Referat MED-Hovedudvalget

Næstved Kommune Team Arbejdsmiljø og Fælles Indkøb www.naestved.dk Sagsid.: 81.38.04-P35-1-18 Referat 20 06 2018 MED-Hovedudvalget Mødedato 20 06 2018 Tid 10:00 12:15 Sted Mødelokale 3, Rådmandshaven NB: Formøde for medarbejderne: Torsdag den 7. juni kl. 8:30-10:30, Rådmandshaven, mødelokale 4 Mødedeltagere Rie Langhoff Perry, Sven Koefoed-Hansen, Hanne Dollerup, Jakob Bigum Lundberg, Torben Bahn Pedersen, Ole Dittmann, Anne Engel, Gitte Jørgensen, Tommy Skov, Annette Bendix Sørensen, Maria Pedersen for Nanna Salling, Morten Lundhøj, Nils Ørby-Lieberkind, Mette Weirup Lyngsø, Alice Sørensen, Pia Sundberg for Lise-Lotte Horn Jakobsen, Louise Herløv, Bo Kiersgaard, Jimmi Lind, Lone Høegh Karlsen og Minna Randløv Andersen. Som tilforordnet deltager Ann Sofie Kannegaard (Fie), Teamleder Center for Koncernservice og Økonomi. Fraværende/afbud Nanna Salling (suppleant Maria Pedersen deltager), Lise-Lotte Horn Jakobsen (suppleant Pia Sundberg deltager) og Patricia Dundorff (samt suppleant). Mødeleder Rie Langhoff Perry Gæster Steen Andersen, centerchef v/punkt 4-7. Torben Kelm Danielsen, centerchef v/punkt 5. Referent Dorthe Erika Vang Jensen Side 1 af 29

MED-Hovedudvalgets sammensætning for 1. april 2017 til 31. december 2018: Ledersiden: kommunaldirektør Rie Langhoff Perry direktør Hanne Dollerup direktør Jakob Bigum Lundberg direktør Sven Koefoed-Hansen Torben Bahn Petersen, centerchefrepræsentant, Center for Arbejdsmarked (suppleant Lars Nedergaard, Center for Dagtilbud og Skole) Ole Dittmann, virksomhedslederrepræsentant, Leder af Dagplejen Anne Engel, virksomhedsambassadøren fra Virksomhedspanelet (suppleant Birgitte Ettrup, virksomhedspanelet) Medarbejderrepræsentanter, som er TR/FTR: Medlemmer suppleanter Gitte Jørgensen, OAO/HK Flemming Møss, LO/HK Tommy Skov, OAO/HK Flemming Møss, LO/HK Annette Bendix Sørensen, OAO/FOA Majbrit Andreassen OAO/FOA Patricia Dundorff, OAO/FOA Majbritt Wendelbo, OAO/FOA Morten Lundhøj, OAO/SL Tanja Jepsson, OAO/SL Nils Ørby-Lieberkind, OAO/3F Heine Øllegaard Jensen, LO/3F Nanna Salling, FTF/DS Maria Pedersen, FTF/DS Mette Weirup Lyngsø FTF/DSR --- Alice Sørensen FTF/Danske Fys. --- Lise-Lotte Horn Jakobsen, FTF/DLF Pia Sundberg, FTF/DLF Louise Herløv, FTF/BUPL --- Bo Kiersgaard, AC/JA Gregers Kiehn, IDA/AC Medarbejderrepræsentanter, som er arbejdsmiljørepræsentanter samt suppleanter (tilhørende virksomhed oplyst i parentes): Jimmi Lind Lone Høegh Karlsen Minna Randløv Andersen vakant (selvejende) Kasper Jensen Søren P. Eriksen Sabrina Vibeke Christiansen vakant (selvejende) Som tilforordnet deltager Ann Sofie Kannegaard (Fie), Teamleder Center for Koncernservice og Økonomi. NB: Medlemmer af udvalget bedes selv sørge for at deres suppleant indkaldes, når medlemmet ikke kan deltage! Side 2 af 29

Oversigt over dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af dagsorden... 5 2. Godkendelse af referat... 5 3. Drøftelse af status for Arbejdstilsynets (AT) besøg på virksomhederne i Næstved... 5 4. Drøftelse af konsekvenser vedrørende budget og opfølgning på mål og ressourcer.... 6 5. Drøftelse af afrapportering af budgettemaanalysen " Fremtidig organisering af ejendomsområdet"... 7 6. Drøftelse af afrapporteringen af budgettemaanalysen "tværkommunal benchmark på administration og ledelse"... 11 7. Drøftelse af afrapportering af budgettemaanalysen "Automatisering og systemudgifter... 15 8. Godkendelse af Retningslinje vdr. godtgørelse merudgifter ved kørsel og tjenesterejser... 19 9. Orientering om ændret administrationsgrundlag for vilkår for TR- og AMR-funktioner... 22 10. Orientering om administrationsgrundlag for fastholdelse af seniorers kompetence... 24 11. Godkendelse af ændring af struktur for MED-møde afholdelse samt ændring af antal arbejdsmiljøgrupper.... 26 12. Orientering om status på fremmøde i Næstved Kommune... 27 13. Gensidig orientering om arbejdsmiljø og trivsel i organisationen... 27 14. Orientering om Den gode historie... 28 15. Eventuelt til orientering... 28 Side 3 af 29

Oversigt over Bilag: Bilag 3 Oversigt over besøg i perioden 31. januar - 23. maj 2018. Bilag 5 Budgettemaanalyse: Fremtidig organisering af bygningsdrift Bilag 6a Generelt om Vives metode og om benchmark generelt Bilag 6b Analyse Årsværk Bilag 6c Analyse Samlet udgift Bilag 6d Analyse Lønninger Bilag 6e Afvigelse til gennemsnit Bilag 7a Liste med automatiseringsprojekter Bilag 7b Handleplan Bilag 7c KL præsentation om organisering af automatiseringsprojekter Bilag 7d KL katalog over processer egnet til automatisering Bilag 8a Forslag til ændret Retningslinje for godtgørelse af merudgifter Bilag 8b Gældende retningslinje tjenesterejser og kørsel_december2015 Bilag 8c Kørselsgodtgørelse_geografiske illustrationer Bilag 8d Kørselsberegninger Bilag 8e Kommentarer fra MED-Organisationen Bilag 8f Nyt Administrationsgrundlag for godtgørelse af merudgifter ved tjenesterejser og kørsel Bilag 8g Gl. Administrationsgrundlag for godtgørelse ved tjenesterejser Bilag 9a Nyt administrationsgrundlag for vilkår for TR- og AMR-funktioner maj 2018 Bilag 9b Gl. administrationsgrundlag for vilkår for TR og AMR Bilag 9c Uddrag af MHU referat fra mødet 26/02/2018 Bilag 10a Administrationsgrundlag for fastholdelse af seniorers kompetence Bilag 10b Retningslinje for fastholdelse af seniorers kompetence Bilag 11a Uddrag af referat fra MED-møde Hollænderhusene Bilag 11b Uddrag af referat fra personalemøde i Børnehus Sjælland Bilag 11c Organisationsdiagram MEDstruktur og organiseringen af arbejdsmiljøgrupper i hele virksomheden. Bilag 12a Overblik over aktuelt sygefravær 2018 samt hele 2017 og 2016 Bilag 12b Fravær 2017 og Fravær 2016 sammenligning kommuner Side 4 af 29

