#BREVFLET# Click here to enter text. Dokument: Neutral titel Baggrundsmateriale - Sektor Administration Sekretariat SUN Sundheds- og Kulturforvaltningen Danmarksgade 17 9000 Aalborg Init.: THED Sektorens formål er administration af Sundheds- og Kulturforvaltningen herunder Økonomi og IT samt betjening af Udvalget og de råd der henhører herunder. Derudover er opgaven, at formulere de politikker og strategier der efterspørges, samt håndtere støtte til frivilligt socialt arbejde og drift af frivillige huse. Derudover hører sundhedskonsulenterne normerings- og budgetmæssigt også under sektoren. Administration i Sundheds- og Kulturforvaltningen kan anskues enten ud fra sektor administration eller ud fra den administration som hele forvaltningen har centralt og decentralt. I dette notat vil administration tage afsæt i sektor administration og vil suppleres med information om den øvrige administration i forvaltningen, så vidt muligt. For den øvrige del af forvaltningen kan der opgøres administration for følgende områder: bibliotek, administration KLF og kørselskontoret. Hertil kommer administration på kommunale institutioner og i Aalborg Idrætspark, som ikke umiddelbart kan adskilles fra det øvrige budget. Nedenfor er de opgaver som varetages inden for Sektor Administration stillet op og det er skitseret hvad der er kan-opgaver og skal-opgaver for at give et billede af hvad der er muligt at justere på. Opgaver Sektor Administration Opgave Betjening af Sundheds- og Kulturudvalget Dagsordenener, referater, planlægning og koordinering, udarbejdelse og omsætning af strategier og politikker Økonomi, bogføring, fakturering, regnskab, økonomiopfølgning og support hertil, økonomisystem, IT First-line-support, indkøb, lincenshåndtering, LOS Kommunikation Internt og eksternt Dokumentation Dokumentation af aktiviteter og effekter, ledelsesinformation, analyser Betjening af råd og udvalg Handicap-, Ligestillings-, Integrations-, Uddannelses-, Frivilligrådet og MED-organisation Frivilligt socialt arbejde ( 18) Puljeadministration, drift af frivillighuse Sekretariatsbetjening af rådmand og direktør Planlægning og koordinering Tilgængelighed Administration af pulje, tilgængelighedsplaner mv. Udvikling Sikre udvikling af kvaliteten af forvaltningens kerneydelser Sundhedsstrategi Skal -opgave udsende dagsordener og føre protokol. leverer Årsbudgetter og regnskab som skal revisorgodkendes Retssikkerhedsloven foreskriver at kommunen skal have et Handicapråd. Arbejdsmiljøloven foreskriver at der skal være en MED-organisation. Servicelovens 18 foreskriver at: Kommunalbestyrelsen skal årligt afsætte et beløb til støtte af frivilligt socialt arbejde. Ministeriet laver opfølgning på at niveau stemmer overens med det tilførte udgiftsniveau (DUT). Ifølge sundhedsloven foreskrive at kommunen skal etablerer forebyggende og sundhedsfremmende tilbud til borgerne
I den nedenstående tabel er det angivet hvilke administrationsopgaver det varetages udenfor sektor administration og det er skitseret hvad der er kan-opgaver og skal-opgaver. Administrationsopgaver udenfor sektor administration Opgave Økonomi Bogføring, fakturering, økonomiopfølgning Betjening af Sundheds- og Kulturudvalget Dagsordenener, referater, udarbejdelse og omsætning af strategier og politikker Planlægning af kommunal flextrafik Call-center-funktion for flextrafik Kommunikation Internt og eksternt Kulturinstitutioner Fritid (Aalborg Idrætspark) Kultur Fritid Kollektiv trafik (kørselskontor) Kulturinstitutioner Skal -opgave leverer Årsbudgetter og regnskab som skal revisorgodkendes udsende dagsordener og føre protokol. Puljeadministration Landdistrikt Fritid Kultur Ifølge Folkeoplysningsloven skal kommunen skal kommunen sikre, at der ydes tilskud efter objektive kriterier. Økonomi Sektor Administration (i 1.000 kr) Foreløbigt Regnskab overslag 2017 Støtte til frivilligt socialt arbejde 5.062 5.701 5.704 Råd og Nævn 1.540 1.591 1.591 Administrationsbygninger 593 700 700 Sekretariat og forvaltninger 20.153 19.029 19.167 Sektor Administration i alt 27.348 27.021 27.162 292 Beregningsgrundlag for omprioriteringsbidrag 26.882 For den øvrige del af forvaltningen er der administrative udgifter til følgende områder i budgettet. Hertil kommer administration på kommunale institutioner og i Aalborg Idrætspark. Økonomi øvrige administration i SUN (i 1.000 kr) Foreløbigt Regnskab Omprioriteringsbidrag overslag 2017 er administration 3.080 3.154 3.181 KLF administration 12.245 11.776 11.875 Kollektiv Trafik Kørselskontor 3.014 2.567 2.588 Øvrig Administration i SUN i alt 18.339 17.497 17.644 Omprioriteringsbidrag 2/5
