Kommunikationsstrategi 2013/14 for VORREVANGSKOLEN Værdier, kommunikationsmål og kanaler Indhold 1. Værdier... 2 1. Baggrund for kommunikationsstrategien... 2 2. Kommunikationsmål: Et højt informations- og kommunikationsniveau... 3 2.1 Målgruppe: Forældre... 3 2.1.1 Kanal: FORÆLDREINTRA... 3 2.1.2 Kanaler: FORÆLDREMØDER OG SKOLE-HJEM-SAMTALER... 4 2.1.3 Kanal: VORREBLADET... 5 2.2 Målgruppe: Medarbejdere... 5 2.2.1 Kanal: PERSONALEINTRA... 5 3. Kommunikationsmål: At udbrede kendskabet til Vorrevangskolen... 6 3.1 Målgruppe: Kommende forældre... 6 3.1.1 Kanaler: NY HJEMMESIDE OG FACEBOOK-SIDE... 6 3.2 Målgruppe: Pressen... 7 Vorrevangskolens kommunikationsstrategi, side 1
1. Værdier Vorrevangskolen har i forbindelse med udarbejdelsen af ny hjemmeside udarbejdet en generel kommunikationsstrategi. Strategiens mål lægger sig op af målene i den lokale udviklingsplan og korresponderer med de grundlæggende værdier for Vorrevangskolens virke: 1. Baggrund for kommunikationsstrategien Siden forældretilfredshedsundersøgelsen i 2012 har en større grad af forældreindflydelse været et indsatsområde i arbejdet med skole-hjem-kommunikationen. Flere initiativer er allerede iværksat i løbet af skoleåret 2012/13 Et mødeleder-inspirationskursus for lærerne, der kunne give gode tips til afvekslende og styrede forældremøder (afviklet i februar 2013) Initiativ til et kick-off-møde for klasseforældrerådsrepræsentanter og skolebestyrelse (første møde afviklet i november 2012, andet møde planlagt til 1. oktober 2013) Et fortsat højt informations- og kommunikationsniveau mellem skole og hjem. Kommunikationsstrategien er udarbejdet med inputs fra forældre i skolebestyrelsen og indeholder beskrivelse af kanaler, herunder mål og evalueringsform for hver af de målgrupper, kommunikationen omfatter samt i nogle tilfælde en skitse til en kommunikationsplan. Strategien er gældende for skoleåret 2013/14. Vorrevangskolens kommunikationsstrategi, side 2
2. Kommunikationsmål: Et højt informations- og kommunikationsniveau Kommunikationsmålet Et højt informations- og kommunikationsniveau har flere forskellige målgrupper og kræver indsatser i flere forskellige kanaler. For hver kanal er mål, kanaler, målgrupper og evalueringsform præciseret. 2.1 Målgruppe: Forældre Et godt skolehjemsamarbejde bygger bl.a. på et højt informations- og kommunikationsniveau, hvor hensigten er, at alle parter får de informationer, de har brug for hos hinanden at alle parter oplever sig velorienteret at alle parter er i løbende dialog om emner, der angår skolen, klassen og det enkelte barn. 2.1.1 Kanal: FORÆLDREINTRA Forældreintra er én blandt flere kanaler, i hvilken det pædagogiske personale kommunikerer med forældrene. De øvrige kanaler er skole-hjem-samtaler, forældremøder, Vorrebladet og hjemmesiden (sidstnævnte dog med kommende forældre som primær målgruppe, se afsnit 3). På Forældreintra kan skolen og hjemmet løbende være i dialog vedr. ting, der angår klassen, de enkelte fag og det enkelte barn. Årsplaner angår hele klassen og beskriver undervisningens indhold, form og mål for det kommende skoleår. Årsplanerne beskriver også trivsel og sociale mål og dækker alle fag. Årsplanerne skal følge Undervisningsministeriets Fælles mål (www.faellesmaal.uvm.dk) og skal være tilgængelige på Forældreintra op til skoleårets første forældremøde. Årsplaner kan erstatte den løbende faglærerinformation i klassens mindre fag. Elevplanerne beskriver mål for den enkelte elev. Der udarbejdes årlige elevplaner for alle fag. Elevplanerne skal være tilgængelige på Forældreintra. Nyhedsbreve indeholder løbende information af kollektiv og generel karakter. De udsendes af teamet af lærere og pædagoger i klassen. Flg. er