Referat tirsdag den 7. oktober 2014 Kl. 16:30 i Mødelokale 2, Allerslev
Indholdsfortegnelse 1. BU - Godkendelse af dagsorden...1 2. BU - Til orientering oktober...2 3. BU - Temadrøftelse om implementering af folkeskolereformen...3 4. BU - Fastsættelse af retningslinjer for optagelse af elever udenfor skoledistriktet i Lejre Kommunes folkeskoler...4 5. BU - Ferieplan for skolerne for skoleåret 2015-16...7 6. BU - Udvidelse af juniorklubben (SFO 3) i Hvalsø / flytning af Ungdomsskolen...8 7. BU - Proces for tilpasning af skole og dagtilbudsstruktur til faldende børnetal...10 8. BU - Økonomiafslutning for Børnehuset i Hvalsø...15 9. BU - Ramme for kvalitetsrapport for dagtilbud...18 10. BU - Orientering om tiltag i Center for Social & Familie...20 11. ØU - Opfølgning på dagsordner som led i plan for øget kvalitet i politisk betjening - oktober...24 12. Lukket - BU - Opfølgning på tilsynsrapporter vedrørende Ungdomscentret Gjeddesgaards interne skole...26 13. BU - Eventuelt...27
07-10-2014 Side 1 1. BU - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutning den 07-10-2014: Godkendt Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:
07-10-2014 Side 2 2. BU - Til orientering oktober Sagsnr.: 14/102 Resumé: A. Vandskade i Børnehuset Den Grønne Kile Vandskaden i børnehuset dækker et større område end først antaget, men er nu afgrænset. Vandskaden betyder at flere af børnehusets stuer er lukket og børnene er blevet samlet i de lokaler der ikke er ramt af vandskaden. Skaden medfører gener for institutionens børn og forældre. Arbejdet forventes at være tilendebragt indenfor ca. 3 måneder. Status og baggrund for vandskaden er beskrevet i vedhæftede bilag. B. Besøg i Ammershøj børnehus Udvalgsformanden og administrationen har været på besøg i Ammershøj børnehus hvor børnehuset havde inviteret til en drøftelse af den nye puljeaftale. Indstilling: Beslutning den 07-10-2014: 1. Taget til orientering. 2. Drøftet. Udvalget ønsker ikke at genoptage sagen hvilket administrationen meddeler Ammershøj Børnehus. Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Bilag: 1. Notat om vandskade i Den Grønne Kile
07-10-2014 Side 3 3. BU - Temadrøftelse om implementering af folkeskolereformen Sagsnr.: 14/14361 Resumé: På mødet vil skolelederne Mette Kehlet Nørskov fra Trællerupskolen, Sanne Sørensen fra Kirke Saaby Skole, Niels Berendsen fra Allerslev Skole og Peter Holmboe Bang fra Osted Skole præsentere de indsatser de har valgt at have fokus på i forbindelse med implementeringen af folkeskolereformen. Skolelederne fra Firkløverskolen, Bramsnæsvigskolen, Hvalsø Skole og Kirke Hyllinge Skole vil forelægge en tilsvarende præsentation på s møde den 4. november 2014. Hver skoleleders præsentation med efterfølgende dialog vil vare ca. 20 minutter. Indstilling: Beslutning den 07-10-2014: Drøftet Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Bilag: 1. Indbydelse til skolelederne til præsenteation af skolens implementering af skolereformen
07-10-2014 Side 4 4. BU - Fastsættelse af retningslinjer for optagelse af elever udenfor skoledistriktet i Lejre Kommunes folkeskoler Sagsnr.: 14/1248 Resumé: Kommunalbestyrelsen har fastsat retningslinjer for optagelse af elever udenfor skoledistriktet frit skolevalg. Retningslinjerne er optaget som et bilag til vedtægten for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen. Ved revisionen af vedtægten i foråret 2014 blev det aftalt at retningslinjerne for optagelse af elever udenfor skoledistriktet skulle revideres i efteråret 2014 i god tid inden indskrivningen af børn til de nye børnehaveklasser pr. 1. august 2015. Denne sag fremlægger forslag til retningslinjer for optagelse af elever udenfor skoledistriktet. Retningslinjerne foreslås sendt i høring i skolernes bestyrelser og lokaludvalg samt i centerudvalget. Indstilling: Koncerndirektion indstiller: 1. at forslag til retningslinjer for optagelse af elever udenfor skoledistriktet i Lejre Kommunes skoler sendes til høring i skolernes bestyrelser og lokaludvalg med høringsfrist den 10. november 2014. Beslutning den 07-10-2014: Ikke tiltrådt. Besluttet at videreføre den nuværende praksis. Der gennemføres derfor ikke nogen høring og sagen stopper med nærværende behandling i UBU. Sagsfremstilling: Forældre har i henhold til lov om folkeskolen krav på, at deres barn optages i en folkeskole efter eget valg i bopælskommunen eller i en anden kommune under forudsætning af, at det kan ske inden for de rammer kommunalbestyrelsen i skolekommunen har fastsat. Hvis det ikke er muligt at imødekomme alle ønsker om optagelse i en anden skole end distriktsskolen, sker optagelse efter retningslinjer for hvilke børn, der optages først. Retningslinjerne fastsættes af kommunalbestyrelsen i skolekommunen. Retningslinjer for optagelse af elever udenfor skoledistriktet skal være saglige, objektive kriterier som f.eks. optagelse af børn med ældre søskende eller afstande mellem skole og hjem. Det bemærkes, at kommunen ikke har transportforpligtelser til og fra skole for elever, der er bosiddende udenfor skoledistriktet. De hidtidigt gældende retningslinjer er følgende: Elever bosiddende i andre skoledistrikter i Lejre Kommune eller elever bosiddende i andre kommuner har ret til at blive optaget på en skole i Lejre Kommune under forudsætning af at elevtallet på klassetrinet ikke overstiger 24 elever pr. klasse efter indskrivningen af eleven.
