Referat af ordinær generalforsamling Afholdt den 19. april 2018 Ejerforeningen Marselis Boulevard 38-40 Følgende ejerlejligheder var repræsenteret: 101, 103, 105, 204, 205, 207, 304, 307, 403, 404, 407, 507, 601, 602, 604, 605, 606, 801, 803, 804, 806, 808, 1003, 1005, 1007, 1008, 1202, 1203, 1204, 1206, 1207, 1208 og 1401. Ejerlejlighed 501 var repræsenteret ved fuldmagt til bestyrelsen. Ejerlejlighed 503 var repræsenteret ved fuldmagt til Gitte Hansen Ejerlejlighed 504 var repræsenteret ved fuldmagt til Mathilde Brink Kylling. Ejerlejlighed 807 var repræsenteret ved fuldmagt til Jan Sørensen. Fra Salling Ejendomsadministration A/S deltog administrator Mads Rasmussen og Mette Kastrup. 1. Valg af dirigent & referent Formand Ulla Reintoft Henriksen (URH) bød velkommen og foreslog Søren Bruun Rasmussen valgt som dirigent og Mette Kastrup som referent. Begge blev valgt. Søren Bruun Rasmussen takkede for valget og konstaterede med generalforsamlingens samtykke, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig. 2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år URH aflagde beretning på vegne af bestyrelsen. Beretningen er bilagt nærværende referat. Hertil fulgte følgende bemærkninger fra Jan Sørensen (JS): Der foreligger en ældre aftale med en ejer omkring blandt andet vedligehold af have/rosenbede, som bør respekteres. På generalforsamlingen i 2017 blev diverse problematikker omkring parkering i gården omtalt. Det er vigtigt, at blandt andet ambulancer kan komme frem. Der ses ikke fulgt op på dette. Bemærkninger om nuværende briksystem kan fungere nogle år endnu, omend systemet er af ældre dato. Proline det nævnte krav i beretningen stemmer ikke overens med kravet iflg. årsrapporten. URH oplyste, at årsagen er, at ejerforeningen har anerkendt et udestående på ca. kr. 28.000,00. Beløbet er betalt efter årsrapportens udarbejdelse. Prolines krav er nu ca. 35.000,00 og dette krav bestrides fortsat af foreningen. Andre medlemmer udtrykte stor ros og anerkendelse for bestyrelsens betydelige indsats til gavn og glæde for fællesskabet. Med disse bemærkninger blev beretningen konstateret aflagt.
3. Godkendelse af årsregnskab 2017 Bestyrelsesmedlem Ulrik Rasmussen (ULR) gennemgik det udsendte årsregnskab. ULR gjorde indledningsvis opmærksom på, at regnskabet nu er opdelt i to dele, hvor en del er selve driftsregnskabet og en anden del er regnskabet for grundfonden. Driftsregnskabet udviste et overskud på kr. 49.340,00. Regnskabet blev godkendt med overførsel af overskuddet til egenkapitalen. (Jf. note 6, side 13) Regnskabet vedrørende grundfonden udviste et underskud på kr. 391.457,00. Regnskabet blev godkendt med modregning af underskuddet på grundfondens reserver (jf. note 7, side 14). Ejerforeningens egenkapital udgør herefter kr. 3.252.440,00 inkl. opsparingen i grundfonden på kr. 2.551.569,00. Årsregnskabet blev godkendt. 4. Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen til godkendelse ULR gennemgik den fremsendte vedligeholdelsesplan. Efter gennemgang blev følgende berørt: Det nævnte arbejde på øst-facaden omfatter ikke maling af området ved elevatorerne på alle etager, men bestyrelsen tager dette med i sine overvejelser. Efterisolering af loft omfatter rum på 15. sal, hvor de to ud af tre rum skal isoleres Møde omhandlende vedligeholdelsesplan blev afholdt sidste år, hvor Rambøll deltog. Der var også afholdt et informationsmøde inden betonrenoveringen igangsattes. Der udspandt sig slutteligt en drøftelse af, hvorvidt den efterfølgende afstemning gjaldt året 2018 eller vedligeholdelsesplanen som helhed. Dirigenten gjorde opmærksom på, at afstemningen vil omhandle året 2018, og at informationerne vedrørende de kommende år blot er indikationer, som vil blive taget op igen ved senere generalforsamlinger. En godkendelse kan således ikke binde kommende bestyrelser eller generalforsamlinger. Vedligeholdelsesplanen blev herefter godkendt. 5. Forslag fra bestyrelsen Indkaldelse til ekstraordinære generalforsamling vedrørende forelæggelse af plan og beslutning om renovering af stigrør i ejendommen Dirigenten gjorde opmærksom i bestemmelsen i vedtægtens punkt 5, stk. 1. Da bestyrelsen altid har mulighed for at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling, når bestyrelsen finder anledning dertil, gav punktet ikke mening og blev derfor trukket tilbage af bestyrelsen.
