analogt magasin om digitalisering 4. udgave efteråret 2012 3 Digitalisering af arbejdsgange i Aarhus kommune Involverende sagbehandling 4 Mere naturbooking i Aarhus 6 5 Hr. & fru Jensen hjælper til med sagsbehandlingen i Vejle Kommune
Fra stilstand til digitalisering for fuld udblæsning... Involverende sagsbehandling synes vi er en spændende måde at tænke digitalisering på... For to år siden var vi frustrerede. Sammen med en lang række offentlige myndigheder skitserede vi mange konkrete og realisérbare digitaliseringprojekter, som kunne udvikles og implementeres med stor effekt. Men det gik lidt trægt, for kun de færreste var for alvor klar til at investere i at ændre måden, de arbejdede på, og kun få af projekterne blev gennemført. Det har i dén grad ændret sig. Det sidste år har vi oplevet en enorm efterspørgsel på smarte og effektive digitaliseringsløsninger. Og det er ikke for sjov. De offentlige myndigheder vil ha værdi fra dag ét og konkrete resultater på få måneder. Så frustrationen er afløst af den langt sjovere udfordring med at få skabt endnu bedre digitale løsninge og vi får at vide af vores kunder, at løsningerne virker. Det gør os selvfølgelig glade. Efterhånden er vi da også blevet 40 ditmere til at skabe løsninger sammen med digitaliseringslystne organisationer. I magasinet her præsenterer vi en håndfuld af de løsninger, som vi sammen med vores engagerede kunder har arbejdet på den seneste tid. Væk med skrivelser og snitflader og ind med et fælles digitalt rum, hvor også borgere og virksomheder kan bidrage til sagsbehandlingen. Vi håber, det bliver populært. Ikke fordi det er os, der har fundet på at sætte de to ord sammen, men fordi tankegangen vil være nyttig for både myndigheder, borgere og virksomheder. Læs mere på side 4. Besøg os også på årsmøde for Kommunale Tekniske Chefer (KTC) i Ringsted, 20. 21. september. 38 kommuner, 5 regioner og flere andre har nu indført papirløse beslutningsprocesser med ditmer edagsorden. Det er vi stolte af. Det gælder også ditmer Agenda Management, vores enkle og tilgængelige dagsordenproduktionssystem, som Region Hovedstaden nu har taget i brug. Det skriver vi ikke så meget om i dette blad, men besøg www.agendamanagement.dk eller www.edagsorden.dk for at læse mere. Kom forbi og besøg os på Digitaliseringsmessen i Odense 27. september (...med molekylær gastronomi på menuen). Vi glæder os til at tale med dig og jeg lover dig, at vi tager dig og din organisations problemstillinger alvorligt. Vi præsenterer også igen et begreb, som vi er meget optagede af for tiden. Involverende sagsbehandling synes vi er en spændende måde at tænke digitalisering på. Johan Bitsch Nielsen Direktør, ditmer a/s jbn@ditmer.dk Telefon: 87 34 44 67 ditmer edagsorden hjælper beslutningstagere til bedre forberedelse, overblik over mødets indhold og dialog mellem mødets deltagere. www.edagsorden.dk Tak til Hanne Bjerre, Udviklingskoordinator i Lokalcentrene Nordvest, Aarhus og SOSU asssistent Hold Maj 2012 for at vi måtte komme på besøg
Digitalisering af arbejdsgange i Aarhus Kommune Vi er et godt eksempel på at det kan lykkes at digitalisere arbejdsgange i det offentlige udtaler Helle Rasmussen, Projektleder i Sundhed og Omsorg i Aarhus Kommune, Det er blevet en succes. Flere elever og mere komplekse regler Personaleudvikling i Aarhus Kommunes afdeling for Sundhed og Omsorg modtager op til 1000 elever om året, hvoraf størstedelen er Social- og Sundhedshjælperelever. Siden marts har uddannelsesteamet i Aarhus Kommune benyttet sig af en løsning til elevadministration, som ditmer har udviklet. Elevadministrationen var tidligere præget af meget papirarbejde og tunge arbejdsgange fortæller Helle Rasmussen, Arbejdsbyrden på området var desuden tiltagende over tid, dels på grund af en stigning i antallet af elever, og dels på grund af at reglerne på området blev mere komplekse. Forenkling af arbejdsgangene