Bestyrelsens strategiske anbefalinger FOR SKANDERBORG FESTIVALKLUB 2018 Vi laver ikke festival for at tjene penge men det kræver mange penge at lave en festival på det niveau vi ønsker for Smukfest KERNEVÆRDIER Skanderborg Festivalklub i form af formænd, stedfortrædere, subformænd, ledelse, direktion og bestyrelse deltog i 2016 i arbejdet med at finde de fælles kerneværdier, der tilsammen er vores pejlemærke, det vi navigerer efter i vores aktuelle og fremtidige udvikling. De seks kerneværdier er: Fællesskab. Det Særlige Fællesskab. Uden det var vi intet. Uden fællesskabet ingen overskudsenergi at dele med hverken gæster eller omverden. Fest. Med tryk på. Vi er en fest ival og i mødet mellem tusindvis af mennesker i skovens fortættede stemning, opstår en helt særlig energi, der varer langt ud over dagene i august. Frivillighed. Frivillighed er forudsætningen for det vi laver. Uden de tusindvis af frivillige der hver især lægger timer i det særlige fællesskab vi kalder Smukfest, var der ingen Smukfest. Antidagligdag. Det vi skaber. Et ambitiøst projekt om at give vores gæster noget andet end det de oplever hver dag og som giver dem fornyet kraft med retur. Glæde. Glæden ved at glæde andre er unik. Kærlighed. Det vi er her for. Kærlighed til både festen og næsten og naturen. Alle medhjælpere på Smukfest har ret til at tænke smukke tanker og gøre smukke ting side 1 / 6
SAFETY FIRST For Skanderborg Festivalklub står sikkerheden til enhver tid over alt andet. Vi skal sikre publikum, medhjælpere og ansatte på bedste vis og dermed sikre det højest mulige niveau overalt hvor festivalen opererer, både hvor det angår crowd safety og arbejdsmiljø. Det er vigtigt at pointere, at den overordnede tankegang bag safety first tager sit udgangspunkt i såkaldt Business Continuity Managment (BCM), der handler om at sikre, at vi altid har de optimale planer for fortsat drift, uanset hvilket uheld/hvilken uforudset hændelse vores festival og vores organisation måtte blive ramt af: Om det så er terror, it-nedbrud, brand, HR-issues, leverandørkonflikt, eller andet der kan true vores arrangement eller organisation. De investeringer og den løbende indsats det måtte kræve, såvel økonomisk som i form af manpower, skal altid prioriteres. ANBEFALING 1: UDVIKLING Smukfest skal fortsat udvikles, med ambition om at tilbyde et festivalrum af international klasse. For at kunne leve op til det, skal vi: Sikre og vedligeholde en unik, ambitiøs og synlig idekultur, hvor såvel ansatte som medhjælpere, legekammerater, udvalgte samarbejdspartnere og publikum kontinuerligt har mulighed for, eller inviteres til at deltage i festivalens udvikling. Arbejde på at skabe unikke værker, installationer og oplevelser, der både for publikum og den omgivende verden er med til at skille Smukfest ud fra mængden. Vi skal op i skala, for at bruge AROS-direktørens ord. Vedligeholde og videreudvikle en konstant diskussion om fremtidens Smukfest med emner som: - Hvad er vores kunstneriske profil, - hvordan ser fremtidens festivalplads ud, - hvem er vores fremtidige publikum og - hvordan holder vi os attraktive i forhold til såvel dem som medier og samarbejdspartnere. Operationelle noter: fortsætte det gode arbejde i udvalget for Smag, Kunst og Finurligheder og gerne med endnu større ambitioner om at skabe noget unikt der rækker ud over festivaldagene. Fortsat fokus på tværgående samarbejde både internt så alle afdelinger inddrages og eksternt, ift. nye og stærke partnere på området, som et vigtigt parameter for succes og ejerskab på nye initiativer. Løbende afrapportering på området eks. som del af ledelses-, direktions- og bestyrelsesmøder. side 2 / 6
