Referat Dato: 21. november 2017 BU Byggeudvalgsmøde nr.: 34 Mødedato 24. oktober 2017 kl. 17:00 til 19:30 Sted Det store mødelokale i skurbyen Sag 1018 Hjortegården fremtidssikring Emne Byggeudvalgsmøde nr. 34 Deltagere Iris Gausbo IG Hjortegården, Best.formand Susanne Andersen SA Hjortegården, Bestyrelsen Charlie Ljungstrøm CL Hjortegården, Bestyrelsen Birgit Alting BA Hjortegården, Bestyrelsen Carsten Werner-Madsen CWM Hjortegården, Bestyrelsen Jacob Lysemose JL Hjortegården, Byggeudvalg Jonny Nielsen JN Hjortegården, Bestyrelsen Anne J.S. Andersen AJSA Hjortegården, Bestyrelsen Daniel Majgren DM Hjortegården, Bestyrelsen Ekrem Nielsen EKN Wissenberg A/S, byggeleder Lone Jensen LOJE 3B, social beboerkoordinator, Tobias D. Larsen TODL 3B, varmemester Michael Hvam MIHV 3B, varmemester Ref. Trine Baadsgaard Qvesel TBQV 3B, projektleder Jeyad Baig JEMB 3B, praktikant Afbud Britta Thomsen BRTH 3b, social beboerkoordinator Sven Herrmann SH 3B, driftschef Søren Christoffersen SC Hjortegården, Bestyrelsen Jytte Landsbo JYL Hjortegården, Byggeudvalget Susanne Kühl (deltager pga. evaluering) SUKU 3B, projektchef Dagsorden 1.0 Velkommen / Nyheder 2.0 Godkendelse af forrige referat 3.0 Byggesagen Status på fremdrift og byggeplads. 4.0 Status på økonomi 5.0 Inputs fra driften 6.0 Inputs fra beboerkoordinatorerne 7.0 Emner til godkendelse 8.0 Emner til drøftelse 9.0 Emner til orientering fra projektledelsen
10.0 e og kommende møder og aktiviteter 11.0 Eventuelt Ad 1.0 1.0 Velkommen / Nyheder 1.1 SUKU deltager pga. sygdom ikke denne gang, vedr. evaluering af beboerkoordineringen, så dette emne udskydes til næste møde. 1.2. TBQV genintroducerede gult kort, som fremover anvendes som hjælp til at holde dagsordenen og dermed ikke overskride mødetiden. Hvis man har konkrete spørgsmål eller observationer fra byggepladsen eller eget område, blev BU-medlemmer opfordret til at sende disse til byg.hjortegaarden@3b.dk eller til TBQV i stedet, da det oftest er noget der kræver besigtigelse/opfølgning og alligevel ikke kan besvare på mødet. TBQV kan svare indenfor få dage og evt. have et svar med til næste møde, hvis det er relevant for hele BU. Hvis man fremsender observationerne nogle dage før BU-mødet, vil det som oftest være muligt at få svar på mødet, hvor TBQV lægger emnet ind under relevant punkt. Ad 2.0 2.0 Godkendelse af forrige referat Ingen bemærkninger. Ad 3.0 3.0 Byggesagen Status på fremdrift og byggeplads 3.1 Overordnet orientering om fremdrift på byggearbejder ved EKN jf. fremdriftsplanen. Bilag 1. Distrikt 1: Stort set alt er færdigmeldt af E&P i distrikt 1, undtaget bad i 110-115 (de sidste rækkehuse i distriktet). Facadepartier i blok 1004 pågår også. Der arbejdes på at få alt klar inden jul i distrikt 1 inkl. E&P s opfølgning på mangler og kontrol af disse som pågår. Også etablering/retablering af udearealer forventes færdigt i distrikt 1 i indeværende år. (Herunder lukning af midlertidige flugtveje til krybekældre og byggeplads væk fra den store græsplæne). Hoveddøre i rækkehuse færdigmeldt af E&P t.o.m. blok 106 - der gennemføres sluttilsyn og næste sektion pågår (signatur mangler på oversigten). Tilkobling af ADK på hoveddøre i blokke, der har fået skiftet indgangsparti pågår indtil jul. Forsinket pga. manglende koder til oprettelse. Status på parterrelokalernes retablering. Jf. bilag 2 Status på el i skure i rækkehuse. De resterende som ikke blev håndteret i forbindelse med bad/ventilation bliver håndteret sammen med tilbagegangen vedr. mangler dvs. inden jul. Nu og fremover udføres el-udtag i skure sammen med øvrigt arbejde i den enkelte bolig. 2
