Referat af møde i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur Mandag den 3. september 2018 kl. 9.30-12.00 på Odder Rådhus, Møderum 2 Medlemmer: Ledelsesrepræsentanter: Karsten Poulsen (formand), Jette Schæfer, Dan Gjerrild Søgaard, Peter Christensen Medarbejderrepræsentanter: Torben Nielsen (næstformand), Lone Bay, Anne Grau, Birgit Elkær Hegelund, Helle K. Nielsen, Sten Andersen, Rikke Liboriussen Arbejdsmiljørepræsentanter: Referent: Malene Nørgård Jensen Afbud: Hanne Fleron og Morten Dam Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Bilag: Referat fra møde den 11. juni 2018, dok. nr. 727-2018-75974 Godkendt Formandskabet oplyser, at der ikke som besluttet på mødet den 11. juni 2018 er sendt brev til daginstitutionsområdet og BFC om udviklingen i langtidsfraværet. Årsagen er, at de seneste sygefraværstal vidner om et fald i både langtidsfraværet og det samlede fravær på daginstitutionsområdet. De aktuelle sygefraværstal og beslutningen om udsendelse af brev drøftes under punkt 4. 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt 3. Orientering fra formand og næstformand Budget 2019 Formanden orienterer på mødet om status på budget 2019. Evaluering af digitale læringsmiljøer på skolerne I forbindelse med budget 2012 og 2015 besluttede Byrådet at indkøbe ipad til alle elever i folkeskolerne i Odder Kommune, og der blev i den forbindelse opstillet mål for anvendelsen af digitale værktøjer. Det er forvaltningens vurdering, at der er relativt store forskelle mellem Dokumentnr.: 727-2018-82092 side 1
skolerne og underviserne på de enkelte skoler i, hvorvidt man er lykkedes med at nå målene for de elevcentrerede digitale læringsmiljøer. Forvaltningen indstiller derfor, at der gennemføres en evaluering af digitale læringsmiljøer på skolerne. Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalget godkendte på møde den 13. august 2018 forvaltningens indstilling. Indførelse af fritidspas Der er i budget 2018 afsat 50.000 kr. til opstart af en fritidspasordning, og Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalget besluttede på møde den 4. juni 2018 at fremsende driftsforslag på 150.000 kr. til budgetforhandlingerne 2019 2022 til finansiering af fritidspasordningen. Formålet med fritidspasordningen er, at alle børn og unge har mulighed for at indgå i inkluderende fællesskaber. Jobpulje Medio august 2018 er der én medarbejder i jobpuljen, som henhører under FOA. Udvikling i børnetallet Af tabellen nedenfor fremgår udviklingen i børnetallet i Odder Kommune i perioden 4. kvartal 2017 til 3. kvartal 2018. Odder 4. kvartal 2017 1. kvartal 2018 2. kvartal 2018 3. kvartal 2018 0 år 206 201 219 210 1 år 204 207 206 209 2 år 213 204 218 222 3 år 219 223 211 219 4 år 197 211 212 225 5 år 245 239 234 211 6 år 253 232 220 234 Total 0-6 år 1537 1517 1520 1530 7 år 278 294 295 276 8 år 287 262 262 269 9 år 281 303 310 308 10 år 307 302 265 275 11 år 286 293 317 302 12 år 309 300 286 289 13 år 290 294 313 318 14 år 332 335 310 300 15 år 307 309 325 322 16 år 333 324 320 322 Total 7-16 år 3010 3016 3003 2981 Total 0-16 år 4547 4533 4523 4511 Børne-, Uddannelses-, og Kulturudvalget har på møde den 13. august 2018 besluttet, at der skal gennemføres en intern evaluering af de digitale læringsmiljøer på skolerne. Formå- Dokumentnr.: 727-2018-82092 side 2
