Møde den: 10-04-2015 Kirkesalsmøde Referat Ansøgninger til Innovationsfonden Som opfølgning på sidste mødes introduktion til ansøgningsrunden, orienterede Lis om nogle af guldkornene fra et orienteringsmøde i Aarhus: Fase 1 ansøgninger ansøgningsfrist 30-04-2015 Fase 2 ansøgninger ansøgningsfrist 08-09-2015 Ansøgninger kan være af 2-5 års varighed og med et total budget på 5-30 mio. kr. Innovationsfonden støtter med maks. 75% af det samlede projekt Fase 1-ansøgningerne sendes ikke til peers ude af huset, men vil blive behandlet af en administrator Der vil blive lagt meget vægt på betydningen for samfundet; vækstpotentiale; beskæftigelse Der skal være medfinansiering fra alle Privates timepris sættes som standard til 750 DKK/time Der kan kun søges i én af kasserne, man kan dog under Noter gøre opmærksom på hvis den også kan være relevant i andre kasser Erik opfordrede til at man går med i de samarbejder der tilbydes, og gentog, at han/birgit gerne vil have at vide hvis man er med i ansøgninger Dato: 10. april 2015 Side 1/2 Status på problemanalysen Som opfølgning på problemanalysen, havde ST s dekanat nedsat en række arbejdsgrupper, som kan ses af http://scitech.medarbejdere.au.dk/loesninger-paast/arbejds-og-koordineringsgrupper/. En del af disse er forsinkede, men i øjeblikket er en række anbefalinger omkring myndighedsbetjening i høring i samarbejdsfora er i institutterne. Den er udsendt til LSU, Institutforum og institutledelsen. I forbindelse med økonomiprocessen i 2014, blev der annonceret reduktioner på de administrative budgetter over flere år. Der arbejdes i øjeblikket på at reducere på fællesudgifter, som fx IT-licenser, konsulentydelser o.l. Derudover ses der på effektivisering af konkrete opgaver, processer og områder. Endelig meddelte Erik, at Universitetsdirektøren i dag er på besøg i Foulum, og hun besøger AGRO 1 time. Ny strategi for AGRO Der igangsættes ved ST arbejde med strategiplaner for 2015-2020. I AGRO igangsættes arbejdet på lederseminar i næste uge. Overordnet plan for strategi-arbejdet samt program for lederseminar vedlægges. Institut for Agroøkologi Aarhus Universitet Blichers Allé 20 Postboks 50 8830 Tjele Tlf.: 8715 6000 Fax: 8715 4798 E-mail: agro@au.dk http://agro.au.dk
Rekrutteringsplan for professorer AGROs oprindelige plan for rekruttering af professorer blev sat i stå af besparelsesprocessen i 2014. Som opfølgning blev der primo 2015 indsendt et forslag med 3 kandidater til godkendelse i dekanatet. 2 af disse er på stand by og må afvente arbejde omkring ansættelsesprocedurer bliver behandlet i ST s Akademiske Råd. Det tredje forslag, som var et dekantilsagn til Tommy blev godkendt, og der er nu indledt en bedømmelsesprocedure. Side 2/2 Lønforhandlinger Erik orienterede om, at der er indkommet 72 ansøgninger denne gang, og der er nu en proces, hvor forhandlingerne med de enkelte forbund kører, disse forventes afsluttet med udgangen af maj. Andet Bent orienterede om, at der i Politiken har været skrevet om, at specialer bør skrives som 60 ECT opgaver i stedet for de små opgaver til færre point. Hvis nogen er interesseret kan udklippet lånes hos ham. Bent var enig i dette synspunkt, og han opfordrede til at det tænkes ind i AGROs strategiarbejde. Dan KJ orienterede om at der er arrangeret en 3 timers workshop om stresshåndtering for ph.d.-studerende 06-05-2015. Han opfordrede de studerende til at komme til arrangementet, der kommer en psykolog med speciale i studiemiljø og giver nogle værktøjer til hvordan man måske kan tackle stressede situationer.
