Brugermanual FSR - Danske Revisorer
2 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Indholdsfortegnelse Introduktion 4 Oprettelse af ny kunde 5 CaseWare Arbejdspapirer 6 3.1 Import... 6 CaseWare Arbejdspapirer... Im port Im port fra E-conom ic 7 CaseWare Arbejdspapirer... Im port Im port fra tekstfil og Excelfil 8 3.2 Tilknytning... af mappenumre 14 3.3 Indholdsfortegnelsen... 16 CaseWare Arbejdspapirer... Indholdsfortegnelsen Dokum enter 17 1. Automatiske... dokumenter 18 2. Caseview... dokumenter 21 3. Andre dokumenter... 21 4. Dokumentbiblioteket... 22 CaseWare Arbejdspapirer... Indholdsfortegnelsen Opfølgninger 23 CaseWare Arbejdspapirer... Indholdsfortegnelsen Råbalance 25 1. Konto... 25 1.1 Afrunding CaseWare... 29 2. Pengestrøm... 30 3. Grupperinger... 31 4. Fremmed... valuta 34 CaseWare Arbejdspapirer... Indholdsfortegnelsen Efterposteringer 34 CaseWare Arbejdspapirer... Indholdsfortegnelsen Andre posteringer 40 3.4 Mappekontoplan... 41 3.5 Årsafslutning... 42 CaseWare Arbejdspapirer... Årsafslutning Afrunding 42 CaseWare Arbejdspapirer... Årsafslutning Årsafslutning 46 CaseView 48 4.1 Opsætning... - stamdata 48 CaseView CaseView CaseView CaseView CaseView CaseView CaseView CaseView Opsætning... - stam data Masterbibliotek 49 Opsætning... - stam data Opsætning 50 Opsætning... - stam data Gå til 51 Opsætning... - stam data Firm aoplysninger 51 Opsætning... - stam data Kundedata m v. 53 Opsætning... - stam data Årstal 56 Opsætning... - stam data Opsætning af årsrapport 56 Opsætning... - stam data Regnskabselem enter 57 4.2 Opsætningsdokument... 58 CaseView Opsætningsdokum... ent Byg regnskab 58 CaseView Opsætningsdokum... ent Layout af årsrapporten 59 4.3 Færdig... Årsrapport mv. til udprintning 64 CaseView Færdig... Årsrapport m v. til udprintning Menu 64
Contents 3 1. Gå til... 65 2. Opsætning... 65 Rediger... 65 Resultatdisponering... 66 Opsætning af påtegning... 66 Dateringer... 67 Regnskabsvisning... 68 Opsætning af dokument... 68 Afrunding... 69 Vis... 69 Indsæt frispecifikation... 69 Udkast... 71 Poster mappeefterposteringer... til pengestrøm 71 Opret nyt mappenummer... 72 3. Udskrifter... 72 4. Sorter... 73 5. XBRL... 74 CaseView Færdig... Årsrapport m v. til udprintning Redigering 74 1. Redigering/Brugerdefineret/Master... 74 2. Linier... 75 CaseView Færdig... Årsrapport m v. til udprintning Forside 76 CaseView Færdig... Årsrapport m v. til udprintning Indholdsfortegnelse 76 CaseView Færdig... Årsrapport m v. til udprintning Resultatopgørelse og Balance 77 CaseView Færdig... Årsrapport m v. til udprintning Noter 77 4.4 Opgørelse... af skattepligtig indkomst 78 CaseView CaseView CaseView CaseView CaseView CaseView CaseView CaseView Opgørelse... af skattepligtig indkom st Indkom st opgørelse 79 Opgørelse... af skattepligtig indkom st Frem ført underskud 81 Opgørelse... af skattepligtig indkom st Obligationer 82 Opgørelse... af skattepligtig indkom st Driftsm idler 82 Opgørelse... af skattepligtig indkom st Bygninger og installationer 83 Opgørelse... af skattepligtig indkom st Udskudt skat 84 Opgørelse... af skattepligtig indkom st Opgørelse selskabsskat 85 Opgørelse... af skattepligtig indkom st Lønafstem ning 86 3
4 1 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Introduktion Velkommen til FSR - Danske Revisorer's brugermanual. Vores målsætning med brugermanualen er, at du som bruger kommer godt igang med anvendelsen af CaseWare og CaseView. Manualen tager brugeren igennem alle de grundlæggende elementer af CaseWare og CaseView. Med venlig hilsen FSR - Danske Revisorer Allesø-Norden 170 DK-5270 Odense N Tel: + 45 47 38 44 84
Oprettelse af ny kunde 2 Oprettelse af ny kunde Ved oprettelsen af en CaseWare fil er det vigtigt at komme rigtigt igang. Det første step i processen er, at CaseWare er installeret på din maskine. Dernæst, at du har en modelskabelon installeret. Både programmet CaseWare og den regnskabsmodel, som skal være udgangspunktet for udarbejdelsen af regnskabet, hentes via webshare. Adgang til Webshare, sker fra vores hjemmeside www.caseware.dk Når programmet og modelskablonen er installeret kan du gå igang. Åbn CaseWare, hvorefter følgende billede dukker op: Vælg "Ny", hvorefter følgende skærmbillede fremkommer: Når der skal oprettes en ny fil, vælg "Opret nyt Arkiv". Tryk herefter "OK". Du får nu følgende billede frem: 5
6 Brugermanual FSR - Danske Revisorer 1. I den hvide linie under nyt arkivnavn navngiver du din regnskabsfil, fx "Handel AS 2009". (Tip: Det er en fordel at navngive efter selskabets navn. Det gør det nemmere at skille de enkelte filer ad, hvis du skal lave flere regnskaber). 2. Herefter vælger du placeringen af den nye regnskabsfil. Som udgangspunkt vil programmet gemme filen på C-drevet. Har du en anden placering trykker du på "Gennemse". 3. Endelig skal man vælge hvilken model, som det nye regnskab skal bygges på. Ud fra pakken du/i har købt, kan der være alt fra en til flere muligheder. Fx kan det være som ovenstående, hvor du kan vælge imellem: A virksomhed, Selskab artsopdelt, selskab funktionsopdelt og engelsk konvertering. Vælg den modelskabelon, som dit regnskab skal bygges op på. Klik derfor en gang på modelskabelonen, og tryk herefter på "OK". Når der er trykket på "OK", vil programmet generere din nye regnskabsfil. Du er nu klar til, at gå igang. 3 CaseWare Arbejdspapirer 3.1 Import Importfunktionaliteten i CaseWare kan håndtere en lang række forskellige filformater. Vi vil i dette afsnit gennemgå de mest anvendte metoder til import af finansdata.
CaseWare Arbejdspapirer Import fra E-conomic Import af tekstfil Import af Excelfil Du finder CaseWare's importfunktionalitet her (filer -> Import): 3.1.1 Import fra E-conomic For at impotere direkte fra E-conomic vælges der import fra "bogføringsprogrammer". Herinde vælger du E-conomic. Du vil nu blive mødt med følgende billede. 7
8 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Her vælger du hvilken import, du ønsker: "Saldobalance" eller " Åbningssaldi og posteringer". Endvidere skal du tage stilling til hvorvidt, at du ønsker at importere kundens stamdata. Næste trin i processen er at sige til CaseWare, hvilken kunde det er, som den skal grave frem. Dette gøres ved at indtaste Aftalenr. mv. - Husk endvidere at sætte kryds i "Tilslut som administrator", hvis dette er nødvendigt. Sidste trin i processen er at definere hvilke årstal, som importen skal hente. I ovenstående ek sempel er der sk revet 2010 ved regnsk absåret. Dette betyder at indeværende års tal er 2010. Du skal endvidere sørge for at API'en er åben på kunden. En beskrivelse af hvordan du åbner for API'en ligger under FAQ på vores hjemmeside klik her. 3.1.2 Import fra tekstfil og Excelfil Import af tekstfiler sker under menupunktet "ASCII Tekstfil". Når du trykker her, starter du samtidigt en import-guide. Denne importguide ser således ud: (OBS: Import fra Excelfil og tekst fil er generelt den samme, du starter dog Excel importen ved at klikke på "Excelfil").
CaseWare Arbejdspapirer 9 I lighed med importen fra E-conomic, så indeholder importguiden til tekstfiler også to muligheder. Du kan her vælge imellem at importere "Kontoplan og råbalance" eller "Finansposteringer". Det næste man gør, er at finde stien til tekstfilen, som man vil importere. Hvis man evt. vil gøre brug af en rekordfil, så henvises der til dennes placering. Endelig kan man, hvis der anvendes import i flere perioder, vælge hvilken periode vi befinder os i. Det næste trin i processen er at fortælle programmet, om filen er adskildt, eller om kolonnerne har en fast bredde. Hvis din fil er komma, tabulator eller lign. separeret, så skal du vælge adskildt (ligesom nedenstående billede).
