Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Borgmesterens Afdeling Den 3. august 2005 Justering af PC-ordninger vedtaget af Byrådet den 19. december 2001. Århus Kommune Personaleafdelingen Borgmesterens Afdeling 1. Resume Byrådet har den 19. december 2001 godkendt et antal modeller for PC-ordninger i Århus Kommune. I de af Byrådet godkendte PCordninger kan der dels etableres egentlige tele- og hjemmearbejdspladser, jf. lokalaftale herom, hvor arbejdsgiveren stiller PC, en elektronisk kommunikationsforbindelse eller andet arbejdsmateriel til rådighed, og dels kan der finde udlån af EDB-udstyr med opkobling helt eller delvist til Århus Kommunes netværk sted. I disse ordninger indgår en opkobling til Århus Nettet (og dermed internettet) enten i samme omfang som på arbejdspladsen eller i et mindre omfang. Der indgår også muligheden for at sælge brugt EDB-udstyr til medarbejderne. Rådhuset 8000 Århus C Sagsnummer M0/2005/01527 Sagsbehandler Tina Thomsen Telefon Direkte telefon 8940 2286 Telefax 8940 2320 E-post pers@aarhus.dk E-post direkte tth@pers.aarhus.dk www.aarhuskommune.dk Evalueringen af de nuværende PC-ordninger medfører, at der foreslås en mindre udbygning af de eksisterende rammer for PC-ordninger. Det indstilles, at følgende eksisterende ordninger videreføres uændret: etablering af egentlig tele- og hjemmearbejdspladser, udlån af EDBudstyr til medarbejderne, salg af brugt EDB-udstyr til medarbejderne. Endvidere indstilles følgende nye ordninger: ordningen med etablering af egentlige tele- og hjemmearbejdspladser suppleret med mulighed for tilkøb af internetadgang uden om Århus Nettet, ordningen med udlån af EDB-udstyr suppleret med mulighed for tilkøb af internetadgang uden om Århus Nettet, en ordning hvor der gives adgang til hjemmearbejde (Århus Nettet) via ekstern PC med medarbejderens private internetlinje eller med en kommunefinansieret internetlinje, og en ordning hvor arbejdspladsen kan indgå i en delvis finansiering af PC-udstyr med tilbehør. Justering af PC-ordninger vedtaget af Byrådet den 19. december 2001.
Ved magistratsbeslutning af den 20. december 2004 er ordningen om medarbejdernes anvendelse af kommunens indkøbsaftaler ophævet. Der kan som hidtil udleveres mobiltelefoner til arbejdsmæssig brug. Indstillingen har været i høring i magistratsafdelingerne og Århus Havn, herunder i MED-systemet. Der er i indstillingen redegjort for resultatet af høringen. FællesMEDudvalget har tilsluttet sig indstillingen. 2. Tidligere beslutninger Magistratens beslutning af 19. april 1999 om, at Magistratens 4. Afdeling via kommunens indkøbsaftale kan indkøbe og videresælge hjemmepc til lærere ansat ved Århus Kommunale Skolevæsen. Magistratens beslutning af 9. august 1999 om, at magistratsafdelingerne i forbindelse med hjemmepc-ordninger får adgang til at indgå indkøbsaftaler for interesserede medarbejdere. Eventuelt krav om erhvervelse af PC-kørekort må bero på en konkret vurdering af behovet i den enkelte magistratsafdeling. Byrådets beslutning af 3. oktober 2001 af indstilling om datasikkerhedspolitik, som indeholder Århus Kommunes politik for behandling af personoplysninger. Byrådets beslutning af 19. april 2000 om IT-strategi for Århus Kommune samt virksomhedsplan for IT-Afdelingen. Byrådets beslutning af 12. september 2001 om initiativer vedrørende digital forvaltning i Århus Kommune. Byrådets beslutning af 19. december 2001 om Lokalaftale vedrørende etablering af tele- og hjemmearbejdspladser, udlån af EDB-udstyr samt retningslinjer for køb af brugt EDB-udstyr for medarbejdere. 3. Beskrivelse af indstilling 3.1 Baggrund og mål på området Byrådet vedtog den 19. januar 2000 den fælles personalepolitik for Århus Kommune. En af målsætningerne i den fælles personalepolitik er fremme af attraktive arbejdspladser med henblik på fastholdelse og rekruttering af de bedst kvalificerede medarbejdere. For at løfte denne målsætning, er det nødvendigt med en aktiv indsats for at gøre Århus Kommune kendt som en attraktiv arbejdsplads samt sikre, at denne karakteristik også har et reelt indhold. Et af parametrene i en attraktiv Justering af PC-ordninger vedtaget af Byrådet den 19. december 2001. Side 2 af 19
arbejdsplads er bl.a. muligheder for tele- og hjemmearbejdspladser og teknologiske muligheder i det hele taget. En anden målsætning i personalepolitikken er kompetenceudvikling og efteruddannelse. Gode PC-ordninger vil øge mulighederne for anvendelse af IT, som vil komme arbejdspladsen til gode, ligesom nye teknologiske muligheder kan være med til at udbrede IT-/PC-ordninger til en bredere medarbejderskare inden for rimelige økonomiske rammer. Udbredelse af PC-ordninger, vil også være med til at udvikle medarbejdernes IT-kompetencer mere bredt, og derved medvirke til at nå kommunens målsætninger inden for IT generelt. Byrådet vedtog den 7. juni 2000 IT-strategi for Århus Kommune. En af målsætningerne i IT-strategien for Århus Kommune er ligeledes skabelse af attraktive arbejdspladser og en effektiv organisation. Opfyldelsen heraf nås ved, at kommunens medarbejdere og ledelse løbende tilbydes kompetenceudvikling, således at de til enhver tid er ajour med den teknologiske udvikling. Organiseringen, herunder samspillet mellem IT-anvendelsen og de menneskelige ressourcer, skal løbende justeres med henblik på optimering