Forslag til organisationsplan for et trafikselskab 1. januar 2007 skal der være (mindst) 1 trafikselskab i funktion i Region Midtjylland. Der er tale om en ny myndighed, som på vegne af regionen og kommunerne bl.a. får ansvaret for lokal og regional bustrafik, 2 privatbaner og individuel handicapkørsel for svært bevægelseshæmmede i fritiden. Den Politiske Styregruppe i Region Midtjylland har truffet følgende beslutninger: at Den Politiske Styregruppe har til hensigt at indstille til Forberedelsesudvalget, at der dannes ét trafikselskab i Region Midtylland, idet kommunerne høres desangående, inden endelig indstilling herom afgives at kommunerne høres om, hvorvidt de er enige i Den Politiske Styregruppes opfattelse af, at beslutning om placering af trafikselskabets hovedsæde en af de foreslåede byer, Ringkøbing, Viborg, Århus og Silkeborg eller en evt. anden placering skal træffes af det kommende trafikselskabs bestyrelse efter indstilling fra Forberedelsesudvalget, der forinden har hørt sammenlægningsudvalgene/byrådene Rammebetingelser for et trafikselskab i Region Midtjylland Der sker en række fundamentale ændringer på den kollektive trafiks område. For det første bliver regionen og kommunerne bestillere. De fastlægger kravene til og finansierer de opgaver, som trafikselskabet skal udføre. Region Midtjylland bestiller og finansierer den regionale bustrafik, Lemvigbanen og HHJ og den forholdsmæssige andel af trafikselskabets øvrige opgaver og administration. Kommunerne bestiller og finansierer den lokale bustrafik, den forholdsmæssige andel af trafikselskabets administration og individuel handicapkørsel for svært bevægelseshæmmede i fritiden. Trafikselskabet kan endvidere udføre kørselsopgaver for regionen eller for kommuner (Lov om Trafikselskaber 5 stk. 3). Disse opgaver vil skulle udføres som fuldt indtægtsdækket virksomhed. Trafikselskabet skal indfri regionens og kommunernes krav og samtidig sikre, at trafikken udgør et sammenhængende tilbud for kunderne, så de får bedst mulig service inden for de givne rammer. For det andet bliver trafikselskabet ledet af en politisk bestyrelse med 7 medlemmer, valgt af et repræsentantskab fra alle kommuner, hvoraf Århus Kommune får en plads i bestyrelsen, og 2 medlemmer fra Regionsrådet. Det er afgørende, at bestyrelsen får en effektiv betjening, og at der tilrettelægges et godt fagligt og politisk samarbejde med regionen og kommunerne. For det tredje får trafikselskabet en geografisk udstrækning, der rummer relativt store forskelle i befolkningstæthed, pendling og vækstbetingelser og dermed for den kollektive trafiks betydning i de forskellige egne. Trafikselskabet skal både sikre sammenhæng mel-
lem de forskellige egne og have fokus på betjening af tyndt befolkede områder og i og mellem større byer med trængselsproblemer. Samtidig skal trafikselskabet sørge for god sammenhæng til trafikken i andre trafikselskaber og den statslige togtrafik. Der vil også blive stillet større krav til et trafikselskabs effektivitet, kvalitet, gennemsigtighed og dokumentation både fra borgere, kunder og bestillere. En organisationsplan og den senere nærmere indretning heraf skal tage højde for disse rammebetingelser. Den overordnede organisationsplan for trafikselskabet ❶Tre driftsselskaber indgår i trafikselskabet: Århus Sporvejes busselskab, Odderbanen og Lemvigbanen. Der er ikke taget stilling til, hvordan de indgår i trafikselskabet på anden måde end gennem en kontraktstyring. Disse driftsselskaber vil indgå med særskilt ledelse og økonomi i trafikselskabet som selvstændige resultatområder som selvstændige resultatområder. Principskitsen er godkendt af Den Administrative Styregruppe i Region Midtjylland. Også medarbejder- og ledelsessiden i et kommende trafikselskab vil få indflydelse herpå.