I stedet blev punktet omdøbt til Orientering om plan vedrørende stigrør i ejendommen for senere beslutning ULR orienterede om, at der kan anvendes to metoder: 1. Stigerør skiftes helt 2. Relining bestyrelsen har fået positive tilbagemeldinger herpå fra andre ejerforeninger og vil mødes med et specialist-firma på området snarest. Lige nu er der heldigvis ikke mange brud men der er dog konstateret slidtage nogle steder, så med tiden vil der måske kunne komme skader, da rørene ikke holder evigt. På den lange bane kan det derfor være en god investering at få bragt udskiftet stigrørene. 6. Forslag fra medlemmerne Ingen indkomne forslag til behandling. 7. Godkendelse af budget for såvel løbende drift som anvendelse af grundfondsmidler til vedligeholdelse ULR gennemgik det udsendte budgetforslag med en udgiftsramme på kr. 1.257.000,00 for så vidt angår driftsregnskabet og kr. 565.000,00 for så vidt angår grundfonden. Det bemærkes, at kr. 565.000,00 er beløbsrammen for 2018 i vedligeholdelsesplanen. JS fremsatte et ændringsforslag til budgettet for så vidt angår grundfonden. Forslaget var at undlade at opkræve til grundfonden i 2018 henset til den store opsparing, som foreningen allerede har. Flere ejere ytrede, at det må anses som værende et skråplan at stoppe indbetalingerne til grundfonden, da meningen hermed er at spare op til kommende vedligeholdelsesprojekter. Der er behov for at akkumulere kapital henset til foreningens historik. Ved at fastholde opkrævningerne vil det således ikke komme på tale, at ejere pludselig skal opkræves ekstraordinære beløb. ULR anførte, at overholdes vedligeholdelsesplanen i sin nuværende form og med de foreslåede indbetalinger hertil, vil grundfonden ultimo 2019 være på ca. kr. 400.000,00 derfor er bestyrelsen fortaler for, at der indbetales løbende. Grundfondens beløbsmæssige størrelse, har betydet, at skiftende bestyrelser har kunnet igangsætte store projekter, som har givet alle beboerne stor værdi. Det vil derfor ikke give mening at stoppe indbetalingerne nu, før der er helt afklaring på de næste projekter. Dirigenten satte ændringsforslaget til afstemning og eftersom det kun var forslagsstilleren, som stemte for, blev forslaget ikke vedtaget. Herefter blev såvel budgettet for den løbende drift som budgettet for grundfonden godkendt af generalforsamlingen i den form, som bestyrelsen havde foreslået. De nu gældende indbetalinger til fællesudgifter fortsætter dermed uændret. Indbetalinger til grundfond på i alt kr. 800.000,00 fortsætter dermed også uændret.
