Indholdsfortegnelse Overordnet beskrivelse af programmets funktioner... 2 Log på... 2 Manuel oprettelse af elev.... 3 Optagelse af elever... 3 1 Gruppering og sortering af elever... 3 2 Udvælg aspiranter... 6 3 Vælg som aspiranter... 6 4 Optag aspiranter... 7 5 Eksporter til DSA-Elev... 9 6 Send mails til ikke optagede elevers forældre... 12 Nye mailfunktioner... 15 7 Send mails om bekræftelse af kontaktoplysninger... 15 8 Send besked til udvalgte forældre... 19 Andre nyheder... 23 Søskende cpr tjek:... 23 Let adgang til skolens kommentarer og forældrekommentarer... 24 Et kommentarfelt til interne noter og et til forældrenes kommentarer... 24 Hurtig guide til optagelse af en eller flere elever... 36 Administration af skoleoplysninger... 40 Tips og tricks... 40 Gendan link til indsættelse på skolens hjemmeside... 40 Side 1
Overordnet beskrivelse af programmets funktioner er et online program, som gør det nemt for forældre at tilmelde deres børn på skolens venteliste, og for skolens kontor nemt at administrere elever på ventelisten. Når forældrene tilmelder sig ventelisten indtaster de selv alle elevens stamoplysninger og betaler ventelistegebyret direkte med dankort/visa dankort Når eleven optages på skolen ved hjælp af DSA- Ventelisten, bliver alle stamoplysninger importeret direkte ind til DSA-Elev. Dem som ikke blev optaget på skolen får en mail, hvor de har mulighed for at bevare deres plads til en kommende klasse, eller helt slette sig fra skolens venteliste. Skolens kontor kan i få trin optage elever, og give afslag til dem som ikke blev optaget. Log på Log på ventelisten ved at åbne en browser f.eks. Internet Explorer. Skriv www.ventelisten.com/login og log på med dit tildelte brugernavn og adgangskode. Du bliver mødt af følgende skærmbillede som viser de elever som står på ventelisten på jeres skole: I dette tilfælde står der ingen elever på venteliste, og jeg vil derfor indskrive nogle elever manuelt. Det kan være du har opsamlet elever til ventelisten i mapper ol. Men det er bare at få skrevet dem ind i ventelisten. Det skal kun gøres en gang! Side 2
Manuel oprettelse af elev. DANSK SKOLEDATA APS Klik på i bunden af skærmbilledet. Herefter udfyldes som minimum værdier markeret med *. Husk at oplysninger tastet i ventelisten kommer med ind i DSA-Elev, så du kan lige så godt fylde alle oplysninger på med det samme. Tryk Gem Gentag indtil alle elever er indskrevet på ventelisten NB: Hvis du allerede har oprettet eleverne i særlige klasser i DSA-Elev, kan vi hjælpe dig med at få dem importeret til, så du slipper for at oprette dem manuelt. Kontakt os hvis det er tilfældet. Før du gå videre til næste trin i vejledningen bør du have indskrevet alle elever på ventelisten. Optagelse af elever 1 Gruppering og sortering af elever Start med at gruppere din venteliste efter skoleår og klassetrin. Det giver et godt overblik over hvilke elever der skal optages som aspiranter. Hiv fat i Skoleår og træk til højre og slip gentag for Klassetrin! Side 3
Så får du følgende gruppering Hvilket giver følgende overblik: Åben nu mappen med det skoleår du vil arbejde med. Dette gøres ved at klikke på den lille vandrette pil til venstre for årstallet. Åbn derefter det eller de klassetrin du vil optage elever til. Side 4
Sortering Når du har grupperet kan du sortere resultatet yderligere ved at klikke på de enkelte kolonner. Hold musen hen over den kolonne du vil sortere efter indtil et tal kommer til syne. Klik derefter på tallet for at sortere. TIP: Du kan vende rækkefølgen af den sorterede kolonne ved at klikke på pilen igen: Side 5
