Forsendelse Transportgruppen Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 Rollebaseret Side 1
Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form - uden forudgående skriftlig tilladelse fra Naddon. Naddon kan træffes på: Sct. Cathrine Vej 21, 9800 Hjørring Tlf. 70 200 222 e-mail: kursus@naddon.dk www.naddon.dk Udgivelsesdato 15.09.11 Side 2
Indhold 1. Indledning... 5 Generelt... 5 Forudsætninger... 5 2. Generelle oplysninger... 6 Forudsætninger... 6 Bemærk... 6 3. Generel opsætning... 7 4. Opsætning - Transportgruppen... 8 Oversigtspanelet Generelt... 9 Oversigtspanelet Standardkoder... 10 Oversigtspanelet Labels... 11 Oversigtspanelet Nummerserier... 12 Oversigtspanelet SSCC... 13 Oversigtspanelet Returadresse... 14 Oversigtspanelet Track & Trace... 15 Oversigtspanelet EDI... 16 5. Opsætning Speditører og Speditørservice... 18 Speditører... 18 Handlingen - Speditørservice... 19 Speditørservice... 19 6. Opsætning Printervalg... 20 Driver labelprinter... 20 7. Manuel pakkelabel... 21 Oversigtspanelet Søg... 22 Oversigtspanelet Afsender... 22 Oversigtspanelet Modtager... 22 Oversigtspanelet Generelt... 23 Oversigtspanelet Diverse... 24 Oversigtspanelet Godslinjer... 24 Handlingen - Gem adresse... 25 Handlingen - Find adresse... 25 8. Pakker til afhentning... 26 Handlingen Manuel pakkelabel... 26 Handlingen Ændre afhentningsdato... 26 Handlingen Ændre leveringsdato... 26 Handlingen Annuller forsendelse... 26 Side 3
Handlingen Pakkeliste... 26 Handlingen Genudskriv label... 26 9. Dan EDI fil... 27 10. Afsendte pakker... 28 Handlingen - Pakkeliste... 28 11. Automatisk pakkelabels Transportgruppen... 29 Salgsordre/Salgsfaktura.... 29 12. Track & Trace... 31 Handlingen - Track & Trace... 31 13. Bogførte salgsleverancer... 32 14. Udskriftseksempler labels... 34 15. Nice to know... 35 Programmet Chillkat... 35 Zebra printere... 35 Opsætning printer med Generic Text Only... 35 Side 4
1. Indledning Generelt Naddon Forsendelse er en udvidelse til Microsoft Dynamics NAV og er bindeled til danske speditører. Dette kursushæfte er specielt tilpasset speditøren Transportgruppen. Med Naddon Forsendelse bliver det bl.a. muligt at: a. Håndtere pakkeforsendelser direkte i Microsoft Dynamics NAV. b. Udskrive pakkelabels. c. Udskrive pakkeliste til chauffør. d. Upload af forsendelsesdata til speditørfirma. e. Efterbehandling af forsendelsesdata. f. Pakkesporing via Track & Trace. g. Minimere fejltastninger, da pakkedata kun skal indtastes én gang. h. Undgå øvrige papirgange ved forsendelse, afhentning og registrering af pakkeforsendelser. Forudsætninger For at benytte Naddon Forsendelse kræves licens til Microsoft Dynamics Professional, Business Essentials eller Advanced Management med følgende moduler: 3280 Salgsordrestyring 3340 Speditører 6077920 N/Shipment (Naddon modul) 6114160 N/Shipment Transportgruppen (Naddon modul) Programmet Chillkat (Ftp2ActiveX.zip) installeres på den pc samt på Navision server, hvor der skal sendes EDI fil via FTP til Transportgruppen. Hentes på Naddon Forhandlerportal eller kontakt Naddon. Det forudsættes at kursisten er øvet Microsoft Dynamics NAV bruger (rollebaseret version) og har kendskab til Salgsordre- og Lagerfunktionaliteten. Side 5
