Sådan opnår I en optimal implementering af Teams

6 vigtige overvejelser: Sådan opnår I en optimal implementering af Teams Teams er den nye samarbejdshub i Office 365, som kan facilitere og understøtte samarbejdet i organisationen. Hvad så med Skype for Business? Og hvordan får I optimal udnyttelse af Microsoft Teams? Jeres succes beror på en vellykket organisatorisk implementering og forankring. Kom godt fra start læs følgende 6 vigtige overvejelser, som vi mener I bør afklare.

Forord Microsoft Teams versus Skype for Business Hvad nu? Skype for Business udfases alt samles i Microsoft Teams Det efterlod mange uafklarede spørgsmål, da Microsoft ved Ignite i efteråret 2017 meldte ud, at Skype for Business udfases, og alt samles i Microsoft Teams. Inden for de seneste 10 år har Microsoft haft stærkt fokus på kommunikation. Der har været mange omvæltninger og navneskift, fra Office Communicator, over Lync og til Skype for Business, som vi kender det i dag. Rigtig mange virksomheder har nu en hverdag, hvor Skype for Business er måden, de kommunikerer på. De kan holde øje med tilstedeværelse, lave opkald, holde onlinemøder, chatte m.m. Mange har investeret massivt i Skype for Business, både teknisk og organisatorisk. Derfor skaber Microsofts udmelding forvirring, for: Hvad så nu? Hvor skal vi satse? Er vores investering spildt? Forvirringen skal her manes godt og grundigt til jorden Microsoft har en strategi om Cloud First, og det er her den største forandring sker. Skype for Business Online transformeres og inkluderes i Microsoft Teams. Fremtiden den korte version I fremtiden er der altså flere veje til en Microsoft kommunikationsløsning: 1) Vil du have din kommunikation i Microsoft Cloud, så hedder Skype for Business fremover Microsoft Teams i Office 365. 2) Vil du have Skype for Business på egen server, vil det være Skype for Business som standalone. 3) Hvorfor vælge det ene eller det andet, når man kan få begge dele? Teams er mere end bare chat og telefoni. Så hvorfor ikke kombinere Skype for Business på egen server med Teams i Office 365? Få hjælp til at træffe det rigtige valg Hvad så med de virksomheder, der har investeret massivt i en dedikeret Skype for Business løsning, og måske ovenikøbet kører tung Enterprise telefoni, call-center og receptionsløsninger? De kan ånde lettet op. Microsoft har nemlig meldt ud, at der kommer en Skype for Business Server 2019 (on premise). Det garanterer, at Skype for Business i en dedikeret (ikke-cloud) løsning, som minimum eksisterer fem år endnu og er fuldt supporteret. 2

Indhold Forord: Microsoft Teams versus Skype for Business hvad nu? 2 Indledning: Microsoft Teams den nye samarbejdshub i Office 365 4 6 vigtige overvejelser: 1. One Size dosen t fit all eller gør det? 5-6 2. Har I valgt det rigtige værktøj? 7 3. Kortlæg tekniske behov MED eller UDEN telefoni? 9 4. Tænk ramme tænk organisatorisk 11-12 5. Sådan gør I strategien nem at eksekvere på 13 6. Sådan opnår I glade brugere 14-15 Afslutning 16 Om RackPeople 17 3

