Organisatoriske tilpasninger af Ballerup Kommunes administration - høringsmateriale

Transkript

1 BALLERUP KOMMUNE Dato: 8. september 2015 Tlf. dir.: Kontakt: Lene Bækgaard Organisatoriske tilpasninger af Ballerup Kommunes administration - høringsmateriale Kommunaldirektør Eik Møller tiltrådte i foråret Han har siden tiltrædelsen vurderet, i hvilket omfang den eksisterende administrative organisering dels leverer på de målsætninger, der blev formuleret ved den seneste større organisationsændring i 2011 og dels, hvordan organisationen responderer på de ændrede krav, der er opstået siden 2011 I 2011 blev målene beskrevet som: En klar og entydig organisation, der bidrager til effektivisering Enkel og genkendelig ledelsesstruktur Færre og større enheder og færre indgange for decentrale enheder Centralisering af support og støttefunktioner Der oprettes et center for borgerkontakt som på sigt skal gøre klar til én fælles indgang for borgerne, hvor mest muligt løses ved første kontakt (kontaktcentret) Innovationsopgaven og projektforum forankres centralt Processen skal ses i samspil med den analyse af administration og ledelse, der er bestilt fra politisk side, som BDO har foretaget for Ballerup Kommune heri omtalt som BDO-rapporten. Formålet er at foretage enkelte tilpasninger og justeringer, så Ballerup Kommune fortsat lever op til målsætningerne. I forlængelse heraf er det væsentligt at understrege, at de foreslåede ændringer baseres på udtalte behov for at skabe bedre sammenhænge og effektivisere Ballerup Kommune, så kommunen bedst muligt lever op til de krav, der er fra omverdenen i forhold til en effektiv og 1

2 fleksibel opgaveløsning. Endelig skal det bemærkes, at der udelukkende foreslås ændringer de steder, hvor direktionen finder, at der er noget i den nuværende organisation, der ikke understøtter de mest optimale muligheder i forhold til den krævede opgaveløsning. Det er målet, at Økonomiudvalget tager endelig beslutning om eventuelle justeringer og tilpasninger inden udgangen af Inden beslutningen tages i Økonomiudvalget er forslaget behandlet i hele MED-organisationen. Den vedlagte procesplan er udarbejdet under denne præmis. Nedenfor gennemgås de justeringer og tilpasninger som kommunaldirektøren fremlægger. Det skal bemærkes, at de nye navne eller navneændringer, der foreslås er foreløbige arbejdstitler. Andre forslag er velkomne. Center for By, Kultur og Erhverv/Center for Miljø og Teknik En af de formulerede hovedopgaver med oprettelsen af Center for By, Kultur og Erhverv var: At arbejde med at sammenlægningen bruges til at fremme samspil mellem byens rum, kulturinstitutionerne og borgernes kultur- og fritidsoplevelser. Det er direktionens samlede vurdering, at det ønskede samspil mellem de tre områder ikke er opstået. Kulturområdet Det er direktionens opfattelse, at ønsket om at skabe sammenhæng mellem kulturområdet og de øvrige områder i C-BKE har vist at være vanskelige at realisere. Organiseringen bevirker, at kultur- og fritidsområdet ofte bliver glemt eller overset og derfor ikke i tilstrækkelig grad integreres i kommunens øvrige områder og kerneopgaver især indenfor børn, unge, ældre og sundhed. Direktionen mener, at kultur- og fritidsområdet kan blive en mere aktiv og integreret spiller, hvis kultur og fritidsområdet lægges sammen med et af de nævnte områder. Det skal bemærkes, at området naturligvis fortsat skal have fokus på tværgående samarbejder med øvrige dele af organisationen. Forslag: Direktionen foreslår, at kultur og fritidsområdet lægges sammen med Center for Skoler og Institutioner. Direktionen foreslår, at centret omdøbes til Center for Skoler, Institutioner og Kultur. By, Plan og Erhverv Snitfladerne mellem planområdet og Center for Miljø og Teknik er store. Og det er direktionens opfattelse, at udviklingen af områderne viser et stigende behov for systematisk koordinering. Områderne og løsning af opgaverne er nu så tæt forbundne, at der også opstår et behov for at dele og udvide den faglige viden indenfor områderne. Direktionen oplever, at der er en stigende efterspørgsel efter udvikling og tværgående samarbejder og koordination til de forskellige dele af erhvervsområdet også fra politisk hold. Det er en tværgående indsats, der i høj grad hænger sammen med byudviklingen og mange af de opgaver, som Miljø og Teknik løser. Forslag: Direktionen foreslår, at Byplan og Erhverv lægges sammen med Center for Miljø og Teknik. Direktionen foreslår, at centret omdøbes til Center for Byudvikling, Erhverv og Miljø Side 2