2. Generelle oplysninger Forudsætninger Inden opsætning af Naddon Forsendelse til Transportgruppen skal nedenstående oplysninger fremskaffes eller tages stilling til. Nedenstående felter relaterer sig alle til specifikke oplysninger vedr. opsætning af Transportgruppen. Felt Kundenummer Terminalnr. Transportgruppen A/S eller tilknyttet Vognmand Fragtbreve SSCC nummerserie Brugernavn FTP Kodeord FTP Pakkelabels via Placering af EDI fil Aktiver WebHjælp Forklaring Afsenders kundenummer hos Transportgruppen. Terminalnummer oplyses af Transportgruppen. Sendes gods med Transportgruppen eller med en vognmand, som er tilknyttet Transportgruppen. Udskrives altid af transportgruppen. Såfremt man ikke har en SSCC nummerserie i forvejen, så kan en sådan rekvireres hos GS1 Danmark. Her får man oplyst landekode (57) og producentkode (Oplyses af GS1), som skal anvendes til nummerserien. En SSCC nummerserie koster ca. 4.500,- kr. inkl. moms. Brugernavn til ftp server hos Transportgruppen. Kodeord til ftp server hos Transportgruppen. Skal pakkelabels udskrives samtidig med bogføring af Salgsordre/-Faktura eller via Bogført salgsleverance? Angivelse af placeringen af EDI - filen, som sendes til Transportgruppen. Skal WebHjælp, der optræder på skærmbillederne, aktiveres? Bemærk Transportgruppen A/S samarbejder med Post Danmark A/S, således at alle forsendelser under 50 kg udskrives med Post Danmark A/S labels. Side 6
3. Generel opsætning Opsætning, der er gældende for alle speditører, laves under menupunktet Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning. Fig. 3.1 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning Felt Aktiver WebHjælp WebHjælp Katalog Forklaring Her kan man markere, såfremt man ønsker at gøre brug af WebHjælpen til Naddon Forsendelse. WebHjælpen skal manuelt aktiveres af brugeren. Her kan man vælge mellem DF, GLS eller Transportgruppen, altså om WebHjælp skal tilgå kursushæftet tilknyttet DF, GLS eller Transportgruppen. I dette tilfælde vælges Transportgruppen. Alle de steder man ser handlingen i handlingsruden, vil der være adgang til Naddon WebHjælp til netop det specifikke menupunkt, som man har aktiveret. Eksempelvis vil kald af WebHjælp fra Opsætningen af Transportgruppen vise kapitlet omkring opsætning i kursushæftet Naddon Forsendelse Transportgruppen. Dog forudsat at man har valgt Transportgruppen i feltet WebHjælp Katalog i ovenstående skærmbillede. WebHjælp er en Online hjælp til Naddon Forsendelse, der opdateres løbende, så snart der tilkommer nye funktionaliteter eller eksisterende ændres. WebHjælp bliver dermed et supplement til Microsoft Dynamics NAV egen hjælp (F1) på de felter og funktionaliteter, der ligger uden for standard løsningen. Side 7
4. Opsætning - Transportgruppen Opsætningen til Transportgruppen udføres under menupunktet Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Transportgruppen. Fig 4.1 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Transportgruppen - Opsætning Felt Kode Beskrivelse Standardopsætning Forklaring Aftalekode, der benyttes til angivelse af de forskellige aftaler, såfremt man har flere af disse med Transportgruppen. Ved flere aftaler vil man oprette lige så mange koder, som man har aftaler. Beskrivelse af afsenderen. Alle oplysninger, der ikke kan ændres på tværs af aftalerne, kopieres fra denne aftale til de andre, når der oprettes en ny afsender. Det vil også være denne aftale, systemet foreslår som standard. Side 8
Oversigtspanelet Generelt Fig 4.2 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Transportgruppen - Opsætning Felt Kundenummer Terminalnr. Forsendelsestype Pakkelabels via Forklaring Afsenders kundenummer hos Transportgruppen. Oplyses af Transportgruppen. Terminalnr. anvendes ved overførsel af EDI oplysninger til Transportgruppen. Her kan man vælge mellem TRG (Transportgruppen) eller VM (Vognmand) alt efter om man sender gods med Transportgruppen A/S eller en vognmand, som er tilknyttet Transportgruppen. Ordre/Faktura: Labels udskrives når leverancebogføringen foretages fra en salgsordre/-faktura. Bogf. Leverancer: Labels vælges manuelt og udskrives fra Bogf. Leverancer. Side 9