Indledning Microsoft Teams den nye samarbejdshub i Office 365 Microsoft Teams er en samarbejdshub, hvor Microsoft samler sine produkter og tjenester. Teams er mere end blot et nyt produkt. Teams er en samlende enhed for en række af deres banebrydende samarbejdsværktøjer, som understøtter kommunikation, samt et effektivt og dynamisk samarbejde, hvor teamet ikke nødvendigvis er afhængigt af, at du og din kollega sidder på en kontorstol ved siden af hinanden. Langt de fleste af komponenterne i Teams er dog ikke nye. Teams byder bl.a. på følgende værktøjer: Planner, som er et planlægnings/opgave værktøj, hvor man kan styre opgaver og fremskridt, bruge Kanban board osv. OneDrive fildeling, som giver alle i Teamet adgang til de samme dokumenter uanset, hvor de er, og hvilket device de er på SharePoint fildeling og teamsites, forbind til en hvilken som helst SharePoint dokument mappe og Teamsites PowerApps, som giver jer mulighed for at lave jeres egne apps vha en peg og klik tilgang Chat, video, onlinemøder og telefoni i teamet med eksterne og private samtaler. (De samme features, som du måske kender fra Skype for Business.) Mulighed for at forbinde med 3. parts apps såsom Evernote, Hootsuite, Github, Zendesk, SurveyMonkey og mange flere (over 150 forskellige connectorer). Teams har høj prioritet hos Microsoft. Det er her de fremover lægger deres hovedfokus og dermed udviklingskræfter. Teams kan sammenlignes med en rullende snebold, der samler momentum på vej ned af bakken. Jo flere connectorer, funktioner og applikationer der inkluderes, desto mere fart får snebolden. Teams vil kun blive større, mere udbredt og på sigt vurderer vi, at det bliver medarbejdernes primære indgangsvinkel til Microsofts univers (samme status som Outlook hidtil har haft). Vi mener derfor, at Teams er et værktøj, I bør tage stilling til og tænke ind i jeres IT strategi. 4

1. One Size dosen t fit all eller gør det? One Size er ofte synonymt med tøj, der stumper og poser alle de forkerte steder. I forhold til Microsoft Teams mener vi dog, at One Size tankegangen er et absolut plus for brugerne. Teams er nemlig rammen, der indeholder en lang række byggeklodser, som I kan tilvælge og tilpasse til jeres organisation, jeres afdeling, ja helt ned til individuelle behov og præferencer. Office 365 er i høj grad et One Size fits all produkt, hvor der er meget få muligheder for at tilpasse uden for de rammer Microsoft har udstukket, og få knapper at dreje på. Så når vi taler om Teams: Office 365-rammen er fast, mens indholdet i Teams er flydende, og kan faktisk justeres til en perfekt pasform. Hvordan navigerer jeg i begrænsninger/muligheder? Vi anbefaler, at du tager et kig på jeres nuværende værktøjer og identificerer de vigtigste (også dem der ikke er fra Microsoft), og hvor i eventuelt har et gap. Bruger I Slack? Test om Teams giver jer samme muligheder for at chatte, samarbejde i kanaler osv. Har i Trello? Kan Planner i Teams give jer det samme og måske mere? Hos RackPeople har vi en løbende dialog med virksomheder om behovsafklaring og frygten for at vælge forkert og dermed søsætte et stort projekt, som rammer skævt. Vi anbefaler jer at lave en Proof of Concept. Det giver jer muligheden for at afprøve Teams, inden I skrotter jeres nuværende løsninger og skaber for mange organisatoriske forstyrrelser. I bør: 1) Afklare virksomhedens behov og værktøjer 2) Map disse op imod Teams og de forskellige connectorer 3) Hent inspiration til, hvordan I kan bruge Teams fra andre virksomheder 4) Få assistance til en Proof of Concept, så I kan tage en kvalificeret beslutning baseret på egne erfaringer 5

Office 365 og Teams forandrer sig konstant Microsofts Cloud First strategi betyder, at udviklingen sker kontinuerligt frem for i spring. Du sidder derfor ikke og venter på den store årlige opdatering i Teams. I stedet drypper Microsoft små opdateringer, justeringer og nye funktioner ud løbende. Nogle så små, at du næsten ikke opdager dem, mens andre opdateringer er store og banebrydende. Kort sagt, udviklingen går hurtigt, og det Teams du tester i dag, er ikke nødvendigvis det samme Teams, du arbejder i om ½ år. Husk at følge udviklingen løbende. På et tidspunkt vil produktet været så interessant, at alle er modne til at springe på. Husk: Skab det interne overblik for at have et sammenligningsgrundlag (husk at tage udvalgte brugere i ed) 6

