04. September 2015 Project Half Double Formiddagsmøde #1 KEY TAKEAWAYS 1
Ledestjerne 1: Fokusér på kundeværdi 2
Agenda Velkommen og formiddagsmødernes formål 1 Fokusér på kundeværdi hvad vil det sige? 2 Metoden i pilotprojekter og referenceprojekter 3 Jeres projekter og kundeværdi 4 Sandwich og evaluering af formiddagsmøderne 5 3
10 ledestjerner for Project Half Double metoden Fokuser på kundeværdi Fokuser på projektets mål, ikke projektets model Skab korte og tykke projekter Involver færre folk med mere tid Sæt mennesker før model Menneskelig adfærd kan ikke regnes ud, heller ikke med mere detaljerede modeller Vær sammen De rigtige mennesker arbejder ikke bare på samme projekt de samarbejder Led indad Vil du skabe resultater som leder, så brug dine kræfter i projekterne Lær hurtigt Effektiv projekteksekvering er lig en stejl læringskurve Fra styregruppe til forstyrrelsesgruppe Projektlederen skal styre. Styregruppen skal sætte mål og udfordre Arbejd visuelt Gør det let og intuitivt at dele indsigt Lederen skal udvise hård tillid Hård tillid er meget bedre end hårdhed eller tillid hver for sig 4 Gør det enkelt Fokuser på løsningen, ikke organisationen
Der er plads til forbedring 30% AF ALLE PROJEKTER IDAG ER SUCCESFULDE 5
Den nye projekttrekant er rund og har impact i midten I 6
Anna thinks she has breast cancer Local doctor Mammografi Brest clinic Patologisk institut Brest clinic Waiting time Waiting time Waiting time Waiting time 42 days? First contact Diagnosis 7
Charlotte finds a lump in her breast! One stop brest clinic First contact Diagnosis 2 hours 8
Impact and value for the customer 42 days x 24 hours = 1008 hours 2 hours 500 times faster 9
Key takeaways: Hvem er din kunde og hvordan prioriterer du i dit projekt? som oftest kan det være udfordrende at bruge tid på at rent faktisk reflektere over hvem der er ens vigtigste kunde, og hvad denne kundes behov er da man hurtigt kan have en tendens til at gå hurtig til det at udarbejde projektets business case. vi prioriterer ofte ud fra det gamle paradigme og projekttrekanten det at prioritere ud fra andre principper kræver også en helt anden prioriteringsmekanisme på porteføljeniveau. det er rigtig svært at definere ens kunde da man har flere målgrupper med konkurrerende behov. man skal både tage højde for ens interne og eksterne kunder det er ikke nødvendigvis slutbrugeren der betaler for tjenesten. det at snakke i kundeværdi kan hurtigt blive for snævert da det associeres med slutbrugeren. Vi ønsker at tale om værdi i en bredere forstand. 10
Pilotprojekterne so far
Vi vil udvikle radikalt nye projektmetoder gennem 3 centrale paradigmeskift Impact Nedtone leverancefokus og fremme effektfokus Leadership Nedtone formalisme og fremme sponsor som aktive medspiller & Nedtone styring af systemer og fremme ledelsen af mennesker Flow Nedtone løb på stedet og fremme projektets bevægelse 12
Customer value/benefit/impact to be understood as REDUCED TIME TO IMPACT FOCUS ON VALUE CREATION STAKEHOLDER SATISFACTION 13
We have 3 pilot project ready to start in August Aug. Sep. Oct. Nov. Dec Jan Feb Mar. Apr. May. June July Product development: Gain insight and reduce the overall time to market for new products Sales launch Improvement: Reduce the overall time to market for new products Project Launch Improvement: Reduce the overall time to market for new product development 14
We will involve key stakeholders early and adjust to the pulse of the project BUILD IMPACT CASE REINFORCE IMPACT 1 Impact case and success criteria 3 Pulse check The direction is set with clear statement of business and behavioral impacts targeted Monthly Team and key stakeholder Pulse checks incl. status on growth and weekly feedback 2 Mindset Workshop 4 Impact Reinforcement The Impact Case and flow will be validated and anchored in a workshop with key stakeholders Active sponsorship include impact follow-up based on the Impact case Flow in project and final solution will deliver early impact Project evaluation meeting with focus on opportunities to sustain and further strengthen impacts 15
