Referat af ordinær generalforsamling Ejerforeningen Teglvænget og Vangs Allé den 27. marts 2019 kl. 19.00 Generalforsamlingen blev afholdt i kantinen hos Spar Nord, Østre Havnepromenade 26, 9000 Aalborg. Referatet er udfærdiget i henhold til dagsordenens punkter. Fremmødte: 51 Fordelingstal: 978 Da der var forslag til vedtægtsændringer på dagsordenen, som opnåede mere en 2/3 tilslutning blandt de fremmødte, men ikke i forhold til samtlige stemmeberettigede, afholdes ekstraordinær generalforsamling mandag 20. maj kl. 18:00 i kælderen under nr. 19 (ved viceværtens kontor). Hvis solen skinner tager vi gården i brug og byder på et lille glas. Indkaldelse ifølge vedtægterne. 1. Velkomst ved Erik Rimmen, formand for bestyrelsen. 2. Valg af dirigent. Jakob Bisgaard indstillet af bestyrelsen og valgt af forsamlingen. Referent: Per Munch do. 3. Bestyrelsens beretning for det forløbne år. Erik Rimmen afgav som formand en mundtlig beretning: Tak til diverse som har ydet en indsats i det forløbne år. Fokus på større opgaver, som har fyldt i årets løb: Udskiftning af altaner, reparation og vedligeholdelse af elevatorer, dørtelefoner samt fjernvarmeinstallationen. Som det fremgår af regnskabet, har disse opgaver været omkostningstunge. Opmærksomhedspunkter til ejere og beboere: Der er brug for mere opmærksomhed på vores egen affaldssortering i de rette containere i husholdningsaffald, plast/metal samt pap/papir. Hvis affaldstyperne blandes sammen, vil renovationsvæsenet ikke fjerne affald. Storskrald herunder hvidevarer og møbler bortskaffer ejere og beboere selv. Det må ikke stå affald på fortov, ved skorstenen eller i kældrene. 4. Årsregnskab og status med påtegning fra revisor. Jesper Kloster fra Spar Nord Boligadministration gennemgik årsregnskabet Ingen spørgsmål eller bemærkninger: Årsregnskabet er godkendt. 5. Indkomne forslag. a. Forslag til vedtægtsændringer: 1. Vedtægtsændring 7 (dagsordenen, bilag 1, forslag 1) Forslag fra Bestyrelsen om at give lov til at hvert medlem kan besidde fem fuldmagter, modsat én, som det er tilfældet nu ifølge vedtægterne. Ændringen ønskes, fordi det vil være lettere at få en fuldmagt bragt med og dermed give lettere adgang til at stemme ved generalforsamlingerne for medlemmerne.
Ulla Tjell fra bestyrelsen motiverede forslaget i forlængelse af dagsordenens bilag 1. Da der er tale om vedtægtsændringer, skal der afholdes skriftlig afstemning: Fremmødte: For 45; Imod 5; blanke 1 Forslaget går videre til den ekstraordinære generalforsamling. 2. Vedtægtsændring 16 (dagsordenen, bilag 1, forslag 2) Forslag fra Børge Fisker Madsen om at forhøje ejerpantebrev i forbindelse med fremtidigt salg af lejligheder, således at ejerforeningen fremover har førsteprioritet fremfor kreditforeninger og andre kreditorer for i alt 50.000 kr. i hver ejerlejlighed. Ulla Tjell motiverede i forlængelse af dagsordenens bilag 1 bestyrelsens indstilling til, at forslaget ikke vedtages: Risikoen for at miste penge er ikke stor, og desuden kan forslaget betyde, at kommende ejere vil kunne låne et mindre beløb som realkredit, da ejerforeningens pantebrevbrev vil have førsteprioritet. Børge Fisker Madsen argumenterede for, at der fremover vil komme flere fælleslån, da der vil komme flere udgifter til større anlægs- og vedligeholdelsesarbejder. Desuden ejes flere lejligheder af selskaber, der ikke hæfter som individuelle personer. Forhøjelsen gælder kun nye ejere. Endelig er det ikke bestyrelsens opgave at sikre, at man kan sælge lejligheden uden problemer. En deltager indvendte, at det ikke kan være de sidste kroner, der er afgørende, når man køber en lejlighed. Ejerforeningens sikkerhed er vigtigst. Forslaget overgik til afstemning: Fremmødte: For 9; imod 40; blanke 2 Forslaget er ikke godkendt. 3. Vedtægtsændring 19 (bilag 1, forslag 3) Forslag fra Bestyrelsen om at tilføje en passus i vedtægterne om at mindste udlejningsperiode er på to måneder. Baggrunden for forslaget er, at man ikke ønsker udlejning på hotellignede vilkår, da der kan være en øget risiko for at få korttidslejere uden ansvarsfølelse overfor foreningen, husorden, bygninger eller området. Ulla Tjell motiverede forslaget i forlængelse af ovenstående. Bemærkninger og spørgsmål: En fremmødt fortalte, at de har en lejlighed inde i byen, som udlejes voldsomt på kort basis og som bliver brugt til mange forskellige herunder også betænkelige formål. Lejere på 5. sal flytter ofte. Til gengæld udlejes lejligheder, hvori der bor op til 5 og 6 beboere. Begge dele giver en voldsom slitage på ejendommens faciliteter og installationer. En anden i forsamlingen spurgte til, om forslaget både vil gælde lejligheder og værelser? Svaret var, at værelser er knyttet til lejligheder. Forslaget gælder både for begge. Forslaget overgik til afstemning Fremmødte: For 42; imod 8; blanke 1 Forslaget går videre til den ekstraordinære generalforsamling. Bestyrelsen undersøger desuden muligheden for at begrænse antallet af beboere i udlejningslejligheder, og arbejder videre med sagen.
