Referat fra bestyrelsesmøde/seminar i Erhvervsakademiet Lillebælt Møde afholdt den 29/9 2014 kl. 15.30-21.00 i lokale U1, Rugårdsvej 286, 5210 Odense NV Bestyrelse Peter Zinck Lone Engberg Thomsen Anders Klinge Dan Johansen Poul Erik Madsen Jens Ejner Christensen Britt Lindegaard Peter John Andersen Vakant, studerende Afbud Lars Hedal Martin Rasmussen Søren Jan Nielsen Morten Dissing Fra Erhvervsakademiet Lillebælt Jens Mejer Pedersen Ole Hjort Willatzen Sara Maria Christensen (referent) Fra kl. 18.00: Asger Rabølle Nielsen Mette Greisen Torben Lindegaard Hansen Lars Goldschmidt kl. 15.30-18.00 - Bestyrelsesmøde Dagsorden Peter Zinck bød velkommen og opfordrede til en kort præsentationsrunde, da der var flere medlemmer af bestyrelsen, som deltog for første gang. 1. Godkendelse af dagsorden/underskrift af referat fra møde den 16. juni 2014 samt referat fra møde den 24. marts 2014 2. Bestyrelsessammensætning Peter John Andersen indtræder som medarbejderrepræsentant som erstatning for Lars Månsson. Peter Zinck orienterede om forløbet omkring valg af medarbejderrepræsentant, Peter John Andersen, som overtager fra Lars Linder Månsson. De studerende har en vakant plads. 3. Vedtagelse af vedtægter, forretningsorden og årshjul for EA Lillebælt (bilag vedhæftet) Peter Zinck orienterede kort om vedtægtsudvalgets opgaver og proces. Efter bestyrelsens godkendelse af vedtægter på mødet 16. juni 2014, har vi modtaget bemærkninger fra ministeriet, der i al væsentlighed godkender de fremsendte vedtægter, dog 1
med det forslag, at vi ikke lader den konkrete sammensætning af vores uddannelsesudvalg fremgå af selve vedtægten, men blot indskriver, at uddannelsesudvalgene nedsættes af bestyrelsen, efter indstilling fra rektor, og at udvalgenes sammensætning og udpegningsberettigede organisationer fremgår af akademiets hjemmeside. Det fremgår af vedtægterne, at der skal ske nyvalg, når medarbejdere eller studerende træder ud af bestyrelsen. Bestyrelsen godkendte de fremlagte vedtægter. Herefter blev forslag til forretningsorden drøftet. Af forretningsordenen fremgår det, at såfremt der nedsættes et forretningsudvalg, så er dets rolle alene at forberede bestyrelsesmøder. Eksterne medlemmer skal udgøre flertallet i et eventuelt forretningsorden. Bestyrelsen godkendte den fremlagte forretningsorden. Endelig blev forslag til årshjul for bestyrelsens arbejde drøftet. Peter Zinck orienterede om baggrunden for årshjulet og foreslog desuden, at årshjulet revideres en gang årligt, så man fortløbende evaluerer bestyrelsens arbejdsform. Poul Erik Madsen foreslog at man temasætter bestyrelsesmøderne, således at man sikrer, at bestyrelsesmedlemmernes kompetencer sættes i spil. Bestyrelsen godkendte forslag til årshjul, inkl. de to stillede forslag herover. 4. Halvårsregnskab 2014 (bilag vedhæftet) Ole Hjort Willatzen orienterede om halvårsregnskabet for 2014, som viser et overskud på godt 15 mio. kr. i forhold til et budgetteret overskud på 4,4 mio. Det ekstraordinære overskud skyldes dels merindtægter som følge af en budgetteringssfejl på et uddannelsesområde, hvilket også blev nævnt ved 1.kvartals regnskabet, dels et mindreforbrug på lønområdet, hvilket delvist skyldes en udskydelse af forventede ansættelser fra forårssemestret til efterårssemestret, og endelig er der et mindreforbrug på 6,5 mio. kr. på øvrige omkostninger, hvilket især kan tilskrives udskydelser og generel tilbageholdenhed med henvisning til ny campus. Estimatet for 2014 viser et forventet overskud på 8,2 mio. kr. Ministeriet har endvidere bestemt, at de såkaldte evidens- midler skal bogføres i 2014, uanset at vi ikke har haft de tilknyttede omkostninger. Dette