Næstved Kommune Team Arbejdsmiljø og Fælles Indkøb www.naestved.dk Sagsid.: 81.38.04-P35-1-18 Referat 05 09 2018 MED-Hovedudvalget Mødedato 05 09 2018 Tid 10:00 12:15 Sted Mødelokale 8, Teatergade NB: Formøde for medarbejderne: Onsdag den 29 august kl. 8:30-10:30, Rådmandshaven, mødelokale 3 Mødedeltagere Rie Langhoff Perry, Jakob Bigum Lundberg, Torben Bahn Pedersen, Ole Dittmann, Anne Engel, Gitte Jørgensen, Flemming Møss for Tommy Skov, Annette Bendix Sørensen, Patricia Dundorff, Maria Pedersen for Nanna Salling, Morten Lundhøj, Nils Ørby-Lieberkind, Lise-Lotte Horn Jakobsen, Louise Herløv, Bo Kiersgaard, Jimmi Lind, Søren Eriksen og Minna Randløv Andersen. Som tilforordnet deltager Ann Sofie Kannegaard (Fie), Teamleder Center for Koncernservice og Økonomi. Fraværende/afbud Nanna Salling (suppleant deltager i stedet), Tommy Skov (suppleant deltager i stedet), Hanne Dollerup. Sven Kofoed-Hansen og Alice Sørensen. Mødeleder Rie Langhoff Perry Gæster punkt 5, 6, 7 og 8: Centerchef Steen Andersen, Center for Koncernservice og Økonomi punkt 5: Centerchef Torben Kelm Danielsen, Center for Trafik og Ejendomme punkt 11: HR-konsulent, Anne Fossing, Center for Politik og Udvikling, og Sundhedskonsulent, Tine Thorsboe, Næstved Sundhedscenter. - kl. 11:30 Referent Dorthe Erika Vang Jensen Side 1 af 29
MED-Hovedudvalgets sammensætning for 1. april 2017 til 31. december 2018: Ledersiden: kommunaldirektør Rie Langhoff Perry direktør Hanne Dollerup direktør Jakob Bigum Lundberg direktør Sven Koefoed-Hansen Torben Bahn Petersen, centerchefrepræsentant, Center for Arbejdsmarked (suppleant Lars Nedergaard, Center for Dagtilbud og Skole) Ole Dittmann, virksomhedslederrepræsentant, Leder af Dagplejen Anne Engel, virksomhedsambassadøren fra Virksomhedspanelet (suppleant Birgitte Ettrup, virksomhedspanelet) Medarbejderrepræsentanter, som er TR/FTR: Medlemmer suppleanter Gitte Jørgensen, OAO/HK Flemming Møss, LO/HK Tommy Skov, OAO/HK Flemming Møss, LO/HK Annette Bendix Sørensen, OAO/FOA Majbrit Andreassen OAO/FOA Patricia Dundorff, OAO/FOA Majbritt Wendelbo, OAO/FOA Morten Lundhøj, OAO/SL Tanja Jepsson, OAO/SL Nils Ørby-Lieberkind, OAO/3F Heine Øllegaard Jensen, LO/3F Nanna Salling, FTF/DS Maria Pedersen, FTF/DS Jette Elisiussen FTF/DSR Susanne Lynderup Hansen, FTF/DSR Alice Sørensen FTF/Danske Fys. --- Lise-Lotte Horn Jakobsen, FTF/DLF Pia Sundberg, FTF/DLF Louise Herløv, FTF/BUPL --- Bo Kiersgaard, AC/JA Gregers Kiehn, IDA/AC Medarbejderrepræsentanter, som er arbejdsmiljørepræsentanter samt suppleanter (tilhørende virksomhed oplyst i parentes): Jimmi Lind Søren P. Eriksen Minna Randløv Andersen vakant (selvejende) Kasper Jensen vakant vakant vakant (selvejende) Som tilforordnet deltager Ann Sofie Kannegaard (Fie), Teamleder Center for Koncernservice og Økonomi. NB: Medlemmer af udvalget bedes selv sørge for at deres suppleant indkaldes, når medlemmet ikke kan deltage! Side 2 af 29
Oversigt over dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af dagsorden... 5 2. Godkendelse af referat... 5 3. Gensidig orientering om den gode historie... 5 4. Drøftelse og beslutning af kommentarer til justeringer af organisationsændringen pr. 1/1-2017... 6 5. Drøftelse og beslutning af kommentarer til budgettemaanalyse "Fremtidig organisering af ejendomsområdet"... 9 6. Drøftelse og beslutning af kommentarer til budgettemaanalyse "Tværkommunal benchmark på administration og ledelse"... 12 7. Drøftelse og beslutning af kommentarer til budgettemaanalyse "Automatisering og systemudgifter"... 14 8. Drøftelse af konsekvenser vedrørende budget og opfølgning på mål og ressourcer.... 18 9. Beslutning af ny retningslinje om kompetenceudvikling og udviklingssamtaler... 18 10. Beslutning om koncept for 3-i-1 målinger... 20 11. Drøftelse af løbeaktiviteter for ansatte i Næstved Kommune... 23 12. Orientering om evaluering af Trivselshotline... 24 13. Drøftelse af status på Arbejdstilsynets besøg... 27 14. Orientering om foreløbigt program for Arbejdsmiljøkonferencen... 27 15. Orientering om status på fremmøde og sygefravær... 28 16. Gensidig orientering om arbejdsmiljø og trivsel i organisationen... 29 17. Eventuelt til orientering... 29 Side 3 af 29
Oversigt over Bilag: Bilag 4.1 De samlede notater fra møder i MED-udvalg og på interviewmøder, Bilag 4.2 Sammenfatning af resultater fra evalueringen af organisationsændringen, Bilag 4.3 Input fra evalueringen med relation til Direktionens udvalgte temaer Bilag 4.4 Øvrige udsagn fra evalueringen af organisationsændringen Høringssvar som er modtaget eftersendes efter fristen den 31/8 Bilag 5 Rapport Fremtidig organisering af bygningsdrift. Høringssvar som er modtaget eftersendes efter fristen den 31/8 Bilag 6.1 Om Vives metode generelt Bilag 6.2 Benchmark antal ansatte/årsværk Bilag 6.3 Benchmark lønninger Bilag 6.4 Benchmark omkostning Bilag 6.5 Benchmark Afvigelse til gennemsnit Høringssvar som er modtaget eftersendes efter fristen den 31/8 Bilag 7.1 Liste med processer for automatisering Bilag 7.2 Handleplan for automatisering Bilag 7.3 KL Katalog over processer egnet til automatisering Bilag 7.4 KL Præsentation om organisering af automatiseringsprojekter. Bilag 8 Administrationens budgetnotat. Bilag 9.1 Forslag til ny retningslinje om kompetenceudvikling og udviklingssamtaler Bilag 9.2 Nuværende retningslinje om kompetenceudvikling og udviklingssamtaler Bilag 9.3 Dialogværktøj "Udviklingskompasset" Bilag 9.4 Muligheder for økonomisk støtte Bilag 10.1: Årshjul for gennemførelse og opfølgning Bilag 10.2: Fordele og ulemper ved 3 versioner af APV og Trivselsmålinger Bilag 10.3: Om anonymitet og ikke-anonymitet Bilag 12 Trivselshotline evalueringsrapport 2017 Bilag 13 AT tilsynsbesøg marts august 2018 Bilag 14 Foreløbigt program for Arbejdsmiljøkonferencen 31/10. Bilag 15 Overblik over aktuelt sygefravær 2018 samt for samme periode i 2017 med billede af kort- og langtidssygefravær samt aldersfordeling. Side 4 af 29