af arbejdsprocesserne og understøttelse af rutineopgaver med henblik på at opkvalificere jobindholdet. Formålet er ligeledes at kunne give en serviceorienteret og effektiv betjening af kommunens borgere og virksomheder og sikre effektivisering og kvalificering af administration og serviceproduktion, herunder også arbejde med elektronisk borgerbetjening. Byrådet vedtog den 12. september 2001 Initiativer vedrørende digital forvaltning i Århus Kommune. Digital forvaltning er en fælles betegnelse for en mangfoldig samling af løsninger, der vedrører forskellige forvaltningers forretningsgange, og som rettes mod en bred vifte af målgrupper, idet borgerne/virksomhederne har differentierede behov for kontakt til kommunen. Det er bl.a. hensigten at gøre en særlig indsats for at tilbyde kommunens borgere og virksomheder løsninger, som gør det muligt at betjene sig selv og/eller igangsætte opgaveløsning via internet og andre elektroniske midler. Fuld gennemførelse af digital forvaltning forudsætter, at medarbejderne er parate til omstilling, til ændringer i arbejdsgange og arbejdsmetoder. For at kunne honorere de for kommunen opstillede digitale målsætninger samt medvirke til det personalepolitiske fokusområde om fremme af attraktive arbejdspladser er det vigtigt, at medarbejderne har de fornødne IT-kompetencer, herunder mulighed for at tilegne sig og vedligeholde kompetencerne. Justering af PC-ordninger vedtaget af Byrådet den 19. december 2001. Side 3 af 19
3.2 De nuværende modeller for PC-ordninger Ifølge Århus Kommunes PC-ordninger kan der i dag 1) etableres egentlige tele- og hjemmearbejdspladser i henhold til lokalaftale herom, hvor arbejdsgiveren stiller PC, elektronisk kommunikationsforbindelse eller andet arbejdsmateriel til rådighed, 2) ske udlån af EDBudstyr med eller uden opkobling til Århus Kommunes netværk, 3) ske salg af brugt EDB-udstyr til medarbejderne, og 4) medarbejdernes mulighed for anvendelse af Århus Kommunes indkøbsaftaler til køb af EDB-udstyr. Denne ordning er ved magistratsbeslutning af 20. december 2004 ophævet. De PC-ordninger, der etableres i dag, sker for en stor dels vedkommende med direkte opkobling til Århus Nettet, og med udstyr, der som udgangspunkt er stillet til rådighed af arbejdsgiveren, hvor dette kommunale udstyr er til kommunalt brug. De nuværende modeller for PC-ordninger indeholder ikke mulighed for, at medarbejdernes private PC kan anvendes til udførelse af opgaver for kommunen. 3.3 Udvidelse af de nuværende ordninger Den teknologiske udvikling giver mulighed for nye løsninger, hvis anvendelse foreslås indarbejdet i de nuværende PC-ordninger. Med nærværende indstilling udbygges rammerne for de muligheder, der er i Århus Kommune for etablering af hjemmearbejdspladser. Det er som ved de tidligere ordninger de enkelte magistratsafdelinger, der konkret implementerer og udmønter ordningerne, herunder beslutter efter drøftelse i MED-systemet, hvilke ordninger, der prioriteres i de enkelte afdelinger. Det forudsættes, at etablering og anvendelse af ordningerne som hidtil sker i overensstemmelse med de sikkerhedsregler, der er på området. Der henvises til datasikkerhedspolitikken og datasikkerhedsinstruktioner på området. 3.4 Alle fremtidige PC-modeller i Århus Kommune 3.4.1 Egentlige tele- og hjemmearbejdspladser (videreført model fra 2001) Etablering af egentlige tele- og hjemmearbejdspladser sker i henhold til lokalaftale indgået i 2002 mellem AC-klubben/DKF og Århus Kommune. Kommunen stiller PC og opkobling til Århus Nettet til rådighed Justering af PC-ordninger vedtaget af Byrådet den 19. december 2001. Side 4 af 19
for medarbejderen. (Bilag 2: Lokalaftale om tele- og hjemmearbejdspladser indgået den 15. januar 2002). 3.4.1.1 Tilkøb af ydelser (ny mulighed) En egentlig tele- og hjemmearbejdsplads, hvor kommunen stiller udstyr og opkobling til Århus Nettet til rådighed, vil fremover kunne suppleres med muligheden for at tilkøbe sig en internetadgang til rådighed for hjemmets private udstyr. Løsningen indebærer, at der i hjemmet er mulighed for dels en arbejdsmæssig opkobling direkte til Århus Nettet (fra kommunens udstyr) og dels en opkobling til øvrig anvendelse i hjemmet uden om Århus Nettet (fra privat udstyr). Det vil sige anvendelse af en internetforbindelse, der kører direkte til kommunens internetlinje og ikke via Århus Nettes FireWall. Det foreslås, at medarbejdere, der får mulighed for denne løsning, afkræves et beløb på 100 kr. pr. måned for at have den private adgang til internettet til ikke-arbejdsmæssig brug. Der henvises til en generel beskrivelse af denne mulighed i afsnit 3.4.3 nedenfor om tilkøb af ydelser. 3.4.2 Udlån af EDB-udstyr med eller uden opkobling til Århus Kommunes netværk (videreført model fra 2001) Ved denne type hjemmearbejdspladsordning udlåner kommunen PCudstyr og/eller software til medarbejderen til tjenstligt brug. Ved denne ordning etableres typisk også en forbindelse til Århus Nettet, det vil sige, at kommunen stiller en opkobling/internetforbindelse til rådighed for medarbejdere til kommunalt brug. Århus Kommune er ejer af udstyret og betaler de forbundne omkostninger. Ved ophør af ordningen tilbageleveres udstyret til kommunen. 3.4.2.1 Tilkøb af ydelser (ny mulighed) Ordningen om udlån af EDB-udstyr, hvor kommunen stiller udstyr og opkobling til Århus Nettet til rådighed, vil fremover kunne suppleres med muligheden for at tilkøbe sig en internetadgang til rådighed for hjemmets private udstyr. Løsningen indebærer, at der i hjemmet er mulighed for dels en arbejdsmæssig opkobling direkte til Århus Nettet (fra kommunens udstyr) og dels en opkobling til øvrig anvendelse i hjemmet uden om Århus Nettet (fra privat udstyr). Det vil sige anvendelse af en internetforbindelse, der kører direkte til kommunens internetlinje og ikke via Århus Nettes FireWall. Det foreslås, at medarbejdere, der får mulighed for denne løsning, afkræves et beløb på 100 kr. pr. måned for at have den private adgang til internettet til ikke- Justering af PC-ordninger vedtaget af Byrådet den 19. december 2001. Side 5 af 19