Oversigtspanelet Standardkoder Fig 4.3 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Transportgruppen - Opsætning Felt Dage fra afhentning til levering Vægt Speditør Services Forklaring Her angives antal dage, der standard går fra afhentning til levering. Formel sættes typisk til 1D, eftersom en forsendelse typisk er 1 dag undervejs indenfor DK Her angives en eventuel standardvægt, som man ønsker angivet på sine forsendelser. Fra salgsordre/-faktura eller bogført salgsleverance hentes vægten fra varen, såfremt feltet Bruttovægt er udfyldt. Sættes altid til TRANSPGRP for Transportgruppen. Anvendes til styring af filtre på Services og Pakke- /Containerkode. Her angives eventuelle ekstra speditørservices, som automatisk skal tillægges alle forsendelser med Transportgruppen. Ekstra services vil være Zxx for forsendelser med Post Danmark (vægt under 50 kg.) og Zxxx for forsendelser med Transportgruppen. Side 10
Oversigtspanelet Labels For at kunne styre udskriften af 2 forskellige pakkelabels til henholdsvis Post Danmark (under 50 kg.) og til Transportgruppen, skal rapportnummer på hver labeludskrift angives i opsætningen. Fig 4.4 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Transportgruppen - Opsætning Felt Max kg. Forklaring Her angives den max vægt i kg., der adskiller forsendelser med Post Danmark fra Transportgruppen. Som standard er grænsen 50 kg, hvor der sendes med Post Danmark op til 50 kg.. Post Danmark og Transportgruppen Speditørservicekodefilter Rapport ID Rapportnavn Her angives de speditørservicekoder, hvor der udskrives Post Danmark eller Transportgruppen label til. Her angives rapportnr. 6114154 under Post Danmark og rapportnr. 6114155 under Transportgruppen. Her indsættes automatisk navnet på den valgte rapport. Side 11
Oversigtspanelet Nummerserier Fig 4.5 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Transportgruppen - Opsætning Felt Pakkeløbenr. Forklaring Nummerserie til pakker. Angives blot som fortløbende fra nummer 1 til 9999999 Løbenr. pakkesporing Filløbenr. Her angives en fortløbende nummerserie. Serien benyttes internt af programmet til at styre pakkesporingen (Track & Trace). Anvendes som løbenummer på EDI filer til Transportgruppen. Side 12
Oversigtspanelet SSCC SSCC opsætningen anvendes til udskrift af stregkoden, der skal på label til Post Danmark og Transportgruppen. Såfremt man ikke allerede har en SSCC nummerserie, skal man bestille en sådan ved henvendelse til GS1 Danmark. Fig 4.6 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Transportgruppen - Opsætning Felt Producentkode Forklaring Oplyses ved henvendelse til GS1. Landekode For Danmark er landekoden 57. Løbenr. Oplyses ved henvendelse til GS1. Ud fra ovenstående oplysninger dannes SSCC stregkoder, som udskrives på labels. Har man flere regnskaber i samme database, kan man anvende samme SSCC nummerserie og så blot adskille regnskaberne ved at starte løbenummerserien med 100xxxxxx for regnskab 1, 200xxxxxx for regnskab 2 osv. Lande- og producentkode vil være uændret. Side 13
Oversigtspanelet Returadresse Fig 4.7 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Transportgruppen - Opsætning Felt Alle felter Forklaring Her indtastes info omkring returadresse m.m. Kundenr. er ikke obligatorisk, men kan udfyldes efter behov. Side 14
