Kvalitets og Udviklingsafdelingen Patientforløbsenheden REFERAT Emne: Samordningsudvalget Dato: 22. november 2018 Kl.: 12.30-15.00 Sted: Nordsjællands Hospital, Helsevej 2, indgang 51A plan 3 Mødelokalet i Kvalitetsafdelingen. Dyrehavevej 29 3400 Hillerød Opgang Opgang 51 A, plan 2 Direkte 48294989 Dato: 23. november 2018 Deltagere Bente Ourø Rørth, direktør, Nordsjællands Hospital Hella Obel, ældre- og sundhedschef, Hillerød Kommune Britt Holmgaard, ledende oversygeplejerske, Nordsjællands Hospital Jean Hald Jensen, enhedschef, Region H Lisbeth Pedersen, sundhedschef, Allerød Kommune Birgit Gundorph-Malling, sundhedschef, Halsnæs Kommune Henrik Nathansen, praktiserende læge, Hospitalspraksiskonsulent Stella Hansen, direktør, Helsingør Kommune Margrethe Kusk Pedersen, sundhedschef, Helsingør Kommune Malene Størup, sundhedschef, Frederikssund Kommune Hans Bækvang, ældrechef, Fredensborg Kommune Peter Orebo Hansen, direktør, Hørsholm Kommune Karen Gliese Nielsen, enhedschef, Nordsjællands Hospital Pernille Binder, Konsulent, Nordsjællands Hospital (Referent) Gæster under punkt 7: Marianne Jensen, Sygeplejefaglig direktør, Regionshospitalet Randers Peter Mikkelsen, Ældrechef, Favrskov Kommune Afbud Pearl Shelly Pedersen, praktiserende læge Trine Mottlau, Vicedirektør, Akutberedskabet 1. Godkendelse af dagsorden Akutberedskabet ønsker grundet afbud til mødet udsættelse af punkt 5. Center for Sundhed supplerer, at der på Regionsgården pågår en undersøgelse af området og at det derfor kan være hensigtsmæssigt at afvente denne. Kommuner anerkender ønsket fra Akutberedskabet og CSU. Kommunerne ønsker dog at nå så langt som muligt i drøftelsen af punktet på dette møde frem for at vente til mødet i marts. Dette accepteres og det aftales, at punktet ikke udskydes. Dagsorden er herefter godkendt. 2. Godkendelse af referat fra SOU mødet d. 21. september. Akutberedskabet har efter udsendelse af referatet henvendt sig til sekretariatet med et ønske om rettelser i den udsendte dagsorden til punkt 9 omhandlende samarbejdet mellem Akutberedskabet og Kommunerne ift. borgere som er faldet i eget hjem. De fremsendte rettelser er tilføjet referatet.
Referat godkendt. 3. Implementeringsplaner for forløbsprogram for rehabilitering af børn, unge og voksne med erhvervet hjerneskade Den administrative styregruppe (DAS) godkendte d. 26. april 2018 implementeringsplaner for hhv. forløbsprogram for rehabilitering af børn og unge samt voksne med erhvervet hjerneskade i Region Hovedstaden. Implementeringsplanerne er nu udsendt til Samordningsudvalgene mhp. lokal implementering af anbefalingerne. I forbindelse med implementeringen kan Samordningsudvalgene vælge at uddelegere opgaven til relevante arbejdsgrupper. Regionen anbefaler i den sammenhæng, at der nedsættes en tværsektoriel arbejdsgruppe, som er ansvarlig for at sikre lokal implementering indenfor voksenområdet, da der her er et større patientvolumen end det gør sig gældende indenfor børneog ungeområdet. Da der er en forskellige organisering indenfor de to områder, skal der i forbindelse med drøftelserne indenfor børne- og ungeområdet tages højde for; At der i planområde Nord er et udvidet optageområde som inkluderer hhv. Furesø kommune, Rudersdal Kommune, Lyngby-Taarbæk Kommune og Egedal Kommune. At det sikres, at implementeringsplaner og de tilhørende anbefalinger videregives til rette forvaltning i kommunerne, da de kommunale repræsentanterne i Samordningsudvalget ikke har ledelsesmandat hertil. Samordningsudvalget drøftede hvordan implementeringsopgaven ifm. forløbsprogram for rehabilitering af