6. januar 2011 Informationsmøde: Udbud af osteosyntese materialer til Region Syddanmark Sagsnr. 10/16511
Agenda Velkomst og praktiske detaljer Gennemgang af: Udbudsbetingelser Disposition for tilbud Den udbudte opgave Delaftalerne og deres indhold Kontrakten Kontraktbilag, herunder E-handel Tilbudsbilag Udbudsbilag Spørgsmål Eventuelle spørgsmål 2
Velkomst og praktiske detaljer Udbudets gennemførelse Indkøbsafdelingen i Region Syddanmark Karsten Kirkegaard, Indkøbsområdeansvarlig Styregruppe og brugergrupper; bestående af repræsentanter fra 2 sygehusenheder i Region Syddanmark Kontaktoplysninger indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal 3 Først laves der en gennemgang af de vigtigste punkter i udbudsmaterialet Efterfølgende vil være mulighed for at stille spørgsmål via udleveret spørgsmålsark
Udbudsbetingelser Pkt. 1.2: Ordregiver Region Syddanmark. Pkt. 1.3: Kontaktafdeling og person Al kommunikation ml. udbyder og tilbudsgiver skal foregå med kontaktafdeling / kontaktperson og være skriftligt enten på dansk; brug meget gerne e-mail Pkt. 1.5: Udbudsmateriale Oversigt over udbudsmaterialets opbygning og indhold. Hold øje med hjemmesiden for evt. nye oplysninger samt Spørgsmål & Svar 4 Pkt. 1.7: Tidsplan Hold øje med de forskellige frister; hhv. spørgefrist og tilbudsfrist Pkt. 1.8: Informationsmøde og besigtigelse Husk tilmelding til evt. besigtigelse af instrumentarier
Udbudsbetingelser Pkt. 1.9: Spørgsmål Tilbudsgiver opfordres til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet og kravene til den udbudte opgave. Af hensyn til brugergruppemedlemmerne samles spørgsmålene så vidt muligt sammen i puljer. Alle spørgsmål lægges på hjemmesiden i anonymiseret form Pkt. 1.10: Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Følgende dokumenter skal medfølge tilbudet: Soliditetserklæring, Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige m.v. samt Referenceliste Følgende dokumenter kan forlanges i forbindelse med kontraktindgåelse: Opdateret soliditetserklæring; Serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, max. 6 mdr. gammel eller anden fuldgyldig dokumentation for at tilbudsgiver ikke befinder sig i en situation omfattet af udbudsdirektivets Art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f.; Dokumentation for tilbudsgivers erhvervs- og produktansvarsforsikring samt Forhåndsbekræftelse på den i kontrakten påkrævede sikkerhedsstillelse fra anerkendt pengeinstitut, forsikringsselskab, kreditforening eller tilsvarende. 5 Pkt. 1.11: Afgivelse af tilbud og sprogkrav Tilbud skal affattes på dansk. Dog accepteres det, at soliditetserklæring, dokumentation samt tekniske specifikationer er på engelsk. Følg meget gerne Disposition for tilbud, inkl. de vedlagte Kontraktbilag, Tilbudsbilag og Udbudsbilag. Pkt. 1.12: Aflevering af tilbud Tjek det korrekte version og antal eksemplarer og krav til mærkning af tilbud
Udbudsbetingelser Pkt. 1.13: Alternative produkter Tilbudsgiver har mulighed for at tilbyde op til 2 forskellige produkter for hvert af de udbudte koncepter Pkt. 1.14: Demonstration af produkter inkl. instrumentarier / vareprøver Demonstration af de tilbudte produkter inkl. instrumentarium; Fremsendelse af vareprøver inkl. instrumentarium; og eventuel klinisk demonstration. Læg mærke til forventet periode for demonstration og vareprøver. Pkt. 1.17: Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Udbyder kan være forpligtet til at udelukke tilbudsgivere, hvis tilbudet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet Pkt. 1.18: Forbehold og alternative tilbud Der kan ikke tages forbehold over for kontrakternes bestemmelser, ligesom der ikke kan tages forbehold overfor mindstekrav. Hvis krav anført i Kravspecifikationen, Afsnit 2, side 19 ff., Tilbuds-Bilag 6, Tilbuds-Bilag 7, Tilbuds-Bilag 10, Udbuds-Bilag 3 og Udbuds-Bilag 4 er mindstekrav, vil dette være særligt fremhævet. 