10 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Når du har valgt adskildt åbnes nedenstående billede. Start med at sætte den rigtige "Felt Separator". Den er som udgangspunkt sat til tabulator separeret. Derefter sætter du "Tekst Kvalifikationen", samt om du vil udelade nogle rækker i importen.
CaseWare Arbejdspapirer 11 Som det fremgår af ovenstående billede, så skal den første linie springes over. Dette kan gøres på 2 måder, enten ved at sige udelad første eller ved at sætte et flueben i checkboksen yderst til venstre i rækken. Når du er færdig, trykker du "næste", og bliver derefter mødt af følgende skærmbillede: I dette billede tildeler du egenskaberne/navnene for kolonnen. Du tildeler egenskaber til kolonnerne ved at højreklikke på ignorer over kolonnen. Når du gør dette åbnes en menu.
12 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Menuen der åbnes for varierer alt efter om du importerer "Kontoplan og råbalance" eller "Finansposteringer". I ovenstående eksempel bliver der importeret "Finansposteringer". Du tildeler nu de enkelte kolonner den egenskab, som hører til kolonnen og som påkrævet fx "kontonummer", "konto tekst" mv. (tip: hvis du kommer til at vælge den forkerte egenskab, fravælges den ved at genvælge samme egenskab). Når du har tildelt egenskaber til de enkelte kolonner, trykkes der på "næste", og du kommer til følgende billede:
CaseWare Arbejdspapirer Det væsentligste ved dette billede er, om du vil nulstille åbningsbalancen samt eventuelle importerede data. Endvidere kan du ændre i formatet vedrørende punktummer og kommaer. Hvis du vælger at nulstille åbningsbalancen eller finanskontiene, så kan dette valg ikke fortrydes efterfølgende. Du skal således være helt sikker på, at det skal slettes. Du trykker herefter "næste". Det sidste billede er følgende. 13
14 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Her vælger du alene om du ønsker at lave en rekordfil af den foretagne import. En rekordfil søger for, at du fremover ikke behøver at tildele egenskaber/navne fremover ved kolonnenerne såsom fx "kontonummer", "kontotekst", "mappenumre" osv., som du gjorde tidligere ovenstående. Ved en rekordfil sparer du derved dette arbejde, hvis du har andre data, som er stillet op på samme måde, som det du netop har importeret. Hvis du ønsker at gemme rekordfilen, tryk da "gennemse". Hvis ikke, tryk da "Import". 3.2 Tilknytning af mappenumre Efter du har importeret råbalance eller posteringer, skal du have opmappet de importede konti. Det gør du ved, at vælge "konto" 'øverst i menubjælken, og derefter "Tilknyt til mappenumre".
CaseWare Arbejdspapirer 15 Efter du har valgt "Tilknyt til mappenumre" får du følgende billede frem. I venstre rude kan du se de konti, der ikke er opmappet. Du opmapper disse konti ved at trække dem over på den placering i højre rude, som du nu ønsker i mappestrukturen. (Tip: Du kan med fordel markere flere konti af gangen.) Hvis det er andet år du importerer, er det kun de nye konti, der er oprettet siden sidste år der skal opmappes. Hvis du ønsker flere informationer omkring de konti du opmapper, kan du højreklikke på de ikke tilknyttede konti, du vil nu få følgende billede.
16 Brugermanual FSR - Danske Revisorer De funktioner du hovedsageligt vil få brug for er skjul/vis "Saldi", "FÅ Saldo" og "FÅ2 Saldi". Før du går videre, skal du sikre dig, at alle konti med beløb er opmappet, hvis du ikke mapper alle konti med beløb, vil du IKKE kunne få regnskabet til at stemme. 3.3 Indholdsfortegnelsen Indholdsfortegnelsen er maskinrummet i CaseWare Arbejdspapirer. Det er her du finder alle funktionaliteterne i programmet, som er den øverste del af vinduet:
CaseWare Arbejdspapirer 17 I de kommende afsnit vil de forskellige funktionaliter i programmet blive gennemgået, som er funktionaliteterne i den tredje-øverste menubjælke (se nedenstående). Det vil sige: Dokumenter Opfølgning Råbalance Efterposteringer Andre posteringer 3.3.1 Dokumenter Dokumenterne i indholdsfortegnelsen kan være mange og det i forskellige filformater. Under dette afsnit i brugermanualen gennemgås de dokumenttyper, som kan anvendes i programmet. Dokumenterne kan ligge frit og flyde i indholdsfortegnelsen, men kan også ligge i nogle mapper, som i ovenstående tilfælde.
18 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Du kan lave rækkefølgen i dine mapper efter eget ønske. Du kan ved at markere mappen og trække med musen flytte rundt på mappestrukturen. Når du vil udvide mappestrukturen med nye mapper, gøres dette let ved at trykke på følgende knap. Når du trykker på knappen, vil du blive mødt af egenskaberne for mappen. Her navngiver du mappen, og giver den de egenskaber, som du ønsker mappen skal have. Du kan nu lægge dokumenter ned i din nyoprettede mappe. 3.3.1.1 1. Automatiske dokumenter De automatiske dokumenter, som kan laves i CaseWare Arbejdspapirer, relaterer sig til de importerede data, som ligger i den enkelte kundefil. Som navnet antyder, så er denne form for dokumenter automatiseret. Brugeren har derfor begrænset adgang til at individualisere dokumenterne fra hinanden. Når du vil oprette et nyt dokument, så kan det gøres på 2 måder. Enten ved at vælge "indsæt" øverst
CaseWare Arbejdspapirer i menubjælken: Hvorefter du vælger nyt dokument og så automatisk dokument. Den anden mulighed ligger i følgende. Når du har valgt "Automatisk dokument", så åbnes dokumentegenskaberne for det automatiske dokument, som du er ved at oprette. 19
20 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Du tildeler nu et nummer og et navn til dokumentet. Når dette er udført vælges der, hvilken dokument type, som ønskes anvendt i det pågældende dokument (venstre rude). Når der er valgt dokument type, skal der herefter vælges format (højre rude). Det vil sige, hvilken opstilling dokumentet skal have. Du skal her vælge, om der skal vises finanskonti/mappekonti
CaseWare Arbejdspapirer 21 eller grupperingskonti. Herefter ser man på opsætningen af dokumentet. Du tilpasser opsætningen, således den passer til formålet med dokumentet. 3.3.1.2 2. Caseview dokumenter Med Caseview dokumenterne kan du næsten lave alt mellem himmel og jord. Det er dog ikke bare lige at lave noget, som virker i CaseView dokumenterne, hvis man ikke ved, hvordan CaseWare arbejdspapirer fungerer. Der vil således ikke blive gennemgået, hvordan man opretter et CaseView dokument, da dette er en brugermanual i sig selv. Hvis du vil oprette et Caseview dokument, så har du samme muligheder, som beskrevet under Automatiske dokumenter. OBS: FSR - Danske Revisorer's modeller er udviklet i CaseView. 3.3.1.3 3. Andre dokumenter Du kan indsætte andre dokumenter ind i en CaseWare fil end blot de automatiske og Caseview dokumenter. Du kan således vælge at indsætte word eller excel dokumenter. Ved oprettelsen af et word eller excel dokument, åbner programmerne inde i selve CaseWare filen, og du arbejder let videre igennem processen. Du har endvidere også mulighed for at indsætte billeddokumenter, pdf dokumenter mv. Dette gøres via en af følgende 3 knapper.
22 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Funktionaliteterne i de forskellige knapper er ikke helt den samme, og de tager ikke det samme udgangspunkt. Essensen er dog den samme, og det er at sætte nogle dokumenter ind i CaseWare filen. 3.3.1.4 4. Dokumentbiblioteket I dokumentbiblioteket (se nedenstående billede) kan du gemme en række standard dokumenter, som kan sættes ind i din CaseWare fil alt efter den enkelte kundes behov. Fra FSR - Danske Revisorer's side har vi valgt, at vores revision/reviewproces, protokol samt selvangivelsesblanketter skal tilføjes den enkelte kunde via dokumentbiblioteket. I ovenstående eksempel kan der vælges imellem alle 3 modeller. For at eksemplificere tingene vælger vi nu "Dokumentbibliotek". Du vil nu kunne se, hvilke dokumenter, der kan tilvælges. Ved tryk på knappen "Kilde", kan du endvidere vælge imellem de forskellige modeller, som er tilgængelige i dokumentbiblioteket.
