Følgebrev til referat af generalforsamlingen d. 17. maj, 2011 Til generalforsamlingen tirsdag d. 17. maj, 2011 har vi følgende tillægsbemærkninger til selve referatet. Ad 5. Budgetforslag 2011. Ved generalforsamlingen skulle der stemmes om cykelskuret. Dette blev vedtaget (se referatet for detaljer). Ved den lejlighed blev der efterfølgende uddelt og stemt om budgetforslag inkl. udgifter til cykelskuret. Dette budgetforslag blev vedtaget, og kan, for de, der ikke var til stede ved generalforsamlingen, læses her. (Bilag C.) Ad. 6. Valg af bestyrelse. Bestyrelsen har ved et efterfølgende bestyrelsesmøde d. 24.5. konstitueret sig. Formand: Casper Hansen, 12B 1. mf. Kasserer: Jasna Hamzic, 12B 1. tv. Bestyrelsesmedlem: Trine Børve, 12B 1.th. Bestyrelsesmedlem: Trille Hassager, 10 st.th. Ad 7. Valg af revisor Bestyrelsen besluttede på et bestyrelsesmøde d. 24.5., at benytte sig af revisionsfirmaet: Vedbæk Revision, som foreningens revisorer. Mvh Bestyrelsen, maj 2011. 1
Referat af ordinær generalforsamling Generalforsamling den 17. maj 2011 i ejerforeningen Jyllandsvej 10-12B Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Formandens beretning 2010/2011 3. Forelæggelse af årsregnskab 2010 til godkendelse 4. Forslag fra bestyrelsen 5. Forelæggelse af budgetforslag 2011 til godkendelse 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og evt. suppleanter 7. Valg af revisor 8. Eventuelt Formanden, Trille Hassager Petersen bød velkommen til ejerforeningens ordinære generalforsamling og præsenterede Birgitte Rasmussen fra Administrator Teamet til de fremmødte. Ad.1) Valg af dirigent og referent Birgitte Rasmussen blev foreslået til hvervet som dirigent, hvilket der ikke var indvendinger imod, og denne takkede for valget. Julie Maria Olsen blev herefter valgt som referent. Dirigenten gennemgik dagsordenen og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig, hvilket der ikke var indsigelser imod. Ad.2) Formandens beretning Beretningen var udsendt sammen med indkaldelsen (bilag A) og formand Trille Hassager gennemgik kort beretningen i hovedtræk med opfordring til kommentarer fra medlemmerne. Skraldeskakterne Generelt var det bred enighed om at man var glad for skraldeskakterne og at det var ok at lukke for skraldeskakten i den midterste opgang for en kortere periode. Men der var også bemærkninger om, at man nødigt så skraldeskakterne lukket permanent. Ejendommens "skraldemand" Finn Møller sagde, at i det store hele kører udsmidningen af skrald ganske fornuftigt. Birthe Bjørnstrup bemærkede, at skraldecontainerne ved gavlen til nr. 10 bør tømmes oftere, da de ofte er overfyldte og at hun derfor gerne så at de var større. Trille Hassager sagde, at tømning af skraldecontainerne sker i følge Frederiksberg Kommune, og at specialcontainere (pap. papir, plast og metal) tømmes hver 14. dag. Bestyrelsen ville dog undersøge, om det var muligt rent pladsmæssigt at opstille større containere. Det 2
blev desuden bemærket, at 'for små' containere måtte være et tegn på, at beboerne er blevet rigtig gode til at sortere affaldet. Hvis en container er overfyldt, bedes man venligst give besked herom til bestyrelsen og i mellemtiden smide skraldet ud i almindeligt dagrenovation. Tilstandsrapport Trille Hassager beklagede at Peter Jahn & Partnere, der udarbejder foreningens tilstandsrapport, ikke havde kunnet nå at få rapporten færdig til generalforsamlingen, men informerede om, at den var lige på trapperne. Bestyrelsen kunne dog afsløre, at der i rapporten er særligt fokus på ejendommens murværk og rør, som bør prioriteres fremadrettet. Caspar Hansen vil gerne vide om bestyrelsen har en pris på disse projekter. Det er der ikke, men Trille Hassager kunne dog henvise til at der i den kommende rapport er lavet overslagspris efter de gældende markedspriser. Arbejdsweekender Trille Hassager bemærkede at vi på arbejdsweekenderne er for få hænder