arbejdsmæssig brug. Der henvises til en generel beskrivelse af denne mulighed i afsnit 3.4.3 nedenfor om medarbejderens tilkøb af ydelser. 3.4.3 Mulighed for medarbejderens tilkøb af ydelser Den teknologiske udvikling har åbnet mulighed for, at medarbejdere med en bestemt type hjemmearbejdsplads-opkobling kan få internetadgang til rådighed for hjemmets private udstyr uden om Århus Nettet mod at betale en kompensation herfor. Denne løsning kan alene kombineres med de typer hjemmearbejdsplads-ordninger, hvor kommunen som arbejdsgiver stiller udstyr og opkobling (direkte) til Århus Nettet til rådighed. Løsningen indebærer, at der i hjemmet er mulighed for dels en arbejdsmæssig opkobling direkte til Århus Nettet (fra kommunens udstyr) og dels en opkobling til øvrig anvendelse i hjemmet uden om Århus Nettet (fra privat udstyr). Det vil sige anvendelse af en internetforbindelse, der kører direkte til kommunens internetlinje og ikke via Århus Nettets FireWall. Denne mulighed forudsætter en etableringsudgift (engangsudgift). Det er de enkelte afdelinger, der afgør hvem, der skal betale de omkostninger, der er forbundet med etableringen. Pt. er engangsudgiften på ca. 2.500 kr. ex moms, men incl. levering, montering og service i 3 år. Det vurderes, at de løbende udgifter til kommunens internetlinje som udgangspunkt ikke bliver højere for kommunen. Dog kan kommunes internetlinje blive belastet som følge af flere brugere også i kontortiden, hvilket kan medføre merudgifter (samlet set) til en større linje til kommunen. Det foreslås, at medarbejdere der får mulighed for denne løsning, afkræves et beløb på 100 kr. pr. måned for at have den private adgang til internettet til ikke-arbejdsmæssig brug. Da priser på kommunikation er stærkt faldende, kan beløbet reguleres hen ad vejen. De opkrævede beløb samles til dækning af udgifter og indgår på den fælles IT-konto i Århus Kommune, som administreres af Borgmesterens Afdeling. Borgmesterens Afdeling bemyndiges til at foretage regulering af beløbet i takt med pris- og omkostningsudviklingen. Borgmesterens Afdeling udarbejder standardaftale til brug for indgåelse af aftaler om medarbejderens tilkøb af ydelser. Justering af PC-ordninger vedtaget af Byrådet den 19. december 2001. Side 6 af 19
3.4.4 Salg af brugt EDB-udstyr til medarbejderne (videreført model fra 2001) Muligheden for salg af brugt EDB-udstyr videreføres uændret fra de tidligere PC-ordninger godkendt af Byrådet den 19. december 2001. De ansattes køb af brugt EDB-udstyr er reguleret i en aftale indgået mellem AC-klubben/DKF og Århus Kommune. (Bilag 1: Retningslinjer for ansattes køb af brugt EDB-udstyr indgået den 15. januar 2002 mellem AC-klubben/DKF og Århus Kommune). 3.4.5 Adgang til hjemmearbejde via ekstern PC (ny mulighed) De nuværende PC-ordninger vurderes at være et godt fundament i relation til de digitale målsætninger samt behov for hjemmearbejde. Udviklingen har betydet, at en ny ordning foreslås indført som supplement til de eksisterende ordninger. Ordningen adskiller sig derved, at medarbejderens private PC-udstyr og som udgangspunkt også medarbejderens private internetforbindelse anvendes modsat ordningerne i dag. Endvidere adskiller ordningen sig derved, at opkoblingen fra hjemmet ikke sker direkte til Århus Nettet. Derimod vil forbindelsen blive etableret via internettet, idet en ny autentificeringsteknologi kan sikre, at kun godkendte personer får adgang til Århus Nettet. Med ordningen bliver det således muligt at stille kommunikationsmulighed med Århus Nettet til rådighed via en internetforbindelse fra medarbejderens private PC. Dette giver mulighed for udnyttelse af medarbejdernes private EDB-udstyr samt den private internetforbindelse i hjemmet, og arbejdsgiveren kan i stedet vælge at yde en passende kompensation herfor. Udbredelsen af PC i hjemmet er efterhånden meget stor, og det er langt fra alle, der ønsker endnu en PC eller internetforbindelse i hjemmet, hvorfor denne nye mulighed ses som værende et godt supplement til de eksisterende ordninger. Udviklingen viser, at flere og flere har adgang til en PC i hjemmet. I gennemsnit har 80% af familier i Danmark i dag adgang til en PC i hjemmet, hvor adgangen er oppe på 94% hvad angår familietypen par med børn. Endvidere har 75% af befolkningen adgang til internet i hjemmet. (Danmarks Statistik Serviceerhverv, 26. maj 2004). En fordel for arbejdsgiveren er, at der ikke skal stilles PC-udstyr til rådighed. Derved mindskes omkostningerne til etablering og drift af en hjemme-pc-ordning. For medarbejderen er fordelen, at den private PC kan anvendes, og medarbejderen behøver ikke at have endnu en PC stående i hjemmet for at få adgang til hjemmearbejde. Endvidere kan husstandens øvrige medlemmer stadig anvende PC en uden at dette kolliderer med kommunens sikkerhedspolitik. Ved opkobling til Justering af PC-ordninger vedtaget af Byrådet den 19. december 2001. Side 7 af 19
