Sikkert OP Flow et regionalt læringsfællesskab

Velkommen! Hvem er vi? Christina Egelund Antonsen, programleder Stine Rasmussen, regional projektleder Karoline Bech, projektleder Martin Rostgaard-Knudsen, afdelingslæge Palle Juelsgaard, ledende overlæge Einar Pahle, ledende overlæge Christine Dragsbæk Knudsen, oversygeplejerske 2 Regionshospitalet Randers

Dagens workshop Hvad er Sikkert OP Flow? Forståelse for systemet køteori Hvad arbejder vi med på hospitalerne? Data Sikker 1 er Akut hasteklassifikation Teamsamarbejde Ledelse World café Fælles drøftelser og mulighed for spørgsmål 3 Regionshospitalet Randers

Hvad er Sikkert OP Flow?

Region Midtjylland 5 Regionshospitalet Randers

Operationsområdet - forskellige størrelser og forudsætninger HE Midt: 34 stuer Viborg: 15 stuer Silkeborg: 19 stuer HE Vest: 28 stuer Herning: 11 stuer Holstebro: 17 stuer RH Horsens: 16 stuer RH Randers: 17 stuer AUH: 72 stuer 6 Regionshospitalet Randers

Operationsområdet hvorfor? Operationsgangen afgørende for gode og sammenhængende patientforløb på akuthospitalet Uoverensstemmelse mellem OP-kapacitet og efterspørgsel Ikke-faglig begrundet ventetid for patienter til operation Aflysninger eller forsinkede operationer Pres på patientsikkerhed og arbejdsmiljø 7 Regionshospitalet Randers

Sikkert OP Flow et regionalt læringsfællesskab Videreførelse af de positive erfaring fra Sikkert Patientflow Systematisk arbejde med patientsikkerhed, forbedring af patientforløb og flow Systematisk brug af data Lokalt ejerskab og forankring Læringsfællesskab Læring på tværs Erfaringsudveksling Ledelse af forbedringsarbejde Inspiration til det lokale arbejde 8 Regionshospitalet Randers

Fælles inspiration i Skotland Viden og metodik fra Institute for Healtcare Optimization og NHS Skotland Forbedringsarbejde og -tilgang IHO Variability Methodology Forstå variationen i patientindtaget - naturlig vs. planlagt variation 9 Regionshospitalet Randers

Hvad tog vi med hjem? Adskillelse af akut og elektiv aktivitet Systematik og stærk metodisk tilgang Tydelig ledelsesmæssig forankring og involvering Data og datasynlighed Forståelse af efterspørgsel og kapacitet Hasteklassifikationssystem 10 Regionshospitalet Randers

Program for Sikkert OP Flow Formål Øget patientsikkerhed Sammenhængende patientforløb uden unødig ventetid Optimeret ressourceanvendelse på OP Bedre intern kommunikation og mere effektivt teamsamarbejde. Mål Den rette patient, i det rette operationsforløb på det rette tidspunkt, opereret af det rette operationsteam 11 Regionshospitalet Randers

Indsatser Det generelle spor Afdækning af flaskehalse Data og definitioner Organisering af OP-programmet Koordinering Det elektive spor Booking Simulation Sammenkørsel af bookplan og arbejdstidsplaner Det akutte spor Hasteklassificeringssystem Fastlæggelse af 1. akutte patient på lejet OP-koordinators rolle 12 Regionshospitalet Randers

Fælles regionale forbedringsmål Data som drivkraft til læring lokalt og regionalt Fem fælles regionale forbedringsmål 1. Ændring af tidspunkt for planlagt operation 2. Ventetid inden planlagt operation 3. Rettidig stue-start 4. Rettidig afslutning af operationsstuen 5. Ventetid på akut operation Fokus på lokal registreringspraksis og hvor vi skal løfte det regionalt 13 Regionshospitalet Randers

