Retningslinjer for identificering, forebyggelse og håndtering af arbejdsbetinget stress Indledning: Ubalance mellem krav og ressourcer i arbejdet kan føre til arbejdsbetinget stress. Arbejdsbetinget stress kan have alvorlige konsekvenser for den enkelte medarbejder. Derfor er det vigtigt at alle ansatte i Frederikshavn Kommune tager et fælles ansvar for at identificere, forebygge og håndtere arbejdsbetinget stress. Europa Kommissionen har pålagt arbejdsgiverne ansvaret for at sikre, at ansatte ikke lider skader under arbejdet, herunder af virkningerne af arbejdsbetinget stress. Ifølge SU- og MED aftalen fra april 2005 samt tilhørende protokollat pålægges SU/MED udvalget at fastlægge retningslinjer for identificering, forebyggelse og håndtering af arbejdsbetinget stress. Denne korte version af retningslinjerne er en del af Frederikshavn Kommunes samlede indsats mod arbejdsbetinget stress se yderligere information i Frederikshavn Kommunes indsats mod arbejdsbetinget stress 2008. Hvad er arbejdsbetinget stress? Arbejdsbetinget stress opstår, når kravene fra arbejdsmiljøet overstiger arbejdstagerens evne til at opfylde eller overskue disse. (Det europæriske arbejdsmiljøagentur). Arbejdsbetinget stress ses som ubalance mellem krav og ressourcer. Ubalance kan skyldes at kravene enten er for høje/lave/modstridende eller at arbejdstageren ikke oplever at ressourcer eller egne evner slår til. Hvis arbejdstageren har ringe mulighed for egen kontrol i situationen øges risikoen for arbejdsbetinget stress. Identificering af arbejdsbetinget stress: Identificering af arbejdsbetinget stress kan ske ved: Åbenhed og dialog om arbejdsbetinget stress Sætte arbejdsbetinget stress på dagsordenen til personalemøder og MED møder Være opmærksomme og reagere på egne og andres stresssignaler og adfærdsændringer Afholde trivselssamtale om arbejdsbetinget stress 1
Trivselsmåling Lave risikovurdering af stressfaktorer Lave job analyser Analysere sygefravær/overarbejde/afspadserings/ferie statistik Analysere ulykkestatistik og voldsregistreringer Lave arbejdspladsvurdering APV arbejdsbetinget stress skal indgå som et fast punkt Afholde medarbejderudviklingssamtaler MUS stress skal indgå som et fast punkt Afholde gruppeudviklingssamtaler GRUS stress skal indgå som et emne Afholde lederudviklingssamtaler LUS stress skal indgå som et fast punkt Lave kompetenceudviklingsplaner afdækning om krav og ressourcer/kompetencer stemmer overens Forebyggelse af arbejdsbetinget stress Trivsel på arbejdspladsen beskytter mod arbejdsbetinget stress. Vi kan fremme trivsel i arbejdet ved at blive opmærksomme på vores egne trivselsfremmende og trivselshæmmende faktorer og indrette vores arbejdsliv, så vi trives bedst muligt og føler arbejdsglæde. Frem trivsel og forebyg arbejdsbetinget stress. Psykisk arbejdsmiljø og arbejdsbetinget stress er tæt forbundet. Forebyggelse af arbejdsbetinget stress skal derfor tænkes ind i måden arbejdet organiseres og udføres på, udfoldelsesmuligheder i arbejdet og kulturen på arbejdspladsen. Forebyggelse kan ske på flere niveauer både på ledelsesmæssigt, gruppe- og individniveau. Hvad kan lederen gøre for at forebygge arbejdsbetinget stress? Fremme trivsel på arbejdspladsen Medvirke til en kultur, der sikrer åben og tillidsfuld dialog om arbejdsbetinget stress. Være med til at aftabuisere arbejdsbetinget stress og sende signaler om at arbejdsbetinget stress er et fælles anliggende og skal tages alvorligt Skabe viden og opmærksomhed om arbejdsbetinget stress Reagere på medarbejderes signaler på arbejdsbetinget stress/henvendelser Være opmærksom på eget stressniveau gå forrest som rollemodel Udøve god ledelseskvalitet 2
