Ændringslog til statens business case model Opdatering d. 30. november 2018 Business casen er opdateret per 30. november 2018 til version BCM-3.6.1.2018.11.30. Der er tilføjet en funktion i båndet på fanen Statens business case model, som hedder [Synkronisér m. BC grundlag]. Funktionen gør det muligt at synkronisere sine business case data med et allerede eksisterende business case grundlag. Synkroniseringen opdaterer alle økonomiske data i business case grundlaget med de ændringer, som er foretaget i statens business case model. Tekst, figurer og andre tabeller, som evt. er blevet tilføjet til grundlaget, vil dermed blive bevaret. Du kan læse mere om synkroniseringsfunktionen i Vejledning til brug af business case i staten, som findes her. Bemærk, at synkroniseringsfunktionen kun virker på business case grundlag, der er oprettet fra business case model version 3.6.1 eller hentet på www.digst.dk d. 30. november 2018. Faserne for programindstillingen er genindsat i business casen, da de ved en fejl blev slettet ved seneste opdatering. Dvs. at faserne Identificering af program og Lukning af program igen er blevet tilføjet. Denne tilføjelse får betydning for import af data fra ældre versioner, såfremt du har opdateret business casen versionen siden ultimo september 2018, dvs.: o Importeres data fra version 3.5.0 eller ældre, vil data blive importeret 1:1. Leverancer og udgifter vil altså blive placeret i de samme faser. o Importeres data fra version 3.6.0 vil enkelte data ikke blive importeret 1:1. Leverancer og udgifter, som er placeret i fasen Ledelse af programbølger, vil blive flyttet til fasen Lukning af program. Dette skyldes at version 3.6.0 kun indeholder to faser, hvorimod 3.6.1 indeholder fire. Anvender du version 3.6.0 og programindstillingen i business casen, kan du kontakte Ministeriernes kontor for itstyring med henblik på hjælp til importen. o Anvender du projektindstillingen i business casen har ændringen ingen betydning for importen af data. Der er ændret i eksportfunktionen, således at manuelle indtastninger for indbudgettering af risikopuljen bevares ved efterfølgende import til en ny version. Dette gælder kun for version 3.6.1. Har du derfor manuelt fordelt risikopuljen ud på forskellige år i din nuværende business case, skal du altså være opmærksom på, at fordelingen skal foretages igen efter importen.
Side 2 af 6 Ændringer til statens business case model i forbindelse med den reviderede it-projektmodel i staten Statens business case model er blevet opdateret pr. 27. september til version 3.6.0 i forbindelse med lanceringen af den reviderede it-projektmodel i staten. Opdatering d. 27. september 2018 Business casen er opdateret per 27. september 2018 til version BCM-3.6.0.2018.09.27.001. Idéfasen er fjernet fra modellen, da udgifterne i idéfasen ikke skal medregnes i de samlede projektudgifter jf. Budgetvejledningen 2016. Importerer man sine data fra en ældre version af business case modellen, som evt. indeholder data fra idéfasen, vil disse data automatisk blive flyttet til analysefasen. Anskaffelsesfasen er fjernet fra modellens forside for at tilpasse business case modellen til statens it-projektmodel, som blev opdateret d. 28. september 2018. Importerer man sine data fra en ældre version af business case modellen, vil eventuelle data fra anskaffelsesfasen blive flyttet til gennemførelsesfasen. For programindstillingen i business casen er fasen Identificering af program slettet. Importerer man sine data fra en ældre version af modellen, vil eventuelle data fra denne fase blive flyttet til fasen Ledelse af programbølger. For programindstillingen i business casen er fasen Lukning af program slettet. Eventuelle leverancer i denne fase flyttes ikke tilbage til Ledelse af programbølger ved import. Leverancer er blevet omdøbt til Leverancer/Releases alle steder i modellen. Der er indsat yderligere hjælpetekster på forsiden, som specificerer, hvilke minimumsoplysninger, der skal være angivet på forsiden, før modellen virker efter hensigten. PL(pris og lønregulering) for år 2019 er blevet tilføjet til modellen. Derudover er PLfaktorerne for 2017 og 2018 også blevet opdateret. Der er indsat en ny tabel 2 på projektets rapportfane. Tabellen angiver projektets økonomiske nøgletal, som de efterspørges i Projektgrundlaget. Bemærk, at øvrige tabeller på rapportfanen derfor har skiftet tabelnummer. På fanen Statens business case-model i båndet er der indsat en knap længst til venstre kaldet Dan BC grundlag. Denne knap eksporterer udvalgte data fra business casens forside til et Word-dokument. Word-dokumentet er opbygget i skabelonen til business case grundlaget, som er et centralt styringsdokument i statens it-projektmodel. Du kan læse mere om business case grundlaget i Vejledning til brug af business case i staten, som findes her: Opdatering d. 1. maj 2018: Business casen er opdateret per 1. maj 2018 til version BCM-3.5.2018.01.05.001.