1. Godkendelse af dagsorden Herunder orienteres om ændringer af medlemmer af udvalget: Maria Pedersen (DS) er, som suppleant for Nanna Salling, trådt ind i udvalget, pga. barsel. Søren P. Eriksen (AMR) er, som suppleant for Lone Høegh Karlsen, trådt ind i udvalget på en plads som arbejdsmiljørepræsentant. Lones jobfunktion har ændret sig til at være leder. Mette Weirup Lyngsø stopper sin ansættelse i Næstved Kommune og derved også sin plads i udvalget. Jette Elisiussen er nyvalgt til pladsen for DSR og Susanne Lynderup Hansen er suppleant for Jette. Gæster til mødet: punkt 5, 6, 7 og 8: Centerchef Steen Andersen, Center for Koncernservice og Økonomi punkt 5: Centerchef Torben Kelm Danielsen, Center for Trafik og Ejendomme punkt 11: HR-konsulent, Anne Fossing, Center for Politik og Udvikling, og Sundhedskonsulent, Tine Thorsboe, Næstved Sundhedscenter. - kl. 11:30 Beslutning Godkendt. Ændringer af medlemmer taget til efterretning. 2. Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra mødet den 20. juni 2018. Herunder har udvalget mulighed for at evaluere på tidligere møders form og struktur m.m. Se referatet: https://www.risikoarbejdsmiljoe.dk/moeder-2018-hovedudvalg/ Beslutning Vedrørende punkt 6 i referatet om benchmark på ledelse og administration, er der enighed om at tydeliggøre, at det er en fejlfortolkning, at konkludere at Næstved Kommune ligger højt på ledelsesressource, når der er talt medarbejdere med, som er ansat på en lederoverenskomst. Ligeledes skal tydeliggøres at myndighed og sagsbehandler ikke kan adskilles entydigt i forhold til opgaveporteføljen. Herefter er referatet godkendt. 3. Gensidig orientering om den gode historie MED-Hovedudvalget har aftalt at der skal være mulighed for også at synliggøre succes- historier fra arbejdspladserne i organisationen. Gensidig orientering Med en meget dedikeret indsats fra medarbejderne, har borgere på plejecentrene inden for alle 4 ældredistrikter været på sommerferie. Det tværgående projekt, som er blevet omdøbt til Familien på vej (tidligere kaldet tværgående borgerforløb ), er et godt eksempel på god socialpolitik på den store klinge. Komplekse udsatte familier hjælpes på tværs af fagområder. Familien har én kontaktperson i kommunen, hvor kontaktpersonen koordinerer indsatsen internt mellem flere centre. Familierne oplever, at det giver mening, og det er en succes. Side 5 af 29
4. Drøftelse og beslutning af kommentarer til justeringer af organisationsændringen pr. 1/1-2017 Der foreligger nu et forslag til justering af den organisationsændring i Næstved Kommune, som trådte i kraft den 1. januar 2017. Evalueringen bygger på en række samtaler, fokusgrupper, dialogmøder og spørgeskemaundersøgelse, og er blevet til og gennemført i samarbejde med både centerchefer og MED-udvalg i løbet af foråret og sommeren. Direktionen har den 21/8 gennemgået alt materiale og sender hermed et forslag til organisationsjustering i høring i kommunens administrative MED-udvalg. Høringsmaterialet fremgår af bilag 5, og indeholder dels en beskrivelse af nogle overordnede organisatoriske justeringer og dels interne justeringer i hhv. Center for Politik og Udvikling samt Center for Koncernservice og Økonomi. MED-Hovedudvalget, MED-Områdeudvalg og øvrige MED-udvalg skal forholde sig til den overordnede organisatoriske justering, mens MED-udvalgene i CPU og CKO også skal forholde sig til deres interne justeringer. Frist for at fremsende kommentarer er 10. september 2018 kl. 12. Svarerne skal sendes til udviklingskonsulent Trine Stig Elmer på trsel@naestved.dk Efter høringsfristen, forholder Direktionen sig til, hvorvidt svarerne giver anledning til tilpasninger af justeringsforslaget. Den endelige afgørelse træffes på Direktionens møde den 25. september og bliver herefter offentliggjort. Der arbejdes på, at ændringerne træder i kraft den 1. november 2018. Sammen med høringsdokumentet offentliggøres også materialet fra evalueringen af organisationsændringen. Materialet omfatter en samling af de notater, der er udarbejdet på baggrund af drøftelser på henholdsvis MED-møder og interviewmøder med ledere og medarbejdere. På baggrund af disse noter samt den indledende spørgeskemaundersøgelse blandt de involverede MEDudvalgsmedlemmer, er der udarbejdet en sammenfatning af resultaterne fra evalueringen af organisationsændringen. Yderligere omfatter materialet de temaer og input i relation hertil, Direktionen på baggrund af evalueringen har valgt at sætte fokus på og arbejde videre med. Endelig omfatter materialet en samling af en række øvrige udsagn fra noterne, som centercheferne selv har mulighed for at agere på. Indstilling Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget forholder sig til den overordnede organisatoriske justering - drøfter og beslutter en evt. fælles udtalelse fra udvalget. Side 6 af 29
Tidsplanen for forløb med evaluering og justering af organisationen: 15. aug Direktionen drøfter forslag til indsatser og justeringer 21. aug Direktionen beslutter de overordnede indsatser og justeringer, der sendes i høring i MED Hovedudvalget og i de lokale MED-udvalg i administrationen. Materialet gøres samtidigt tilgængeligt for alle på ERNA. 5. sept MED Hovedudvalget drøfter deres høringssvar. 10. sept Frist for høringssvar 18. sept Direktionen drøfter høringssvar 19. sept Direktionens besluttede justeringer præsenteres i strategisk chefforum 25. sept Direktionen træffer endelig beslutning 22. okt ØK orienteres Bilag Materiale fra evalueringen af organisationsændringen Bilag 4.1 De samlede notater fra møder i MED-udvalg og på interviewmøder, Bilag 4.2 Sammenfatning af resultater fra evalueringen af organisationsændringen, Bilag 4.3 Input fra evalueringen med relation til Direktionens udvalgte temaer Bilag 4.4 Øvrige udsagn fra evalueringen af organisationsændringen Høringsdokument Bilag 4.5 Beslutningsoplæg justering på baggrund af organisationsevaluering Drøftelse og beslutning af evt. fælles udtalelse fra udvalget Da det ikke giver mening, at ledelsen sender et høringssvar til sig selv, vil MED-Hovedudvalgets medarbejderne alene fremsende. Medarbejderne fremsender følgende kommentarer: - Medarbejderne anerkender, at der lige nu kun gennemføres mindre justeringer. På sigt kan der dog være emner, som der skal arbejdes videre med i forhold til justeringer. - Det er meget forskelligt, i hvilket omfang organisationen påvirkes. Det afhænger af, hvor i organisationen man er placeret. - Det er en ønske, at justeringerne også illustreres med et organisationsdiagram og ikke kun er beskrevet med tekst - Det anerkendes også, at løn og personale samles i ét team i Center for Koncernservice og Økonomi - Det opfordres til, at der ses yderligere justering, så HR og Arbejdsmiljø placeres i tættere samarbejde til Personale. Den manglende sammenhængskraft mellem HR, Arbejdsmiljø og Personale mærkes også hos virksomhedslederne - Der opfordres til at teamleder for HR- og Arbejdsmiljøteamet tilforordnes MED- Hovedudvalget, således at sammenhængskraften i MED-organisationens Side 7 af 29
