Boligselskabet Alliken Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 26. februar 2013 kl. 17.00 På Kalundborg Vandrehjem, Stadion Allé 5, 4400 Kalundborg Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 3 2 Godkendelse af referat... 3 3 Boligselskabet Alliken... 3 3.1 Orientering fra formanden... 3 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 4 3.3 Bestyrelsens konstituering... 4 3.4 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab... 5 3.5 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 5 3.6 Valg af kredsdelegerede til BL... 6 3.7 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 6 3.8 Udlejningsforhold... 6 3.9 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler... 8 3.10 Regulering af indskud ved genudlejning - generel beslutning... 9 3.11 Ensartet struktur for anvisning og udlejning af boliger i Kalundborg Kommune... 10 3.12 Personaleforhold Generel orientering... 10 3.13 Fejl i antennebudget for 2012/2013... 10 3.14 Bannerreklame i boligselskabet... 11 3.15 Møde med Kalundborg Kommune omkring afregning af ejerforeninger... 11 3.16 Tilbud om at deltage på kursus i Det Digitale Bestyrelsesrum... 11 4 Orientering fra administrationen... 11 4.1 Ny webredaktør for boligselskabet... 11 4.2 Status vedrørende skilte til alle afdelinger i boligselskabet... 12 5 Nybyggeri... 12 5.1 Afdeling Lundevej... 12 5.2 Helhedsplan afdeling Østbyen... 12 6 Boligselskabets afdelinger... 12 6.2 Beslutningsgrundlag på afdelingsmødet i Afdeling Biblioteksgården... 13 7 Mødeplanlægning... 13 8 Eventuelt... 13
Deltagere fra bestyrelsen: Maja Hansen, formand Kylle Gulmark næstformand Birgit Petersen Erling Winther Gert Markussen Helle Hansen Holger Pedersen Ragnhild L. Kristiansen Uffe Frejdal Nielsen Øvrige deltagere: Bent Gordon Johansen, Domea Pia Bakkestrøm, Domea Jesper Tougaard, Ejendomsfunktionen Domea Boligcenter Frederikssund, den 20. februar 2013
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 18. september 2012. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. 3 Boligselskabet Alliken 3.1 Orientering fra formanden Status på afholdte messe i Kalundborg Formanden for selskabet, Maja Hansen og Jesper Tougaard fra Ejendomsfunktionen vil orientere om status på Kalundborgmessen den 27.-28. oktober 2012. Ændring af administrationsbidrag projekt Domea 2015 Formanden havde på møde i bestyrelsen den 18. september 2012 orienteret bestyrelsen om Domeas workshop den 17. september 2012 i Domea, som havde været udført som workshop. Formanden forklarede, at selskabet betaler for den fulde administrationspakke og at såvel selskabet som Domea med fordel ville kunne overveje, hvilke opgaver der kan udføres af selskabet selv. Formanden tog som eksempel afdelingsmøder, hvor driftschefen fra Domea ikke nødvendigvis skal deltage. Der blev orienteret om, at Domea vil fremkomme med et udspil omkring ejendomsstrukturen. Der vil blive orienteret om status i sagen. Side 3 af 13
3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. 3.3 Bestyrelsens konstituering Efter repræsentantskabsmødet den 26. november 2012 har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Maja Hansen Formand Repræsentantskabet 2013 Kylle Gulmark Næstformand Repræsentantskabet 2014 Birgit Petersen Medlem Repræsentantskabet 2013 Erling Winther Medlem Repræsentantskabet 2013 Gert Markussen Medlem Repræsentantskabet 2014 Helle Hansen Medlem Repræsentantskabet 2014 Holger Pedersen Medlem Repræsentantskabet 2014 Ragnhild L. Kristiansen Medlem Repræsentantskabet 2013 Uffe Frejdal Nielsen Medlem Domea Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Kylle Gulmark, Gert Markussen, Helle Hansen og Holger Pedersen er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Derudover flytter Connie Jensen fra afdeling Biblioteksgården pr. 31. januar 2013, hvorfor hendes post i organisationsbestyrelsen vil være ledig indtil udløb af valgperioden. Side 4 af 13