Til Institutter og Centre på Science and Technology Baggrunddokument: Strategiplaner 2015-2020 for institutter og centre ved Science and Technology De eksisterende strategier for institutter og centre er ved at løbe ud og skal derfor opdateres. Efter besparelsesproces og problemanalyse og igangsættelse af nye fakultetsinitiativer og processer vurderes 2015 som værende et godt tidspunkt fornyelse af strategierne på ST s institutter og centre og for fakultetet som helhed. En del institutter og centre er allerede i gang med en proces. Universitetets bestyrelse har desuden besluttet, at Strategien for Aarhus Universitet skal evaluereres og justeres i 2016. For at sikre kvalificeret indspil og faglig forankring bedes alle institutter og centre på Science and Technology opdatere sin strategi. For at sikre en vis alignment i forhold til udarbejdelse af institut- og centrestrategier foreslås det, at vi arbejder efter en fælles procesplan og skabelon for strategierne. Det vil samtidig lette arbejdet med en revision af fakultetsstrategien og styrke fakultets indspil til revisionen af den overordnede strategi for hele Aarhus Universitet. Tanken med at starte tidligt er at sikre størst mulig indflydelse fra de faglige miljøer på de overordnede strategier for universitetet. Der er selvfølgelig en risiko ved at starte før den overordnede proces for er fastlagt, at vi bagefter kan have behov for at justere de udarbejdede strategier til den fælles skabelon. Det må dog siges, at være en minimal ting i forhold til, at vi er bedre forberedt og hvis de enkelte institut- og centerstrategier er gode og velfunderede. Dekanat, ST Niels Christian Nielsen Dekan Dato: 31. marts 2015 Direkte tlf.: 87155913 Mobiltlf.: 28992541 E-mail: dean.scitech@au.dk Web: au.dk/dean.scitech@au.dk Afs. CVR-nr.: 31119103 Side 1/4 Institut- og centerstrategier: I relation til udarbejdelsen af strategien bør man inddrage følgende målsætninger: Faglighed i fokus Et konkurrencedygtigt fakultet i en globaliseret verden Optimeret administrativ understøttelse af kerneydelserne Målet er at rykke ST fra at være et regionalt fakultet til at være et globalt fakultet. Fortsætter vi ad den kurs vi har pt forbliver vi et regionalt fakultet. Udvikling til et globalt fakultet kræver massiv fokus på international rekruttering af medarbejdere og studenter, internationalt samarbejde og opbygning af flere aktiviteter på kerneydelserne med international højde. Skal vi være nationalt og internationalt konkurrencedygtige skal strategiske tiltage foretages med stærk fokus på kvalitet i alt vi gør. Der Dekanat, ST Aarhus Universitet Nordre Ringgade 1 8000 Aarhus C Tlf.: 87150000 Fax: 87152068 E-mail: mail@science.au.dk http://www.science.au.dk
skal tillige være øget fokus på spydspidsaktiviteter der kan tiltrække talent, forskningsmidler og anerkendelse. Side 2/4 Målsætning: Etablering af en ambitiøs og realistisk strategi for instituttets/centrets fremtidige udvikling med fokus på perioden 2015-2020. Strategien skal være visionær, den skal være implementer-, styr- og kontrollerbar eksempelvis via meningsfulde KPI er. Strategien skal være klart formuleret og give mening for ledere såvel som den enkelte medarbejder, og den skal baseres på et solidt og velbegrundet økonomisk grundlag. Strategien skal adressere instituttets/centres kerneydelser inden for forskning, uddannelse, talent, myndighedsrådgivning og erhvervssamarbejde og have krystalklare målsætninger ifht fremtidige indsatsområder, herunder rekruttering og igangsættelse af spydspidsaktiviteter. 