CaseWare Arbejdspapirer 23 Herefter kan man filtrere dokumenterne i modellen efter de tilgængelige filtre. Endelig vælges de dokumenter, som man vil have sat ind i sin kundefil. Til slut trykkes der på "tilføj", og dokumenterne bliver tilføjet i indholdsfortegnelsen. OBS: Du skal som bruger være opmærksom på, at eventuelle tidligere versioner af samme dokument, som du vil indsætte er slettet. Hvis ikke du sikrer dig at dokumenterne er slettet og tømt fra papirkurven, så kan der ske ulykker. Dokumenterne har nemlig samme ID, og da der kun kan være et unikt dokument ID i indholdsfortegnelsen, så skal de gamle versioner af dokumenterne slettes. 3.3.2 Opfølgninger Når der er oprettet dokumenter i indholdsfortegnelsen, og disse anvendes, så har du mulighed for at tilknytte opfølgninger/bemærkninger til disse dokumenter. Du åbner for indtastningen af opfølgninger ved tryk på knappen opfølgning. Når der trykkes her kommer følgende billede frem nederst i skærmen. Her tilknytter du så din opfølgning til det område og eventuelt også til det dokument i indholdsfortegnelsen, som opfølgningen vedrører.
24 Brugermanual FSR - Danske Revisorer I ovenstående eksempel er der lavet en opfølgning til et bestemt dokument i indholdsfortegnelsen. I ovenstående eksempel kan det endvidere ses, at der en række kolonner vist i forbindelse med denne opfølgning. Der kan ændres i rækkefølgen samt visningen af kolonner ved at højreklikke på musen. Når du højreklikker får du mulighed for organisere kolonnerne, og det er her du ændrer i rækkefølgen samt antallet af kolonner som vises. Når du har oprettet en opfølgning til et dokument, kan du endvidere se det til højre for dokumentet. Der er nu et opfølgningssymbol ud for dokumentet. Hvis du trykker på dette opfølgningssymbol, bliver du mødt med følgende. Du kommer ind i dokumentegenskaberne for det aktuelle dokument, som opfølgningen hører til. Du kan nu filtrere imellem de forskellige opfølgninger, som måtte være knyttet til dokumentet. Du kan endvidere oprette nye opfølgninger, redigere i eksisterende opfølgninger samt slette opfølgninger.
CaseWare Arbejdspapirer 3.3.3 25 Råbalance Råbalancen indeholder en række muligheder, som er fordelt ud på en række underpunkter. Øverst har du knapper, som der kan trykkes på, mens du nederst har de faneblade som knapperne kan påvirke. Vi vil starte gennemgangen her med en gennemgang af fanebladene. De faneblade som vil blive brugt mest er "Konto", "Pengestrøm", "Grupperinger" samt "Fremmed mønt". Disse vil blive gennemgået nærmere her, mens "Rapport", "Skat" og "Mængder" ikke vil blive gennemgået. 3.3.3.1 1. Konto Vi starter med Konto, det er her finanskonti mv. gemmmes. Fra FSR - Danske Revisorer's side af, er vores modeller født med en række standardkonti. Disse bruges til afrunding af CaseView dokumenter samt til automatisk bogføring af årets resultat og skat. Du importerer finanskonti til dette faneblad via CaseWare's import funktion. Se mere om dette under kapitlet "import". Du kan endvidere oprette nye konti, slette konti samt ændre egenskaberne for den enkelte konto. Dette gøres ved tryk på knapperne "Ny", "Slet" eller "Egenskaber". Når du vælger "Ny", så åbnes der en messagebox med følgende muligheder.
26 Brugermanual FSR - Danske Revisorer 1. Du starter med at give den nye konto et nummer. Dette nummer skal som minimum være på 3 karakterer. Der er ikke noget til hinder for at kontonummeret kun består af bogstaver. Fremgangsmåden for oprettelsen af konti er meget ligetil. Du tager bare punkterne en af gangen, og tildeler kontoen de egenskaber, som er de rette. 2. Når du er kommet igennem egenskaberne, kan du afslutte oprettelsen på flere måder. Du kan således vælge at oprette flere konti, dette gøres ved tryk på "Næste". Vælger du "OK" afsluttes oprettelsen af nye konti, og din nye konto er oprettet. Vælger du derimod "Annuller", så oprettes din nye konto ikke og messageboxen lukkes. Ved tryk på "Hjælp", åbnes CaseWare's egen brugermanual til oprettelsen af konti. Denne brugermanual er på engelsk. Ønsker du derimod at gøre brug af "Slet" knappen, så sletter den med det samme den markerede konto.
CaseWare Arbejdspapirer I ovenstående eksempel er kontoen 100 Testkonto markeret. Trykkes der på knappen "Slet", så slettes kontoen med det samme. Trykkes der derimod på "egenskaber", så åbner du en messagebox, som viser egenskaberne for kontoen. Her retter du så egenskaberne til og afslutter med tryk på "Luk". 27
28 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Du kan endvidere tilføje en bemærkning til kontoen, dette gøres ved tryk på knappen "Bemærkning". Du vil nu blive mødt med en messagebox, som ser således ud. Du kan nu lave din bemærkning med en reference til et andet dokument eller lignende, men du kan også vælge at give kontoen et check mærk e. Dette checkmærke kan således anvendes i revisionsmæssige øjemed, hvor du med checkmærkerne kan signalere de udførte revisionshandlinger på hver enkelt bogføringskonto. Du har endvidere muligheden for at lave en note til kontoen. Når du har lavet en bemærkning kan den ses i råbalancen (se nedenstående billede).
CaseWare Arbejdspapirer 29 Den oprettede bemærkning eller note kan ses i råbalancen under kolonnen "Bemærkning". Her vil du kunne se et checkmærke symbol eller en cirkel, som i ovenstående billede, hvor der er lavet en note til kontoen. Du kan her se hvem, der har oprettet samt eventuelt ændret i checkmærket/noten. Når der trykkes på "opsætning", åbnes der for opsætningen af afrundingsfunktionaliteterne i programmet. Dette er beskrevet i afsnittet "Afrunding CaseWare". 3.3.3.1.1 1.1 Afrunding CaseWare Afrundingsfunktionaliteten i CaseWare finder du her under "Råbalance". Du trykker på "Opsætning". Du bliver nu mødt med denne Messagebox.
30 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Det som du skal gøre her, er at få sat kontiene for "Overført overskud", "Status" samt "Resultatopgørelse". Processen er meget enkel, du vælger nemlig bare kontoen fra listen. Kontooversigten findes frem ved trykke på den respektive dropdown-box. Du kan med fordel anvende FSR - Danske Revisorer's standard afrundingskonti AFBAL og AFRES. Når du har sat kontiene op, så skal du derefter sætte afrundingen efter, hvordan du ønsker tallene vist i regnskabet. Hvis du ønsker, at tallene i årsregnskabet vist i enere, så vælger man dette. Der kan vælges mellem enere, tusinder, ti tusinder, millioner, hundrede millioner samt milliarder. I den næste række vælges der altid "Rapport". Under "Medtag justering til" er det vores anbefaling, at der vælges justering til mappenummer. Endelig kan du notere antallet af decimaler, som skal tages med, når der skal anvendes fremmed valuta. 3.3.3.2 2. Pengestrøm Pengestrømskontiene er nogle, der følger med modellen fra FSR - Danske Revisorer's side. Disse konti et nix pille område, som du som bruger skal holde fingrene fra.
CaseWare Arbejdspapirer 31 Kontiene bruges til at automatisere processen med udarbejdelsen af pengestrømsopgørelsen. Kontiene oplistet under rapport er ligeledes et nix pille område. 3.3.3.3 3. Grupperinger Grupperingerne kan i lighed med mappestrukturen hægtes op til finanskontiene. Som udgangspunkt er FSR - Danske Revisorer's modeller født med nogle standard grupperinger. For at tilgå grupperingerne trykkes der på gruppeopsætning. Når der trykkes på Gruppeopsætning, åbnes der et nyt billede. I dette billede har du disse tilgængelige grupper. Med modellerne følger en standard gruppeopsætning, som bruges forskelligt alt efter hvilken model, som der arbejdes med. For det første er der Lead Sheets, som kan vise de enkelte regnskabsposter i de automatiske dokumenter, som du finder i indholdsfortegnelsen.
32 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Hvis du ønsker at tilføje eller slette nogle af de oprettede lead sheets, så er det her. Hvis du ændrer i opsætningen her, så skal du huske at ændre i finanskonto tilknytningen til lead sheet numrene. Den næste gruppe er "Funktionsopdelt" og denne bruges alene i den funktionsopdelte model. Med dette filter kan de automatiske dokumenter opdeles efter de tre funktioner i gruppen. Næste gruppe er "Segmentering". Segmenteringsgrupperingerne er oprettet til brug for de selskaber, som udarbejder regnskaber i segmenter. Det er således hensigten, at disse grupperinger skal fungere i CaseView dokumenter.
CaseWare Arbejdspapirer 33 Under "Group 8" er der alene en gruppering, den er ikke desto mindre meget væsentlig. Denne gruppering skal bruges i forbindelse med udvælgelsen af de mapper, som indeholder repræsentationsomkostningerne. Rent praktisk, så går du ind i mappekontoplanen og vælger de mapper, som skal med i beregningen af de ikke fradragsberettigede omkostninger. Når dette er gjort, beregner programmet selv, hvad den ikke fradragsberettigede del af repræsentationsomkostningerne er. Når du står i råbalancen og kan se dine finanskonti m.v, vil det sige at du står her. Her har du muligheden for at vælge "Grupperinger". Hvis du gør dette, så får du muligheden for at hægte de enkelte finanskonti op på en gruppe.