arbejdsmiljøarbejdet bedre forankres og styrkes ligesom teamleder for Personale tilforordnes MED-Hovedudvalget - Der peges på at det er en udfordring, at der ikke er en funktion som personalechef for hele kommunen som rådgivende enhed. Det har efter justeringen pr. 1/1-2017 hurtigt været tydelige, at der mangler den relationelle tillid og tilgang til en rådgivende øverste personalechef. - Det er fint at der placeres udviklingskonsulenter i fagcentrene, men opgaveløsningen i fagcenter og Center for Politik og Udvikling (CPU) er ikke gennemskuelig. Der skal være tydelighed i opgavefordelingen og forventningsafstemt mellem fagcenter og CPU. Hvilke ydelser/opgaver placeres i fagcentre, og hvilken service/understøttelse af opgaveløsning kan der forventes hjælp til fra CPU? - Der skal være opmærksomhed på organisationskulturen. Det giver en effekt og udfordring på kulturen, når vi skal mødes på nye måder. Udvalget drøftede ligeledes historikken vedrørende udviklingskonsulenterne, som ved organisationsændringen i 2012 blev samlet i et center og to teams - to teams, som var placeret i hhv. Rådmandshaven og Teatergade. I 2017 blev de to teams samlet i Teatergade. Ledelsen informerer om, at der er set på projekt- og opgavefordelingen, som udviklingskonsulenterne har. En del relaterer primært til fagcentre, mens andre er tværgående projekter, og projekter som relaterer til direktion og politikere. Uanset historik og flytning af årsværk, så vil der formentligt aldrig kunne opnås en oplevelse af 100% retfærdighed, idet alle kompetencer ikke kan dækkes af én person. Der er lyttet til, at fagcentrene mangler den faglige relation til udviklingskonsulenterne. De historiske regnestykker, som de var i 2012, er ikke længere sammenlignelige, da organisationen og opgaverne har ændret sig derfor kan historikken ikke gøres op 1:1 i forhold til, hvordan udviklingskonsulenterne tidligere var placeret i fagcentre. Medarbejderne giver udtryk for, at det primære vedrørende udviklingskonsulenterne er, at der er uklarhed om opgavefordelingen hvordan opgaven er placeret i fagcentret, og hvad man kan forvente fortsat at kunne trække på i Center for Politik og Udvikling. I forhold til en funktion som personalechef, gør medarbejderne opmærksom på den vigtige relation i vanskelige sager, hvor tillid, retfærdighed og samarbejde er vigtige elementer. Det mærkes tydeligt, at der ikke er en personalechef som før 1/1-2017. Ledelsen påpeger, at ved personalesager er det ikke meningen, at henvendelsen skal ske til en centerchef eller teamleder først. Det er altid muligt at kontakte teamleder for det personalejuridiske område, men som udgangspunkt skal man kontakte den relevante personalekonsulent. Såfremt der viser sig behov for, at en lederkompetence skal involveres i en sag, så vil personalekonsulenten gå tilbage i sit bagland til først teamleder, så centerchef og sidst evt. direktør. Der er ingen tvivl om, at der skal være en tæt relation mellem Personale og HR/Arbejdsmiljø. Dog skal vi være opmærksomme på, at HR/Arbejdsmiljø har en forebyggende indsats/det bløde arbejdsmiljø, mens Personale har den mere juridiske og personale-retslige opgaveportefølje. Der Side 8 af 29
vil være fokus på styrket samarbejdsrelation qua bl.a. det tætte samarbejde mellem teamlederne for de to fremadrettede teams i CKO og CPU. Medarbejdernes kommentarer samles af sekretæren, som koordinerer med næstformanden. Der er frist for tilbagemelding den 10/9, hvor også Økonomiudvalget generelt orienteres. 5. Drøftelse og beslutning af kommentarer til budgettemaanalyse "Fremtidig organisering af ejendomsområdet" RESUMÉ Næstved Kommune har gennemført en budgettemaanalyse Fremtidig organisering af bygningsdrift. MED-Hovedudvalget drøftede afrapporteringen på mødet d. 20/6. Økonomiudvalget besluttede i juni måned at sende afrapporteringen i høring. Som en del af denne høring kan MED- Hovedudvalget udarbejde en udtalelse, som vil indgå i det videre beslutningsforløb. INDSTILLING Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget drøfter og beslutter en evt. fælles udtalelse om afrapporteringen på budgetanalysen. SAGSFREMSTILLING Sagen er tidligere drøftet på Hovedudvalget den 20/6.Konklusionerne i afrapporteringens tre dele skal kort ridses op. Uanset model for organisering af fremtidig bygningsdrift, så forudsætter rapporten, at der opbygges data om kommunens ejendomme, som sikrer overblik og mulighed for prioritering, samt at der implementeres styringsprincipper i Center for Trafik og Ejendomme til sikring af et tættere samarbejde med virksomheder m.fl. 1. Om organisering af fremtidig bygningsdrift. Der er i afrapporteringen opstillet tre modeller for organisering af bygningsdriften: Den centrale model, mellemmodellen og den decentrale model. Administrationen indstiller, at mellemmodellen vælges som fremtidig model og udgangspunkt for en videreudvikling af området. Mellemmodellen er bygget op omkring samarbejdende klynger af virksomheder (f.eks. en skole, to børnehaver og en vuggestue), hvor ledelses- såvel som budgetansvaret for den indvendige vedligehold fortsat ligger på virksomhedsniveau. Modellen tænkes udmøntet i fem klynger, hvor tekniske serviceledere og - medarbejdere arbejder sammen med henblik på at skabe faglige bæredygtige miljøer. De teknisk servicemedarbejdere og - ledere skal fortsat beskæftige sig med såvel service- som vedligeholdelsesopgaver. De fem klynger foreslås i udgangspunktet at omfatte: Center for Dagtilbud og Skole (52 årsværk), Center for Trafik og Ejendomme (33,2 årsværk), Center for Kultur og Borgerservice (11,2 årsværk), Center for Sundhed og Ældre (9,8 årsværk) og Centrer for Børn og Unge (5,4 årsværk). Klyngen i Center for Dagtilbud og Skole foreslås yderligere opdelt i seks tekniske servicegrupper svarende til skoledistrikterne. Side 9 af 29