07-10-2014 Side 5 Hvis der samtidigt foreligger ønske om optagelse fra flere børn end der er plads til på det pågældende klassetrin optages børnene i rækkefølge efter følgende kriterier: 1. Børn bosiddende i Lejre Kommune går forud for børn bosiddende i andre kommuner. 2. Søskende til elever der allerede er optaget på den pågældende skole går forud for andre. 3. Børn optages i rækkefølge, således at det barn, der bor nærmest skolen optages først. Det har dog været en særlig regel for optagelse af elever til børnehaveklasserne, idet det har været et rammekrav til skolerne: at indskrive og undervise alle de elever til børnehaveklasserne, der har søgt skolen efter reglerne om frit skolevalg. Den sidste regel har haft som konsekvens, at elever udenfor skoledistriktet (herunder også elever udenfor kommunen) har kunnet udløse en ekstra klasse eller det har betydet, at klasserne har fået op 28 elever pr. klasse (lovens maksimum). Reglen har i praksis kun haft konsekvenser for klassedannelsen på Allerslev Skole. På Allerslev Skole blev der i skoleåret 2012 på grund af reglen dannet 3 børnehaveklasser på Allerslev Skole med 26 elever (nuværende 2. klasser med 28 elever i hver klasse), i 2013 blev der dannet 2 børnehaveklasser på Allerslev Skole med 28 elever (nuværende 1. klasser med 28 elever i hver klasse) og i 2014 dannet en ekstra børnehaveklasse på Allerslev Skole pga. reglen. Det foreslås, at følgende forslag til retningslinjer sendes til høring i skolebestyrelser, lokaludvalg og centerudvalg: Elever bosiddende i andre skoledistrikter i Lejre Kommune eller elever bosiddende i andre kommuner har ret til at blive optaget på en skole i Lejre Kommune under forudsætning af, at elevtallet på klassetrinet ikke overstiger 24 elever pr. klasse efter indskrivningen af eleven. Hvis der samtidigt foreligger ønske om optagelse fra flere børn end der er plads til på det pågældende klassetrin så optages børnene i rækkefølge efter følgende kriterier: 1. Børn bosiddende i Lejre Kommune går forud for børn bosiddende i andre kommuner. 2. Søskende til elever der allerede er optaget på den pågældende skole går forud for andre. 3. Børn optages i rækkefølge, således at det barn, der bor nærmest skolen optages først. Forslaget er identisk med de hidtidigt gældende retningslinjer bortset fra at det ikke indeholder en særregel vedrørende børnehaveklasserne. Tidsplan 7. oktober 2014 8. oktober 10. november 2014 Høring i skolernes bestyrelser og lokaludvalg 2. december 2014 efter høring
07-10-2014 Side 6 15. december 2014 Kommunalbestyrelsen Administrationens vurdering: De hidtidigt gældende retningslinjer for optagelse af elever udenfor skoledistriktet har efter administrationens vurdering fungeret tilfredsstillende, og langt de fleste ønsker om optagelse har været imødekommet indenfor rammerne af de hidtidigt gældende retningslinjer. Dog har særreglen for optagelse i børnehaveklasserne vist sig problematisk i forhold til især Allerslev Skole. Administrationen vurderer, at det økonomisk og pædagogisk vil være uhensigtsmæssigt at opretholde en særregel for optagelse af elever til børnehaveklasserne pga. af de potentielle ekstra klasser dette kan medføre, de deraf afledte potentielle lokaleproblemer på Allerslev Skole, samt de potentielt meget store klasser, der kan følge af optagelse af elever udenfor skoledistriktet (i alle de nuværende 1. og 2. klasser på Allerslev skole er der 28 elever i hver klasse). Chefen for Center for Skoletilbud anbefaler derfor, at de hidtil gældende retningslinjer (uden særreglen for børnehaveklasserne) sendes til høring i skolernes bestyrelser og lokaludvalg. Handicappolitik: Der er ikke taget specielle hensyn til handicappolitikken i denne sag. Økonomi og finansiering: De foreslåede retningslinjer (uden særreglen for børnehaveklasserne) har ingen økonomiske konsekvenser for skolerne. Særreglen om optagelse af alle elever, der på indskrivningstidspunktet ønsker optagelse i skolernes børnehaveklasser kan have som konsekvens, at der skal dannes ekstra klasser som følge af optagelse af elever udenfor skoledistriktet. Den økonomiske konsekvens af dette er ca. ½ mio. kr. ekstra udgift pr. år pr. ekstra klasse. Beslutningskompetence: har kompetence til at sende forslaget i høring. Kommunalbestyrelsen har kompetencen til endeligt at godkende retningslinjerne.
07-10-2014 Side 7 5. BU - Ferieplan for skolerne for skoleåret 2015-16 Sagsnr.: 14/15115 Resumé: godkender hvert år efter høring i skolebestyrelserne skolernes ferieplan. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at forslaget sendes til høring i skolebestyrelser, lokaludvalg og centerudvalg med høringsfrist den 10. november 2014 Beslutning den 07-10-2014: Indstillingen tiltrådt. Sagsfremstilling: Undervisningsministeriet har fastsat, at elevernes sommerferies første feriedag altid er den sidste lørdag i juni. I 2016 er den sidste lørdag den 25. juni. Forslag til ferieplan for skoleåret 2015-16. Fra Til Sommerferie Lør 27.06.15 søn 09.08.15 Efterårsferie Lør 10.10.15 søn 18.10.15 Juleferie Lør 18.12.15 søn 03.01.16 Vinterferie lør 20.02.16 søn 28.02.16 Påskeferie lør 19.03.16 man 28.03.16 St. Bededag fre 22.04.16 søn 24.04.16 Kr. Himmelfart tors 05.05.16 søn 08.05.16 Pinseferie lør 14.05.15 søn 16.05.16 Sommerferie lør 25.06.16 * *Afventer godkendelse af ferieplan for skoleåret 2016-17 Det bemærkes at både 1. maj og 5. juni i 2016 er søndage. Administrationens vurdering: Chefen for Center for Skoletilbud foreslår, at ferieplanen sendes til høring i skolebestyrelser, lokaludvalg og centerudvalg. Handicappolitik: Center for Skoletilbud foreslår at ferieplanen sendes til høring i skolebestyrelser, lokaludvalg og centerudvalg. Økonomi og finansiering: Ingen Beslutningskompetence:
07-10-2014 Side 8 6. BU - Udvidelse af juniorklubben (SFO 3) i Hvalsø / flytning af Ungdomsskolen Sagsnr.: 14/12618 Resumé: Der er i investeringsoversigten for 2014 afsat 500.000 til udvidelse af juniorklubben i Hvalsø (inklusive flytning af Ungdomsskolen). Denne sag fremlægger forslag om proces og tidsplan for udvidelsen af juniorklubben (SFO 3) i Hvalsø og flytning af Ungdomsskolen til Sandbechs Allé 10 i Hvalsø. Sagen er udsat fra s møde den 9. september 2014, idet udvalget ønskede, at administrationen frem til udvalgets møde i oktober undersøger om der er alternative løsninger. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at proces og tidsplan for udvidelsen af juniorklubben (SFO 3) i Hvalsø og flytning af Ungdomsskolen til Sandbechs Allé 10 i Hvalsø godkendes. Beslutning den 07-10-2014: Ikke tiltrådt. Besluttet at afsøge alternative muligheder. Sagsfremstilling: Ungdomsskolen driver SFO for 6.-8. klasse (SFO 3) i Hvalsø under navnet Juniorklubben. Juniorklubben har til huse i lokaler på Sandbechs Allé 1A i Hvalsø. Ungdomsskolens administration har til huse i samme bygning. Ungdomsskolen har i 2011 fremsendt ønske om, at udvide Juniorklubben for bedre at kunne rumme de børn, der er tilmeldt SFO 3 i Hvalsø (oktober 2014: 131). Denne udvidelse kan opnås ved at flytte Ungdomsskolens administration, SSP medarbejdere og Ungdomsskolens øvrige aktiviteter bortset fra Ungdomsskolens aftenklub til den nedlagte Søhus Børnehave på Sandbechs Allé 10 i Hvalsø. Det er således hensigten at Ungdomsskolens nuværende lokaler på Sandbechs Allé 1A kun skal rumme juniorklub (SFO 3) og Ungdomsskolens aftenklub. Ejendommen på Sandbechs Allé 10 (der tidligere rummede Søhus Børnehave) er til rådighed for en flytning af Ungdomsskolen, idet ejendommen alligevel ikke skal anvendes til genhusning af rådhusmedarbejdere i forbindelse renoveringen af Rådhuset i Allerslev. Der er i investeringsoversigten for 2014 afsat kr. 500.000 til dette projekt. Skolereformen indebærer, at elever skal gå længere tid i skole og åbningstiden i SFO 3 er tilsvarende blevet mindre. Det har været et åbent spørgsmål, hvad disse ændringer vil betyde for antallet af børn, der tilmeldes SFO 3. Status for antallet af indskrevne børn i juniorklubben (SFO 3 i Hvalsø) er, at der i oktober 2014 er indskrevet 131 børn og i gennemsnit i efteråret (august december) forventes at være 133 indskrevet. Til sammenligning var der i oktober 2013 indskrevet 139 børn og gennemsnittet for perioden august december 2013 var 139. Den reducerede
07-10-2014 Side 9 åbningstid ser dermed p.t. ikke ud til at have påvirket antallet af tilmeldte børn i SFO 3 væsentligt. Det foreslås derfor, at projektet igangsættes ved at chefen for Center for Skoletilbud udarbejder kommissorium for projektet og udpeger en projektgruppe med deltagelse af relevant personale fra Lejre Ungdomsskole, Center for Ejendomme & Trafik og Center for Skoletilbud. Projektgruppen får til opgave at udarbejde en et forslag til den nødvendige renovering / ombygning af Sandbechs Allé 10 indenfor rammerne af det beløb, der er afsat i investeringsoversigten, således at bygningen kan huse Lejre Ungdomsskoles administration m.v. og juniorklubben (SFO 3) kan overtage alle lokaler på Sandbechs Allé 1A. Tidsplan: 7. oktober 2014 Godkender proces og tidsplan Oktober 2014 Chefen for Center for Skoletilbud (projektejer) Udarbejder projektkommissorium og heri udpeger projektleder og November 2014 januar 2015 Projektgruppe projektgruppe. Udarbejder forslag til renovering/ombygning af Sandbechs Allé 10. Februar 2015 Behandler forslag til renovering/ombygning af Sandbechs Allé 10 samt forslag om frigivelse af anlægsmidler. Februar 2015 Økonomiudvalget Godkender frigivelse af anlægsmidler Marts-april 2015 Udbudsproces Maj-juli 2015 Ombygning 1. august 2015 Lejre Ungdomsskole flytter til Sandbechs Allé 10. Administrationens vurdering: Chefen for Center for Skoletilbud vurderer, at det - med udgangspunkt i de nyeste tal for antallet af indskrevne i juniorklubben og på baggrund af at ejendommen Sandbechs Allé 10 alligevel er til rådighed - vil være hensigtsmæssigt at igangsætte projektet som beskrevet ovenfor. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Der er i investeringsoversigten for 2014 afsat 500.000 kr. til udvidelse af juniorklubben i Hvalsø (inklusive flytning af Ungdomsskolen). Beslutningskompetence:
07-10-2014 Side 10 7. BU - Proces for tilpasning af skole og dagtilbudsstruktur til faldende børnetal Sagsnr.: 14/2520 Resumé: (UBU) har afholdt et ekstraordinært udvalgsmøde den 26. september. Målet med mødet var blandt andet, at behandle den videre tids- og procesplan for arbejdet med, at finde langtidsholdbare løsninger, på faldet i børnetal. Herudover drøftede udvalget også tematisk, de langsigtede scenarier og handlemuligheder for tilpasning af strukturerne i kommunens skole- og dagtilbud, og de kortsigtede muligheder for nødvendige handlinger på dagtilbudsområdet. Udvalget drøftede endvidere hvilke kriterier udvalget vil lægge til grund for den forestående beslutning om hvilke dagtilbud, der skal lukkes som følge af det faldende børnetal på 3-5 årsområdet. Ud fra drøftelserne på det ekstraordinære møde fremlægges her forslag til procesplan for såvel den korte som den lange bane. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at godkender, at de foreslåede kriterier lægges til grund vurdering af, hvilke dagtilbud der skal lukkes som følge af det faldende børnetal 2. at beslutter den foreslåede tidsog procesplan på den korte bane, inkl. forslag til hvordan dialog- og høringsprocessen tilrettelægges 3. at beslutter den foreslåede tidsog procesplan på den lange bane Beslutning den 07-10-2014: 1. Tiltrådt med den tilføjelse, at prognose for udvikling i antal børn i området skal indgå. 2. Tiltrådt med den ændring, at UBU beslutter høringsmateriale på sit møde den 4. november, hvorefter høringsperioden løber frem til den 28. november med henblik på beslutning på ekstraordinært UBU møde den 9. december hvorefter sagen forelægges ØU den 9. december og KB den 15. december. Besluttet at UBU reserverer tid til et fællesmøde for de institutioner, der bliver berørt mandag den 10. november kl. 19-21, og mødeflader til målrettede dialog- og høringsmøder: onsdag den 12. november kl. 16.30-17.30 og 19.30 20.30 samt onsdag den 19. november kl. 18 21. Udvalget tager på tur rundt i kommunen for at se børnehuse den 4. november fra om morgenen kl. 08.00. 3. Tiltrådt. Administrationen udleverede henvendelser der er kommet vedr. spørgsmålet om institutionslukninger: Henvendelse fra Lotte Greve, Bøgen