Organisering 14 Regionshospitalet Randers

Læringsseminarer og sitevisits 15 Regionshospitalet Randers

Lokal forankring som krumtap!...men regionalt projektledernetværk afgørende for at sikre sammenhæng og løbende videndeling på tværs 16 Regionshospitalet Randers

Hvor er vi nu? Forskelligt lokalt fokus Fælles regionalt datagrundlag To læringsseminarer er afholdt karakteriseret ved stor åbenhed, nysgerrighed og lyst til dele erfaringer Det tredje læringsseminar er på trapperne i juni Masterclass med Frederick Ryckman 13. juni som katalysator til det videre arbejde 17 Regionshospitalet Randers

KØTEORISPIL 18 Regionshospitalet Randers

Formålet med køteorispillet At vise hvad konsekvenserne er, når der er variation i kapacitet og efterspørgsel At vise at mismatch mellem kapacitet og efterspørgsel giver både spild i ressourcer og spild for patienter At vise at der kun kan være et godt flow i hele systemet, hvis de enkelte stationer i forløbet har et godt flow 19 Regionshospitalet Randers

Opgaven: At behandle og udskrive så mange patienter som muligt i 10 runder Seks stationer, der skal bemandes med én person: Patienter på vej Akutmodtagelse Anæstesitilsyn Operation Opvågning/intensiv Sengeafsnit 20 Regionshospitalet Randers

Hospitalssystem med 6 stationer 21 Regionshospitalet Randers

Roller Fordel de 6 stationer bemand dem ned én person pr. station Af de øvrige ved bordet udpeges to observatører: En tæller antal udskrivelser pr. runde En tæller antal patienter i systemet pr. runde De resterende reflekterer over spillet, og hvad der sker i systemet 22 Regionshospitalet Randers

Ved spillets start... 4 ventede patienter ved alle stationer (bortset fra patienter på vej ) Terningen bestemmer hvor mange patienter I kan behandle og derefter kan sende videre i systemet Der kommer nye patienter løbende ind i systemet Når patienter forlader stamafdelingen, betragtes de som udskrevet 23 Regionshospitalet Randers

Nu starter vi... Vi kaster terningen på samme tid Vi flytter patienterne på samme tid Vi noterer i plenum efter hver runde Vi spiller fem runder har fælles opsamling og spiller herefter de sidste fem runder Fælles opsamling til sidst 24 Regionshospitalet Randers

FORBEDRINGSDATA 25 Regionshospitalet Randers

Når papir bliver til datarapporter En opringning i maj 2017 Vi har indsamlet data på alle vores operationsstuer de sidste 14 dage. Kan du hjælpe med at lave et par kurver i Excel, så vi får et bedre overblik? Du er fri til at sætte fokus på der hvor der er de største udfordringer 26 Regionshospitalet Randers

27 Regionshospitalet Randers

Data på patientforløbet De data der var registreret var: Patient i narkoserum Patient på OP-stuen Knivklar Knivstart Knivslut Patient forlader stuen Klargøring af stuen til næste operation Årsager (noter på afvigelser) 28 Regionshospitalet Randers

Statusskift De klokkeslæt som personalet havde angivet på papir, blev registreret i bookingsystemet, via statusskift. 29 Regionshospitalet Randers

Udvikling af datarapport En datamedarbejder kan sættes strøm til papir. Opskriften: Viden om kliniske arbejdsgange Viden om funktioner i patientjournal (Midt-EPJ) Viden om funktioner i Klinisk Logistik (Cetrea) Viden om definitioner for et statusskift Opbygning af datarapporter 30 Regionshospitalet Randers

14 dage senere 31 Regionshospitalet Randers

Årsager til afvigelse Vi venter altid på portøren Der mangler at blive sat kryds på patienten Der mangler svar på INR Fru Jensen mangler TED strømper Vi venter på operatøren De holder altid fælles frokostpauser 33 Regionshospitalet Randers