2. Lukning af datahuller. Næstved Kommune har udfordringer i forhold til at oparbejde og opdatere ejendomsdata. At datahullerne lukkes vurderes at være en forudsætning for at påbegynde arbejdet med at professionalisere driften af ejendomsområdet. Der er derfor iværksat en proces i Center for Trafik og Ejendomme med henblik på at lukke datahullerne. Den forventes afsluttet ultimo 2019. 3. Arealforvaltning og -optimering. Afrapporteringen viser, at Næstved Kommune ligger 18 procent over landsgennemsnit i brug af areal. De 18 procent svarer til, at kommunen skal reducere arealforbruget med 87.000 m2, hvis Næstved Kommune skal nå landsgennemsnittet. Det vurderes i afrapporteringen, at de forskellige måder at organisere bygningsdriften på har hver deres potentiale i forhold til at reducere arealforbruget: Den decentrale model: En reduktion på 10.000 m2, svarende til en besparelse på 0,5 mio. kr. Mellemmodellen: En reduktion på 50.000 m2, svarende til en besparelse på 7,1 mio. kr. Den centrale model: En reduktion på 60.000 m2, svarende til en besparelse på 11,5 mio. kr. At potentialet stiger med graden af centralisering, skyldes ifølge afrapporteringen, at jo større bygningsmasse den enkelte enhed har ansvaret for, jo bedre mulighed for at optimere arealanvendelsen. De tre effektiviseringsprovenuer, stammer for størstedelens vedkommende fra driftsbesparelser som el, opvarmning vand, renovation samt løbende vedligeholdelse og kun i mindre omfang i en reduktion i medarbejdertimer. Tallene er netto-tal, idet udgiften til at styrke CTE i alle modeller er fratrukket. Supplerende bemærkninger Drøftelse i MED-organisationen vil strække sig fra 19. juni til 31. august 2018. MED- Hovedudvalget drøfter udvalgets eventulle høringssvar den 5. september 2018. Økonomiudvalget orienteres om høringssvar på mødet den 10. september. Herefter indgår analyser og høringssvar i budgetprocessen. Af referatet fra Hovedudvalgets møde den 20/6 fremgår Direktøren og centerchefen præsenterede analysen. Der anbefales en mellemmodel, hvor samarbejdet mellem decentral og central styring styrkes. Analysen er i første omgang ikke en spare-øvelse. Det er også et signal om at skaffe midler til at optimere vedligeholdelsen. Der er på nuværende tidspunkt ikke sat tiltag i værk. Det vil sige, der er fokus på at skabe et validt dataoverblik over bygningerne samt at undersøge kloge kvadratmeter. Der kan fx kigges på institutioner, som geografisk ligger tæt, så der tillige sikres bæredygtige klynger, hvor samarbejde øges mellem geografiske enheder. Servicemedarbejderne vil fortsat være tilknyttet arbejdspladserne, men der er fokus på et styrket samarbejde på tværs decentralt. Side 10 af 29
Der er sendt forespørgsel til KL om hjælp til lettere at komme ud af tomme lejemål at der skabes mulighed for en overgangsordning, så kommunen ikke står med tomgangs-husleje. Medarbejderne opfordrer til at man i kloge kvadratmeter ikke etablerer fleksible arbejdspladser. Dette er tidligere forsøgt i borgerservice, mens de havde til huse i Rådmandshaven. Dette gav større frustrationer og mistrivsel hos de ansatte. Der er opmærksomhed på, at det vil koste midler og ressourcer at flytte nogen rundt. Ledere og medarbejdere vil blive inddraget i den fremadrettede proces. BILAG Høringssvar vedrørende afrapporteringen eftersendes efter fristen 31/8. Bilag, som udvalget også fik den 20/6: Bilag 5 Rapport Fremtidig organisering af bygningsdrift. Drøftelse og beslutning af evt. fælles udtalelse fra udvalget Udvalget skal forholde sig til model central, decentral eller mellemmodel. Processen med lukning af datahuller er i gang, så der opnås et billede af bygningsmassen. Besparelser skal findes i kloge m 2, hvor der arbejdes med optimering af bygningsarealer. Der er enighed om, at udvalget kan fremsende fælles kommentarer til budgettema-analysen. Udvalget er enige om følgende kommentarer: Model Der peges på, at den fremadrettede bygningsdrift følger mellemmodellen. Der skal dog i mellemmodellen være en opmærksomhed på, at det er en stor styrke, at servicemedarbejderne har et lokalt kendskab til både bygningerne og det geografiske område. En opmærksomhed på at service er mere end ind- og udvendig vedligeholdelse. Fx kan ældreområdet, som arbejder med kerneopgaven i døgndrift, ikke afvente at en servicemedarbejder første har tid om 2 dage. Derfor er det vigtigt med nærheden. Datahuller Der er fint, at der lukkes datahuller. Det er vigtigt, at der skabes et overblik over kommunens bygningsmasse. Kloge m 2 vores m 2 skal generelt bruges bedst muligt. Der gøres dog opmærksom på, at for især administrative kontorarbejdspladser er det vigtigt, at man har den arbejdsplads, som også er indrettet efter arbejdsmiljølovens bestemmelser til den person, der bruger arbejdspladsen. Nogle steder anvendes allerede fleksible løsninger, hvor der fx er deltidsansatte. Der kan ikke generelt etableres fleksible arbejdspladser, så vil det få konsekvenser for relationer og trivsel på arbejdspladsen. Virksomheder som har egne bygninger, gør opmærksom på, at affødte huslejestigninger vil have en alvorlig konsekvens for løsning af kerneopgaven for borgerne. Dette er især en bekymring inden for Handicap og Psykiatriområdet. Side 11 af 29
Kloge m 2 skal være realistiske, så man er opmærksom på, hvad m 2 reelt kan bruges til fx et klasseværelse. Generelt skaber det øget usikkerhed i organisationen, når der sættes evalueringer og analyser i gang på flere områder samtidig. Fx er der i øjeblikket 3 budgettema-analyser, evaluering af organisationen, evaluering at skolestruktur og budgetproces samtidig. Det er svært at skelne mellem, om vi bliver hørt eller, om beslutningen allerede er truffet. 6. Drøftelse og beslutning af kommentarer til budgettemaanalyse "Tværkommunal benchmark på administration og ledelse" RESUMÉ Næstved Kommune har gennemført en benchmarkanalyse på administration i et samarbejde med Ringsted-, Holbæk-, Kalundborg og Slagelse Kommuner. MED-Hovedudvalget drøftede afrapporteringen af analysen d. 20. juni. Økonomiudvalget har sendt afrapporteringen i høring ultimo juni måned. Som en del af denne høring kan MED-Hovedudvalget drøftet og beslutte at udarbejde kommentarer til analysen. Kommentarer vil indgå i det videre beslutningsforløb. INDSTILLING Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget drøfter og beslutter en udtalelse om budgettemaanalysen, som kan indgå i det videre beslutningsforløb. SAGSFREMSTILLING MED-Hovedudvalget har drøftet afrapportering af budgettemaanalysen "Tværkommunal benchmark på administration og ledelse" på mødet den 20/6. ØK besluttede den 8/6 at budgettemananlysen sendes til drøftelse i MED-organisationen. Fristen for at MED-udvalg kan fremsende kommentarer er den 31/8. De svar som modtages eftersendes til MED-Hovedudvalget hurtigst muligt efter svarfristens udløb. De overordnede konklusioner på analysen var: at Næstved Kommune ligger relativt lavt i forhold til anvendelse af årsværk til ledelse og administration. Kun Holbæk kommune ligger lavere end Næstved Kommune. At Næstved Kommunes gennemsnitslønninger ligger midt i feltet af sammenligningskommuner At Næstved Kommune ligger forholdsvis højt i antallet af chefer og ledere (både centralt og decentralt) i forhold til sammenligningskommunerne og også lidt over landsgennemsnit. (Vi taler om ledere, der aflønnes på leder-overenskomst. Der er ikke foretaget en benchmark i forhold til antal ansatte med ledelsesansvar. At Næstved Kommune ligger lavest i anvendelsen af ressourcer på myndighedsopgaver, ligeledes under landsgennemsnittet. At Næstved Kommune ligger under landsgennemsnit i anvendelse af ressourcer til administrative støttefunktioner og sekretariatsbistand. Side 12 af 29
