Digitalisering på affaldsområdet KL leverandørdage - Vejle 17. juni Ellen Andersen, Vejle Kommune

Transkript

1 Digitalisering på affaldsområdet KL leverandørdage - Vejle 17. juni 2014 Ellen Andersen, Vejle Kommune

2 Program Hvem er vi? Hvordan arbejder vi med digitalisering? Hvilke mål har vi og hvordan måler vi? Hvordan engagerer vi de forskellige brugergrupper? Hvad betyder digitalisering i dagligdagen? Overvejelser i forhold til en ny digital hverdag. 2

3 AffaldGenbrug Vejle Kommune Vejle Kommune i tal indbyggere husstande AffaldGenbrug i tal Ca telefonhenvendelser på årsbasis Ca ændringer af beholderopstillinger, til- og afmelding af beholdere Ca henvendelser om manglende tømning, utilsigtede hændelser m.m. i forhold til dagrenovationsordningen pr. år 3

4 Hvordan arbejder vi med digitalisering? Lean-projekt 2010 kortlægning af arbejdsgange viste mange manuelle registreringer, tunge og ressourcekrævende, mange fejl Bred vifte af digitale kanaler EAS, G Bizz, diverse blanketter AffaldOnline en business case på digital løsning for borgerne Bruger-grupper It-arkitektur hente data, gemme data, udstille data, tællerscript Pengestrømsberegning Høring af bølge 3 digitaliseringsstyrelsen november

5 Hvordan har vi organiseret arbejdet Digitalisering Vejle Kommune Digitalisering Teknik & Miljø Digitalisering AffaldGenbrug Afdelingsleder Projektleder Projektgruppe Gevinst controller Kommunikationsteam 5 Sagsbehandlere

6 Vores mål 95 % af kunderne* bruger vores digitale løsninger med udgangen af 2015 Status: 45,4 % borgere tilmeldt digital post og 1,8 permanent fritaget, 2,1 % midlertidig fritaget Mere service til kunderne en indgang til egne data nemt og sikkert, hurtigere kommunikation mellem borger, kommune og renovatør, tilmelding til sms-tjeneste Større effektivitet færre fejl, korrekte grunddata til rådighed, hurtigere sagsbehandling, digital kommunikation/post, frigøre ressourcer til tilsyn ved kunden, overblik over driften af de kommunale indsamlingsordninger Større arbejdsglæde - væk med meningsløst arbejde, samlet overblik over kundeforhold, fremstå professionelle, kompetenceudvikling Højere kundetilfredshed kan selv se egne data, får hurtigere og mere kvalificerede svar ved henvendelse til os * kunder, der er undtaget fra digitaliseringskravet indgår ikke 6

7 Måling Månedlig måling på antal kunder, der bruger løsningen samt hvor mange sager der straks afsluttes Tidmåling på udvalgte arbejdsgange - før/efter Tidmåling typiske fejl - før/efter Tilfredshedsundersøgelser blandt medarbejdere, kunder og renovatør måling på både system og arbejdsglæde Opgøre antal tilsyn/besøg ved kunderne før/efter Fælles evaluering/afrapportering 2 x årligt 7

8 Hvad betyder digitalisering i hverdagen Nye rutiner Nye kompetencer Vejlede om alt vedrørende digital selvbetjening nem-id, åbning af vedhæftede filer, kendskab til forskellige browser-setup Hurtigt overblik, registrering af hændelsesforløb Fremstår professionelle Ikke alle kunder er begejstrede for den digitale verden Digital selvbetjening ikke løsningen på alt. 8

9 Hvordan engagerer vi de forskellige brugere Involvering af brugere ved udvikling testmiljø Sagsbehandlere frontlinje digitale ambassadører Renovatør Borgere, administratorer m.fl. Uddannelse af egne brugere inden udrulning Brugerguide højt kendskab og tillid til systemet Markedsføringsplan Under udarbejdelse Vi ved, at vi vil tilbyde hjælp til vores selvbetjeningsløsninger på genbrugspladserne 9 Vi brainstormer

10 Overvejelser ny digital hverdag Forvent en indkøringsperiode alle brugere skal have systemet ind under huden Skab forståelse for forandringen internt Vær klar over, at alle ikke er lige it-parate Vær forberedt på, at der vil ske et opgaveskift affald vil i en periode fylde mindre i det daglige arbejde og digitale systemer mere HUSK! At borgerne også har brug for hjælp til e-boks, nem-id o.m.a Ikke alt løses smart med én digital løsning 10

11 Tak for ordet!