Side 3 af 6 Der kunne opstå en fejl ved overførslen af driftsudgifterne i 1-scenariet til tabel 8 på rapportfanen. Fejlen er nu rettet Opdatering d. 10. april 2018: Business casen er opdateret per 10. april 2018 til version BCM-3.5.2018.04.10.001. For at kunne tilføje nye risici, gevinster og driftsudgifter på forsiden, har man førhen skulle navngive disse, før det har været muligt at tilføje flere. Disse begrænsninger er nu fjernet, således at man nu kan tilføje risici, gevinster og driftsudgifter uden at skulle navngive de forrige først. Under import af data fra en tidligere business case version til den nye version, er der blevet dannet en fejl-log ved siden af business case-filen, selvom der ikke har været tale om nogen fejl. Fejl-loggen er derfor blevet ændret, således at den kun dannes, hvis der er opstået kritiske fejl i koden under selve importen. Med andre ord vil fejl-loggen kun blive dannet, hvis importen af en eller anden grund er mislykket. I forbindelse med at fejl-loggen er blevet fjernet, er der blevet tilføjet et logisk fejltjek, som foretages under import af data fra en tidligere business case. Indeholder disse data logiske fejl, som eksempelvis at best-case estimaterne er højere end worst-case estimaterne, så vil brugeren blive informeret om dette i nederste venstre hjørne i Excel-vinduet. Logiske fejl er markeret med en rød baggrundsfarve på scenariefanerne. Opdatering d. 8. marts 2018: Business casen er opdateret per 8. marts 2018 til version BCM-3.5.2018.03.08.001. Der skete en fejl ved udfoldelsen af business casen på scenariefanerne i tilfælde, hvor ikke nok oplysninger var angivet på forsiden. Fejlen er nu rettet. Det er dog stadig vigtigt at enten udfylde oplysningerne på et anlæg på forsiden, eller angive at der intet anlæg er i projektet for at business casen kan udfoldes i årene efter projektafslutningen I forbindelse med ovenstående opstod der en fejl ved oprettelsen af flere scenarier i business casen. Dette er nu rettet, og man kan igen oprette flere scenarier uden problemer. Opdatering d. 27. februar 2018: Business casen er opdateret per 27. februar 2018 til version BCM-3.5.2018.02.27.001. Figuren på rapportfanen der viser risikopuljens andel af de samlede risici havde stoppet med at virke. Den virker nu igen. Overskrifterne på rapportfanen er ændret, så det nu fremgår, at det kun er tabel 1 i business case-modellen, der er specificeret i indhold af Retningslinjer for udformning af it-aktstykker. Det vil sige, at tabellerne med hhv. nettobudgetgevin-
Side 4 af 6 sterne og risikopuljen ikke længere er specificeret af retningslinjerne, og derfor kan beskrives mere frit. Det er dog stadig tilladt og til dels tilrådt at benytte sig af disse tabeller i forbindelse med it-aktstykker. Tabel 2 på rapportfanen er ændret, så nettobudgetgevinsterne nu udregnes inkl. renterne. Dette er umiddelbart i modstrid med hvordan gevinsterne ellers håndteres i business case-modellen (udgiftsbaseret), men skyldes, at tabellen ellers ikke vise de reelle konsekvenser for bevillingerne (omkostningsbaseret). Vi har i tillæg således fjernet produktivitets- og de samfundsøkonomiske gevinster fra tabellen igen, da disse udregnes udgiftsbaseret, og det vil ikke være muligt ud fra tabellen at gennemskue beregningen. Disse gevinster kan dog stadig findes på rapportfanen i tabel 6 og tabel 3. Tabel 5 er blevet flyttet på rapportfanen, så det nu er tabel 3, og viser produktivitetsgevinsterne og de samfundsøkonomiske gevinster. Periodisering af gevinsterne kan som altid findes i tabel 6 på rapportfanen. Tabel 3 er omdøbt til tabel 4. Tabel 4 er omdøbt til tabel 5. Opdatering d. 22. februar 2018: Forenkling og brugervenlighed Statens business case model er blevet opdateret til version 3.5, og der er i den forbindelse blevet ændret i både stort og småt. Først og fremmest er statens business case-model blevet lettere at bruge. Der er blevet ændret en stor del af koden, som til tider har gjort business case-modellen vanskelig at benytte. Derudover er der tilføjet relevante dele fra vejledningen direkte i modellen. Business casen er opdateret per 22. februar 2018 til version BCM-3.5.2018.02.22.0001. Klip/kopier og indsæt-funktionerne er nu tilladte i business casen for indtastede estimater i hvide inputfelter. Det er vigtigt at bemærke, at man som altid SKAL benytte indsæt som værdier, hvis man indsætter noget, som er