Oversigtspanelet Track & Trace Fig 4.8 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Transportgruppen - Opsætning Felt URL Forklaring Her angives den URL adresse, der anvendes for at søge efter pakker på Transportgruppens web side. URL angives som http://ordre.transportgruppen.dk/tt/?pk=%1. Side 15
Oversigtspanelet EDI Fig 4.9 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Transportgruppen - Opsætning Felt Aktiver Test/Debug Placering af EDI fil FTP Aktiver FTP URL FTP Undermappe FTP Brugernavn Forklaring Såfremt felt er markeret, sendes der i EDI fil til Transportgruppen besked om, at filen er en test. Anvendes i forbindelse med opstart. Her angives stinavn for, hvor EDI fil skal placeres på det lokale netværk. Husk netværksangivelser af hensyn til servicetier i den Rollebaserede klient. Såfremt felt er markeret, så overføres EDI fil automatisk til den opsatte ftp URL i feltet under. Dette dog forudsat, at man har angivet korrekt brugernavn og kode, og at programmet Chillkat er installeret på Navision server og den pågældende pc, man overfører fra. Her angives Transportgruppens ftp adresse, som er ftp://edi.transportgruppen.dk. Såfremt filen skal placeres i en undermappe på ftp-server, så angives den her. Husk / for mappenavnet. Er kundeafhængigt og udleveres af Transportgruppen. Side 16
FTP Kode Er kundeafhængigt og udleveres af Transportgruppen. Side 17
5. Opsætning Speditører og Speditørservice Speditører Opsætningen til Speditører laves under menupunktet Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning - Speditører. Samme opsætning findes også som standard under Afdelinger - Salg & Marketing Ordrebehandling Opsætning. NB! Både Speditør- og Speditørserviceopsætning for Transportgruppen kan indlæses via menupunktet Speditør/Speditørservicekoder under Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning Import/Export, således at man slipper for at oprette disse manuelt. Datafil med opsætning til Transportgruppen kan erhverves ved henvendelse til Naddon eller downloades fra Naddon Forhandlerportal. Fig 5.1 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning - Speditører) Felt Kode Navn Internetadresse Distributørkode Leverandørnr. Forklaring Speditørkoden oprettes, som en forkortelse af navnet på speditøren. I dette tilfælde bliver Transportgruppen til TRNSPGRP. Navnet på speditøren. Her vil det være Transportgruppen. Anvendes ikke af Transportgruppen. URL til Transportgruppen fremgår under opsætningen, jf. kapitel 4, Oversigtspanelet Track & Trace. Her vælges Transportgruppen. Anvendes ikke af Transportgruppen. Side 18
Handlingen - Speditørservice Kalder menupunktet Speditørservice. Jævnfør endvidere nedenstående afsnit omkring opsætning af Speditørservice. Speditørservice Opsætningen til Speditørservice laves under menupunktet Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning - Speditører via handlingen Speditørservice. Dermed får man automatisk tilknyttet servicen til den rigtige speditør. Bemærk! Eftersom speditørservice skærmbilledet er en del af NAV standard, indeholder det også en masse andre felter, der ikke er relevant ved opsætning af Transportgruppen. Derfor anbefales det, at man anvender XML port til at indlæse speditørservicekodere. Fil med speditørservicekoder kan erhverves ved henvendelse til Naddon. Fig 5.2 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning - Speditørservice Felt Alle felter Forklaring Opsættes i henhold til aftale med Transportgruppen. Side 19