1. Godkendelse af dagsorden Herunder orienteres om ændringer af medlemmer af udvalget: AMR-pladsen for de selvejende virksomheder er vakant, da Birthe Hoeck Hansen er fratrådt pga. pension og suppleantpladsen i mellemtiden er vakant. FOA har meddelt udpegning af ny suppleant for Patricia Dondorff. Suppleant er Majbritt Wendelbo, som erstatter K. Solveig Nielsen Afbud til mødet: Nanna Salling, Lise-Lotte Horn Jakobsen og Patricia Dundorff (samt suppleant). Gæst til mødet ved punkt 4-7: Steen Andersen, centerchef. Gæst til mødet ved punkt 5: Torben Kelm Danielsen, centerchef. Beslutning Godkendt. 2. Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra mødet den 26. februar 2018. Herunder har udvalget mulighed for at evaluere på tidligere møders form og struktur m.m. Se referatet på www.risikoarbejdsmiljoe.dk > MED > Hovedudvalget > Dagsorden og referater fra møder > Møder i 2018 Direkte link til referat fra tidligere møder: https://www.risikoarbejdsmiljoe.dk/moeder-2018- hovedudvalg/ Beslutning Godkendt. 3. Drøftelse af status for Arbejdstilsynets (AT) besøg på virksomhederne i Næstved Vedlagt fremlægges oversigt over afgørelser og vejledninger for de virksomheder, som har haft besøg af Arbejdstilsynet. BILAG Bilag 3 Oversigt over besøg i perioden 31. januar - 23. maj 2018. Drøftelse Der rettes opmærksomhed på især mange reaktioner vedr. vold og trusler samt det psykiske arbejdsmiljø generelt. Ledelsen fortæller, at skolerne har iværksat ekstra fokus på forebyggende arbejde på de enkelte arbejdspladser. Der er modtaget mange reaktioner fra Arbejdstilsynet vedrørende niveauforskelle på færdselsarealer bl.a. omhandlende for store forskelle på flisebelægninger. Kommunaldirektøren har drøftet indsatserne med faglig koordinator for indsatser på arbejdsmiljøområdet. Det er en bekymring, at strakspåbud på færdselsarealer kan få en økonomisk betydning, således at økonomiske midler prioriteres på en måde så det påvirker kerneopgaven. Der er derfor vigtigt med en prioritering af indsatser og planlægning, så ATs påbud fremadrettet kan imødegås og der forebygges. Side 5 af 29

4. Drøftelse af konsekvenser vedrørende budget og opfølgning på mål og ressourcer. Ledelsen orienterer om kommunens økonomi og eventuelle konsekvenser for de ansatte i forhold til Arbejds-, Personale-, Samarbejds- og Arbejdsmiljøforhold (APSA). Under punktet kan drøftes dialogmødet med byrådet den 14. maj. Spareforslag i 2018 og 2019 Der er desværre udsigt til budgetoverskridelser på handicapområdet samt området for børn og unge i år. Da de politiske udvalg har ansvaret for, at budgetterne bliver overholdt, er der nu sat et arbejde i gang med at finde spareforslag. Forslagene skal drøftes i de politiske udvalg og i de relevante MED-udvalg i juni måned. Budgetkontrollen pr. 1. april 2018 er netop afsluttet. Den viser, at der er udsigt til budgetoverskridelser på nogle af udvalgenes områder. Det er primært handicapområdet og området for børn og unge, der har budgetproblemer i 2018. Samtidig viser de foreløbige budgetter for 2019, at vi kan forvente budgetudfordringer på de samme områder samt herudover ældreområdet, psykiatriområdet og sundhedsområdet. Udvalgene har et ansvar for, at budgetterne bliver overholdt samlet set - både i de oprindelige budgetter for 2018, og i forhold til de foreløbige budgetrammer for 2019. Derfor er der sat et arbejde i gang for at finde spareforslag på nogle af udvalgenes områder. Det berører primært Børne- og Skoleudvalget samt Omsorgs- og Forebyggelsesudvalget. Spareforslagene bliver lagt frem for udvalgene på deres møder i juni, hvor de behandler budgetsagerne for 2019. Spareforslagene kan ramme alle udvalgenes fagområder, og der skal formentlig også findes spareforslag for 2019 på andre udvalgsområder. Det er udvalgene, der beslutter, hvilke forslag der skal godkendes og dermed sættes i værk. Et flertal i Byrådet vil senere på året formodentlig indgå et budgetforlig, hvor der kan ske yderligere budgetmæssige ændringer på områderne. Det kan både være en reduktion i budgetrammen og en tilførsel af yderligere budgetmidler. De fremlagte forslag til besparelser er offentlige, når udvalgenes dagsordener bliver publiceret, og de vil blive drøftet i de relevante MED-udvalg i juni måned. Budget 19-udsigter Den samlede aftale ser umiddelbart fornuftig ud. Den indeholder en række konkrete tal, og ligeledes en række indholdsmæssige krav og hensigtserklæringer. Det er ikke muligt på nuværende tidspunkt at beregne de præcise økonomiske konsekvenser for Næstved Kommune. Administrationen gennemgår i den kommende tid økonomiaftalen, og vurderer de økonomiske konsekvenser af aftalen for Næstved Kommune. Vi får først de kommunefordelte tal sidst på måneden, når KLs tilskudsmodel bliver opdateret. Økonomichef, Steen Andersen, fremlægger de seneste tal og udsigter på mødet. Side 6 af 29

Drøftelse Centerchefen orienterede om den politiske proces, hvor de forskellige politiske udvalg ser på de udfordringer som der er i budgetterne. Der er den 7. juni 2018 indgået en økonomiaftale mellem KL og regeringen for kommunernes budgetter for 2019. Den samlede aftale ser umiddelbart ud til at få en fornuftig betydning for Næstved Kommunes budgetter. Aftalen indeholde en række konkrete tal samt indholdsmæssige krav og hensigtserklæringer. Administrationen gennemgår i den kommende tid økonomiaftalen og vurderer de økonomiske konsekvenser for Næstved Kommune. Samlet set er forventningerne, at betydningen for Næstved Kommune er til den positive side. For anlægsmidler er det nye byråd i gang med at se på en 10 års plan, som vil blive drøftet på byrådets budgetseminar i august. Følgende blev derudover nævnt på mødet: - Budgetudfordringer inden for handicap- og psykiatriområdet har været der også tilbage fra 2017. Budgettet udfordres af en vækst inden for området med både dyrere og mere komplekse borgere. På trods af de økonomiske muligheder, skal vi fortsat være stolte af alt det vi rent faktisk gør og kan gøre for borgerne. Herunder italesætter medarbejderne at man politisk udadtil skal være med til at synliggøre, at medarbejderne ikke kan/skal gøre mere, end den politiske ramme gør det muligt hertil evt. også opgaver, som ikke længere skal løses. - Børne- og skoleudvalget drøfter langtidsperspektiver i forhold til optimal brug af ressourcer og kompetencer. Som eksempel arbejdes der med tværgående borgerforløb, som er et tværgående samarbejde mellem flere centre bl.a. Center for Børn og Unge og Center for Dagtilbud og Skole. Der skal tillige være fokus på dét, som vi kan se virker dér hvor der giver mening for både borgerne og ansatte. - Fokus på at skabe yderligere indtægter ved bosætningsstrategier. - Vi kan ikke udelukkende tale om underbudgetteringer. Der er den økonomi, som der er i kommunen samlet set. Hvis nogle områder skal have forhøjet budgetter er der andre områder, som skal budgetteres mindre økonomi. Der må også ses på at holde udgifter nede. Yderligere beregninger i forhold til regeringens og KLs aftale vil blive fremlagt på budgetseminaret for MED-organisationen den 16. august. 5. Drøftelse af afrapportering af budgettemaanalysen " Fremtidig organisering af ejendomsområdet" RESUMÉ Kompetenceudvalg: Økonomiudvalget Økonomiudvalget har godkendt, at afrapportering af budgettemaanalysen "Fremtidig organisering af bygningsdrift" sendes til drøftelse i MED-organisationen med anbefaling om, at der arbejdes videre med 1) "mellemmodellen", 2) lukning af datahuller samt 3) arealforvaltning og - optimering. (ØK behandler den 18/6-2018 indstillingen, om at sende sagen til drøftelse i MEDorganisationen). Side 7 af 29