krav betyder, at vi forventer et yderligere overskud for 2014 på ca. 8 mio. kr. I lyset af akademiets spinkle soliditet og med udsigten til store investeringer i campus, herunder omkostninger til flytning og indretning, er det hensigtsmæssigt at fastholde en stram udgiftsstyring med henblik på at opbygge akademiets egenkapital. Peter Zinck bemærkede, at det er glædeligt med positive afvigelser set i lyset at vi står foran et stort dyrt byggeprojekt. Herefter blev forhold omkring bogføring af evidens- midler samt principperne for taksameter- ordningen drøftet. 2
Britt Lindegaard anførte, at undervisernes forringede vilkår, bl.a. i forbindelse med OK13 og uklare regler om merarbejdsudbetaling, afspadsering m.m, har medført en generel utilfredshed blandt lærerstaben, hvilket ikke kan afvises også har haft indflydelse på det konstaterede fald i studentertilfredsheden. Poul Erik Madsen bemærkede at bestyrelsen skal have fokus på efter- og videreuddannelser, da der har været et fald i STÅ. Likviditetskurven blev drøftet. Da akademiet går ind i en byggeperiode, vil likviditeten de næste to år bevæge sig ned på det lavest forsvarlige niveau, og først være på et normalt niveau igen i 2017. Ole understregede afslutningsvist overfor bestyrelsen, at det er vigtigt at vi får et godt regnskab med henvisning til de store investeringer i campus. Bestyrelsen godkendte det fremlagte halvårsregnskab. 5. Orientering om forslag til finanslov 2015 Ole Hjort Willatzen orienterede om Finanslovsforslag for 2015, som indeholder en forventet reduktion i størrelsesordenen 1,5% samlet set på taxametrene. Det er endvidere foreslået, at de såkaldte evidens- midler forlænges til og med 2017. I de efterfølgende år 2016, 2017 og 2018 foreslås taxameterreduktionen at være på 5%, 6,9% og 8,8% i forhold til 2014 niveau. De fremskrevne besparelser skal imødegås med effektiviseringer i driften. Peter Zinck spurgte ind til, hvorvidt der har været noget er overraskende i FFL2014 forhold til de nye campus i Vejle og Odense. Ole bemærkede at der var nogle forskydninger mellem de enkelte budgetår, men at det samlede billede er nogenlunde som fremlagt sidste år. Ole orienterede om at EA Lillebælt er med i et pilotprojekt omkring ny struktur til taksametersystemet, da ministeriet gerne vil harmonisere tilskudssystemet til de forskellige institutionstyper. Undersøgelsen foretages af Deloitte. Poul Erik Madsen bemærkede, at det er vigtigt, at bestyrelsen for Danske Erhvervsakademier har fokus på, at reduktionen af takster især i 2016 er usædvanlig voldsom. Der skal gøres en ihærdig indsats overfor ministeriet for at få tilbageført nogle af besparelserne. Dimensionering: Jens orienterede om den nylige udmelding fra ministeriet i forhold til dimensionering. Vi skal reducere til 70 % ifht. optaget i 2013 indenfor henholdsvis IT- uddannelser, samt på laborant, procesteknolog og jordbrugsteknolog. Senest 20/11 2014 skal EA Lillebælt give en tilbagemelding på, hvorledes man vil håndtere dimensioneringen. Ministeriet ser gerne at institutionerne går i dialog og evt. forhandler kvoter. Jens bemærker at der endnu ikke har været tid til at lægge en egentlig strategi for hvordan dimensioneringen skal indfases. Så vidt muligt inddrages uddannelsesudvalgene i overvejelserne. Peter Zinck supplerede med en bemærkning om, at man ikke har taget hensyn til regionale forskelle i ledigheden - en af udfordringerne er de lokale forskelle og de unges uvillighed til at flytte sig fysisk. Derudover ser han en problemstilling i måden at dimensionere på, set i lyset at 3