Impact case (tool 1) PROJECT VISION <State the overall project vision, linking the project to the customers economic value creation and strategic priorities> IMPACT CASE <Business impact A> <Overall impact> <Business impact B> <Business impact C> <State the ultimate impact targeted> BUSINESS IMPACT <State desired impacts on relevant dimensions, e.g.: Customer performance Financial performance Process performance Compliance with external requirements Intangibles and other benefits> SUCCESS CRITERIA <The top-level impact case of the initiative is often related directly to increasing growth or profitability or reducing costs. State the project s success criteria in this perspective>. <Behaviour impact 1> <Behaviour impact 2> <Behaviour impact 3> BEHAVIOUR IMPACT <State the desired impacts along relevant dimensions, e.g.: Behaviours, such as specific practices applied Organisational capabilities demonstrated Technological capabilities demonstrated Competence, knowledge and abilities of employees> 16
Pulse Check let s start with the baseline (tool 2) PURPOSE An electronic questionnaire survey. Issued automatically every month to key stakeholders The purpose is to continuously track and improve the projects to: Ensure effective delivery, quality, value and impact in the project Ensure energizing working conditions, collaboration and personal development on the projects FIVE QUESTIONS 1. Do we create impact? 2. Do we deliver and collaborate effectively? 3. Are you having have good fun and energy? 4. Are you getting the support & feedback you need? 5. Are you advancing on your personal journey? Feedback, comments or suggestions? PULSE OUTPUT REPORT 17
06. November 2015 Per Svejvig om reference projekter 18
Evaluation approach: The big picture Half Double Phase 1 Pilot Projects in Organizations (Phase 1) Pilot Project in Organization #1 Pilot Project in Organization #2 Pilot Project in Organization #3 Pilot Project in Organization #5 Pilot Project in Organization #7 Pilot Project in Organization #6 Cross Organization Evaluation (possible comparative) Pilot Project in Organization #4 Individual Pilot Project Pilot Project in Organization #3 Formative & Summative evaluation of Pilot Project in Organization #3 Maybe possible and relevant Reference Project #1 in Organization #3 Reference Project #2 in Organization #3 Reference Project #3 in Organization #3 Comparative Evalution Cross-cases within Organization #3 19 19
Evaluation template for pilot and reference projects Project #n Project #2 Project #1 Context Project characteristics Organizational conditions General contextual conditions Output Output is product creation (and or service) Impact Benefit, value, worth etc. Mechanism Generative mechanisms or just mechanism are causal structures that generate observable events (related to practices) 20 20
Example of KPI s for projects Project Efficiency - Meeting time, budget, and requirements Meeting schedule goal Meeting budget goal Impact on the customer Meeting functional performance Meeting technical specifications Fulfilling customer needs Solving a customer s problem The customer is using the product 21 Business success (Shenhar Dvir, Levy & Maltz 2001:712) (See also Turner et al. 2010: 86-89) Commercial success Creating a large market share Preparing for the future Creating a new market Creating a new product line Developing a new technology 21
Præcisering af værdibegrebet VALUE BENEFIT COST 22
06. November 2015 Netværkets skridt mod at integrere fokus på værdi i den næste måned 23