2. Har I valgt det rigtige værktøj? Microsoft Teams er et agilt og autonomt samarbejds- og kommunikationsværktøj. Teams passer perfekt til den agile og dynamiske afdeling eller team, men det betyder ikke, at det kun er der Teams passer ind. Teams er det optimale værktøj, når folk skal sættes sammen i en gruppe med et behov for heftig mødeaktivitet, og hvor projektet kan komme op at flyve på fem minutter og blive lukke ned igen, når det er færdigt. Det er et værktøj for ad hocsamarbejder. Mange blander projekt- og procesværktøjer sammen. Har I brug for at kunne etablere langstrakte processer, som er ensartede, kvalificerede, kontrollerbare og styrbare, så findes der stærkere og rendyrkede procesværktøj, som formodentligt vil løses jeres behov bedre. Teams giver jer muligheden for at skabe en kontrolleret ramme for deling af ideer, brainstorming, samarbejder og dialog i projekter. Det betyder, at it og compliancefolk kan sove roligere. I risikerer ikke, at jeres største konkurrent får fat i et projektoplæg, som I har lavet til en ny sag. Dine filer ligger stadigvæk i SharePoint, Microsofts intelligente og sikre filcontainer. Frem for at forretningskritiske dokumenter sendes fysisk rundt i en mail, sendes de som et fælles link, der kun kan tilgås med de rigtige rettigheder via Teams. 7

Microsoft Teams rundt i virksomhedens afdelinger Marketing Lever marketing kampagner og goto-market aktiviteter på tværs af interne og eksterne stakeholders Salg Udvikl og lever tilbud med input fra forskellige stakeholders. Håndter salgsplanlæging, træning og sales readiness det samme sted. Finans Aggreger og rapporter om data, mens I udfører forretningsgennemgang Human Resources Administrer rekruttering, uddannelse og vurderinger på tværs af afdelinger. IT Driv it-transformation og forandringsledelse. Planlæg, Udfør og Administrer alle faser i it-implementering,- godkendelse og-udrulning. Udvikling/ RnD Bevæg dig hurtigt mellem tanker, udvikling og implementering. Integrer med udviklerværktøjer. Project Management Administrer projekt interessenter, værktøjer, budgetter, projekt anmeldelser og feedback. Der er mange måder at bruge Microsoft Teams på. I skal finde jeres egen 8

3. Kortlæg tekniske behov MED eller UDEN telefoni? Når vi taler telefoni i Microsoft Teams skelner vi mellem, om der er koblet et telefonnummer på, eller om I blot Teamer (f.eks. har videomøde) med hinanden via det, vi forstår ved et klassisk Skype-opkald (uden telefonnummer). Det er primært telefonien, som er den afgørende spiller i forhold til Teams. Det er her, vi fortsat ser langt de største begrænsninger/mangler som f.eks. ringegruppe og tredjepartsløsninger til omstilling og call-center. Der vil fortsat være nogle uklarheder, som I vil være nødt til at sætte jer ind i, når I skal vælge strategi, ellers risikerer I at stå i 11. time og sige: Hov, kan vi ikke det? og så falder forandringsprojektet til jorden. Teams har fået tilført mange nye features og kan i dag rigtig meget i forhold til for bare ét år siden. Alligevel er der features der mangler i forhold til den traditionelle Skype for Business (on premise). Samtidig ved vi, at der hele tiden tilføjes nye features til (også under tilblivelsen af dette whitepaper), så hurtigt går det. Derfor anbefaler vi, at I får lavet en analyse af jeres telefoni, hvor i overvejer følgende: Hvilke enterprise telefonibehov har I? Har I ringegrupper? Har I behov for et omstillingsbord? Har I behov for et call-center? Har I komplekse IVR-køer? Har I brug for en voicemail? Har I analoge enheder? Har I behov for integration til CRM-løsninger eller andre brancherelaterede løsninger? Hvilke krav stiller I til jeres telefoni? Hvilken service ønsker I at give jeres kunder telefonisk? Skal alle kald besvares af en person eller må de gå i en telefonsvarer? Har I behov for at genbruge bordtelefoner? Husk: I skal kortlægge jeres behov, så detaljeret som overhovedet muligt for derigennem at kunne mappe krav og ønsker op imod, de tilgængelige telefoni-features i Teams. 9