b. Øvrige forslag: 1. Forslag fra Dorthe og Arne Rugholt (bilag 2, forslag 1) om at udvide rengøringen på fællesarealer, særligt vores trappeopgange Bestyrelsen har indhentet et tilbud på fejning og vask af trappeopgangene samt polering af dørene i opgangene hver 2. uge samt polering vinduerne i opgangene hver 12. uge. Tilbuddet lyder på 150.000 kr. årligt inkl. moms. Det kan oplyses, at Ejerforeningen i dag betaler 37.500 kr. årligt inkl. moms for vask af trapper hver 5. uge, polering af dørene i opgangene hver 10. uge og polering vinduerne i opgangene hver 12. uge. Bestyrelsen foreslår, at den udvidede rengøring af opgangene prøves i et år. Den udvidede rengøring af opgangene kan i forsøgsperioden klares over den nuværende drift. Ulla Tjell motiverede bestyrelsens indstilling jf. ovenstående. Bemærkninger fra forsamlingen: Børge Fisker Madsen ønskede skriftlig afstemning. Flere fremmødte påpegede, at rengøringen i kælder og opgange er for dårlig der tisses i hjørnerne, var der én der nævnte. Et synspunkt var, at når elevatorerne er så dårlige, skal der ikke bruges penge på rengøring. Der spørges i forbindelse med rengøring til viceværtens opgaver, når han ikke mere står for affaldshåndtering tidligt om morgenen? Førhen har viceværten taget sig af en del rengøring. En anden påpegede, at rengøringen bør være en viceværtopgave. Hvis der skal bruges 150.000,- må der skulle spares på andre opgaver. Erik Rimmen: Viceværten laver et godt arbejde, og den pris på rengøring, vi har nu, gælder måske ikke om et år, hvis vi afmelder ordningen. Punktet vedrørende rengøring og i forlængelse heraf viceværtens opgaver gav anledning til en hel del debat. Ina Munch fra bestyrelsen afrundede og sagde, at bestyrelsen oven på denne debat må tage en drøftelse af viceværtens opgaver og sammen med ham udforme en funktions- eller arbejdsbeskrivelse. Forslaget vedr. rengøring gik herefter til afstemning: Fremmødte: For 7; imod 40; blanke 3 Forslaget er ikke godkendt. 2. Forslag fra Klavs Poulsen (bilag 2, forslag 2) om udarbejdelse af en vedligeholdelsesplan for vores ejendom Bestyrelsen har vurderet forslaget. Bestyrelsen foreslår, at medlemskredsen kan komme med forslag til vedligeholdelsesplanen frem til 1. oktober 2019. Herefter udarbejdes forslag til vedligeholdelsesplan til fremlæggelse på ordinære generalforsamling i foråret 2020. Ulla Tjell fra bestyrelsen fortalte, at man har talt om vedligeholdelsesplan og er enig i, at der er brug for en plan fremover, så forslaget er velkomment. Der eksisterer allerede en adgang til bestyrelsen via hjemmesiden http://www.tegl-vang.dk/ Hvis man klikker på bestyrelsen kan man skrive til mitforslag@tegl-vang.dk fortæller Frank Svendsen fra bestyrelsen. Fra forsamlingen lød en røst om, at man ikke kunne vide, om ens forslag kom frem og blev behandlet. Det fremgår ingen steder. Ina Munch fortalte, at der ikke har været mange forslag. Forslag vil blive behandlet løbende på bestyrelsesmøder, og det vil/skal fremgå af referatet. Der kan være meget små forslag, men alt skal tages alvorligt. Forslag skal naturligvis