let er at afdække effekten af den nuværende strategi for elevcentrerede digitale læringsmiljøer, samt om den nuværende didaktiske strategi er den rette. Der pågår nu et arbejde med at afklare, hvordan evalueringen kan gennemføres med inddragelse af medarbejdere, elever og forældre. I relation til beslutningen om at indføre fritidspas pågår der aktuelt et arbejde i forhold til at afklare, hvordan man bedst kan understøtte forældre i at sikre deres børn en aktiv fritid. En effektiv guidning af forældre forudsætter, at en lang række aktører er vidende om fritidspasset. Byrådet afholder budgetseminar den 6. september 2018, og budgettet forventes vedtaget på Byrådsmøde den 9. oktober 2018. Budgetlægningen er udfordret af, at råderummet er reduceret med ca. 30 mio. kr. som følge af et merforbrug på overførselsindkomster og det specialiserede voksenområde. Råderummet kan på kort sigt øges uden at skære i driften, men på sigt skal der ske omstillinger for at sikre det nødvendige økonomiske råderum. Udfordringerne på det specialiserede voksenområde hænger tæt sammen med arbejdet med sårbare børn og unge, for jo bedre vi lykkes med at mægtiggøre de sårbare børn og unge, jo bedre klarer de sig i voksenlivet. Børnetallene vidner om flere børn i 0-3 års alderen, og aktuelt er Odder Kommune udfordret på pladser til denne målgruppe. Det er vanskeligt at rekruttere dagplejere, og derfor undersøges det, om der er mulighed for at åbne den resterende del af Krible Krable Husets gamle lokaler. Forventningen er, at der åbner en ny institution i 2021. 4. Status vedr. arbejdsmiljø - til information og drøftelse Besøg fra Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har den 5. juni 2018 gennemført risikobaseret tilsyn i Vennelund. Der blev i den forbindelse ikke set eller konstateret nogen overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen, og der blev derfor givet en grøn smiley. I december 2017 er der fremsendt varsling af risikobaseret tilsyn på Hundslund Skole, og i februar 2018 er der fremsendt varsling af risikobaseret tilsyn i Hou Børnehave. Besøgene er endnu ikke gennemført. Hou Skole fik i forbindelse med tilsynsbesøg den 22. november 2017 konstateret lave temperaturer i børnehaveklassen, C-klassen samt SFO-værkstedet. Egne målinger i perioden den 22. til 27. november 2017 viste på tilsvarende vis lave temperaturer i de pågældende lokaler. Som følge heraf gav Arbejdstilsynet et påbud om at sikre, at temperaturen i undervisningslokalerne er tilpasset den menneskelige organisme. Med henblik på en hurtig afhjælpning af problemet med lave temperaturer blev der umiddelbart efter Arbejdstilsynets besøg indkøbt og installeret varmeblæsere i de berørte lokaler. Sideløbende blev der igangsat en afdækning af årsagerne til den lave temperatur, og det blev i den forbindelse konstateret, at cirkulationspumpen var defekt, og den er efterfølgende blevet udbedret. Desuden blev det besluttet at hæve fremløbstemperaturen med 8 grader. Arbejdstilsynet har på baggrund af skolens tilbagemelding vurderet, at påbuddet er efterkommet, og påbuddet er dermed lukket. Dokumentnr.: 727-2018-82092 side 3
