Boligforeningen i København Administrator: Almenbo a.m.b.a. 12. maj 2015 Referat af ordinært bestyrelses- og repræsentantskabsmøde for Boligforeningen i København Mødedato og Tirsdag den 28. april 2015 kl. 16.30 -tid Sted Afdeling III, Fælleslokalet Kronprinsessegade 14 Deltagere Afbud Fra bestyrelsen Henrik Lohse, Henriette Denman, Lene Aastrup Nielsen, Kirsten Olsen samt Hanne Slotsvik Fra repræsentantskabet Irene Denman, Hope Cedercrantz, John Olsen, Sara Weng Nielsen samt suppleanterne Karina Kande og Elisabeth Høyer Fra Almenbo Lisbet Schaltz, Claus Sieben Hansen og Lene Terpe (referent) Vibeke Ahlmann Dagsorden 1. Godkendelse af vedtægter 2. Valg af dirigent 3. Godkendelse af referat fra det kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 7. oktober 2014 4. Optagne lån i perioden 7. oktober 2014 28. april 2015 5. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen, for det senest forløbne år. 6. Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab a. Afdeling I b. Afdeling III c. Boligforeningen d. Sideaktiviteter e. Spørgeskema f. Revisionsprotokollat 7. Budget for 2016 Fastsættelse af administrationsbidrag 8. Ny anvisningsaftale for perioden 2015-2018 9. Almenbos ordinære generalforsamling den 27. maj 2015 a. Valg af suppleant for boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse b. Opstilling af kandidat til Almenbos bestyrelse vælges af generalforsamlingen c. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling 10. Gennemgang af styringsdialograpport 11. Evaluering af Almenbos konference 2014 12. Behandling af indkomne forslag 13. Valg af revisor 14. a. Meddelelser b. Fra formanden c. Fra afdelingerne d. Fra administrationen 526
15. Fastsættelse af dato for næste kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde. Forslag tirsdag den 20. oktober 2015 16. Eventuelt. ad 1 - Godkendelse af vedtægter I forbindelse med boligforeningens navneændring og repræsentantskabets godkendelse heraf i 2014 blev vedtægtsændringerne omfattende det nye navn Boligforeningen i København godkendt. ad 2 - Valg af dirigent Claus Hansen blev valgt som dirigent. ad 3 - Godkendelse af referater Kombineret bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 7. oktober 2014 Referatet blev godkendt. Endvidere blev referat fra det ekstraordinære bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 3. februar 2015 godkendt. ad 4 - Optagne lån i perioden 7. oktober 2014 28. april 2015 Der er ikke optaget lån i perioden. ad 5 - Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år Henrik Lohse aflagde følgende beretning: Vi måtte i 2014 desværre sige farvel til Eric Andersen, boligforeningens ejendomsmester gennem mange år, som afgik ved døden efter længere tids sygdom. Æret være hans minde. Vi har ansat Jørgen Jensen som ny ejendomsmester og både vi og beboerne er meget tilfredse med hans store arbejde og engagement. Det blev i 2014 besluttet, at Boligforeningen for hospitalssygeplejersker i København skulle have nyt navn. Der blev derfor nedsat en arbejdsgruppe, som er kommet frem til navnet Boligforeningen i København. En stor tak til afdelingsbestyrelser, ansatte og administrationen for det gode samarbejde. Der var ingen bemærkninger til beretningen, som blev godkendt. ad 6 - Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab a. Afdeling I, Bispebjerg Bakke Regnskabet viser et underskud på 241.777 kr., der primært skyldes uforudsete udgifter vedrørende renholdelsesposten. Der blev spurgt, hvem der betaler for istandsættelsesudgifter i forbindelse med udsættelser. Administrationen svarede, at såfremt lejerne er anvist af Københavns Kommune ( 59, stk. 1) hæfter Københavns Kommune for udgiften. Afdeling Bispebjerg Bakkes regnskab for 2014 blev godkendt. 527