I forbindelse med ovennævnte budgetgennemgang gjorde JS opmærksom på, at der efter hans overbevisning er nogle hængepartier omkring nogle opkrævninger, der går tilbage til 2015. JS ønskede at få taget til referat, at nogle ejere ikke har overholdt foreningens vedtægter og ordensreglement. Nogle medlemmer har derfor ikke har foretaget korrekte indbetalinger til foreningen. Han betragter dette som svindel. Ovennævnte hænger samme med, at nogle ejere har el-udtag i garagen. Dette skal indberettes til bestyrelsen, og ejer skal betale herfor, ligesom ejere, der har dybfrysere i garagen, skal betale for strøm hertil. Ydermere skal ejere indrapportere, hvis man installerer vaskemaskine, ligesom bestyrelsen skal vide, hvor mange beboere, der er i de enkelte lejligheder. URH anførte hertil, at bestyrelsen har tillid til, at ejerne til enhver tid orienterer bestyrelsen om de nævnte forhold, og at bestyrelsen allerede har fulgt op på diverse beboerregistreringer for så vidt angår beboerantal, vaskemaskiner, mv. 8. og 9. Valg af medlemmer til bestyrelsen og 2 suppleanter Efter valg udgøres bestyrelsen af følgende medlemmer: Formand: Ulla Reintoft Henriksen (1003) Valgt 2017 - forsætter 1 år Bestyrelsesmedlem: Ulrik Rasmussen (1401) Valgt 2017 - forsætter 1 år Bestyrelsesmedlem: Hanne Engelgreen (602) Valgt 2018 for 2 år Bestyrelsesmedlem: Mette Christiansen (801) Valgt 2018 for 2 år Bestyrelsesmedlem: Palle René Jacobsen (204) Valgt 2018 for 1 år Suppleant: Mads Bendixen (105) valgt for 1 år Suppleant: Niels Ove Reinsholm Jensen (806) valgt for 1 år 10. Valg af revisor Bestyrelsen stiller forslag om ændring af revisor fra Revisionsfirmaet Redmark til Brandt Revision & Rådgivning ULR motiverede bestyrelsens forslag. Ændringen skyldes udelukkende, at honoraret har udviklet sig til at være på et upassende niveau. Over de seneste 4 år er honoraret steget med 132% - dette er drøftet med Redmark. Derfor har bestyrelsen indhentet tilbud fra Brandt Revision & Rådgivning, som Salling Ejendomsadministration i øvrigt i forvejen samarbejder med. Ved at skrifte revisor kan ejerforeningen spare mellem kr. 20.000 25.000,00 årligt. Dirigenten satte forslaget til afstemning, og revisorskiftet blev vedtaget, idet kun en enkelt ejer ønskede at forblive hos Redmark.
11. Eventuelt Under eventuelt blev følgende emner omtalt: I forbindelse med forskønnelse af hovedindgang foreslår en ejer, at varer og håndværkere kan lukkes ind via døren i gården Det opleves, at storskrald kan henstå i flere dage inden afhentning Cykler uden mærkning sættes ud af kælderrum til udendørs cykelparkering Oprydning i cykelrum, så der kan blive gjort rent og malet Fjerne krat mod Marselis Boulevard Nedlægge parkeringspladser i gården langs garagen og i stedet for at etablere beplantning mod væg Nedlægge pladser af hensyn til ambulance/børnefamilier/eller blot til på- og aflæsning for beboere Bestyrelsen udfærdiger et bilag til ordensreglementet kaldet Sådan har vi håndværkeren, således der bliver rengjort og ryddet op, når der har været håndværkere i huset Stander for registrering af strøm til el-biler URH og enkelte medlemmer kommenterede på et eller flere af de nævnte forhold. Flere ejere takkede bestyrelsen for det store stykke arbejde, de udfører for foreningen. Slutteligt takkede dirigenten for god ro og orden. Aarhus, den 20. april 2018 Søren Bruun Rasmussen Dirigent Ulla Reintoft Henriksen Bestyrelsesformand