På baggrund af analysen er indarbejdet 2,0 mio. kr. i Direktionens råderumspulje, som udmøntes i forbindelse med budgetlægningen for 2019. Puljen udmønter Direktionen i løbet af efteråret 2018. Præsentation og drøftelse på MHUs møde den 20/6 Centerchefen præsenterede analysen. I afrapporteringen er al ledelse og administration også myndighedsopgaver og decentral administration - talt med. Næstved Kommune ligger lavt for sammenligningerne på ressourcer i forhold til årsværk. Og vi ligger gennemsnitligt på lønninger. Rapporter som undersøger tendenser for hele landet bekræfter at vi ligger lavt. Der kigges nærmere på fx arbejdsmarkedsområdet og børn og unge-området, som er meget forskellige mellem de 5 kommuner. Endvidere vil der også blive set nærmere på SAO emnerne økonomi, løn, personale, IT-support og udvikling m.m. Der forventes at være yderligere analyser af disse områder i løbet af efteråret. Beløb, som er sparet på SAO, kan ikke spares en gang til. Der peges på at der skal være fokus på rette kompetencer på rette sted. Fx er en administrativ medarbejder på dagtilbudsområderne finansieret af pædagogtimer, da der er et behov for løsning af opgaver med andre kompetencer end pædagogiske. Det strategiske oplæg fra direktionen er, at selvom vi har optimeret arbejdsgange, administration og ledelse, så kan vi stadig gøre noget. Der foreslås derfor en optimering på et rammebeløb på 2 mio. kr. affødt af budgettemaanalysen. Når yderligere undersøgelse er gennemført forventes dette at kunne opnås. MED-Hovedudvalget drøfter høringssvar den 5. september 2018. Økonomiudvalget orienteres om høringssvar på mødet den 10. september. Herefter indgår analyser og høringssvar i budgetprocessen. Supplerende bemærkninger Inddragelse af MED-organisationen strækker sig fra 19. juni til 31.august. Økonomiudvalget orienteres herefter om høringssvar, hvorefter analyse og høringssvar indgår i budgetprocessen. BILAG Høringssvar vdr. budgettemaanalysen eftersendes efter fristen 31/8. Bilag, som udvalget også fik på mødet den 20/6: Bilag 6.1 Om Vives metode generelt Bilag 6.2 Benchmark antal ansatte/årsværk Bilag 6.3 Benchmark lønninger Bilag 6.4 Benchmark omkostning Bilag 6.5 Benchmark Afvigelse til gennemsnit Drøftelse og beslutning af evt. fælles udtalelse fra udvalget I den korte præsentation fra centerchefen blev bemærket, at vi ligger højt på leder/chefer, men at en del af forklaringen tilskrives medarbejdere, som er ansat på en lederoverenskomst. Ligesom en sagsbehandler også kan have myndighedsopgaver og omvendt der er ikke entydig ren administration. Det er en budgettemaanalyse, derfor er der en politisk forventning om, at der kan findes et råderum også selvom vi ligger lavt. Side 13 af 29
Der er enighed om, at udvalget kan fremsende fælles kommentarer til budgettema-analysen. Udvalget er enige om følgende kommentarer: - En opmærksomhed på, at der er gennemført tiltag i forbindelse med SAO-projektet, hvor budgetterne blev nedjusteret: Vi har sparet, men effekten er der ikke. Der er ikke sket den eksekvering og effekt, som projektet skulle give. Når der nu igen lægges op til en besparelse på 2 mio. kr. skurrer det i ørerne. - Der gøres opmærksom på, at der skal være de rette forudsætninger - rette kompetencer på rette sted til den rette opgave. Administrationen udfører langt fra kun ren administration - De administrative og ledelsesmæssige opgaver forsvinder ikke. Når der skal gennemføres yderligere besparelse, så forsvinder ressourcer, som skal løse kerneopgaven i relation til borgerne. Leder er udelukkende personaleleder og har ikke ressourcer til fx faglig sparring m.m. - Et større ledelsesspænd giver kun mulighed for ren personaleledelse eller faglig sparring, udvikling, dialog om arbejdsmiljøforhold m.m. - men ikke begge dele. - Der opfordres til en yderligere kvalificering af analyse og tal i løbet af efteråret, inden der træffes endelig beslutning. - Der gøres opmærksom på, at der er ledere, som uformelt har ledelsesopgaven, men ikke formelt er ansat på ledelsesoverenskomst. På fx dagtilbudsområdet har det skabt et rekrutteringsproblem, idet det ikke længere er muligt at ansætte i talentstillinger, som fx souschef, inden man reelt bliver leder. - Det ses ligeledes som et problem, at tidligere ledere (eventuelt på en fratrædelsesordning) optræder som ledere i statistikken - Der er en bekymring for, at der opstår opgave-glidning. Opgaverne forsvinder ikke, men glider ud til at andre medarbejdere, som ikke har den rette kompetence og der opstår flere fejl. - Der stilles spørgsmål ved, hvordan vi skal løfte kerneopgaven til det niveau, som man fra politisk side ønsker. Fx kan vi jo ikke undlade at behandle sager om kontanthjælp eller anden ydelse. 7. Drøftelse og beslutning af kommentarer til budgettemaanalyse "Automatisering og systemudgifter" RESUMÉ Næstved Kommune har gennemført en budgettemaanalyse vedrørende automatisering og systemudgifter. MED-Hovedudvalget drøftede afrapporteringen af analysen d. 20/6. Økonomiudvalget har sendt afrapporteringen i høring i juni måned. Som en del af denne høring kan MED-Hovedudvalget udarbejde en udtalelse, som vil indgå i det videre beslutningsforløb. Side 14 af 29