og derfor aldrig når i dybden med foreningens fællesopgaver, selvom det er tiltrængt. Bestyrelsen stiller derfor forslag om indførelse af fraværsbidrag til årets 4 arbejdsweekender. Der blev af medlemmerne spurgt til, hvorfor bestyrelsen foreslår at det skal være forudbetaling og hvorfor opkrævningen er efter fordelingstal. Birgitte Rasmussen kunne her fortælle, at det var Administrator Teamets erfaring, at beboerne, ved forudbetaling, vil føle at det er en positiv tilbagebetaling for fremmøde. Jf. opkrævning efter fordelingstal sker dette i henhold til normalvedtægterne - for at en opkrævningsordning er lovlig, skal opkrævningen ske efter fordelingstal. Kristine Moody fandt det ikke helt rimeligt, at opkrævningen foreslås pr. lejlighed og ikke pr. person. Hertil opfordrede Trille Hassager til, at beboerne også så arbejdsweekenderne med et socialt aspekt. Cykelskur Bestyrelsen stiller forslag om opsætning af et cykelskur ved gavlen til 12b og har hertil indhentet et tilbud på et længere cykelskur til prisen 28.000 kr. inkl. moms. Trille Hassager gjorde opmærksom på at prisen var noget højere end forventet og at medlemmerne derfor måtte se prisen som et loft (maksimum) ved den efterfølgende afstemning. Finn fik bekræftet, at udvidelsen skulle være lovlig ifht. krav om brandvej. Bestyrelsen fik bemyndigelse til at gå videre med cykelskuret, men at der skal stemmes om, hvilket cykelskur (stort eller lille) der ønskes. Formandsberetningen blev herefter taget til efterretning. Kristine Moody anmodede om, at budget blev gennemgået før afstemning, hvorfor årsregnskab og budget blev gennemgået i forlængelse af hinanden. 3
Ad.3) Årsregnskab for 2010 Årsregnskabet var udsendt sammen med indkaldelsen (bilag B). Birgitte Rasmussen gennemgik regnskabet med noter grundigt og gjorde blandt andet medlemmerne opmærksomme på stigningen i kabel-tv-udgiften. Det blev foreslået, at forsøge at indhente et nyt og billigere tilbud fra Yousee, og alternativt at undersøge, hvor meget der kunne spares, hvis Yousee-aftalen ikke skulle gå via ejerforeningen, men hver enkelt beboer. Efterfølgende var der ikke yderligere kommentarer til regnskabet, der således blev enstemmigt godkendt. Ad.5) Budgetforslag for 2011 Budgetforslaget var udsendt sammen med indkaldelsen (bilag C). Birgitte Rasmussen gennemgik budgetforslaget, dog med det in mente, at hun havde udarbejdet et nyt budget som ville træde i stedet, såfremt forslaget om et cykelskur blev vedtaget. Birgitte beklagede at administrationsomkostningerne til Administrator Teamet ville stige så meget, men at det skyldtes at der i følge nye regler skal indregnes moms. En anden væsentlig stigning er udgiften til TDC for kabel TV, som betyder at hver ejer pr. 1. juli 2011 vil blive opkrævet 1.182,67 kr. halvårligt. Kristine bemærkede, at man burde undersøge om det kunne betale sig at finde en anden udbyder. Bestyrelsen tog dette til efterretning. Budgetforslag for 2011 blev herefter enstemmigt godkendt. Ad.4) Forslag fra bestyrelsen Bestyrelsen havde fremsat 3 forslag som i henhold til ejerforeningens vedtægter skulle til afstemning ved simpel flertal efter fordelingstal, således at hver lejlighed har en stemme efter lejlighedens fordelingstal, hhv. 6, 7 eller 9. 13 lejligheder var fremmødte, og her ud over var der blevet givet fuldmagt fra 3 lejligheder. Det blev besluttet at afstemninger til alle 3 forslag, skulle foregå hemmeligt og for at undgå risiko for hviderussiske tilstande er afstemningerne blevet uddybet nedenfor. Resultaterne for afstemningerne blev følgende: Forslag 1 om indførelse af et fraværsbidrag til arbejdsweekenderne blev vedtaget med 15 lejligheder for og 1 imod. (Fordelingstal 115 for og 7 imod). Forslag 2 om tilladelse til fortsat at bevare den opsatte inddækning af altan i lejligheden 12b, 2. th. blev en mere tæt afstemning hvor fordelingstallene rigtig kom i brug ved optællingen. Af lejligheder med fordelingstallet 9 stemte 3 ja og 2 nej til forslaget og af lejligheder med fordelingstallet 7 stemte 6 ja og 3 nej. Lejligheder med fordelingstallet 6 var ikke fremmødt. Der blev således givet tilladelse til bevarelse af inddækning med 9 lejligheder for og 5 lejligheder imod. (Fordelingstal 69 for og 39 imod). 