07-10-2014 Side 11 Henvendelse fra ansatte i Bøgen Åbent brev til Kommunalbestyrelsen fra Lyndby Båd- og Bylaug v/per Holmgaard Henvendelserne bilægges protokollen. Besluttet at formanden på vegne af udvalget sender et svar der henviser til den kommende dialog- og høringsproces og som informerer om, at udvalget vil tage på rundtur for at besøge institutioner. Sagsfremstilling: Baggrund besluttede den 8. april 2014 at indstille til Kommunalbestyrelsen at iværksætte en proces på børne- og skoleområdet med bred forældre / medarbejder inddragelse. Målet med processen var gennem inddragelse, at finde og anbefale langtidsholdbare løsninger på det faldende børnetal samt, at kvalificere befolkningsprognosens forventninger til udviklingen i børne- og elevtal. Processen har siden 1. maj omfattet indsamling af en stor mængde data vedrørende dagtilbud- og skoleområdet og fem workshops med medarbejderrepræsentanter, forældrerepræsentanter, ledere m.m. fra dagtilbud- og skoleområdet. I alt har over 100 mennesker været involveret i processen. Der blev afholdt et møde med alle de involverede den 27. august, hvor den foreløbige dataanalyse kunne præsenteres. Herudover blev Kommunalbestyrelsen præsenteret for dataanalysen på budgetseminaret den 29. august. På begge møder blev der rejst ønsker til yderligere løsningsmuligheder. På det ordinære udvalgsmøde fremlagde Brøndum & Fliess en Version 2. Denne fremlæggelse af sendt til UBU og til deltagerne i visionsprocessen. I forlængelse af fremlæggelsen af resultaterne fra Brøndum og Fliess besluttede udvalget, at give tid til videre dialog og afholde et ekstraordinært udvalgsmøde den 26. september for at kunne have en tematisk drøftelse og inddrage skoleledere og områdeledere i dialogen om den videre proces. For at kunne gennemføre den foreslåede procesplan anbefaler administrationen, at der afholdes et ekstraordinært udvalgsmøde den 24. oktober. Den korte bane Lejre kommune oplever som andre kommuner et stort fald i antallet af børn. For aldersgruppen 3-5 årige forventes et fald i antal børn fra 1019 (2013) til 814 (2017). Beslutningerne på dagtilbudsområdet kan således ikke vente til senere, da der er betydelig overkapacitet på området hvilket vil presse økonomien yderligere de kommende år. Der er også i forhold til medarbejdere i de lukningstruede institutioner behov for en snarlig afklaring. Budgetoverholdelse på dagtilbudsområdet kræver, at omkostningerne reduceres i henhold til de effektiviserings og sparekrav, som besluttes if. budget 2105-18. I budgetaftalen (høringsmaterialet) er der indarbejdet et krav om omkostningsreduktioner på netto 2,05 mio. kr. Når der tages højde for den reducerede forældrebetaling som følge af lavere driftsomkostninger, svarer det til knap 2,7 mio. kr. i 2015. Omkostningsreduktionerne skal findes gennem en tilpasning af kapaciteten til det faldende børnetal.
07-10-2014 Side 12 Budgetoverholdelse i 2015 og frem kræver, at der inden at der inden årets udgang træffes beslutning om hvordan omkostningsreduktionerne realiseres, herunder hvilke børnehuse der skal lukkes. Kriterier drøftede på sit temamøde hvilke kriterier der bør lægges til grund for den kommende vurdering af og beslutning om, hvilke børnehuse der lukkes som følge af det faldende børnetal. Følgende 5 kriterier anbefales lagt til grund. Kriterierne vil ikke give et entydigt svar - nogle af dem vil give modstridende svar. F.eks. kan et børnehus være i bedre bygningsstand end et andet, men det selvsamme børnehus kan have et meget lavt børnetal og således ikke være fagligt og økonomisk bæredygtigt. Der vil derfor i praksis være tale om en samlet vurdering børnehus for børnehus, hvor alle 5 kriterier vil indgå: 1: Fagligt og økonomisk bæredygtige børnehuse: Institutioner med under 40 børn og udsigt til fortsat faldende får allerede, eller vil få behov for, ekstra normering fra 40 børns-princippet. Kriteriet betyder, at disse institutioner vurderes som ikke fagligt og økonomisk bæredygtige. 2: Forældrenes efterspørgsel efter pladser: Forældrenes efterspørgsel kommer til udtryk både ved antal indskrevne børn og ved ventelisterne. Ventelister til dagtilbuddene vurderes i forhold til forældrenes efterspørgsel efter et dagtilbud, hvad enten det er børnehavepladser, vuggestue eller dagpleje. Kriteriet betyder, at institutioner med stor efterspørgsel foretrækkes. 3: Geografisk sammenhæng: Lejre Kommune har mange pendlere og er en geografisk stor kommune med mange små lokalsamfund. Kriteriet indebærer, at der i vurderingen indgår hensyntagen til transportafstande/ pendlerruter i de udbudte pasningstilbud. 4: Bygningskvalitet: Nogle institutioner har en høj bygningskvalitet andre ikke. Kriteriet betyder at der i vurderingen tages hensyn til bygningernes stand for, hvor det er muligt, at lukke de børnehuse, som er i de mest nedslidte bygninger. 5: Økonomisk forsvarlige investeringer: Kriteriet betyder, at der ikke på den korte bane investeres i bygninger, som kan tænkes at indgå i langsigtede løsninger hvor der f.eks. tænkes nyt på tværs af skoler og dagtilbud. Tids og procesplan på den korte bane. Tids- og procesplanen er tilrettelagt, så der bliver mulighed for inddragelse af de institutioner, der kan blive berørt af beslutningerne på den korte bane. Der lægges derfor op til, at på et ekstraordinært møde den 23. oktober beslutter hvilke tiltag udvalget mener, der er nødvendige og at dette offentliggøres umiddelbart herefter. Derefter pågår en dialog og høringsproces som omfatter: - Et fælles dialogmøde mellem udvalget og de børnehuse, der ser ud til at blive berørt. - Mulighed for efterfølgende at de børnehuse, som ønsker et målrettet dialogmøde med udvalget inviteres til dette. Det anbefales derfor også, at udvalget forlods på nærværende møde forhåndsreserverer tid til disse målrettede dialogmøder. Høringsperioden løber frem til 24. november m.h.p. at administrationen bearbejder høringssvar og input fra dialogprocessen frem mod UBU mødet den 9. december hvor UBU giver sin anbefaling til ØU og KB. 7. oktober smøde.