6 Pkt. 1.19: Tildelingskriterium med underkriterier Tildeling af kontrakt(er) sker efter tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, ud fra underkriterierne: medicinsk funktion, økonomi og forsyningssikkerhed/service. Læg mærke til identifikationskoder i tilbudsbilagene Pkt. 1.20: Orientering om resultatet af udbudsforretningen Udbyder orienterer samtidig alle tilbudsgivere om resultatet, og kontrakt(er) underskrives først efter udløb af standstill perioden
Disposition for tilbud Vejledning, der skal lette tilbudsgiver i udarbejdelsen af tilbud Udbyder ser gerne, at Disposition for tilbud følges af alle tilbudsgivere; dette vil lette udbyders gennemgang af alle indkomne tilbud og sikre en høj grad af ligeværdig vurdering samt gennemsigtighed i tilbudsevalueringen Såfremt tilbudsgiver vælger ikke at følge Disposition for tilbud, er tilbudsgiver selv ansvarlig for, at tilbudet indeholder de nødvendige oplysninger, dokumentation mv. 7
Kravspecifikation Opgaven omfatter osteosyntese materialer og udbydes i 12 delaftaler benævnt koncepter Der kan bydes på de 12 delaftaler/koncepter enkeltvis Der skal afgives tilbud på alle de underpositioner indenfor de/den delaftaler, som tilbudsgiver afgiver bud på Afgivelse af kombinationstilbud er ikke tilladt 8 Definition på mindstekrav og ønsker Krav, som skal opfyldes for at deltage i konkurrencen, betegnes som mindstekrav. Et ønske er i udbudsretlig terminologi lig med et krav, som ikke skal opfyldes for at deltage i konkurrencen.
Delaftalerne og deres indhold (1 af 3) Region Syddanmark (eksklusiv Sygehus Sønderjylland) Fraktur - koncepter Forventet bruttobehov pr. år Frakturer Antal patienter fra til 1a Antegradt femurmarvsøm 60 110 8 1b Langt marvsøm med supplerende fiksation i collum/caput femoris Instrumentarium Basis sæt* 70 120 7 1c Tibia Marvsøm 75 130 7 2a Grundskinnesæt 2,7mm til underarms- og ankelfrakturer 520 650 24 2b Specialskinnesæt til distale radius 365 465 20 3a Kanylerede skruer 3 mm 55 85 5 3b Kanylerede skruer 4 mm 40 70 2 3c Kanylerede skruer 4,5 mm 195 275 8 3d Kanylerede skruer 7 mm 215 295 11 4a 4b Kort femurmarvsøm med supplerende fiksation i collum/caput femoris til hoftenær femurfraktur Solitære skruer/søm til hoftenær femurfraktur med intakt calcar 115 175 8 210 280 11 4c Glideskrue med skinne til hoftenær femurfraktur 350 450 18 Låne/- lejesæt 9
Delaftalerne og deres indhold (2 af 3) Sygehus Sønderjylland Fraktur - koncepter Forventet bruttobehov pr. år Frakturer Antal patienter fra til 1a Antegradt femurmarvsøm 20 30 2 1b Langt marvsøm med supplerende fiksation i collum/caput femoris Instrumentarium Basis sæt* 20 30 2 1c Tibia Marvsøm 30 40 2 2a Grundskinnesæt 2,7mm til underarms- og ankelfrakturer 90 110 5 2b Specialskinnesæt til distale radius 60 80 6 3a Kanylerede skruer 3 mm 3b Kanylerede skruer 4 mm 3c Kanylerede skruer 4,5 mm 30 50 2 3d Kanylerede skruer 7 mm 60 80 3 4a 4b 4c Kort femurmarvsøm med supplerende fiksation i collum/caput femoris til hoftenær fraktur Solitære skruer/søm til hoftenær femurfraktur med intakt calcar Glideskrue/søm med skinne til hoftenær femurfraktur 50 70 4 30 50 2 80 100 4 Låne/- lejesæt 10