Århus Nettet via internettet med en særlig autentificeringsløsning, er det alene medarbejderen selv, der kan etablere kommunikationen til Århus Nettet. Ved i højere grad at anvende medarbejderens private PC-udstyr åbnes der økonomisk set op for muligheden for at udbrede PC-løsninger til flere medarbejdere, hvor der vurderes at være et arbejdsmæssigt behov, end tilfældet er i dag, hvilket er til fordel for både medarbejderne og kommunen. Endvidere giver denne nye ordning mulighed for en fleksibel løsning i forhold til at opfylde et midlertidigt opstået behov for hjemmearbejde. Den nye løsning kræver ikke noget specielt avanceret PC-udstyr, hvorfor en almindelig gængs privat PC vil være tilstrækkelig. I relation til den nye ordning vil der være tilfælde, hvor medarbejderen i forvejen har en internetforbindelse, og tilfælde hvor medarbejderen ikke har. 3.4.5.1 Medarbejderen har en privat internetforbindelse (ny mulighed) I de tilfælde, hvor medarbejderen allerede har en internetopkobling, benyttes denne samt medarbejderens private PC-udstyr. Kommunen bærer omkostningerne til autentificeringen således, at medarbejderen kan koble sig på hjemmefra (eller andre steder) via internettet. Hel- eller delvis arbejdsgiverfinansiering Da tildelingen af PC-ordninger også sker ud fra et arbejdsmæssigt hensyn og behov, foreslås det, at den nye ordning hel- eller delvis finansieres af kommunen som arbejdsgiver. Som udgangspunkt dækkes medarbejderens udgifter til at komme på arbejde via egen PC og egen internetforbindelse. Det vil sige, at kommunen som minimum afholder udgifterne til autentificeringen således, at forbindelsen til Århus Nettet via internettet muliggøres. Herudover kan der i de enkelte afdelinger indgås aftaler om yderligere medfinansiering til medarbejderens private internetforbindelse. Det er således stadig medarbejderen og teleleverandøren, der er aftaleparter. Ved fastsættelse af størrelsen af tilskud til udgifter til den løbende trafik på internetforbindelsen kan paralleliseres til telefongodtgørelsestaksterne, som pt. er 140 kr. pr. måned. Det bemærkes, at arbejdsgi- Justering af PC-ordninger vedtaget af Byrådet den 19. december 2001. Side 8 af 19
verens tilskud ikke må overstige den udgift, som medarbejderen har til forbindelsen. Skattemæssige aspekter Tilskud fra arbejdsgiver til medarbejderens internetforbindelse (til den løbende trafik på internettet) vil være skattefrit for medarbejderen, når medarbejderen har adgang til arbejdsstedets netværk. Det skal sikres, at arbejdsgiverens tilskud ikke overstiger den udgift, som medarbejderen har til forbindelsen 3.4.5.2 Medarbejderen har ikke en privat internetforbindelse (ny mulighed) I de tilfælde, hvor medarbejderen ikke i forvejen har en internetopkobling, er der 2 muligheder. Den ene mulighed er en ordning, hvor medarbejderen er aftalepart med en teleleverandør, og hvor medarbejderen betaler de løbende udgifter til internetforbindelsen, dog med mulighed for tilskud fra arbejdsgiveren. Finansieringen af selve oprettelsen af internetforbindelsen sker efter nærmere aftale. Kommunen kan vælge at tilbyde finansiering af oprettelsen af en internetopkobling eller indgå aftale om, at det er medarbejderen, der sørger herfor. Se afsnit 3.4.5.2.1 - Medarbejderens linje. Den anden mulighed er, at kommunen stiller internetforbindelsen til rådighed for medarbejderen. Det vil sige, at det er kommunen, der finansierer selve opkoblingen samt afholder de løbende udgifter til internetforbindelsen. Se afsnit 3.4.5.2.2 - Kommunens linje. Ved begge muligheder afholder kommunen udgiften til autentificeringen, således at forbindelsen til Århus Nettet (til hjemmearbejde) via internettet muliggøres. 3.4.5.2.1 Medarbejderen har ikke en privat internetforbindelse. Den forbindelse, der etableres, er medarbejderens linje (ny mulighed) Ved anvendelse af denne model til at give adgang til hjemmearbejde via ekstern PC, er det medarbejderen, der er aftalepart med en teleleverandør. Etablering af en internetforbindelse samt de løbende udgifter hertil er således at betragte som medarbejderens private udgifter. Hel- eller delvis arbejdsgiverfinansiering Da tildelingen af PC-ordninger også sker ud fra et arbejdsmæssigt hensyn og behov, foreslås det, at den nye ordning hel- eller delvis Justering af PC-ordninger vedtaget af Byrådet den 19. december 2001. Side 9 af 19