man er på vej ud af en den økonomiske krise. På den baggrund opfordrer man ministeriet til at genoverveje dimensioneringen. Lone Engberg Thomsen havde også svært ved at genkende tallene, specielt vedr. procesteknologerne. Hun bemærkede at den lokale tilstedeværelse af uddannelserne er central set i lyset af, at de studerende ikke er særligt mobile. Poul Erik kunne orientere om, at UCL ikke er ramt af dimensioneringen. Bestyrelsen tog orienteringen om FFL15 til efterretning. 6. Drøftelse af kvalitetsrapport og handlingsplan (bilag vedhæftet) Jens orienterede om institutionsakkrediteringen. Som led i akademiets forberedelse til akkreditering, er der indført et kvalitetssystem, der skal sikre, at der arbejdes med udvikling af akademiets videngrundlag, kvalitet og relevans, som er de tre hovedelementer i institutionsakkrediteringen. På den baggrund, er der i foråret gennemført kvalitets- og udviklingskonferencer på alle uddannelsesområder, og resultaterne herfra er opsamlet i vedhæftede kvalitetsrapport, som indeholder de overordnede mål- og handleplaner på kvalitetsområdet. Peter Zinck præciserede, at det er målsætningerne der skal tages beslutning om og bemærkede desuden, at det er en ambitiøs plan. Han stillede spørgsmål til, hvorfor man ikke måler på frafald på den enkelte uddannelser fremfor et gennemsnit. Jens Mejer Pedersen præciserede, at ingen uddannelserne må ligge under. Poul Erik Madsen bemærkede at bestyrelsen bør være bevidste om, at den systematiske institutionsakkreditering er en udfordring, ikke mindst for en så ung organisation. Han ser god mening i at ansvaret ligger ude i universerne/afdelinger og forudser at man skal allokere ressourcer fra centralt sted. Desuden bemærkede han, at man bør forholde sig kritisk overfor resultaterne i Ennova, da tallene er forbundet med stor usikkerhed. Han opfordrede til at man på sigt har øje for, at der er overensstemmelse imellem akkreditering, udviklingskontrakt og resultatlønskontrakt, når data indsamles. Peter Zinck samlede op med bemærkning om, at fokus skal være på forbedringsmuligheder, da dette er centralt på lang sigt jf. Poul Erik Madsen pointe om, at man tænker alle elementer sammen. Desuden skal vi have vores dna for øje, så vi ikke taber det egentlig mål af syne, afsluttede han. Bestyrelsen godkendte kvalitetsrapporten og de foreslåede mål og handleplaner. 7. Status på etablering af campus i Vejle og Odense Jens Mejer orienterede. I Vejle er der indgået endelig lejeaftale med PFA, og der er igangsat mindre ombygninger, svarende til de behov, vores uddannelser har for laboratoriefaciliteter, samt etablering af mere åbne studiemiljøer for de studerende. Indflytning sker hen over julen. I Odense er der indgået endelig aftale med A. Enggaard om byggeriet, og der har været arbejdet intenst med justeringer af byggeriet, herunder indretningsmæssige ønsker fra akademiet. Der er lavet en detailplan for projektering, og et revideret skitseprojekt er under godkendelse i byggeudvalget. Entreprenøren udarbejder herefter en hovedtidsplan, hvor byggeriets faser fremgår. 4
Der er ikke afvigelser fra budgetrammen. Nedrivningsarbejdet skrider planmæssigt frem der var en mindre forsinkelse pga. en ekstra indsats med miljøsanering af gulvene i de produktionshaller, der skal nedrives, men den overordnede tidsplan holder fortsat. Bestyrelsen inviteres til første spadestik den 6/11 kl. 14.00, hvor Anker Boye og Peter Zinck holder taler. Bestyrelsen tager orienteringen om status til efterretning. 