3.4 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt skal dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Domeas anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge fritagelse dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne. 3.5 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet Alliken kan vælge op til 3 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 3 repræsentanter af sin midte for 1 år. Side 5 af 13
3.6 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet Alliken kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. 3.7 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. 3.8 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 627 personer. Heraf har 366 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Til selskabets ungdomsboliger er for tiden ingen opnoterede personer. Der er ingen opnoteret til ungdomsboligerne. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Side 6 af 13
Afdeling Rum Antal boliger Aktive på liste I bero på liste I alt på liste Aktive pr. bolig 70/1 Klostervænget 1 2 15 14 29 2 13 60 43 103 3 15 107 90 197 4 14 46 57 103 5 1 11 19 30 70/2 Biblioteksgården 1 5 23 31 54 2 6 68 89 157 3 13 124 48 172 4 6 51 86 137 70/3 Nyvangsvej m.fl. 2 9 84 83 167 3 5 40 59 99 70/11 Skolevænget 3 10 103 67 170 70/25 Østbyen 2 32 45 89 134 3 55 87 89 176 4 1 37 48 85 70/26 Midtbyen 1 enkelt 2 0 0 0 1 10 11 50 61 2 42 47 123 170 3 14 97 139 236 Fraflytningsstatistik for perioden 01.07.11 til 30.06.12 for samtlige afdelinger er på 43 stk. Side 7 af 13
3.9 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Indstilling Jf. ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimeringer, der kan skabe en besparelse i afdelingernes energiforbrug. Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 10 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid (under 10 år), skal der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen). Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU- udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. For at en afdeling kan opnå de billige priser på energimærkning skal afdelingen kunne dokumentere to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger For at alle selskaber, som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Energisynet udføres af Energi og Miljø 1 gang årligt. Prisen for dette energisyn er 5.640 kr. som betales af afdelingen. E-driftsjournal er et IT baseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumentere og aflevere for at kunne blive energimærket. Prisen for dette system er 1.995 kr. ved oprettelse og 1 års brug, herefter 1.140 kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Afdelingen vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø. Side 8 af 13
3.10 Regulering af indskud ved genudlejning - generel beslutning Regulering af indskud ved genudlejning af familieboliger kan reguleres uden kommunal godkendelse, hvis blot indskuddet efter regulering ikke overstiger kr. 226,00 /m 2 for den enkelte bolig. Det nævnte beløb skal først anvendes fra starten af det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. december 2012. Beboerindskud reguleres eller indekseres ikke automatisk, og i ældre afdelinger er indskuddet derfor ofte utilstrækkeligt til at dække lejernes forpligtelser overfor afdelingen - herunder udgifter i forbindelse med det lejedes fraflytning. For i videst muligt omfang at sikre afdelingerne økonomisk anbefaler Domea generelt at indskud forhøjes ved fraflytning til kr. 