3 Sekretariat for Udvikling og Kommunikation/Center for Økonomi og Personale Det er direktionens opfattelse, at der bruges mange ressourcer på at koordinere opgaveløsningen mellem personaleområdet og HR-udviklingsområdet, og at synergien for området derfor kan højnes ved igen at samle områderne. Direktionens opfattelse understøttes af nyere undersøgelser; herunder: Evaluering af strukturen på rådhuset, der blev gennemført i 2013 og senest i BDO-rapporten. Ballerup Kommune er som øvrige kommuner i gang med at ændre på løsningen af mange af de traditionelle kerneopgaver med store forandringer til følge. Derfor vurderer direktionen, at der er brug for større fokus på HR-området. Fokus på kerneområderne herunder rekruttering, fastholdelse, fortsat udvikling af ledere og medarbejdere, arbejdet med den nye MED-aftale mv. skal forstærkes. Ligesom der skal udarbejdes en decideret HR-strategi. Endelig har direktionen et ønske om en skarpere profil for økonomiområdet i form af et mere stramt og smalt område. Her skal fokus i endnu højere grad være på kerneopgaverne: budget og styring, og alt det arbejde der følger med dette. Direktionen ønsker derfor en tydelig forankring og et klart ansvar for hele kommunens budget, styring og analyse i dette center, så centret får en klar og tydelig rolle for hele organisationen og styringen af denne. Forslag Direktionen foreslår, at Sekretariat for Udvikling og Kommunikation omlægges til et Center for HR og Organisationsudvikling. Det nye center består af de nuværende HR- og udviklingsområder. Hertil føres det nuværende løn- og personaleområde fra C-ØP. Direktionen foreslår, at Center for Økonomi og Personale omdannes til Center for Økonomi og Styring. Sekretariat for Politik og Ledelse Direktionen oplever, at der et behov for at trække kommunens kommunikationsindsats tættere på det formelle beslutningsrum i Kommunalbestyrelsen og direktion. Kommunikation blev ved dannelsen af Sekretariat for Udvikling og Kommunikation lagt sammen med HR- og udviklingsopgaverne med et formuleret ønske om at styrke den interne kommunikation i kommunen også i forhold til de tværgående strategiske indsatser. Det er imidlertid ikke direktionens opfattelse, at det er lykkes de fleste centre ønsker mere kommunikationsassistance end den, de får, og forsøget på at integrere kommunikation i de øvrige opgaver i S-UK har taget noget af fokus fra kerneydelserne på kommunikationsområdet. Ved at flytte kommunikationsenheden til S-PL, bliver der en tættere og mere naturlig tilknytning til borgmester og direktion. Endvidere bør den primære interne kommunikationsopgave formuleres tilbage til centrene Samtidig ønsker direktionen at styrke profilen for Sekretariat for Politik og Ledelse i forhold til analyse- og udviklingsopgaver og bl.a. forankre gennemførelsen af den igangsatte politiske visionsproces og enkelte højt politisk prioriterede udviklingstiltag i Politik og Ledelse, som direktionen har behov for at følge tæt. Direktionen ser i forbindelse med ændring i opgaveporteføljen og i udvidelsen af sekretariatet et behov for at arbejde med den fremtidige opgaveløsning og rolle for sekretariatet. Side 3