34 Brugermanual FSR - Danske Revisorer I ovenstående eksempel er der tilknyttet et "Lead Sheet" nummer til den enkelte finanskonto. Et andet godt eksempel på tilknytning til gruppenumre er tilknytningen til de ikke fradragsberettigede repræsentationsomkostninger. Denne sker ved tilknytning af mappenumret til gruppen for ikke fradragsberettiget repræsentation. 3.3.3.4 4. Fremmed valuta Under fanebladet "Fremmed mønt" (Råbalance -> Fremmed Mønt) styrer du hvorvidt dit regnskab skal aflægges i danske kroner eller i en anden valuta. Udgangspunktet er, at regnskabet aflægges i den valuta, som finanskontiene er læst ind med. Om det er danske kroner, euro eller dollars, det styrer brugeren selv. I kolonnen satstype vælger du imellem "Historisk" eller "Aktuel". Med denne henvisning fortæller du programmet i hvilken af kolonnerne "Primosats" og "Aktuel sats", at den skal omregne beløbet fra. Dette skal gøres for hver enkelt bogføringskonto. Vær opmærksom på at den aktuelle sats kan variere alt efter finanskontoens tilknytning. Er der tale om en resultatkonto, så har den én sats, mens balancekontiene har en anden sats. 3.3.4 Efterposteringer Under funktionaliteten "Efterposteringer", kan du ikke alene lave efterposteringer, det er også her du laver reklassifikationer mv. Når du åbner for funktionaliteten bliver du mødt med følgende billede.
CaseWare Arbejdspapirer 35 Du starter med at oprette en ny postering. Dette gøres ved tryk på "Ny Postering". Får du ved en fejl oprettet en postering, som du ikke skal bruge, så vælges der "Slet Postering". Ønsker du en anden nummereringsrækkefølge end den, som programmet automatisk vælger, så har du mulighed for at renummerere posteringen. Dette gøres ved tryk på "Renummerer". Dvs. følgende 3 funktioner: De efterfølgende knapper til højre bruges til at bladre imellem efterposteringerne. De yderste knapper bruges til at skifte til første eller sidste efterpostering. De midterste knapper bruges således til at bladre til næste eller forrige efterpostering. Når der er oprettet en efterpostering, vil det fremgå af efterposteringen, hvilken bruger der har oprettet den pågældende efterpostering.
36 Brugermanual FSR - Danske Revisorer I ovenstående tilfælde er det "Nikolaj Levi Hansen", der har oprettet efterposteringen. Når efterposteringen er oprettet, så har du en række muligheder for at redigere i den. For det første skal du sikre dig, at datoen for posteringen er rigtig. Du skal altså sætte den rigtige dato (som oftest datoen for regnskabsårets afslutning). Dernæst har du mulighed for at lave en reference til et andet dokument i kundefilen, hvor grundlaget for efterposteringen er vist. Dette gøres under "Reference". Under "Type" vælger du formen af efterposteringen. Ved valg af "Normal korrektion", laver man en normal efterpostering. Under "Type" kan du endvidere vælge følgende posteringstyper. Udover "Normal korrektion", så vil "Reklassifikation" være den, som brugerne oftest vil anvende. Under "Konti" skal du vælge hvor du vil lave din efterpostering.
CaseWare Arbejdspapirer 37 Vælger man finans, så bogføres efterposteringerne på de normale bogføringskonti. Vælger man derimod en af de andre valgmuligheder, så posteres der på enten gruppe eller mappenumre. "Reklassifikationer" kan med fordel laves på mappenumre. Efter foretaget valg af konti, som ligger til grund for efterposteringen, så skal der vælges hvortil efterposteringen skal laves. Dette valg foretages under "Saldo". Saldo-knappen giver dig tre valgmuligheder, "I/A", "Budget" samt "Prognose". "I/A" står alene for, at der skal laves efterpostering i regnskabsårene, mens valg af "Budget" eller "Prognose" sender efterposteringen ned, som en efterpostering til det foreliggende budget eller prognose. Dernæst laver du en besk rivelse af efterposteringen, i lighed med den du ville lave til et almindeligt bilag, ved at skrive i det tomme felt.
38 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Sidder du og er ved at lave en postering, som vil gå igen i efterfølgende regnskabsår, så kan du med fordel anvende funktionaliteten "Gentagelse". Denne giver dig mulighed for at bruge et eller flere elementer i efterposteringen til næste år. Når du har valgt gentalgelse, bliver knappen "Avanceret" aktiveret. Ved tryk på knappen får du følgende billede frem: Her foretages opsætningen af gentagelsen. Det vigtigste er egentlig at fortælle den, hvorvidt man ønsker at medtage beløbene eller ej. Ude i efterposteringsvinduet, er der kommet en ny feature "Kalkuleret". Med kalkulerede efterposteringer kan du få programmet til at beregne dine efterposteringer automatisk. Denne funktionalitet kunne findes anvendlig ved konsolidering af regnskaber, når der skal elimineres mellemregningskonti mv. Du aktiverer blot denne funktion ved at trykke på den tomme firkantede boks: Vi er nu nået til at indtaste vores efterpostering. Processen er simpel, vælg blot det kontonummer, mappenummer, gruppenummer som er relevant for denne efterpostering. Husk at dette hænger sammen med det valg du har foretaget på Konti knappen.
CaseWare Arbejdspapirer Hvis du ønsker at ændre på udseendet af indtastningskollonnerne i efterposteringerne, så er det knapperne nederst til højre du skal arbejde med. Det er disse knapper. Har du ændret i tallene i efterposteringen, så kan du få den til at rekalkulere beløbene i efterposteringen. Med tryk på "Historik" åbnes der op for historikken i efterposteringen. Ved tryk på "tilret" får du i lighed med tryk på "Historik", et nyt billede frem. Dette billede ser således ud. 39
40 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Hvis du ikke er tilfreds med standard opsætningen, så vælger du til/fra i denne boks, så det passer til dine forhold. Luk knappen siger lidt sig selv, denne fører dig ud af "Efterposteringer" og tilbage til indholdsfortegnelsen. Trykker du på Hjælp, så åbnes CaseWares eget hjælpeværktøj, hvor du står i efterposteringer. Denne hjælp er på engelsk. 3.3.5 Andre posteringer Under "Andre posteringer" foretages der en række forskellige ting. Et overblik over andre posteringer kan ses her.
CaseWare Arbejdspapirer 41 Dine importerede data i form af finansposteringer eller råbalance kan ses her under "Period Balances". Under "General Journal" har du mulighed for selv at bogføre dine posteringer til finanskontiene. Samme procedure kan foretages under de andre faneblade. 3.4 Mappekontoplan Mappekontoplanen findes ved at trykke på "Engagement" i menuenbjælken øverst og vælg derefter "Mappekonti". Mappekontoplanen er maskinrummet for FSR - Danske Revisorer's regnskabsmodeller. Det er her alle regnskabsposterne er samlet. For hver regnskabspost er der en række undermapper, der skal bruges til at specificere den enkelte regnskabspost. Ovenstående er et udsnit af mappekontoplanen, og vi er her inde i regnskabsposten "Nettoomsætning". Her er der nogle overliggende mappenumre med en titel og de underliggende mapper, som bruges til specifikationerne. Du kan godt ændre i teksterne til mappenumrene. Dette gør du ved at ændre teksten under kolonnen tekst. Hvis det enkelte mappenummer har en udvidet beskrivelse, så er det denne beskrivelse, som bliver vist i regnskabet. Når en mappe har en udvidet beskrivelse, så er der er en knap med et plus i. Denne knap er yderst til højre for kolonnen tekst. Hvis du trykker på knappen til et kontonummer, så bliver du mødt med en tekstboks som denne.
42 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Først vil der stå en udvidet dansk beskrivelse efterfulgt af en lodret streg, hvorefter den engelske tekst vil stå der. I nogle tilfælde kan det være, at der alene er en engelsk tekst. I disse tilfælde vil feltet blot bestå af den lodrette streg eftersfulgt af den engelske tekst. (Den lodrette streg sættes ved at trykke på Alt Gr + knappen til højre for plus.) Modellen er født med en standardopsætning, hvilket bl.a. betyder, at Lead Sheets er hægtet op på mappekontoplanen. Der er endvidere andre grupperinger, som er hægtet op på mappekontoplanen. Dette gøres i kolonnerne, der starter med L/S og i de efterfølgende kolonner til højre. Det kan ikke anbefales at ændre i mappestrukturen uden forudgående samtale med FSR - Danske Revisorer. Der kan tilføjes mappenumre inden for samme regnskabspost uden at det betyder noget. 3.5 Årsafslutning 3.5.1 Afrunding Enden er nær, og vores regnskab er næsten færdigt. Der mangler kun en ting, nemlig at aktiver og passiver stemmer. I forbindelse med at programmet selv afrunder, kan det ske, at den ikke får afrundet helt rigtigt. Når aktiver og passiver ikke stemmer, giver programmet dig besked herom. Øverst oppe i højre hjørne er der en gul trekant. Den fremkommer, når aktiver og passiver ikke stemmer. Man kan prøve at afhjælpe problemet ved at lukke regnskabet ned og åbne det igen. En anden mulighed er at gå op i fuktioner øverst i menubjælken og trykke
CaseWare Arbejdspapirer 43 "Rekalkuler efterposteringer". Den tredje mulighed kræver, at man lukker CaseView ned, så vi kun har vores oversigt i CaseWare.
