Referat Kultur- og Trivselsudvalget Møde nr.: 2/2018 Dannet den: Onsdag den 21-02-2018 Mødedato: Tirsdag den 20-02-2018 Mødetidspunkt: 17:30-18:30 Mødested: Ringsted Sportcenter Medlemmer Daniel Nørhave (hjdan) O Line Lynnerup (lily) V Mazlum Øz (maoz) V Torben Lollike (tlo) B Andreas Karlsen (akar) C Jan Jakobsen (jja) Ø Nichlas Riise (nrii) A Fraværende Bemærkninger
Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 20. februar 2018...2 2. Orientering om etape 2 af helhedsplanen for Ringsted Sportcenter...3 3. Ændring af mødeplan 2018 for Kultur- og Trivselsudvalget...5 4. Ringsted Sports Rideklub anmoder udvalget om køb af markedsføring...7 5. Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til rådgiverydelser, samt intern projektledelse vedr.: Kunstgræsbane i Benløse...9 6. Orientering fra formand og direktør - februar 2018...11
Side 2 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 20. februar 2018 Åben sag Sagsid: 17/24261 Sagen afgøres i: Kultur- og Trivselsudvalget Bilag: Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 20-02-2018 Godkendt.
Side 3 2. Orientering om etape 2 af helhedsplanen for Ringsted Sportcenter Åben sag Sagsid: 16/30127 Sagen afgøres i: Kultur- og Trivselsudvalget Bilag: 1 Ringsted Sportscenter - Helhedsplan (88421/17) 2 Ringsted Sportscenter - revideret helhedsplan og økonomi (130818/17) Indledning Sagsgang Orientering Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I november 2017 traf Byrådet beslutning om model for etape 2 af helhedsplan for Ringsted Sportcenter samt gav anlægsbevilling til det videre arbejde. Med denne sag får det nytiltrådte Kultur- og Trivselsudvalg en orientering om indholdet af etape 2 af helhedsplanen for Ringsted Sportcenter. Beskrivelse af sagen Som grundlag for arbejdet med udviklingen af Ringsted Sportcenter er der udarbejdet en helhedsplan (bilag 1) for området, og Byrådet har afsat samlet set 35,5 mio. kr. i årene 2017-2019 til realiseringen af helhedsplanen. Helhedsplanen for Ringsted Sportcenter indeholder i sin oprindelige form fire overordnede etaper. Etape 1 er gennemført med gymnastikhuset. Byrådet gav i april 2017 en anlægsbevilling til beregninger mv. på to modeller for etape 2 af udviklingen af Ringsted Sportcenter. På denne baggrund forelå der i november 2017 tre alternativer for etape 2 i helhedsplanen for Ringsted Sportcenter. I november 2017 besluttede Byrådet, at 1. at A1 vælges for etape 2 af Ringsted Sportscenter 2. at optionerne udbydes med henblik på at få priserne til medtagning ved gunstigt udbud/licitation 3. at der gives en anlægsbevilling til udgifter på 3,5 mio. kr. til rådgivning 4. at anlægsbevillingen finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb til samme formål. 5. at der udarbejdes budgetønske fra 2019 og frem om driftsmidler til den forøgede bygningsmasse ved etape 2. Etape 2, model A1 (bilag 2) med beregnede projektudgifter på kr. 34.998.299 indeholder overordnet set: x Foyerbygning fuld længde inkl. nedlæggelse af depoter, for at skabe adgang i siderne til hal A og hal B
Side 4 Ny sammenbygget kantinebygning, mødelokaler og multisal Ny fælles reception/information Nyt personaleområde Opvarmningsareal Styrketræningslokale Omplaceret depotrum Dertil kommer, at der er udarbejdet optioner for kr. 7.275.250 indeholdende: Facaderenovering ved syd-indgang Udvidelse af parkering ved indgang nord Ventilation i hal A Depot ved gymnastikhus Løst inventar Omkostninger til byggeplads, uforudsete udgifter, administrationsudgifter mv. ved samtlige optioner Der henvises i øvrigt til beslutningssagen på Byrådsmødet 13. november 2017 for yderligere oplysninger. Kultur- og Trivselsudvalget får en gennemgang af planen for etape 2, model A1 ved mødet. Inddragelse og høring Der har været gennemført dialog med hhv. forpagter og bestyrelsen i Ringsted Sportcenter samt Folkeoplysningsrådet og Ringsted Idrætsunion. Dialogen fortsættes i det videre arbejde med anlæggelsen af etape 2 ved, at administrationen efter behov afholder orienteringsmøde med repræsentanter for hhv. sportscentrets bestyrelse, folkeoplysningsrådet samt idrætsunionen om arbejdet med etape 2 af helhedsplanen. Økonomi Orienteringssagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at aktivitetsplanen for arbejdet med etape 2, model A1 for helhedsplanen for Ringsted Sportscenter følges som vedtaget i Byrådet i november 2017. Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 20-02-2018 Taget til efterretning.
