FORSLAG TIL TIDSPLAN FOR BUDGETLÆGNINGEN 2019-2022 Nedenstående oplæg tager afsæt i, at: - Tekniske korrektioner følger de forventede regnskaber (30.4. og 31.7.) og økonomiaftalens indgåelse (forventet 15.6.) og begrænser dermed antallet af gange, det samlede budget behandles af Direktionen. Det foreslås, at der kun bliver en behandling af det samlede budgetmateriale i august, da den dobbelte behandling medfører et stort merarbejde - Kravene til færdiggørelse og kvalitetssikring af budgethåndtag inden de behandles af Direktionen øges, idet den tværgående koordinering og involvering af økonomikonsulenterne i udarbejdelsen skal forbedres, og områdedirektøren skal godkende budgethåndtagene før de behandles af den samlede direktion. Dette for at begrænse de mange frem og tilbageløb, og det samlede tidsforbrug på behandlingen af håndtagene - 1. behandlingsforslaget, som forelægges, er i udgangspunktet Borgmesterens forslag. I Direktionens behandling af tidsplanen skal det dog drøftes, om 1. behandlingsforslaget i lighed med en række andre kommuner kan være det tekniske budget, altså svarende til budgettet som forelægges på budgetseminaret, og at alle budgethåndtag så indgår i høringsmaterialet - Budgetmaterialet forelægges alene elektronisk (via First Agenda) - arbejder i 2018 på tre indsatsområder som øger kvaliteten af budgetmaterialet og tidsforbruget: 1) forbedrede budgetbeskrivelser med udgangspunkt i direktionens og byrådets ønsker, 2) oversigter over tekniske korrektioner som er mere beskrivende og nemmere at udarbejde, 3) oversigter over budgethåndtag som er nemmere at udarbejde - Forslag til politiske møder er skrevet med fed skrift Dato Opgave Aktører/tovholdere 06.12.2017 Evaluering af budgetprocessen 2018-2021 Chefgruppen 13.12.2017 udvalget evaluerer budgetprocessen 2018-2021 udvalget 08.01.2018 Behandling af forslag til budgetproces/tidsplan for budget 2019-2022 Direktionen 24.01.2018 udvalget behandler budgetproces/tidsplan for budget 2019-2022 30.01.2018 Byrådet behandler forslag til budgetproces/tidsplan for budget 2019-2022 udvalget Byrådet 31.01.2018 Chefgruppen drøfter budgetproces/tidsplan for budget 2018-2021 Chefgruppen 31.01.2018 Udsendelse af tidsplan og skabeloner til budgethåndtag, områdegennemgang og tværgående effektiviseringer til områderne Primo februar Budgetproces og tidsplan gennemgås på BRO-møderne mellem de enkelte områder og Områder og Side 1 af 6
Primo marts Budgetvejledninger fra KL gennemgås med områderne i forbindelse med BRO-møderne 16.03.2018 Frist for fremsendelse af budgethåndtag i overskriftsform (overskrift, overordnet beskrivelse og forventet beløb) til de autoriserede budgetskemaer anvendes Første bidrag til tekniske korrektioner 16.03.2018 Frist for fremsendelse af forslag fra områdegennemgange og tværgående effektiviseringer i overskriftsform og med forventede beløb (som budgethåndtag) Cheferne Projektansvarlige via VOU 04.04.2018 Udsendelse af budgetmappe til Direktion og Chefer 09.04.2018 Direktionen behandler: Rammerne for budgetlægningen 2019-2022, opgjort med afsæt i Forventet Regnskab pr. 28.2 (som behandles på samme møde?) Områdegennemgange og tværgående effektiviseringer overordnet gennemgang Forslag til budgethåndtag overordnet gennemgang 11.04.2018 Direktion og Chefgruppe gennemgår Rammerne for det videre budgetarbejde Områdegennemgange og tværgående effektiviseringer detaljeret gennemgang Budgethåndtag detaljeret gennemgang Direktionen Direktion og Chefgruppe Uge 15 Fagudvalgene behandler Forventet Regnskab pr. 28.2. Fagudvalg 18.04.2018 udvalget behandler Forventet Regnskab pr. 28.2. udvalget 26.04.2018 Byrådet behandler Forventet Regnskab pr. 28.2. Byrådet 14.05.2018 Frist for aflevering af endelige budgethåndtag, områdegennemgange og tværgående effektiviseringer til de autoriserede budgetskemaer anvendes. Frist for aflevering af bidrag til tekniske korrektioner, herunder DUTsager fra KL s budgetvejledninger Chefgruppe + projektledere 23.05.2018 Udsendelse af elektronisk budgetmappe til Direktion og Chefer 28.05.2018 12.00-13.00: Direktionen behandler Forslag til tekniske korrektioner, opgjort med afsæt i Forventet Regnskab pr. 30.4 (som behandles på samme møde) samt prisfremskrivninger, demografi, lovændringer (herunder finanslovstiltag) samt byrådsbeslutninger Direktionen Side 2 af 6