44 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Nu trykker du så på "Funktioner" øverst i menubjælken og vælger herefter "Reparer arkiv". Så kommer følgende billede frem: Her sætter du flueben i "Reposter alle posteringer" og "Rekalkuler saldi", og trykker "ok". Så kører programmet lige en gang. Du kan nu gå ind i CaseView igen, og trekanten skulle gerne være forsvundet. En anden god ting at lave i forbindelse med afrunding, er at der oprettes særskilte konti for afrundning. For at de kommer til at virke, så kræver det lige at vi opretter dem. Dette gøres nemmest ved, at vi vender tilbage til vores CaseWare oversigt. Herefter trykkes der på "råbalance": Næste step er så, at oprette en ny konto. Det sker ved, at trykke på knappen "Ny". Når dette er gjort, kommer følgende billede frem:
CaseWare Arbejdspapirer 45 Her udfyldes kontonummer, navn og mappenummer, og herefter trykkes der på "ok". Man kunne med fordel anvende, kontonumre som AFRES og AFBAL. Navnene kunne være "Afrundning Resultatopgørelse" og "Afrunding Balance". Programmet styrer uden problemer, at kontonummeret er et navn. Det vigtigste i denne proces er at få hægtet kontiene rigtig op. De skal hægtes op på samme måde, som øvrige konti. Dette er tidligere beskrevet i afsnittet "Ophægtning til mapper". Det er en fordel at hægte dem op på mapper, hvor der i forvejen er konti. Når kontiene er hægtet op, så mangler der kun en ting. Det vi skal er at fortælle programmet, at vi har valgt netop de 2 konti, som værende afrundingskonti. Dette gøres ved at vi stiller os tilbage i råbalancen. Nu trykker vi på "opsætning", så vi får følgende billede frem: Nu går vi så ind og vælger vores to konti, som værende dem, der skal afrundes efter. Dette gøres i Afrundingsdifference vedr. henholdsvis status og resultatopgørelse. Endvidere kan man vælge at følge ovenstående afrundingsmodel eller lave sin egen. Ønsker man f.eks. at sammenligningstallene er i t.kr. så vælger man dette, ved at trykke på den grå knap, hvor der i ovenstående eksempel står enere. Når man har udfyldt skemaet, trykker man "ok", og billedet lukker ned.
46 3.5.2 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Årsafslutning Når regnskabet er færdigt, godkendt og indsendt til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, kan vi pakke årets regnskabsfil ned. Vi skal så overføre den til det næste regnskabsår. For at kunne lave overførslen, så er det vigtigt, at der kun er CaseWare åbent. Vi skal således kun have dette oversigtsbillede åbent: Tryk derfor nu på "Engagement" i den øverste menubjælke, så vi får følgende valgmuligheder:
CaseWare Arbejdspapirer 47 Vælg her "Årsafslutning", så vi får følgende billede frem: Vi er nu tilbage, hvor det hele startede med oprettelsen af et nyt regnskab. Vi er nu ved sidste etape i årsafslutningen, og vi er nu klar til at rulle vores regnskabsfil frem. Vi gemmer derfor vores fil i den mappe, hvor vi synes den skal gemmes. Herefter tildeler vi et kundenavn til vores nye fil.
48 Brugermanual FSR - Danske Revisorer I "Rul-fremad opsætningen" skal man tænke sig lidt om. Som standard, er der sat flueben i "Opdater forrige års saldi", samt "Opdater næste års åbningsbalance med". Som udgangspunkt er det altid godt, at vi opdater forrige års tal, det vil kun være i særtilfælde, hvor indeværende års tal ikke skal overføres til næste år. Den anden derimod skal man lige tænke lidt over. Indlæser man posteringer med åbningsbalancetal, så skal man fjerne fluebenet her, ellers bliver balancen ikke rigtig i det efterfølgende år. Ved at sætte flueben i "Opdater CaseView Rul-fremad celler" overføres sidste års tal i ultimo-konti automatisk til næste års primo-konti. Endvidere kan man sætte flueben i "Komprimer forrige års arkiv", og sæt da også flueben i "Medtag BAK Filer". Dette bevirker, at alle underliggende filer i vores kundemappe samles til en fælles fil, som så kan åbnes igen på almindelig vis. Overfører man tal til næste års primobalance, så husk at definere hvilken konto årets resultat skal overføres på. Når man er færdig med at krydse flueben af trykkes der på "ok", og programmet overfører data til det nye regnskabsår. 4 CaseView Efter du har importeret og opmappet skal du i gang med at lave årsrapporten mv. Der vil i dette afsnit blive forklaret om standardfunktionerne i FSR - Danske Revisorer's standard model, vi vil i dette afsnit kigge nærmere på "Opsætning", "Færdig Årsrapport mv. til udprintning" og "Opgørelse af skattepligtig indkomst". 4.1 Opsætning - stamdata Det første dokument du skal benytte er "9000.10 - Opsætning", som ligger under dokumenter. Dobbeltklik på dokumentet for at komme i gang med opsætning af årsrapporten. CaseView vil nu blive åbnet, og du står nu med følgende billede.
CaseView 49 Hvis der kommer en fejlmelding, når du åbner dokumentet, er det næsten altid, fordi "Masterbibliotek" ikke er sat til den rette sti. 4.1.1 Masterbibliotek Du bør altid kontrollere "Masterbibliotek" stien, ligemeget om der kommer en fejl eller ej. Du kan se, hvilken sti masterbibliotekket peger på, ved at køre musen henover knappen "Masterbibliotek" (se nedenstående billede). Hvis stien er forkert, retter du den ved at klikke på knappen "Masterbibliotek", og finder den rigtige sti. Stien skal altid pege på mappen "Library", hvis "Library" mappen ligger på en fælles server, skal stien pege på denne. Hvis du retter i stien, skal du gemme dokumentet før du går videre ellers registreres den ændrede sti ikke.
50 4.1.2 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Opsætning Før du bygger er det en god idé at opdatere. "Opdater" gennemgår biblioteket og markerer regnskabselementerne med en gul trekant, hvis byggeklodsen er opdateret. "Scan for opdateringer" funktionaliteten giver dig mulighed for at genindsættte alle de byggeklodser, der er opdateret. Funktionen "Reparer" kunne i praksis også kaldes oprydningsfunktionen, hvis du har store problemer i årsrapporten eller skattebilaget pga. du sidder i et ældre regnskab, kan det være meget fornuftigt at bruge denne funktion. Da den erstatter grunddokumentet med et nyt og sætter alle de valgte byggeklodser ind på ny. Bemærk: som noget nyt vil brugerdefineret IKKE blive slettet. "Opdater sideopsætning og vandmærke" løber alle siderne igennem og opdaterer sideopsætning og vandmærke, så det er identisk hele vejen igennem dokumentet.
CaseView 4.1.3 51 Gå til Her har du mulighed for at hoppe mellem de forskellige hængemapper, hvilket gerne skulle hjælpe dig med at navigere rundt i opsætningsdokumentet og samtidig på en hurtigere måde. 4.1.4 Firmaoplysninger Under firmaoplysninger skal du angive hvilken afdeling revisorfirma 1 tilhører. Revisorfirma 1 vil herefter automatisk blive udfyldt. Hvis der er to revisorfirmaer tilknyttet opgaven, skal du manuelt indtaste oplysningerne om revisorfirma 2. Der skal som minimum være følgende oplysninger om revisorfirmaerne: navn, undertitel, adresse, postnr. og by, revisorsted samt revisors CVR nummer. Under antal underskrivende revisorer skal du skrive navnet på den/de underskrivende
52 Brugermanual FSR - Danske Revisorer revisor(er) samt denne/deres titel. Hvis der er intern revision, skal du skrive navnet på den/de interne revisorer under intern revision. Indsenderen af XBRL instance dokument samt pdf fil indestår overfor styrelsen, at det pågældende regnskab er godkendt på generalforsamlingen, samt at der er sammenhæng mellem instance dokument og PDF. Når du indtaster CVR nummeret for indsenderen skal dette skrives uden mellemrum.