finansieres af kommunen som arbejdsgiver. Som udgangspunkt dækkes medarbejderens udgifter til at komme på arbejde via egen PC og egen internetforbindelse. Det vil sige, at kommunen som minimum afholder udgifterne til autentificeringen således, at forbindelsen til Århus Nettet via internettet muliggøres. Herudover kan der i de enkelte afdelinger indgås aftaler om yderligere medfinansiering til medarbejderens private internetforbindelse. Kommunen kan således vælge at yde (med-)finansiering til selve etableringen af internetforbindelsen, men bliver ikke aftalepart. Endvidere kan kommunen vælge at yde et passende tilskud til medarbejderens løbende udgifter til internetforbindelsen. Det er stadig medarbejderen og teleleverandøren, der er aftaleparter. Ved fastsættelse af størrelsen af tilskud til udgifter til den løbende trafik på internetforbindelsen kan paralleliseres til telefongodtgørelsestaksterne, som pt. er 140 kr. pr. måned. Det bemærkes, at arbejdsgiverens tilskud ikke må overstige den udgift, som medarbejderen har til forbindelsen. Skattemæssige aspekter I de tilfælde hvor kommunen betaler for selve etableringen af en internetopkobling, vil dette være skattepligtigt for medarbejderen, da kommunen som arbejdsgiver ved denne ordning ikke stiller en computer til rådighed for medarbejderen. Tilskud fra arbejdsgiver til medarbejderens internetforbindelse (til den løbende trafik på internettet) vil være skattefrit for medarbejderen, når medarbejderen har adgang til arbejdsstedets netværk. Det skal sikres, at arbejdsgiverens tilskud ikke overstiger den udgift, som medarbejderen har til forbindelsen. 3.4.5.2.2 Medarbejderen har ikke en privat internetforbindelse. Den forbindelse, der etableres, er kommunens linje (ny mulighed) Ved anvendelse af denne model til at give adgang til hjemmearbejde via ekstern PC, sker etablering af internetopkoblingen via kommunens leverandør. Det vil sige, at kommunen afholder udgifter til såvel etablering af interntforbindelse samt til de løbende udgifter - det er dermed kommunens linje. Opkoblingen til Århus Nettet sker via internettet og autentificeringen. Kommunen afholder også her udgifterne til autentificeringen således, at forbindelsen til Århus Nettet via internettet muliggøres. Justering af PC-ordninger vedtaget af Byrådet den 19. december 2001. Side 10 af 19
Da det er en internetforbindelse betalt af kommunen, afkræves medarbejderen 100 kr. pr. måned for privat anvendelse af internetforbindelsen i lighed med ordningen under afsnit 3.4.3 om medarbejderens tilkøb af ydelser. Skattemæssige aspekter Når kommunen betaler for selve etableringen af en internetopkobling, vil dette være skattepligtig for medarbejderen, da kommunen som arbejdsgiver ved denne ordning ikke stiller en computer til rådighed for medarbejderen. Den løbende trafik på internetforbindelsen betalt af kommunen er skattefri for medarbejderen, når medarbejderen har adgang til arbejdsstedets netværk. 3.4.5.3 Afsluttende bemærkninger til de nye modeller med adgang til hjemmearbejde via ekstern PC De nye ordninger med adgang til hjemmearbejde via ekstern PC er et billigere alternativ til de ordninger, der etableres i dag. Som tidligere nævnt bygger ordningerne på, at medarbejderens private PC-udstyr anvendes. Derved sparer kommunen udgiften til PC-udstyr og som udgangspunkt også til etableringen af en internetforbindelse. Besparelser/udgifter i relation til internetforbindelsen, vil afhænge af de tilskudsløsninger, som de enkelte magistratsafdelinger måtte vælge. Som minimum skal afdelingerne afholde udgiften til autentificeringen. Den eksisterende autentificeringsløsning skønnes til at koste ca. 1.300 kr. pr. bruger for perioden frem til august 2006. Det eksakte beløb afhænger dog af antal brugere. Markedsprisen på internettrafikken (afgifterne) ligger typisk mellem 2.000 kr. - 5.000 kr. pr. år alt afhængig af hastighed og båndbredde på internetforbindelsen. Dertil kan komme udgifter i forbindelse med selve oprettelsen af en internetforbindelse. Det er stadig de enkelte afdelinger, der vurderer og afgør hensigtsmæssigheden/behovet for muligheden for hjemmearbejde, samt hvilken ordning man ønsker at tilbyde medarbejderne, herunder spørgsmål om arbejdsgiverens eventuelle medfinansiering. Dog afholder arbejdsgiveren udgifterne til selve autentificeringen. Derudover er det de enkelte afdelinger, der selv afgør størrelsen af et evt. arbejdsgiverbidrag, herunder evt. fastlæggelse af retningslinjer via drøftelser i afdelingernes MED-udvalg. Justering af PC-ordninger vedtaget af Byrådet den 19. december 2001. Side 11 af 19
Samlet set er hensigten med de nye ordninger som supplement til de eksisterende ordninger, at der skabes større frihed til at vælge alt efter hvilke behov, ønsker, økonomiske forudsætninger mv. der måtte være i de enkelte afdelinger/på de enkelte arbejdspladser. På baggrund af ovenstående foreslås de nye ordninger indarbejdet som en del af de eksisterende PC-ordninger. 3.4.6 Delvis arbejdsgiverfinansieret PC med tilbehør Ved indførelse af en ordning med delvis arbejdsgiverfinansieret PC med tilbehør, får kommunen mulighed for at tilbyde en ordning til medarbejdere, som vedrører delvis finansiering af selve PC-udstyret og evt. etablering af en internetforbindelse. En sådan ordning, herunder kommunens andel af udgifterne, vil i princippet kunne indgås frit. De skattemæssige aspekter gør dog, at incitamentet for medarbejderen bliver større, såfremt de skattemæssige fordele for medarbejderen iagttages ved indgåelse af en ordning. Som skattereglerne pt. ser ud, har medarbejderen adgang til et ligningsmæssigt fradrag, hvis kommunen som arbejdsgiver som minimum afholder 25% af udgifter ved at stille en PC med tilbehør til rådighed for medarbejderen. Medarbejderen kan fradrage de udgifter, som pågældende betaler til arbejdsgiveren, dog højst 3.500 kr. pr. år. Ved opgørelsen af de 25% kan kommunen som arbejdsgiver medregne de direkte omkostninger til erhvervelse eller leje af hard- og software, engangsudgiften til etablering af en bredbåndsadgang samt udgifter til PC-kurser. Det er kommunen - den enkelte magistratsafdeling - der ved anvendelse af denne ordning vil skulle stå for administration af ordningen herunder indkøb/leje af hard- og software. 