35 Årsag til afvigelser, samlet opgørelse på OP 30 30 28 25 Antal 20 15 19 16 12 10 5 9 8 6 5 4 4 3 3 3 3 1 1 1 1 1 1 0 34 Regionshospitalet Randers

Spredning i Region Midtjylland Netværk mellem datamedarbejdere Tæt samarbejde med de regionale datamedarbejdere Netværk mellem projektledere Efterspørgsel fra øverste ledelse 35 Regionshospitalet Randers

Fokus i Vest Knivstart til aftalt tid 10:04:48 Knivstart Stue 4, Regionhospitalet Holstebro 09:36:00 09:07:12 Tidspunkt 08:38:24 08:09:36 07:40:48 07:12:00 20-08-18 21-08-18 23-08-18 27-08-18 28-08-18 30-08-18 03-09-18 04-09-18 06-09-18 10-09-18 11-09-18 13-09-18 17-09-18 18-09-18 20-09-18 24-09-18 25-09-18 27-09-18 01-10-18 02-10-18 04-10-18 08-10-18 09-10-18 11-10-18 22-10-18 23-10-18 25-10-18 29-10-18 30-10-18 05-11-18 06-11-18 08-11-18 12-11-18 13-11-18 15-11-18 19-11-18 20-11-18 22-11-18 Knivstart Median 08:59 36 Regionshospitalet Randers

11:02 Knivstart Stue 4, Regionshospitale Holstebro 10:33 10:04 09:36 Tidspunkt 09:07 08:38 08:09 07:40 07:12 4. marts 5. marts 7. marts 11. marts 12. marts 14. marts 15. marts 18. marts 19. marts 22. marts 25. marts 26. marts 28. marts 1. april 2. april 4. april Knivstart Median kl. 08:53 37 Regionshospitalet Randers

Indsamling af data Det er beundringsværdigt, når klinikken har et problem og de påbegynder indsamling af data. Indsamling af data via papirmetoden kan blive udfordrende i det lange løb. Papirmetoden kan i flere sammenhænge gøres elektronisk. Data der leveres automatisk, gerne dagligt, understøtter forbedringsarbejdet. 38 Regionshospitalet Randers

Afklarende spørgsmål? 39 Regionshospitalet Randers

KAFFEPAUSE 40 Regionshospitalet Randers

SIKKER 1 ER 41 Regionshospitalet Randers

Sikker 1 er 42 Regionshospitalet Randers

Hasteklassifikation Skotland Norge Finland 43 Regionshospitalet Randers

Motivation ud fra et datamæssigt perspektiv Dataverificerede omprioriteringer af OP-programmet Manglende koordinering af operationsprogrammet Uudnyttet operationskapacitet ( waste time ) og samtidig ventende patienter 45 Regionshospitalet Randers

Målet med Sikkert OP Flow Den rette patient, i det rette operationsforløb på det rette tidspunkt, opereret af det rette operationsteam 46 Regionshospitalet Randers

Sikker 1 og hasteklassifikation - Hvorfor er det vigtigt? Patientperspektiv Patienten i fokus Patientsikkerhed/kvalitet Effektivitet Forsinket procedurestart om morgenen Diskussion specialerne imellem Akuthospital fokus på flow Samfundsøkonomisk 47 Regionshospitalet Randers

Arbejdet med bruttoliste/hasteklassifikation 48 Regionshospitalet Randers

Bruttoliste og sikker 1 er - arbejdet mellem de kirurgiske afdelinger Arbejdsgruppemøder i spor 3 Løsningsforslag med afsæt i udfordringerne Indspark fra alle faggrupper til udformning af prøvehandling Incitamentsskabelse ved de kirurgiske afdelinger Dataverificerede omprioritering forsinket afvikling af operationsprogrammet Etablering af ejerskab Hvert speciale ansvarliggjort for udformning af bruttoliste, herunder udpegning af ansvarlig(e) kirurg(er) Afsæt i patientsikkerhed og kapacitetsudnyttelse frem for evidens 49 Regionshospitalet Randers