INDSTILLING Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget drøfter og beslutter en udtalelse om budgettemaanalysen, som kan indgå i det videre beslutningsforløb. SAGSFREMSTILLING Budgettemaanlysen indeholder DEL 1 og DEL 2. De har ingen sammenhæng. Konklusioner fra DEL 1 af analysen: Automatisering / RPA Primo marts blev nedsat en projektgruppe under ledelse af Center for Politik og Udvikling til afdækning af mulighederne for effektivisering med automatisering - herunder særligt en anvendelse af Robotics Process Automation (RPA). Automatisering eller Robotics Process Automation (RPA) er et software program, en digital assistent eller virtuel bruger, der overtager brugerens klik med mus, genvejstaster mv. Denne bruger kan sættes i gang døgnet rundt og vil kunne gennemføre en proces væsentlig hurtigere end en medarbejder med mus. RPA kan understøtte en effektivisering i begrænsede manuelle arbejdsprocesser, som lever op til kriterierne: Høj volumen (hvor opgavemængderne er store og/eller processen fylder min. 50 timer/år) Høj grad af strukturerede data (samme type felter i systemet, tal ikke prosa) Lav grad af faglig vurdering Høj grad af digital tilgængelighed til data Med udgangspunkt i disse kriterier er der foretaget en analyse af 9 processer, som helt eller delvist lever op til ovenstående kriterier. Det samlede effektiviseringspotentiale for de udvalgte 9 processer er opgjort til ca. 2700 timer/år, svarende til ca. 2 fuldtidsstillinger. Hertil er der fundet yderligere processer, som med stor sandsynlighed også har et tilstrækkeligt effektiviseringspotentiale, men endnu ikke er afklaret. Der er beskrevet en handleplan med tilhørende aktiviteter, som er en forudsætning for at høste effektiviseringspotentialet - herunder at alle centre skal involveres. Planen gælder for 2. halvår 2018 og 1. halvår 2019. Aktiviteterne har forskellig varighed og nogle skal køre sideløbende. Direktionen lægger vægt på, at alle centrene bliver involveret for at finde brede anvendelsesmuligheder og størst muligt effektiviseringspotentiale. Ressourcer og investeringsbehov er beskrevet. Der lægges op til en lokal anskaffelse af RPA-teknologi. Umiddelbart er tre leverandører interessante. Priserne for en løsning, som er tilstrækkelig til at komme godt i gang, er baseret på viden fra leverandørpræsentationer og andre kommuners erfaring: Side 15 af 29
Anskaffelse: mellem kr. 75.000 500.000 Drift: mellem 30.000 200.000 pr. år Hertil skal lægges internt investeret ressourcetid Del 2 Provenu på systemudgifter ved udskiftning af IT-systemer Der skiftes løbende systemer i Næstved Kommune af forskellige årsager. Der har ikke hidtil været retningslinjer for, hvem der kan beholde en eventuelt gevinst i forbindelse med udskiftningen. Hvis nyanskaffelsen medfører, at systemudgifterne bliver mindre foreslås det som model, at en del af gevinsten fremover skal tilgå en central pulje. Styregruppen foreslår samme systematik som med indkøbsbesparelser, hvor 75% af gevinsten tilfalder en central pulje, og 25% bliver i det pågældende center/virksomhed. Styregruppen mener, at det enkelte center bør bevare et incitament og en motivation lokalt til løbende effektivisering. Af de 75% forslås det, at halvdelen lægges i digitaliseringspuljen, som et sundt solidarisk signal om, at godt købmandsskab på it-markedet kan medvirke til innovativ digitalisering for andre enheder i organisationen. Herved går de resterende 37,5 % af provenuet i direktionens råderumspulje. NB! Besparelsen bør først indhentes i år 2, når en fuld implementering er gennemført. Følgende beslutning blev truffet i Økonomiudvalget og er dermed i høring: Vedr. DEL 1 1. At der nedsættes en kompetencegruppe for automatisering med bred deltagelse fra organisationen 2. At styregruppeopgaven videreføres i Digitaliseringsforum 3. At den foreslåede handleplan iværksættes. Center for Politik og Udvikling er ansvarlig. 4. At der anskaffes RPA teknologi til lokal programmering af digitale assistenter 5. At rammen for besparelser med automatisering bliver 1 mio. i 2019 og 2 mio. i 2020. Vedr. DEL 2 1. At modellen for fordelingen af provenu ved it-systemskifte godkendes 2. At besparelsen effektueres fra år 2 efter nyanskaffelsen Præsentation og drøftelse på MHUs møde den 20/6 Centerchefen præsenterede de forskellige forslag til arbejdsgange, der kan digitaliseres. Det er foreløbig primært 4 centre, men det skal bredes ud til alle centre og områder. I forhold til modellen med fremtidige besparelser i forbindelse med udskiftning af systemer, anerkendes det, at besparelser først indregnes, når processer er fuldt implementeret. Side 16 af 29
Ved udskiftning af til systemer, som har en mindre driftsudgift, vil de områder, som betaler for systemet få 25 % af genvinsten og råderumspuljen blive tilført 75% af gevinsten - men først når ændringen er fuldt implementeret. MED-Hovedudvalget drøfter høringssvar den 5. september 2018. Økonomiudvalget orienteres om høringssvar på mødet den 10. september. Herefter indgår analyser og høringssvar i budgetprocessen BILAG Høringssvar vedrørende budgettemaanalysen eftersendes efter fristen den 31/8. Bilag, som udvalget også fik på mødet den 20/6: Bilag 7.1 Liste med processer for automatisering Bilag 7.2 Handleplan for automatisering Bilag 7.3 KL Katalog over processer egnet til automatisering Bilag 7.4 KL Præsentation om organisering af automatiseringsprojekter. Drøftelse og beslutning af evt. fælles udtalelse fra udvalget Der er enighed om, at udvalget kan fremsende fælles kommentarer til budgettema-analysen. Udvalget er enige om følgende kommentarer: Udvalget anerkender, at vi følger den digitale og teknologiske udvikling. Det anerkendes, at besparelsen først effektueres, når systemer er implementeret. Dog er der opmærksomhed på, hvordan fuld implementering bliver defineret? Analysen er et godt eksempel, hvor medarbejderne er blevet inddraget i, at foreslå muligheder, hvor der med fordel kan bruges robotteknologi. Der skal dog være opmærksomhed på, at der skal ske læring af nye arbejdsgange. Der er en bekymring i forhold til, hvordan man vil fordele en gevinst på 2 årsværk, når gevinsten er en arm dér og et ben et andet sted? Og hvis besparelsen på RPA ikke får den effekt, som man forventer, eksekveres besparelsen så alligevel? Der er skitseret et stort spænd i udgiften, derfor er det svært at se, hvilke konsekvenser det kan have for de enkelte områder. Det er ikke projekter, som passer ind på alle arbejdspladser ikke one-fits-all - og nogle arbejdspladser kan ikke se sig selv i det. Hvor der bliver fokus på robotteknologi rettet mod løsninger i forhold til borgerbetjening/selvbetjeningsløsninger, gøres opmærksom på, at ikke alle borgere kan benytte sådanne løsninger. Det er positivt, at vi som kommune selv har mulighed for at være på forkant i forhold til digitaliseringstiltag fra regeringen, som har indvirkning på kommunens bloktilskud. Side 17 af 29
