REFERAT AF BESTYRELSESMØDE I PAB, AFDELING 4 Tid: Mandag den 8. august 2011 Sted: Afdelingskontoret, Åfløjen 5 Deltagere: Afbud: Dagsorden: Christina Clausen Dorthe Hindsberg Lilian Hindsberg Kim Holk Jette Bøgh Nemming Pia Hernvig, Flemming Dahl 1. Valg af referent 2. Godkendelse af referat fra sidste møde 3. Budget 2012 4. Gennemgang af opfølgningspunkter i referat fra sidste møde 5. Meddelelser til og fra formanden 6. Meddelelser fra bestyrelsen 7. Meddelelser til og fra varmemesteren 8. Beboerhenvendelser 9. Næste møde 10. Eventuelt Ansvarlig Ad 1 Valg af referent Jette påtog sig hvervet som referent. Ad 2 Godkendelse af referat fra sidste møde Bestyrelsen godkendte referatet uden bemærkninger. Ad 3 Budget 2012 Bestyrelsen gennemgik budgettet og
konkludere, at det ikke var nødvendigt med uddybning fra PAB. Ad 4 Gennemgang af opfølgningspunkter i referat fra sidste møde Dørlåse Er installeret. Kun Blok G mangler. Christina rykker Henrik Gadedøre i den tidligere afd. 12 Montering påbegyndes i august/september 2011. Emnet bibeholdes indtil opgaven er udført Gadelygter ved Banestien De er lavet nu. P-pladser Anni PAB har bedt ingeniører om ny tegning over p-pladser, hvor de nye er på. Men det er nu muligt for lejere i 1. etape at leje pladser ved deres blok. Systemet opdateres bare efterfølgende. Mangellister Fejl skulle rettes i maj/juni iht. nyhedsbrev. Beboere har stadig ikke haft besøg. Der rykkes fortsat for alle manglerne i 1. etape. Henrik har svaret i går, at han tager fat i Martin. Bestyrelsen Ad hoc Loppemarked De udsendte spørgeskemaer havde resulteret i 26 positive tilbagemeldinger, hvoraf 8 beboere havde givet tilsagn om at ville være ansvarlige for afholdelsen. Christina/Jette 15. august 2011
Jette udarbejder udkast til brev til de 8 beboere, der skal stå for arrangementet. Christina tilretter og videresender til loppemarkedsudvalget. Rampe til barnevogne Er endnu ikke opsat i Blok A og B. Christina har rykket 7. august 2011 Gamle entredøre i de nyrenoverede lejemål Christina har modtaget tilbud på nye entredøre (indgangsdøre) til de enkelte lejemål lydende på 15.000 kr. inkl. moms. Tilbuddet omfatter også karmen. Over huslejen vil det koste 135,00 kr. i 20 år. Bestyrelsen besluttede at vente med at informere beboerne herom. Anlægsarbejdet ved Blok A, B og C Bestyrelsen var enige om, at det ikke er OK, at de nyetablerede bede ikke bliver vedligeholdt iht. indgået aftale med gartnerne fra Etape 1. Christina har rykket herfor. Hvis ikke det sker, mener bestyrelsen, at det vil være mere hensigtsmæssigt at så græs, som funktionærerne kan slå. Bestyrelsen vil være meget opmærksomme på aftale vedr. anlægsarbejder i Etape 2. Boldbur Eksisterende boldbur nedtages november/december 2011. Der opsættes midlertidige mål på den store plæne ved den tidligere afdeling 12. Bestyrelsen besluttede, at anmode om opsætning af disse mål så hurtigt som muligt. Der er
behov for yderligere muligheder for boldspil. Gitteraltaner Der er foretaget sænkning af tørresnore i Banefløjen 4. Udlejning af selskabslokalet i sommerferien Vagtplanen for udlejning af lokalet i sommerferien havde fungeret fint. Legehuset i den tidligere afd. 12 Bestyrelsen drøftede kommunikationen med PAB herom og blev enige om at bede PAB meddele beboeren, at hvis ikke der kan fremvises nødvendig dokumentation for ansøgning og godkendelse, skal beboeren fjerne legehuset. Affaldsproblemer Iflg. funktionærerne har det haft en positiv effekt med omdeling af affaldsposer til samtlige beboere. Prøveperioden udløber ved udgangen af september, hvorefter bestyrelsen vurderer, om ordningen skal gøres permanent. Bestyrelsen Ad hoc Servicenumre Er omdelt til beboerne. Centrifugering i de nye vaskerum Iflg. Lilian fungerer det fint i hendes vaskerum. Christina afprøver i hendes
blok. Problemer ved Banefløjen 14 omfattende trafik med varevogne og andre biler Der er stadig ikke modtaget svar fra PAB. Christina rykker Anni hos PAB Lys ved gavlen ved Åfløjen 31 Emnet taget med på næste Bygherremøde 14. september 2011 Christina 4. oktober 2011 Eftersyn af legepladserne Tilsynet har gennemført eftersyn i juli måned. Legepladserne tilses løbende af afdelingens funktionærer. Afdelingens årsmøde 2011 Aulaen på Korsager Skole er bestilt til den 20. september 2011. Nicolai fra Afd. 14 har givet tilsagn om at være dirigent. Christina udsender indkaldelse senest 5 uger før (16. august 2011). Christina omdelte kopier af den gældende husorden til bestyrelsen, der kommer med ændringsforslag til næste bestyrelsesmøde. Christina Bestyrelsen 15. august 2011 6. september 2011 Altaninddækninger Christina har modtaget ny prisliste nu inkl. de tidligere omtalte administrationsomkostninger på kr. 2.500. Varmeregnskab