07-10-2014 Side 13 godkender tidsplan samt kriterier vedrørende lukninger af dagtilbud på den korte bane. 24. oktober Ekstraordinært udvalgsmøde for. Sagen vedrørende lukninger af dagtilbud forelægges for Udvalget for Børn & Ungdom på et ekstraordinært møde med henblik på at sende sagen i høring hos områdebestyrelser og forældreråd. 27. okt.-24. nov. Dialog- og Høringsproces. Der afholdes i høringsprocessen et stort dialogmøde hvor de involverede børnehuse inviteres. 9.decemberUdvalget for Børn & ungdomsmøde Genoptagelse af sagen vedrørende lukninger af dagtilbud efter høring. Den lange bane: Det faldende børnetal har henover de seneste år påvirket behovet for pasningstilbud for de yngste børn i Lejre Kommune. Nu påvirker faldet behovet for børnehavepladser, og indenfor de kommende to tre år vil det faldende børnetal vise sig tydeligt i skolerne. Klassekvotienten vil påvirkes, og antallet af klasser vil på de enkelte skoler blive færre dog med store forskelle mellem skoledistrikterne. Ifølge dataanalysen og befolkningsprognosen vil faldet således vise sig med forskellig effekt på skolerne, men alle skoler vil blive påvirket hen over en prognose for ti år. Dette er baggrunden for en brændende platform for skolerne både økonomisk og kvalitativt. Ressourcer, der på nuværende tidpunkt kan bruges til udvikling af skolerne, vil være i risiko for at skulle bruges til blot at sikre, at der er undervisning på alle klassetrin på alle skoler, hvilket også vil føre til, at udgiften pr. elev stiger. Denne brændende platform var baggrunden for den nu gennemførte visionsproces også omhandlede skoleområdet. Baggrunden var også, at mulighederne for at tænke på tværs af dagtilbud og skoleområdet kan vise nogle nye muligheder. Tids- og procesplan på den lange bane Visionsprocessen blev gennemført med inddragelse af omkring 100 mennesker. Det var en bred proces, hvor rigtig mange forslag til løsninger blev fremført, og deres muligheder blev drøftet. Resultaterne fra processen og dataanalysen fra Brøndum og Fliess danner baggrunden for, at Udvalget for Børn og Ungdom nu arbejder videre med planer for den lange bane. Udvalget vil frem mod starten af 2015 vælge to tre scenarier, der angiver retningen for, hvordan den fremtidige struktur for skole- og dagtilbud kan se ud i Lejre Kommune. I første halvår af 2015 gennemføres ud fra de valgte scenarie-retninger endnu en inddragende proces. Resultaterne fra denne proces, vil både kunne indgå som baggrund for budgetlægningen for 2016 og danne baggrund for beslutning af de første handlinger, der indgår i en evt. ny struktur. Endeligt planlægges i oktober 2016 den næste fase i tilpasningen af skolernes og dagtilbuddenes strukturelle sammenhænge til børnetallet. En skitse af procesforslag på den lange bane er vedlagt som bilag til sagen. Skitsen viser en proces med en varighed på ca. 2/3 år processen påbegyndes ved starten af 2015 og slutter ved budgetvedtagelsen for 2016. I budgettet kan indgå beslutninger, der er født i processen og der kan ud fra processen lægges op til beslutning om de følgende processer for tilpasningen af skole- og dagtilbudsstrukturen. I processen inddrages såvel medarbejdere, forældre og borgere i workshops. Der kan gennemføres flere workshops, hvor et fælles udarbejdet oplæg til scenarier for en
07-10-2014 Side 14 kommende struktur er beskrevet, og i møderne er oplægget genstand for drøftelser og faglige input og synspunkter. Procesforslaget skal understøtte at: - den kommende brandingstrategi LEJRE for LIVET kan være med til at sætte en retning for processen og beslutningerne i 2015 - visionen om Suveræne skoler gøres til virkelighed i Lejre Kommunes skoler - alle børn i Lejre Kommune møder en moderne skole med stor faglig kvalitet - alle børn i Lejre Kommunes skoler bliver så dygtige som de kan - processen skal både have bredde og fokusering, både når det gælder involvering og når det gælder vurderingen af løsningerne fagligt og økonomisk. Administrationens vurdering: Administrationen anbefaler, at godkender, at de foreslåede kriterier lægges til grund vurdering af hvilke dagtilbud der skal lukkes som følge af det faldende børnetal, at Udvalget beslutter den foreslåede tids- og procesplan på den korte bane (inkl. forslag til hvordan dialog- og høringsprocessen tilrettelægges), samt at Udvalget beslutter den foreslåede tids- og procesplan på den lange bane. Handicappolitik: Der er ikke taget specielle hensyn til handicappolitikken i denne sag. Økonomi og finansiering: Indgår ikke i denne sag Beslutningskompetence: Bilag: 1. Oplæg til procesplan for tilpasning af struktur til børnetal halvår 2015.pptx 2. Henvendelse fra Lotte Greve, Personalet i Bøgen og Per Holmgaard
07-10-2014 Side 15 8. BU - Økonomiafslutning for Børnehuset i Hvalsø Sagsnr.: 12/18222 Resumé: Administrationen fremlægger i denne sag den endelige økonomi vedrørende det nye børnehus den Grønne Kile i Hvalsø. Denne sag fremlægges med henblik på at afslutte anlægget og tilføre byggeriet en anlægsinvestering på 1,7 mio. kr. pga. uforudsete udgifter. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der tilføres byggeriet af børnehuset i Hvalsø 1,7 mio. kr. og 2. at overskridelsen finansieres af ikke-forbrugte anlægsmidler i 2014. Dette opgøres i forbindelse med det samlede anlægsregnskab for 2014. Beslutning den 07-10-2014: Indstillingerne anbefales. Sagsfremstilling: Byggeriet af Børnehuset i Hvalsø er afsluttet og huset er taget i brug. I forbindelse med byggeriet er der afholdt ekstraordinære udgifter som overskrider det samlede byggeri med 1,7 mio. kr. som betyder, at det er nødvendigt at tilføre projektet en samlet tillægsbevilling. I forbindelse med bygningen af Den Grønne Kile var der afsat en samlet byggesum på 20,6 mio. kr. Projektet blev igangsat af Økonomiudvalget den 24. september 2013 efter en udbudsproces, hvor forældre, personale,, og handicaprådet deltog. Den Grønne Kile kan rumme 75 børnehavepladser, 24 vuggestuepladser og en legestue til Dagplejen og erstatter således de 3 eksisterende børnehuse Remisen, Søpavillonen, og Søhus. Det samlede byggeregnskab er vedlagt som bilag, men overordnet set er udgifterne i projektet gået til entrepriseudgift til byggeriets 900 kvadratmeter, lavenergibyggeri, produktionskøkken der kan godkendes til produktion af måltider til vuggestuebørnene og frokostmåltid til børnehavebørnene, indretning af friarealer, indretning af legeplads og parkeringsplads, en mængde løst inventar samt flytteudgifter til flytning af inventar fra de gamle institutioner. Uforudsete udgifter undervejs i byggeriet: Undervejs i byggeprojektet har styregruppen fundet det nødvendigt at tilkøbe en række nødvendige ekstraarbejder, som ikke var omfattet af den oprindelige kontrakt. Ekstraarbejderne har betydet, at der har været uforudsete udgifter for samlet set 3,2 mio. kr., hvor der I projektets anlægsbudget var afsat 1,3 mio. kr. til uforudsete udgifter. De uforudsete udgifter er fordelt på følgende ekstraarbejder: Disponeret: Kr. excl. moms Byggestrøm 78.561 0-energihus 350.000 Automatisk døråbner (krav fra handicaprådet) 61.400 Krav fra Byggemyndighederne 53.800 Diverse tilkøb 269.766