Tidligt i processen indså Sundhed og Omsorg i Aarhus Kommune, at det ikke var nok at digitalisere området, men det var også nødvendigt at rydde op i arbejdsgangene. Vi ville ikke vinde noget på den lange bane ved at proppe ineffektive arbejdsgange i det nye system, udtaler Helle Rasmussen. I samarbejde med ditmer og medarbejdere blev arbejdsgangene forenklet sideløbende med udviklingsprocessen. Vi kastede os ud i dette projekt uden at kende den endelige løsning, udtaler Helle Rasmussen, Det vigtigste var at komme i gang.... vi ville ikke vinde noget på den lange bane ved at proppe ineffektive arbejdsgange i det nye system... Bedre overblik og kommunikation i den nye løsning Overgangen til det nye system og de nye arbejdsgange er gået lettere, end vi turde håbe, siger Helle Rasmussen, Der var nogle børnesygdomme, som vi måtte rette til, men opstarten gik fint. Aarhus Kommune har allerede realiseret noget forbedringspotentiale. Tidligere havde vi mange Excel-ark, men nu er det hele samlet i samme system, udtaler Helle Rasmussen, Det giver et bedre overblik, og flere kan arbejde i det på samme tid. Udover forbedringer for administrationen har eleverne også mærket en forskel i det nye system. Nu kan vi kontakte eleverne pr. sms, siger Helle Rasmussen. Det virker rigtig godt at kontakte dem i deres foretrukne medie, og der er også besparelser forbundet med det. Åben proces Helle Rasmussen Projektleder i Sundhed og Omsorg, Aarhus Kommune... ved at holde processen åben, kan vi ændre og udvikle undervejs... Selvom løsningen nu har været i brug i nogle måneder, er Aarhus Kommune stadig åbne for forbedringer af arbejdsgangene. Bare på de få måneder vi har kørt systemet indtil nu, er vi blevet klogere, udtaler Helle Rasmussen, Ved at holde processen åben, kan vi ændre og udvikle undervejs. Behov for overblik over elevadministrationen? Det er uhensigtsmæssigt at have en fast plan om, hvor man vil ende, afslutter Helle Rasmussen, Vi ville aldrig være kommet i gang, for man kan ikke vide, hvilken løsning der præcist vil løse ens problemstillinger. Kasper Ibsen Hansen Udviklingskonsulent hos ditmer a/s kih@ditmer.dk / Telefon: 87 34 44 75 03
Af Knud Jensen Direktør i ditmer a/s Involverende sagsbehandling Digitalisering giver mulighed for en forbedret dialog mellem myndigheder og borgere. Hvis alle interessenter inddrages i behandlingen af en sag, kan den behandles effektivt. Digitalisering Digitalisering handler om effektivisering og om gode business cases. Derfor er det naturligt, at myndigheden fokuserer på sine egne opgaver. Når man internt har optimeret sine egne arbejdsgange, står man imidlertid tilbage med udfordringen i at kommunikere effektivt med virksomheder og borgere. Fælles projekt Involverende sagsbehandling er en tankegang, hvor man sætter opgaven der skal løses i centrum. Mange opgaver løses ikke blot af myndigheden alene, men i et samspil mellem myndighed, borger, virksomhed m.fl. Målet må være at alle disse parter ser sig selv som sagsdeltagere, og at alle kan bidrage mest effektivt til opgaveløsningen. Myndighed SAG Fælles digitalt rum Virksomhed Effektiv kommunikation NemID har givet entydigt login for alle borgere, og der er efterhånden gode snitflader til de forskellige fag- og ESDH-systemer. Derfor kan vi nu etablere fælles virtuelle rum, hvor sagsbehandlingen kan finde sted. E-mail og breve udgør ikke længere kanalerne mellem sagens parter. E-mail eller sms kan nu i stedet for bruges til at notificere om en ny udvikling i sagen, men arbejdet med sagen/opgaven foregår gennem adgangen til det fælles rum, hvor alle informationer er opdaterede. Tredjepart / Rådgiver mv. Borger Her er der et stort potentiale for på en gang at effektivisere den samlede arbejdsgang, højne kvaliteten i sagsbehandlingen og forbedre dialogen mellem sagens interessenter. Knud Jensen Direktør, ditmer a/s knj@ditmer.dk Telefon: 