Side 5 3. Ændring af mødeplan 2018 for Kultur- og Trivselsudvalget Åben sag Sagsid: 17/17984 Sagen afgøres i: Kultur- og Trivselsudvalget Bilag: Indledning Sagsgang Orientering Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal Kultur- og Trivselsudvalget taget stilling til om mødetidspunktet i august og september skal ændres. Beskrivelse af sagen I forbindelse med det konstituerende møde besluttede Kultur- og Trivselsudvalget at holde møder kl. 17.30 samt at april mødet skulle være i uge 17 d.v.s. tirsdag den 24. april. Byrådet vedtog den 15. januar tidsplan for Budget 2019. I den tidsplan er der 2 datoer som har indvirkning på Kultur- og Trivselsudvalgets møder: x Tirsdag den 21. august skal der være ekstraordinært møde i Økonomiudvalget og her har Kultur- og Trivselsudvalget også møde. Det kan løses ved at Kultur- og Trivselsudvalget starter mødet kl. 16. Igen tirsdag den 18. september er der Budgetforhandlinger for gruppeformænd dette møde starter kl. 18. Der er så kun ½ time til mødet i Kultur- og Trivselsudvalget alternativt at mødet kunne starte kl. 16.30. Inddragelse og høring Ingen Økonomi Ingen Direktionen indstiller: 1. at mødet den 21. august stater kl. 16.00 2. at mødet den 18. september starter kl. 16.30
Side 6 Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 20-02-2018 Godkendt.
Side 7 4. Ringsted Sports Rideklub anmoder udvalget om køb af markedsføring Åben sag Sagsid: 18/12 Sagen afgøres i: Kultur- og Trivselsudvalget Bilag: 1 Pulje til markedsføring i Ringsted Kommune rettet 250814.pdf (10724/18) 2 Ringsted Sports Rideklub tilbyder Kultur- og Trivselsudvalget at købe markedsføring. (8292/18) 3 Bilag - 2018-02 - Økonomioversigt, Intern markedsføring.pdf (16068/18) Indledning Sagsgang Orientering Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Ringsted Sports Rideklub anmoder udvalget om at købe markedsføring til landsstævne samt DM i dressur for juniorer og youngriders. Beskrivelse af sagen Kultur- og Trivselsudvalget (KTU) har siden 2011 haft en pulje Intern markedsføring, som er målrettet foreninger i kommunen, der laver events og arrangementer, som fremmer kommunens interne markedsføring. Puljen er på 100.000 kroner. Ansøgningerne varierer som regel i størrelsen 5.000-40.000 kroner alt afhængig af event eller arrangement og den vurderede markedsføringsværdi. KTU tilbydes således igennem ansøgninger, der lægges op i udvalget, at købe kommunal markedsføring. Markedsføringen består som regel af markedsføring i form af bannere, rollups, branding af Midt i mulighederne på sociale medier og hjemmesider osv. Der er med andre ord ikke tale om tilskud til et arrangement eller en event, da KTU får markedsføring som modydelse. Retningslinjerne for puljen vedlægges som bilag 1. I den aktuelle sag skal KTU tage stilling til køb af markedsføring til DM/landsstævne. Ringsted Sportsrideklub er vært ved landsstævnet i dressurridning med afvikling af Danmarksmesterskaberne for juniorer (12-16 år) og ungryttere (17-21 år) i perioden den 10.- 12. august 2018. I den forbindelse tilbyder klubben, at udvalget kan købe markedsføring. Klubben foreslår at Ringsted Kommune promoveres ved: X
Side 8 Opsætning af kommunens beachflag/plakater på stævnepladsen Logo (Midt i mulighederne) ved udsendelse af markedsføringsmaterialer og øvrige materiale til deltagere og officials. Der vil være fri entré under mesterskabet. Klubben forventer at arrangementet vil tiltrække mellem 1.000-1.200 besøgende fordelt over de tre dage. Stævnet forventes at ville blive dækket af hestefaglige medier, de regionale medier og på websites. I 2016 købte udvalget markedsføring for 6.500 kr. I 2017 købte udvalget markedsføring for 10.000 kr. Klubben foreslår, at udvalget i år køber markedsføring for 15.000 kr. Ansøgningen vedlægges som bilag 2. Økonomioversigten vedlægges som bilag 3. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Det er administrationens vurdering, at ansøgningen opfylder kriterierne i retningslinjerne for intern markedsføring. Administrationen vurderer dog, at niveauet for køb af markedsføring bør ligge på 2017-niveau, da arrangement og dermed muligheden for synlighed vurderes at være på niveau med 2017. Direktionen indstiller, at der købes markedsføring for 10.000 kr. Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 20-02-2018 Godkendt. Administrationen udarbejder forslag reviderede til retningslinjer for den interne markedsføringspulje.