6. Opsætning Printervalg Før man kan påbegynde udskrift af labels, skal labelprinter installeres og være tilgængelig for Microsoft Dynamics NAV. Under Afdelinger - Opsætning It-administration Generelt Printervalg opsættes nedenstående rapport som forvalg til den netop installerede labelprinter. Bruger-id kan med fordel sættes til blank, således at rapportopsætning gælder alle brugere. Fig 6.1 Afdelinger - Opsætning It-administration Generelt Printervalg Det er kun nødvendigt at opsætte rapport 6114153 Pakkeliste, såfremt man ikke ønsker at benytte Windows standardprinter. Felt Alle felter Rapport-id Forklaring Opsættes i henhold standard for Microsoft Dynamics NAV. Tast evt. F1 for yderligere hjælp til opsætning. Her indtastes rapporterne 6114154 og 6114155 og eventuelt 6114153, som passer til Naddon Forsendelse Transportgruppen for henholdsvis udskrift af label og pakkeliste. Driver labelprinter Labelprinter skal installeres med Generic Text Only som printerdriver, for at labeludskrift bliver korrekt. Se skærmbilleder fra printeropsætning sidst i denne vejledning under afsnittet Nice to know. Side 20
7. Manuel pakkelabel Når man har gennemført opsætningen, som beskrevet i ovenstående kapitel 3 til 6, er man klar til i første omgang at udskrive en manuel pakkelabel. Der kan fra tid til anden være behov for at sende pakker og dermed udskrive labels på forsendelser, som ikke ligger i ordre/faktureringssystemet. Pakker til disse modtagere udskrives fra menupunktet Afdelinger - Lagersted Forsendelse Transportgruppen Manuel pakkelabel. Fig. 7.1 Afdelinger - Lagersted Forsendelse Transportgruppen Manuel pakkelabel Side 21
Oversigtspanelet Søg Felt Søg via kundenr. Søg via faktura/ordre Forklaring Indtastes et kundenummer i dette felt eller vælges via lookup (F4), indsættes adresseoplysningerne for denne kunde. Indtastes et faktura- eller ordrenummer i dette felt eller vælges via lookup (F4), indsættes leveringsadresseoplysningerne fra den pågældende faktura/ordre. Såfremt man ønsker at lave en forsendelse uden foregående registrering af data via kundekort eller faktura/ordre, er det muligt ved manuelt at indtaste oplysningerne på den manuelle label. Oversigtspanelet Afsender Felt Afsenderkode Øvrige oplysninger Forklaring Her indsættes afsender, der er markeret som standard. Afsenderen hentes fra Transportgruppen opsætning. Klik på pilen eller tast F4 for at vælge mellem flere forskellige afsendere/aftaler med Transportgruppen. Hentes fra aftale opsætningen og kan ikke redigeres. Oversigtspanelet Modtager Felt Kundenr. ved Transportgruppen Navn Adresse Adresse 2 Adresse 3 Postnr. By Landekode Forklaring Kan udfyldes efter behov. Ikke et krav for at udskrive label. Anvendes såfremt modtager er oprettet med kundenr. hos Transportgruppen. Her indtastes navn på modtageren. (Obligatorisk) Her indtastes adresse på modtageren. (Obligatorisk) Her indtastes en evt. ekstra adresselinje på modtageren. Her indtastes en evt. ekstra adresselinje på modtageren. Her indtastes/vælges postnr. på modtageren. (Obligatorisk) By hentes automatisk fra postnr. tabellen, såfremt det indtastede postnr. findes heri. (Obligatorisk) Indtast modtager land, eller tast F4 for at vælge Side 22