Hou Skole fik desuden et påbud om at sikre, at høje følelsesmæssige krav i arbejdet ikke forringer medarbejdernes sundhed. Påbuddet vedrørte arbejdet med elever i C-klassen. Skolen har med henblik på at efterkomme påbuddet iværksat en række forskellige tiltag, herunder arbejdet med fælles læringssyn og pædagogiske grundværdier, implementeret intern supervision ved PPR, fastlagt struktur for teamsamarbejdet samt samarbejdet med PPR, styrket den interne kommunikation, implementeret løbende individuelle samtaler med ledelsen samt indledt en dialog med to specialskoler om en samarbejdsaftale omkring praksisnær kompetenceudvikling. Arbejdstilsynet har på baggrund af børnehavens tilbagemelding vurderet, at påbuddet er efterkommet, og påbuddet er dermed lukket. Intern audit Der er gennemført intern audit i Vennelund den 24. maj 2018. Auditrapporten er vedlagt som bilag. På baggrund af de gennemførte audits i første halvår 2018 har Ledelse & Udvikling udarbejdet en halvsårsrapport, som samler op på de generelle betragtninger. Halvårsrapporten er vedlagt som bilag. Bilag: Auditrapport for Vennelund, dok. nr. 727-2018-74243 Halvårsrapport, dok. nr. 727-2018-79879 Sygefravær Sygefraværet på Børn, Unge og Kultur området er i perioden januar til juli faldet med 0,67 procentpoint i forhold til samme periode året før. Faldet i det samlede sygefravær dækker over et fald i langtidsfraværet, mens korttidsfraværet er steget marginalt. Faldet i det samlede sygefravær slår igennem på alle områder med undtagelse af Børne- og Familiecentret. Stigningerne her skyldes en stigning i langtidsfraværet på 1,42 procentpoint. Dokumentnr.: 727-2018-82092 side 4
2018 (januar - juli) 2017 (januar - juli) Institution/område Korttidsfravær i % (fravær op til 14 dage) Langtidsfravær i % (fravær over 14 dage) Fraværspct. inkl. nedsat tj. Korttidsfravær i % (fravær op til 14 dage) Langtidsfravær i % (fravær over 14 dage) Fraværspct. inkl. nedsat tj. Børne- og Familiecentret: 3,09% 3,20% 6,29% 3,51% 1,78% 5,28% Børnepasning: 2,44% 3,15% 5,59% 2,57% 3,35% 5,92% Bifrost 3,45% 4,34% 7,79% Dagplejen - Odder by 1,56% 3,60% 5,15% Egholmgård 2,26% 0,25% 2,52% Krible Krable huset 3,64% 4,07% 7,70% Børnehaven Vennelund 2,61% 2,88% 5,49% Fritid: 1,36% 0,56% 1,92% 1,50% 1,70% 3,20% Odder Bibliotek 1,83% 0,00% 1,83% Odder Musikskole 0,64% 1,43% 2,07% Undervisning: 2,60% 2,20% 4,81% 2,32% 3,57% 5,89% Landsbyordninger i alt 2,62% 1,13% 3,75% Gylling Skole og Børnehus 2,66% 1,34% 4,00% Hou Skole og Børnehus 3,25% 0,81% 4,06% Hundslund Skole og Børnehus 2,24% 2,13% 4,37% Saksild Skole og Børnehus 2,15% 0,64% 2,79% Parkvejens Skole og SFO 2,45% 1,92% 4,38% Vestskolen 2,77% 3,72% 6,49% Total 2,57% 2,52% 5,09% 2,48% 3,28% 5,76% OmrådeUdvalget beslutter, at der grundet den seneste udvikling i sygefraværet ikke som besluttet på møde den 11. juni 2018 skal sendes brev til dagtilbudsområdet og BFC. 5. Evaluering af udvalgsarbejdet til information og drøftelse (10 min.) Udvalget skal på mødet evaluere arbejdet i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur. Evalueringen skal tage udgangspunkt i følgende spørgsmål: Hvad giver udvalgsmøderne energi? Hvad dræner udvalgsmøderne for energi? Kan vi ændre eller helt fjerne det, som dræner møderne for energi? På udvalgsmøderne skal der arbejdes producerende, og dagsorden skal være mere skarp i forhold til procesmål for de enkelte punkter. Der skal eksperimenteres mere med mødeformen, og der ønskes flere temadrøftelser med deltagere ude fra. På møderne skal der være fokus på at omsætte de fælles visioner til handling, og der skal ske opfølgning på det, som OmrådeUdvalget sætter i værk. Årshjulet skal bruges mere målrettet, og det skal derfor drøftes på møderne. I MED-systemet bør der generelt være en opmærksomhed på, at der ikke bliver for mange gentagelser ved at de samme ting drøftes flere steder. Vi skal være skarpe på, hvad OmrådeUdvalget skal forholde sig til og afstå fra at behandle punkter, som er bedst placeret på et andet niveau. Desuden bør der være sammenhæng mellem det, der arbejdes med i MED- og ledelsessystemet. Dokumentnr.: 727-2018-82092 side 5