Organisationen skal indrettes: så den lever op til de mål og krav, som regionen og kommunerne stiller så den lever op til lovgivningens krav om at præstere sammenhængende kollektiv trafik så den lever op til kundernes krav om effektiv kollektiv trafik inden for de givne rammer så den lever op til effektivt samarbejde med de, der udfører trafikken (både driftsselskaber i og uden for trafikselskabet) så den lever op til effektiv brug af de administrative ressourcer, og giver medarbejderne indflydelse og udvikling, herunder understøtter effektiv opgaveløsning så den er udviklingsorienteret og optaget af konstant at forbedre sine ydelser. Trafikselskabet skal således have fokus på sine interessenter, kunder, samarbejdspartnere og medarbejdere og omgivelserne generelt. Ledelse Trafikselskabet ledes af en politisk bestyrelse. Den administrative ledelse er en enhedsledelse, der sikrer en sammenhængende, tværgående og helhedsorienteret styring af virksomheden. Der er ikke taget stilling til, hvor mange chefer, der indgår i ledelsen, og hvilke områder den enkelte leder har ansvar for udover den fælles ledelsesopgave. Ansvaret skal være entydigt. Trafikselskabets konstruktion og rammebetingelser peger på, at ledelsen skal kunne mestre politisk betjening og pleje af partnerskaber, styre og sikre effektiv økonomi, handle strategisk og tværgående, motivere og lede medarbejderne, synliggøre selskabet og konstant skabe de nødvendige resultater. Ledelsen skal både sikre, at de driftsorienterede funktioner virker sikkert fra første dag og fremover, og at der er fokus på det udviklings- og strategiorienterede. Ledelsen skal sikre en fleksibel udnyttelse af ressourcerne og den nødvendige udnyttelse af kompetencer på tværs i organisationen. På alle måder skal det understøttes, at der er tale om en professionel videnorganisation. Der er endnu ikke formuleret et egentligt ledelsesgrundlag. Der er heller ikke formuleret vision og værdier et arbejde som må ske i tæt samarbejde med bestyrelsen, omgivelserne og personalet. Der er heller ikke taget stilling til, hvordan de særlige udfordringer for fusion på dette område skal håndteres. Fusionen skal både skabe noget nyt og tage det bedste med fra de gamle kulturer. Trafikselskabets hovedopgaver 1. Trafikudvikling: Kommunernes og regionens fremtidige rolle som ejere af trafikselskabet gør en intensive-
ring af samarbejdet med kommunerne og regionen til et centralt indsatsområde. Via et tæt samarbejde med kommunerne og regionen forbedres mulighederne for en fortsat mere effektiv kollektiv trafikbetjening. Trafikselskabet skal sikre, at kommuner og region har en effektiv dialog om sammenhæng mellem den lokale og regionale trafik. det har stor betydning for kunderne, at de kollektive trafiktilbud er sammenhængende - på tværs af bestillere i regionen og 19 kommuner de 20 bestilleres egen planlægningsmæssige indsats vil variere det er trafikselskabets hovedopgave at sikre sammenhængende trafikplanlægning på tværs af myndighedsgrænser der skal være fokus på de områder, hvor trafiktilbuddene mødes, for eksempel på rutebil- og togstationer, bliver trafikselskabets opgave, at rådgive kommuner og region om kollektive trafiktilbud ud fra viden om marked og kunder rådgive kommuner og region om nye produkter inden for kollektiv trafik langsigtet planlægning af den kollektive trafik udarbejde en trafikplan, der hænger sammen med statens samarbejde med region om kollektiv trafik som del af den regionale udvikling samarbejde med kommuner om trafikplanlægning (f.eks. busprioritering mv.) i de store byer efterspørgselsstyret kørsel i tyndt befolkede områder Køreplanlægning: det har stor betydning for kunderne, at trafiktilbuddene er sammenhængende de 20 bestilleres egen planlægningsmæssige indsats vil variere jf. ovenfor det er trafikselskabets hovedopgave at sikre sammenhængende køreplanlægning på tværs af myndighedsgrænser det skal være fokus på de områder, hvor trafiktilbuddene mødes, for eksempel på rutebil- og togstationer og andre knudepunkter trafikselskabet skal både kunne håndtere de udfordringer, der ligger i trængselsproblemer i større byer og mere spredte trafikstrømme i landområder, bliver trafikselskabets opgaver, at koordinere betjeningsstruktur mellem kommunerne og region (koordinering og planlægning af lokale og regionale ruter) relationen til andre trafikselskabers ruter samt statens togtrafik sikre koordination til andre kørselstilbud, hvis ønsket af regionen og kommunerne aftaler med kommuner og stat om stoppesteder og publikumsfaciliteter 2. Den kollektive trafiks image (markedsføring): markedsføring er et vigtigt instrument til at fastholde kunder og få nye kunder en fælles koordineret indsats vil give stordriftsfordele og synergieffekt