Tavlemøder og fastlæggelse af sikker 1 er Koordinere dagens OP-program Sikre, at alle stuer kommer i gang til tiden Koordinere eftermiddagens OP-program Aftale en sikker 1 er på akutlejerne for den efterfølgende dag 50 Regionshospitalet Randers

Sikker 1 er Indgreb der planlægges/prioriteres til at være det første indgreb på det akutte operationsprogram Sikker 1 er fastlægges aftenen før kl. 21.00 af vagtholdet Omprioritering kan kun ske ved forekomst af højere prioriteret kirurgi - og med hensynstagen til at undgå unødige og potentielt tidskrævende ombytninger 51 Regionshospitalet Randers

Sikker 1 er 52 Regionshospitalet Randers

Overvejelser Lokal forankring Organisering Tilpasset patient- /operationskategorier Akut vs. elektivt UBR Kræftpakker Flow i huset Ejerskab blandt kirurgerne Hverdag vs. vagt/weekend Der vil være situationer med tvivl! Stoler på den fagprofessionelle prioritering 53 Regionshospitalet Randers

Næste skridt... Fortsætte løbende audit på de forløb, hvor vi har ændret rækkefølgen Version 2.0 af bruttolisten/hasteklassifikation er implementeret Videreudbygning af akut hasteklassifikation 54 Regionshospitalet Randers

Tak for opmærksomheden! 55 Regionshospitalet Randers

AKUT HASTEKLASSIFIKATION 56 Regionshospitalet Randers

Agenda i dette oplæg Hvorfor et akut hasteklassifikation på AUH Inspiration fra andre AUH processen Hvad har vi gjort Prøvehandling Fremadrettet 57 Regionshospitalet Randers

Det store WHY? 58 Regionshospitalet Randers

Det store WHY? Hvorfor et Akut hasteklassifikationssystem på AUH: AUH er flyttet sammen både fra 4 hospitaler til ét men også på OP-området Udfordring på akutområde Færre akutlejer som deles mellem specialerne Intet tværgående blik på operationsområdet Behov for at udarbejde en Fælles definition af akut/elektiv på AUH Behov for prioritering af operationstider for den akutte patient Behov for at sikre et godt arbejdsmiljø Hvad er vores formål med et Akut hasteklassifikationssystem Den akutte operationspatient bliver opereret indenfor den tidsramme, der er aftalt for netop denne patient og at der sker en prioritering i forhold til den akutte patient operationsbehov ud fra en graduering. 59 Regionshospitalet Randers

Inspiration Inspiration fra USA, Skotland, Sverige og Norge 60 Regionshospitalet Randers

Vores proces på AUH Vi har et problem (erkendelse) Inspiration fra andre Bringe det ind i styregruppen for Sikkert OP Flow, som oplæg på en løsning på vores akutte problem på AUH Nedsættelse af arbejdsgruppe, som involverer 10 specialer og laver fælles oplæg Laver akut haste klassifikations system, beskriver arbejdsgangen, understøttende it samt og starter prøvehandling 1. april 61 Regionshospitalet Randers

Hvad har vi gjort? Definition af akut/elektive operation En elektiv operation: Planlagt procedure af operationspatient, som kan vente mere end 48 timer En akut operation: Tidskritisk (her og nu) patient, der skal på OP stuen med det samme (SORT) Akut patient, der er defineret til at skulle opereres inden for 0-6 timer (RØD) Akut patient, der er defineret til at skulle opereres mellem 6-24 timer (GUL) Akut patient, der er defineret til at skulle opereres mellem 24-48 timer (GRØN) 62 Regionshospitalet Randers

Hvad har vi gjort? Prioritering og operationstid for den akutte patient SORT = øjeblikkeligt/her og nu RØD < 2,4,6 timer uanset tidspunkt på dagen GUL 6, 12, 24 timer. Primær operation dag/aftentimerne GRØN 24-48 timer. Primær operation i dagtimerne 63 Regionshospitalet Randers