3.4.7 Bruttolønsordninger Bruttotrækordninger, hvor medarbejderne går ned i løn for at finansiere en bredbåndsforbindelse, er ikke en del af nærværende forslag til ændringer af de eksisterende PC-ordninger. Ordningen holdes udenfor at flere årsager. Bruttotrækordninger vil ikke kunne tilbydes en stor del af kommunens medarbejdere. Der er ikke hjemmel til at foretage træk i bruttolønnen for tjenestemænd uden supplerende pensionsopsparing og overenskomstansatte, der er aflønnet på grundløn og centralt fastsatte tillæg. Det vurderes ikke som hensigtsmæssigt at etablere ordninger, som på forhånd er udelukket for en stor del af kommunens medarbejdere. Justering af PC-ordninger vedtaget af Byrådet den 19. december 2001. Side 12 af 19
Endvidere er der nogle uhensigtsmæssigheder i forhold til gennemsnitsløngarantien og reguleringsordningen. Træk i bruttolønnen medfører, at gennemsnitslønningerne bliver lavere, og via reguleringsordningen i forhold til det private arbejdsmarked sker i princippet det, at medarbejderne generelt set kompenseres for lønnedgangen. Hertil kommer, at bruttolønsordninger også vil påvirke gennemsnitsløngarantien, som er en del af aftalekomplekset mellem KL og KTO. Gennemsnitsløngarantien sikrer alle faggrupper en aftalt lønstigning i overenskomstperioden. Opnås denne lønstigning ikke, får pågældende faggruppe forlods fyldt op i den næste overenskomstperiode. Ved overenskomstfornyelsen i år blev KL og KTO enige om at nedsætte et udvalg, som skal se på denne problemstilling. Der forventes ikke en løsning på kort sigt. 3.4.8 Mobiltelefoni Der kan som hidtil udleveres mobiltelefoner til arbejdsmæssig brug. Mobiltelefonerne må ikke anvendes til private opkald udover enkeltstående private opkald, hvilket vil sige en meget begrænset privat anvendelse. Det er fortsat de enkelte magistratsafdelinger, der afgør, hvorvidt der måtte være behov for udlevering af mobiltelefoner til arbejdsmæssig brug. 3.5 Konklusion Overordnet set vurderes det, at de nuværende PC-ordninger i Århus Kommune suppleret med de nye ordninger, vil være tilstrækkelige til at medvirke til at gennemføre de personalepolitiske- og IT-mæssige målsætninger, herunder opfylde de behov, der måtte være for at kunne arbejde i hjemmet. PC-ordninger tildeles ud fra arbejdsmæssige hensyn, det vil sige, hvor det er tjenstligt relevant. På baggrund af ovennævnte foreslås det, at ordningen om etablering af egentlig tele- og hjemmearbejdspladser jf. lokalaftale herom videreføres uændret, at ordningen, hvor arbejdsgiveren udlåner EDBudstyr, videreføres uændret, at ordningen med salg af brugt udstyr til medarbejderen videreføres uændret samt at disse ordninger for fremtiden suppleres med de nye ordninger beskrevet i afsnit 3.4.1.1, 3.4.2.1, 3.4.3, 3.4.5 og afsnit 3.4.6. Dette indebærer, at der fremover vil være følgende PC-ordninger: Ordningen om etablering af egentlig tele- og hjemmearbejdspladser jf. lokalaftale herom, suppleret med mulighed for tilkøb Justering af PC-ordninger vedtaget af Byrådet den 19. december 2001. Side 13 af 19
af en internetadgang uden om ÅrhusNettet til rådighed fra hjemmet (afsnit 3.4.1.1). Ordningen, hvor kommunen udlåner EDB-udstyr til medarbejderne, suppleret med mulighed for tilkøb af en internetadgang uden om ÅrhusNettet til rådighed fra hjemmet (afsnit 3.4.2.1). Ordningen, hvor kommunen kan sælge brugt EDB-udstyr til medarbejderne (afsnit 3.4.4). Ordningen, hvor der er adgang til hjemmearbejde via ekstern PC (afsnit 3.4.5 med de underliggende modeller). Ordningen, hvor der sker delvis arbejdsgiverfinansiering af PCudstyr med tilbehør (afsnit 3.4.6). 3.6 Høringssvar Byrådsindstillingen har været sendt i høring i magistratsafdelingerne og Århus Havn, herunder i MED-systemet. Der vedlægges kopi af høringssvarene fra magistratsafdelingerne og Århus Havn. Magistratens 1. Afdeling Overordnet set udtrykker HMU i Magistratens 1. Afdeling tilfredshed med byrådsindstillingens forslag til at de eksisterende pc-ordninger udbygges således, at man i den enkelte magistratsafdeling får en bredere vifte af muligheder for at tilbyde medarbejdere adgang til Århus Nettet, når det er tjenstligt relevant. Endvidere at medarbejdere der har en fast opkobling til Århus Nettet får mulighed for via denne opkobling at købe adgang til internettet fra privat pc, uden om Århus Nettet. I indstillingen er anført, at de opkrævede beløb indgår på den fælles IT-konto i Borgmesterens Afdeling. Magistratens 1. Afdeling vil henlede opmærksomheden på, at der er tale om Århus Kommunes Fælles IT-konto som administreres af Borgmesterens Afdeling. I indstillingen er der nogen uklarhed om, hvorvidt man taler om egentlige hjemmearbejdspladser, eller om ordningen om udlån af edbudstyr med adgang til Århus Nettet. Det anbefales, at indstillingen gøres mere præcis omkring dette spørgsmål. Magistratens 2. Afdeling Magistratens 2. Afdeling har ingen bemærkninger til indstillingen. Magistratens 3. Afdeling Magistratens 3. Afdeling finder, at justeringen understøtter den teknologiske udvikling på området, og støtter derfor indstillingen. Overordnet ses forslaget at understøtte personalepolitikken for Magistratens Justering af PC-ordninger vedtaget af Byrådet den 19. december 2001. Side 14 af 19