2 Udvælg aspiranter I ventelisten optages elever først som aspiranter -> derefter som optagede elever. Nu vil jeg optage elever til 0 klasse i 2013. Jeg udvælger i dette tilfælde 3 elever ved at klikke på dem og holde CTRL-tasten nede. Så kan jeg udvælge de elever som skal optages som aspiranter. TIP: HOLD CTRL-tasten nede på dit tastetur, mens du venstreklikker på de enkelte elever. På den måde kan du masseudvælge elever. 3 Vælg som aspiranter Nu har jeg udvalgt 3 elever som skal optages i 0.klasse i 2013. Jeg trykker på Vælg som aspirant(er) Bemærk at eleverne forsvinder fra listen men det er meningen! Klik nu på fanen (2)Aspirantliste Side 6
4 Optag aspiranter Aspirantlisten bruges til at parkere de elever som man ønsker at optage på skolen. Meningen med aspirantlisten er, at den for eksempel danner grundlag for optagelsessamtaler til den kommende børnehaveklasse eller lign. TIP: Hvis du allerede ved, at alle eleverne på aspirantlisten skal optages på skolen, kan du trykke eleverne og springe videre til afsnittet om Eksporter til DSA-Elev efter markering af alle Aspirantlisten giver mulighed for at danne en kommasepareret fil, som f.eks. kan danne grundlag for en fletteopgave i Word. Dette kan være smart, hvis I på jeres skole sender breve ud til aspiranterne med henblik på optagelsessamtaler. Den kan også bruges til at maile til f.eks. børnehaveklasselærerne, så de har et overblik over, hvilke elever der står på ventelisten til den kommende børnehaveklasse. Du danner filen ved at klikke på Eksporter aspirantliste i bunden af skærmen: Herefter vil en fil med navnet: aspiranter.csv dannes i din browser: Side 7
Åben filen i Excel, og du vil have mulighed for at manipulere, sortere og udskrive aspirantlisten. Du har i denne proces mulighed for at fjerne eller tilføje nye elever til aspirantlisten. Du fjerner ved at markere den eller de elever som skal tilbage på ventelisten og klikke slettes ikke -> de flyttes blot tilbage på fanen Venteliste.. Eleverne Når du har udvalgt det antal elever som skal optages, vælger du alle eleverne på aspirantlisten. TIP: Klik på den øverste elev, samtidig med at du holder SHIFT-tasten nede. Klik derefter på den nederste elev i listen. På den måde markeres alle elever. Klik nu på Optag aspiranter De markerede elever forsvinder herefter fra aspirantlisten, og bliver flyttet til optagede elever. Side 8
5 Eksporter til DSA-Elev Klik på fanen Optagede elever Vælg nu alle de elever som skal tildeles den samme klasse i DSA-Elev -> tryk derefter Vælg klasse Vælg derefter den børnehaveklasse som passer til det ønskede årstal: Side 9
Kontroller derefter om det ønskede stemmer overens med det tildelte: Når alle elever er tildelt en klasse i denne fane, vil disse muligheder komme til syne: Eksporter til DSA danner en fil som kan indlæses i DSA-Elev. Filen indeholder de elever du netop har optaget, og den indsætter dem i de tildelte klasser i dit DSA-Elev program. Alle oplysninger som forældrene har tastet i ventelisten kommer med over. NB: Det er vigtigt, at du gemmer filen i din /skdata folder, så du nemt kan indlæse den bagefter. Du danner filen på følgende måde: Side 10
Klik på Eksporter til DSA Vent på at filen Ventelisten_export.xml er dannet. Gem filen i /skdata (i dette tilfælde c:\skdata men det kan også være i f.eks. f:\skdata. Bare du husker hvor du gemmer filen) Bemærk at listen med optagne elever nu er tom! Det er fordi de er optaget i en klasse. De er derfor forsvundet fra ventelisten. Bemærk at der nu er en tekst som anbefaler at man sender mails til forældrene til de elever som ikke blev optaget i de valgte klasser : Det vil jeg gøre nu. Side 11