Hvad har vi gjort? Udarbejdet Akut hasteklassifikationssystem for 10 specialer Arbejdsdokument Baggrundsdokument 64 Regionshospitalet Randers

Arbejdsgange Klinisk logistik- akut tavle EPJ Operationstilmelding Daglige tavlemøder hen over døgnet 65 Regionshospitalet Randers

Prøvehandling 1. april 2019 Overordnet mål: 80% af de akutte patienter opereres inden for den aftalte tidsramme. Mål for prøvehandling: Kendskab og afprøvning af akut hasteklassifikationssystemet Kendskab og afprøvning af nye arbejdsgange vedr. operations SFI, booking og Klinisk logistik Tidspunkt for prøvehandlingen: 1. april 2019 1. maj 2019 (med løbende evalueringsmøder) Deltagelse fra specialer: Mave- og tarmkirurgi Urinvejskirurgi Kvindesygdomme og fødsler Plastik- og brystkirurgi Bedøvelse og Operation 66 Regionshospitalet Randers

Prøvehandling Fremgangsmåde: Ved operationstilmeldingen i SFI Operation/undersøgelse, planlægning har den kirurgiske bagvagt prioritere indenfor, hvilken tidsperiode den akutte patient skal opereres i samråd med anæstesiolog. SORT = øjeblikkeligt/her og nu RØD < 2,4,6 timer uanset tidspunkt på dagen GUL 6, 12, 24 timer. Primær operation i dag/aftentimerne GRØN 24-48 timer. Primær operation i dagtimerne I forbindelse med afviklingen af de akutte patienter til operation, afholdes der løbende tavlemøder på aftalte tidspunkter: Omkring kl 9.00 Omkring kl. 12.00 Omkring kl 17.00 Omkring kl 22.00 (hvor man også prioriterer morgendagens to første akutte patienter på lejet) 67 Regionshospitalet Randers

Præ-erfaringer fra Prøvehandling Reduceret stress i vagten (klarhed og transparens) Fælles overblik og forståelse for opgaven Rette patient på rette operationsleje på rette tid (sorte og røde patienter i aften og nat) Adfærdsregulering 68 Regionshospitalet Randers

Fremadrettet Spredning til OP Nord og OP Øst E-dok retningslinje Regionalt arbejde med afsæt i specialerådene 69 Regionshospitalet Randers

Borddrøftelse 70 Regionshospitalet Randers

TEAMSAMARBEJDE PÅ OP 72 Regionshospitalet Randers

Kulturen i dag Alle på stuen opfinder deres måde at løse opgaven på. Opgaverne løses efter hinanden i stedet for samtidigt. Vi må ikke kalde næste patient ned det er synd for patienten at de skal ligge på gangen Vi kan ikke kalde ned nu, jeg skal lige ringe til svigermor!! 75 Regionshospitalet Randers

Kulturen i dag Der skal være helt stille på stuen når vi bedøver!!! Vi laver ikke noget uden for vores faggrænser. Vi venter altid på lægen vi venter på portøren vi venter på rengøringen 76 Regionshospitalet Randers

Hvis vi kunne Der udarbejdes drejebog, hvor alle opgaver er beskrevet. Ingen faggrænser. Lægen har styr på lejringen. Lægen bliver på stuen fra start til patienten er ude af stuen. Der afløses ikke til kaffe!! Der planlægges fælles frokostpause på ½ time. 77 Regionshospitalet Randers

Hvis vi kunne Næste patient kaldes ned og klargøres uden for stuen. Rengøring foretages jf. retningslinjer evt. af læge, sygeplejerske og anæstesisygeplejerske. Kirugerne opererer sammen for at sikre mere ensartet knivtid ved den samme operation. 78 Regionshospitalet Randers