3. Afdeling. Det anses i den forbindelse for positivt, at Århus Kommune moderniserer sine tekniske løsninger for så vidt angår fleksibilitet mellem arbejds- og privatliv. Magistratens 3. Afdeling skal dog påpege, at de foreslåede moderniseringer af løsningerne ikke ændrer ved det faktum, at kun en mindre del af de ansatte i Afdelingen reelt får mulighed for at benytte sig af disse ordninger. I og med tildelingen af en PC-ordning sker ud fra et arbejdsmæssigt hensyn og da hovedparten af medarbejderne i sagens natur ikke anvender PC i deres primære jobfunktioner, vil ordningerne, som de her er beskrevet, kun rette sig mod en lille del af afdelingens ansatte. Magistratens 3. Afdeling skal derfor foreslå, at der åbnes for at også medarbejdere, der ikke direkte anvender PC i deres primære jobfunktioner, kan tilbydes en PC-ordning. Magistratens 4. Afdeling Magistratens 4. Afdelings HovedMED-udvalg har nedenstående bemærkninger og forslag til ændring: Skolevæsenets Fælles MEDudvalg anser det for positivt, at der er taget initiativ til at justere Århus Kommunes rammer for hjemme-pcordninger. Den aktuelle indstilling indeholder flere spændende nyskabelser. Bibliotekernes FællesMEDudvalg har ingen specifikke bemærkninger til indstillingen. Fritids- og Kulturforvaltningen kan tilslutte sig de muligheder, der med de nye ordninger lægges op til i Byrådsindstillingen med nedenstående bemærkning: Idet Fritids- og Kulturforvaltningen allerede på nuværende tidspunkt har udnyttet de økonomiske rammer for etablering af hjemmearbejdspladser ud fra de hidtidige muligheder, vil udnyttelsen af de nye - og for arbejdsgiveren eventuelt billigere -ordninger fordre, at der er uhindret mulighed for at konvertere de eksisterende løsninger. I den forbindelse kan det med de mange nye muligheder være vanskeligt at vurdere, hvilken løsning der er økonomisk mest hensigtsmæssig i forskellige situationer. Derfor kunne det være ønskeligt, om der efterfølgende blev udarbejdet nogle illustrative regneeksempler. I den forbindelse virker angivelsen af, hvad en typisk datalinje koster lettere undervurderet, idet der bør tages udgangspunkt i en linje med samme transmissionshastighed, som de nuværende 2MB-linjer, hvor markedsprisen p.t. svinger omkring 400 kr./mdr. Magistratens 4. Afdeling foreslår, at der indarbejdes en mulighed for, at der ved modellen under Adgang til hjemmearbejde via ekstern PC, hvor medarbejderen ikke har en privat internetforbindelse åbnes Justering af PC-ordninger vedtaget af Byrådet den 19. december 2001. Side 15 af 19
op for muligheden for, at kommunen som arbejdsgiver etablerer internetopkobling samt afholder de løbende udgifter til internetforbindelsen. Især Skolevæsenet har en interesse i, at medarbejderne vælger den åbne model (en åben opkobling mod internettet, hvor adgang til Århus Nettet sker via en sikker autentificeringsløsning), fordi det efter Skolevæsenets opfattelse giver mulighed for at implementere den mest sikre, økonomisk rationelle og fleksible hjemme-pc-model. Men der er grund til at frygte, at medarbejderne i stort tal vil fravælge den åbne internetforbindelse, hvis brugerafgiften skal gælde generelt for åbne internetforbindelser. Derfor er det arbejdsgiveren, altså Århus Kommune, der har mest på spil, hvis Byrådet lader den enkelte medarbejder/leder foretage valget om opkoblingsform. Magistratens 5. Afdeling Generelt kan MEDudvalgene tiltræde, at de beskrevne modeller danner den fælles ramme for PC-ordninger for ansatte i Århus Kommune. Det er vurderingen, at de foreslåede modeller giver gode muligheder for at finde en passende løsning til de forskellige situationer. MEDudvalget ved Århus Sporveje foreslår dog, at der fortsat arbejdes på at tilbyde de kommunalt ansatte mulighed for at købe en PC efter bruttolønsordningen. Endvidere anbefaler udvalget, at der ikke etableres alt for bureaukratiske opkrævningsformer i forbindelse med medarbejdernes tilkøb af ydelser. MEDudvalget ved Århus Kommunale Værker foreslår, at der i forbindelse med en efterfølgende generel information i Århus Kommune om de mulige ordninger udformes en læsevenlig populærudgave af indstillingen med beskrivelse af de forskellige modeller og forskellene mellem dem. Århus Havn Århus Havn udtaler, at det er tilfredsstillende, at de eksisterende ordninger med mulighed for etablering af hjemmearbejdsplads, udlån af PC-udstyr og salg af brugt udstyr til medarbejderne opretholdes. Det er et godt forslag, at der åbnes mulighed for delvis arbejdsgiverfinansiering, hvor det er tjenstligt relevant. Det skal beklages, at der ikke åbnes mulighed for bruttoløntrækmodeller, idet denne løsning er omkostningsneutral for arbejdsgiverne. Justering af PC-ordninger vedtaget af Byrådet den 19. december 2001. Side 16 af 19