4 Forslag: Direktionen foreslår, at kommunikation og et antal udviklingskonsulenter flyttes fra Sekretariat for Udvikling og Kommunikation til Sekretariat for Politik og Ledelse, og at sekretariatet skifter navn til Borgmestersekretariatet, da det er mere sigende i forhold til opgaveløsningen og porteføljen for sekretariatet. Øvrige centre og sekretariater For indeværende sker der ingen justeringer eller tilpasninger af opgaveporteføljen for de centre og sekretariater, der ikke er nævnt i materialet udover det tidligere nævnte omkring flytning af kulturområdet til C-SI. Det sagt, så kan det i forbindelse med fase 2-arbejdet med anbefalingerne fra BDO-rapporten vise sig, at der bør ske justeringer af dele af den øvrige administrative organisering og struktur. Hertil kommer, at direktionen har et vedvarende fokus på behovet for eventuelle tilpasninger og justeringer som følge af opgaveændringer inden for alle kommunens kerneområder. Endelig bør det nævnes, at som det gælder for alle stabs- og sekretariatsfunktioner vil der være et fortsat og løbende fokus på, at de lever op til de krav og forventninger, der er til dem. For disse er det derfor et vilkår, at der kan ske løbende justeringer og tilpasninger i forhold til arbejdsopgaver og snitflader. Effektiviseringskrav De organisatoriske justeringer skal give en effektiviseringsgevinst på 3 millioner kr. i helårsvirkning. Virkningen slår først fuldt igennem i Det skyldes, at der i vidt omfang vil være tale om personalereduktioner med opsigelsesvarsler. Der vil derfor blive anvist kompenserende initiativer, så virkningen på 3 mio. kr. opnås i Direktionen anbefaler, at der udmåles en forholdsmæssig reduktion på samtlige administrative centre/sekretariater på rådhuset som sikrer, at kommunen når besparelsen på 3 mio. kr. i Det skal naturligvis sikres, at de anbefalinger, der kommer ud af de tre delanalyser i 2. fase af BDO rapporten, indtænker denne reduktion, så reduktionen ikke indregner de samme løsninger to gange. Side 4

5 Bilag A Bilaget indeholder en oplistning af hovedansvarsområder, som de blev placeret i forbindelse med omorganiseringen i september Der vil altså være kommet andre opgaver til, ligesom nogle opgaver ikke eksisterer mere. Når tilpasningen af organisationen er på plads, bliver der udarbejdet en tidssvarende oplistning. Ansvarsområder Sekretariat for It og digitalisering (S-Itd) Support til de udførende enheder centralt og decentralt. Ansvarlig for drift, styring og udvikling af It og digitalisering, herunder strategisk it i forretningsudviklingen. Ansvarsområder for Center for Ejendomme (C-EJ) Support til de udførende enheder centralt og decentralt Ansvarlig for vedligeholdelse og drift af ejendomme centralt og decentralt Ansvarlig for bygningsopgaver Ansvarlig for udearealer ved kommunale ejendomme, vagt og sikring, rådhusservice og betjentfunktion. Ansvarsområder Center for Økonomi og Personale (C-ØP) Support til de udførende enheder centralt og decentralt. Ansvarlig for drift og udvikling af den samlede budget-, opfølgnings- og regnskabsopgave, løn- og personaleadministration, indkøb og udbud samt kontraktstyring ved indkøb af varer og tjenesteydelser. Ansvarsområder for Sekretariat for Udvikling og Kommunikation (S-UK) Ansvarlig for centrale og strategiske organisationsudviklingstiltag, leder- og medarbejderudvikling, forandringsprocesser, kurser Supporterer organisationen vedr. innovationsprojekter, projektorganisering, rekruttering, organisations- og opgaveudvikling, leder - og medarbejderudvikling Ansvarlig for strategisk kommunikation og rådgivning internt og eksternt samt koordinering af pressehåndtering Ansvarlig for produktion, vedligeholdelse og udvikling af trykte og digitale kommunikationsprodukter Ansvarsområder for Sekretariat for Politik og Ledelse (S-PL) Ansvarlig for sekretariatsbetjening af KMB, ØKU, Borgmesteren, Direktionen og Chefgruppen Ansvarlig for juridisk rådgivning, indgåelse af kontrakter vedr. udlejning af ejendomme og arealer Ansvarlig for køb og salg af ejendomme Ansvarlig for koordinering og kvalitetsudvikling af udvalgsbetjeningen. Udarbejdelser af dagsordner til alle stående udvalg, 17 stk. 4 udvalg (råd og nævn) Ansvarlig for Internationalt samarbejde i regi af Edge Cities og Wuxisamarbejdet. Ansvarsområder Center for Miljø og Teknik (C-MT) Ansvarlig for sektorplanlægning, klima, bæredygtighed, miljøledelse og myndighedsbehandling Ansvarlig for anlægs- og driftsopgaver samt projekter inden for trafik, vej, natur, vand, miljø og affald Redningsberedskabet Side 5