07-10-2014 Side 16 ADK på udv. vand 10.130 Legeredskaber 362.500 Advokat grundet tvist omkring kloak 27.500 Rottesikring 10.000 Fast belægning pa P-arealet 620.500 LAR, tilpasning 28.951 Omlægning af eksisterende hovedkloak 237.500 Ekstrafundering 986.823 Fast belægning ekstra 65.291 I alt 3.162.722 Særligt vedrørende ekstraarbejdet vedr. fast belægning på P-areal Fast belægning pa hele P-areal: Der er indgået aftale om at etablere fast belægning pa parkeringsarealet ved det nye børnehus. Udgiften til dette lyder pa 620.500,- kr. excl. moms. Baggrunden for dette ekstraarbejde er, at den lokalplan der regulerer området for det nye børnehus blev ændret undervejs i udbudsprocessen, og at lokalplanens krav om fast belægning pa hele P-arealet derfor ikke er medtaget i den oprindelige kontrakt. Pa Økonomiudvalgets møde den 24. september 2014 blev arbejdet med byggeriet af børnehuset igangsat med visheden om, at udgift til fast belægning pa parkeringspladsen ikke var indeholdt i projektet og derfor skulle finansieres enten via omprioritering eller tillægsbevilling. Særligt vedrørende ekstraarbejdet vedr. omlægning af eksisterende hovedkloak Omlægning af eksisterende hovedkloak: Der er indgået en aftale om at omlægge hovedkloakken under området. Aftalen lyder pa 626.285 kr. excl. moms. Ekstraarbejdet skyldes at de korrekte oplysninger om kloakrørføring først er fremkommet sent i udbudsprocessen og derfor ikke er medtaget i den oprindelige kontrakt. Der er indgået aftale med Lejre Forsyning om modregning pa 388.785 kr. excl. moms. Den ekstra udgift kommer således til at lyde på 237.500 kr. excl. moms. Særligt vedrørende ekstraarbejdet vedr. ekstrafundering pga. blød jordbund Ekstrafundering: Der er indgået aftale om ekstrafundering pa grund af blød bund. Aftalen lyder på 986.823,- kr. excl. moms. Ekstraarbejdet skyldes, at jordbundsforholdende i området har betydet, at der har været behov for at foretage ekstra udgravning vedr. ekstrafundering, samt for at bortkøre overskudsjord. Den endelige overskridelse beløber sig således til 1,7 mio. kr., da der har været et mindreforbrug på andre poster. Se yderligere detaljering i afsnittet om økonomi- og finansiering. Administrationens vurdering: Administrationen udarbejdede i forbindelse med smøde i juni et statusnotat der beskrev en forventet overskridelse på byggeriet af det nye børnehus pga. uforudsete udgifter. Byggeriet er nu endelig færdigt og den endelige overskridelser beløber sig til 1,7 mio. kr. der kræver en tillægsbevilling for at anlægsbudgettet kan endelig afsluttes. Handicappolitik: En række af de uforudsete udgifter er gået til at sikre handicapvenlige vilkår.
07-10-2014 Side 17 Økonomi og finansiering: Byggeregnskab nyt børnehus Entrepriser / Ydelser Budget: Disponeret: Rest beløb 1. Grundudgifter 680.000,00 679.633,94 366,06 2. Totalentrepriseudgifter 16.250.000,00 16.250.000,00 0,00 3. Diverse- og uforudseelige 1.325.000,00 3.166.448,20-1.841.448,20 4. Inventar og udstyr 735.000,00 635.000,00 100.000,00 5. Omkostninger 1.610.000,00 1.538.818,00 71.182,00 I alt -1.669.900,14 Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Byggeregnskab - Status 2. Redegørelse vedr. tillægsarbejder
07-10-2014 Side 18 9. BU - Ramme for kvalitetsrapport for dagtilbud Sagsnr.: 14/13092 Resumé: Regeringen og KL blev i økonomiaftalen for 2010 enige om at dokumentere oplysninger om den faglige kvalitet i dagtilbud således at kommunerne fra 2012 minimum hvert andet år skal offentliggøre faglige kvalitetsoplysninger på dagtilbudsområdet. I Lejre Kommune blev den første Kvalitetsrapport for dagtilbud udarbejdet i 2012 (godkendt i i februar 2013). Administrationen forelægger nu rammerne som skal danne grundlag for kvalitetsrapport 2014. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at de foreslåede rammer danner grundlaget for kvalitetsrapport 2014 for Center for Dagtilbud, 2. at Kvalitetsrapport for Center for Dagtilbud forelægges til politisk behandling i marts 2015. Beslutning den 07-10-2014: Indstillingerne tiltrådt Sagsfremstilling: Formålet med kvalitetsrapporten er at samle faktuel viden og resultater fra dagtilbudsområdet for at kunne give et sammenfattende billede af status på det pædagogiske arbejde i kommunens dagtilbud. Center for Dagtilbud har i samarbejde med fælleslederne af dagtilbuddene drøftet hvorledes rammen for kvalitetsrapporten kan udvikles og tilpasses, så rapporten på bedst mulig måde præsenterer dagtilbuddenes resultater og udvikling. På baggrund heraf vil kvalitetsrapporten 2014 tage udgangspunkt i samme ramme og opbygning som kvalitetsrapport 2012, hvor status og evaluering bygger på både kvalitative og kvantitative data. Plan for udarbejdelse af kvalitetsrapport 2014: Oktober 2014 Politisk vedtagelse af ramme i UBU November og december 2014 Indsamling af data Pædagogiske læreplaner. Kvantitativ evaluering af arbejdet med udviklingspunkter fra Kvalitetsrapport 2012 Pædagogiske tilsyn i kommunale- og selvejende institutioner. Tilsynsrapporter, tilsynsbesøg i de enkelte institutioner og dialogmøder i de 5 områder med fokus på fremadrettet udvikling Indsamling af sammenlignelige tal og data
07-10-2014 Side 19 Januar og februar 2015 Databehandling Rapport produceres, layout og tryk Marts 2015 Kvalitetsrapporten fremlægges i KB Detaljerne i rammen for kvalitetsrapporten, herunder hvilke temaer der belyses i de kvantitative data i analysen, kan ses i det vedlagte bilag. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at den foreslåede ramme kan danne grundlag for udarbejdelse af kvalitetsrapport 2014 i Center for Dagtilbud. Kvalitetsrapporten fremlægges til politisk godkendelse i marts 2015. Handicappolitik: Sagen indeholder ikke særlige handicappolitiske perspektiver. Økonomi og finansiering: Ingen. Beslutningskompetence:. Bilag: 1. BILAG: Ramme for kvalitetsrapport for Dagtilbud i Lejre Kommune 2014
07-10-2014 Side 20 10. BU - Orientering om tiltag i Center for Social & Familie Sagsnr.: 14/15158 Resumé: Igennem en længere periode har der været væsentlige udfordringer i Center for Social & Familie. Udfordringer i forhold til den økonomiske styring (og heraf afledt merforbrug), arbejdsmiljø samt faglig og organisatorisk kvalitet. På trods af en række konkrete tiltag, der også har involveret eksterne konsulenter, har det ikke lykkes for centrets ledelse at tage tilstrækkelig hånd om udfordringerne. Derfor tog direktionen primo september initiativ til at indgå en fratrædelsesaftale med centrets chef. Samtidig udmeldte direktionen en række påtænkte ændringer af organisationen. Disse ændringer træder i kraft pr. 1. januar 2015 og består i hovedtræk af; Nedlæggelse af Center for Social & Familie Aktiviteter omkring det specialiserede børneområde forankres i et nyt Center for Børn, Unge & Familie. Der skal rekrutteres en ny centerchef til centret Aktiviteter omkring det specialiserede voksenområde forankres sammen med aktiviteterne i det nuværende Jobcenter i et nyt Center for Job & Social, hvor nuværende Jobcenterchef Lone Lykke Marker bliver centerchef Rekruttering af ny direktør, som får ansvar for at udvikle et sammenhængende børne- og ungeområde. En ny direktør forventes at tiltræde 1. februar 2015. I perioden frem til 1. januar 2015 varetager direktør Henrik Nielsen den overordnede daglige ledelse af Center for Social & Familie, og der er iværksat en række tiltag, som på kort sigt skal imødekomme de væsentlige udfordringer i centret. I denne sagsfremstilling får samt Udvalget for Social, Sundhed & Ældre en orientering om disse tiltag. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at samt Udvalget for Social, Sundhed & Ældre tager orienteringen til efterretning. Beslutning Udvalget for Social, Sundhed & Ældre den 06-10-2014: Indstillingen tiltrådt. Beslutning den 07-10-2014: Taget til efterretning. Sagsfremstilling: I bestræbelserne på at håndtere og imødekomme de væsentlige udfordringer, der igennem længere tid har præget situationen omkring Center for Social & Familie har direktionen taget initiativ til ændringer af organisationen. Disse ændringer træder i kraft pr. 1. januar 2015.