1. Der skal etableres en klar vision og mission for instituttet/centret. Visionen skal ikke beskrive den nuværende situation, men fremtidens situation hvor målene er nået. Målene må godt være mere langsigtede end 5 år. 2. Der skal etableres en klar strategi, der kan sikre at målene indfries. Denne bør baseres på: 2.1. en analyse af den nuværende situation internt og i relation til eksterne aktører, 2.2. en beskrivelse af udfordringer internt og eksternt (fx ved brug af SWOT, PESTEL, competition analyser), 2.3. en analyse af den strategiske position og 2.4. valg af retning. 3. Der etableres og beskrives strategiske fokusområder under hensyntagen til økonomi, stakeholders/aftagere, interne processer og kompetence/udviklingsmulighed. 4. Der sikres en opfølgning i termer af specifikke, målbare, aftalte, realistiske og tidsbestemte KPI er dækkende over kerneydelserne. 5. Implementeringsstrategi og handleplaner beskrives med en klar fremstilling af økonomiske rammer og tidsplan. Et centralt element i effektiv implementering er en klar rekrutterings- og talentudviklingsstrategi, opbygning af infrastrukturer og en stærk kobling til instituttet/centrets muligheder for offensiv finansiering via eksterne aktiviteter inden for kerneydelserne. Tidsplan: Marts December. Udarbejdelse af strategiplaner Indledning: 10. marts Udsendelse af udkast til skabelon til institutter/centre 26. marts FLM: Drøftelse af format/indhold af strategiplaner 31. marts Revideret skabelon til institutter/centre (dette dokument)
Ekstern inspiration: 16. april FLM: Strategi i fakultetsledelse v. Ingo Kleindienst 19-22. april Studietur til Nanyang Technical University, Singapore 20-21. maj Studietur Wageningen University, Holland 28. maj FLM: Opsamling af strategi-relevante elementer fra studieture Side 3/4 1. udkast til strategiplaner 14. august Aflevering af 1. udkast til strategiplaner til fakultetet 20-21 august Drøftelser af strategiplanernes foreløbige executive summary og flagskibe med ST advisory board 9-10. september FLM: 2-dages seminar hvor strategiplanerne fremlægges og drøftes 16. september Dekan: præsentation strategielementer ved AU Bestyrelsesmøde Udarbejdelse af endelige strategiplaner 13. November Aflevering af endelige koordinerede strategiplaner December Drøftelser af strategiplaner med dekanatet En foreløbig disposition for strategirapporten kan se ud som følger (tilrettelagt således elementer af dokumentet forventeligt kan bruges direkte i strategier og handleplaner på universitetsniveau): 1. Forord (max 1/2 side) Kort om tilvejebringelse, inddragelse, målsætning 2. Vision, mission og executive summary (max 1 side) Korte klare formuleringer ifht vision og mission, summary afsnittet skal være kort, sammenfatte strategiens hovedelementer, Beskrivelsen skal være egnet til offentliggørelse via hjemmeside, profileringsbrochurer etc 3. Organisation og fysiske rammer (max 2 sider) Her beskrives kortfattet instituttets/centrets størrelse, organisering, faglige opbygning, medarbejder sammensætning og fysiske rammer med henblik på understøttelse af strategiens centrale elementer. Detaljerede oplysninger gives i appendices a-d. 4. Medarbejdere og kultur (max 2 sider) Her beskrives instituttets værdier i relation til medarbejdere og kultur. 5. Overordnet målsætning, international position og styrkepositioner (max 2 sider)
Her beskrives kortfattet instituttets nuværende position og styrkepositioner (f. eks. ved navne på max 5 flagskibe max 5) inden for kerneydelserne. Evt detaljer ifht evt benchmarking gives i appendix e. Side 4/4 6. Analyse af instituttets/centerets styrker og svagheder vha. fx SWOT, PESTEL, konkurrentanalyse (max 2 sider) Her foretages en analyse af instituttets/centrets styrker/svagheder internt og i relation til eksterne faktorer. Detaljer kan gives i appendix f. 7. Strategi 2015-2020 (max 5 sider) Her beskrives instituttets/centrets overordenede strategi (kan række længere ud end til 2020) med klar beskrivelse af indsatser, målbare parametre (KPI er) for deres udvikling. Strategikort gives i appendix