ANBEFALING 2: BÆREDYGTIGHED Direktionen anbefales at prioritere et egentligt arbejde med fremadrettet Bæredygtighed, for at gøre bæredygtighed til en del af Smuk-DNA. Bæredygtighed hos os skal bæres af opfindsomhed og underfundighed og skal altid give mening for såvel organisationen som vores publikum. Operationelle noter: Der er lavet et såkaldt Bæredygtighedskatalog, der kortlægger vores indsatser omkring bæredygtighed (og CSR). Det er bestyrelsens ønske, at dette kan være afsæt for, i første omgang at vurdere igangværende initiativer og lave bud på prioritering af disse fremadrettet og i anden omgang at indhente kvalificeret viden på området, for derefter at kunne fremkomme med operationelle anbefalinger på hvor festivalen skal sætte ind og hvordan vi får skabt en motiverende bæredygtighedskultur, der er synlig i hele organisationen. Det er bestyrelsens ønske at bæredygtighedsarbejdet prioriteres og afspejler sig alt hvad vi laver eks. ved at sikre, at unikke værker skabt til festivalen også er skabt på bæredygtige løsninger eller at vi ikke indgår åbenlyst ressource-negative samarbejder. Se også anbefaling 6: CSR. ANBEFALING 3: UDNYTTELSE AF DEN FYSISKE RAMME At skabe afklaring om vores planer for smukfests langsigtede udvikling og dermed være på forkant ift. de samarbejdsaftaler der skal indgås med kommunen og andre aktører om brug af festivalskoven, eksterne arealer og lokationer. Herunder at afklare: Hvad vil vi med arealet i skoven på sigt, når den nuværende aftale med Skanderborg Kommune udløber efter 2020? Hvordan sikrer vi til stadighed arealer til brug for overnatning, parkering, og opbevaring af festivalgrej? Hvordan sikrer vi i øvrigt de fysiske rammer til foreningens aktiviteter herunder lager, lokaler og kontorfaciliteter? Operationelle noter: Det prioriteres højt at få skabt den optimale proces for forhandlingerne om en ny skovplan, der sikrer at Smukfest har de rigtige rammer at udvikle sig i, i planens levetid. Inden forhandlingerne starter, skal festivalklubben have nogle overordnede bud på hvordan de fremtidige rammer kan se ud og hvad det kræver at realisere dem så disse kan indgå i forhandlingerne med kommunen og andre myndigheder/interessenter. side 3 / 6
ANBEFALING 4: FRIVILLIGHED De frivillige kræfter er den bærende kræft i foreningen og alle foreningens aktiviteter skal ske med respekt for dette. Festivalen skal undersøge alle nødvendige aspekter af frivilligheden og herefter styrke frivilligheden og det særlige fællesskab ved at udarbejde en frivillighedspolitik der konstant gør det attraktivt at være medhjælper/formand. Ift. til frivilligheden i Skanderborg Festivalklub skal der arbejdes for at: Sikre rekruttering af de medhjælpere fremtidens festival kræver (samarbejde med uddannelsesinstitutioner, nye foreninger etc.) Afsøge nye formater for frivilligheden Skabe initiativer der kan hjælpe med at sikre en større fastholdelse Skabe større enkelhed og overskuelighed i den enkelte formands administrative arbejde. Sikre vidensdeling fra erfarne til nye medhjælpere/formænd. Operationelle noter: Frivilligheden er under pres i disse år og som en af landets store frivilligorganisationer, bør Skanderborg Festivalklub være meget aktiv i arbejdet med at sikre frivilligheden de bedste mulige rammer og udviklingsmuligheder. Dette såvel internt i vores egen organisation som i samarbejde med andre vigtige aktører på området - eks. Dansk Live, øvrige festivaler, idræts- og politiske organisationer. Sideløbende afsøges også muligheder for at arbejde med eks. uddannelsesinstitutioner og professionelle aktører, for at sikre, at Smukfest altid kan afvikles optimalt. ANBEFALING 5: ORGANISATIONEN Skanderborg Festivalklub skal være en god og inkluderende arbejdsplads, med plads til forskellighed blandt sine medarbejdere - og med et arbejdsklima, der får den enkelte medarbejder til at yde sit bedste. Skanderborg festivalklub skal sætte mål for konstant videreuddannelse af medarbejdere på alle niveauer. Vores infrastruktur skal løbende forenkles og altid med det formål at skabe gennemsigtighed, tydelig kommunikation, klare kommandoveje og synergi. Samarbejdet mellem Direktion og Ledelse - herunder ansvarsfordeling både i hverdagen og under festivalafvikling - skal være tydelig for alle parter. Ligeledes skal det vigtige informa- side 4 / 6