8. Drøftelse af konsekvenser vedrørende budget og opfølgning på mål og ressourcer. Ledelsen orienterer om kommunens økonomi og eventuelle konsekvenser for de ansatte i forhold til Arbejds-, Personale-, Samarbejds- og Arbejdsmiljøforhold (APSA). Ledelsen orienterer om evt. ændringer siden byrådets budgetseminar d. 23.-24./8. På MED-organisationens budgetseminar d. 16/8 blev foretaget en gennemgang af den aktuelle budgetsituation. Under punktet er der mulighed for at evaluere på gennemførelsen af budgetseminaret for MEDorganisationen den 16. august samt budget-dialogmødet med byrådet den 23. august. BILAG Bilag 8 Administrationens budgetnotat. Drøftelse På byrådets seminar, er byrådet orienteret om samme budgetoverblik, som MED-Organisationen blev. Der er første behandling af budgettet mandag 10/9. Udgangspunktet er det samme materiale, som ved budgetseminaret. Inden for anlægsområdet er der udarbejdet et administrativt oplæg, som grundlag for det videre arbejde. Dialogmødet med byrådet var et rigtig godt forløb. Det var en god proces, hvor medarbejderne på en god måde fik fordelt temaer i mellem sig på tværs af fagområder, så der ikke kun tales ud fra eget fagområde. På MED-Organisationens budgetseminar gav det god mening, at der kun var en workshop-runde. I grupperingen med dagtilbud/skole og kultur/fritid i én workshop, blev der brugt for meget tid på kultur/fritids-området. Tiden bør fordeles anderledes, eller der skal overvejes en anden opdeling. Der var fx ingen deltagere i gruppen for det tekniske område, så også her kan tænkes en anden gruppering ind. Det kan tillige overvejes, om der skal beregnes længere tid i de differentierede grupper. 9. Beslutning af ny retningslinje om kompetenceudvikling og udviklingssamtaler RESUMÈ Udvalget drøftede på deres møde den 13. december 2017 et tema om kompetenceudvikling. Temaet blev drøftet i en proces, hvor udvalget kom med en række input. Udvalget besluttede at drøftelserne skulle følges op af en arbejdsgruppe. Arbejdsgruppen har bestået af Anne Engel, Poul Erik Kristensen, Louise Herløv, Lone Høegh Karlsen, Minna Randløv Andersen, Gitte Jørgensen, Dorthe Erika Jensen, som bistået af HR v/helene Lind Kryger og Maria Sommerstedt-Rasmussen, har arbejdet videre ud fra udvalgets drøftelser i december 2017. Arbejdsgruppen har samlet op på input, revurderet retningslinjen og drøftet muligheder for synliggørelse på en række møder. Side 18 af 29
INDSTILLING Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget godkender: 1. ny retningslinje for kompetenceudvikling og udviklingssamtaler 2. "udviklingskompasset", som et værktøj for arbejdspladser og MED-udvalg 3. at synliggøre vigtigheden af kompetenceudvikling ved at dette kommunikeres via 1. MED-Hovedudvalgets elektroniske nyheder (e-mail), som sendes til alle formænd og næstformænd i MED-organisationen, når referater fra møder er godkendt 2. Intranettet 3. Linjeorganisationen, strategisk chefforum, øvrige lederfora m.v. SAGSFREMSTILLING Hovedudvalget besluttede ved temadrøftelsen om kompetenceudvikling i december 2017, at nedsætte en arbejdsgruppe. Arbejdsgruppens formål har været, at samle op på udvalgets input, komme med idéer til større synliggørelse af fokus på kompetenceudvikling samt at revurdere retningslinjen for kompetenceudvikling og udviklingssamtaler. Udover at arbejdsgruppen peger på at skabe synlighed med enkle værktøjer, tillige med informationer om muligheder for økonomisk støtte fra diverse puljer, har gruppen tillige drøftet og udarbejdet et forslag til ændret retningslinje. Sagen præsenteres af medlemmer af arbejdsgruppen: Louise Herløv, Minna Andersen og Anne Engel. BILAG Bilag 9.1 Forslag til ny retningslinje om kompetenceudvikling og udviklingssamtaler Bilag 9.2 Nuværende retningslinje om kompetenceudvikling og udviklingssamtaler Bilag 9.3 Dialogværktøj "Udviklingskompasset" Bilag 9.4 Muligheder for økonomisk støtte Beslutning Arbejdsgruppen fortalte om en meget givtig proces, hvor der både er tænkt strategisk og praksis. Af processen er kommet et forslag til ny retningslinje og et værktøj, udviklingskompasset, som kan understøtte den gode dialog på alle niveauer i organisationen både i MED-udvalg, på arbejdspladsen, i gruppe/teams og i den individuelle dialog. I værktøjet er givet plads til, at arbejdspladserne/med-udvalgene også selv aktivt forankrer et tema, som har betydning for arbejdspladserne. Værktøjet er et hjælpeværktøj til at holde fokus, og det forventes ikke, at man arbejder med alle emner på én gang. Værktøjet kan også understøtte dialog om teamudvikling og samlingskraft. Der er en opmærksomhed på, at ikke alle har adgang til intranettet, når der i retningslinjen henvises til at finde materiale dér. Side 19 af 29
MED-Hovedudvalget vil kommunikere retningslinje og værktøj ud via linjeorganisationen herunder også i Strategisk Chefforum. Dette aftales nærmere. Endvidere kommunikeres ud via referatet, og der opfordres til at arbejdspladsernes MED-udvalg drøfter en kommunikationsstrategi, så videndeling af informationer fra fx intranettet sikres. Retningslinjen blev godkendt. 10. Beslutning om koncept for 3-i-1 målinger RESUMÈ Direktionen har drøftet sagen den 7/8 og Strategisk Chefforum (SCF) har drøftet sagen den 21/8. Sagen har tidligere været drøftet i direktion og strategisk chefforum i marts måned. 3-i-1 undersøgelser består af følgende tre undersøgelser og dialogiske opfølgninger: Fysisk arbejdspladsvurdering (APV) Psykisk arbejdspladsvurdering inkl. trivselsundersøgelse (APV) Ledelsesevaluering I sagen beskrives forskellige scenarier for gennemførelse af 3-i-1 målinger samt årshjul. De versioner som er beskrevet vil give forskellige muligheder og konsekvenser for, hvorvidt kommunen kan opnå at få et samlet organisatorisk overblik over tendenser i ledelse, arbejdsmiljø og trivsel. INDSTILLING Administrationen indstiller, at de grundlæggende spørgeramme for APV og Trivselsmålinger fastholdes for kortlægning af det fysiske og psykiske arbejdsmiljø, mens de p.t. 5 generelle spørgsmål om sygefravær og udviklingssamtaler justeres af Arbejdsmiljø og HR (version 3 i bilag 2) der gives mulighed for 3 ekstra fag-område-specifikke spørgsmål anonymitetsniveauet fastholdes i både APV- og Trivsels-målingerne samt i ledelsesevalueringen at medarbejderne i udvalget udpeger 3-4 medarbejderrepræsenter, som deltager i arbejdsgruppen for udarbejdelse og kvalitetssikring af spørgsmål til ledelsesevalueringen. Strategisk Chefforum har på mødet den 21/8 peget på, at følgende ledelsesrepræsentanter deltager i dette arbejde: Pernille Balslev-Erichsen, Jannik Rauer og Karen Delfs. (Såfremt det vurderes at der mangler ledelsesrepræsentation fra Handicap/Psykiatri og Sundhed/Ældre, udpeges en frontledelse fra dette område tillige). SAGSFREMSTILLING Formålet med 3-i-1 målinger er, at kommunen kan få et samlet organisatorisk overblik over elementer i ledelse, arbejdsmiljø og trivsel. Endvidere opnås at organisationen kun forstyrres én gang som udgangspunkt hvert andet år. At hele kommunen gennemfører 3-i-1 målinger hvert Side 20 af 29
