Budskaber kommunikation til borgerne om Digital Post OPDATERET VERSION August 2014 Formål Dette notat fastlægger budskaberne til brug for kommunikationen til borgerne om overgangen til obligatorisk Digital Post for borgerne i de forskellige perioder frem til og efter, loven om obligatorisk Digital Post til borgerne træder i kraft 1. november 2014. Formålet med at fastlægge budskaberne er at skabe ensartet kommunikation af Digital Post fra det offentlige i Digitaliseringsstyrelsens daglige kommunikation, i den fællesoffentlige kampagne om overgangen til Digital Post og bølge 3 og i andre myndigheders kommunikation om Digital Post. Notatet skal ses som et katalog af budskaber og sætninger, hvor forskellige kommunikationssituationer vil kræve brug af forskellige budskaber afhængig af målgruppen og konteksten. Generelt kommunikeres det, at borgerne kan læse den digitale post på borger.dk eller e- Boks.dk. Kommuner kan evt. indsætte egen hjemmeside, hvis det er her, borgerne ledes hen for at læse Digital Post. Skrivemåder Følgende er eksempler på, hvordan vi skriver og taler om Digital Post Fulde navn: Digital Post fra det offentlige med stort D og stort P Kort navn: Digital Post med stort P og stort D Bestemt form: fx din digitale post med småt Undgå så vidt muligt begreberne digital postkasse og offentlig digital post. Målgruppen for kommunikationen er alle borgere fra 15 år og med CPR-nummer samt fast bopæl, da de er omfattet af loven om Digital Post. Kommunikationen afstemmes efter den relevante delmålgruppe, fx ældre, unge osv. 1
Periode August 31. oktober 2014 Primære budskaber Er du klar til Digital Post fra det offentlige? Husk at tjekke din digitale post fra det offentlige gå på borger.dk eller e-boks.dk. Sekundære budskaber: Generelt: - Alle borgere over 15 år, der ikke er fritaget, vil fra 1. november 2014 modtage post fra det offentlige digitalt. Det betyder, at flere og flere af de breve, du i dag modtager fra det offentlige på papir, vil du i stedet få digitalt. - Digital Post fra det offentlige er f.eks. indkaldelse til sygehus, meddelelse om pension, SU-meddelelser, ændring af boligstøtte, pladsanvisning til daginstitution, breve fra SKAT mm. - På borger.dk kan du logge ind med NemID og tjekke, om du er tilmeldt Digital Post. - Bliv klar til Digital Post tilmeld dig på borger.dk eller e-boks.dk. - Du kan læse din digitale post ved at logge ind med NemID på borger.dk eller e-boks.dk - alt efter hvad du foretrækker. - Det er den samme post fra det offentlige, som kan ses på borger.dk og e-boks.dk, så du behøver kun at læse din post ét sted. - Efter 1. november 2014 vil du være tilmeldt Digital Post, også hvis du ikke selv aktivt har tilmeldt dig. Sørg derfor for at blive klar til at tjekke din digitale post, så du ikke går glip af post fra det offentlige. - Det er ikke al posten fra det offentlige, der kan sendes digitalt. Du skal derfor stadig tjekke din papirpost. - Alle, der kan, skal modtage Digital Post fra det offentlige. De, der har svært ved det, kan få hjælp. De, der ikke kan, har mulighed for fritagelse. - Hvis du har svært ved det digitale, kan du få hjælp til at komme i gang på biblioteket. - På borger.dk/digitalpost kan du finde hjælp og vejledning til Digital Post. - Du kan give andre lov til at læse din digitale post ved at tildele 2
læseadgang til fx din familie eller andre, du har tillid til. Fordelene: - Digital Post fra det offentlige sparer dig for mapper på reolen. - Du kan læse din digitale post ved brug af NemID overalt, hvor du har adgang til computer, tablet eller smartphone. - Digital kommunikation skaber en moderne offentlig sektor og sparer samfundet for mange penge, der kan bruges på fx skoler, sygehuse og ældrepleje. Påmindelse om at tjekke Digital Post: - Opgiv en e-mailadresse og mobilnummer i Digital Post på borger.dk eller e-boks.dk. Så får du besked, når der er nye, digitale breve fra det offentlige til dig. - Din digitale post kan indeholde afgørelser og meddelelser, som du skal reagere på, og det kan få konsekvenser for f.eks. din økonomi, hvis du ikke tjekker din digitale post, når du først er tilmeldt. Oplysning til borgene om overgangen til Digital Post fra det offentlige: - Hvis du ikke er tilmeldt Digital Post fra det offentlige, vil du modtage et papirbrev i august eller september. Her vil du få oplysning om, at du fra 1. november skal kunne modtage Digital Post, hvordan du læser posten eller kan få andre til at gøre det. Der vil også være oplysning om fritagelse fra Digital Post. Borgere, der er blevet fritaget fra Digital Post, vil ikke modtage et brev. - Efter overgangen