Nøgletal For at beskrive budget for Sektor Administration og administration i SUN nærmere er der nedenfor opstillet en række tabeller der er opgør økonomi og normeringer på en række områder: IT-aftaler m.v. dækker over de udgifter som administrationen har til aftalen med IT-centeret i BF, andre koncern aftaler på IT, samt de udgifter der er til licenser mv. Lønomkostninger er er udgiften til løn, som er blevet fordelt på: Fagkonsulenter medarbejdere der primært har opgaver knyttet til fagområderne sundhed, landdistrikt, kultur, fritid, bibliotek. Administration medarbejdere der primært har opgaver indenfor administration, dvs. økonomi, IT, Dokumentation, intern udvikling, råds- og udvalgsbetjening, call-center mv. Ledelse ledere som er lønnet under konto 6. Det skal bemærkes at der i nedenstående opgørelse ikke er medtaget refusioner i lønudgiften, med mindre det er angivet. Refusion veksler fra år til år afhængigt fx barsler og længerevarende sygdom. Øvrige driftsomkostninger er beregnet, som rest af budget/forbrug når udgifter til løn og IT er trukket fra. Det dækker udgifter til driften af administrationen såsom: udvalgs-møder og -rejser, uddannelse, kopi, rejser, møder, m.v. Sektor Administration Råd og nævn 1.591 1.498 1.591 Adm. bygning 563 592 700 Administration 19.315 20.140 19.029 Heraf IT-aftaler m.v. 2.128 Heraf Øvrige driftsomkostninger* 1.481 Heraf lønomkostninger i alt** 15.900 30,14 16.531 16.159 30,14 - fagkonsulenter 2.460 - administration 9.961 - ledelse 4.110 **) forbrug korrigeret for 2 flex-refusioner Sektor Kultur, Landdistrikter og Fritid Administration 11.526 12.395 11.776 Heraf IT-aftaler m.v. 227 Heraf Øvrige driftsomkostninger* 142 Heraf lønomkostninger i alt** 11.412 20,76 12.026 11.601 20,76 - fagkonsulenter 7.138 - administration 2.507 - ledelse 2.381 3/5
Sektor bibliotek Administration 3.103 3.088 3.154 Heraf Øvrige driftsomkostninger* 0 0 Heraf lønomkostninger i alt 3.103 6,91 3.088 3.154 6,91 - administration 3.088 Sektor Kollektiv Trafik Administration - Kørselskontor 2.527 3.014 2.567 Heraf Øvrige driftsomkostninger* 543 Heraf lønomkostninger i alt 2.431 6,00 2.471 2.471 6,00 - administration 2.471 Administration i alt i SUN Fordeling af administration Fordeling af lønudgifter Administration 36.471 38.637 100% Heraf IT-aftaler m.v. 2.355 6% Heraf Øvrige driftsomkostninger* 2.166 6% Heraf lønomkostninger i alt 32.846 64 34.116 88% 100% - fagkonsulenter 9.598 28% - administration 18.027 53% - ledelse 6.491 19% Udfordringer Den generelle udfordring for administration er at få balance mellem forventninger til serviceniveau - internt og eksternt - og de rammer som budgettet sætter for servicen. Der kan være basis for effektiviseringer indenfor for administrationsområdet, hvilket der er sat analyser i gang for at undersøge, men disse analyse står ikke klar i forhold til implementering i budget 2017. 18-midler til frivilligt socialt arbejde Pris og løn udviklingen udhuler gradvist den margen der har været mellem statstilskuddet som årligt fås via bloktilskud og det budget som er afsat. Kommunen er forpligtet til at have et tilskud på niveau med statstilskuddet. Nedenfor ses udviklingen for de seneste år frem til budgetoverslag 2017. 2014 BO BO 2017 teret 5.695.000 kr. 5.687.000 kr. 5.687.000 kr. 5.687.000 kr. Statstilskud 5.547.000 kr. 5.619.000 kr. 5.720.000 kr. 5.840.000 kr. Forskel 148.000 kr. 68.000 kr. -33.000 kr. - 153.000 kr. 4/5
Økonomi og opgaver Når der fra et budgetår til det næste spares på administration centralt i kommunen, fx lønkontor, er der risiko for at der kan ske en forskydning af opgaver fra centralt hold til forvaltningerne. Det betyder at der opleves større opgavebyrde på administrative opgaver, som der ikke følger ressourcer med til. Løsningen bliver ofte at bede den decentrale administration om at løse dele af opgaver. Der kan således opleves en opgaveglidning ved centrale administrative besparelser, som rammer dobbelt når der også skal spares på forvaltningens egne administrative midler. Dokumentation Der er i disse år stigende fokus på at dokumentere de indsatser som kommunerne leverer. Dokumentation er på flere områder af forvaltningen blevet udviklet de senere år, herunder sundhed. Der forventninger om at dokumentation i højere grad kan rulles ud til flere dele af forvaltningens virke for derved at være med til at forbedre forvaltningens styring og prioritering samt de politiske beslutningsprocesser. IT og digitalisering Med de øgede krav om digitalisering og den omstilling samt drift af It udstyr som digitalisering medfører er der stigende behov for håndtering af IT-udstyr og support. Support af IT og IT-udstyr er med til at sikre implementeringen og større sandsynlighed for at indhente eventuelle effektiviseringsgevinster. 5/5