hhv. børn og unge samt voksne med erhvervet hjerneskade kan løses mest hensigtsmæssigt, særligt indenfor børne- og ungeområdet. Det blev foreslået, at det vil være hensigtsmæssigt at bygge videre på eksisterende fora og det drøftedes hvilke fora, der ville kunne løfte denne implementeringsopgave. Forum for Genoptræning, rehabilitering og hjælpemidler foreslås som et relevant forum for implementeringsopgaven ifm. forløbsprogram for rehabilitering af hhv. børn og unge samt voksne med erhvervet hjerneskade. Det foreslås, at Forum for Genoptræning, rehabilitering og hjælpemidler kunne gives mandat til at danne en arbejdsgruppe hvori et antal klinikere kunne indgå. Der var opmærksomhed på, at børneområdet i dette implementeringsprogram dækker flere kommuner end Planområde Nord, og at Side 2
det alligevel er en lille gruppe af børn, og derfor bør det overvejes om der skal nedsættes en arbejdsgruppe. - Samordningsudvalget godkendte, at der under Forum for Genoptræning, rehabilitering og hjælpemidler kan nedsættes en lokal arbejdsgruppe som er ansvarlig for implementeringen af forløbsprogrammet for erhvervet hjerneskade på voksenområdet, samt evt. på børneområdet. 4. Indstilling af en patientsikkerhedsuge i Planområde Nord (Arbejdsgruppen for patientsikkerhed) Det lokale Forum for Patientsikkerhed er netop i gang med at planlægge aktiviteten for 2019. I den sammenhæng har arbejdsgruppen rettet henvendelse til Samordningsudvalget med en forespørgsel om godkendelse til afholdelse af en tværsektoriel patientsikkerhedsuge. Et tiltag som der gennem de senere år har været gode erfaringer med i Planområde Midt. Forum for Patientsikkerhed har gennem en længere periode identificeret en sammenhæng og mønster i de tværsektorielle utilsigtede hændelser som gruppen har analyseret. Deres konklusion er, at størstedelen af de gennemgåede tværsektorielle utilsigtede hændelser ofte skyldes et manglende kendskab til de forskellige sektorers roller, ift. de fejl der sker. Arbejdsgruppen har drøftet flere forskellige initiativer, som kan bidrage til at adressere problemstillingen og øge kendskabet til hinandens arbejdsbetingelser og handlerum. I den henseende er det gruppens vurdering, at den lokale patientsikkerhedskultur nu er moden til, at afholde et lignende arrangement som det setup der afholdes i Planområde Midt. Formålet med patientsikkerhedsugen i Planområde Nord er, at skabe sikre patientforløb på tværs af sektorer via en større indsigt og forståelse for kendte risici i overgange, herunder bidrage til: Et øget kendskab til hinandens arbejdsbetingelser og handlerum, herunder en forståelse for hinandens arbejdsgange i det samlede patientforløb Kendskab og forståelse for hyppige og alvorlige risici i sektorovergange, og Forebygge tværsektorielle utilsigtede hændelser Patientsikkerhedsugen forventes at afvikles i efteråret 2019 og programmet vil bl.a. indeholde udvekslings/studiebesøg på tværs af kommuner og hospital for omkring 40 medarbejdere, 20 medarbejdere fra hhv. kommuner og hospital. Side 3
Hospitalet mente at Patientsikkerhedsugen har et godt fokus men der ønskes et mere ambitiøst mål for ugen. Fremfor blot at øge kendskabet til de andre sektorer bør målet være at løse nogle af de udfordringer i patientovergange, vi i forvejen kender fra fx utilsigtede hændelser. Det foreslås, at Forum for Patientsikkerhed udvælger 3-4 temaer ud fra den viden der allerede er på området. Forslag kunne fx være; Når situationen nu er sådan, at der ikke er adgang til Sundhedsplatformen i primær sektor hvilken information er så vigtig at videregive? Der var