til Digital Post 1. november bliver der sendt et papirbrev til de borgere, der har modtaget Digital Post fra det offentlige, men som siden primo august ikke har været logget på løsningen. Brevet oplyser om, at der ligger Digital Post og venter på at blive læst, og hvordan man logger på og læser posten. Der vil også være oplysning om muligheden for at give andre læseadgang eller blive fritaget fra at modtage Digital Post. Borgeren vil kun modtage dette brev én gang. - Både op til og efter overgangen til Digital Post den 1. november bliver der gennemført kampagner, hvor der vil blive kommunikeret bredt om Digital Post. Det juridiske: - Det er dit ansvar at læse din digitale post for ikke at gå glip af vigtige breve. For eksempel indkaldelse til undersøgelse på sygehus, plads til dit barn i institution eller meddelelser om udbetalinger fra det offentlige. 3
- Digital Post fra det offentlige har samme retsvirkning som papirbreve fra det offentlige. Du bør derfor tjekke din digitale post, lige som du tjekker din papirpost. Brug af NemID: - Digital Post fra det offentlige kræver brug af NemID. Du kan læse om og bestille NemID på www.nemid.nu eller spørg på Borgerservice. Hjælp: - Du kan få hjælp til Digital Post fra det offentlige på borger.dk, Borgerservice eller på dit lokale bibliotek. Læseadgang: - Du kan give andre lov til at læse din digitale post ved at tildele læseadgang til fx din familie. Men husk, det stadig er dig, der har ansvaret for, at din digitale post bliver læst. - Du kan selv tildele læseadgang på borger.dk eller e-boks - eller få hjælp til det på Borgerservice. Fritagelse: - Du kan blive fritaget fra at modtage Digital Post fra det offentlige, hvis du opfylder et af kriterierne for fritagelse. Er du ikke fritaget inden 1. november 2014, vil du efter denne dato automatisk begynde at modtage Digital Post. - Fritagelse foregår ved fremmøde i kommunens borgerservicecenter. Hvis man ikke selv kan møde op, kan man få andre til at fritage sig ved hjælp af fuldmagt. - Kontakt Borgerservice for hjælp, hvis du ikke kan få en anden til at møde op for dig. - Blanketten til fuldmagt til anmodning om fritagelse på andres vegne kan findes på borger.dk. - På borgerservicecentret vil man få tilbudt hjælp til Digital Post, og man vil få information om muligheden for at tildele læseadgang. Hvis det besluttes, at den bedste løsning er fritagelse, underskriver man en tro-og loveerklæring om, at man opfylder mindst et af kriterierne for fritagelse. Herefter får man en kvittering om fritagelsen og dens varighed (2-årig eller permanent). - Borgerservice giver permanent fritagelse fra Digital Post, hvis fritagelsesgrunden vurderes som permanent. 4
- Selv om man er blevet fritaget fra Digital Post, er der noget post, man stadig vil modtage digitalt. Fx lønsedler fra staten og post om SU, som længe er blevet sendt digitalt. Hvis man ønsker fritagelse fra at modtage disse breve digitalt, skal man kontakte de myndigheder, der sender dem. - Kommunerne gør en indsats for, at de svageste medborgere, fx beboere på plejehjem, tildeler læseadgang til fx familiemedlemmer eller bliver fritaget fra Digital Post inden 1. november 2014. 1. november 2014 Primært budskab I dag markerer vi, at Danmark går over til Digital Post fra det offentlige. Sekundære budskaber - I dag tager Danmark endnu et stort digitalt skridt for at spare på udgifter til papir og frimærker. - Digital kommunikation skaber en moderne offentlig sektor og sparer samfundet for mange penge, der kan bruges på fx skoler, sygehuse og ældrepleje. - Fra i dag modtager du Digital Post fra det offentlige log på med NemID på borger.dk eller e-boks.dk for at opgive e-mail og mobilnummer. Så får du besked, når der er nye digitale breve fra det offentlige til dig. - Alle, der kan, skal modtage Digital Post fra det offentlige. De, der har svært ved det, kan få hjælp. De, der ikke kan, har mulighed for fritagelse. - Digital Post fra det offentlige sparer dig for mapper på reolen. - Du kan læse din digitale post ved brug af NemID overalt, hvor du har adgang til computer, tablet eller smartphone. 2. november 2014 Primært budskab: Husk at tjekke din digitale post fra det offentlige gå på borger.dk eller e-boks.dk Sekundære budskaber: Generelt: - Du modtager nu Digital Post fra det offentlige med mindre du er blevet fritaget. Digital Post fra det offentlige er f.eks. indkaldelse til sygehus, meddelelse om pension, SU-meddelelser, ændring af boligstøtte, pladsanvisning til daginstitution, breve fra SKAT mm. - Du kan læse din digitale post ved at logge ind med NemID på 5