g. Liste over KPI er og udvikling af disse kan gives i appendix h. Opdateret rekrutteringsplan kan gives i appendix i. a. Flagskibe Her beskrives 3-5 områder, der vil udvikles med høj prioritet, og som kan indtænkes i fakultetets profilering. b. Talent Herunder rekrutteringsplan c. Forskning d. Uddannelse e. Myndighedsrådgivning f. Erhvervssamarbejde 8. Handlingsplan (max 5 sider) Handlingsplan med klar beskrivelse af styring, økonomi, talentopbygning, tidsplan og udvikling af KPI erne over 5 års perioden (detaljer i appendix h). a. Flagskibe b. Talent c. Forskning d. Uddannelse e. Myndighedsrådgivning f. Erhvervssamarbejde 9. Appendices a. Organisering b. Geografi/fysiske rammer c. Medarbejder sammensætning (kategorier, aldersprofil etc) d. Stort infrastruktur/forskningsplatforme e. Benchmarking f. Institut/center analyse g. Strategi kort h. KPI er incl måltal og udvikling
Møde den: 16-17. april 2015 Tøystrup Gods, Blaakærvej 13, 5856 Ryslinge AGRO lederseminar Dagsorden Deltagere: Lis W. de Jonge; Karen E. Henriksen; John Hermansen; Sonja Graugaard; Mogens Nicolaisen; Mogens H. Greve; Per Kudsk; Jørgen Eriksen; Jørgen E. Olesen; Erik Steen Kristensen; Birte Boelt; Birgit S. Langvad Afbud: Michael Kristensen; Hanne Vester Rasmussen Strategisk ledelse i AGRO Lederseminaret 16-17. april 2015 er et led i en sammenhængende proces for AGROmed at skabe en ny fælles faglig stærk kultur gennem bedre udnyttelse af potentialet i lederteamet. Det skal derfor ses i sammenhæng med VIP-mødet november 2014 og lederseminaret august 2014. Det overordnede mål med dette seminar er: Strategisk ledelse af en fortsat god faglig udvikling i AGRO Ved lederseminaret i august 2014 og tidligere, havde vi stor fokus på Commitment og koordinering, altså højre side af nedenstående figur. Ved det her seminar vil have mere fokus på venstre side af figuren, altså kursen, herunder især den faglige vision for AGRO. Dato: 10. april 2015 Side 1/3 Institut for Agroøkologi Aarhus Universitet Blichers Allé 20 Postboks 50 8830 Tjele Tlf.: 8715 6000 Fax: 8715 4798 E-mail: agro@au.dk http://agro.au.dk
Side 2/3 Torsdag den 16. april 2015 Tid Emne Ansvarlig 10:00 Introduktion og forventet udbytte af seminaret Erik 10:15 Indlæg fra de enkelte sektioner 1) Hvad er kursen og den faglige vision i min sektion? 2) Hvordan bidrager min sektion til AGRO s samlede kurs og faglige vision? 3) Hvad er de ledelsesmæssige udfordringer set fra min stol? Hver sektionsleder forbereder 15-20 min. indlæg, efterfølgende plads til spørgsmål: a. SYSTEM v/ John b. KLIMA v/ Jørgen EO c. CROP v/ Per d. PATENT v/ Mogens N e. JORD v/ Mogens G f. JORNÆR v/ Jørgen E g. MARK v/karen Frokost 14:00 Rekruttering og talentudvikling Lis (udgangspunkt i oplæg fra Rektoratet) 14:30 Erhvervssamarbejde (Udgangspunkt i kommissorium for erhvervsudvalget og oplæg fra Rektoratet) Birte 15:00 SWOT-analyse for AGRO og planlægning af proces for ny strategi jf. oplæg dekanatet 18:00 Opsamling Erik 19:00 Virtuelle møderum Birgit 20:00 Middag Gruppearbejde i 2 grupper Gruppe A John Hermansen Mogens Nicolaisen Birte Boelt Mogens H. Greve Birgit S. Langvad Gruppe B Jørgen Eriksen Per Kudsk Lis W. de Jonge Karen E. Henriksen Jørgen E. Olesen Sonja Graugaard
Fredag den 17. april 2015 Tid Emne Ansvarlig Side 3/3 8:30 Refleksioner på gårsdagens program Bibliometriske opgørelser for AGRO - styrker og svagheder ved den nuværende publicering Funding og forventninger til fremtiden Orientering om arbejde i administrativ arbejdsgruppe ved ST, herunder fremtidige rammer for de adm. enheder og bemærkninger til AGROs Grønspættebog Frokost Høring af foreløbige anbefalinger fra arbejdsgruppen for myndighedsbetjening Opsamling og plan for udarbejdelse af strategi i AGRO, jf. baggrundsdokument: Strategiplaner 2015-2020 Birgit Erik Erik / Birgit Erik Erik