Status på udskiftning af gruppetavler i etageblokke fra blok 1001-1007 (distrikt 1 og delvis 2). Tidsplan blev forelagt. Vedlagt som bilag 3. Fra 1007 og frem udskiftes gruppetavlen i boligen samtidig med øvrige arbejder. Oversigtstegning vedr. nedgravet affaldsstationer blev fremvist. Det har med meget minimale justeringer været muligt at placere jf. planlægningen). Alt godkendt af Herlev Kommune og affaldstransportør jf. tidligere orientering. Ibrugtages endeligt fra uge 45.. Distrikt 2 Tage og gavle over terræn er færdigt (etagehuse) Altaner er udskiftet pågår allerede i distrikt 3. E&P har færdigmeldt bad i de første to opgange i 1006. Bad pågår t.o.m. blok 120. Badeværelser i rækkehuse forventes. afsluttet i 2. kvt. 2018. Tage på rækkehuse pågår, det forventes at man er ude af distrikt 2 vedr. tage på rækkehuse i 1. kvartal, så det der udsetår kun er indvendige arbejder dermed vil byggepladen fylde langt mindre i distrikt 2, når primært indvendige arbejder er tilbage. Beboerne føler sig meget pressede pga. parkeringsforhold, men der er lys forude og EKN gør i samarbejde med E&P alt for at minimere omfang af byggeplads. Desværre fylder materialer og maskiner meget. Oprindeligt skulle de udvendige arbejder have længere byggetid, men da arbejdet har forløbet så godt vedr. de udvendige arbejder, slipper beboerne tidligere for byggeplads vedr. dette. Distrikt 3: Færdigmelding på parterrefacader (mangler kun 1015 eneste etageblok i distrikt 4) Tage på etagehuse færdigmeldt t.o.m. blok 1012. Altaner udskiftet t.o.m. opgang 17 i blok 1011 3.2 Orientering om byggeplads ved EKN. Byggepladsplanen blev gennemgået -bilag 4 Det eneste der driller mht. at få fjernet al byggeplads i distrikt 1, er teltet der anvendes til materialer (de sidste p-pladser ved blok 1004 mod hundegården) EKN undersøger, om det kan flyttes. Entreprenøren forventes at kræve betaling. Under alle omstændigheder skal rykkes en anelse, så Malmos kan få retableret det sidste. Der orienteres om udfald af drøftelse på næste møde. Det skal overvejes om affaldscontainerplads til byggematerialer ved 1010 kan flyttes aht. beboere, men det sker kun hvis det giver mening for proces og ikke giver stor ekstraregning. EKN følger op. 3
Ad 4.0 4.0 Status på økonomi 4.1 Det er målet, at TBQV omkring årsskiftet kan vise en forenklet statusoversigt med data trukket fra budgetopfølgningen (det interne 3B økonomistyringsværktøj). Dette har afventet en total gennemgang af budgetopfølgningen, som ikke er afsluttet endnu. Retablering af parterrelokaler. Bl.a. klubberne lægger beslag på bufferen, da ulovlige installationer skal lovliggøres. Fremadrettet skal afdelingen gøre med ud af at få klubberne til at få godkendt ændringer mv. i parterrelokaler. Driften skal godkende som i boliger. Efterskrift: Ulovlige og nedslidte installationer fylder også vedr. boligerne mere info på næste møde. Ad 5.0 5.0 Inputs fra driften 5.1 Driften omdeler informationsmateriale til beboerne vedr. nedgravet affald, når løsningen er klar. Forventet uge 44. Affaldsskakte desinficeres og forsegles. Indkast til papir og plast er beskadiget ved leverance. Der er leverings ventetid på ca. 20 uger. Efterskrift: Det drejer sig specifikt om øen ved Anishaven 1-3/blok 1012. Herlev Kommune