87 34 44 59 Involverende sagsbehandling i praksis Ditmer har sammen med vores kunder udviklet flere løsninger, som inddrager idéen om involverende sagsbehandling. I løsningen til Elevadministration mødes elever, ledere og sagsbehandlere i det samme system. I Kulturbooking mødes Kulturforvaltningen i Aarhus Kommune med aktørerne inden for kulturstøtte. ditmerflex faciliterer kontakten mellem borger/professionel og sagsbehandleren hos myndigheden, ved at kanalisere data fra borgerens hånd direkte ind i sagsbehandlerens foretrukne system. Brugeren har mulighed for at tilføje til det allerede indberettede og se status på sagen. 04
Bjarne Falk Afdelingsleder Digital Teknik og Miljø Vejle Kommune Hr. & fru Jensen hjælper til med sagsbehandlingen i Vejle Kommune I Vejle indberetter borgere direkte til kommunens forskellige fagsystemer. Det lader sig gøre ved hjælp af ditmerflex, som ditmer har udviklet i samarbejde med Vejle Kommune. Dynamisk dialog Løsningen blev taget i brug for at understøtte en dynamisk dialog mellem borger og kommunen. Tidligere skulle borgeren sende en mail, når de skulle sende noget til kommunen, siger Bjarne Falk, Afdelingsleder Digital Teknik og Miljø, Vejle Kommune, Mail er en ineffektiv kanal, fordi det i det store hele skal håndteres som et brev. Med den nye løsning går informationen fra borgerens hånd direkte ind i sagsbehandlerens fagsystem eller ESDH-system.... jeg tænker løsningen som en af de vigtigste kanaler blandt de få strategiske kanaler, vi skal have i fremtiden... I første omgang gik vi i gang med en prototype af løsningen, hvor det kun var professionelle brugere, der brugte løsningen, siger Bjarne Falk, Det var et godt og meget dynamisk samarbejde, der gjorde det nemt at udvikle og teste løsningen, fordi vi kendte folkene i den anden ende, og havde en løbende dialog med dem. I dag bliver løsningen også brugt til borgerhenvendelser. Det er Hr. og fru Jensen, der nu benytter systemet, siger Bjarne Falk, Vi behøver ikke længere at kende dem, der er i den anden ende. Strategisk kanal Lige nu arbejder Vejle Kommune med at udbrede løsningen til andre forvaltninger. Jeg tænker løsningen som en af de vigtigste kanaler blandt de få strategiske kanaler, vi skal have i fremtiden, udtaler Bjarne Falk, Det gælder om at udvælge sine kanaler, for de skal jo alle sammen vedligeholdes. Løsningen bliver løbende udbygget og formen ændrer sig. Løsningen har potentiale til at blive borgerindgangen til det offentlige, hvor borgerne selv kan forberede sagsbehandlingen, eller sågar varetage noget af sagsbehandlingen selv, udtaler Bjarne Falk. Borgerne kunne potentielt set behandle store dele af deres egne sager, afslutter Bjarne Falk. Processen i ditmerflex Link til indberetning Login Indberet kladde Under behandling Afsluttet ditmerflex er netop nu ved at blive taget i brug hos Guldborgsund Kommune og Horsens Kommune Data Status Tilføj data Vil du vide mere om ditmerflex? Torsten Boye Udviklingskonsulent, ditmer a/s ttb@ditmer.dk Telefon: 87 34 44 56 Fagsystemer (ESDH m.m.) 05
Mere naturbooking i Aarhus Nu er vi i stand til at administrere større mængder henvendelser langt nemmere siger Bjarne Golles, Projektleder, Natur og Miljø, Aarhus Kommune Til gengæld oplever vi flere bookinger, fordi borgerne bruger sitet mere end tidligere. Selvhjulpne borgere I foråret lancerede Aarhus Kommune friluftslivaarhus.dk, en portal til at administrere udlån af friluftsfaciliteterne i kommunen. Vi ville have, at systemet skulle henvende sig til nutidsbrugere, der er hjemmevante på en hjemmeside, udtaler Bjarne Golles, Vores tidligere løsning var forældet og ikke særlig brugervenlig eller administrationsvenlig. Vi oplever, at den nye løsning er et langt mere brugervenligt produkt, både for borgeren og administratoren, siger Bjarne Golles, Det er mere strømlinet, og borgerne er mere selvhjulpne i det nye system. Nemmere at