07-10-2014 Side 21 Der er på nuværende tidspunkt iværksat en række tiltag, som på kort sigt skal imødekomme udfordringerne i centret frem mod en ny organisering der træder i kraft pr. 1. januar 2015. De væsentligste af disse tiltag bliver kort opsummeret herunder; Organisering og ledelse; Direktionen har påbegyndt en proces omkring rekruttering af en centerchef til det nye Center for Børn, Unge & Familie med henblik på, at en ny chef kan tiltræde 1. januar 2015. KL s Konsulentvirksomhed assisterer direktionen i rekrutteringen, og der er tilrettelagt en proces, hvor såvel medarbejdere som ledere i det nuværende Center for Social & Familie samt samarbejdspartnere i øvrigt fra børne- og voksenområderne er inddraget. I kølvandet på direktionens udmelding om påtænkte ændringer af organisationen er der afholdt en række dialogmøder omkring områderne/indsatserne Integration, Unge, Støttepædagoger, Sociale tilbud og Handicap med henblik på at invitere nøglemedarbejdere i organisationen til at bidrage til at kvalificere direktionens endelige beslutningsgrundlag omkring fremtidig organisatorisk forankring af disse områder/indsatser og samarbejdsflader på tværs af organisatoriske enheder. Personaleressourcer; Som følge af et stort antal langtidssygemeldinger samt vakante stillinger, der ikke i tide er sat i proces, er ressourcesituationen i Center for Social & Familie en af de væsentligste udfordringer på den helt korte bane. Der er tale om en negativ spiral, hvor de tilbageværende medarbejdere oplever et uholdbart stort pres som risikerer at føre til yderligere sygemeldinger. For at afhjælpe denne situation, er der ledelsesmæssigt taget initiativ til en midlertidig opfyldning af ressourcer ved rekruttering af tre vikarer, som er startet i uge 40 og vil aflaste centrets faste medarbejdere i perioden frem til juleferien. Sammenholdt med at en række af de langtidssygemeldte medarbejdere begynder at vende tilbage til arbejdet, er det forventningen, at vi med tiltaget omkring vikardækning har iværksat de fornødne tiltag til at sikre en holdbar ressourcesituation. Der bliver dog konstant fulgt tæt op på dette, og hvis der skulle vise sig et behov for yderligere handling, vil sådanne blive iværksat. Faglig kvalitet; Den faglige kvalitet i centret er, blandt andet som følge af situationen omkring personaleressourcer, utilstrækkelig. Dette giver sig konkret udslag i et stort antal henvendelser og klager til ledelsen. En række af klagerne peger på, at det er svært at komme i kontakt med centrets medarbejdere, både via mail og telefon. Det er ikke realistisk at forvente, at der på kort sigt kan ske en fuldstændig genopretning af den faglige kvalitet i centret. Det bliver til gengæld et væsentligt tema for den forestående udviklingsproces i de to nye centre, henholdsvis Center for Børn, Unge & Familier samt Center for Job & Social. Til gengæld er der taget konkrete tiltag for at sikre, at kommunens borgere kan komme i kontakt med centrets medarbejdere. En væsentlig årsag til den manglende kontakt er helt givet den føromtalte ressourcesituation, som nu er afhjulpet. Herudover er det fra ledelsens side blevet præciseret, at kommunikationen med borgerne, herunder besvarelse af mail og telefon, skal prioriteres højt. Arbejdsmiljø; Centret har modtaget to påbud fra Arbejdstilsynet Ét vedrørende stor arbejdsmængde og tidspres og ét vedrørende mobning. Omkring mobning er der tale om et såkaldt rådgiverpåbud, hvor vi er pålagt at samarbejde med en autoriseret rådgivningsvirksomhed omkring afhjælpning af problemet.