CaseView 4.1.5 Kundedata mv. Kundedata retter du ved at trykke på knappen "Ret kundedata", du kan endvidere redigere 53
54 Brugermanual FSR - Danske Revisorer i øvrige kundedata, såsom stiftelsesdato, 1. regnskabsår, ledelsens underskriftssted og dato samt selskabstype. Du skal være opmærksom på at vejnavn og husnr. samt postnr. og by skal splittes op. Det gøres ved at benytte indtastningscellerne nedenunder. Ved direktionen vælger du først antallet vha. drop-down menuen, derefter udfylder du oplysningerne omkring direktionsmedlemmet/direktionsmedlemmerne. (Tip: Det er kun nødvendigt at udfylde navn og titel for direktionen, samt navn og bestyrelsespost for eventuelle bestyrelsesmedlemmer). Hvis du ønsker at anvende en anden betegnelse i stedet for direktionen indtastes dette ud for Dansk og ud for Engelsk skrives den tilhørende engelske betegnelse, hvis det er et dansk/engelsk regnskab. Hvis der klikkes i feltet ud for ikke-registreret fremkommer titel mulighederne: komplementar og interessent. Er komplementaren/interessenten en virksomhed skal CVR-nr. angives.
CaseView 55 Ved titel for direktionen kan du vælge "I stedet for direktion anvendes", nedenunder fremkommer en indtastningscelle, hvor du kan indtaste den ønskede titel. Det gøres ved at indtaste den ønskede betegnelse ud for Dansk og ud for Engelsk skrives den tilhørende engelske betegnelse, hvis det er dansk/engelsk regnskab (se nedenstående billede). Ved bestyrelsen vælger du først antallet vha. drop-down menuen, derefter udfylder du oplysningerne omkring bestyrelsesmedlemmet/bestyrelsesmedlemmerne. Her har du mulighed for at anvende en anden betegnelse for bestyrelsen, det gøres ved at indtaste den ønskede betegnelse ud for Dansk og ud for Engelsk skrives den tilhørende engelske betegnelse, hvis det er et dansk/engelsk regnskab. Ved bankforbindelser og advokatforbindelser vælger du først antallet vha. drop-down menuen, derefter udfylder du oplysningerne omkring banken og advokaten.
56 4.1.6 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Årstal Under årstalangivelser over kolonner kan du selv bestemme, hvordan årstallene skal vises i resultatopgørelsen og balancen. 4.1.7 Opsætning af årsrapport Format: Her kan du vælge hvilken slags regnskab, som skal bygges: Eksternt/internt regnskab med separate skattemæssige opgørelser Her fremkommer der en ekstra knap øverst, hvor det kan vælges om der skal bygges til internt regnskab 9000.21 eller eksternt regnskab 9000.20. Regnskab og specifikationshæfte Regnskab, og specifikationshæfte og skattemæssige opgørelser Sprog: Her kan du angive om regnskabet skal være på dansk/engelsk. Du kan særskilt vælge om specifikationshæftet og skattehæftet skal oversættes. Hoved- og nøgletal: Her vælges om tallene skal indsættes i årsrapporten eller specifikationshæftet Egenkapital: Her vælges om egenkapitalen skal indsættes som note eller efter passiverne. Regnskabsklasse: Her vælges hvilken regnskabsklasse virksomheden tilhører. Branche: Tilhører virksomheden branchen ejendomsinvesteringsselskaber skal det angives her, da dette vil give et tekstafsnit vedr. dagsværdi af investeringsejendomme. Selskabets hovedaktivitet: indtastes i det grå felt.
CaseView 57 Skattemæssige opgøreles udskrives sammen med specifikationshæfte: Flueben: Skattemæssige opgørelse og specifikationshæfte vises kombineret Intet flueben: Skattemæssige opgørelse og specifikationshæfte vises hver for sig Vandmærke: Hvis du ikke ønsker vandmærket "Udkast", indtaster du blot det ønskede vandmærke. Logo på forside, sidehoveder og sidefødder: vælges ved klik på drop-down menuen. Regnskabstype: Nix pille, da typen allerede skulle stå rigtigt, pga. det oprettede dokument. Virksomhedstype: Vælges ved klik på drop-down menu. XBRL: De sidste fire punkter vedrører XBRL. Du skal vælge hvor instance filen skal gemmes samt møntenheden, resten vil være sat i standardregnskabet. 4.1.8 Regnskabselementer Under regnskabselementer skal du vælge alle de elementer du ønsker at tilføje/fjerne. Du fjerner/indsætter de ønskede byggeklodser ved at sætte fluetegn i rækken for byggeklodsen i kolonnerne indsæt/fjern. Hvis der er fluetegn i kolonnen "Nuværende", er byggeklodsen allerede indsat i årsrapporten/ skattehæftet.
58 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Hvis det ikke er de nyeste byggeklodser der er indsat, vil du kunne se dette ved, at der er en gul trekant, som vist ovenfor. Hvis du benytter en byggeklods, hvor der er en advarselstrekant efter, bør du genindsætte byggeklodsen. Efter du har valgt de ønskede byggeklodser, går du op og trykker på "Byg regnskab" og vælger "Indsæt/fjern valgte byggeklodser og åben årsrapport" eller "skattemæssig opgørelse". 4.2 Opsætningsdokument Vi skal nu have opsat regnskabsbyggeren, for at gøre dette skal vi ind i "9000.10 - Opsætning", som ligger under dokumenter. 4.2.1 Byg regnskab Når du har valgt, hvilke elementer du kunne tænke dig i årsrapporten og skattehæftet, er det her du starter funktionen, der generer årsrapporten. Teksterne er meget forklarende i sig selv, så der vil ikke være en dybdegående forklaring.
CaseView 4.2.2 59 Layout af årsrapporten Det er lavet sådan at det kun er superbrugeren af CaseWare som har adgang til layoutopsætningerne, det kræver altså kendskab til koden for at kunne udføre de herunder beskrevne handlinger. Det er her firmastandarden bliver sat. Du får adgang til Layout af årsrapporten ved at klikke på knappen Opsætning. Justeringer Det er her du selv sætter koden til "Layout af årsrapport". Det er ligeledes her du bestemmer, hvordan årstal og beløbsangivelserne over resultatopgørelsen, balancen, noterne og specifikationerne skal være. Opsætningen for overskrifterne over anlægsnoten bestemme særskilt her. Her bestemmer du endvidere første sidetal i den eksterne/interne årsrapport, i specifikationshæftet samt i skattehæftet. Udfyldes disse felter ikke, vil der meldes fejl når regnskabet bygges.
60 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Tekster Her har du mulighed for at ændre teksterne til i alt linjerne i regnskabet. Det gøres ved at indtaste den ønskede tekst i indtastningsfeltet til højre for den tekst, der skal have et andet navn. Den øverste celle er til den danske tekst og den nederste celle er til den engelske tekst, hvis der udarbejdes dansk/ engelsk regnskaber. Opsætning af overskrifter Først har du mulighed for at ændre visningen af overskrifter til resultatopgørelsen, aktiver, passiver samt pengestrømsopgørelsen, det gøres ved hjælp af drop-down menuerne.
CaseView 61 Nederst har du mulighed for at bestemme, hvilke beløbsangivelser der skal anvendes for aktuelt, forrige år 1, forrige år 2 samt skattemæssige opgørelser. Derudover kan du bestemme hvordan primo og ultimo værdierne skal skrives. Det gøres ved at klikke på drop-down menuen i anden kolonne, hvordan det bliver vist i regnskabet kan ses i kolonne 3 og 4.
62 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Sideopsætning Her har du mulighed for at sætte margin og kolonne bredder.
CaseView Logo, header mv. Bemærk at denne kun må anvendes efter aftale med FSR - Danske Revisorer! Her kan du foretage valg vedr. header samt logo i påtegningen. Her kan du endvidere angive om der skal være sidetal i indholdsfortegnelsen. Hvis ikke der angives noget i denne menu, fejlmeldes der når regnskabet forsøges bygget. 63
64 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Firmaoplysninger Under firmaoplysninger skal du indtaste oplysningerne for hver enkelt afdeling i dit revisionsfirma. 0 4.3 Når du er færdig med layout trykker du på knappen "Luk", for at vende tilbage til opsætningsarket. Færdig Årsrapport mv. til udprintning (Tip: For at komme til dette step, skal du under opsætning vælge "byg regnskab" --> "indsæt/fjern markerede byggeklodser og åben dokument") 4.3.1 Menu
CaseView 4.3.1.1 65 1. Gå til I "Gå til" kan du navigere hurtigt rundt mellem de forskellige punkter og afsnit. 4.3.1.2 2. Opsætning I menuen opsætning kan du skifte mellem en masse forskellige funktioner til både redigering og visning, alle de forskellige funktioner vil blive forklaret i de underliggende afsnit. 4.3.1.2.1 Rediger Hvis du slår "Redigering" til skifter CaseView udseende. Du vil nu have mulighed for at redigere i de afsnit, du har skiftet til brugerdefineret. Brugerdefineret vil være forklaret i afsnittet "Redigering/brugerdefineret/Master".