Hvad opnår vi? En operation mere dagligt. Arbejdsmiljøet. Det virker meget mere professionelt. Øget patientsikkerhed. Klassificering af operationer i 2 grupper. Gruppe 1 let, gruppe 2 svær. Simplere booking. 79 Regionshospitalet Randers

STRATEGISK LEDELSE 81 Regionshospitalet Randers

Agenda Organisering af projektet Bottom up model Udvidelse af ledelsessporet Hvad får du med? Ledelse i bottom up projektorganisering Risiko dekoblet ledelse Gode feedback systemer? Projektorganiseringen, som brobygger mellem afdelingssiloer på flere niveauer 82 www.re 82 Regionshospitalet Randers

Organisering af projektet Styregruppe nedsættes 1. møde: Brainstorm Mange ideer Enighed om bottom up model 83 Regionshospitalet Randers

Projektorganisering Styregruppe Projektgruppe Alle medarbejdere på Operationsgangen Projektejer: Lægefaglig direktør, Nils Falk Bjerregaard Projektleder: Sundhedsfaglig kvalitetskonsulent, Anna Rosa la Cour AL Sponsorer: Oversygeplejerske, Bedøvelse, Operation og Intensiv, Christine Dragsbæk Knudsen 84 Regionshospitalet Randers

Projektgruppen 85 Regionshospitalet Randers

Ledelse i Bottom up organisering Risiko for dekoblet ledelse Implicitte forventninger til hinanden Behov for ledelse 86 Regionshospitalet Randers

Ledelsessporet Ses et behov for: Ledelsesmæssig forankring Fælles situationsbillede (gennemsigtighed på tværs) Læring på tværs Opbygning af social kapital Tillid til hinanden Se os som et samlet hospital => Bedre kapacitetsudnyttelse på tværs Styregruppemøder var ikke tilstrækkelig 87 Regionshospitalet Randers

OP-kapacitetskonference Datadrevet - Operationsstueoversigt - Aflysninger Hvornår? Hver tirsdag og fredag kl. 8.45-9.00 Deltagere Ledende overlæger og oversygeplejersker fra skærende specialer, samt Bedøvelse, Operation og Intensiv. 88 Regionshospitalet Randers

Hvad har det givet? Fælles situationsbillede Aflivet myter Læring på tværs Booking på tværs Estimeret vs. reel tid Dagkirurgisk center vs. centrale operationsgang Højnet den sociale kapital 89 Regionshospitalet Randers

Næste step Målsætninger for det fælles situationsbillede Aflysninger Stuestart Binde organisationsniveauerne endnu bedre sammen Sikre at indsatserne spiller sammen Fokus arbejdsdygtige teams på tværs 90 Regionshospitalet Randers

Borddrøftelse 91 Regionshospitalet Randers

WORLD CAFÉ 93 Regionshospitalet Randers

Formålet med world café Mulighed for at stille uddybende spørgsmål og høre mere detaljeret til de fem oplæg Lære af hinandens erfaringer alles erfaringer sættes i spil Dele læring og successer Få inspiration til dit videre lokale arbejde 94 Regionshospitalet Randers

Processen er... Fire stationer: 1. Data 2. Sikkert 1 er og akut hasteklassifikation 3. Teamsamarbejde 4. Strategisk ledelse Hver deltager besøger hvert cafébord i 8 min. Se jeres nr. på deltagerlisten rotér til næste cafébord, når klokken ringer! 95 Regionshospitalet Randers

Caféetik Lyt efter det sagte og udfold med spørgsmål Vær nysgerrig og åben Bidrag med dine idéer, tanker og erfaringer Lyt for at forstå 96 Regionshospitalet Randers

Hvad vil I gå hjem og gøre? 97 Regionshospitalet Randers

Tak for i dag på vegne af RM! Få mere inspiration den 13. juni: Masterclass på AUH kl. 15.15-17.00 med Frederick Ryckman tilmelding via PS! Christina Egelund Antonsen chrant@rm.dk Stine Rasmussen stnrsm@rm.dk 98 Regionshospitalet Randers