anbefaling om at afprøve arbejdsmetoder i denne uge med de rette personer, besøg i andre sektorer og iværksættelse af mindre tests ud fra Forbedringsmodellen eller ved brug af innovationsmetoder på 5 dage, så der i løbet af ugen bliver løst nogle af de konkrete udfordringer, vi kender. Almen Praksis efterspurgte tilstedeværelsen og inddragelsen af praktiserende læger i Patientsikkerhedsugen. Hvis Forum for Patientsikkerhed har behov for yderligere afklaring af Samordningsudvalgets ønsker til Patientsikkerhedsugen vil følgende gerne være ophæng: Helsingør Kommune, Hillerød Kommune og Nordsjællands Hospital. Samordningsudvalget besluttede - At Forum for Patientsikkerheds henvendelse om afholdelse af en patientsikkerhedsuge i Planområde Nord godkendes. - At Forum for Patientsikkerhed opfordres til, at identificere nogle af de udfordringer der kendes fra utilsigtede hændelser, som der skal arbejdes målrettet med i den tværsektorielle patientsikkerhedsuge. 5. Forslag om kortlægning af Akuttelefonen 1813 s sygebesøgsaktivitet og sandsynligheden for hospitalskontakter. Det nationale forsknings- og analysecenter (VIVE) har i september 2018 udgivet en rapport med en kortlægning af de regionale vagtlægeordninger og Akuttelefonen 1813 som bl.a. omhandler ligheder og forskelle i organisering, aktivitet og økonomi i de fire regionale vagtlægeordninger og Akuttelefonen 1813 i Region Hovedstaden. Rapporten viser bl.a. at lægevagten i de regionale vagtlægeordninger aflægger mellem 40 og 50 sygebesøg pr. 1.000 indbyggere, mens Akutberedskabet (1813) aflægger 7 sygebesøg pr. 1.000 indbyggere. Side 4
Da sygebesøgsaktiviteten ligger noget lavere i Region Hovedstaden sammenlignet med de øvrige regioner, ønsker Hørsholm og Helsingør Kommuner en fælles drøftelse af, hvorvidt der kan være en sammenhæng mellem 1813 s lavere sygebesøgsaktivitet og antallet af hospitalskontakter. Hypotesen er; at 1813 s relativt lave sygebesøgsaktivitet medfører relativt hyppige forebyggelige hospitalskontakter, flere opgaver i det nære sundhedsvæsen og opdrift i udgifterne til den kommunale medfinansiering. De to kommuner lægger derfor op til, at der indenfor rammen af de fremtidige strategiske samarbejdsspor nedsættes en lokal projektgruppe bestående af repræsentanter fra hhv. 1813, hospital og kommuner mhp. at kortlægge eventuelle sammenhænge. Fra hospitalets side er der en oplevelse af, at der indlægges flere ikke-syge borgere og det drøftes, hvorvidt indlæggelsen af borgeren afhænger af hvilken speciallæge, der tilser patienten i hjemmet. Der ytres en bekymring om at den foreslåede undersøgelse kan blive meget omfangsrig. Regionen har lavet en undersøgelse af området (del 1 og del 2) hvori der måske vil kunne findes svar på nogle af de to kommuners spørgsmål. Det aftales, at undersøgelsen sendes ud med referatet. Samordningsudvalget drøfter hvad der er det vigtigste at få belyst, herunder at undersøge egne processer med det formål at blive dygtigere. Det foreslås, at vi i fællesskab kunne være nysgerrige på vores egne processer frem for på lægernes organisering i 1813. Hospitalet nævner, at opdragelsen af borgerne også er en væsentlig faktor og der vises en plakat fra Region Nordjylland, der guider borgeren til hvilke systemer, der anvendes i givne situationer. Samordningsudvalget var enige om, at problemstillingen er relevant at se nærmere på, men der på nuværende grundlag ikke kan tages stilling til det videre forløb. Der var enighed om, at Akutberedskabet indkaldes til et møde hvor udgangspunktet vil være at se på eksisterende data og høre mere om det igangværende projekt. Deltagerne til mødet er Helsingør Kommune, Hørsholm Kommune, Akutberedskabet, Center for Økonomi og Nordsjællands Hospital samt øvrige interesserede medlemmer fra Samordningsudvalget. Det foreslås at bede Akutberedskabet invitere til mødet af hensyn til visning af data. Der opfordres til, at der på baggrund af mødet med Akutberedskabet laves en indstilling til Samordningsudvalgsmødet i marts 2019. Side 5