opstiller to løse containere og mærke dem med Papir og Plast som midlertidig erstatning for defekt indsats Anishaven 1-3, indtil der kommer en erstatning for de ødelagte indkast. Børn er set kravle op af listerne på gavlen. Dette er farligt. BU vil opfordre forældre til at påtale overfor deres børn et espalier skal man selvfølgelig ikke kravle i. Omfanget følges, og evt. yderligere tiltag kan drøftes, om nødvendigt. Ad 6.0 6.0 Inputs fra beboerkoordinatorerne 6.1 Status fra LOJE/BRTH: Stadig meget travlt med beboerhenvendelser drøftes nærmere på næste møde, hvor ordningen skal evalueres. Ad 7.0 7.0 Emner til godkendelse 7.1 Behandling af beslutningsoplæg om håndtering af mulig overtrædelse af arbejdsklausul jf. bilag 1. Flere BU-medlemmer havde skrevet til TBQV og bedt om at den omtalte entreprenør skulle bortvises pga. formodning om overtrædelse af arbejdsklausul. Det blev indstillet til Byggeudvalget, at beslutte om bortvisning skulle ske på baggrund af formodning, eller på baggrund af konklusion fra advokat der forventeligt er 3B i hænde indenfor et par uger. Oplæg er vedlagt som bilag 5. Det blev besluttet at tiltræde model B, henset til, at der bør foreligge advokatkonklusion indenfor ret kort tid, og fordi der er mange (både kendte og ukendte) udgifter forbundet med et stop. Desuden vil beboere, som har bolig under renovering, i en sådan situation vil være gidsler med ubrugelige badeværelser indtil der er fundet en anden underentreprenør. (ikke nemt pga. konjunkturer).dermed udskydes mere drastiske tiltag 4
indtil advokatkonklusion foreligger, forventeligt indenfor et par uger. Det blev aftalt at TBQV pr. mail holder BU orienteret om status frem mod konklusionen. I forbindelse med drøftelsen kom det frem, at flere beboere har følt sig dårligt behandlet af murerformanden. Disse situationer har TBQV fo nylig påtalt overfor E&P og vi har oplevet bedring. Hvis BU-medlemmer hører om tilsvarende nye tilfælde, beder TBQV om at man henvender sig til hende, så der kan følges op. Beboerne skal behandles ordentligt. BUmedlemmer bør ved evt. dialog med beboere huske at henvise til, at de ikke selv skal gå i dialog med de enkelte håndværkere, hvis de er utilfredse med arbejdet, men sørge for at melde ind til tilsynet via byg.hjortegaarden@3b.dk, så der kan følges op, hvis det ikke kan vente til der er kommet endelig færdigmelding og beboerliste til udfyldelse. Ad 8.0 8.0 Emner til drøftelse: 8.1 Evaluering af beboerkoordineringen v. SUKU.. Emnet udsættes til næste møde, da SUKU måtte melde afbud pga. sygdom. 8.2. Aflåsning af boliger mens arbejdet pågår. Hvad gøres pt. for at undgå ulåste døre kan/skal der gøres mere? Det er vurderingen at en runderende vagt i dagtimer (udover vagten om eftermiddagen) ikke vil gøre den store forskel. E&P fortsætter med daglige påmindelser til håndværkerne (morgenmøder). TBQV og IG vil lave et indslag på et af håndværkernes morgenmøder for at gøre dem ekstra opmærksomme på problematikken i det hele taget fortælle om, hvordan byggesag opleves ud fra beboervinkel. Efterskrift: Der har ikke været nye situationer med manglende aflåsning siden BU-34. 8.3. Er der et generelt problem med afsætning af mål i badeværelser, så fliser ikke er centreret ifht. sanitet (spørgsmål fra BU-medlem). Der har kun været få situationer og er ikke et generelt problem. 