overskue tilbud Borgerne kan nemt overskue naturtilbuddene på et kort. Oversigtmodulet viser også andre faciliteter end dem, man behøver at booke, siger Bjarne Golles, På den måde skaber løsningen synlighed omkring kommunens naturtilbud og tjener også som en borgeroplysningsportal. Løsningen har også fået mere funktionalitet end tidligere. Booking af grej og naturfaciliteter er blevet slået sammen. Nu kan en folkeskolelærer booke både lokaliteter og grej til en skoleudflugt i det samme system, siger Bjarne Golles, Samtidigt er grejet blevet tilgængeligt for offentligheden. Stor tilfredshed og interesse for løsningen Vi har fået e-mails fra brugere, der roser løsningen og udtrykker stor tilfredshed, siger Bjarne Golles, Det er lykkes at udvikle en løsning, der giver mening for borgerne. Udover glade brugere er Aarhus Kommune blevet mødt med interesse fra andre kanter. Vi er blevet mødt med nysgerrighed og interesse fra andre kommuner, der administrer store grønne arealer, udtaler Bjarne Golles. Behov for booking? Udviklingen af friluftslivaarhus.dk sammen med Aarhus Kommune resulterede i en generel bookingplatform, som nu anvendes i et naturbookingprojekt hos Naturstyrelsen. Vil du vide mere om vores løsning til naturbooking? Kasper Ibsen Hansen Udviklingskonsulent, ditmer a/s kih@ditmer.dk / Telefon: 87 34 44 75 06
ditmer nyt Besøg os Du er altid velkommen til Lenas frokost hos os i Aarhus. Ellers stik hovedet forbi vores stand på: KTC Årsmøde i Ringsted 20. 21. september eller på Digitaliseringsmessen i Odense 27. september Stærk support Vi har i de sidste par måneder udbygget vores supportteam med nye stærke og venlige kræfter. Fremover vil du kunne møde både Charlotte, Louise og John i telefonen og til implementeringsmøder, og hvor der ellers er brug for hjælp til ditmer edagsorden. Nye kolleger Vi har netop budt velkommen til to nye implementeringskonsulenter, Mikkel og Marianne. De skal gøre os endnu bedre til at skabe værdi for vores kunder i implementeringsprocessen. ditmer edagsorden facts 4300 unikke brugere + 8700 møder = 39 mio. stykker papir => 10 fyldte skibscontainere! Det er da meget godt gået :) Blandet nyt ditmer flytter Med de mange nye kolleger er vi ved at løbe tør for plads. Derfor har vi netop indgået en aftale om et nyt lejemål, der er over dobbelt så stort som vores nuværende. Lejemålet ligger mindre end en kilometer fra vores nuværende adresse. Vi glæder os til at flytte i løbet af foråret 2013. North Media A/S har købt Hent Tilbud og Byggestart og slået dem sammen. Vi har hjulpet med at skabe en fælles it-platform og understøttelse af integration til økonomisystem. Hvad skal barnet hedde? Efter mange timers brainstorm over hvad ditmers løsning til sagsindberetning skulle hedde, kom Torsten på navnet ditmerflex. Rikke og Ivanna var ellers i gang med kreative forslag som insaka eller modis. Løsningen er tidligere omtalt som byggeklodser eller sagsindberetning.
Enkel dagsordenproduktion i højsædet Dagsordenproduktion er et kompliceret domæne, men i ditmer Agenda Management har vi fokuseret på at skabe en enkel og overskuelig brugeroplevelse. ditmer Agenda Management er et dagsordenproduktionssystem, der understøtter alle arbejdsgange med produktion og publicering af dagsordener og referater. Skabeloner sikrer at man kan implementere sine egne retningslinjer for indhold og rækkefølge. Løsningen kan integreres med myndighedens ESDH-system, således at sagsfremstilling, bilag og beslutning dokumenteres i ESDH-systemet. Dagsordener og referater kan publiceres via webservices til egen hjemmeside eller til f.eks. ditmer edagsorden. Læs meget mere på www.agendamanagement.dk Udpluk af kunder Ditmer var første danske virksomhedsmedlem af Agile Alliance Se mere på www.agilealliance.org Ditmer er Microsoft Partner med en gold competency ditmer a/s Trindsøvej 9 DK-8000 Aarhus C +45 87 34 44 54 www.ditmer.dk