Samordningsudvalget besluttede: - At igangsætte et indledende fælles forudgående arbejde med henblik på, at se på eksisterende data vedr. sygebesøgsaktivitet og drøfte igangværende indsatser på området. - At der på baggrund af det indledende arbejde laves et forslag til en videre proces. - At Akutberedskabet er ansvarlige for at afholde og indkalde hhv. Helsingør Kommune, Hørsholm Kommune, Center for Økonomi, Nordsjællands Hospital samt øvrige interesserede SOU medlemmer til mødet. 6. Orientering fra kommunerne vedr. tiltag og indsatser ift. vinterplanlægning På sidste Samordningsudvalgsmøde orienterede Nordsjællands Hospital om de tiltag, der er iværksat for at tilrettelægge og sikre en optimal hospitalsdrift til vinter mhp. at kunne imødekomme store stigninger i belægningen mere smidigt og hensigtsmæssigt. Tiltagene er igangsat på baggrund af de udfordringer, der var ifm. med sidste vinter, hvor influenzaepidemien lagde et massivt pres på hospitalet. I den sammenhæng blev det aftalt, at kommunerne på dette SOU møde giver en tilsvarende orientering om de tiltag og indsatser der arbejdes med lokalt for at sikre den rette kapacitet til vinter. Kommunerne gir hver en tilbagemelding på deres tiltag og indsatser. Flere kommuner har iværksat en vaccinationsindsats blandt ældre borgere og personale. Ved akut behov er kommunerne klar til at dispensere fra kommunikationsaftalen. Der er blandt kommunerne en parathed til at udvide kapaciteten på de midlertidige pladser ved akut behov. En kommune arbejder med muligheden for, i en akut situation, at gøre de midlertidige pladser til 2 sengs stuer. Andre arbejder på at kunne tage flere borgere hjem i eget hjem. Flere kommuner har udarbejdet beredskabsplaner med henblik på at kunne samle relevant administration og ledelse af midlertidige pladser inden for 1 time, hvis der opstår en akut situation. Andre har fokuseret på at udvikle fleksible arbejdsgange og inddraget hygiejnesygeplejerske. 7. Oplæg fra Randers Klyngen ift. Sundhedsstrategisk Ledelse (kl. 13.45 14.45) v. Marianne Jensen og Peter Mikkelsen På Samordningsudvalgets temamøde d. 18. juni blev der udvalgt og konkretiseret en række strategiske samarbejdsspor, som udvalget ønskede at samarbejde om. I den forbindelse var der et ønske om, at udvalget fremadrettet arbejder mere operationelt, målbevidst og med kortere aftræk. Side 6
På dagens møde var Sygeplejefaglig direktør Marianne Jensen og Ældrechef Peter Mikkelsen inviteret til at uddybe Sundhedsstrategisk Ledelse, med særligt fokus på ledelsens opgave. Oplægget dannede efterfølgende grundlag for en fælles dialog og drøftelser omkring metoden og Samordningsudvalgets nye rolle. Organisering og økonomi i forhold til samarbejdet i Randers-Klyngen: 1) Randers-Klyngen har ansat en administrativ medarbejder på 30 timer til at varetage koordineringen omkring samordningsudvalget og styregruppen. 2) Ledelsen i klyngen har modtaget uddannelse i Laboratoriemodellen og anvendelse af en scrum-master (skulder-ved-skulder). 3) Det bærende for samarbejdet i Rander-Klyngen er den relationelle koordinering, rummelighed og forståelse af forskelle. 