Lederen skal tage ansvar for medarbejdernes psykiske arbejdsmiljø ved at Sikre at arbejdet i alle led planlægges og tilrettelægges således at det kan udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt Reducere stressfaktorer og fremme trivselsfaktorer i arbejdsmiljøet Skabe klarhed om roller, ansvar, forventninger, prioritering af arbejdsopgaver herunder skal og kan opgaver Sikre medarbejderne medindflydelse og medbestemmelse gennem dialog og information Skabe klare rammer for samarbejde og kommunikation Differentiere og fordele arbejdsopgaverne, så der er tilpas balance mellem krav i arbejdet og medarbejdernes individuelle evner og de ressourcer, der er tilgængelige for at løse opgaverne Give direkte og umiddelbar feedback til medarbejderne, så medarbejderne løbende har mulighed for at vurdere resultatet af deres indsats Give social og faglig støtte Sikre forudsigelighed relevante informationer om kommende forandringer Fremme mulighederne for at medarbejderne kan fokusere og koncentrere sig om kerneområder. Skabe ro om arbejdet og minimer omfanget af forstyrrende afbrydelser Skabe muligheder for at vedligeholde og udvikle kompetencer Give anerkendelse og vise værdsættelse af medarbejderen belønning Sikre tillid og troværdighed, retfærdighed og respekt og socialt ansvar og rummelighed på arbejdspladsen Hvad kan kolleger gøre for at forebygge arbejdsbetinget stress? Være åbne omkring arbejdsbetinget stress være med til at aftabuisere Være opmærksomme på hinandens trivsel og signaler på arbejdsbetinget stress Give hinanden tilladelse til at blande sig, når man opdager signaler på arbejdsbetinget stress hos en kollega Kollegerne skal tage medansvar for at I er hinandens psykiske arbejdsmiljø 3
Hvad kan medarbejderen selv gøre for at forebygge arbejdsbetinget stress? Have fokus på egen trivsel og arbejdsglæde Søge at få flowprægede arbejdsopgaver og fremme trivselsfaktorer Planlæg, prioriter og sig nej uden dårlig samvittighed Lære om stress, stressfaktorer og stresssignaler Kende egne stresssignaler og reager på dem Være åben omkring arbejdsbetinget stress være med til at aftabuisere Bed om hjælp. Gå til kollega, arbejdsmiljørepræsentant, TR eller leder - fortæl at du oplever, at der stressfaktorer i dit arbejde. Samarbejde om at situationen bragt i balance Få sagt til og fra i forhold til dine personlige ressourcer Forholde dig til egne krav og forventninger: Ens egne krav kan skabe stress tænk efter om du stiller for store krav og har for høje forventninger til dig selv i forhold til de ressourcer der er til rådighed. Lære at sige pyt overfor vilkår eller forhold i arbejdet du ikke har kontrol over Medarbejderen skal tage medansvar for eget psykiske arbejdsmiljø ved at Være medskaber af det gode psykiske arbejdsmiljø Sikre klarhed over forventninger til din egen arbejdsindsats og samarbejde Skabe klarhed over dine ansvarsområder i konkrete arbejdsopgaver Sikre dig klarhed over egen rolle Sikre en god planlægning og tilrettelæggelse af det daglige arbejde, samt en klar prioritering af arbejdsopgaver Være klar i forventninger til kolleger med hensyn til samarbejde og kommunikation Melde uklarheder og konflikter ud i tide Deltage i konstruktiv dialog om succeser og problemer i din dagligdag Være hjælpsom og drage omsorg for dine kolleger og leder social støtte Være medskaber af en god omgangstone og humor på arbejdspladsen Håndtering af arbejdsbetinget stress: Hvem skal gribe ind overfor arbejdsbetinget stress? Oftest er stressramte ikke selv klar over, at de har stress eller har ikke overskud til selv at handle og bede om hjælp. Derfor er det vigtigt at både kolleger og ledere i det daglige er opmærksomme på hinanden med det mål for øje at drage omsorg for hinanden. Alle ansatte i Frederikshavn kommune har et medansvar for at gribe ind overfor arbejdsbetinget stress. 4