66 Brugermanual FSR - Danske Revisorer 4.3.1.2.2 Resultatdisponering Her kan du fordele årets resultat mellem de nedenstående poster. Efter du har fordelt resultatet har du mulighed for at bogføre det som efterpostering vha. knappen "Bogfør". Du lukker resultatdisponeringen ved at trykke på knappen "Luk". 4.3.1.2.3 Opsætning af påtegning Her kan du opsætte revisors påtegning. Du vælger hvilke forbehold eller supplerende oplysninger mv., der nu måtte være. Efter du har valgt hvilke forbehold mv., der måtte være, kan du vha. knapperne "Eksempler" indsætte nogle tekster. Du indsætter/fjerner de enkelte eksempler, ved at sætte fluetegn i kolonnen ud for de enkelte afsnit.
CaseView Når du trykker "OK" vil de tilvalgte/fravalgte bliver indsat/fjernet. Du lukker opsætning af påtegning ved at trykke på knappen "Luk". 4.3.1.2.4 Dateringer Her sætter du dato på ledelsespåtegningen, revisors påtegninger og generalforsamling. Du lukker dateringen ved at trykke på knappen "Luk". 67
68 Brugermanual FSR - Danske Revisorer 4.3.1.2.5 Regnskabsvisning Her kan du skifte mellem visning af regnskabet, punktet giver lidt sig selv - det du vælger er det der bliver vist. 4.3.1.2.6 Opsætning af dokument "Vis oplysninger om generalforsamling" Alt efter om knappen er slået til eller fra vises generalforsamlingen på forsiden. "Indlæs typografi" Her kan du vælge hvilket typografiskema, der skal indlæses. Du vælger typografiskemaet ved at trykke på knappen "Typografi - alm. regnskab dansk", efter du har fundet dit typografiskema, indlæser du typografien ved at trykke på knappen "og indlæs". Du lukker menuen ved at trykke på "OK". "Opdater kolonnebredder" Når du trykker på denne knap vil der blive afviklet et script. Scriptet løber dokumentet igennem, og sørger for at kolonnebredden bliver identisk dokumentet igennem. "Vis mappenumre" Her har du mulighed for at slå visning af mappenumre til, det der bliver vist efter talkolonner er mappenumre, som vist nedenfor. "Aktiver og passiver på samme side" Hvis du f.eks. laver et lille holding selskab, kan der være et ønske om, at aktiver og passiver er på samme side, denne funktion fjerne/tilføjer sideskiftet før passiver.
CaseView 69 "Sæt marginer" Når du trykker på denne knap vil der blive afviklet et script. Scriptet løber dokumentet igennem og sørger for, at marginerne bliver identisk dokumentet igennem. 4.3.1.2.7 Afrunding Her har du mulighed for at tilføje/fjerne afrunding. Under "Opsætning af afrunding" kan du vælge om der skal afrundes til enere, tusinder eller millioner. Hvis afrunding ikke virker, så mangler du formentlig opsætning i CaseWare, se under afsnittet "Afrunding CaseWare" under menuen konto under råbalance. Du lukker afrunding ved at trykke på knappen "Luk". 4.3.1.2.8 Vis Her får du mulighed for at kunne vise bruttoresultat samt et yderligere sammenligningsår. Du slår dem til og fra ved at trykke på de enkelte områder. 4.3.1.2.9 Indsæt frispecifikation Hvis du vil tilføje en ekstra specifikation i specifikationshæftet, kan du gøre det vha. denne knap.
70 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Når du har trykket på knappen får du følgende frispec sat ind, som den første specifikation i specifikationshæftet. Alle de gråtonede felter er redigeringsfelter, dvs. du kan skrive din ønskede tekst. Hvis du klikker på drop-down menuen til højre for linien, får du mulighed for at lænke linien til den ønskede mappekonto, tallene for den valgte mappekonto vil nu blive vist. Hvis du ikke ønsker at lænke linien til en konto, har du mulighed for at ændre tallene til indtastning ved at højreklikke på teksten og vælge "Indtastning i beløbskolonner". I denne menu er der flere forskellige muligheder, de meste anvendte er "Indsæt linie" og "Indsæt/ fjern sideskift".
CaseView Hvis du ønsker at slette menuen, kan det gøre vha. knappen "Setup", denne knap giver dig mulighed for at slette specifikationen, tilføje tekst før/efter eller tilføje flere subtotaler. (Hvis du vælger slet, vil du ikke få nogen advarsel, specifikationen bliver slettet med det samme). 4.3.1.2.10 Udkast Hvis du trykker på "Udkast" tilføjer du et vandmærk på alle sider, hvor der står udkast, samt over påtegningerne bliver der tilføjet en tekst som nedenstående. 4.3.1.2.11 Poster mappeefterposteringer til pengestrøm Her får du mulighed for at tilføje mappeefterposteringer til pengestrøm. 71
72 Brugermanual FSR - Danske Revisorer 4.3.1.2.12 Opret nyt mappenummer Her har du mulighed for at oprette nye mappenumre, hvis du skulle have behov herfor. Du indtaster det ønskede mappemummer, derefter vælger du hvilket nummer, det skal laves på baggrund af. Når du har valgt, hvordan mappenumret skal være, trykker du på knappen "Opret", og kontoen vil nu være oprettet. Hvis du ikke ønsker at oprette flere mappenumre, kan du lukke menuen ved at trykke på knappen "Luk". Vær dog opmærksom på, at hvis du opretter et nyt mappenummer, kan det ske regnskabet ikke stemmer, da kontoen skal indarbejdes i regnskabet. Hvis du ønsker yderligere information om kontooprettelse, kan det findes under afsnittet "Konto" under menuen råbalance. 4.3.1.3 3. Udskrifter Her har du mulighed for at opsætte og benytte udskriftsjobs. Hvis du vælger "Opsætning af udskriftsjob" får du nedenstående billede. For at opsætte et udskriftsjob, skal du først trykke på knappen "Opdater printerliste", så alle dine printere kommer med på listen. Derefter udfylder du hver enkelt linie med, hvilken printer, antal, dokument og dirigent efter hvilket behov, du måtte have.
CaseView Efter du har opsat dine udskriftsjob lukker du menuen ved at trykke på knappen "Luk". Nu kan du udskrive dine opsatte udskriftsjob ved at vælge udskriftsjob 1-5. 4.3.1.4 4. Sorter Her har du mulighed for at ændre i sorteringen af de enkelte noter mv. Ligemeget hvilken en af de ovenstående punkter du vælger, vil der komme en menu op, der ligner nedenstående. Hvis du klikker på en af nedenstående punkter, kan du flytte de enkelte noter op og ned. Samt gendanne orden vha. knapperne i højre side. 73
74 4.3.1.5 Brugermanual FSR - Danske Revisorer 5. XBRL I XBRL menuen har du mulighed for at se dine indsendelsesoplysninger, samt danne instance dokumentet, som skal sendes til Erhvervsstyrelsen. Når du trykker på "Dan instance", slettes de gamle tags og der indsættes nye tags efter seneste taxanomi. Derefter vil de to dokumenter, du skal bruge til indsendelse, være udskrevet til den destination, du har valgt i opsætningsdokumentet. 4.3.2 Redigering Under dette punkt kan du se de mest normale redigeringsmetoder. 4.3.2.1 1. Redigering/Brugerdefineret/Master Du har under en stor del af byggeklodserne mulighed for at vælge mellem "Master", "Begge" og "Brugerdefineret". Byggeklodserne vil som standard stå med valget "Master", hvis du ønsker at lave en brugerdefineret, skifter du vha. drop-down menuen til "Brugerdefineret", for at få lov til at skrive i den brugerdefinerede
CaseView 75 skal du slå redigering til, det gør du vha. "Opsætning" -> "Rediger". Hvis du ønsker at redigere i standard teksten, kan du kopiere standard teksten fra master til den brugerdefineret, hvis du skifter over til begge og trykker på knappen "Kopier master til Brugerdefineret". 4.3.2.2 2. Linier Hvis du ønsker en anden tekst i linierne i resultatopgørelsen, balance eller noter, har du mulighed for at redigere i disse ved at højre klikke på linie teksten og vælge "Rediger tekst". Der vil efterfølgende komme en menu op i bunden af CaseView, under kolonnen title kan du ændre teksten. Først dansk, derefter deles der op vha. tegnet " ", og så kan du skrive den engelske tekst. Der er i dette tilfælde også en tysk beskrivelse, det er dog ikke indarbejdet i nogen modeller. Du højre klikker i menuen og vælger "Luk" for at lukke menuen.