OmrådeUdvalget skal være understøttende i forhold til det lokale niveau. Det bør overvejes, om OmrådeUdvalget skal arbejde mere efterspørgselsorienteret ved at have fokus på, hvad man har brug for på det lokale niveau, samt hvordan man kan hjælpe ved at løfte noget til områdeniveau. 6. Mødekalender for 2019 til beslutning (5 min.) I henhold til forretningsordenen skal der årligt afholdes seks møder. Møderne foreslås afholdt på følgende datoer: Mandag den 11. marts 2019 Mandag den 29. april 2019 Mandag den 17. juni 2019 Mandag den 9. september 2019 Mandag den 11. november 2019 Mandag den 16. december 2019 Alle møder afholdes i tidsrummet 9.30-12.00 med mulighed for formøde for medarbejderrepræsentanterne i tidsrummet 8.00-9.30. Godkendt 7. Retningslinje for digital chikane til information og drøftelse (15 min.) Hovedudvalget besluttede på møde den 28. maj 2018, at der skal udarbejdes en fælles retningslinje for forebyggelse og håndtering af digital chikane mod ansatte ved Odder Kommune. Ledelse & Udvikling har på den baggrund udarbejdet et udkast til retningslinje, som behandles i Hovedudvalget den 27. august 2018 med henblik på endelig vedtagelse. Udkast til retningslinje er vedlagt som bilag. Foruden en fælles definition af og holdning til digital chikane indeholder retningslinjen en beskrivelse af roller og ansvar i forbindelse med digital chikane. Det er vigtigt at understrege, at forebyggelse og håndtering af digital chikane er et fælles anliggende, men de forskellige aktører har forskellige roller og ansvar. OmrådeUdvalgenes rolle og ansvar er løbende at vurdere, om der skal tages initiativer i forhold til hele eller dele af det område, der hører under udvalget. Heri ligger blandt andet, at OmrådeUdvalgene med udgangspunkt i fælles ønsker og/eller behov blandt arbejdspladserne på området kan iværksætte konkrete initiativer til forebyggelse og håndtering digital chikane. Desuden skal OmrådeUdvalgene løbende vurdere, hvordan udvalget bedst kan understøtte de enkelte arbejdspladsers arbejde med forebyggelse og håndtering af digital chikane, herunder arbejdet med lokale handleplaner. Dokumentnr.: 727-2018-82092 side 6
Med afsæt i den fælles retningslinje for forebyggelse og håndtering af digital chikane i Odder Kommune drøfter OmrådeUdvalget behovet for initiativer i forhold til hele eller dele af området, samt hvordan OmrådeUdvalget bedst kan understøtte de enkelte arbejdspladsers arbejde med en lokal handlingsplan. Bilag: Odder Kommunes retningslinje i forhold til digital chikane, dok. nr. 727-2018-87096 HovedUdvalget vedtog den fælles retningslinje i forhold til digital chikane på møde den 27. august 2018, og det blev i samme forbindelse besluttet at oprette en fælles mail, hvor hændelser vedr. digital chikane indberettes. OmrådeUdvalget får til hvert møde status på antal indberettede sager. HovedUdvalget besluttede, at det er op til de lokale MED-udvalg at drøfte tilgængeligheden i forhold til mail, billeder m.v. på digitale medier, samt at der på lokalt niveau skal udarbejdes handleplaner. OmrådeUdvalget udtrykker stor tilfredshed med den vedtagne retningslinje og ser den som en