der er mulighed for en ensartet informations- og markedsføringsprofil overfor kunderne Markedsføringen skal kunne tage højde for, at trafikselskabet i Region Midtjylland kan have differentierede tilbud f.eks. bykørsel vs. landkørsel og forskellige kundesegmenter bliver trafikselskabets opgaver: Branding Kundeloyalitet Designstrategi og designmanual for at skabe fælles identitet for trafikselskabet Kommunikationsstrategi At bruge interessenternes og busselskabernes viden herom Markedsføring af særlige tiltag Salg og information: det skal være let at rejse med kollektiv trafik en fælles strategi omkring salg og information giver stordriftsfordele og synergieffekt bliver trafikselskabets opgaver at: opbygge effektive og proaktive salgs- og informationskanaler forbedre salgsstedernes evne og muligheder for at sælge og markedsføre den kollektive trafik skabe fælles holdninger og værdier at have ansvar for rejseplanen, internet, skriftlig information incitamentsprogrammer uddanne informationspersonale og chauffører 3. Økonomi og takster: trafikselskabet har ansvaret for at fastsætte takster og billetteringssystemer for den trafik, der varetages af trafikselskabet er det afgørende, at de sikres en grundlæggende viden om økonomien i driften for at give kommunerne og regionen mulighed for at foretage prioriteringer. Det stiller krav om, at trafikselskabet arbejder systematisk med dokumentation det bliver en stor udfordring i sig selv at nå frem til et letforståeligt takstsystem for kunderne det nuværende provenu for kommunerne og regionen så vidt muligt skal opretholdes bliver trafikselskabets opgaver: Budget og regnskab Afregning i forhold til bus- og togselskaber og byrdefordeling i forhold til region, kommuner, andre trafikselskaber og togoperatører, herunder en accepteret og administrativ gennemførlig indtægtsfordelingsmodel Takstsystem, takstniveau og billetteringsudstyr Rejsekort Bus-tog samarbejde Dokumentation for ruteøkonomi som beslutningsgrundlag for kommunerne og regionen
Analyser som beslutningsgrundlag for kommunerne og regionen Afrapportering af nøgletal til Transportstyrelsen og bench-marking 4. Kontraktstyring og udvikling: Trafikselskabets opgaver: Udbud og videreudvikling af nuværende kontraktformer Kontraktadministration i forhold til private busselskaber Kontraktstyring af Århus Sporvejes busselskab Kontraktstyring af HHJ og Lemvigbanen Kvalitetsstyring og dokumentation Det skal afklares, hvordan ledelsen af busselskabet skal indplaceres i forhold til trafikselskabets ledelse og bestyrelse. 5. Individuel handicapkørsel i fritiden for svært bevægelseshæmmede: Trafikselskabets opgaver: Planlægning og administration af handicapkørsel og relationer til handicaporganisationer og vognmænd Samordnet kørsel for region og kommuner, hvis de ønsker det 6. Endelig er der en række opgaver for bestyrelsen, ligesom der skal opbygges en række administrative stabsfunktioner fra bunden af (personale, økonomi, kommunikation, IT, sekretariat osv.) i trafikselskabet. Størrelsesordenen af trafikselskabets administration Parterne, der skal aflevere årsværk til et trafikselskab, har oplyst følgende: Afgivende myndighed Årsværk Administration Århus Amt 25 VAFT 21 VAT 5 Ringkøbing Amt 10,6 Århus Kommune 58,5 Øvrige Kommuner 3,0 Total administration 122,1 ❶ Drift Århus Kommune 865 Århus Amt (HHJ) 37 Ringkøbing Amt (Lemvigbanen) 23 Total drift 925 Total 1053,7 ❶Af disse er ca. 30 kontrollører og 6 knyttet til rutebilstationer og 6 til administration af kontrolafgifter og salg i Århus Kommune
I disse tal er ikke indeholdt generelle overhead-årsværk, som de nuværende administrationer trækker på. Overhead overføres ikke automatisk til trafikselskabet, men der vil være brug for stabsmedarbejdere (ca. 12), der kan håndtere bl.a. løn, personale, økonomi, regnskab, kommunikation, politisk betjening osv.