4) Der afholdes 4 styregruppemøder årligt, ét 12-12 seminar for ledere og ét større seminar. 5) Udgifterne i klyngen fordeles efter en fast fordelingsnøgle: Regionshospitalet Randers og Randers Kommune dækker hver 2/7 af udgifterne mens Favrskov Kommune, Nord-Djurs Kommune og Syd-Djurs Kommune dækker 1/7 hver. Randers-Klyngen har med henblik på at afdække samarbejdsflader med forbedringspotentiale sammen gennemført audits på genindlæggelser, ligesom de har koblet medarbejdere sammen for at skabe ny læring fx har akutsygeplejersker kørt sammen. Randers-Klyngen fortæller, at datadelingen mellem kommuner og hospital og brugen af data fylder meget, bl.a. når kommunerne og hospitalet sætter sig fysisk sammen og slår op i hver af deres systemer. Derudover fylder data meget da det anvendes til at følge effekten på iværksatte tiltag som et helt centralt element. Samordningsudvalget drøfter at konteksten vil være en anden her i Planområder Nord, hvor der er 8 kommuner og 1 hospital sammenlignet med de 4 kommuner i Randers-Klyngen og at dette kan være afgørende for i hvor høj grad det er muligt at opnå den relationelle koordinering. Men også at tankegangen fra Randers-Klyngen bør være det bærende og at det kræver vilje at arbejde på denne måde. Samordningsudvalget konkluderede opsamlende, at der er et fælles ønske om at træde ind i denne model og sammen skabe flere fælles løsninger fremfor individuelle. Side 7
Det blev besluttet, at formandskabet på marts mødet præsenterer et forslag til et lokalt set-up for laboratoriemodellen, med fokus på at skabe mere operationelle mål og øget tempo i samarbejdet. 8. Måling ift. styrken af det tværsektorielle samarbejde i Samordningsudvalget. I forlængelse af Randersklyngens oplæg og drøftelserne omkring Sundhedsstrategisk Ledelse, har Nordsjællands Hospital fremsat et ønske om en fælles dialog vedr. det eksisterende samarbejde. Formålet er, at få en større selvindsigt i de styrker og svagheder, som er i samarbejdet. Herunder få identificeret områder der vil være gavnlige at arbejde målrettet med, og som vil kunne understøtte det fremtidige strategiske arbejde. Som mulig metode kan På TVÆRS-modellen anvendes, der er et selvdiagnostiseringsværktøj, som tager temperaturen på det tværgående samarbejde. Modellen kan desuden bidrage til at facilitere en konstruktiv dialog og anvise forslag til fælles handlinger, der kan øge effektiviteten af samarbejdet og evnen til at nå et fælles mål. Modellen omfatter 6 indsatsområder, som alle udgør væsentlige parametre for, at det tværsektorielle samarbejde lykkes. Modellen stiller spørgsmål indenfor de 6 områder, som efterfølgende tydeliggør de fælles potentialer og udfordringer, der er i samarbejdet. Modellen giver ligeledes nogle handlingsanvisninger, som kan benyttes til at opnå mere effektive samarbejdsprocesser, der hvor det identificeres at være relevant. Samordningsudvalget drøftede det hensigtsmæssige i, at udvalget anvendte På TVÆRS-modellen på en workshop som en evaluering af hvordan udvalget fungerer og som et redskab til at dele forforståelser. Modellen kan også anvendes til at få et klarere billede af hvor vi skal sætte ind og se muligheder for udvikling af dette forum. Der er i samordningsudvalget enighed om, at anvende modellen som et selvevalueringsredskab på mødet i marts 2019, hvor formandskabets forslag til det videre arbejde lokalt med sundhedsstrategisk ledelse skal drøftes. Samordningsudvalget besluttede: - At der på SOU-mødet i marts 2019 gennemføres en selvevaluering af udvalget ved hjælp af På TVÆRS-modellen. 9. Gensidig orientering Ikke gennemgået. Side 8
10. Evt. Side 9