b. Afdeling III, Kronprinsessegade Regnskabet viser et underskud på 17.915 kr., der primært skyldes uforudsete udgifter vedrørende renholdelsesposten. Afdeling Kronprinsessegades regnskab for 2014 blev godkendt. Afdeling Bispebjerg Bakkes og afdeling Kronprinsessegades regnskaber er tilgængelige på Almenbos hjemmeside. c. Boligforeningen i København Administrationen orienterede om, at bidrag til dispositionsfonden skal reguleres i 2016, idet minimumskravet ikke er opfyldt. Boligforeningen i Københavns regnskab for 2014 blev godkendt med et underskud på 13.892 kr. Underskuddet overføres til arbejdskapitalen, der herefter udgør 202.462 kr. Egenkapitalen udgør 2.428.802 kr. d. Boligforeningen i Københavns sideaktiviteter Boligforeningen i Københavns regnskab over sideaktiviteter for 2014 blev godkendt. e. Boligforeningen i Københavns spørgeskema Boligforeningen i Københavns spørgeskema for 2014 blev godkendt. f. Boligforeningen i Københavns revisionsprotokollat Boligforeningen i Københavns revisionsprotokollat for 2014 blev godkendt. ad 7 Budget 2016 Fastsættelse af administrationsbidrag Boligforeningens administrationsbidrag for 2016 er reguleret med 0,6% til 4.326 kr. inkl. moms pr. lejemålsenhed. Stigningen svarer til stigningen i Almenbos administrationsbidrag, der udgør 0,6% jævnfør Almenbos takstoversigt 2016, som er godkendt af Almenbos bestyrelse den 25. februar 2015. Bestyrelsen godkendte det foreløbige administrationsbidrag, der endeligt godkendes ved fremlæggelse af Boligforeningens budget for 2016 på efterårsmødet. ad 8 - Ny anvisningsaftale for perioden 2015-2018 På mødet den 3. februar 2015 godkendte bestyrelsen den nye anvisningsaftale med Københavns Kommune. I aftalen indgår et afsnit om deleboliger, som giver kommunen mulighed for at anvise flere unge til samme bolig. Imidlertid er boligforeningens lejligheder ikke egnede som delelejligheder på grund af indretning og størrelse, hvorfor dette afsnit skal genforhandles med Københavns Kommune. Når endelig aftale foreligger, vil administrationen indkalde til underskriftsmøde. ad 9 - Almenbos ordinære generalforsamling den 27. maj 2015 a. Valg af suppleant for boligforeningens medlem af Almenbos bestyrelse Hanne Slotsvik blev valgt som suppleant for boligorganisationens medlem af Almenbos bestyrelse. 528
b. Opstilling af kandidat til Almenbos bestyrelse - vælges af generalforsamlingen Henriette Denman blev valgt som kandidat til Almenbos bestyrelse. c. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling Administrationen udleverede fem valgkort til boligorganisationens formand. ad 10 - Gennemgang af styringsdialograpport Styringsdialograpporten gennemgås af formand og næstformand, som kontakter administrationen, hvis de har ændringer eller spørgsmål til rapporten. ad 11 - Evaluering af Almenbos konference 2014 Der var stor tilfredshed med konferencen, specielt var Bent Madsens indlæg fredag aften glimrende. Administrationen havde fremsendt de udfyldte spørgeskemaer som inspiration til hvilke forhold, der kan forbedres i afdelingerne. ad 12 - Behandling af indkomne forslag Der var ikke modtaget forslag. ad 13 - Valg af revisor Revisionsfirmaet Deloitte blev genvalgt. ad 14 - Meddelelser a. Fra formanden Formanden udtrykte sin glæde over at være formand for en velfungerende boligorganisation, som er rar at bo i - med smukke afdelinger og velholdte områder og ikke mindst en rimelig husleje. b. Fra afdelingerne Afdeling I Afdelingsbestyrelsen arbejder på at finde et parkeringsfirma til at overvåge parkeringspladserne, idet der forudses at blive mangel på parkeringspladser, når renoveringen af de skrå parkeringspladser på Bispebjerg Bakke påbegyndes. Et forslag om etablering af nye køkkener i afdelingen vil blive drøftet på det kommende budgetforhandlingsmøde med afdelingen. Afdeling III Afdeling III ser frem til at få nye vinduer i afdelingen og ønskede at få projektet præsenteret som et særskilt punkt på dagsordenen til afdelingsmødet i september måned. Administrationen indhenter tilbud og beregner økonomi. c. Fra administrationen Administrationen foreslog organisationsbestyrelsen at deltage i et kursus eller seminar, der omhandler bestyrelsens arbejde, ansvar, samarbejde og strategiarbejde. Administrationen orienterede endvidere om, at Pia Mielko gik på efterløn den 1. marts og at administrationen pr. 1. maj har ansat Marianne Nielsen Hansen som ny udlejningsmedarbejder. Der har været afholdt licitation vedrørende det elektroniske syn med nye priser på istandsættelse af flyttelejligheder og administrationen er i gang med at vurdere de indkomne tilbud. Når det er 529
blevet afgjort, hvem der fremadrettet skal udføre opgaven, vil organisationsbestyrelsen blive orienteret. ad 15 - Fastsættelse af dato for næste kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde Næste møde er fastsat til den tirsdag den 20. oktober 2015 kl. 16.30. ad 16 Eventuelt Der var intet til punktet. Mødet sluttede kl. 18.10. Referent Formand Dirigent Lene Terpe Henrik Lohse Claus Sieben Hansen 530