6 Ansvarsområder Center for By, kultur og Erhverv (C-BKE) Ansvarlig for kommune- og lokalplanlægning Fører tilsyn med almene boligselskaber Erhvervsudvikling og iværksætteri Kultur og fritid Byfornyelse Koordination af kommunens indsats ift. det forebyggende boligsociale arbejde Faglig support til ledelse af decentrale institutioner Ansvarsområder for Center for Social og Sundhed (C-SS) Ansvarlig for planlægning og udvikling af forebyggende og sundhedsfremmende aktiviteter Ansvarlig for strategiske sundhedspolitiske udviklingsprojekter, den tværgående sundhedskoordinering, sundhedsaftaler og sundhedsøkonomi Sagsbehandling, råd og vejledning til voksne borgere med behov for hjælp i forbindelse med handicap eller en social begivenhed Ansvarlig for drift og udvikling for dag- og døgntilbud på voksen handicapog psykiatriområdet Ansvarlig for strategiske og økonomiske opgaver på beskæftigelsesområdet er i dag overflyttet til Center for Borgerservice og Beskæftigelse Ansvarlig for drift og udvikling af ældreomsorg, plejecentre og hjemmeplejen samt øvrige institutioner under centeret Faglig support til ledelse af decentrale institutioner. Ansvarsområder for Center for Børn og Ungerådgivningen (C-BUR) Ansvarlig for myndigheds- og rådgivningsopgaver i forhold til familier med børn og/eller unge med særlige behov Ansvarlig for koordinering og den særlige indsats på ungeområde (SSP, ungdomspensionen mv.) Ansvarlig for at koordinere specialområdet med almenområdet Ansvarlig for faglig og pædagogisk udvikling med inkluderende indsatser Ansvarsområder for Center for Skoler og Institutioner (C-SI) Ansvarlig for drift og udvikling af skoler, BFO, klubber, byggelegepladser og specialinstitutioner Ansvarlig for drift og udvikling af daginstitutioner, dagplejen Ansvarlig for drift og udvikling af sundhedsplejen Ansvarlig for drift og udvikling af børnekultur Ansvarlig for udførelse af tilsyn Faglig support til ledelse af decentrale institutioner. Ansvarsområder for Borgerservice og Beskæftigelse (C-BB) Ansvarlig for den direkte borgerservice i forhold til: Pas, kørekort, pladsanvisning, kontanthjælp m.m., folkeregister, sygesikring, skat, opkrævning sygedagpenge, boligstøtte, boliganvisning Ansvarlig for objektiv sagsbehandling i forhold til: Pension, førtidspension, børneydelser (bidrag, børneydelser og børnefamilieydelse), barselsdagpenge og boligstøtte (dele af denne opgave er i dag flyttet til Udbetaling Danmark) Ansvarlig for udvikling af digitalisering af borgerservice. Side 6