For at integrere et fokus på kundeværdi i den næste måned vil vi. forsøge at finde en målestok for værdi (da det kan være mere udfordrende at forstå og måle på end tid) improvisere! sprede tanken skabe dialog om det i dagligdagen skabe dialog omkring Business Casen kortlægge værdiskabende trin i projektets levetid reorganisere projektet í forhold til værdiskabelse sikre at man løbende i projektet fokuserer på at realisere værdi Fortælle om Project Half Double, kundeværdi for min projektleder kollegaer. Få en snak om, hvordan vi bringer kundeværdi ind i projekterne. Tage en snak i mit projekt omkring Kundeværdi. Projektet skal skabe konsensus og klarhed omkring den præcise værdi vi søger at skabe Projektet skal nå til enighed om hvem vores kunde(r) reelt er Projektet skal til investeringsboard d 28/9, hvor topledelsen bl.a. skal præsenteres for 1)+2) målet er at de anerkender og støtter op omkring dette og derved får redskaber til at formidle budskabet videre på en nem og simpel måde. Præsentation for sponsor - forslag til ændret model 24
For at integrere et fokus på kundeværdi i den næste måned vil vi. (continued) Er vi tydelige nok omkring hvem vi er / hvad vi leverer (tydelige nok) Er vi skarpe omkring hvilken værdi vi giver vores kunde (skarpe nok) Kan vi øge den værdi? Kan vi gøre noget radikalt anderledes eller bare små-optimere? Skabe overblik over væsentlige værdiskabende trin i projektet. Skabe overblik over værdiskabelse i bredeste forstand for vores projekter med udvikling af vindmøller. Styrke samarbejde med projektejer Styrke samspil i styregruppe Øge energi i projektet (møder) Definer kunder / interessenter i projektet tænk bredt Forstå og udforsk problemet der skal løses identificer risici såvel som muligheder Sæt benefit og impact i midten det primære mål Sæt scope, schedule og omkostninger i anden række Se på mine aktuelle projekter jeg arbejder med og sætte mig i kundens sted. Drøfte med kollegaer hvilke (ekstra) tiltag jeg kan gøre for at skabe mere værdi. Sætte mål op for det enkelte projekt, herunder se på, om jeg kan gøre det målbart. Overveje hvordan jeg kan fastholde værdien i det videre. Definere projekt KPI er/milestones, som er baseret på værdi snarere end traditionelt schedule Arbejde med impact case ud fra den template, I viste 25
Key takeaways: Hvordan sikrer vi at det øvrige netværk også går i gang med fokus på kundeværdi? Vi kan arrangere en buddy-ordning, således at hver af de som deltager får ansvar for at informere en i netværket som ikke havde mulighed til at deltage Vi kan sprede dagens præsentation på LinkedIn og på kommende hjemmeside. Vi kan danne egne netværksgrupper i vores organisationer, og internt i netværket, hvor vi spreder det gode budskab. 26
06. November 2015 Evaluering af formiddagsmøderne 27
Key takeaways: Vi vil gerne fortsætte med initiativet, og det at mødes jævnligt faceto-face. fortsætte med at debattere de 10 ledestjerner og hvorledes disse kan operationaliseres i en travl hverdag. slå de ledestjerner sammen der minder om hinanden, så vi heller behandler et større tema ad gangen. have faste datoer i kalenderen gerne fredag formiddag og invitation til eventet i god tid i forvejen. skifte mellem at holde det i Jylland og på Sjælland. følge pilotprojekterne tæt. have kontaktoplysninger på deltagere. tage Half op som emne hvorledes kan vi rent faktisk halvere time to impact i praksis? 28
Vi vil udvikle nye projektmetoder gennem tre centrale paradigmeskift Impact Nedtone leverancefokus og fremme effektfokus Flow Nedtone løb på stedet og fremme projektets bevægelse Leadership Nedtone formalisme og fremme sponsor som aktive medspiller & Nedtone styring af systemer og fremme ledelsen af mennesker og for at definere den endelige metode, eksperimenterer vi med disse paradigmeskift på konkrete projekter. 29
Projekter på den halve tiden med den dobbelte effekt Sammen vil vi udvikle et nyt projektparadigme, der kan øge Danmarks konkurrenceevne 30 + 130 praktikere