07-10-2014 Side 22 Påbuddet omkring arbejdsmængde og tidspres har en direkte sammenhæng til ressourcesituationen, der som tidligere omtalt er hånderet. Påbuddet omkring mobning bliver aktuelt håndteret på den måde, at der er indgået aftale med rådgivningsvirksomheden TeamArbejdsliv, som i tæt samarbejde med centrets ledelse og medarbejdere har planlagt en proces til afhjælpning af problemet. Det er særdeles vanskeligt og krævende at håndtere problemer omkring mobning, særligt i forhold til de følelsesmæssige aspekter hos medarbejderne. Der er dog stor tiltro til den proces, som TeamArbejdsliv har planlagt, og det er vurderingen, at der på nuværende tidspunkt er iværksat de fornødne tiltag til at håndtere problemet. Økonomi; Der har igennem hele 2014 været afrapporteret stigende forventninger til merforbrug på de specialiserede socialområder. Forventninger som ligger langt udover de budgetlagte rammer og som også lægger pres på de kommende budgetår. I samarbejde med Reflexio er der nedsat en projektgruppe, som har til opgave at udarbejde en handleplan, hvor vi kobler faglige strategier og indsatser med økonomiske effekter. Denne handleplan bliver et afgørende vigtigt redskab for de to nye centre i bestræbelserne på at sikre, at de økonomiske måltal for 2015 og frem bliver indfriet. Administrationens forslag til handleplan vil blive forelagt og drøftet på et fællesmøde mellem samt Udvalget for Social, Sundhed & Ældre den 12. november. Øvrige tiltag; Udover de allerede omtalte tiltag, bliver der taget hånd om den daglige understøttelse af medarbejdernes arbejdsprocesser. Det handler blandt andet om redskaber, hvor en række forældede pc er og mobiltelefoner bliver udskiftet med nye. Herudover er IT-afdelingen i gang med at forbedre signal-forholdene omkring både IT og telefoni på rådhuset i Lyndby. Herudover bliver der konkret arbejdet med en mere smidig visitationsproces, da medarbejderne i centret har peget på dette som en væsentlig sten i skoen i forhold til de daglige arbejdsprocesser. Direktør Henrik Nielsen vil deltage på møderne i henholdsvis Udvalget for Børn & Ungdom samt Udvalget for Social, Sundhed & Ældre, så der bliver mulighed for at spørge ind til den aktuelle situation omkring Center for Social & Familie. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at der med de iværksatte tiltag er skabt det fornødne fundament til at sikre den bedst mulige daglige drift i perioden frem til 1. januar 2015. Det er dog væsentligt at pointere, at der er tale om en særdeles sårbar situation, hvor der løbende vil være behov for at vurdere, hvorvidt der er brug for at iværksætte yderligere tiltag. Handicappolitik: Ingen Økonomi og finansiering: Der er en række udgifter forbundet med de iværksatte tiltag, eksempelvis rekruttering af vikarer, anskaffelse af pc er/mobiltelefoner og anvendelse af eksterne konsulenter. Disse
07-10-2014 Side 23 udgifter vil blive afholdt på centrets budgetrammer og vil indgå i den forestående budgetopfølgning (FR3-2014). Beslutningskompetence: samt Udvalget for Social, Sundhed & Ældre.
07-10-2014 Side 24 11. ØU - Opfølgning på dagsordner som led i plan for øget kvalitet i politisk betjening - oktober Sagsnr.: 14/6207 Resumé: Som led i den af Kommunalbestyrelsen vedtagne plan for øget kvalitet i den politiske betjening vil der på samtlige udvalgsmøder blive fulgt systematisk op på udvalgsmedlemmernes vurderinger af sagsfremstillingerne på dagsordenen. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at udvalget giver sine kommentarer til sagsfremstillingerne. Beslutning Udvalget for Erhverv & Turisme den 06-10-2014: Drøftet. Beslutning Udvalget for Social, Sundhed & Ældre den 06-10-2014: Bilag i samme rækkefølge som punkterne på orienteringspunktet. Ros til at indstillingerne er pindet ud. Beslutning Udvalget for Job & Arbejdsmarked den 06-10-2014: Ingen kommentarer. Beslutning den 07-10-2014: Blev drøftet Sagsfremstilling: Kommunalbestyrelsen besluttede den 26. maj 2014, at der skal arbejdes med en generel styrkelse af politiske dagsordener og beslutningsoplæg. For at sikre størst mulig kvalitet i arbejdet blev det besluttet at inddrage de politiske udvalg løbende og systematisk. Det betyder blandt andet, at de forskellige fagudvalg får mulighed for at kunne give løbende tilbagemeldinger på de sager, der har været behandlet på dagsordenen. Tilbagemeldingerne kan både indeholde kommentarer til de mere tekniske aspekter af en sag (længde, antal af bilag o. lign.) eller til de indholdsmæssige elementer (forståeligt sprogbrug, politisk handlerum o. lign.). Konkret kan udvalgsmedlemmerne vurdere sagerne ud fra om spørgsmål om: - Er sagerne relevante for politisk behandling? Hvis nej hvilke er ikke relevante? - Er der sager som er svære at forstå? Hvilke og hvorfor? - Er der sager der indeholder overflødige bilag? Hvilke og hvorfor? - Giver resuméet en relevant og enkel indføring i sagens substans? - Er indstillingerne præcise, så det er klart, hvad udvalget skal beslutte eller tage til efterretning? - Er der sager, hvor der mangler politiske handlemuligheder? Hvilke sager og hvad mangler? Herudover kan der naturligvis tilføjes andre kommentarer til sagerne generelt eller til en enkelt sag specifikt.
07-10-2014 Side 25 Der vil løbende blive arbejdet med udvalgenes tilbagemeldinger, som inddrages i det administrative arbejde med at forbedre sagsfremstillingerne. Ved udgang af 2014 vil der ske en samlet opsamling på tilbagemeldingerne. Administrationens vurdering: Handicappolitik: Sagen har ingen umiddelbare handicappolitiske perspektiver. Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Fagudvalgene
07-10-2014 Side 26 12. Lukket - BU - Opfølgning på tilsynsrapporter vedrørende Ungdomscentret Gjeddesgaards interne skole Sagsnr.: 09/1737
07-10-2014 Side 27 13. BU - Eventuelt Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutning den 07-10-2014: Intet Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:
Bilag: 2.1. Notat om vandskade i Den Grønne Kile Udvalg: Mødedato: 07. oktober 2014 - Kl. 16:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 94308/14
Notat Lejre Kommune Møllebjergvej 4 4330 Hvalsø T 4646 4646 F 4646 4615 H www.lejre.dk Center for Dagtilbud Camilla Sparre Rügge Dato: 29. september 2014 Vandskade i Den Grønne Kile Børnehuset Den Grønne Kile blev den 21. august 2014 afleveret til Lejre Kommune. I forbindelse med afleveringsforretningen foretog Elindco prøver af vandtrykket på ejendommen, hvor der ikke blev konstateret tryktab. Den 27.august konstaterer Elindco, at et søm brugt ved forskallingen af gulvet havde forårsaget hul i fordelerslangen til gulvvarmen i det ene grupperum, og Elindco begyndte at ophugge gulvkonstruktionen i grupperummet, for at afdække omfanget. Elindco melder ud, at vandet umiddelbart ikke er kommet videre end til det ene grupperum. Den 29. august nedtages køkkenet i grupperummet, da der er konstateret vand under dette. Den 1. september åbner institutionen. Den ene vuggestuegruppe (der skulle være i det vandskadede grupperum) må, i stedet for deres grupperum, anvende dagplejens rum. Efter åbningen konstateres der vandskader på yderligere vægge og under dampspærren i garderoben. Den anden vuggestuegruppe må herefter flytte ud af det andet grupperum. Den 8. september bryder Elindco gulvet op i det andet grupperum, hvorefter der konstateres yderligere vandskader på væggene omkring grupperummet. Den 17. september oplyser Alm. Brand, at skaden er dækket af byggeforsikringen. Lejre Kommunes generelle forsikring bliver således ikke påvirket. Samme dag estimeres det, at genopretningsarbejdet kommer til at vare 3 måneder. Genopretningen er i fuld gang. Status er p.t., at alle børn kan blive i Den Grønne Kile imens skaderne udbedres. Vandskaden betyder en del gener for børn, forældre og ansatte, men der er fundet gode midlertidige løsninger på de fleste af de udfordringer som vandskaden har medført.