Rejsebeskrivelse: Fra Skype til Teams Skype for Business Chat Telefoni Møder Teams OG Samarbejde Model Skype for Business med Teams samarbejder (Collaboration) kun Chat Telefoni OG Møder Samarbejde Skype for business med Teams Samarbejde og Møder Chat Telefoni Møder OG Chat Møder Samarbejde Telefoni Islandsmode All funktionaliteter på begge løsninger Chat Telefoni Møder ELLER Chat Møder Samarbejde Telefoni Kun Skype for Business ELLER Kun Teams Brug det ene eller det andet 10

4. Tænk ramme tænk organisatorisk Vi kan næsten ikke få øje på en virksomhed, som ikke et eller andet sted i organisationen vil kunne drage stor nytte af Microsoft Teams. Teams har fremragende features. Derfor er det også utrolig svært helt præcist at sige, hvad værdien er af Teams for den enkelte virksomhed. Det kommer helt an på, hvordan I arbejder i organisationen, og hvor I henter værdien. Nogle vil kunne drage nytte af hele Teams værdikæde, mens andre vil hive enkelte guldkorn ud, som giver utrolig god mening. Det er vigtigt, at I ikke begår den klassiske IT-fejl, og ukritisk slipper Teams løs i virksomheden, altså en provide and pray udrulning. Forretningen skal hjælpes og guides til at afdække værdien af Teams. Der kan være ét sæt behov i salg, et andet sæt i økonomiafdelingen og et helt tredje i udviklingsafdelingen. Her er I nødt til at skabe en helt konkret ramme i forhold til, hvad Teams kan. Vi opfordrer til, at I tager udgangspunkt i konkrete brugsscenarier, og de forskellige brugertyper i organisationen, netop fordi behovene er forskellige. Jo større organisationen bliver, desto flere forskellige jobfunktioner vil der være at dække. Vi ser rigtig mange projekter kuldsejle eller komme dårligt fra start, fordi virksomheden ikke starter med at lave en intern afklaring af jobfunktioner, roller og behov: Hvem er det vi prøver at gøre glade? Hvilke jobfunktioner og opgaver skal vi understøtte? 11

Sådan skaber I rammen Stil jer selv følgende spørgsmål: Hvad er vores udfordringer? Notér jeres udfordringer ned. Få et overblik over, hvor Teams kan understøtte jeres hverdag og afhjælpe jeres udfordringer. Hvad ønsker vi at opnå? Det er vigtigt at få konkretiseret behov og mål, så I ikke ender med en løsning ingen bliver glade for. Definér mål og behov på afdelingsniveau. Lav en rolle- og funktionsfordeling, hvor I får overblik over organisationens forskellige personaer. Få kortlagt deres behov, og find ud af, hvordan de adskiller sig. Der er meget stor forskel på, hvordan salg, økonomi og udvikling vil bruge Teams. Det er her, den interne afklaring ofte halter, fordi et projekt som dette ofte hæftes op på en person, som har en sat agenda. Få lavet stakeholder workshop, planlægning for visionen og få det forankret i forretningen. Hvordan kan Teams understøtte virksomhedens strategi og ikke mindst vision? Mål relaterer sig typisk til de udfordringer, vi har. Få mappet udfordringer i forhold til ønsker og visioner. Ha øje for at et lokalt ønske i en afdeling godt kan kollidere med virksomhedens overordnede strategi. Får I mappet de to ting sammen, giver det projekter med bred opbakning. Hvad er værdien for os nu og her og på sigt? Definér et realistisk og konkret mål, så alle ved, hvornår I er i mål, og hvorfor I skal bruge det. Det kan jo være, at I i virksomheden har forskellige opfattelser af, hvorfor I tager Teams i brug. Så har I også forskellige opfattelser af, hvornår I er i mål. Så I er nødt til at konkretisere, hvorfor I gør det her, og hvornår I har været en succes. Hvor I organisationen er Teams relevant? Det er en del af planlægningen. Få skabt et overblik over: Hvad kan Teams? Køb jer evt. til en Proof of Concept, så I kan prøve det og måske også involvere nogle brugere i den proces og få noget feedback derfra. Hvad vil være en realistisk plan for eksekvering hos os? Overvej hvornår I laver implementeringen i den enkelte afdeling. Og sæt nogle mål for, hvornår I skal gå i luften. 12