Delaftalerne og deres indhold (3 af 3) Forskning og udvikling i osteosyntese materialer Ordregivers køb af osteosyntese materialer vil være op til 20 procent lavere end Køberens faktiske forbrug, da Køberen vil friholde op til 20 procent af sit forbrug til forskning og udvikling. For de enkelte koncepter under osteosyntese materialer vil Køberen kunne friholde op til 50 procent af sit faktiske forbrug til forskning og udvikling. Køberen vil dog sikre, at Køberens samlede friholdte forbrug til forskning og udvikling på alle de udbudte koncepter under osteosyntese materialer ikke overstiger 20 procent af det samlede faktiske forbrug på de udbudte osteosyntese materialer. 11
Optioner Option på at tage imod købstilbud fra Leverandøren på instrumentarier ejet af Købers sygehuse. Køberen vil ved aftaleindgåelse vurdere, hvorvidt optionen ønskes benyttet i forhold til de(n) vindende leverandør(er). Option på forlængelse af kontrakten på uændrede vilkår med 12 måneder 3 gange. Denne option vil ikke indgå i tilbudsvurderingen. 12 Option på at Sygehus Sønderjylland omfattes af de udbudte kontrakter. Køberen vil ved aftaleindgåelse vurdere, hvorvidt optionen ønskes benyttet i forhold til de(n) vindende leverandør(er). Denne option vil ikke indgå i tilbudsvurderingen.
Kontrakten Der kan ikke tages forbehold overfor kontraktens bestemmelser, jf. Udbudsbetingelsernes pkt.1.18 Udbyder opfordrer alle tilbudsgivere til nøje at gennemlæse kontrakten og stille spørgsmål til udbyder, såfremt der er behov for at få afklaret nogle af kontraktens vilkår 13
Tilbudsbilag og øvrige bilag Alle tilbudsbilag til direkte udfyldning ligger på ordregivers hjemmeside i Word- eller Excel-format Tilbuds-Bilag 1: Generelle oplysninger Tilbuds-Bilag 3: Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-c Tilbuds-Bilag 4: Referenceliste over tilsvarende leverancer Tilbuds-Bilag 5: Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres Tilbuds-Bilag 6: Redegørelse for den tilbudte leverance (løsningsbeskrivelse) - Generelle tværgående krav og ønsker Tilbuds-Bilag 7: Redegørelse for den tilbudte leverance (løsningsbeskrivelse) - Specifikke krav og ønsker Tilbuds-Bilag 8: Tilbudsskema (prisbilag) Tilbuds-Bilag 9: Dokumentation Tilbuds-Bilag 10: Klinisk performance og recalls 14 Betingelser for deltagelse / dokumentation Opfyldelse af ordregivers krav hvad tæller positivt i konkurrencen? Det er vigtigt, at krævede redegørelser er velunderbyggede og dokumenterede Øvrige bilag Tilbuds-Bilag 2: Soliditetserklæring Kontrakt-Bilag 1: E-handel; Kontrakt-Bilag 2: Eksempel - sikkerhedsstillelse Udbuds-Bilag 1: Sygehuse under Region Syddanmark; Udbuds-Bilag 2: Forventede forbrugs- og produktionsvilkår på udbyders sygehuse; Udbuds-Bilag 3: Generelle tværgående mindstekrav og ønsker; Udbuds-Bilag 4: Specifikke mindstekrav og ønsker til de udbudte koncepter;
Besvar SMART i tilbudsbilagene Specifikke Målbare 15 Acceptable Realistiske Tidsfastsatte
Spørgsmål Så vidt muligt besvares spørgsmål mundtligt i forbindelse med informationsmødet; Hvis det ikke er muligt at give et svar i forbindelse med informationsmødet, besvares spørgsmålet efterfølgende skriftligt. 16 Alle spørgsmål vil blive tilføjet de øvrige indkomne skriftlige spørgsmål, og alle Spørgsmål & Svar vil efterfølgende blive lagt på udbyders hjemmeside i anonymiseret form Tidligere modtagne spørgsmål og svar af general karakter til ordregivers udbud af implantater vil ligeledes efterfølgende blive lagt på udbyders hjemmeside i anonymiseret form