modtagerland fra tabellen Landekoder. Der kontrolleres på, om den indtastede værdi også findes i tabellen Landekoder. E-mail Telefonnr. Mail adresse på modtager. Her indtastes eventuelt et telefonnr. på modtageren. Oversigtspanelet Generelt Afhentningsdato Afhentningstidspunkt Leveringsdato Leveringstidspunkt Bookingtype Efterkravsbeløb Farligt gods Her foreslås som standard dags dato. Er standard blank. Sættes manuelt af bruger, såfremt givent tidspunkt ønskes angivet. Her foreslås dags dato + 1 dag (hentes fra opsætning). Kan ændre af bruger. Er standard blank. Sættes manuelt af bruger, såfremt givent tidspunkt ønskes angivet. Står standard til PD fuld standard transport. Ændring aftales med speditøren. Her angives det beløb, der skal betales for modtagelse af forsendelse. Kun aktivt såfremt speditørservicekode har markering i Efterkrav. Markeres kun ved brug af speditørservicekode Z36 Farligt gods. Husk at udfylde ADR/UN kode på godslinjen. Koderne for godset kan findes på http://www.kemikalieberedskab.dk/fnnummeridx.shtml Bilpakke En Bilpakke er et tillægs produkt til stykgods. 1 colli til 1 modtager på max 50 kg. Der er ikke nogle begrænsninger med hensyn til tillægsydelser. Franco Speditør Speditørservices Alle forsendelser, der sendes med Transportgruppen A/S vil altid være Franko. Ufranko kan kun forekomme på forsendelser via vognmænd. Sættes altid til Transportgruppen (TRNSPGRP). Anvendes til vise korrekte servicekoder under Speditørservices. Her vælges den eller de speditørserviceydelser, som skal gælde for forsendelsen. Som standard hentes de speditørservicekoder, som man har angivet under opsætningen af Transportgruppen. Side 23
Oversigtspanelet Diverse Bemærkninger Reference 1 Reference 2 Reference 3 Byttepaller Her kan man indtaste valgfri bemærkning på forsendelsen op til 140 tegn Udfyldes med kundenr. såfremt et sådant er anvendt ved hentning af adresseoplysninger enten via kunde eller via salgsordre/-faktura. Udfyldes med et salgsordre-/-fakturanummer såfremt adresseoplysninger er hentet herfra. Kan frit anvendes til indtastning af reference. Markeres automatisk, såfremt man indtaster antal i felterne 1/1, 1/2 eller 1/4, der henviser til hel-, halv- eller kvartpaller, der tages med retur. 1/1, 1/2, og 1/4 Her angives antal at byttepaller ud for hver palleart. Oversigtspanelet Godslinjer Felt Godsbeskrivelse Collitype Colli Vægt Volume (m3) Højde (cm.) Længde (cm.) Bredde (cm.) Godslinje reference ADR/UN kode farligt gods LDM Forklaring Her beskrives, hvad forsendelsen indeholder. Her vælges ved tast på F4, hvilken pakke/containerkode, som anvendes, eksempelvis Colli, 1/1 palle m.m. Liste tilpasses automatisk ud fra den valgte speditørservicekode. Er altid 1. Sendes der flere colli angives flere godslinjer. Her angives totalvægt i kg. for forsendelsen. Anvendes ved volumenpakker. Her angives rumfanget på forsendelsen. Udregnes automatisk ved indtastning af højde, bredde og længde. Kan angives efter behov. Kan angives efter behov. Kan angives efter behov. Udfyldes automatisk med salgsordre/-faktura nummer. Kan også indtastes manuelt efter behov. Koder for farligt gods kan findes under http://www.kemikalieberedskab.dk/fnnummeridx.shtml Længde meter. Kan udfyldes efter behov. Side 24
Totaler: Colli: Vægt: Volumen: LDM Her vises det totale antal enheder (colli, paller m.m.), som forsendelsen indeholder. Her vises den totale vægt alle enheder i forsendelsen. Her vises den totale volumen på forsendelsen. Kræver at feltet Rumfang er udfyldt. Her vises totale antal LDM (længde meter) Handlingen - Gem adresse Ligesom det er muligt at oprette alternative leveringsadresse til sine debitorer, er det også muligt at gemme sine ad hoc adresser. Dette gøres ved at klikke på handlingen Gem adresse efter indtastning af adresseoplysningerne. Adresseoplysninger vil blive gemt som leveringsadresse på den standard debitor, der er valgt under opsætning af Transportgruppen. Vedligehold af adresser følger NAV standard og kan foretages under leveringsadresser på den opsatte debitor. Handlingen - Find adresse Ved klik på denne handling får man en oversigt over alle ad hoc adresser. Er feltet Søg via kundenr. udfyldt, vil man få en oversigt over den pågældende kundes alternative adresser. Side 25