Indstilling Administrationen indstiller, at afrapporteringen af budgettemaanalysen "Fremtidig organisering af bygningsdrift" drøftes i MED-Hovedudvalget SAGSFREMSTILLING Økonomiudvalget har bedt om en budgettemaanalyse, som kan anvise: modeller til, hvordan ejendomsområdet fremover kan organiseres og styres en vurdering af behovet for at styrke datagrundlaget (identificere datahuller) en optimering af ejendomsanvendelse (kloge kvadratmeter) I forlængelse heraf godkendte Økonomiudvalget d. 22. januar 2018 projektaftalen for budgettemaanalysen "Fremtidig organisering af bygningsdrift". Analysen er efterfølgende gennemført af konsulentfirmaet Brøndum & Fliess, som også har udarbejdet afrapporteringen, bilagt sagen. Repræsentanter for centercheferne, virksomhedslederne, de tekniske serviceledere og -medarbejdere har deltaget i styre- og følgegrupperne. Herudover har analysen været behandlet i Strategisk Chefforum og Fælles Virksomhedslederforum. Baggrunden for sagen er, at Næstved Kommunes ejendomsportefølje vurderes gennemsnitligt at blive i stadig ringere stand, at der ikke eksisterer det nødvendige overblik herover, samt at det vurderes at kommunen har et overgennemsnitligt arealforbrug. I afrapporteringen beregnes det således, at vedligeholdelsesefterslæbet i perioden 2018-2027 vil udgøre 158 millioner kroner. Analysen udgør første skridt mod en øget professionalisering af arbejdet med driften og vedligeholdelsen af kommunens ejendomme. På baggrund af valg af organisationsmodel skal der arbejdes detaljeret med implementeringen heraf, ligesom der skal udarbejdes en egentlig styringsmodel samt en handlingsplan for ejendomsområdet. Hvad angår tidsperspektivet for realisering af effektiviseringsprovenuet, så realiseres provenuet først ved salg eller nedrivning af overflødige kvadratmeter. Provenuet, der beskrives i de tre modeller, er det fuldt realiserede provenu, når modellernes skønnede potentialer - dvs. henholdsvis 10.000, 50.000 og 60.000 kvadratmeter er afhændet. Data og behandlingen heraf i analysen er fremkommet gennem dataindsamling, interviews, og den erfaringsbaserede viden, som konsulentfirmaet har fra andre kommuner. Det har vist sig, at Næstved Kommunes ejendomsdata er mangelfulde og behæftede med fejl, så beregningerne skal vurderes på denne baggrund. Det betyder, at når en model skal udmøntes og implementeres, så skal beregninger og skøn kvalitetssikres. Ikke desto mindre giver afrapporteringen: retning og modeller for, hvordan Næstved Kommune fremadrettet kan organisere ejendomsområdet, jf. mellemmodellen afsæt for at arbejde struktureret med databaseret styring af ejendomsområdet beregninger af, hvilket økonomisk potentiale der i runde tal vurderes at være ved en arealoptimering inden for kommunens samlede område I projektaftalen beskrives muligheden for, at et eventuelt effektiviseringsprovenu kan forblive på området og tilføres det udvendige vedligeholdelsesbudget. Det udestår at beslutte, hvorvidt dette skal ske, eller om hele eller dele af provenuet skal bidrage til råderumspuljen eller de enkelte fagområder. Side 8 af 29

Som en del af det videre arbejde med ejendomsområdet skal der desuden tages stilling til, hvilke instrumenter som yderligere kan tages i brug med henblik på at finansiere vedligeholdelsesefterslæbet. Rapporten beskriver på idéplan blandt andet puljer og en huslejeharmonisering, som der ikke tages stilling til i nærværende. Afrapporteringen nævner herudover flytning af opgaver omkring forsikring, risikostyring samt køb og salg af jord og bygninger fra Center for Politik og Udvikling til Center for Trafik og Ejendomme som et udgangspunkt for alle modeller for organisering. Der er ikke med indeværende taget stilling hertil, da det ikke vurderes at være afgørende for den videre proces, som beskrevet. Kort om afrapporteringens konklusioner Konklusionerne i afrapporteringens tre dele skal kort ridses op. Uanset model for organisering af fremtidig bygningsdrift, så forudsætter rapporten, at der opbygges data om kommunens ejendomme, som sikrer overblik og mulighed for prioritering, samt at der implementeres styringsprincipper i Center for Trafik og Ejendomme til sikring af et tættere samarbejde med virksomheder m.fl. 1. Organisering af fremtidig bygningsdrift. Der er i afrapporteringen opstillet tre modeller for organisering af bygningsdriften: Den centrale model, mellemmodellen og den decentrale model. Administrationen indstiller, at mellemmodellen vælges som fremtidig model og udgangspunkt for en videreudvikling af området. Mellemmodellen er bygget op omkring samarbejdende klynger af virksomheder (f.eks. en skole, to børnehaver og en vuggestue), hvor ledelses- såvel som budgetansvaret for den indvendige vedligehold fortsat ligger på virksomhedsniveau. Med dannelsen af klyngerne sker der dels en styrkelse af de bygningsmæssige kompetencer, dels en tættere koordination af arbejdsopgaverne. Professionaliseringen og effektiviseringen i mellemmodellen beror også på en styrkelse af kompetencerne i Center for Trafik og Ejendomme, som skal anvendes til blandt andet at øge styringen og understøttelsen af arbejdet i klyngerne. Modellen tænkes udmøntet i fem klynger, hvor tekniske serviceledere og - medarbejdere arbejder sammen med henblik på at skabe faglige bæredygtige miljøer. De teknisk servicemedarbejdere og - ledere skal fortsat beskæftige sig med såvel service- som vedligeholdelsesopgaver. De fem klynger foreslås i udgangspunktet at omfatte: Center for Dagtilbud og Skole (52 årsværk), Center for Trafik og Ejendomme (33,2 årsværk), Center for Kultur og Borgerservice (11,2 årsværk), Center for Sundhed og Ældre (9,8 årsværk) og Centrer for Børn og Unge (5,4 årsværk). Klyngen i Center for Dagtilbud og Skole foreslås yderligere opdelt i seks tekniske servicegrupper svarende til skoledistrikterne. 2. Lukning af datahuller. Næstved Kommune har udfordringer i forhold til at oparbejde og opdatere ejendomsdata. Trods en ekstraordinær indsats de seneste år er der fortsat store "datahuller", som anbefales lukket på kort sigt for at få et hensigtsmæssigt prioriterings- og beslutningsgrundlag på ejendomsområdet. At datahullerne lukkes vurderes at være en forudsætning for at påbegynde arbejdet med at professionalisere driften af ejendomsområdet. Der er derfor iværksat en proces i Center for Trafik og Ejendomme med henblik på at lukke datahullerne. Den forventes afsluttet ultimo 2019. Side 9 af 29