kærkommen anledning til at sætte digital chikane på dagsordenen. OmrådeUdvalget opfordrer de lokale MED-udvalg til at benytte denne anledning. I forbindelse med implementeringen af AULA vil der være en fælles drøftelse af, hvilke oplysninger man skal kunne finde om medarbejdere på skoler og daginstitutioner på nettet. De lokale MED-udvalg på skole- og daginstitutionsområdet opfordres derfor til at afvente, at der udmeldes en fælles holdning til tilgængelighed. OmrådeUdvalget opfordrer HovedUdvalget til at viderebringe retningslinjen til Byrådet. 8. Opfølgning på principper for tillidsvalgtes vilkår til information og drøftelse (10 min.) I henhold til bestemmelser i Rammeaftalen om medindflydelse og medbestemmelse vedtog HovedUdvalget den 30. november 2017 principper for tillidsvalgtes vilkår i Odder Kommune. Principperne danner grundlag for de konkrete aftaler om tillidsvalgtes vilkår på de enkelte arbejdspladser. Sikring af tillidsvalgtes vilkår og den nødvendige og tilstrækkelige tid til hvervet kan udfoldes på mange måder i praksis. Som fælles videndeling og inspiration er der udarbejdet et bilag til principperne, som beskriver en række eksempler på god praksis. Bilaget administreres af en arbejdsgruppe under HovedUdvalget og opdateres løbende i takt med, at lokale ledere og tillidsvalgte i fællesskab giver input til bilaget. Arbejdsgruppen har endnu ikke modtaget eksempler på god praksis. OmrådeUdvalget drøfter, hvad der kunne være eksempler på god praksis, samt hvordan udvalget kan medvirke til at fremskaffe eksempler til inspiration for andre. Udvalget drøfter desuden, om der er noget, som udvalget bør have en særlig opmærksomhed på i forhold til at sikre tillidsvalgtes vilkår og den nødvendige og tilstrækkelige tid til hvervet. Bilag: Principper for tillidsvalgtes vilkår i Odder Kommune, dok.nr. 727-2017-126722 Dokumentnr.: 727-2018-82092 side 7
Det interessante er processen frem til de konkrete aftaler og ikke indholdet i aftalerne. OmrådeUdvalget anbefaler, at arbejdsgruppen under HovedUdvalget udarbejder et dialogpapir, som kan inspirere og kvalificere den lokale dialog om konkrete aftaler. 9. Analyse af inkluderende fællesskaber og børn og unge i udsatte positioner - til information og drøftelse (60 min.) Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalget besluttede den 28. august 2017, at der skal udarbejdes en analyse af arbejdet med inklusion på dagtilbuds- og skoleområdet, samt at årsagerne til stigende udgifter til specialklasseelever skal belyses. Analysen, som er udarbejdet af Camilla Dyssegaard og Niels Egelund, blev præsenteret for projektorganisationen samt på et offentligt møde den 14. maj 2018. Med afsæt i analysen har arbejdsgrupperne lavet en række anbefalinger, som indgik i en temadrøftelse den 13. august 2018 i Børne- Uddannelses- og Kulturudvalget om anbefalinger, indsatser og prioriteringer af det fortsatte arbejde forud for egentlige politiske beslutninger. OmrådeUdvalget drøfter, hvordan der sikres en god proces for det videre arbejde med anbefalingerne og et godt grundlag for de egentlige politiske beslutninger. Som inspiration til drøftelsen er vedlagt en pjece med anbefalinger til, hvordan man kan tage hånd om det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer. Bilag: Referat af styregruppemøde den 26. juni 2018, dok. nr. 727-2018-85065 Når der sker forandringer på arbejdspladsen, dok. nr. 727-2018-101826 OmrådeUdvalget opfordrer til, at man i forbindelse med de forestående forandringer gør brug af de erfaringer, der er gjort i forbindelse med tidligere forandringer. Omdrejningspunktet for forandringerne skal være opgaveløsningen, og der skal være tydelighed omkring målet med forandringerne. Processen skal være transparent og åben, hvilket forudsætter information og inddragelse. 