5. Sådan gør I strategien nem at eksekvere på Når strategi og mål er på plads, er I nødt til på et tidspunkt at kondensere det hele ned. Lav et pilotprojekt, og planlæg projektet i fase 1, 2, 3 osv. så I får en transformation i overkommelige og kontrollerede sprints, som I kan måle på. Først salg, så til regnskab osv. I ved måske allerede i planlægningsfasen, at I har tre forskellige brugsscenarier i virksomheden, som skal imødekommes. Gør det let for jer selv: Start med at involvere udvalgte brugere. Afdæk mål Fastlæg succeskriterier Definér rammen for succes Implementer Invester tid på undervisning og forankring Følg op på jeres mål og kriterier Gentag og juster løbende på jeres undervisning Gode vaner tager tid at forankre, så undervisning skal betragtes som en løbende aktivitet, da der hele tiden kommer nye medarbejdere, features og arbejdsgange til. Husk: Drag læring og juster projektet efter hvert sprint/afdeling. Det, der gik godt og gav mening i salgsafdelingen, kan givetvis genbruges hos regnskab. Undgå at begå de samme fejl. Brug eventuelt et proceshjul for implementeringerne. Metoden har den fordel, at når det hele er gjort én gang, så ved vi også, hvad der bør gøres anderledes i næste sprint. Selvom der er tale om er et IT-projekt, skal det ikke betragtes som en stram lineær proces, men snarere som en cirkulær proces med gentagelser. Ja, det er et nyt IT-værktøj, men det er i lige så høj grad et forandrings- og forankringsprojekt og skal behandles sådan Få hele forretningen med Til en forandring RackPeople har et indgående kendskab til Office 365, Skype for Business, infrastruktur, sikkerhed og ompliance. Vi forstår sammenhængen med den øvrige IT-infrastruktur og påvirkningen af organisationen. Vi ved, at valget af nye IT-løsninger, og nye måder at arbejde på, kan have stor betydning for organisationen, kulturen og strukturen. Det kan virke overvældende, og modstand imod forandringer er en naturlig reaktion. Derfor har vi en holistisk 360 graders tilgang til IT-projekter og de forandringer, som de medfører. 13

6. Sådan opnår I glade brugere Start brugerinvolveringen tidligt i processen, så de har mulighed for at påvirke kommunikation og træning, det skaber loyale ambassadører, som går forrest og holder fanen højt. Synliggør medarbejdernes fordele ved Microsoft Teams i jeres kommunikation før, under og efter projektet. Det er medvirkende til at skabe positive forventninger, der skaber grobund for en varm modtagelse. Gør kommunikationen nærværende og relateret til jeres hverdag og verden. Lav en struktureret træning, hvor brugerne involveres, aktiveres og udfordres. Træningen skal relatere sig til deres hverdag, og de bør gå derfra med viden om og forståelse for, hvordan Teams kan hjælpe dem i deres hverdag og gøre dem mere effektive. Træningen må aldrig bestå af 2 timer foran en PowerPoint, hvor deltagerne gaber kæberne af led, og ingen rører deres pc. 14