3. Arealforvaltning og -optimering. Afrapporteringen viser, at Næstved Kommune ligger 18 procent over landsgennemsnit i brug af areal. En del af dette overforbrug kan givet tilskrives forskelligheder i organisering af de kommunale opgaver, men det vurderes, at der fortsat er et større forbrug end landsgennemsnittet. De 18 procent svarer til, at kommunen skal reducere arealforbruget med 87.000 m2, hvis Næstved Kommune skal nå landsgennemsnittet. Det vurderes i afrapporteringen, at de forskellige måder at organisere bygningsdriften på har hver deres potentiale i forhold til at reducere arealforbruget: Den decentrale model: En reduktion på 10.000 m2, svarende til en besparelse på 0,5 mio. kr. Mellemmodellen: En reduktion på 50.000 m2, svarende til en besparelse på 7,1 mio. kr. Den centrale model: En reduktion på 60.000 m2, svarende til en besparelse på 11,5 mio. kr. At potentialet stiger med graden af centralisering, skyldes ifølge afrapporteringen, at jo større bygningsmasse den enkelte enhed har ansvaret for, jo bedre mulighed for at optimere arealanvendelsen. De tre effektiviseringsprovenuer, stammer for størstedelens vedkommende fra driftsbesparelser som el, opvarmning vand, renovation samt løbende vedligeholdelse og kun i mindre omfang i en reduktion i medarbejdertimer. Tallene er netto-tal, idet udgiften til at styrke CTE i alle modeller er fratrukket. Der gøres opmærksom på, at effektiviseringspotentialet er knyttet til salg af kvadratmeter. Hvis der frasælge Provenue for salg af ejendomme indgår ikke i beregningerne. Supplerende bemærkninger Drøftelse i MED-organisationen vil strække sig fra 19. juni til ultimo august måned 2018. ØKONOMI Center for Koncernservice og Økonomi oplyser, at den tidligere besluttede praksis i forbindelse med salg af ejendomme er, at fagområderne kan overdrage en ejendom, som de ikke har behov for længere til Økonomiudvalget med henblik på salg. Der overdrages samtidig budget til 6 måneders drift af ejendommen (el, vand, varme, vedligeholdelse mm). Herefter kan området beholde driftsbesparelsen. Salgsindtægten for ejendommen tilfalder Økonomiudvalget. I forbindelse med en budgettemaanalyse kan det besluttes, at der skal være en anderledes fordeling af driftsbesparelser og salgsindtægter end den normale praksis. Der er ikke indregnet et provenu for denne budgettemaanalyse i Direktionens råderumspulje for budget 2019. BILAG Bilag 5 Budgettemaanalyse: Fremtidig organisering af bygningsdrift Drøftelse Direktøren og centerchefen præsenterede analysen. Der anbefales en mellemmodel, hvor samarbejdet mellem decentral og central styring styrkes. Analysen er i første omgang ikke en spare-øvelse. Det er også et signal om at skaffe midler til at optimere vedligeholdelsen. Side 10 af 29

Der er på nuværende tidspunkt ikke sat tiltag i værk. Det vil sige, der er fokus på at skabe et validt dataoverblik over bygningerne samt at undersøge kloge kvadratmeter. Der kan fx kigges på institutioner, som geografisk ligger tæt, så der tillige sikres bæredygtige klynger, hvor samarbejde øges mellem geografiske enheder. Servicemedarbejderne vil fortsat være tilknyttet arbejdspladserne, men der er fokus på et styrket samarbejde på tværs decentralt. Der er sendt forespørgsel til KL om hjælp til lettere at komme ud af tomme lejemål at der skabes mulighed for en overgangsordning, så kommunen ikke står med tomgangs-husleje. Medarbejderne opfordrer til at man i kloge kvadratmeter ikke etablerer fleksible arbejdspladser. Dette er tidligere forsøgt i borgerservice, mens de havde til huse i Rådmandshaven. Dette gav større frustrationer og mistrivsel hos de ansatte. Der er opmærksomhed på, at det vil koste midler og ressourcer at flytte nogen rundt. Ledere og medarbejdere vil blive inddraget i den fremadrettede proces. Analysen sendes til drøftelse i MED-organisationen. Red.: Der er den 21/6 fremsendt en mail til direktion, centerchefer og alle eksterne virksomhedsledere om processen. MED-udvalgenes drøftelser skal fremsendes senest 31. august til Lotte Riberholt Fredberg lrian@naestved.dk Eventuelle spørgsmål til materiale eller proces kan ligeledes sendes til Lotte. MED-Hovedudvalget drøfter udvalgets eventulle høringssvar den 5. september 2018. Økonomiudvalget orienteres om høringssvar på mødet den 10. september. Herefter indgår analyser og høringssvar i budgetprocessen. 6. Drøftelse af afrapporteringen af budgettemaanalysen "tværkommunal benchmark på administration og ledelse" RESUMÉ Kompetenceudvalg: Økonomiudvalget Der er gennemført benchmarkundersøgelse af administration og ledelse med deltagelse af Holbæk-, Slagelse-, Ringsted-, Kalundborg- og Næstved Kommune. Resultatet af analysen er, at Næstved ligger lavt i anvendelsen af årsværk, både i forhold til sammenligningskommuner og i forhold til landsgennemsnit. Økonomiudvalget har den 18/6-2018 godkendt, at afrapporteringen sendes til drøftelse i MED-organisationen (ØK behandler den 18/6-2018 indstillingen, om at sende sagen til drøftelse i MED-organisationen).. Herudover skal Økonomiudvalget på baggrund af analysen tage stilling til en rammereduktion på 2,0 mio. kr., som Direktionen skal udmønte i 4. kvartal 2018. Indstilling Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget drøfter afrapporteringen af den tværkommunale benchmark SAGSFREMSTILLING Næstved Kommune har taget initiativ til en tværkommunal benchmark af kommunens anvendelse af årsværk til ledelse og administration. 4 andre kommuner (Holbæk, Slagelse, Ringsted og Side 11 af 29

