Implementering af IT velkommen. 23. september 2015 Katrine Gorrissen

Transkript

1 Implementering af IT velkommen 23. september 2015 Katrine Gorrissen

2 Status 59% af de kontraktansvarlige i større danske virksomheder oplever, at it-projekter kører helt af sporet og ender i juridisk tvist eller konflikt* *Danske IT-Advokater, CW 2013

3 Pilen peger begge veje Kunde: Hvor god er du til at købe ind og specificere dine behov? Har du afstemt indkøb i organisationen? Har du klarlagt hvor du vil hen med dine indkøb? Er relevante stakeholders involveret og har du ledelsens opbakning? Har du de fornødne kompetencer til at få projektet rullet godt ud i organisationen? Er I klar til forandring? Leverandør: Har du lyttet tilstrækkeligt til kundens behov? Har du forståelse for kundens forretningsprocesser og IT-landskab? Er det soleklart, hvad der indgår i projektet og hvad der ikke indgår? Sælger du en løsning, der sætter plaster på på kort sigt, eller sælger du en løsning, der kan bygges videre på? Husker du at spørge til relevante stakeholders? Manglende forventningsafstemning kunde og leverandør imellem

4 Fastlæg mål Mål Definer mål for projektet Definer målgrupper Definer delmål Hvorfor? Mål skal bruges i hele projektet som styrepind for kurs og retning Mål er vitale for jeres leverandørers forståelse af ønsker og behov Mål er vitale for din interne kommunikation af projektet Workshops og arbejdsgrupper ingen vej udenom

5 Mål for den samlede implementering af en skoles systemer, fx: Understøtte kursisternes læring adaptive learning Gode brugerflader med godt overblik på alle devices Ensartet grafisk udtryk i alle systemer, en kursist skal bruge Automatisk integration mellem systemer Understøtte intern kommunikation og organisatorisk læring Single sign on Adgang 24/7 Mål

6 Holdopstilling Øvrige interessenter Projektgruppe Ledelse Mål Brugere

7 Luk flankerne ledelsen skal nikke Sørg for øverste ledelses opbakning til dine beslutninger Præsenter alternativer og argumenter for dine valg/anbefalinger Husk at informere om de gode ting i projektet undervejs og selvfølgelig også de mindre gode Illustrer sammenhænge med øvrige systemer for at hjælpe med at træffe de rigtige beslutninger og synliggøre konsekvenser af beslutninger Hjælp ledelsen med at holde fokus på projektets mål og holde fast i beslutningerne Ledelse Mål

8 Visualisering også af IT landskaber Hvordan arbejder vi? Egne dokumenter Delte dokumenter Faggrupperum Videndeling Kommunikation Office 365: One Drive Kalender Yammer Sites Nyheder + info Læring og Kommunikation Registrering fravær Intranet Intranet Intranet Internet Moodle LMS LUDUS web L U D U S

9 Projektgruppe Bred og transparent projektorganisation med en projektgruppe/flere projektgrupper Husk dem, som ikke er helt fremme i IT bussen og hende i receptionen, der skal svare på spørgsmål fra alle brugerne og vigtigst af alt ambassadørerne, som skal smitte resten af organisationen med deres ildhu og entusiasme Projekt gruppe Mål

10 Konsensus ledelse og projektgruppe Afgørende at samme budskab kommunikeres fra ledelsen og projektgruppen

11 Øvrige medspillere og modspillere Identificer øvrige interessenter Få klarhed over deres motiver, også selv om de modarbejder dig, og brug dem konstruktivt Lyt til dem, som er skeptiske/modarbejder, og vis med handling, at du tager dem alvorligt Den bedste ambassadør er en skeptiker, der er blevet omvendt Øvrige interessenter Mål

12 Spørg brugerne! Brugernes oplevelser er dit allerbedste argument Bruger brugernes oplevelser til at forbedre design, integrationer, indhold og sammenhænge med andre systemer Brugere Mål

13 Kommunikation, kommunikation og atter kommunikation Informer alle om mål, proces og tidsplaner gennemsigtig proces Lav visualiseringer/illustrationer Fortæl om fremskridt og udfordringer proaktivt Husk at italesætte de gode eksempler og fremhæv ambassadørerne og andre, der bidrager positivt til projektet Del findings fra brugertests og fortæl hvordan brugerne medvirker til at forbedre systemet Lyt til bekymringer og addresser dem direkte det skaber tryghed

14 Vær skarp på hvor, hvad og hvorfor

15 Implementering

16 En implementering er vellykket når Brugerne bruger systemet husk at sæt nye mål for hvordan brugerne skal bruge systemet Initielle mål og delmål er indfriet Målgruppen er glade for en forbedret brugerflade og et godt system Der er skabt et enklere og mere logisk IT landskab Integrationer medfører automatiske arbejdsgange, der minimerer risiko for fejl og fjerner manuelle processer

17 Klassisk implementering i mange private og offentlige virksomheder Tid/budget 0 1 Launch Det var slet ikke det, vi skulle have hvorfor kan man ikke. det kunne man i det gamle system det gider jeg i hvert fald ikke bruge og nu skal vi bruge 1 mio ekstra på at få det til at fungere

18 Vi nævner i flæng Amanda Polsag ProAsk Det Digitale Tinglysningssystem Kort & Matrikelstyrelsen SKATs system til inddrivelse af restgæld etc etc

19 Sådan implementerer vi Tid/budget 0 1 Launch i næste fase får vi xx funktion, som kan. når nu vi gør sådan, skal vi så ikke hellere få en funktion, som kan xxx i stedet for det, vi oprindeligt havde valgt. Kursisterne er mest på mobil, så hvis vi nu fokuserer på responsive design

20 Finsk parkplanlægning Vi begynder med version både med design og funktionaliteter.og vi spørger brugerne undervejs

21 Principperne for udvikling Tænk stort Start småt..og skalér hurtigt med benhård prioritering og faseopdeling af projektet

22 Hvad er det vigtigste budskab i hele processen? Spørgmål: Hvornår bliver vi færdige? Svar: Aldrig. Vi skal udvikle os med systemet, og systemet skal udvikle sig med os Til gengæld er vi der for dig med support og hjælp hele vejen igennem