5 vigtige pointer 1) Ledensen bør gå foran Ledelsen skal gå foran, så det nye system ikke bliver fremmedgjort, inden det tages i brug. Kommuniker ud, hvorfor I har valgt at benytte Teams og hvad I gerne vil opnå, og hvilke fordele det har for den enkelte medarbejder. 2) Gør undervisningen relevant Involver deltagerne. Sørg for at underviseren har en personlighed, motiverer og medriver. Lav hands on træning, og følg op efter en måned for at se, hvor meget folk har glemt. 3) Kom effektivt ud af starthullerne Sørg for, at der er der er nogen til at tage folk i hånden på ibrugtagningsdagen. Der skal dybest set være en, som kan smide alt, hvad han har i hænderne og hjælpe. Det giver tryghed fra start. 4) Superbrugere en vigtig nøgle, når hverdagen banker på Sørg for at have superbrugere fra afdelingen. Det gør det nemmere i hverdagen. De fleste virksomheder har en Ole som altid kan få printeren til at virke. Han er nem at få fat på og opleves måske mere tilgængelig end ITafdelingen. 5) Sørg for løbende opfølgning og begejstring Nye vaner skal trænes. Lav arrangementer, konkurrencer og suppler løbende med mails, som introducerer nye funktioner, der skaber værdi i hverdagen. Følg op med små begejstringsmails, der beskriver brugsscenarier fra hverdagen: Hey, Pernille, Birgitte og Ole har brugt Teams til det her. De sparede en masse tid, og oven i det hele var Birgittes søn syg, så hun lavede det hele hjemmefra, som Teams også understøtter. Husk: Du kan levere en teknisk implementering i verdensklasse, men det hele falder til jorden, hvis du ikke inviterer brugerne med på rejsen. 15

Afslutning Vaner ændres over tid. Det er som at ændre retning på en supertanker. Implementering af IT er ALDRIG et teknologiprojekt, men ALTID et forandringsprojekt. IT-afdelingens største sparringspartner er forretning. Succesen beror på en vellykket organisatorisk implementering og forankring. Er I klar? Så bør I tænker over de 6 trin. 1. One size fits all? Vores påstand er, at Microsoft Teams i høj grad kan passe til alle organisationer, men I skal betragte det som en ramme, der indeholder byggeklodserne som I skal samle. Afprøv om Teams er det rette for jer via en Proof of Concept. 2. Tro ikke, at Teams er et procesværktøj. Det er et samarbejdsog kommunikationsværktøj. Når I vælger Teams, giver I brugerne en kontrolleret grad af frihed, samtidig med at der er styr på sikkerheden. 3. Undgå telefoni bliver jeres akilleshæl. Ta stilling, hvor vigtig telefoni er for jer, og hvor vigtigt det er, at Teams er jeres nye telefoniplatform. 4. Undgå at projektet vokser over hovedet uden at lande. Skab en konkret ramme for projektet. Afdæk mål og behov inden i går igang. 5. Eksekver på strategien. Planlæg projektet, og husk at lære af jeres fejl. 6. Glem ikke brugerne. Brugerne er nøglen til succes. 16

Valget af nye it-løsninger, og nye måder at arbejde på, har stor betydning for organisationen, kulturen og strukturen. Om RackPeople RackPeople tager forretningen med til en forandring, og er med dig hele vejen fra de første tanker og længe efter i har taget løsningerne i brug. Vi har en holistisk tilgang med 360 graders perspektiv på It-projekter og de forandringer, som de medfører. Vi forstår sammenhængen med den øvrige IT-infrastruktur og påvirkningen af organisationen. Vi ved, at valget af nye IT-løsninger, og nye måder at arbejde på, kan have stor betydning for organisationen, kulturen og strukturen. Derfor er Digital Transformation fundamentet for vores leverancer, uanset hvilket teknologi ben vi befinder os i. https://rackpeople.com Tel: 7070 1111 Email: salg@rackpeople.dk 17