10. Opfølgning på trivselsmålingen: Krænkende adfærd til information og drøftelse (30 min.) Et særligt opmærksomhedspunkt i det videre arbejde med trivselsmålingen er krænkende adfærd, som omfatter fysisk vold, psykisk vold, trusler og chikane, uønsket sexuel opmærksomhed og mobning. Trivselsmålingen vidner om konkrete oplevelser med alle typer af krænkende adfærd på Børn, Unge og Kultur området. Nedenfor er en oversigt over, hvor mange medarbejdere, der har oplevet de forskellige typer krænkende adfærd inden for de seneste 12 måneder: Fysisk vold 102 (19,5 %) Psykisk vold, trusler og chikane 93 (17,8 %) Uønsket seksuel opmærksomhed 1 (0,002%) Dokumentnr.: 727-2018-82092 side 8
Mobning 25 (0,05 %) Med henblik på at understøtte det lokale arbejde anbefales det, at der udarbejdes en vejledning til lokalt beredskab i forhold til krænkende adfærd. Malene Nørgård Jensen givet et kort oplæg om, hvad man skal være opmærksom på, når man udarbejder en sådan vejledning, og efterfølgende kommer OmrådeUdvalget med input til en vejledning. På baggrund af OmrådeUdvalgets input udarbejder HR et oplæg til vejledning til beredskab i forhold til krænkende adfærd, som færdigbehandles på møde den 29. oktober 2018. OmrådeUdvalget vurderer, at der ikke er behov for at lave en områdespecifik vejledning i forhold til krænkende adfærd. OmrådeUdvalget anbefaler derimod en drøftelse i HovedUdvalget af fælles retningslinje i forhold til krænkende adfærd. Det er afgørende, at der på de enkelte arbejdspladser skabes rum til dialog om forebyggelse og håndtering af krænkende adfærd. Det skal være naturligt og trygt for ledere og medarbejdere at tale om oplevelser med krækende adfærd. Med henblik på at understøtte dialogen på de enkelte arbejdspladser kan der med fordel udarbejdes et dialogmateriale. Der er ikke sammenhæng mellem andelen af medarbejdere, som i trivselsmålingen angiver, at de har oplevet krænkende adfærd, og antallet af registreringer og anmeldelser. Der bør derfor være et øget fokus på registrering og anmelde af krænkelser, og med henblik på at understøtte dette kan der med fordel udarbejdes en simpel skabelon til registrering. Endelig anbefaler OmrådeUdvalget, at der udarbejdes en skabelon til handleplan, som kan understøtte de enkelte arbejdspladser i udarbejdelsen af en lokal handleplan med krænkende adfærd. 11. Opfølgning på årshjul og planlægning af næste møde OmrådeUdvalget følger op på årshjulet med særligt fokus på dagsorden for næste møde, herunder prioritering af de enkelte punkter samt mødeform. Bilag: Årshjul, dok. nr. 727-2018-6804 Ingen bemærkninger 12. Til efterretning Referat fra MED-udvalgsmøde den 14. maj 2018 og 18. juni 2018, Hundslund Skole og Børnehus dok. nr. 727-2018-91096 og 727-2018-91097 Karsten påminder ledelsessystemet om, at referater fra lokale MED-udvalgsmøder og personalemøder med MED-status skal sendes til OmrådeUdvalgets sekretær. 13. Eventuelt Dokumentnr.: 727-2018-82092 side 9
Ingen bemærkninger Næste møde: Mandag den 29. oktober 2018 kl. 9.30-12.00 Dokumentnr.: 727-2018-82092 side 10