6 Send mails til ikke optagede elevers forældre I mit tilfælde har jeg kun optaget elever i 0.klasse, og derfor skal der ikke sendes mails ud til alle elever som står på ventelisten til 1., 2., 3.klasse osv. Afsendelse af mails til ikke optagede elever I stedet viser jeg hvordan man kan sende mails til de forældre som vi ved ikke skal optages. I dette tilfælde resten af dem som stod på venteliste til 0.klasse i 2013. Klik på fanen (1) venteliste og sorter efter Skoleår og Klassetrin: Åben folderen for skoleåret 2013 og folderen for klassetrinnet 0 Her kan du se hvilke elever der står på venteliste til 0.klasse i skoleåret 2013, men som vi ikke ønsker at optage. Side 12
Bemærk kolonnen Mailstatus disse elevers forældre har ikke modtaget et afslag endnu. Det vil vi gøre nu. Mens eleverne stadig er markeret klikker jeg på: Denne funktion sender en mail til alle de markerede elevers forældre, om at de ikke har fået plads på i 0.klasse. Du modtager følgende advarsel klik OK Side 13
Bemærk at Mailstatus nu er ændret: De markerede elevers forældre har nu modtaget en mail med følgende indhold (kan variere fra skole til skole): Når de klikker på linket i mailen får de følgende mulighed: Side 14
Hvis de klikker Nej slettes de fra ventelisten DANSK SKOLEDATA APS Hvis de klikker Ja beholder de pladsen på ventelisten, og opskrives til 1.klasse i 2014. Her har jeg klikket Ja behold plads på ventelisten Går jeg igen ind i (1) ventelisten kan jeg se på mailstatus, at en forælder til Daniella har bekræftet pladsen på ventelisten: Jeg kan også se, at eleven nu står på ventelisten til 1. klasse i 2014 (mod før 0.klasse i 2013) Nye mailfunktioner 7 Send mails om bekræftelse af kontaktoplysninger En eller 2 gange om året vil det være en fin service at yde forældrene på ventelisten. Udover, at I indikerer at I som skole har styr på jeres venteliste, sikrer I også at I har opdaterede oplysninger på de kommende elever. Endelig har I mulighed for at se forældre, som ikke giver lyd fra sig, og som måske i sidste ende skal slettes. Jeg vil nu vise hvordan man sender disse mails ud: I (1) venteliste, marker de personer der skal have en mail, hvor de skal bekræfte deres ventelisteoplysninger. I dette tilfælde vælger jeg forældre til elever der står på venteliste til 4.klasse i nuværende skoleår. Side 15
Bemærk i kolonnen Status -> Kontaktoplysninger, at man kan se, at disse personer aldrig har fået en kontaktoplysningsmail: Lidt større: Jeg markerer de elever hvis forældre der skal modtage en mail om redigering af ventelisteoplysninger: Klik herefter på: Send besked om redigering af ventelisteoplysninger Side 16
Du får følgende advarsel: Klik OK Herefter kan du se, at status for kontaktoplysninger er ændret til Afsendt mail Det betyder at de markerede personer har fået en mail f.eks. med denne ordlyd: Side 17
Når modtageren klikker på øverste link, får de følgende skærmbillede: Når modtageren har redigeret oplysninger kan de se en opdateret status: Side 18
Du kan gensende oplysningsmailen så ofte du ønsker til dem der ikke svarer (hvor status bliver ved med at være: Afsendt mail men det er ofte en indikation på at mailadressen er forkert, eller at modtageren ikke er interesseret i sin plads på ventelisten. 