8.4 Gemmes der overskydende fliser til senere brug ved evt. behov for udskiftning? (Beboere oplyser at der bliver smidt mange hele fliser ud) OBS. Afdelingen betaler for det antal m² fliser der er aftalt jf. drøftelse sidst. Fliser der bliver smidt ud skyldes enten farveforskel (grundet forskellige brænding) eller at fliserne er defekte/beskadigede. Driften vil evt. gerne opbevare ekstra fliser/klinker til fremtidig brug (ved ødelagte fliser) og det skal aftales, hvor stort et parti de kan have stående inkl. budget. Ad 9.0 9.0 Orientering fra projektledelsen 9.1 Snavs på/omkring indblæsningsventil (ventilation, rækkehuse). 5
Der vil opsamle sig snavs omkring kontraventilen pga. statisk elektricitet og temperaturforskel, men snavset stammer fra boligen. Den digitale beboervejledning opdateres med, hvordan man aftørrer. Det er ikke snavs fra ventilationssystemet. Der kan være lidt mere i starten pga. byggestøv, men ellers er det eks. fibre fra tøj, hudceller og lignende der samles. TBQV henviste til analyserapport fra tilsvarende byggesag, som blev fremvist. 9.2 Opstartstidspunkt i boliger et BU-medlem har orienteret om, at flere beboere har håndværkere allerede fra kl. 7:00. Nogle beboere har også lavet aftaler med håndværkerne. E&P er igen blevet gjort opmærksom på, at der ikke må indgås individuelle aftaler med beboerne (heller ikke vedr. arbejdstid). Det er ikke et generelt problem, men enkelte gange er aftalen blevet brudt. TBQV følger løbende og hører gerne, hvis der er KONKRETE sager. 9.3 Håndtering af alarmer på ventilationsanlæg efter boligen er overdraget til driften. Proces aftalt. Driften håndterer fremover disse alarmer. Driften fik introduktion i uge 43, da de ikke mener at have fået fyldestgørende info i forbindelse med prøveblokkene. Driften er dermed klædt bedre på til opgaven. Filterskift kan sættes til 90,180 eller 360 dage, og det har ikke nogen betydning for garantien på anlægget, hvilket interval der køres med. 360 dage er besluttet. Hvad koster et filter?. Filter inkl. dokumentation koster 305 kr. eks. moms. Beløb kan blive lavere, hvis man evt. nedjusterer krav til dokumentation, som man beder om 1. gang. Filterskift kræver ikke adgang til boligen. 9.4 Ajour kort orientering om, hvordan systemet anvendes af tilsyn og entreprenør. EKN viste BU, hvordan kommunikationen ang. de enkelte punkter som tilsynet opretter, foregår indtil punktet er løst. 9.5 Asbest: Arbejdstilsynet har jf. forrige referat været på opfølgende besøg efter straks-påbuddet til E&P og har fundet forholdene i orden. Et BUmedlem er bekymret for, om asbestplader generelt opbevares for længe på pladsen, når de er pakket/forseglet på paller til bortkørsel. Dette bliver der løbende fulgt op på, og jf. ovenfor blev der ikke fundet fejl ved. tilsynet. Hvis man opbevarer på pladsen, skal de bag lås og slå. 9.6 Bundstykke på nye hoveddøre orientering vedr. løsning. Bortset fra 1. rul af hoveddørsudskiftninger i rækkehuse i etape 1, hvor der er leveret træ/alu bundstykker, bliver der monteret træbundstykker på hoveddøre i rækkehuse, som aftalt. Der er givet et fradrag for 1. rul ikke pga. dårligere kvalitet eller holdbarhed, men fordi TBQV har krævet samme løsning overalt. (Ensartethed). 6
