Vejledning Afdeling UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole IT Oprettet 20.12.2018 Redigeret 21-12-2018 Udarbejdet af Lone Petersen Dokumentnavn Adgang til andre postkasser med Outlook 2016 Dokumentnummer 1449006 Indhold 1. Tildele rettigheder til fællespostkasse... 1 2. Tildele stedfortræderadgang til personlig postkasse... 1 3. Tildele adgang til en enkelt mappe i personlig postkasse... 6 4. Tilføj personlig postkasse eller fællespostkasse uden "send som" rettigheder... 15 5. Tilføj fællespostkasse med "send som" rettigheder... 19 6. Adgang til andre postkasser og kalendere via webmail... 23 7. Oprette regel i anden postkasse via webmail... 25 Adgang til andre postkasser med Outlook 2016 Nogle brugere har brug for at have adgang til andre postkasser end deres egen, fx en fællespostkasse eller chefens postkasse. For at få adgang, skal man have rettigheder til det, og derefter skal man tilføje postkassen til sin egen Outlook. 1. Tildele rettigheder til fællespostkasse Skal en bruger have adgang til en fællespostkasse, skal fællespostkassens ejer sende en sag til IT-ServiceDesk på 4444@ucl.dk. IT-ServiceDesk tildeler brugeren rettigheder til fællespostkassen, hvorefter den kan tilføjes i Outlook ved at følge pkt. 4 eller 5. 2. Tildele stedfortræderadgang til personlig postkasse 2.1 I Outlook vælges fanen Filer øverst til venstre. 1/26
2.2 Vælg menupunktet Oplysninger - Knappen Kontoindstillinger - Stedfortræderadgang. 2.3 Klik på Tilføj. 2.4 Find personen i adressekartoteket og tryk Enter eller klik Tilføj, så navnet kommer til at stå i feltet nederst. Klik OK. 2/26
2.5 Vælg de rettigheder, vedkommende skal have til de enkelte dele af postkassen (se også pkt. 2.10). Sæt flueben i "Send automatisk en meddelelse..", så stedfortræderen bliver gjort opmærksom på hvilke rettigheder, vedkommende har fået. Klik OK 2 gang for at komme tilbage til fanen Filer. Klik på pilen øverst til venstre for at komme tilbage til Indbakken. 2.6 Højreklik på din egen e-mailadresse i mappelisten i venstre side af Outlook-vinduet. Vælg Mappetilladelser. 3/26
2.7 Vælg fanen Tilladelser. Klik på Tilføj. 2.8 Find personen i adressekartoteket og tryk Enter eller klik Tilføj, så navnet kommer til at stå i feltet nederst. Klik OK. 4/26
2.9 Klik på stedfortræderen i listen øverst i vinduet, så navnet er markeret. Sæt flueben i "Mappe synlig". NB: Det er meget vigtigt, at det ikke er Standard, der er markeret, da ALLE så vil få den pågældende rettighed. Klik OK. 2.10 Hvis stedfortræderen har redaktørrettigheder til Indbakken, kan stedfortræderen besvare e- mails på vegne af postkassens ejer. I dette tilfælde er Lone Petersen stedfortræder for Belinda Torndahl Hansen. Modtageren af svaret kan se, at det er Lone, der svarer på vegne af Belinda. 5/26
3. Tildele adgang til en enkelt mappe i personlig postkasse Man kan tildele en bruger adgang til en enkelt mappe i en personlig postkasse, uden at vedkommende får adgang til resten af postkassen. Først skal mappen gøres synlig ved, at man gør postkassen synlig for brugeren (pkt. 3.1-3.4), og derefter Indbakken og alle undermapper i stien ned til den mappe, vedkommende skal have adgang til (pkt. 3.5-3.8). Brugeren kan kun se de enkelte mapper, men ikke indholdet. Derefter giver man rettigheder til indholdet af den ønskede mappe (pkt. 3.9-3.12). 3.1 Højreklik på din e-mailadresse øverst i mappelisten i Outlook. Vælg Mappetilladelser. 6/26
3.2 Vælg fanen Tilladelser. Klik Tilføj. 3.3 Find personen i adressekartoteket og tryk Enter eller klik Tilføj, så navnet kommer til at stå i feltet nederst. Klik OK. 7/26
3.4 Marker den bruger, der skal have adgang, og sæt flueben i Mappe synlig NB: Det er meget vigtigt, at det ikke er Standard, der er markeret, da ALLE så vil få den pågældende rettighed. Klik OK. 8/26
3.5 Højreklik nu på Indbakke og vælg Egenskaber. 9/26
3.6 Vælg fanen Tilladelser. Klik Tilføj. 3.7 Find personen i adressekartoteket og tryk Enter eller klik Tilføj, så navnet kommer til at stå i feltet nederst. Klik OK. 10/26
3.8 Marker den bruger, der skal have adgang, og sæt flueben i Mappe synlig NB: Det er meget vigtigt, at det ikke er Standard, der er markeret, da ALLE så vil få den pågældende rettighed. Klik OK. Gentag pkt. 3.5-3.8 for alle mapper i mappestrukturen ned til den mappe, brugeren skal have adgang til. 11/26
3.9 Højreklik nu på den mappe, som brugeren skal have adgang til og vælg Egenskaber. 12/26
3.10 Vælg fanen Tilladelser. Klik Tilføj. 3.11 Find personen i adressekartoteket og tryk Enter eller klik Tilføj, så navnet kommer til at stå i feltet nederst. Klik OK. 13/26