Side 9 5. Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til rådgiverydelser, samt intern projektledelse vedr.: Kunstgræsbane i Benløse Åben sag Sagsid: 18/1756 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Orientering x x x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal udvalget tage stilling til anlægsbevilling til projektering, andre rådgiverydelser. Beskrivelse af sagen I forbindelse med vedtagelse af Budget 2016, besluttede Byrådet at afsætte 3,507 mio. kr. til etablering af en kunstgræsbane i Benløse til Budget 2018. Ved administrationens opstart af projektet og med henblik på at skabe et grundlag for en kommende licitation til entreprenører, er det nødvendigt, at der kontraheres med en ekstern rådgiver. Administrationen skal, i den forbindelse, udarbejde et udbudsmateriale til gennemførelse af tilbudsgivning mellem tre eksterne rådgivere med speciale i netop gennemførelse af projekter vedrørende kunstgræsbaner. Udbudsmaterialet tilrettelægges således, at der vægtes på pris (70%), rådgivers organisation (10%), dokumentation fra lignende opgaver (10%), samt CV på medarbejdere tilknyttet projektets gennemførelse (10%). Forud for udbuddet til eksterne rådgivere foretages der jordbundsundersøgelser af en geotekniker, samt et fladenivellement udført af en landmåler. Ekstern rådgivning 450.000 Udgifter til landmåler 35.000 Udgifter til geotekniske undersøgelser 35.000 Ekstern rådgivning i alt 520.000 Uforudsete udgifter 52.000 samlet ekstern rådgivning 572.000 Intern projektledelse og administration 60.000 Rådgivning i alt 632.000 Kunstgræsbanen forventes at kunne tages i brug i ultimo efteråret 2018.
Side 10 Inddragelse og høring I forbindelse med projektets gennemførelse vil parter i sagen blive hørt. Økonomi Der er afsat et rådighedsbeløb på 3,507 mio. kr. i Budget 2018 til Kunststofbane Benløse. Der søges en anlægsbevilling på 0,632 mio. kr. til projektering, andre rådgiverydelser. Vurdering Administrationen vurderer, at en gennemførelse af projektet vil gavne brugen af de banefaciliteter, der er tilknyttet det samlede baneanlæg. Synergien mellem den nuværende oplyste græsbane og den nye oplyste kunstgræsbane, placeret ved siden af hinanden, vil være et aktiv for borgere, der ønsker at benytte baneanlægget. Ligeledes vurderer administrationen, at Benløse Skole vil drage fordel af kunstgræsbanen i forbindelse med idræt, samt skolelovens øgede fokus på elevernes motion igennem skoledagen, da kunstgræsbanen etableres i umiddelbar nærhed til skolen. For at kunne gennemføre anlægsarbejdet, skal der gives en anlægsbevilling. Direktionen indstiller, 1. at der gives en anlægsbevilling til udgifter på 0,632 mio. kr. til projektering og andre rådgiverydelser, 2. at anlægsbevillingen finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb til samme formål. Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den 19-02-2018 Taget til efterretning. Børne- og Undervisningsudvalget ønsker en supplerende sagsfremstilling til Plan- og Boligudvalget vedr. kunststofgræsbanen der belyser anvendelsen af rådgiverhonoraret. Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 20-02-2018 Taget til efterretning. Kultur- og Trivselsudvalget ønsker en supplerende sagsfremstilling til Plan- og Boligudvalget vedr. kunststofgræsbanen der belyser anvendelsen af rådgiverhonoraret.
Side 11 6. Orientering fra formand og direktør - februar 2018 Åben sag Sagsid: 17/26456 Sagen afgøres i: Kultur- og Trivselsudvalget Bilag: Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 20-02-2018 Intet.
Side 12 Underskriftsside Daniel Nørhave (hjdan) O Andreas Karlsen (akar) C Line Lynnerup (lily) V Jan Jakobsen (jja) Ø Mazlum Øz (maoz) V Nichlas Riise (nrii) A Torben Lollike (tlo) B