8 Send besked til udvalgte forældre Denne funktion gør det muligt at sende alle typer af beskeder til de markerede personer. Det kan f.eks. bruges til invitation til informationsmøder, vigtige nyheder fra skolen til alle på ventelisten osv. Vi anbefaler at man ikke sender flere end 100 mails af sted ad gangen. Dette er for at sikre at alle mails når frem. Du kan selv ændre ordlyden af den tekst som sendes i beskeden, og du kan flette variable ind i teksten, så der automatisk står: Kære Lene, hvor Lene er en flettet variabel. Jeg viser nu hvordan man ændrer den besked som skal sendes ud til markerede personer. Jeg vil i dette eksempel sende en mail ud som inviterer forældre, som står på venteliste til 0.klasser i næste skoleår (i dette tilfælde 2014-2015) Jeg kan ikke vedhæfte en fil, men jeg kan linke til en side på skolens hjemmside, hvor der f.eks. ligger en pdf-fil med invitationen. Klik på Administration og opsætning af skole -> klik på Rediger tekstskabelon til beskeder Bemærk at du selv kan indsætte variable fra listen, så det passer med den ønskede besked. Side 19
Når du er tilfreds med skabelonen klik på: Test Mail den sender en test af sted til skolens hovedmailadresse. Side 20
Bemærk at det er tilfældigt udvalgt elevdata som sendes af sted i testen. Er du tilfreds: Klik Klik Gem Side 21
Send nu invitationen ud til 0.klasses elevers forældre i 2014-2015. I (1) Venteliste grupperer jeg efter skoleår og klassetrin Herefter markerer jeg eleverne i folderen 2014-2015 0: Jeg klikker herefter Send besked Du får herefter en bekræftelse af indholdet af den skabelon du er ved at sende af sted. Hvis indholdet er forkert, kan du ændre i Administration og opsætning af skole. Side 22
De markerede personer har nu modtaget en flettet mail med skabelonens indhold: TIP: Denne funktion kan også bruges fra aspirantlisten. Andre nyheder Søskende cpr tjek: Der foretages nu automatisk et tjek på om cprnummeret i søskende står på ventelisten eller går på skolen. Status på dette kan ses i (1) venteliste: Venteliste ud for søskende cpr indikerer at dette barn har en søskende som pt. Står på ventelisten Skole ud for søskende cpr indikerer at dette barn har en søskende som går på skolen. Side 23
Oplysningerne om hvilke elever der går på skolen, opdateres første gang du starter DSA-elev, dog maks. En gang i døgnet. Let adgang til skolens kommentarer og forældrekommentarer Hvis der i kommentarkolonnen er en prik, indikerer det at der er en kommentar. Før skulle man redigere eleven for at læse kommentarer. Nu kan blot holde musen henover prikken Så kommer kommentaren frem: Et kommentarfelt til interne noter og et til forældrenes kommentarer Når man klikker på rediger elev er der nu 2 kommentarfelter: Opskrivning af skoleår Opskrivning af skoleår foregår i 3 trin. Side 24
1) Dannelse og upload af ny klassefil til 2) Automatisk opskrivning af ventelisteelever, som står på ventelisten til et klassetrin SIDSTE skoleår. 3) Evt. sletning af elever som står på et for højt klassetrin. 10.+11. klassetrin (afhængig af om jeres skole har 10.klasse) Vejledning: 1)Dannelse af ny klassefil til : Fra hovedmenuen i DSA-Elev vælges: Fra elevkartoteket vælges: Inden man vælger eksport af klasser (se nedenfor) bør alle aktive- og kommende klasser gennemgås for korrekt skoleår. Herefter vælges: Side 25
Nu markeres de klasser, som man ønsker overført til. Bemærk at aktive- og kommende klasser er valgt på forhånd, men listen bør gennemgås, inden man vælger knappen : Derefter logges ind på ventelisten: www.ventelisten.com/login Klik Administration og opsætning af skole -> herefter på Rediger/importer klasser Side 26
Her ses nu en liste med de aktuelle klasser fra sidste skoleår -> Klik på Importer klasser Hvis du har tildelt klasser i (3) Optagede elever får du følgende advarsel: Side 27
Klik her Nej Det er nemt at rette op på: klik på fanen (3) Optagede elever -> marker alle elever som er tildelt en klasse, og klik Fravælg klasse. Gå nu tilbage til fanen Administration og opsætning af skole -> klik importer klasser Du får følgende advarsel: Side 28