tionsflow mellem Bestyrelse og Direktion sikres og prioriteres. Klubben skal være garanter for en god seniorpolitik, der både skaber afklaring og tryghed for den enkelte og sikrer, at festivalklubben til enhver tid har de rette kompetencer i staben. Operationelle noter: Elementer som intranet, et tydeligt organisationsdiagram (inkl. opdateret kontaktark), de årlige MU-samtaler og det løbende udvalgsarbejde, er alle vigtige faktorer i ovenstående. En egentligt HR-funktion er tænkt indført for at kunne styrke samarbejdet på tværs af arbejdspladsen. Ansættelsen af en Ordførende Direktør er tænkt som et vigtigt parameter i gennemførelse af ovennævnte og i rollebeskrivelsen er anført følgende målparametre: Vedr. Information: 1) For Ledelsen og arbejdspladsen Føla skal der pr. 1. juni 2018 være en oplevet forbedring i informationsflow fra Direktionen 2) I relationen mellem Bestyrelse og Direktion skal der pr. 1. juni 2018 være en oplevet forbedring i informationsflow for begge enheder 3) Et system for håndtering af udvalg og beslutningsprocesser skal være implementeret pr. 1. marts 2018 4) Niveauet for skriftlighed skal være hævet pr. 1. juni 2018 via procedurer for udvalgsarbejdet, referater og dokumentationskrav generelt Vedr. HR-området: HR-funktionen skal understøtte at der til enhver tid afsættes de nødvendige resurser for at arbejdsmiljøet sikrer alle i organisationens ve og vel. Det er ambitionen, at alle mødes med denne indstilling uanset hvilken position man har i foreningen. 1) HR-funktion er defineret og implementeret pr. 1. februar 2018 2) MUS-system er implementeret pr. 1. marts 2018, 3) Alle ansatte har pr. 1. april 2018 gennemført MU-samtaler og har opdaterede rollebeskrivelser, hovedopgaver og ansvarsområder 4) Den gennemsnitlige medarbejdertilfredshed skal være øget efter gennemførelsen af MU-samtalerne i 2018. side 5 / 6
ANBEFALING 6: CSR Vi skal styrke Smukfests CSR profil over for omverdenen. Bl.a. ved at sikre at arbejdet i Smukfonden, vores foreningskultur og vores tilgængeligheds/handicap-initiativer bliver stedse mere synlige for såvel medhjælpere som samarbejdspartnere, publikum og medier. Af aktuelle CSR-indsatser kan bl.a. nævnes: diverse fleks- og jobprøvningsansættelser, flygtninge/hjemløse/udsatte som medhjælpere, tilgængelighedsindsatsen (vi blev sidste år belønnet med et Guld diplom af Volue) og selvfølgelig Smukfonden, den lokale kulturstøtte og Walthers Musikcafe (og hvad deraf følger). Der skal bruges de nødvendige kræfter på at få alle vores CSR-indsatser dokumenteret og ud fra dette få afklaret, hvad vores ambition er på området og hvordan vi bedst prioriter og målretter indsatserne. (Se også det udarbejdede Bæredygtighedskatalog og anbefaling 2: Bæredygtighed). Operationelle noter: Forenings-ambassaden der debuterede på festivalpladsen i 2017 evalueres og videreudvikles, så den bliver så attraktiv som muligt for såvel gæster som medhjælpere det også i sammenhæng med anbefaling 4: Frivilligheden. ANBEFALING 7: SMUK EVENT Festivalens forretningsudvikling lægges i Smuk Event og der skal skabes grobund for, at Smuk Event fremadrettet er et selvstændigt selskab der styrker organisationen. Projektet gives styrke, innovation, energi og de rette muligheder for at udvikle sig og evalueres løbende. Operationelle noter: Bestyrelsen i Skanderborg Festivalklub (der også er bestyrelse for Smuk Event (SE) har i oktober 2017 nedsat et forretningsudvalg der fremover jævnligt sparrer med SE s direktør om såvel igangværende som potentielle projekter, om fremtiden og om at få udformet en præcis beskrivelse af ambitionerne for SE s virke og hvad der skal til for at opfylde disse. side 6 / 6