eksempler på hvad det gode nyhedsbrev kan indeholde: Trivsel og læringsmiljø. Temperaturen på, hvordan klassens børn har det med hinanden, f.eks. om der har været særlig gode eller trælse oplevelser, hvad aktuelt der fylder i interaktionen og læringsmiljøet i klassen Plan for næste periode, praktisk og emnemæssigt; herunder uddybning af skema, allerede fastlagte lektier, arrangementer, nødvendige ting/tøj i tasken mm. Beskrivelse af nye aftaler og rutiner, f.eks. nye læseaftaler, nye klasseaftaler, nye faste lektier mm. Instruktioner i, hvordan forældre kan hjælpe/understøtte indlæring af et stofområde Vorrevangskolens kommunikationsstrategi, side 3
Information fra faglærere i mindre fag hvis der afviges væsentligt fra årsplanen. Mål: Al skriftlig kommunikation mellem medarbejdere og forældre, inklusiv elevplaner og nyhedsbreve, skal inden juni 2014 foregå via Forældreintra. Alle klassers årsplaner gøres tilgængelige på Forældreintra inden første forældremøde i efteråret Alle elevplaner gøres tilgængelige på forældreintra senest inden sidste skolehjemsamtale Der udsendes løbende informationer om klassen, fag, indsatser og aktiviteter. Ansvarlig: Klasseteamet Evaluering (Ansvarlig: ledelsen) I juni 2014 foretages en kvantitativ evaluering, hvor det via Forældreintras statistikmodul og lærernes vurdering fastslås, om målet er nået, og om alle forældre benytter systemet. Det opgøres efter afholdelsen af de sidste skole-hjem-samtaler, om målet i forhold til års- og elevplaner er nået. 2.1.2 Kanaler: FORÆLDREMØDER OG SKOLE-HJEM-SAMTALER Formålet med skole-hjem-samarbejdet er at skabe det bedst mulige samarbejde mellem skole og hjem med fokus på: Samarbejdet mellem skole og hjem om den enkelte elevs læring, udvikling og trivsel Samarbejdet mellem skole og hjem omkring klassens/børnegruppens trivsel. Skolen betragter forældrene som en ressource i børnenes skoleliv. Vi inddrager forældrene i - og forventer at forældrene bidrager til et velfungerende skole-hjem-samarbejde. Forældremøder, skolehjem-samtaler og klasseforældreråd indtager en central rolle. Der holdes forældremøder og skole-hjem-samtaler to gange om året. Mål Forældremødet At der er en klar og relevant dagsorden At mødet er velorganiseret og styres, så det opleves rart og meningsfuldt at være til stede. At forældre får grundig og relevant information om undervisning/dagligdagen i klassen At forældre får at vide, hvordan man som forældre kan understøtte skolens arbejde i hverdagen. Skole-hjem-samtalen At forældre får mulighed for at følge med i - og støtte op om deres barns skolegang At lærere og pædagoger får mulighed for at kommunikere faglige, sociale og personlige forventninger til eleverne og deres forældre. Ansvarlig: Klasseteamet & Skolebestyrelsen Evaluering: I næste forældretilfredshedsundersøgelse indføres et lokalt spørgsmål vedr. tilfredshed med forældremøder og skole-hjem-samtaler. Vorrevangskolens kommunikationsstrategi, side 4
2.1.3 Kanal: VORREBLADET Vorrebladet indeholder artikler fra børn og voksne på og omkring Vorrevangskolen (ledere, medarbejdere, elever og forældre). Bladet omdeles til alle børn på Vorrevangskolen (hvis flere søskende, modtager det yngste barn bladet). Bladet tænkes også ind i en ekstern kommunikationssammenhæng, da det kan bruges som reklame til gæster og samarbejdspartnere. Mål: Vorrebladet skal udkomme 2 gange årligt: Et efterårs/vinter nummer (december) og et forårs/sommer nummer (juni). Ansvarlig: Ledelsen/skolebestyrelsen Evaluering: Efter skoleåret 2014 gennemføres en mindre Survey-undersøgelse blandt skolens forældre, hvor der spørges til, i hvor stort omfang bladet bliver læst og påskønnet. 