Kalundborg) deltager i undersøgelsen. Denne benchmark er en del af kommunens budgettemaanalyser frem mod budget 2019. I denne rapport er der fokus på den overordnede anvendelse af årsværk på ledelse og administration. I løbet af de kommende måneder (før og efter sommerferien) fremlægges herudover delanalyser, hvor der er fokus på kommunens anvendelse af ressourcer på: - Interne og eksterne konsulenter - Politikerbetjening - It-drift, support og udvikling - Økonomi, løn, personale og indkøb De efterfølgende delanalyser kan bringe ny viden, som kan inspirere til ændret opgaveløsninger, yderligere indsatsområder mv. Resultater fra benchmarkundersøgelsen De overordnede resultater fremgår herunder. Næstved Kommunes relativt lave anvendelse af årsværk til ledelse og administration er ikke så overraskende, idet kommunen i de senere år har arbejdet med effektivisering af dette område eksempelvis SAO (sammenhængende administrative opgaver) og den gennemførte benchmark i 2016 vedrørende ledelse og administration. Den samlede anvendelse af årsværk til ledelse og administration i hele kommunen viser, at Næstved ligger næstlavest af sammenligningskommunerne pr. 10.000 indbyggere : Holbæk Næstved Slagelse Kalundborg Ringsted Landsgennemsnit 118 133 144 150 156 150 Slagelse, Ringsted og Kalundborg ligger cirka på landsgennemsnittet, som er 150 ansatte pr. 10.000 indbyggere, mens Næstved og specielt Holbæk ligger noget under landsgennemsnittet. Næstveds gennemsnitslønninger ligger midt i feltet af sammenligningskommuner. Næstved ligger næstlavest i omkostningerne til ledelse og administration, omregnet pr. 10.000 indbyggere: Holbæk Næstved Slagelse Kalundborg Ringsted Landsgennemsnit 63.081 kr. 68.812 kr. 73.940 kr. 76.213 kr. 84.977 kr. 74.912 kr. Kalundborg, Næstved og Slagelse har en ret udbredt grad af decentralisering, mens Holbæk og Ringsted er noget mere centrale i deres organisering af de administrative opgaver. Næstved ligger forholdsvis højt i antallet af chefer og ledere (både centralt og decentralt) i forhold til sammenligningskommunerne og også lidt over landsgennemsnittet. Der er tale om antallet af ansatte, der aflønnes på leder-overenskomst. Der er ikke foretaget benchmark på antal ansatte med ledelsesansvar. Næstved ligger lavest i anvendelsen af ressourcer på myndighedsopgaver, ligeledes under landsgennemsnittet. Side 12 af 29

Næstved ligger ligeledes under landsgennemsnittet i anvendelse af ressourcer til administrative støttefunktioner og sekretariatsbistand og også lavt i forhold til sammenligningskommunerne. Forslag til yderligere undersøgelser De underliggende tal i undersøgelsen viser, at det kunne være interessant at kigge nærmere på følgende: Forholdet mellem administrative støttefunktioner og myndighedsfunktioner. En hypotese til forklaring af dette kan være, at Næstved har en overvægt af ansatte, som er ansat på eksempelvis HK-overenskomsten og udfører myndighedsopgaver. Det er alene socialformidlere under HK-overenskomsten, der i denne benchmark tæller med i myndighedsudøvelse. Forskellen i anvendelse af administrative - og ledelsesressourceniveauet på Arbejdsmarkedsområdet (5.68) Her er forskellen i tal mellem kommunerne meget stor. En hypotese til forklaring af forskellen på anvendelse af ressourcer på dette område kunne være forskelle i, hvor stor en del af for eksempel aktivering kommunen selv udfører, og hvor en del der købes fra eksterne leverandører. Jo større egen aktivitet med aktivering, jo højere udgifter til ledelse og administration. Forklaring på, hvorfor vi på Ledelse og administration på Børn og Unge, samt Handicap ligger næsthøjest. En hypotese kunne være, at Næstved Kommune dels har Børnehus Sjælland (inkl. administration for andre kommuner), og at kommunen sælger mange pladser til andre kommuner. Det vil øge kommunens anvendelse af ressourcer til ledelse og administration. Forklaring på, hvorfor vi på Ledelse og administration på Ældreområdet ligger højest i ressourceanvendelse. Kommunen har en stærk formodning om, at det skyldes, at driftsplanlæggerne er indplaceret på lederoverenskomst. Det vurderes atypisk i forhold til de andre kommuner. Data i denne analyse er fra december 2017. Der er efterfølgende truffet beslutning om, at kommunens driftsplanlæggere indplaceres på andre overenskomster. De vil fremadrettet derfor ikke indgå i opgørelse over ressourcer til ledelse og administration. Det drejer sig om 19 medarbejdere. En forklaring på, hvorfor vi på Administrative støttefunktioner på Dagpasning ligger højest. En hypotese kunne være, at de andre kommuner får løst deres administrative opgaver for dagpasning på for eksempel skolerne. Som nævnt gennemførtes en benchmark i 2016. To af konklusionerne fra den gang omhandlede, at Næstved Kommunes anvendelse af ressourcer på myndighedssagsbehandlere lå under niveauet for de øvrige kommuner, og at Næstved Kommune så ud til at ligge højt på anvendelse af ressourcer på arbejdsmarkedsområdet. At to på hinanden gentagne undersøgelser har samme konklusion, forstærker behovet for yderligere undersøgelser. Konklusion i forhold til et muligt effektiviseringsprovenu på baggrund af undersøgelsen Undersøgelser som denne kan bruges til at tilpasse administration og ledelse på en måde, så opgavevaretagelsen effektiviseres. På trods af, at Næstved ligger lavt i forbruget af årsværk og med udgangspunkt i de ovenstående hypoteser og med de 4 supplerende analyser, som vil være gennemført i løbet af efteråret som ny viden, så vurderes det muligt at effektivisere administration og ledelse yderligere. Det indstilles, at der indarbejdes en rammereduktion på 2 Side 13 af 29