8. Pakker til afhentning Når labels er udskrevet bliver forsendelsen placeret under menupunktet Afdelinger - Lagersted Forsendelse Transportgruppen Pakker til afhentning. Via denne menu kan man få et overblik over de forsendelser, der ikke er afhentet og ikke overført via EDI til Transportgruppen. Fig. 8.1. Afdelinger - Lagersted Forsendelse Transportgruppen Pakker til afhentning Handlingen Manuel pakkelabel Klik på handlingen Manuel pakkelabel vil åbne tilsvarende menupunkt. Læs mere om manuel pakkelabel i kapitel 7 i dette kursushæfte. Handlingen Ændre afhentningsdato Her er det muligt at ændre afhentningsdatoen på forsendelsen. En ændring af denne dato vil også medføre, at man på ny skal tage stilling til leveringsdato. Handlingen Ændre leveringsdato Her er det muligt at ændre leveringsdatoen på forsendelsen. Skal minimum være afhentningsdato + 1 dag, som angivet i opsætning af Transportgruppen. Handlingen Annuller forsendelse Annullerer forsendelsen. Husk at fjerne tilhørende labels. Handlingen Pakkeliste Udskriver pakkeliste med de pakker, som man kan se i menupunktet. Handlingen Genudskriv label Genudskriver den aktuelle label. Kan med fordel anvendes, såfremt en label er blevet beskadiget. Side 26
9. Dan EDI fil Under menuen Afdelinger - Lagersted Forsendelse Transportgruppen - Dan EDI fil aktiveres udskrivningen af pakkelisten og dannelsen af EDI filen til Transportgruppen. Såfremt ftp er aktiveret på Transportgruppen Opsætning, overføres fil også automatisk til ftpserver hos Transportgruppen. Fig.9.1. Afdelinger - Lagersted Forsendelse Transportgruppen - Dan EDI fil a. Pakkelisten udskrives i 2 eksemplarer, hvoraf den ene udleveres til chaufføren, der afhenter pakkerne, og den beholdes som en kvittering for, at forsendelser er afleveret. b. EDI filen sendes til Transportgruppen, såfremt ftp er aktiveret på Transportgruppen Opsætning. Filen vil indeholde samtlige pakker, der endnu ikke er sendt via EDI til Transportgruppen, og hvor dato er ældre eller lig med dags dato. Side 27
10. Afsendte pakker Under menuen Afdelinger - Lagersted Forsendelse Transportgruppen - Afsendte pakker findes en oversigt over de forsendelser, der er afsendt og indberettet via EDI fil til Transportgruppen. Fig.10.1. Afdelinger - Lagersted Forsendelse Transportgruppen - Afsendte pakker Handlingen - Pakkeliste Her kan man udskrive pakkeliste for alle eller specielt udvalgte afsendte forsendelser. Side 28
11. Automatisk pakkelabels Transportgruppen Salgsordre/Salgsfaktura. At en ordre/faktura skal leveres med Transportgruppen, og at der dermed skal udskrives en pakkelabel, markeres på ordren ved at sætte Speditørkode på Oversigtspanelet Levering til Transportgruppen (TRNSPGRP) og Speditørservicekoden til en af værdierne defineret under Speditører Speditørservicekode. Det er selvfølgelig også muligt at opsætte dette pr. debitor, således at man slipper for at udfylde det på ordren/fakturaen fra gang til gang. Oplysninger opsættes på debitorkortet under Oversigtspanelet Levering. Her indtastes den speditørservicekode, som debitoren oftest anvender. Fig. 11.1 Afdelinger - Lagersted Ordrer & kontrakter Salgsordrer Når ordren/fakturaen bogføres, og der enten vælges Levér eller Levér og Fakturér, vil vinduet Transportgruppen Label Ordre label komme frem. Ovenstående gælder også, såfremt salgsordren/-fakturaen bogføres direkte fra oversigten. Side 29