2 lejligheder valgte at stemme blankt. Såfremt der blev givet tilsagn om bevarelse af den opsatte inddækning af altanen, havde Jytte Monrad et ekstra forslag hertil vedr. tilladelse til montering af halvtag i gennemsigtigt plastik. Forslaget kom til 4
afstemning, hvor kun de fremmødte lejligheder kunne afgive en stemme. Afstemningen blev meget tæt og blev til et afslag. Af lejligheder med fordelingstallet 9 stemte 1 ja og 4 nej og af lejligheder med fordelingstallet 7 stemte 5 ja og 3 nej, dvs. 6 lejligheder for og 7 lejligheder imod. (Fordelingstal 44 for og 57 imod). Forslag 3 om tilladelse til opsætning af et cykelskur ved gavlen til 12b blev vedtaget med 12 lejligheder for og 4 lejligheder imod. (Fordelingstal 86 for og 36 imod). Nyt budget blev uddelt og godkendt implicit. Ad.6) Valg af bestyrelsesmedlemmer, herunder eventuelle suppleanter Den siddende bestyrelse havde i henhold til formandsberetningen valgt ikke at genopstille. Efter lidt overtalelse fra alle kanter stillede Casper Hansen fra 12b, 1. mf. og Jasna Hamzic fra 12b, 1. tv. op til bestyrelsen og Trille Hassager stillede op til genvalg. De blev alle 3 valgt med stor applaus. Bestyrelsesmedlem Trine Børve og suppleant Per Ferdinandsen var ikke tilstede på generalforsamlingen (helt/delvist) men havde til den siddende bestyrelse ytret ønske om at genopstille. Det blev derfor besluttet, at disse skulle spørges og at de havde generalforsamlingens mandat til genvalg såfremt de havde et ønske om dette. Bestyrelsen har på et efterfølgende bestyrelsesmøde d. 24.5. konstitueret sig. Bestyrelsen ser således ud som følger: Casper Hansen, Jyllandsvej 12B 1. mf. (Formand) Jasna Hamzic: Jyllandsvej 12B 1. tv. (Kasserer) Trine Børve: Jyllandsvej 12B 1. th. (Bestyrelsesmedlem) Trille Hassager: Jyllandsvej 10 st.tv. (Bestyrelsesmedlem) Ad.7) Valg af ny revisor Birgitte godtgjorde hvorfor hun anbefalede en ny revisor til foreningen. Beslutningen om valg af ny revisor blev herefter godkendt og der blev givet den nye bestyrelse bemyndigelse til at finde en revisor. Bestyrelsen undersøgte efterfølgende mulige revisorer, og valgte på et efterfølgende bestyrelsesmøde d. 24.5. at benytte Vedbæk Revision. Ad. 8) Eventuelt Bestyrelsen havde rettidigt modtaget et forslag til afstemning på generalforsamlingen, om tilladelse til at opstille et redskabsskur i haven til lejligheden nr. 10 st.tv. Men da forslaget blev stillet fra en lejer i ejendommen, kunne der ikke tages beslutning om dette, da det kun er ejere, der kan stille gyldige forslag. Ejeren i dette tilfælde er ejendomsselskabet, Datea. Såfremt lejerne i den pågældende lejlighed ønsker at stille forslag, som generalforsamlingen skal tage stilling til, skal dette stilles via ejeren. Men 5
generalforsamlingen besluttede at afholde en form for forhåndsgodkendelse vedr. forslaget, og blandt de fremmødte på generalforsamlingen var der dog en positiv holdning til et eventuelt kommende forslag. Kirsten Erkfeldt fandt det hensigtsmæssigt, at der laves en klausul om, at inddækningen af altanen i 12B 2.th. skal demonteres, såfremt beboeren flytter. Tilladelsen skal således være individuel, og bortfalde ved fraflytning. Kristine Moody Jacobsen bemærkede, at der er meget vandlarm fra badeværelserne. Husordenen bør revideres og runddeles på ny. Der blev ytret ønske om, at bestyrelsens kandidatur, fremgår af indkaldelsen til generalforsamlingen, og ikke kun står at finde i formandens beretning. Bestyrelsen tog dette til efterretning. Der blev takket for god ro og orden, og generalforsamlingen blev hævet. 6