226,00 pr. m 2 i afdelinger, hvor det har relevans. For boligselskabets afdelinger kan de aktuelle indskudsbeløb for familieboliger opgøres som følger: Afdeling Indskud/m2 70-01 Klostervænget kr 143,41 70-02 Biblioteksgården kr 200,11 70-03 Nyvangsvej m.fl. kr 145,71 70-11 Skolevænget kr 204,00 70-25 Østbyen kr 204,00 70-26 Midtbyen kr. 203,87 På baggrund heraf anbefales det, at indskud fremover reguleres ved genudlejning i afdelingerne Klostervænget, Biblioteksgården, Nyvangsvej m.fl., Skolevænget, Østbyen og Midtbyen. Beslutning om regulering af indskud ved genudlejning kan træffes af organisationsbestyrelsen. Forholdet skal ikke behandles på afdelingsmøde, idet de nuværende beboere ikke berøres af reguleringen (medmindre de på et senere tidspunkt flytter internt i boligorganisationen). Domeas arbejde med beregning og registrering af nye indskudsbeløb for de enkelte boligtyper faktureres overfor boligorganisationen som en tillægsydelse efter medgået tid. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at indskud reguleres ved genudlejning til kr. 226,00 pr. m 2 i afdelingerne Klostervænget, Biblioteksgården, Nyvangsvej m.fl., Skolevænget, Østbyen og Midtbyen. Side 9 af 13
3.11 Ensartet struktur for anvisning og udlejning af boliger i Kalundborg Kommune På møde i bestyrelsen den 18. september 2012 besluttede bestyrelsen at give Domea fuldmagt til at indsende udlejningskriterier uden fleksible udlejningsregler til godkendelse i Kalundborg Kommune. Økonomisk konsulent ved Kalundborg Kommune, Hanne Pries har sendt Boligcenter Frederikssund redigeret udlejningsaftale med Boligselskabet Alliken. Udlejningsaftalen på 4 sider lægges op på bestyrelsens side som bilag. Bent Gordon Johansen vil orientere yderligere i sagen. 3.12 Personaleforhold Generel orientering På møde i bestyrelsen den 18. september 2012 godkendte bestyrelsen, at der i driften arbejdes med arbejdsplaner og årshjul i alle afdelinger, og at dette arbejde videreføres. Bestyrelsen orienterede om, at man så frem til, at der skabes et godt grundlag for beslutninger om ejendomsservicen i boligafdelingerne. Der havde ligeledes fra bestyrelsens side været fuld opbakning til en fælles driftsstuktur. Der vil blive orienteret yderligere i sagen. 3.13 Fejl i antennebudget for 2012/2013 På møde i bestyrelsen den 18. september 2012 havde det vist sig, at bestyrelsen havde opfattet sagen forkert. Nedenstående citat fra mødet den 20. marts 2012 tydeliggør, hvad sagen drejer sig om: Domea har beklageligvis fejlberegnet antenneregnskabet for afd. 7011, derfor skal afdelingen stige med kr. 48,00 pr. måned i stedet for som tidligere informeret, falde med kr. 20,00. Dette bevirker at det kommende bidrag bliver på kr. 237,00 pr. måned inkl. Copy-Dan. Administrationen beklager dette og foreslår at de pågældende varsles ændringen i budgettet, og Organisationsbestyrelsen bemyndiger administrationen til at indgå forhandlinger med KA-NET med henblik på at lave en samlet aftale for Boligselskabet Alliken med henblik på at opnå rabatter. Det var blevet på mødet besluttet, at Domea skulle tage kontakt til KA-net med henblik på en afklaring. Side 10 af 13
3.14 Bannerreklame i boligselskabet Bestyrelsen besluttede på møde i bestyrelsen den 18. september 2012, at driftsansvarlig Pia Bakkestrøm og afdelingsformanden hurtigt skulle fastlægge, hvordan banneret skal udformes og med hensyn til bemærkning fra ejendomsmesteren om risiko for larm fra løsthængende banner. Banneret er i mellemtiden blevet leveret og ligger klar til opsætning på ejendomskontoret. 