76 4.3.3 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Forside På forsiden er der et begrænset antal muligheder. Hvis du sætter fluetegn ud for "Årsrapport for XXXX" ændres det til "Årsrapport for perioden X. januar til X. december XXXX" Fluetegn ud for regnskabsåret bestemmer om regnskabsåret skal vises eller ej. Dirigentnavnet kan du tilføje ved at skrive i det gråtonede felt under stregen. Datoen for generalforsamling ændres under afsnittet "Dateringer" under menuen opsætning. 4.3.4 Indholdsfortegnelse Du har mulighed for at sortere i indholdsfortegnelsen, hvis du ønsker en anden orden. Du åbner muligheden for at sortere ved at klikke på knappen "AZ" Efter du har trykket på knappen får du følgende billede frem, du kan nu redigere ordenen ved at klikke på elementet, du vil flytte, og derefter bruge funktionerne i højre side. Hvis du sætter fluetegn ud for "Resultatopgørelse" eller "Balance" fjerner/tilføjer du dato/årstal.
CaseView 4.3.5 77 Resultatopgørelse og Balance De funktioner der som oftes anvendes i resultatopgørelsen og balancen er funktionerne "Resultatdisponering", "Bruttoresultat" og "Rediger tekst". Funktionerne: "Resultatdisponering" og "Bruttoresultat" er forklaret under punktet menu. "Rediger tekst" er forklaret under redigering. Du kan ved at højreklikke på de røde notereference celler redigere i hvilke noter, der skal refereres til. 4.3.6 Noter Her vil der blive taget udgangspunkt i brugen af to typer af noter, en standardnote og en anlægsnote. Da de to typer af noter dækker de mest almindelige funktioner i notesystemet. Standardnoten. Hvis du højreklikker på overskriften får du nedenstående menu frem, funktionerne i menuen giver lidt sig selv, da det står kort beskrevet, hvad der sker, hvis du klikker på dem. Derudover er det muligt at tilføje tekst før/efter noten, vha. setup knappen til højre. Genrelt ligger funktionerne i en setup knap eller på overskriften.
78 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Anlægsanoten Næsten alle funktionerne ligger i setupknappen, de ekstra funktioner der er frem for en standard note er "Opdater kolonner" og "Vis i alt kolonne". Derudover er det muligt at vise linier uden tal, ved at slå fluetegn til/fra i den grønne kolonne. Hvis du ikke kan se den grønne kolonne skal du gå op i "Opsætning" -> "Opsætning af dokument" og klikke på "Vis mappenumre" I specifikationshæftet er det muligt at indsætte frispecifikationer se afsnittet "Indsæt frispecifikation" under menuen opsætning. 4.4 Opgørelse af skattepligtig indkomst Der er to forskellige skattehæfter, der hvor den er i sit eget hæfte eller en del af specifikationshæftet. Manualen tager udgangspunkt i, at skattehæftet er en del af specifikationshæftet. Forskellen er, om man i opsætningen har valgt, om det er et samlet hæftet eller ej. Hvis man kører i en samlet hæfte skal følgende punkter i opsætningsarket ikke være indsat under mappen "Bilag til selvangivelse m.v.". Forside Indholdsfortegnelse Revisorerklæring
CaseView 79 Der vil i "Opgørelse af skattepligtig indkomst" blive kigget nærmere på følgende byggeklodser. Indkomstopgørelse Fremført underskud Obligationer Driftsmidler Bygninger og installationer Udskudt skat Opgørelse selskabsskat Lønafstemning 4.4.1 Indkomst opgørelse Du har mulighed for vha. af dropdown-menuen at skifte mellem 3 forskellige overskrifter: Opgørelse af skattepligtig indkomst for 2010 Opgørelse af skattapligtig indkomst for indkomståret 2010 Opgørelse af skattepligtig indkomst Hvis du skifter overskriften, vil den automatisk blive ændret de andre steder i dokumentet, hvor overskriften fremgår. Derudover kan du også her i toppen af menuen vælge om den skattepligtige indkomst opgøres i DKK eller fremmed valuta, hvis der angives i fremmed valuta, skal valutakursten noteres i det gråtonede felt.
80 Brugermanual FSR - Danske Revisorer I indkomstopgørelsen er der flere muligheder for redigering af indholdet i de forskellige linier, som du kan se i menuen til højre herunder. De to funktioner du kommer til at anvende mest er, "Indsæt standardkalkulation" og "Indtastningscelle". "Indtastningscelle", hvis du ønsker et andet tal i cellen, fordi standardkalkulation ikke dækker behovet. Som du kan se herunder i eksemplet, bliver cellen grå, hvis den bliver ændret til indtastningscelle, du har nu mulighed for at skrive det ønskede tal i cellen. "Indsæt standardkalkulation", hvis du har haft benyttet en anden form for celle, har du mulighed for at kommet tilbage til den oprindelige kalkulation. Hvis du mangler nogle linier, er der linier som f.eks. andre reguleringer eller tomme linier, som du selv kan definere ved at redigere i teksten samt lave en indtastningscelle til tallene. I bunden af indkomstopgørelsen kan du vælge, om du vil vise den forventede pålignede skat ved at sætte fluetegn i "Forventet pålignet...". "Selskabet er sambeskattet med" skjules, hvis der IKKE står noget i det gråtonede felt efter teksten.
CaseView 4.4.2 81 Fremført underskud Her har du, som i så mange andre byggeklodser, mulighed for at indsætte og fjerne sideskift ved at højreklikke på overskriften. Hvis der er fremført underskud, og der er overskud i året, vil underskuddet automatisk blive mordregnet i året. Du har mulighed for at tilføje linier mv. vha. knappen til højre for linierne. Derudover har du mulighed for at tilføje tekst før/efter vha. setupknappen.
82 4.4.3 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Obligationer Her kan du specificere tilgang/afgang mv. for firmaets obligationer, vha. de gråtonede felter har du mulighed for at opgøre en eventuelt avance/tab. I knappen opsætning har du ud over muligheden for at indsætte/fjerne sideskift mulighed for at indsætte linier. Du kan vælge, om den regnskabsmæssige og skattemæssige værdi skal vises. 4.4.4 Driftsmidler I denne byggeklods vil tilgang til driftsmidler blive hentet automatisk fra opmapningen, hvis det ikke er det ønskede tal, der kommer frem, kan det ændres vha. af knappen til højre for linien. Hvor du har mulighed for at ændre linien til en indtastningscelle eller lænke den til en anden mappekonto.
CaseView 83 Sideskift og årstal over noten styres ved at højreklikke på overskriften, som vist nedenfor. 4.4.5 Bygninger og installationer Du tilføjer visning af de enkelte kolonner ved at sætte fluetegn over den enkelte kolonne, hvis kolonnen ikke er bred nok til at vise hele tallet, kan du ændre kolonnebreden ved at ændre tallet under fluetegnet. Hvis du ser eksemplet herunder, er der ikke plads nok til anskaffelsessummen. Hvis du nu ændrer kolonnebreden til 2,5, er der nu plads nok til tallet, cellebreden ændres med det samme du ændrer i tallet.
84 Brugermanual FSR - Danske Revisorer I knappen opsætning styrer du alle de andre forhold for opsætning af denne byggeklods, du har mulighed for at: Indsætte/slette de linier, hvor du kan fordele de enkelte elementer for ejendommen Indsætte/slette en ejendom Ændre skriftstørrelsen, hvis det er nødvendigt for, at det hele kan være der Vis/skjul ikke valgte kolonner, for at danne et nemmere overblik over den samlede brede Sideskift, under dette punkt kan du styre alt vedrørende sideskift. 4.4.6 Udskudt skat Her vil alle de værdier, der er opmappet til det specifikke område blive samlet op til udregning af udskudt skat, hvis du ønsker at ændre i tallene kan du gøre det i de gråtonede felter, samt ved at ændre felttypen til indtastningscelle vha. knappen til højre for linien.
CaseView 85 Du kan vha. af menuen til højre for linien skifte mellem "Indtastningscelle", "Indsæt standardkalkulation" mv. Her kan du afstemme grundlaget for udskudt skat, som udgangspunkt skal det altid give 0 i difference. Ud over muligheden for de forskellige afrundinger er der mulighed for at skjule og vise de forskellige områder, så som skatteafstemning og forrige år 4.4.7 Opgørelse selskabsskat I "Opgørelse af selsskabsskat" bliver resultat automatisk hentet fra indkomstopgørelsen, der vil blive beregnet skat efter gældende skattesats. Du kan herefter udfylde skemaet med udenlandsk indkomst, ordinære rater og frivillig indbetaling.
86 Brugermanual FSR - Danske Revisorer Der vil ud fra den beregnede skat og indbetalte aconto skat, blive beregnet et rentetillæg eller en rente godtgørelse. Du kan ændre rentesatsen vha. dropdownmenuen til højre for rentetillægget Sideskift styrer du ved at højreklikke på overskriften og til/fravælg efter behov. 4.4.8 Lønafstemning Lønafstemningen er generelt lige ud af landevejen, det er +/- hele vejen ned igennem byggeklodsen. Du kan efter ønske skifte egenskaber for linien, det gør du ved at klikke på menuen til højre for linien. Alle de gråtonede felter er indtastningsfelter og kan redigeres efter behov.
CaseView 87