpdokumentation MyTeam Agent modul

Side 11 1.16. Skicka email till lagledare som ej loggat in på MyTeam Välj menyvalet Emailservice. På flikarna Fri sökning #1 respektive Fri sökning #2 kan man välja om man vill söka upp lag som inte loggat in via MyTeam: 1.17. Vi vill öppna officiell anmälan temporärt för nytt lag Denna situation kan uppkomma då man stängt den officiella anmälan, men tvingas att nyregistrera ett lag för att få in det i MyTeam. Välj menyvalet Till Officiell anmälan. Denna menylänk övertrumfar ett stängt anmälningsformuläret och ger er direkt access till den officiella anmälan. 1.18. Skapa faktura utan att sända fakturan En del klubbar betalar in sin anmälningsavgift innan de fått sin faktura. I detta läget kan det vara förvirrande att skapa och skicka fakturan med texten Att betala; Välj menypunkten Fakturering. Om man kryssmarkerar Skicka ej och klickar på Fakturera-knappen, skapas fakturan upp men skickas ej till klubben. Däremot skickas den till er, om ni har registrerat er som kopia-mottagare av fakturor.

Side 12