Hvornår skal man gribe ind overfor arbejdsbetinget stress? Det er en vurderingssag. Men så tidligt som muligt dog skal vi alle have lov til at have dårlige dage uden at det straks skal tolkes som stress. Reager når du får mistanke om, at en kollega eller leder viser symptomer, der kan signalere stress eller ændrer adfærd. Spørg også forebyggende til din kollega eller leder, hvis de har travlt i en længerevarende periode. Hvad kan man selv gøre, når man tror man har arbejdsbetinget stress? Når man føler sig stresset er det vigtigt at være åben omkring det. Alt for mange tager ikke deres stress alvorligt så henvend dig til egen læge. Tal med kollega, din arbejdsmiljørepræsentant/tr eller din leder for at få hurtig hjælp på din arbejdsplads. Hvad kan man gøre man, når man tror ens kollega eller leder har arbejdsbetinget stress? Mange har berøringsangst i forhold til at henvende sig til en kollega eller leder, der viser tegn på stress. Undskyldningen for ikke at handle er, at vi ikke vil blande os i andre menneskers liv. Vi skal ændre vores holdning og kultur til at det er i orden at blande sig, da det ellers kan forværre den stressramtes situation. For at undgå at ingen blander sig kan I diskutere og aftale hvilke spilleregler, der skal være i jeres afdeling. Skal man gå direkte til hinanden? Hvad hvis man ikke selv ønsker at tage emnet op med hinanden, det kan f.eks. være af personlig grunde eller pga. arbejdsrelationerne? Så aftal indbyrdes at det er i orden, at man henvender sig til arbejdsmiljørepræsentanten/tr eller leder uden at man derved føler, at man går bag om ryggen. Når man henvender sig til kollegaen eller lederen skal det gøres på en respektfuld måde. Giv udtryk for bekymring for den pågældendes situation og tilbyd din hjælp. Handlingsplan for håndtering af arbejdsbetinget stress: Hvad kan lederen gøre, hvis en medarbejder har arbejdsbetinget stress? Hav fokus på dine medarbejderes trivsel. Hvis medarbejderen eller andre henvender sig - eller at du selv bliver opmærksom på, at en medarbejder udviser stresssignaler er det lederens ansvar hurtigst muligt at tage henvendelsen alvorligt ved at få drøftet og beskrevet problemerne, deres omfang og mulige løsning med medarbejderen. 5
Lederen kan gøre følgende: Indkalde medarbejderen til en trivselssamtale. Tal med medarbejderen og forhold dig undersøgende, lyttende og åbent til medarbejderens oplevelse. Anerkend og respekter medarbejderens oplevelser og accepter at mennesker er forskellige. Det som opleves belastende for en person opleves ikke nødvendigvis belastende for en anden person. Opfordre medarbejderen til at søge egen læge lederen skal ikke diagnosticere arbejdsbetinget stress Aftale et møde med medarbejderen, hvori intern arbejdspsykolog fra Arbejdsmiljø & HR deltager. Formålet med mødet er: o Identificere stressfaktorer o Aftale hvilke stressfaktorer i arbejdsmiljøet, der skal reduceres o Aftale en plan for hvordan medarbejderen skal forblive på arbejdet (form/timetal/delvis sygemelding) o Aftale hvordan øvrige medarbejdere involveres og hvad de informeres om Aftale et forløb med fastesatte tidspunkter for løbende dialog med medarbejderen om hvordan det går Tilbyde at arrangere tid til en afklarende samtale hos ekstern stresspsykolog Tilbyde opfølgningssamtaler med intern arbejdspsykolog fra Arbejdsmiljø & HR Forebyggelse af arbejdsbetinget stress på afdelingsniveau: For at forebygge og undgå stress hos de øvrige medarbejdere kan lederen hurtigst muligt indkalde til et planlægningsmøde. Lav i fællesskab en omorganisering af hele afdelingens arbejdsopgaver undgå løsningen med blot at fordele medarbejderens opgaver på de øvrige medarbejdere -. Prioriter som leder, hvilke af afdelingens opgaver, der skal løses og hvilke der må løses hen ad vejen. Sørg for at der er klare retningslinjer for udførelse af arbejdet. Meld ud til samarbejdspartnere at der er ventetid pga. af overbelastning i afdelingen (ikke pga. af stress eller sygemelding, da det kan skabe skyldfølelse hos den stressramte). Aftal et møde med arbejdsmiljørepræsentant og intern arbejdspsykolog fra Arbejdsmiljø & HR og iværksæt sammen en undersøgelse for at identificere arbejdsbetinget stress på arbejdspladsen. Hvis undersøgelsen viser, at stressniveauet er højt lav sammen med arbejdsmiljørepræsentant og intern arbejdspsykolog fra Arbejdsmiljø & HR en 6