8. Drøftelse af finansiering af ny campus i Odense (bilag vedhæftet) Ole Hjort Willatzen fremlagde de forskellige muligheder for finansiering af campus i Odense. Finansiering af campus kan typisk ske ved at finansiere byggeperioden via en byggekredit og efter ibrugtagningen af campus at konvertere dette lån til realkredit. Vælger vi denne finansieringsmetode, skal bestyrelsen først sommeren 2016 tage stilling til formen for den ønskede realkreditbelåning. Men hvis bestyrelsen ønsker en realkreditfinansiering med større sikkerhed og forudsigelighed, kan det typisk ske enten ved at rente- og kurssikre realkreditbelåningen eller eventuelt at hjemtage realkreditlånet på forhånd. I så fald skal der træffes beslutning om dette allerede nu. Vedhæftede oplæg gennemgår disse 3 belåningssituationer på nogle givne forudsætninger. Herefter fulgte en drøftelse af de fremlagte muligheder. Peter Zinck opsummerede at det er centralt at man er enige om beslutningen ved så vigtig en beslutning og at ledelsen bør have rum til at handle på baggrund af bestyrelsens beslutning om finansiering. Bestyrelsen besluttede at ca. 75 % lånet tages som fast forrentet og ca. 25 % som variabelt forrentet og at ca. halvdelen af det samlede realkreditlån gøres afdragsfrit i 10 år. For så vidt angår tidspunktet for hjemtagelse af realkreditten udarbejder direktionen i dialog med Søren Jan et forslag, som sendes ud til godkendelse i bestyrelsen inden næste bestyrelsesmøde. 9. Sommeroptag 2008-2014 (bilag vedhæftet) Sommeroptaget har i år været på 1838 studerende en stigning på 3% ift. sommeroptaget sidste år. Den samlede vækst på optag i 2014 bliver dog på 6%, eftersom vinteroptaget var højt. Der har været en pæn vækst indenfor uddannelsesuniverserne Oplevelse, Event og Turisme, Produktion, Teknologi og Logistik, Byggeri & Energi, samt på finansområde, mens de øvrige områder har haft status quo eller en svag tilbagegang. Det er vores vurdering, at den afdæmpede vækst skyldes en række faktorer, herunder en vis bedring i konjunkturer, et selvvalgt loft på visse uddannelser, samt en øget konkurrence fra naboakademier. Det er vurderingen, at væksten ligger under gennemsnittet blandt de øvrige akademier, men det er vanskeligt at fremskaffe valide sammenligningstal. Vi udarbejder en plan for særlige indsatser på områder, hvor vi ønsker at styrke væksten i 2015 Bestyrelsen tog orienteringen om sommeroptag til efterretning. 10. Bemyndigelse af rektor til at godkende studieordninger Ifølge standardvedtægten for erhvervsakademier, er det bestyrelsen, der godkender studieordninger for alle akademiets uddannelser, men der gives mulighed for at delegere 5
denne beføjelse til rektor. Det er direktionens indstilling, at studieordninger drøftes i de landsdækkende uddannelsesnetværk, samt i de relevante uddannelsesudvalg, og at rektor på den baggrund godkender studieordningen. Bestyrelsen vil få forelagt en oversigt over godkendte studieordninger på hvert bestyrelsesmøde. Bestyrelsen bemyndigede rektor til at godkende studieordninger. 11. Godkendelse af udspaltning med Kold College (bilag vedhæftet) Der foreligger nu en åbningsbalance for Kold College og Erhvervsakademiet Lillebælt med henblik på at den endelige udspaltning kan godkendes af de to bestyrelser. Udspaltningen er baseret på den fælles aftale, der blev indgået mellem akademiet og de fire moderskoler, og som blev godkendt af såvel undervisnings- som uddannelsesministeriet i maj 2012. Bestyrelsen godkendte den fremlagte åbningsbalance. 