3.15 Møde med Kalundborg Kommune omkring afregning af ejerforeninger Det afholdte møde den 3. december 2012 med Kalundborg Kommune om vedtægter, afregning etc. med de respektive Ejerforeninger i Boligselskabet Alliken resulterede i en samlet aftale om udarbejdelse af nye vedligeholdelsesreglementer for alle ejerforeninger. Vedligeholdelsesomkostningerne kan derfor afregnes på samme vis som hos en almindelig lejebolig. Det nye vedligeholdelsesreglement er under udarbejdelse. 3.16 Tilbud om at deltage på kursus i Det Digitale Bestyrelsesrum Domeas HR afdeling har i slutningen af oktober måned sendt en invitation ud til afdelingsbestyrelserne med tilbud om at deltage på kursus Det Digitale Bestyrelsesrum, baseret på brugen af afdelingernes hjemmesider. Det indstilles, at bestyrelsen opfordrer afdelingsbestyrelserne til at melde sig til kurset. 4 Orientering fra administrationen 4.1 Ny webredaktør for boligselskabet Bestyrelsesmedlem Gert Markussen har i januar 2013 henvendt sig til Boligcenter Frederikssund for at bede om, at der findes en webredaktør mere til boligselskabet. Gert Markussen har af helbredsmæssige årsager ikke mulighed for at opdatere boligselskabets hjemmeside i det omfang, som det er tiltænkt og har brug for en kollega til at aflaste ham i pressede situationer. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og søger en webredaktør mere til selskabet. Side 11 af 13
4.2 Status vedrørende skilte til alle afdelinger i boligselskabet De fleste afdelinger har under de forgangne afdelingsmøder besluttet at opsætte skilte i afdelingerne med boligselskabets nye logo. Skiltene er på nuværende tidspunkt under udarbejdelse hos vores samarbejdspartner, Ida Trier. 5 Nybyggeri 5.1 Afdeling Lundevej På møde i bestyrelsen den 18. september 2012 oplyste regionschef Bent Gordon Johansen om, at der ville gå endnu et stykke tid, inden nedrivningen kunne startes op på grund af manglende godkendelse fra ministeriet. Efter mødet var det blevet oplyst fra ministeriet, at der kan forventes svar inden udgangen af oktober 2012. Der vil blive orienteret om stade i sagen. 5.2 Helhedsplan afdeling Østbyen Der har været afholdt møde i byggeudvalget og arkitekt Thomas Kullegård arbejder med en opdatering af projektet til Landsbyggefonden. 6 Boligselskabets afdelinger 6.1 Regulering af terræn ved terrasserne i Afdeling Klostermosen På møde i bestyrelsen den 18. september 2012 orienterede regionschef Bent Gordon Johansen om, at terrænreguleringen i forhold til de sidste terrasser startes op i nærmeste fremtid. Den tilhørende økonomi må efterfølgende afklares. Bestyrelsen havde på mødet fastholdt, at Domea er ansvarlig for byggesagens forløb og fastholdt derfor også, at afdelingen skal holdes økonomisk skadefri. Orienteringen blev taget til efterretning, idet man samtidig anmodede om en hurtig udbedring af skaderne m.v.. Bent Gordon Johansen vil orientere yderligere i sagen. Side 12 af 13
6.2 Beslutningsgrundlag på afdelingsmødet i Afdeling Biblioteksgården På møde i bestyrelsen den 18. september 2012 orienterede regionschef Bent Gordon Johansen om sagens stade. Det blev på mødet klart, at fokus for bestyrelsen handlede om, hvorvidt Domea i forbindelse med fremlæggelsen på det godkendende afdelingsmøde havde fremlagt et forkert beslutningsgrundlag. Bestyrelsen ønskede det klargjort i et særligt notat, hvor der også skulle tages stilling til Domeas ansvar i sagen. Bent Gordon Johansen vil orientere yderligere i sagens stade. 7 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i 2013. 26-02-2013 Bestyrelsesmøde kl. 17.00 Kalundborg Vandrehjem 22-05-2013 Bestyrelsesmøde kl. 17.00 Kalundborg Vandrehjem 28-08-2013 Bestyrelsesmøde kl. 17.00 Kalundborg Vandrehjem 26-11-2013 Bestyrelsesmøde kl. 17.00 Kalundborg Vandrehjem 26-11-2013 Repræsentantskabsmøde kl. 19.00 Kalundborg Vandrehjem 8 Eventuelt Side 13 af 13