2.2 Målgruppe: Medarbejdere 2.2.1 Kanal: PERSONALEINTRA Al skriftlig kommunikation mellem medarbejdere indbyrdes og mellem medarbejdere og ledelse foregår via skolens intranet. Ledelsen udsender løbende nyhedsbreve samt anden information. På intranettet findes ligeledes alle vigtige dokumenter, dagsordener, referater, udviklingsplaner, elevplaner mv. Mål: At igangsætte arbejdet med at udvikle en elektronisk personalehåndbog på Personaleintra, hvor alt relevant indhold samles. Den elektroniske personalehåndbog skal give lettere adgang til relevant information. Det er desuden et mål, at alle udsendte mails målrettes de personer, for hvem indholdet er relevant. Ansvarlig: Ledelsen/alle Evaluering: I juni 2014 vurderes det, hvor langt vi er med den elektroniske personalehåndbog, og det besluttes, hvordan det videre arbejde skal tilrettelægges. Tilfredsheden med den interne kommunikation vurderes via lokalt spørgsmål i næstkommende medarbejdertrivselsundersøgelse. Vorrevangskolens kommunikationsstrategi, side 5
3. Kommunikationsmål: At udbrede kendskabet til Vorrevangskolen 3.1 Målgruppe: Kommende forældre Vorrevangskolens nye hjemmeside skal være et udstillingsvindue for skolens velfungerende hverdag og særlige aktiviteter (udviklingsprojekter, undervisnings- og trivselstiltag m.m.). En tilknyttet, aktiv Facebook-side kan forventes at sætte større spot på små og store nyheder, og via nuværende forældre og elevers aktivitet kan kendskabet til disse udbredes via Facebook. 3.1.1 Kanaler: NY HJEMMESIDE OG FACEBOOK-SIDE Ny hjemmeside Primær målgruppe: Kommende forældre Sekundær målgruppe: Elever, nuværende forældre, medarbejdere, ansøgere, Børn & Unge, medarbejderorganisationer, lærer-/pædagogstuderende, andre skoler, politikere, samarbejdspartnere, presse og alle øvrige interesserede. Kommunikationspunkter på hjemmesiden er: Skolens værdigrundlag og præsentation af skolen Skolen her og nu, herunder en elektronisk udgave af skolebladet Vorrebladet Hjemmesiden skal løbende opdateres med aktuelle nyheder og begivenheder. På skolens hjemmeside vil følgende elementer kunne ses: Det sker skiftende aktuelle billeder, der fortæller om livet på Vorrevangskolen Temakaser med disse overskrifter: o Læring og udvikling o Trivsel og traditioner o SpecSpace o SFO o Innovation o IT o Bevægelse o Vorrebladet Vorrevangskolens Facebook-side (www.facebook.com/vorrevang), der blev oprettet i forbindelse med skolestrukturændringerne i 2012, og som hidtil har været administreret af forældre fra skolebestyrelsen, inddrages som supplement og synergi-givende kanal til hjemmeside og Forældreintra. Kontor/ledelse er ansvarlig for, at der linkes fra Facebook-gruppen til nyheder på hjemmesiden, og at der deles link til andre relevante nyheder. Mål: Hjemmesiden færdiggøres med det ovenfor skitserede indhold, og der etableres forbindelse til øvrige medier: Facebook, Vorrebladet og Forældreintra. I oktober 2013 udarbejdes retningslinjer for brug af Facebook-siden, der skal nå i alt 600 likes inden sommerferien 2014. Ansvarlige: LT, MN, VAB Vorrevangskolens kommunikationsstrategi, side 6
Evaluering: Det evalueres ved årsskiftet 2013/14, om hjemmesiden er færdig. Via sidens statistikmodul vurderes det, om der kan konstateres en tydelig synergi med de øvrige kanaler. Antallet af likes på Facebook opgøres i juni 2014. 3.2 Målgruppe: Pressen Mål: En fortsat tæt kontakt til den lokale ugeavis og ved større projekter udvides presselisten til større lokale og landsdækkende medier. Ansvarlige: Ledelsen Evaluering: Ved skoleåret 2013/14 s afslutning vurderes antallet af artikler i relevante aviser og lokalaviser, og det vurderes, om der skal sættes ekstraordinært ind på et øget antal. Vorrevangskolens kommunikationsstrategi, side 7