mio. kr. om året på ledelse og administration fra budget 2019. Rammen udmøntes af Direktionen i løbet af efteråret 2018. Supplerende bemærkninger I sagsfremstillingen er fremhævet hovedtallene for undersøgelsen. Den kan ses i sin helhed i bilag til sagen. Tallene er ukorrigerede. De enkelte kommuner kan alle have behov for at korrigere tallene for forskellige forhold, som de mener ikke er retvisende. Herudover skal det præciseres, at i tallene indgår alle overenskomstansatte og tjenestemænd, som er på månedsløn. Det betyder, at seniorjobbere er med; vikarer på månedsløn er med, mens timelønnede vikarer ikke er med. Fleksjobbere, jobtræningspersoner, skånejobbere og elever er ikke med. ØKONOMI Center for Koncernservice og Økonomi oplyser, at der foreløbig indarbejdes 2 mio. kr. i rammereduktion fra 2019 i Direktionens råderumspulje. BILAG Bilag 6a Generelt om Vives metode og om benchmark generelt Bilag 6b Årsværk Bilag 6c Samlet udgift Bilag 6d Lønninger Bilag 6e Afvigelse til gennemsnit Drøftelse Centerchefen præsenterede analysen. I afrapporteringen er al ledelse og administration også myndighedsopgaver og decentral administration - talt med. Næstved Kommune ligger lavt for sammenligningerne på ressourcer i forhold til årsværk. Og vi ligger gennemsnitligt på lønninger. Rapporter som undersøger tendenser for hele landet bekræfter at vi ligger lavt. Der kigges nærmere på fx arbejdsmarkedsområdet og børn og unge-området, som er meget forskellige mellem de 5 kommuner. Endvidere vil der også blive set nærmere på SAO emnerne økonomi, løn, personale, IT-support og udvikling m.m. Der forventes at være yderligere analyser af disse områder i løbet af efteråret. Beløb, som er sparet på SAO, kan ikke spares en gang til. Der peges på at der skal være fokus på rette kompetencer på rette sted. Fx er en administrativ medarbejder på dagtilbudsområderne finansieret af pædagogtimer, da der er et behov for løsning af opgaver med andre kompetencer end pædagogiske. Det strategiske oplæg fra direktionen er, at selvom vi har optimeret arbejdsgange, administration og ledelse, så kan vi stadig gøre noget. Der foreslås derfor en optimering på et rammebeløb på 2 mio. kr. affødt af budgettemaanalysen. Når yderligere undersøgelse er gennemført forventes dette at kunne opnås. Analysen sendes til drøftelse i MED-organisationen. Red.: Der er den 21/6 fremsendt en mail til direktion, centerchefer og alle eksterne virksomhedsledere om processen. MED-udvalgenes drøftelser skal fremsendes senest 31. august til Lotte Riberholt Fredberg lrian@naestved.dk Eventuelle spørgsmål til materiale eller proces kan ligeledes sendes til Lotte. Side 14 af 29

MED-Hovedudvalget drøfter høringssvar den 5. september 2018. Økonomiudvalget orienteres om høringssvar på mødet den 10. september. Herefter indgår analyser og høringssvar i budgetprocessen. 7. Drøftelse af afrapportering af budgettemaanalysen "Automatisering og systemudgifter RESUMÉ Kompetenceudvalg: Økonomiudvalget. Økonomiudvalget har godkendt, at afrapportering af budgettemaanalysen "Automatisering og systemudgifter" sendes til drøftelse i MED-organisationen (ØK behandler den 18/6-2018 indstillingen, om at sende sagen til drøftelse i MED-organisationen). Præsentation af arbejdsprocesser med et digitalt automatiseringspotentiale, udviklingsmuligheder og begrænsninger med digitale assistenter (Robotics Process Automation (RPA)) og et forslag til en handleplan for iværksættelse i Næstved Kommune. Forslag til fordeling af provenu på opnåede lavere systemudgifter ved it-systemudskiftning. Indstilling Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget drøfter afrapporteringen af budgettemaanalysen. Udover, at indstillingen til Økonomiudvalget er, at afrapporteringen sendes til drøftelse i MED- Organisationen, er der også sendt følgende indstilling til ØK den 18/6-2018: 1. vedr. DEL 1 1.At der nedsættes en kompetencegruppe for automatisering med bred deltagelse fra organisationen 2.At styregruppeopgaven videreføres i Digitaliseringsforum 3.At den foreslåede handleplan iværksættes. Center for Politik og Udvikling er ansvarlig. 4.At der anskaffes RPA teknologi til lokal programmering af digitale assistenter 5.At rammen for besparelser med automatisering bliver 1 mio. i 2019 og 2 mio. i 2020. 2. vedr. DEL 2 1.At modellen for fordelingen af provenu ved it-systemskifte godkendes 2.At besparelsen effektueres fra år 2 efter nyanskaffelsen SAGSFREMSTILLING Budgettemaanalysen indeholder DEL 1 og DEL 2, som behandles hver for sig herunder og har ingen indbyrdes sammenhæng. DEL 1 AUTOMATISERING Primo marts blev nedsat en projektgruppe under ledelse af Center for Politik og Udvikling til afdækning af mulighederne for effektivisering med automatisering - herunder særligt en anvendelse af Robotics Process Automation (RPA). Side 15 af 29

Der er tale om et software program, en digital assistent eller virtuel bruger, der overtager brugerens klik med mus, genvejstaster mv. Denne bruger kan sættes i gang døgnet rundt og vil kunne gennemføre en proces væsentlig hurtigere end en medarbejder med mus. RPA kan understøtte en effektivisering i begrænsede manuelle arbejdsprocesser, som lever op til kriterierne: - Høj volumen (hvor opgavemængderne er store og/eller processen fylder min. 50 timer/år) - Høj grad af strukturerede data (samme type felter i systemet, tal ikke prosa) - Lav grad af faglig vurdering - Høj grad af digital tilgængelighed til data Disse kriterier har derfor været styrende for, hvilke processer projektet har arbejdet videre med i analysefasen. Metode: Projektgruppen har foretaget en overordnet screening af processer i nogle udvalgte centre. Centre er udvalgt på erfaringerne fra et KL projekt i 2017, som afdækkede hvilke områder og processer, der kan effektiviseres med RPA (se kataloget i bilag). Efter den overordnede screening er der foretaget en mere detaljeret afdækning, hvorved er udvalgt en række arbejdsopgaver, der forventes at kunne effektiviseres yderligere bl.a. med RPA. Disse er beskrevet i bilag og inkluderer et estimat på den tidsbesparelse, som kan opnås efter en effektivisering. Den anvendte metodik for screening og beregning er også inspireret af KL-vejledningsmaterialet, som KL har udarbejdet i 2017. Resultater: Efter den overordnede screening af processer er der i projektforløbet fundet 9 processer, som helt eller delvist lever op til ovenstående kriterier. Disse er samlet præsenteret i bilag med beskrivelse og estimat på effektiviseringspotentiale. Det samlede effektiviseringpotentiale for de udvalgte 9 processer er opgjort til ca. 2700 timer/år, svarende til ca. 2 fuldtidsstillinger. Hertil er der fundet yderligere processer, som med stor sandsynlighed også har et tilstrækkeligt effektiviseringspotentiale, men endnu ikke er afklaret. Forudsætning: Det estimerede potentiale bør høstes efter gennemførelse af dels organisatorisk optimering af den enkelte proces fx ved bedre udnyttelse af it-systemer - og/eller idriftsættelse af en digital assistent. RPA en ny teknologi: I projektforløbet har en teknisk medarbejder i Team Servicedesk og IT løbende fulgt udviklingen og afprøvet forskellige RPA-teknologier, og kommunen er i dialog med DIGIT-kommunerne, som også kører RPA-forsøgsprojekter. Teknologien er under hastig udvikling og priserne er faldet de sidste par år, og på markedet findes systemer, som er modne til lokal programmering af digitale assistenter. Det er projektgruppens og den tekniske medarbejders vurdering, at digitale assistenter i stor udstrækning kan programmeres af kommunen selv efter anskaffelse af RPAteknologien, hvis der løbende afsættes tilstrækkelige resoource til programmering og vedligeholdelse af digitale assistenter. Side 16 af 29