Varmerørene udskiftes også i den tidligere Afd. 12. Nye beboere velkomstbrev Christina har udarbejdet velkomstbrev til nye beboere. Er blevet udleveret til 2 nyindflyttede. Brand/giftudslip i området Christina har anmodet bygherren om at finde ud af, hvordan beboerne forholder sig ved brand/giftudslip i nærområdet pga. indsug i ventilationsanlæg. Ad 5 Meddelelser til og fra formanden Vandskade I forbindelse med det voldsomme skybrud den 2. juli 2011 indtraf en større vandskade ved Banefløjen 2. Falck kom 2 døgn senere. Afdelingens tømrer opsatte affugter. Beboerens indboforsikring dækker skaden af eget indbo og PAB dækker skader på vægge/lofter. Desuden er tæppet i selskabslokalet også ramt af vandskade. Bestyrelsen besluttede at indhente tilbud på ny gulvbelægning evt. betonmaling af gulv. Kim sørger for denne opgave. Kim 6. september 2011 Den 22. juli 2011 konstateredes endnu en vandskade af mindre omfang i Voldfløjen 2. Det viste sig at være forårsaget af et defekt vandrør på loftet. Midlertidige lejemål
PAB har sendt en fortegnelse over disse til Christina. Ved ansøgning om forlængelser vurderer PAB ansøgningerne set i relation til evt. indkomne klager over lejerne. Rotter ved Voldfløjen 14 Der er konstateret en rotterede ved Voldfløjen 14. Rentokil er på sagen. Tekst-tv på info-kanalen Virker (endelig) igen. Garager ved Blok C /D Garagerne er nedrevet meget hurtigt og effektivt i uge 32. Indbrud Der har været indbrud ved højlys dag i Åfløjen 17, st. Christina tilkaldte politiet. Tømrer blev rekvireret for sikring af ødelagt hoveddør. Endelig lagde Christina besked til beboerne, om hvad der var sket, og hvad hun havde foretaget sig. Ad 6 Meddelelser fra bestyrelsen Intet at bemærke. Ad 7 Meddelelser til og fra varmemesteren Jesper holder ferie til og med 23. august 2011.
PAB har ansat en ny ejendomsassistent, der tiltræder 1. september 2011. Holger Sørensen skal varetage Jespers daglige opgaver, idet Etape 2 lægger beslag på det meste af Jespers tid. Bestyrelsen havde i forbindelse med de voldsomme regnbyger konstateret, at lyskasserne ved vaskerummene trænger voldsomt til en rydning for visne blade og andet affald. Christina giver Jesper besked. Ad 8 Beboerhenvendelser Christina modtager og besvarer løbende henvendelser om helhedsplanen. Der er modtaget klage over en hund i Voldfløjen 14. Beboeren har lovet, at det ikke gentager sig. Defekt gadebelysning ved Banefløjen 14-16 samt gavl ved Blok F. Skaden, der skyldtes en sikring, der var slået fra pga. uvejr, er udbedret. Christina havde modtaget et klagebrev fra en beboer. Klagen omhandlede nedrivning af garager samt ulovlig hensættelse/parkering af trailer. Efter Christinas besvarelse til beboeren, har beboeren efterfølgende sendt anonymt klagebrev til ejeren af traileren. Bestyrelsen blev enige om at tilbyde trailerejeren en plads ved garagerne eller leje af Jettes P-plads, der p.t. ikke benyttes. Christina har modtaget klage over støj, høj musik og henkastning af affald ved Banefløjen 16. Christina har skrevet til
beboeren og har ikke modtaget flere klager. Der har været en klagesag vedr. rod på altan ved Banefløjen 4. En beboer har ønsket uddybning af information om selskabslokalet på infokanalen. Christina har efterkommet ønsket med billeder og mere tekst. Der er klaret over det er vanskeligt at få kontakt til varmemesteren ved akutte opståede problemer. Christina har uddybet/præciseret de mange muligheder for hurtig kontakt til varmemesteren eller hende selv. Der har været klager over en kat i Voldfløjen 11. Der sendes brev. Der har været klager over børn i området, som laver hærværk, larm, trusler mm. Bestyrelsen blev enige om at sende et brev til forældrene til de børn, vi ved om. Ligeledes skrives det på infokanalen, at beboerne bedes henvende sig med klager, hvis det gentager sig, så denne uacceptable adfærd stoppes nu. Ad 9 Næste møde Næste bestyrelsesmøde afholdes tirsdag den 6. september 2011 kl. 18.30. Ad 10 Eventuelt Intet at bemærke. For referatet: Jette Bøgh Nemming