analyse af stressfaktorer på arbejdspladsen og efterfølgende en handlingsplan for reduktion af stressfaktorer. Iværksæt en forebyggende indsats sammen med arbejdsmiljøgruppen Hav fortsat fokus på identificering og forebyggelse af stress Hvad kan lederen gøre, hvis en medarbejder bliver sygemeldt med arbejdsbetinget stress? Når en medarbejder sygemelder sig pga. stress er det vigtigt, at lederen har en forståelse for at medarbejderen er stressramt og kan have forskellige fysiske, psykiske og adfærdsmæssige stressreaktioner. I kommunikationen med medarbejderen må lederen tage højde for at disse stressreaktioner kan forekomme og tilpasse kommunikationen og kontakten herefter. Lederen kan gøre følgende: Første korte samtale ved sygemelding: Opfordre medarbejderen til at søge egen læge Tilbyde at arrangere tid til en afklarende samtale hos ekstern stresspsykolog Informere kort om formalia ang. sygemelding og forløb se personaleguide Aftale at medarbejderen skånes 100 %, dvs. ikke bliver kontaktet vedr. arbejdsrelaterede ting. Telefonopkald og mails må ikke komme til medarbejderen. Aftale hvordan den videre kontakt til arbejdspladsen skal være ønsker medarbejderen kontakt fra kolleger eller ikke kontakt? Aftale hvilken information kolleger skal have Orientere om at lederen løbende vil kontakte medarbejderen gennem forløbet Herefter kan en periode med evt. samtaler hos læge og ekstern stresspsykolog, samt afstressende tiltag følge. Det er individuelt hvordan denne periode vil forløbe og hvor længe den vil vare. Aftal med medarbejderen at denne selv evt. i samarbejde med. læge og ekstern stresspsykolog melder ud, når vedkommende er klar til at deltage i et møde om videre forløb. Inviter medarbejderen til at komme på uforpligtigende (ingen arbejdsrelaterede opgaver eller spørgsmål) besøg på arbejdspladsen til f.eks. en aftalt frokost/kaffepause osv. med kollegerne for at bevare tilknytningen til arbejdspladsen. Husk at lederens kontakt med medarbejderen er en omsorgskontakt - den må aldrig bære præg af at kontrollere eller presse medarbejderen tilbage før tid. Forebyggelse af stress på afdelingsniveau efter sygemelding - følg samme procedure som beskrevet i foregående afsnit. 7
Hvad kan lederen gøre, når en medarbejder skal vende tilbage til arbejdspladsen efter en sygemelding pga. arbejdsbetinget stress? Afvent at medarbejderen er i stand til at deltage i et møde om videre forløb. Aftal et møde med medarbejderen, hvori intern arbejdspsykolog fra Arbejdsmiljø & HR deltager. Formålet med mødet er: 1. Identificere stressfaktorer 2. Aftale hvilke stressfaktorer i arbejdsmiljøet, der skal reduceres inden medarbejderen vender tilbage 3. Aftale en plan for hvordan medarbejderen skal vende tilbage (delvis sygemelding/ form/timetal, evt. omplacering) 4. Aftale hvordan øvrige medarbejdere involveres og hvad de informeres om. Hvordan sikres at medarbejderen føler sig velkommen og får en god opstart? Tal med de øvrige medarbejdere om, at det er vigtigt, at de viser forståelse og accept af at medarbejderen kommer langsomt tilbage igen og er medvirkende til at medarbejderen får en god opstart og føler sig velkommen. Giv tid og hav tålmodighed, tillid og tolerance overfor den stressramte. Hvordan sikres forebyggelse af at den ansatte ikke bliver stressramt igen? Undgå at medarbejderen presses skab ro og vær buffer i forhold til omverdenen - Aftal at medarbejderen kun får arbejdsopgaver af lederen og at ændringer træffes i samarbejde Sørg for at stressfaktorer i arbejdet er reduceret fra medarbejderens arbejde Afstem sammen med medarbejderen at arbejdsopgaverne passer til den aftalte arbejdstid, samt at der langsom i takt med at medarbejderen går op i tid bliver tilført flere opgaver Aftale et forløb med fastesatte tidspunkter for løbende dialog om reaktioner på tilbagekomsten Tilbyd opfølgningssamtaler med intern arbejdspsykolog fra Arbejdsmiljø & HR Hav forsat fokus på identificering og forebyggelse af stress 8