9.7 Opdateret varslingsplan enkelte ændringer i rækkefølge på rækkehustage. TBQV justerer udsendelsesplanen. Hovedtidsplan er også opdateret på hjemmesiden i løbet af få dage. 9.8 Teknisk løsning vedr. indblæsning til værelse, som beboere har opdelt. Der er udarbejdet byggepladsskitser som angiver, hvordan entreprenørerne skal udføre i de forskellige opdelingssituationer der forekommer. 9.9 Altanglasvægge: Status på økonomi i forbindelse med udskiftning forhandling afsluttet. Af hensyn til mødevarighed gennemgås udfaldet på næste møde. 9.10 Opgørelse vedr. vandskade i aktivitetsklubben udskydes igen til næste møde af hensyn til mødevarighed. Ad 10.0 10.0 e og kommende arrangementer 2017 TBQV booker sidste galleriåbninger i Outlook, og på kommende BUmøder tjekkes det, om BU-medlemmer kan deltage. Galleriåbninger lægges også på nedenstående aktivitetsliste. Der forventes ikke at skulle afholdes flere infomøder før januar TBQV følger på, når E&P forventeligt fremsender opdateret tidsplan/varslingsplan i uge 42. Efterskrift: der er af hensyn til blok 129 booket et møde i december, da de har opstart i slutningen af januar. Ad 11.0 11.0 Eventuelt Et BU-medlem informerede om, at havelåger har stået åben særligt i en bolig, hvor opgangsfelt til taget er etableret, og hvor der derfor er meget trafik. EKN var bekendt med at også åbne haver gør folk utrygge, så dette er påtalt overfor håndværkerne. Der blev spurgt til status vedr. tyveri. Dette er IKKE er problem på byggesagen. En enkelt sag tilbage i starten med en lille ting som forsvandt (ikke kostbar). TBQV påminder på infomøder beboerne om at huske at gemme værdigenstande og særlige personlige effekter væk. Dette anbefales af forsikringsselskaber, og står også på hjemmesiden vedr. forsikring/skader. Er der stadig behov for at etablere ekstra soverum? LOJE/BRTH melder tilbage, vedr. hvor stort pres der er på rummet. Nogen har tidligere booket og fået nøgle, men ikke anvendt rummet. Husnumre på etageblokke. TBQV havde lige fået besked om, at det af hensyn til synligheden (der er foretaget tests af flere typer) bliver matsorte tal. Disse er mere synlige end blanke eller hvide i aften/natbelysning. 7
Status e/indkaldte arrangementer Dato og kl Sted Etape 1 Info-/Opstartsmøde Tirsdag d. 3. januar kl. 17-19 Rækkehuse 101-109 Byggeudvalgsmøde 26 Tirsdag d. 31. januar kl. 17-19 Byggeskur Byggeudvalgsmøde 27 Tirsdag d. 28. februar kl. 17-19 Byggeskur Byggeudvalgsmøde 28 Tirsdag d. 28. marts kl. 17-19 Byggeskur Etape 1 Info/opstartsmøde Tirsdag d. 7. februar kl. 17-19 Etagehuse 1003-1004 Etape 1 info/opstartsmøde Tirsdag d. 7. marts kl. 17-19 Rækkehuset110-115 Byggeudvalgsmøde 29 Tirsdag d. 25. april kl. 17-19 Byggeskur Byggeudvalgsmøde 30 Tirsdag d. 23. maj kl. 17-19 Byggeskur Byggeudvalgsmøde 31 Tirsdag d. 27. juni kl. 17-19 Byggeskur Etape 1-info/opstartsmøde Tirsdag d.30. maj kl. 17-19 Etagehuse 1006-1009 og 1042 Etape 1 Info/opstartsmøde Tirsdag d. 13. juni kl. 17-19 Rækkehuse 117-122 Byggeudvalgsmøde 32 Tirsdag d. 22. august kl.17-19 Byggeskur Byggeudvalgsmøde 33 Tirsdag d.19. september 17-19:30 Byggeskur Etape 1 info/opstartsmøde Tirsdag d. 3. oktober kl. 17.19 Rækkehuse 123-128 Galleriåbning Torsdag d. 5. oktober 16-18 Galleriet Galleriåbning Tirsdag d. 10. oktober 16-18 Galleriet Byggeudvalgsmøde 34 Tirsdag d. 24.oktober 17-19:30 Byggeskur Indkaldt Byggeudvalgsmøde 35 Tirsdag d.28. november 17-19:30 Byggeskur Indkaldt Byggeudvalgsmøde 36 Tirsdag d.19. december 17-19:30 Byggeskur TBQV booker møder for 1. halvår 2018 i outlook. Bilag 1. 20171024, Fremdriftsplan 2. 20171024, Tidsplan, parterrelokaler 3. 20171024, Tidsplan, gruppetavler t.o.m. blok 1007 4. 20171024, Byggepladsplan 5. 20171024, Beslutningsoplæg vedr. arbejdsklausul. 8