Borgmesterens Afdeling Borgmesterens Afdeling og HovedMEDudvalget har ingen bemærkninger til indstillingen. FællesMED-udvalget Indstillingen er, jævnfør ovenfor, revideret i lyset af høringsrunden. Den reviderede indstilling har været drøftet på et møde i FællesMEDudvalget den 24. juni 2005. Der var ingen bemærkning til indstillingen. 3.6.1 Bemærkninger til høringssvar Det fremgår af de modtagne høringssvar, at samtlige magistratsafdelinger og Århus Havn kan tilslutte sig indstillingen. Det fremgår af nogle af høringssvarene, at indstillingen på nogle punkter opfattes som uklar i forhold til de forskellige ordninger, ligesom man efterspørger en mere læsevenlig udgave. Det bemærkes, at indstillingen er forsøgt gjort mere læsevenlig ved dels at beskrive de eksisterende ordninger, som er videreført fra 2001, dels at præcisere de nye muligheder herunder, hvilke af de eksisterende ordninger de måtte supplere. Endvidere fremgår det af høringssvar fra Magistratens 5. Afdeling og Århus Havn, at man ønsker bruttolønsordninger. I den forbindelse henvises til det i indstillingen anførte herom. Den af Magistratens 4. Afdeling foreslåede model om en kommunefinansieret internetlinje som en ny mulighed i forhold til ordningen om adgang til hjemmearbejde via ekstern PC, er indarbejdet i indstillingen. I forhold til Magistratens 4. Afdelings udtalelse om udarbejdelse af illustrative regneeksempler bemærkes, at da omkostninger i forbindelse med en kommunal arbejdsplads i hjemmet for en stor dels vedkommende fastlægges af magistratsafdelingernes egne politikker på området, vurderes det ikke som hensigtsmæssigt at opstille konkrete regneeksempler i forhold til de forskellige PC-ordninger. Dog kan det oplyses, at der overordnet set er 5 hovedområder, man skal være opmærksom på ved beregninger: 1. Udstyrsomkostninger (PC, O/S (styresystem), printer mv.). 2. Drift og support af udstyret. 3. Licens- og applikationsomkostninger. 4. Linje-/kommunikationsomkostninger (incl. termineringsudstyr). Justering af PC-ordninger vedtaget af Byrådet den 19. december 2001. Side 17 af 19
5. Drift og support af kommunikationsforbindelsen. Med hensyn til opkrævningen af betaling for privat anvendelse af en kommunefinansieret internetforbindelse bemærkes, at en internetforbindelse betalt af kommunen som arbejdsgiver, som led i en hjemmearbejdspladsordning er til arbejdsmæssig/kommunal brug. Ønskes en privat anvendelse, må der ske en betaling herfor i overensstemmelse med retningslinjerne i indstillingen om, at internetlinjen er stillet til rådighed for arbejdet og, at hensigten ikke er et arbejdsgiverbetalt gode i form af adgang til gratis privat internetanvendelse. 4. Økonomiske konsekvenser Indstillingen har ikke budgetmæssige konsekvenser, idet ordningerne forudsættes finansieret indenfor de gældende økonomiske rammer i magistratsafdelingerne. 5. Miljømæssige konsekvenser Indstillingen har ingen miljømæssige konsekvenser. 6. Konsekvenser i forhold til mål Hensigten med indstillingen er at sikre, at medarbejderne i Århus Kommune fortsat er fuldt opkvalificeret i forhold til anvendelsen af ITværktøjer. Dette er i overensstemmelse med målsætningen i personalepolitikken omkring kompetenceudvikling, IT-strategien og Digital forvaltning. Den nye PC-ordning med adgang til hjemmearbejde via ekstern PC giver økonomisk mulighed for at udbrede PC-ordninger og derved understøtte kompetenceudvikling og IT-mål i det hele taget i forhold til en bredere medarbejderkreds. Attraktive PC-ordninger kan ligeledes være en faktor i forbindelse med rekruttering, skabelsen af attraktive arbejdspladser og skabelsen af en rimelig balance mellem arbejds- og privatliv, herunder familievenlige arbejdspladser, som alle er prioriterede områder i den fælles personalepolitik. Endvidere vil det medvirke til opfyldelsen af IT-strategien, hvor et af formålene er at sikre effektivisering og kvalificering af administration og serviceproduktion, herunder elektronisk borgerbetjening. Endeligt vil det medvirke til opfyldelse af målsætninger omkring Digital Forvaltning, som forudsætter, at medarbejderne er parat til omstilling, til ændringer i arbejdsgange og arbejdsmetoder. Justering af PC-ordninger vedtaget af Byrådet den 19. december 2001. Side 18 af 19
7. Beslutningspunkter At 1) ordningen om etablering af egentlige tele- og hjemmearbejdspladser videreføres uændret, suppleret med mulighed for tilkøb af en internetadgang uden om Århus Nettet til rådighed fra hjemmet (afsnit 3.4.1.1). At 2) ordningen med udlån af EDB-udstyr videreføres uændret, suppleret med mulighed for tilkøb af en internetadgang uden om Århus Nettet til rådighed fra hjemmet (afsnit 3.4.2.1). At 3) ordningen med salg af brugt EDB-udstyr til medarbejderne videreføres uændret (afsnit 3.4.4). At 4) ordningen med adgang til hjemmearbejde via ekstern PC jf. afsnit 3.4.5 indføres. At 5) ordningen med delvis arbejdsgiverfinansieret PC-udstyr med tilbehør jf. afsnit 3.4.6 indføres. At 6) Borgmesterens Afdeling bemyndiges til at foretage regulering af satsen på de 100 kr. i takt med pris- og omkostningsudviklingen. Louise Gade / Niels Vad Sørensen Bilagsfortegnelse: Bilag 1: Retningslinjer for ansattes køb af brugt EDB-udstyr indgået den 15. januar 2002 mellem AC-klubben/DKF og Århus Kommune. (vedlagt til alle/+elektronisk) Bilag 2: Lokalaftale indgået den 15. januar 2002 mellem ACklubben/DKF og Århus Kommune om tele- og hjemmearbejdspladser. (vedlagt til alle/+elektronisk) Bilag 3: Skitse med oversigt over de forskellige adgangsformer (vedlagt til alle/+elektronisk) Justering af PC-ordninger vedtaget af Byrådet den 19. december 2001. Side 19 af 19