andet år tilsidesætter ikke, at arbejdspladser kan gennemføre opfølgende målinger på APV og trivsel differentieret i mellemliggende perioder lige som de kan i dag. Resultaterne af målinger skal understøttes af dialog på arbejdspladserne mellem ledere og medarbejdere, så effekten af den opfølgende dialog giver større kvalitet i kerneopgaven. APV og Trivselsmålinger følges som udgangspunkt op via et samarbejde i arbejdsmiljøgruppen med de dertil nødvendige handleplaner, mens ledelsesevalueringen følges op i ledelseshierarkiet med de dertil aftalte ledelsestiltag. For alle tre målinger er dialogen med medarbejderne både før og efter afgørende for den ønskede effekt. APV- og Trivselsmålinger er ikke-anonyme for medlemmer af arbejdsmiljøgruppen på den enkelte arbejdsplads, således at arbejdsmiljøgruppen har kvalificerede handlingsmuligheder for at skabe øget trivsel og godt arbejdsmiljø. Medarbejderbidraget i ledelsesevalueringen er anonymt. MED-udvalgene har et ansvar for at drøfte indsatser og handlinger for virksomheden/centret som helhed samt løbende følge status på arbejdsmiljø, trivsel og ledelse. Årshjul for 3-i-1 gennemførelse Forslaget til årshjul er drøftet i direktion og SCF i marts måned. På baggrund af ønske fra særligt skoleområdet har administrationen udarbejdet et revideret forslag til årshjul. Af årshjulet fremgår, at den første gennemførelse af 3-i-1-måling vil ske i efteråret 2019. Derefter vil der være en proces, hvor arbejdsmiljøgrupperne følger op på APV-kortlægningen, og der gennemføres udviklingssamtaler på alle niveauer som opsamling på ledelsesevalueringen. I beskrivelsen for årshjulet fremgår, at der ligeledes afstemmes forventninger til processen om lønforhandlinger i de lokale MED-udvalg, hvilket følger de personalepolitiske rammer og MEDaftalen. Integration af ændringer kan ske i budgetbehandlingen. I lige år, hvor der ikke gennemføres 3-i-1 følges op på handlinger og indsatser i relation til de aftalte handlingsplaner og udviklingsplaner. Direktionen har drøftet det reviderede forslag til årshjul den 7/8. Fundamentet i APV og Trivselsmålinger Grundlaget for kortlægning af det fysiske arbejdsmiljø er Arbejdstilsynets Arbejdsmiljøvejvisere. Derved kortlægges målrettet de lovpligtige emner inden for den branche, som en ansat har sine primære arbejdsopgaver. Grundlaget for kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø og trivsel, er det senest besluttet af MED-Hovedudvalget (december 2017), at anvende Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA) s guide til kortlægning af psykosociale arbejdsmiljøforhold. Der har siden marts 2018 været kortlagt efter NFAs seneste guide. Derudover består spørgerammen af p.t. 5 generelle spørgsmål, omhandlende sammenhæng mellem sygefravær og arbejdsmiljøforhold (lovpligtigt i APV-kortlægninger), samt gennemførelse af og værdi i udviklingssamtaler (tidligere ønsket af direktion og hovedudvalg), som Arbejdsmiljø og HR har udarbejdet og kvalitetssikret. Repræsentanter fra SCF samt arbejdsmiljørepræsentanter fra MED-Hovedudvalget har den 24/4 været inviteret til en dialog om de p.t. 5 generelle spørgsmål og NFAs psykosociale spørgsmål. Ved mødet blev bl.a. drøftet en styrkelse af hjælpetekster til spørgsmålene samt en justering af de generelle spørgsmål vedr. sygefravær og gennemførelse af udviklingssamtaler. Tillige var der en opmærksomhed på vigtigheden af, at arbejdspladserne lokalt har forventningsafstemt Side 21 af 29
forståelsen af spørgsmålene inden gennemførelse af kortlægningen. Ved direktionens drøftelse den 7/8 ønskes at fastholde de grundlæggende rammer i forhold til Arbejdstilsynets vejledninger og NFAs guide. Arbejdsmiljø og HR arbejder videre med en styrkelse af hjælpetekster og en justering af de p.t. 5 generelle spørgsmål (version 3 i bilag 2). Fundamentet i ledelsesevaluering Udgangspunktet i spørgeramme i forbindelse med ledelsesevalueringsdelen i 3-i-1 er kommunens ledelsesgrundlag, og derfor er ledelsesevalueringen direkte afhængig af det kommende ledelsesgrundlag. Udgangspunktet er en 180 graders evaluering (dvs. evaluering af nærmeste leder samt evaluering af underordnede leder). Kortlægningen i ledelsesevalueringen vil blive koordineret med kortlægningen af ledelsesrelaterede spørgsmål i kortlægningen af trivslen, da disse undersøgelser vil køre samtidigt. Procesdel i forhold til ledelsesevaluering Processen understøttes af en arbejdsgruppe nedsat af Strategisk Chefforum og af MED- Hovedudvalg med ledelses- og medarbejderrepræsentanter i samarbejde med Arbejdsmiljø og HR som ansvarlig for opgaveløsningen. Arbejdsgruppen udarbejder spørgerammen samt tester spørgerammen med henblik på at være klar til den endelige undersøgelse 2019. Derudover vil arbejdsgruppen have en guidende og kommunikativ rolle i forhold til at klæde organisationen på til undersøgelsen samt en rolle i forhold til opfølgningsdelen. 3 versioner af spørgeskema-rammen for gennemførelsen af APV, trivselsdelen For alle 3 versioner, som fremgår af bilag 2, er grundlaget Arbejdstilsynets Arbejdsmiljøvejvisere for kortlægning af det fysiske arbejdsmiljø, NFAs nyeste guide for kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø og trivsel, samt at der p.t. indgår 5 generelle spørgsmål om sammenhæng mellem sygefravær og arbejdsmiljøforhold samt om udviklingssamtaler. Direktionen har den 7/8 drøftet de 3 versioner og peger på, at de grundlæggende spørgerammer med udgangspunkt i de brancherettede arbejdsmiljøvejvisere fra Arbejdstilsynet og NFAs guide fastholdes. Ud fra de gennemførte drøftelser i arbejdsgruppen, arbejder Arbejdsmiljø og HR videre med uklarheder i de generelle spørgsmål samt yderligere hjælpetekster til forståelse af spørgsmål. Samtidig gives mulighed for at kunne tilføje 3 ekstra spørgsmål, som er fag-områdespecifikke, og som udarbejdes og kvalitetssikres i samarbejde med Arbejdsmiljø og HR - dette svarer til version 3 i bilag 2. Lovgrundlag Arbejdsmiljølov og treparts aftaler om Trivselsmålinger og Ledelsesevaluering. BILAG Bilag 10.1: Årshjul for gennemførelse og opfølgning Bilag 10.2: Fordele og ulemper ved 3 versioner af APV og Trivselsmålinger Bilag 10.3: Om anonymitet og ikke-anonymitet Side 22 af 29