Teknisk fremskrevet budget på baggrund af ovenstående Overordnet oversigt over budgethåndtag, områdegennemgange og tværgående effektiviseringer Drøftelse af eventuelt supplerende bilag til budgetmappen 28. og 29.05. 2018 Med henblik på at få foretaget de sidste tilpasninger gennemgår direktionen og cheferne individuelt pr. chefområde ( indkalder): Tekniske korrektioner for de enkelte områder Budgethåndtag, områdegennemgange og tværgående effektiviseringer for de enkelte områder Bestilling af eventuelle supplerende notater til budgetmappen Direktion og Chefer, projektledere, økonomikonsulenter, nøglemedarbejdere. Uge 23 Fagudvalgene behandler Forventet Regnskab pr. 30.4 Fagudvalg 13.06.2018 udvalget behandler Forventet Regnskab pr. 30.4 udvalget 13.06.2018 Frist for aflevering af færdige budgethåndtag, områdegennemgange og tværgående effektiviseringer til Budgetbeskrivelser (tekstdel) 18.06.2018 Frist for aflevering af øvrige bidrag til budgetmappen Notater vedrørende økonomiaftale/indtægtssiden Notater vedr. budgetforudsætninger i øvrigt opstillinger på baggrund af det tekniske budget Bestilte notater fra 28. og 29.5 Chefer og projektledere + områder 18.06.2018 Borgmesteren mødes med HovedMED om budgettet KSEK 20.06.2018 Udsendelse af budgetmappen til DIR 21.06.2018 Gennemgang af økonomiaftalen for Byrådet. Byrådet behandler Forventet Regnskab pr. 30.4 Byrådet 25.06.2018 Direktionen gennemgår budgetmappen Direktionen 27.06.2018 Frist for brede politiske spørgsmål til budgettet Byrådet 29.06.2018 Udsendelse af supplerende budgetvejledninger fra KL samt lov- og cirkulæreprogram til områderne (hvis modtaget) Uge 31 Hvis muligt: Gennemgang af de supplerende budgetvejledninger samt lov- og cirkulæreprogram med de enkelte områder + områder 06.08.2018 Frist for aflevering af Tilrettet budgetmateriale på baggrund af eventuelle bestillinger fra Direktionen 25.6. + områder Side 3 af 6
Budgetændringer som følge af lov- og cirkulæreprogrammet Forslag til takster for 2019 13.08.2018 Direktionen behandler en opdateret hovedoversigt baseret på en revideret indtægtsprognose på baggrund af udmeldt udskrivningsgrundlag, tilskud og udligning, samt kendte væsentlige ændringer på udgiftssiden (der udsendes ikke budgetmappe til dette møde) 15.08.2018 Udsendelse af budgetmappen til DIR 20.08.2018 Direktionen færdigbehandler budgetmappen: Opdateret indtægtsprognose Tekniske korrektioner p.b.a. Forventet Regnskab pr. 31.7. (behandles på samme møde) samt lov- og cirkulæreprogram m.v. fra aftalen Notater vedr. indtægtssiden og øvrige budgetforfudsætninger Opdaterede budgetbeskrivelser med detailbilag Direktionen 21.08.2018 Materiale til budgetseminar udsendes elektronisk til deltagerne 23.08.2018 Fysiske budgetmapper udsendes til ældrerådet 27.08.2018 Direktionens forslag til budget er færdigt Direktionen 30.08-31.08.2018 Budgetseminar Byråd, Direktion, Chefer og 04.09.2018 Borgmesterens forslag til budgettets 1. behandling frist for aflevering 08.00 13.09.2018 16.30: udvalget mødes med medarbejdersiden i HovedMED udvalgets 1. behandling af budgettet afholdes som ekstraordinært møde forud for det ordinære Byrådsmøde. Borgmesteren ØKU 13.09.2018 Byrådets 1. behandling af budgettet Byrådet 14.- 27.09.2018 Høringsperiode (forkortet på grund af, at Byrådsmødet er flyttet til torsdag) - 19.09.2018 Borgermøde kl. 19.00 Borgmesteren, Direktion,, Sekretariatet 21.09.2018 Frist for specifikke spørgsmål til materialet i budgetmappen Byrådet 01.10.2018 Frist for indsendelse af ændringsforslag kl. 08.00 Partierne Side 4 af 6
02.10.2018 De sammenstillede ændringsforslag udsendes til Byrådets medlemmer 03.10.2018 udvalgets 2. behandling af budgettet tekniske ændringsforslag ØKU 04.10.2018 Frist for indsendelse af underændringsforslag kl. 08.00 Partierne 05.10.2018 Materiale til Byrådets 2. behandling udsendes (hvis det ikke kan nås, eftersendes materiale den 9.10) /KSEK 11.10.2018 Byrådets 2. behandling af budgettet Byrådet 12.10.2018 Indberetning af overordnede skatteoplysninger til - og Indenrigsministeriet 25.10.2018 Udsendelse af budgetmateriale til områderne: Samlet oversigt over budgetændringer Endelig investeringsoversigt 2019-2022 07.11.2018 16.11.2018 20.11.2018 30.11.2018 05.12.2018 Fælles møde mellem, chefer og projektledere vedrørende anlægsbudgettet for 2019 Teknisk vedtagelse af budgettet i Opus budgetoplysninger afleveres til Danmarks Statistik Budgetterne for 2019-2022 forventes at være tilgængelige i økonomisystemet. Driftsbudget for områderne, herunder forslag til opdaterede budgetbeskrivelser sendes ud til cheferne og gennemgås på BROmøderne i december. Det samlede budgetmateriale 2019-2022 er tilgængeligt på kommunens hjemmeside (og lægges i øvrigt i den elektroniske budgetmappe) Chefgruppen evaluerer sammen med borgmesteren budgetprocessen 2019-2022 indkalder Alle,, Chefer Direktion, Chefer, Borgmester 12.12.2018 udvalget evaluerer budgetprocessen 2019-2022 ØKU 17.12.2018 Direktionen behandler forslag til tidsplan for 2020-2023 Direktionen Januar 2019 Januar 2019 Oversigter over budgetændringer og endelige budgetter for 2019-2022 orienteres for fagudvalgene udvalget behandler forslag til tidsplan for budget 2020-2023 Fagudvalg ØKU Side 5 af 6
Januar 2019 Byrådet behandler det endelige forslag til tidsplan for 2020-2023 Byrådet Side 6 af 6