føres referat - men det er naturligvis ikke sikkert, at alle forslag vil blive realiseret. Nogle forslag kan være mere langsigtede og vil komme på vedligelsesholdelsesplanen. Forslaget overgik til afstemning Fremmødte: For 50; imod 1 Forslaget er godkendt. 3. Forslag fra Bestyrelsen (bilag 2, forslag 3) om etablering af flere p-pladser i gården Bestyrelsen foreslår etablering af p-pladser i gården, hvor dette er muligt, når affaldscontainerne forsvinder fra gården i forbindelse med etablering af molokker ude på gaden. Se uddybende forklaring i bilag. Forslaget gav anledning til nogle få bemærkninger En fremmødt indvendte, at parkeringspladser foran garagerne kan betyde at adgangen til garagen bliver vanskelig. Bestyrelsen påpegede, at det er klart, at man skal kunne komme ud af sin garage med en bil. Frank Svendsen, henviser til motiveringen i bilag 2. Hvis ikke der er plads til en ekstra parkeringsplads til en bil, kan der måske blive tale om parkeringsplads til motorcykel/scooter. Forslaget overgik til afstemning: Fremmødte: For 50; imod 1 Forslaget er godkendt. 4. Forslag fra Børge Fisker Madsen (bilag 2, forslag 4) om årligt at dokumentere og revidere det kommende altanlån. Bestyrelsen har indhentet tilbud på hvad det vil koste at revidere det ny fælleslån. Revisionsfirmaet Redmark oplyser, at det koster 2.000 kr. + moms pr. år. Bestyrelsen indstiller, at det ny fælleslån revideres årligt. Børge Fisker Madsen motiverede forslaget og fortæller, at taglånet har været revideret sammen med regnskabet; men den praksis er stoppet. Det er ikke i orden, for det bør fremgå særskilt, at foreningens lån er revideret af en revisor. Forslaget over gik til afstemning: Fremmødte: For 33; imod 13; blanke 3 Forslaget er vedtaget. 5. Forslag fra Bestyrelsen (bilag 2, forslag 5) om nedlæggelse af ruller i tørrerum Bestyrelsen foreslår nedlæggelse af de elektriske ruller i tre kælderrum, når disse bliver defekte. Rullerne bruges meget lidt (17 mønter = 255 kr. på et år) og udgifter til eventuelt kommende reparationer vil være urealistisk store i forhold til brugen af rullerne. Forslaget overgik til afstemning. Forslaget blev vedtaget ved håndsoprækning. 6. Bestyrelsens forslag til budget for næste år. Jesper Kloster gennemgik budgettet på baggrund af det fremsendte bilag. Ingen bemærkninger: Budgettet er godkendt.
7. Valg af 3 medlemmer til bestyrelsen. På valg: a. Ina Munch (modtager genvalg) b. Ulla Tjell (modtager genvalg) c. Frank Svendsen (modtager ikke genvalg) Bestyrelsen foreslår Klavs Poulsen: Ingen andre forslag. Klavs Poulsen er valgt. 8. Valg af suppleanter. Birthe Mørkholt foreslås og accepterer valg. Birthe Mørkholt er valgt. Det drøftes i den forbindelse, om suppleanter bør deltage i bestyrelsesmøder. Flere fra salen anførte, at det er en god ide at så mange som muligt arbejder for ejerforeningen men at suppleanter deltager uden stemmeret. 9. Valg af revisor, der fungerer indtil næste generalforsamling, hvor valg er på dagsordenen. Bestyrelsen foreslog Redmark, som godkendes. 10. Eventuelt. En beboer fra Vangs Alle har været udfordret af, at hjemmeplejen ikke har kunnet komme ind til en nabo, fordi dørlåsen har været ude af drift. Det er ikke muligt bare at bestille en elektriker eller en låsesmed. Det drøftes frem og tilbage, hvorvidt hjemmeplejen har en nøgle. En beboer fortalte, at der findes nøgler på den kommunale hjemmeplejes centrale kontor, men at alle hjemmeplejere ikke er udstyret med nøgler. I øvrigt burde hjemmeplejen kende koden til fordørene? Bestyrelsen vil tage problematikken op. En deltager i generalforsamlingen takkede for bestyrelsens arbejde og forslog, at generalforsamlingen giver nye bestyrelsesmedlemmer muligheder at deltage i et kursus om bestyrelsesarbejde. Det kan være en stor og vanskelig opgave at varetage bestyrelsesarbejdet. Formand Erik Rimmen sagde tak for i aften og tak til Frank Svendsen, der har været bestyrelsesmedlem i knap 9 år.