3.12 Marker den bruger, der skal have adgang. NB: Det er meget vigtigt, at det ikke er Standard, der er markeret, da ALLE så vil få den pågældende rettighed. Igen sættes der flueben i Mappe synlig. Derudover skal der som minimum være prik ud for Detaljerede oplysninger under Læs. Dette gør, at brugeren kan se de mails, der ligger i mappen. Skal brugere også kunne slette eller redigere de mails, der ligger i mappen, skal de respektive rettigheder også markeres under hhv. Slet elementer og Skriv Klik OK. Bed nu brugeren om at lukke Outlook og åbne den igen. Derefter tilføjes din mailkonto ved at følge pkt. 4. Bemærk i pkt. 4.6 skal brugeren skrive dit fulde navn. 14/26
4. Tilføj personlig postkasse eller fællespostkasse uden "send som" rettigheder Når man har fået tildelt rettigheder, tilføjer man postkassen i Outlook ved at følge nedenstående vejledning. Bemærk: Sendt post havner i brugerens egen "Sendt post" mappe. Hvis sendt post skal havne i den anden postkasses "Sendt post" mappe, skal man have "send som" rettigheder og følge vejledningens pkt. 5. Ved fællespostkasser til sikker post har man aldrig "send som" rettigheder. 4.1 I Outlook vælges fanen Filer øverst til venstre. 4.2 Vælg menupunktet Oplysninger - Knappen Kontoindstillinger - Kontoindstillinger. 15/26
4.3 Vælg fanen Mail og klik på knappen Rediger. 4.4 Klik på knappen "Flere indstillinger" nederst til højre. 4.5 Vælg fanen Avanceret og klik på knappen Tilføj. 16/26
4.6 Skriv postkassens navn (det, der står foran @ i e-mailadressen). Her har jeg valgt at tilføje IT- ServiceDesks postkasse. Hvis det drejer sig om en anden persons postkasse, skrives personens navn. Klik OK. 4.7 Postkassen er nu tilføjet. Klik Anvend og OK. 4.8 Klik Næste. 17/26
4.9 Klik Udfør. 4.10 Klik Luk. 4.11 Postkassen er nu tilføjet nederst på mappelisten i venstre side. 18/26
5. Tilføj fællespostkasse med "send som" rettigheder Når man har fået tildelt rettigheder, tilføjer man postkassen i Outlook ved at følge nedenstående vejledning. Bemærk: Sendt post havner i "Sendt post" mappen i fællespostkassen. Hvis brugeren ikke har "Send som" rettigheder til postkassen, skal man følge vejledningens pkt. 4. Ved fællespostkasser til sikker post har man aldrig "send som" rettigheder, så der skal man følge vejledningens pkt. 4. 5.1 Fremsøg og start Kontrolpanel. 5.2 Klik på Brugerkonti. 5.3 Klik på Mail (32-bit). 19/26
5.4 Klik på Mailkonti øverst til højre. 5.5 Vælg fanen Mail og klik på knappen Ny. 5.6 Vælg Mailkonto og udfyld felterne sådan: Dit navn: Fællespostkassens navn Mailadresse: Fællespostkassen mailadresse Adgangskode: Din egen UCL-adgangskode Klik Næste. 5.7 Hvis denne advarsel kommer: Klik Tillad. 20/26
5.8 Klik Udfør. 5.9 Klik OK. 5.10 Klik Luk. 5.11 Klik Luk. 21/26
5.12 Luk Outlook og åben Outlook igen. Postkassen er nu tilføjet nederst på mappelisten i venstre side. 5.13 Når man efterfølgende laver en ny e-mail, kan man i Fra-feltet vælge afsender ved at klikke på den lille pil ud for Fra. 22/26
6. Adgang til andre postkasser og kalendere via webmail 6.1 For at åbne en anden postkasse via webmail, klikker man på personikonet øverst til højre og vælger "åbn en anden postkasse". 6.2 Skriv postkassens navn (det, der står foran @ i e-mailadressen) og klik Åbn. 6.3 For at se kalendere i webmail klikker man på ikonet med de 9 firkanter øverst til venstre og vælger Kalender. 23/26
6.4 De kalendere, man har tilføjet i Outlook klienten, ligger under Personers kalendere. 6.5 For at tilføje en kalender, vælger man Tilføj kalender - Fra mappe i menuen øverst i vinduet. 6.6 Fremsøg kalenderen i feltet "Fra mappe" og vælg Åbn. 24/26
7. Oprette regel i anden postkasse via webmail Hvis man har brug for at oprette eller ændre en regel som fx et autosvar i en anden postkasse, kan man gøre det via webmail. Åbn postkassen som beskrevet under pkt. 6. Man har i Outlook 2010 også kunnet oprette regler i en anden postkasse ved at oprette postkassen som en ekstra profil i sin Outlook klient det kan man ikke i Outlook 2016. Har man tidligere oprettet regler i postkassen via Outlook klienten, vil de blive slettet, hvis man opretter regler via webmail. 7.1 Klik på tandhjulet og vælg Indstillinger. 7.2 Under Mail Automatisk behandling finder man de forskellige muligheder for opsætning af regler. 25/26
7.3 Husk at klikke Gem øverst i vinduet, når du har oprettet eller ændret en regel. Klik på Indstillinger for at komme tilbage til Mail. 7.4 Hvis du får denne advarsel, er det en information om, at hvis man tidligere har oprettet regler i postkassen via Outlook klienten, vil de blive slettet, hvis man opretter regler via webmail. Advarslen vises generelt uanset om der tidligere er oprettet regler via Outlook klienten i postkassen eller ej. 26/26