Projektet har haft relativ kort tid til dels at gennemføre en analyse dels at sætte sig ind i RPAteknologiens fordele og ulemper. Det er projektgruppens vurdering, at der er et yderligere potentiale for effektivisering af de administrative processer - og ikke kun med RPA-teknologi. I det digitale fællesskab DIGIT er det på dagsordenen at finde fælles udviklingsmuligheder med RPA. Forslag til handleplan for effektivisering af de udvalgte processer I bilag er beskrevet en handleplan med tilhørende aktiviteter, som er en forudsætning for at høste effektiviseringspotentialet - herunder at alle centre skal involveres. Planen gælder for 2. halvår 2018 og 1. halvår 2019. Aktiviteterne har forskellig varighed og nogle skal køre sideløbende. Fremtidig organisering af effektiviseringsindsatsen med automatisering Det skal besluttes, hvordan kommunen skal organisere arbejdet med automatisering, så ressourcer, metoder og teknologier bliver anvendt hensigtsmæssigt, og medarbejdere og ledere oplever adgang til professionel understøttelse i opgaveløsningen med at opnå reel effektivisering. Anbefalingen fra styregruppen er, at der nedsættes en midlertidig kompetencegruppe i et års tid, der ledes af Center for Politik og Udvikling. Kompetencegruppen, der skal bestå af udpegede relevante ressourcer fra IT og fagcentrene, skal sammen med organisationen gennemføre handleplanen, afprøve teknologien (som anskaffes og driftes lokalt i IT) og skabe input til en styringsmodel (governance) for iværksættelse af fremtidige automatiseringsprojekter. Anbefalingen til organisering er inspireret af resultatet af det samarbejde, KL har haft med et konsulenthus om forskellige former for organisering af automatiseringsopgaven (se præsentation i bilag). Direktionen lægger vægt på, at alle centrene bliver involveret for at finde brede anvendelsesmuligheder og størst muligt effektiviseringspotentiale. Ressourcer og investering Der lægges op til en lokal anskaffelse af RPA-teknologi. Umiddelbart er tre leverandører interessante. Priserne for en løsning, som er tilstrækkelig til at komme godt i gang, er baseret på viden fra leverandørpræsentationer og andre kommuners erfaring: Anskaffelse: mellem kr. 75.000 500.000 Drift: mellem 30.000 200.000 pr. år Det tilstræbes at indgå kontrakt med kort opsigelsesvarsel for at bevare en fleksibilitet i et vækstmarked. Hertil skal lægges internt investeret ressourcetid i implementering i 2018 - estimeret pr. måned: Projektgruppe med 6-8 pers. - samlet: 100 timer Øvrige organisationsdeltagere samlet: 100 timer Teknisk tid (programmering mv.) samlet: 30 timer For 1. halvår 2019 ca. samme niveau. Side 17 af 29

DEL 2 PROVENU PÅ SYSTEMUDGIFTER VED UDSKIFTNING AF IT-SYSTEMER Der skiftes løbende systemer i Næstved Kommune af forskellige årsager. Der har ikke hidtil været retningslinjer for, hvem der kan beholde en eventuelt gevinst i forbindelse med udskiftningen. Hvis nyanskaffelsen medfører, at systemudgifterne bliver mindre foreslås det som model, at en del af gevinsten fremover skal tilgå en central pulje. Styregruppen foreslår samme systematik som med indkøbsbesparelser, hvor 75% af gevinsten tilfalder en central pulje, og 25% bliver i det pågældende center/virksomhed. Styregruppen mener, at det enkelte center bør bevare et incitament og en motivation lokalt til løbende effektivisering. Af de 75% forslås det, at halvdelen lægges i digitaliseringspuljen, som et sundt solidarisk signal om, at godt købmandsskab på it-markedet kan medvirke til innovativ digitalisering for andre enheder i organisationen. Herved går de resterende 37,5 % af provenuet direkte i direktionens råderumspulje. NB! Besparelsen bør først indhentes i år 2, når en fuld implementering er gennemført. Et eksempel: Nuværende it-system Kommende it-system 75 % andel af sparet systemdrift til kommunekassen Årlig drift: 100.000 Årlig drift: 40.000 75% af 60.000 = 45.000 Fordeling af sparet systemdrift besparelse 50% til Digitaliseringspuljen = 22.500 50% til råderumspuljen = 22.500 Center/virksomhed beholder selv 15.000 af besparelsen (60.000-45.000). NB! Der bør tages hensyn til at visse kontraktindgåelser opererer med høje engangsinvesteringer + særligt lave årlige systemudgifter. Disse kan rammes skævt af modellen og bør håndteres fx ved at der søges om støtte fra Digitaliseringspuljen. ØKONOMI Fra Center for Koncernservice og Økonomi anbefales, at rammen for besparelser med automatisering bliver 1 mio. i 2019 og 2 mio. i 2020. En fuldtidsstilling koster ca. 450.000 kr. BILAG Bilag 7a Liste med automatiseringsprojekter Bilag 7b Handleplan Bilag 7c KL præsentation om organisering af automatiseringsprojekter Bilag 7d KL katalog over processer egnet til automatisering Drøftelse Centerchefen præsenterede de forskellige forslag til arbejdsgange, der kan digitaliseres. Det er foreløbig primært 4 centre, men det skal bredes ud til alle centre og områder. I forhold til Side 18 af 29

modellen med fremtidige besparelser i forbindelse med udskiftning af systemer, anerkendes det, at besparelser først indregnes, når processer er fuldt implementeret. Ved udskiftning af til systemer, som har en mindre driftsudgift, vil de områder, som betaler for systemet få 25 % af genvinsten og råderumspuljen blive tilført 75% af gevinsten - men først når ændringen er fuldt implementeret. Analysen sendes til drøftelse i MED-organisationen. Red.: Der er den 21/6 fremsendt en mail til direktion, centerchefer og alle eksterne virksomhedsledere om processen. MED-udvalgenes drøftelser skal fremsendes senest 31. august til Lotte Riberholt Fredberg lrian@naestved.dk Eventuelle spørgsmål til materiale eller proces kan ligeledes sendes til Lotte. MED-Hovedudvalget drøfter høringssvar den 5. september 2018. Økonomiudvalget orienteres om høringssvar på mødet den 10. september. Herefter indgår analyser og høringssvar i budgetprocessen. 8. Godkendelse af Retningslinje vdr. godtgørelse merudgifter ved kørsel og tjenesterejser Resumé I forbindelse med at kørsel i egen bil fremover skal registreres elektronisk, er retningslinje og administrationsgrundlag for tjenesterejser og befordringsgodtgørelse revideret i forhold til den ændrede praksis. Retningslinjen er opdateret efter det format, der er besluttet i MED- Hovedudvalget i april 2016. Herudover foreslås det, at merudgifter til transport i egen bil refunderes ud fra "merudgiftsprincippet" med henblik på at følge KLs anbefaling, praksis i sammenlignelige kommuner samt forenkle processen for den enkelte medarbejder. Retningslinje og administrationsgrundlag har været drøftet i MED-virksomheds- og MED-områdeudvalg, og tilbagemeldingerne er behandlet i MED-Hovedudvalgets arbejdsgruppe vedr. retningslinjer. Indstilling Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget godkender ny retningslinje for godtgørelse af merudgifter til tjenesterejser og kørsel samt tager administrationsgrundlaget til efterretning. Sagsfremstilling Da Næstved kommune snarest muligt overgår til elektronisk registrering af kørsel i egen bil via app eller i Rollebaseret Indgang er retningslinje og administrationsgrundlag for tjenesterejser og befordringsgodtgørelse revideret. Administrationen blev i forbindelse med revideringen opmærksom på, at andre kommuner anvender "merudgiftsprincippet" således, at det kun er merudgifter til transport ved kørsel i egen bil, der refunderes. Det anbefales ligeledes af KL i deres vejledning om kørsel. Ved merudgiftsprincippet udbetales, der kun kørselsgodtgørelse for den del af den samlede kørsel i egen bil, som overstiger det antal km, som normalt køres mellem bopæl og arbejdssted. Ved kørsel mellem arbejdsplads og mødested ydes kørselsgodtgørelse for hele strækningen. (se eksempler og illustrationer i bilag 5c og 5d). I nuværende retningslinje ydes kørselsgodtgørelse for kilometerafstanden mellem hjem og bestemmelsessted eller mellem arbejdsplads og bestemmelsessted og med den korteste afstand. Har medarbejderen fradrag for kørsel mellem hjem og arbejde skal medarbejderen selv regulere Side 19 af 29