Klik Ja. Udpeg herefter filen: Venteliste_klasser.csv som du dannede i første trin. Typisk vil filen være at finde i skdata mappen: Klik på Åben Herefter får du en liste med de nye klasser i ventelisten. -> kontroller ved at åbne skoleårsmapperne og klik -> Afslut redigering Side 29
Nu er klasserne klargjort, og vi skal til selve opskrivningen af ventelisten. Opskrivningen vedrører KUN elever, som stod på ventelisten til sidste skoleår, og som IKKE har modtaget en ventelistemail hvor de skal tage stilling til om de vil opskrives på ventelisten. Opskrivning af venteliste Klik på Administration og opsætning af skole -> klik på Lav opskrivning Du får følgende advarsel: Side 30
Klik Ja Efter et stykke tid får du en oversigt over opskrivningerne: Klik på Exporter CSV. Åbn og gem den dannede csv fil: Side 31
Luk opskrivningen ved at klikke på x i øverste højre hjørne af dialogen: Side 32
Gå nu tilbage til fanen (1) Venteliste og grupper efter skoleår: Side 33
Åben herefter folderen for skoleåret 2013-2014 (eller det igangværende skoleår): I denne folder vil der muligvis være elever som er gule. Disse elever er elever som efter den automatiske opskrivning står på venteliste til et klassetrin som skolen ikke har. Hvis jeres skole på et tidspunkt vil oprette en 10.klasse, kan der være ide i at lade dem stå. Ellers anbefaler vi at du sletter dem. Slet de gule elever ved at markere dem: Side 34
Tryk derefter: Elever som står på venteliste til et klassetrin som skolen ikke udbyder er hermed slettet. NB: denne handling er uigenkaldelig. Slettede elever kan ikke genoprettes. Side 35
Hurtig guide til optagelse af en eller flere elever Al optagelse foregår i 6 trin. 1 Sorter -> 2 Udvælg aspiranter -> 3 Optag aspiranter -> 4 Tildel klasse -> 5 Eksporter til DSA-Elev -> 6 Send mail til ikke optagede elever 1 Vælg fanen venteliste Sorter 2 Udvælg. Tryk på Vælg som aspiranter Side 36
3 Vælg fanen Aspirantliste Marker alle elever og klik Optag aspirant(er) 4 Vælg fanen Optagede elever: Marker de elever der skal i samme klasse, og klik på klassen de skal optages i. Gentag for de andre elever, som skal optages i samme klasse. Side 37
5 Eksporter til DSA-Elev Klik på Eksporter til DSA Vent på at filen Ventelisten_export.xml er dannet. Gem filen i /skdata (i dette tilfælde c:\skdata) 6 Send mails til ikke optagede elever Gå i fanen (1) Venteliste Grupper efter skoleår, klassetrin Marker de elever i ønskede skoleår og klassetrin som har Mailstatus: Mail ikke afsendt og som IKKE skal optages på skolen. Side 38
BEMÆRK: Hvis mailstatus er andet end Mail ikke afsendt, vil forældrene få mailen en gang til. Tryk på: Send/gensend mails til ikke optagede Mailstatus på de markerede elever er nu ændret til: Det betyder, at de markerede elevers forældre på ventelisten har fået en mail om, at de ikke er optaget på skolen. I den har de mulighed for at stå på venteliste til næste klassetrin -> førstkommende skoleår. Side 39
Administration af skoleoplysninger DANSK SKOLEDATA APS Har du lavet ændringer i Administration og opsætning af skole skal du klikke i nederste højre hjørne af skærmen. Derefter: Ændringerne er herefter gemt i databasen. Tips og tricks Gendan link til indsættelse på skolens hjemmeside Du finder det unikke link til jeres venteliste ved at gå i Administration og opsætning af skole Side 40
Klik herefter på Herefter: Åbner du en Internet browser og indsætter det kopierede til adresse linjen, kommer du ind på jeres skoles indmeldelsesforside. Side 41
Dette link kan indsættes som et link på jeres skoles hjemmeside. Side 42