udregnet via en formel i arket, man kommer fra. Vi har åbnet op for klip/kopier funktionerne, for at gøre det nemmere og hurtigere at udfylde business casen, men det er desværre også lettere at komme til at overskrive formatering. Vi anbefaler derfor, at man gemmer modellen inden, at man begynder med dette. Leverancernes rækkefølge kan nu ændres via en ny funktion på forsiden. Bemærk at alt indtastet indhold på scenarie 1-fanerne (samt 2 og 3, hvis de benyttes) ud fra leverancerne ligeledes flyttes. PL-indtastningsår kan nu defineres for de enkelte år på scenarie-fanerne. Tidligere har man kun kunne ændre PL-indtastningsåret på forsiden, men hvis man beytter business case-modellen løbende og indtaster regnskabstal har man skulle omregne disse til gældende PL-år for hele modellen. Man kan nu ændre PLindtastningsåret for de enkelte år på scenariefanerne, hvilket gør det markant lettere at vedligeholde modellen med regnskabstal. Har man eksempelvis regnskabstal fra 2016 og 2017, som man ønsker at indtaste i det pågældende års priser, er det muligt at vælge indtastningsår 2016-PL for 2016 og 2017-PL for 2017 på scenariefanerne, og fx vælge rapporteringsår 2018 på forsiden.
Side 5 af 6 Det er vigtigt at bemærke, at indtastningsåret på scenariefanerne har højere rang end indtastningsåret på forsiden. Det vil sige, at indtastningsåret som er angivet på scenariefanerne er det afgørende for beregningerne uanset hvad indtastningsåret er på forsiden. Hvis indtastningsåret ændres på forsiden overskrives dog alle angivne indtastningsår på scenariefanerne. Det er nu muligt at indplacere risikopuljen i de enkelte år. Som standard er hele risikopuljen placeret i det sidste år af gennemførelsesfasen, men det er nu muligt at indplacere dele af den i tidligere år. Dette gør, at man nu i business casemodellen kan beregne økonomien, som man forventer, at den kommer til at se ud bevillingsmæssigt. Bemærk at risikopuljens fordeling skal summe til 100 pct., og at den fordeles under projektudgifter og over risiciafsnittet på scenarie 1- fanen (samt 2 og 3, hvis de benyttes). Der er foretaget en fejlrettelse i forhold til udregningen af afskrivningerne for aktiver, der sekventielt bliver releaset. Hvis man har et anlæg i business casemodellen, men med dertilhørende underanlæg, som skal afskrives i henhold til restlevetiden på hovedanlægget, da skal man vælge samme ibrugtagningsdato og levetid for underanlæggene og det vil fungere som forventet. Hjælpetekster fra vejledningen er tilføjet i selve business case-modellen, så brugeren har den vigtigste hjælp/information umiddelbart tilgængelig. Layoutet er ændret for bedre at kunne adskille underposter, kontolinjer og summer fra hinanden. Figuren over projektøkonomien på rapportfanen er blevet slettet. Sammenfatningstabellen øverst på rapportfanen er ændret, således at denne nu viser projektøkonomien udgiftsbaseret. Ønsker man projektøkonomien vist omkostningsbaseret, kan dette fortsat findes i de øvrige tabeller på rapportfanen. Samfundsøkonomiske- og produktivitetsgevinster er tilføjet tabel 5 på rapportfanen. Eksportfunktionen for modellen er blevet gjort væsentlig hurtigere. Gruppering for driftsudgifterne er tilføjet, så det er muligt at folde underposter og kontolinjer ind, hvis man ønsker at gøre modellen mere overskuelig. Sådan får du din gamle business case over i den opdaterede version 1. Lav en kopi af din eksisterende business case og gem den på skrivebordet. 2. Åbn kopien og gå til fanen Statens business case-model 3. Tryk på eksportknappen, som du finder i båndet øverst. 4. Tryk efterfølgende på ja og gem den eksporterede business case på skrivebordet. Efter noget tid vil der blive eksporteret en fil til dit skrivebord i filformatet json. 5. Luk kopien ned. 6. Download den nye business case-model fra Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside og gem den på skrivebordet. 7. Åbn den opdaterede version af Statens business case-model og gå til fanen Statens business case-model. 8. Tryk på importknappen, som du finder i båndet øverst. 9. Vælg json-filen, som du tidligere gemte på skrivebordet (step 4). 10. Du kan følge status på importen i venstre hjørne nederst. Efter 3-5 minutter burde din business case være importeret.
Har du problemer med at importere din gamle business case til den nye version, er du velkommen til at kontakte Ministeriernes projektkontor. Side 6 af 6