12. Honorering af formand til Danske Erhvervsakademier (bilag vedhæftet) Af hensyn til habilitetsspørgsmålet deltog Peter Zinck ikke i drøftelsen af dette punkt. Lone Engberg Thomsen ledte drøftelsen i stedet. Lone Engberg orienterede om baggrunden for indstillingen. Erhvervsakademier har konstitueret sig og valgt et nyt formandskab for den indeværende periode. Peter Zinck blev opfordret til at stille op, og blev også valgt, som formand for foreningen. Forud for det konstituerende bestyrelsesmøde har Peter haft bilaterale møder med de øvrige bestyrelsesformænd, og der er via disse møder etableret en fælles forståelse af foreningens centrale opgaver. Det er direktionens opfattelse, at Erhvervsakademiet Lillebælt vil have gavn af det arbejde, Peter vil lægge som formand for foreningens bestyrelse Det har været kutyme, at repræsentative opgaver af denne type ikke honoreres via foreningen, men af det akademi, der stiller med repræsentanter til de valgte poster. Herefter fulgte en drøftelse af niveauet for honoraret, som nogle synes var for lavt andre passende. Desuden drøftede man om ikke bestyrelseshonoraret fremover bør være et fælles anliggende for alle akademierne. Lone Engberg Thomasen foreslog herefter, at indstillingen godkendes med det forbehold, at man opfordrer Danske Erhvervsakademier til at tage drøftelsen om, hvorvidt udgiften skal ligge hos foreningen. Det vurderes, at hvervet som formand for foreningen vil andrage op til 24 arbejdsdage årligt, og det blev besluttet at honorere med op til 120.000 kr. Det blev på den baggrund besluttet, at Erhvervsakademiet Lillebælt honorerer Peter Zincks tidsforbrug og øvrige omkostninger ifm. varetagelse af hvervet som bestyrelsesformand for Danske Erhvervsakademier. Bestyrelsen har lagt vægt på, at hvervet som formand for Danske Erhvervsakademier ligger helt ud over hvervet som bestyrelsesformand for EA Lillebælt. Herefter blev Peter Zinck kaldt ind til orientering. 6
13. Meddelelser 13.1. Meddelelser fra formanden 13.2. Meddelelser fra rektor - Aktiviteter siden sidst (bilag vedhæftet) 14. Eventuelt Boliger til studerende Peter John Andersen orienterede om, at vi mister studerende der ikke kan finde bolig. Poul Erik Madsen supplerede med bemærkningen om, at det er et problem for alle de store uddannelser og at man bør samarbejde med SDU og UCL om at lægge politisk pres. Kl 18-19 Middag 15. Strategidrøftelse (bilag vedhæftet) Drøftelsen indledtes med introduktion fra Lars Goldschmidt, tidligere direktør i DI, nu selvstændig konsulent. Herefter blev skabelon, rammer samt et forslag til 8 udviklingsmål fremlagt. Ministeriet har udmeldt en skabelon og en ramme for udviklingskontrakten 2015-2017. På baggrund af denne udmelding, har direktionen udarbejdet forslag til 5 obligatoriske og 3 frivillige mål, der skal danne grundlag for udviklingskontrakten, som blev fremlagt af direktionen. Arbejdet med at udforme de 8 udviklingsmål er indlejret i den strategi- proces, som blev igangsat på bestyrelsens møde i juni, og hvor der efterfølgende har været dels en fælles medarbejderstrategidag, dels drøftelser med chefgruppen og TR kredsen. Det fremlagte strategigrundlag omfatter således både akademiets strategiproces, samt de 8 mål, som indstilles til at indgå i akademiets udkast til udviklingskontrakt med ministeriet. Bestyrelsen drøftede hvert af de 8 mål i udviklingskontrakten. Der var en række kommentarer og tilretninger til forslaget. Bestyrelsen foreslog, at samarbejdet med UCL og SDU tydeliggøres, at det gøres til et mål, at studerende altid deltager i FoU aktiviteter, at alle studerende oplever at blive udfordret, samt at det skal overvejes at udbyde masterudbud, evt. i samarbejde med UCL. Endvidere ønskes det præciseret, at der ikke bare er et gns- mål, men også et mindstemål på nogle af målene. Forslagene skrives dels ind i forslaget til udviklingskontrakten, dels ind i det generelle strategigrundlag, der fremlægges på næste bestyrelsesmøde til endelig godkendelse. Bestyrelsen godkendte de 8 udviklingsmål, som herefter er blevet indsendt til ministeriet. 7