Fig. 11.2 Afdelinger - Lagersted Ordrer & kontrakter Salgsordrer Handlingen Bogfør I modsætning til den manuelle indtastning af pakkelabel, overføres alle oplysninger fra ordren/fakturaen automatisk til fragtbrevet, både adresseoplysninger og godslinjer. Det eneste man skal tilføje på den automatisk dannede label er, hvilken collitype (colli, palle m.m.) forsendelsen skal sendes som, og hvor meget vægten er samt, om der skal tages byttepaller med retur. Man kan selvfølgelig frit ændre i de foreslåede linjer, såfremt dette er nødvendigt. Side 30
12. Track & Trace Under menuen Afdelinger - Lagersted Forsendelse Transportgruppen - Track & Trace er det muligt at spore forsendelser til leverancer, ordrer og fakturaer via: - Stregkodenummer - Pakkeløbenummer - Leverancenummer - Bogført fakturanummer - Ordre- eller Fakturanummer Fig. 12.1 Afdelinger - Lagersted Forsendelse Transportgruppen - Track & Trace Handlingen - Track & Trace Ved at klikke på handlingen Track & Trace eftersøges den markerede forsendelse (der hvor cursor er placeret) via Transportgruppens web side. Adgangen til denne web side er tidligere defineret i forbindelse med opsætningen af Transportgruppen. Side 31
13. Bogførte salgsleverancer Under menuen Afdelinger - Salg & marketing Oversigt Bogførte salgsleverancer er det muligt at anvende Track & Trace på den pågældende leverance samt at udskrive label til Transportgruppen, såfremt dette er valgt under opsætningen af Transportgruppen. Ligesom under salgsordre/-faktura er det muligt at udskrive direkte fra oversigten med bilag eller inde fra det enkelte dokument. Handlingerne i handlingsruden er de samme, uanset om man befinder sig i oversigten eller på det enkelte dokument. Handlingerne GLS og Danske Fragtmænd er naturligvis ikke aktuel, når man anvender Transportgruppen. Fig. 13.1 Afdelinger - Salg & marketing Oversigt Bogførte salgsleverancer Handlingen Transportgruppen kan kun anvendes, såfremt man under opsætning af Transportgruppen har angivet, at pakkelabels skal udskrives via Bogf. Leverancer. Handlingen Farligt gods dokumenter er kun relevant, såfremt man har integration til Naddon Forsendelse Trotters. Side 32
Ved valg af handlingen Transportgruppen fremkommer nedenstående skærmbillede. Fig. 13.2 Afdelinger - Salg & marketing Oversigt Bogførte salgsleverancer Skærmbilledet ligner det, som fremkommer fra salgsordrebilledet (kapitel 11), såfremt man under opsætningen af Transportgruppen har valgt, at labels skal udskrives via salgsordre eller -faktura. Se forklaring af de enkelte felter under kapitel 7 Manuel pakkelabel. Side 33
14. Udskriftseksempler labels Side 34
15. Nice to know Nedenstående viser lidt tips til opsætning og installation af Naddon Forsendelse Transportgruppen, printer og printerdriver. Programmet Chillkat Programmet Chillkat kan hentes på Naddon Forhandlerportal eller ved henvendelse til Naddon. Filen, der skal installeres, hedder Ftp2ActiveX.msi, og den skal installeres på den eller de pc ere samt på Navision server, hvor man skal kunne overføre EDI fil via FTP til Transportgruppen fra. Zebra printere Udskrift af printerkonfiguration: Tryk på den grønne knap og afvent 1 blink slip knappen. Nulstilling af printer: Tryk på den grønne knap og afvent 4 blink slip knappen. Opsætning printer med Generic Text Only Nedenstående følger skærmbilleder af printeropsætning med driveren Generic Text Only Side 35
Under Udskriftsprocessor skal opsætning se ud som nedenstående. Side 36
Side 37
Side 38
Side 39
Side 40