det i det skattemæssige kørselsfradrag, og hvis det ikke sker, kan den enkelte medarbejder opleve et efterspil fra Skat. Drøftelse i MED-organisationen MED-Hovedudvalget besluttede den 26. februar 2018, at den foreslåede retningslinje skulle drøftes i alle MED-virksomheds- og MED-områdeudvalg i kommunen. Der er kommet tilbagemeldinger fra 23 MED-udvalg og langt størsteparten (20 ud af 23) havde ingen indsigelser mod indførelsen af merudgiftsprincippet. De indkomne bemærkninger omhandlede følgende: 1) Tekniske udfordringer med App en 2) Ønske om at merudgifter ved udlandsrejser ikke skal godkendes af centerchef eller direktør men blot af virksomhedslederen 3) Ønske om klarere formulering vedr. benyttelse af og godtgørelse for offentlig transport 4) Bekymring ift. om ændringen medfører mere kontrol fra ledelsens side 5) Utilfredshed med hovedreglen om godtgørelse til lav takst. Arbejdsgruppen har drøftet disse bemærkninger, og i forhold til det oprindelige forslag, er der foretaget en enkelt ændring i retningslinjen, idet det er præciseret, at merudgifter på tjenesterejser dækkes efter regning. Ad. 1) De tekniske udfordringer, som deltagerne i pilotprojektet har oplevet ved brugen af App en, følges op af Center for Koncernservice og Økonomi (CKO), som er i dialog med KMD om dette. App-løsningen bliver ikke rullet ud til resten af organisationen, før CKO er garanteret, at de tekniske udfordringer er blevet minimeret væsentligt. Ad. 2) MED-Hovedudvalget vedtog den 26. februar 2018 en retningslinje for ansattes deltagelse i aktiviteter i udlandet. Af denne fremgår, at disse aktiviteter skal godkendes af centerchefen. På denne baggrund fastholdes formuleringen i den foreslåede retningslinje. Ad. 3) Det fremgår af både retningslinje og administrationsgrundlag, at merudgiftsprincippet er gældende ved kørsel i egen bil. Det er ikke meningen, som det er anført i enkelte af høringssvarene, at medarbejdere skal benytte offentlig transport, hvor det er uhensigtsmæssigt, og hvor medarbejderen i øvrigt er indstillet på at benytte egen bil. Ad. 4) De foreslåede ændringer ikke er tiltænkt som en øget kontrol. Ledelsens kontrolopgave i forhold til godkendelse af kørsel i egen bil samt attestering på anmodning om godtgørelse, er den samme som hidtil. Kontrollen foregår bare elektronisk fremover. Ad. 5) Hovedreglen om godtgørelse til lav takst er vedtaget af MED-Hovedudvalget i 2013, og forslaget til den ændrede retningslinje ændrer ikke på dette vedtagne princip. På den baggrund er der foretaget mindre rettelser i administrationsgrundlaget, som dog ikke skal godkendes af MED-Hovedudvalget men tages til efterretning. Administrationsgrundlaget er besluttet af direktionen den 29. maj 2018. Ændringer i administrationsgrundlaget er: Tydeliggørelse af at merudgiftsprincippet alene er gældende ved kørsel i egen bil Opfordring til at centre og virksomheder anskaffer rejsekort og evt. brobizz, som medarbejderne kan bruge ved tjenesterejser Side 20 af 29

Tilføjelse af afsnit om at centerchefen har adgang til i særlige tilfælde at beslutte udbetaling af godtgørelse til høj takst, hvilket var en problemstilling rejst af arbejdsgruppen. Udkastet til retningslinjen er udarbejdet i forhold til de rammer som MED-Hovedudvalget aftalte på et temamøde i april 2016 for det fremadrettede fokus i alle udvalgets retningslinjer. En retningslinje skaber værdi for samarbejdet om mål og opgaver og arbejdsmiljøet, når: Den er klar og forståelig Skaber fælles mål og retning når den er retningsskabende Når mange har værdi af den Den er væsentlig og når der er et behov Der er en vigtig hensigt Når det er noget der sker hyppigt Når den eliminerer/fjerner risici for vilkårlighed Når den skaber mening Når den fjerner risiko for usikkerhed Når den giver tryghed for både medarbejdere og ledere Når den er gennemdrøftet og det er accepteret, at den kan give værdi. Retningslinjen besluttes i henhold til MED-Hovedudvalgets kompetence. Alle ledere og medarbejdere i kommunen skal være loyale over for den fælles beslutning. Såfremt der i MEDhovedudvalget ikke kan opnås enighed om forslaget til ændret retningslinje, gælder nuværende retningslinje. Administrationsgrundlaget er en beskrivelse af den praktiske efterlevelse af retningslinjen og kan betragtes som ledelsens instruktion. Administrationsgrundlaget er revideret så det indeholder vejledning i brug af elektronisk registrering af kørsel via app og i Rollebaseret Indgang samt en vejledning og eksempler på hvordan, "merudgiftsprincippet" administreres. Lovgrundlag MED-aftalen Aftale om godtgørelse for benyttelse af eget transportmiddel på tjenesterejsen indgået mellem KL og Forhandlingsfællesskabet. Aftale om tjenesterejser indgået mellem finansministeriet og på den anden side de underskrivende centralorganisationer, der har tilsluttet sig disse. Overenskomst for social- og sundhedspersonale indgået mellem KL og FOA. Ligningsloven Bilag Bilag 8a Forslag til ændret Retningslinje for godtgørelse af merudgifter Bilag 8b Gældende retningslinje tjenesterejser og kørsel_december2015 Bilag 8c Kørselsgodtgørelse_geografiske illustrationer Bilag 8d Kørselsberegninger Bilag 8e Kommentarer fra MED-Organisationen Bilag 8f Nyt Administrationsgrundlag for godtgørelse af merudgifter ved tjenesterejser og kørsel Bilag 8g Gl. Administrationsgrundlag for godtgørelse ved tjenesterejser Side 21 af 29