borger.dk eller e-boks.dk - alt efter hvad du foretrækker. - Det er den samme post fra det offentlige, som kan ses på borger.dk og e-boks.dk, så du behøver kun at læse din post ét sted. - Opgiv en e-mailadresse og mobilnummer i Digital Post på borger.dk eller e-boks.dk. Så får du besked, når der er nye, digitale breve fra det offentlige til dig. - Du er tilmeldt Digital Post fra det offentlige, også hvis du ikke selv aktivt har tilmeldt dig. Kun hvis du er blevet fritaget, modtager du ikke Digital Post - Det er ikke al posten fra det offentlige, der kan sendes digitalt. Du skal derfor stadig tjekke din papirpost. - Alle, der kan, skal modtage Digital Post fra det offentlige. De, der har svært ved det, kan få hjælp. De, der ikke kan, har mulighed for fritagelse. - Hvis du har svært ved det digitale, kan du få hjælp til at komme i gang på biblioteket. - På borger.dk/digitalpost kan du finde hjælp og vejledning til Digital Post. - Du kan give andre lov til at læse din digitale post ved at tildele læseadgang til fx din familie eller andre, du har tillid til. Fordelene: - Digital Post fra det offentlige sparer dig for mapper på reolen. - Du kan læse din digitale post ved brug af NemID overalt, hvor du har adgang til computer, tablet eller smartphone. - Digital kommunikation skaber en moderne offentlig sektor og sparer samfundet for mange penge, der kan bruges på fx skoler, sygehuse og ældrepleje. Påmindelse om at tjekke Digital Post: - Opgiv en e-mailadresse og mobilnummer i Digital Post på borger.dk eller e-boks.dk. Så får du besked, når der er nye, digitale breve fra det offentlige til dig. - Din digitale post kan indeholde afgørelser og meddelelser, som du skal reagere på, og det kan få konsekvenser for f.eks. din økonomi, hvis du 6
ikke tjekker din digitale post. Oplysning til borgene om overgangen til Digital Post fra det offentlige: - Borgere, der har modtaget Digital Post fra det offentlige, men som siden primo august ikke har været logget på løsningen, modtager et papirbrev. Brevet oplyser om, at der ligger Digital Post og venter på at blive læst, og hvordan man logger på og læser posten. Der vil også være oplysning om muligheden for at give andre læseadgang eller blive fritaget fra at modtage Digital Post. Borgeren vil kun modtage dette brev én gang. Det juridiske: - Det er dit ansvar at læse din digitale post for ikke at gå glip af vigtige breve. For eksempel indkaldelse til undersøgelse på sygehus, plads til dit barn i institution eller meddelelser om udbetalinger fra det offentlige. - Digital Post fra det offentlige har samme retsvirkning som papirbreve fra det offentlige. Du bør derfor tjekke din digitale post lige som du tjekker din papirpost. Brug af NemID: - Digital Post fra det offentlige kræver brug af NemID. Du kan læse om og bestille NemID på www.nemid.nu eller spørg på Borgerservice. Hjælp: - Du kan få hjælp til Digital Post fra det offentlige på borger.dk, Borgerservice eller på dit lokale bibliotek. Læseadgang: - Du kan give andre lov til at læse din digitale post ved at tildele læseadgang til fx din familie. Men husk, det stadig er dig, der har ansvaret for, at din digitale post bliver læst. - Du kan selv tildele læseadgang på borger.dk eller e-boks - eller få hjælp til det på Borgerservice. Fritagelse: - Du kan blive fritaget fra at modtage Digital Post fra det offentlige, hvis du opfylder et af kriterierne for fritagelse. I forbindelse med, at du bliver fritaget, kan du få Digital Post, som du evt. allerede har modtaget, printet ud. - Fritagelse foregår ved fremmøde i kommunens borgerservicecenter. Hvis man ikke selv kan møde op, kan man få andre til at fritage sig ved hjælp af fuldmagt. 7
- Kontakt Borgerservice for hjælp, hvis du ikke kan få en anden til at møde op for dig. - Blanketten til fuldmagt til anmodning om fritagelse på andres vegne kan findes på borger.dk. - På borgerservicecentret vil man få tilbudt hjælp til Digital Post, og man vil få information om muligheden for at tildele læseadgang. Hvis det besluttes, at den bedste løsning er fritagelse, underskriver man en tro-og loveerklæring om, at man opfylder mindst et af kriterierne for fritagelse. Herefter får man en kvittering om fritagelsen og dens varighed (2-årig eller permanent). - Borgerservice giver permanent fritagelse fra Digital Post, hvis fritagelsesgrunden vurderes som permanent. - Selv om man er blevet fritaget fra Digital Post, er der noget post, man stadig vil modtage digitalt. Fx lønsedler fra staten og post om SU, som længe er blevet sendt digitalt. Hvis man ønsker fritagelse fra at modtage disse breve digitalt, skal man kontakte de myndigheder, der sender dem. 8