FB - Højstensgård Afdelingsbestyrelsens beretning for 2003/2004 Afdelingsbudgetmøde i Højstensgård d. 24. maj 2004 kl. 19.00 Beretning, dagsorden og forslag.
2
Afdelingsbestyrelsens beretning for 2003/2004 E ndnu en gang er det tid til afdelingsbestyrelsens årlige beretning. Det er nr. 46 i rækkefølgen. Året der er gået, har i sammenligning med de tre tidligere år været noget roligere. Vi er sluppet af med alle håndværkerne, haverne ser igen flotte ud så det er vel OK. Det med at være sluppet af med håndværkerne skal dog tages med et vist forbehold. Der er stadig nogle hængepartier, som skulle være afklaret ved sidste gennemgang med MT Højgaard. Dette er ikke sket, det har for at sige det mildt - gået noget trægt - man rider ikke samme dag som man sadler. Det værste er faktisk, at lovede tider til beboerne ikke bliver overholdt. Vi og ejendomskontoret har ikke haft direkte mulighed for at følge op på tingene, - dette gøres af vor administration. Vi forventer dog at de manglende ting snarest bliver bragt i orden. Her så lidt om hvad der ellers er sket i afdelingen: Varmemålere. A llerede før facaderenoveringen blev påbegyndt skulle vi have haft monteret varmemålere i afdelingen, men i flere omgange er det lykkedes os, at få denne beslutning udskudt til efter renoveringen. Det har hele tiden været bestyrelsens ønske, at få etableret en Flow-måler (forbrugsmåler) direkte på varmerørene i krybekældrene. Dette viste sig imidlertid at blive en langt dyrere løsning end de 2 mill. Kr., som var afsat i vort budget. Vi besluttede derfor at opsætte varmefordelingsmålere direkte på hver enkelt radiator, da dette kunne laves for ca. ¼- del af den budgetterede udgift til varmemålere. Etableringen foregik rimeligt smertefrit og der var meget få lejemål, hvor det var nødvendigt at advisere flere gange for at få adgang. Varmemålerne skal aflæses første gang i januar 2005. Her vil det igen være firmaet Neve, som skal have adgang til boligerne. Derefter vil vi benytte os enten af selvaflæsning eller aflæsning foretaget af afdelingens personale. Vi er naturligvis alle meget spændte på den første aflæsning. Det har nemlig ikke været mulig at give beboerne en indikation af, hvad tallene på målerne siger i penge. Her spiller det jo ind, at det jo kun er ca. 45% af afdelingens varmeforbrug der bliver afregnet via varmemålerne. Det må heller ikke glemmes, at varmtvandsforbruget ikke er omfattet af denne måling. Varmeforbrug. V armeregnskabet for 2003 var det sidste med fællesafregning. Endnu 3
engang var der en tilbagebetaling til beboerne i forhold til det indbetalte áconto-bidrag. Godt nok var denne tilbagebetaling mindre end for 2002, men vi skal være opmærksom på, at energiudgifterne (Vestforbrænding) fortsat har været stigende, medens vor áconto-bidrag har været uændret. Vi følger fortsat de samlede varmeudgifter måned for måned, men med individuel varmemåling, vil der fremover nok være store forskelle på de enkelte lejeres varmeudgifter. forbindelse med bestyrelsens årlige gennemgang af bebyggelsen sammen med ejendomskontoret, blev det besluttet at fælde en del træer, som gennem kortere eller længere tid har stået på en del beboeres ønskeliste. Blandt andet blev det besluttet at fælde egetræerne mellem p-pladsen og græsarealerne på Borgerdiget. Dette arbejde er i gang p.t. Fugtproblemer. R enoveringen af afdelingen har medført øgede krav til udluftning af boligerne. Gennem mange år har der været en naturlig udluftning af boligerne, idet de gamle vinduer langt fra var tætte. Men med de nye vinduer skal vi alle være ekstra opmærksomme på vigtigheden i at få gennemført daglig udluftning af boligen, samt være opmærksom på, at tørring af tøj kan forværre indeklimaet. En udluftning gennemtræk på ca. 10 min. daglig er tilfredsstillende. I denne tid med mange pollen anbefales det for de beboere der har allergi over for pollen at foretage udluftningen om aftenen. Både ejendomskontor og inspektørkontor er behjælpelige med råd om korrekt udluftning. Grønne områder - træfældning. P å en lang række områder har afdelingen gennemgået en ændring. I Efter en spørgeskema-undersøgelse blandt beboerne på nord-vestsiden af Borgerdiget, blev det besluttet at fælde de høje birketræer, der står mellem blokkene. Dette arbejde er nu udført. Bestyrelsen ønsker fortsat at se afdelingen som en helhed og som en bebyggelse med et grønt look. Dette betyder at alle ønsker om træfældning bliver nøje og kritisk vurderet netop for ikke at ændre afdelings udseende for drastisk. Beslutningen om at erstatte hvert fældet træ med et ny (ikke nødvendigvis på samme sted), står stadig ved magt. Der vil derfor i efteråret 2004 blive plantet en del nye træer som erstatning for de træer der er eller vil blive fældet. 4
Beplantningen omkring legepladsen Hjerter er fortsat en opgave funktionærerne arbejder på og allerede nu kan man godt danne sig et billede af, hvordan det kommer til at se ud, når bøgehækken vokser tæt omkring legepladsen. Nye containere. O rdningen med containere til storskrald (haveaffald, brandbart, jern m.m.) er en kommunal ordning, hvor kommunen betaler for tømningen, medens afdelingen selv skal anskaffe containerne. Samtidig med at der er kommet nye containere, har det også været muligt at få en lidt billigere lejeaftale med den nye vognmand. Desværre viser det sig stadig, at nogle beboere har svært ved at smide affaldet i de rigtige containere. Dette koster afdelingen (beboerne) penge og ekstra arbejdstid for funktionærerne. Hvis en container bliver kørt til tømning og det viser sig, at den indeholder andet end f.eks. haveaffald, skal afdelingen betale et strafafgift til Vestforbrænding. Dette gælder også, hvis der er plasticsække i containeren, da disse ikke kan komposteres. Det er derfor vigtigt at alle tømmer sækkene i containerne, ligesom funktionærerne gør, når de har afhente haveaffald hver anden uge. Vi skal samtidig kraftigt henstille til at man ikke smider større mængder jord i containerne. Det er ikke tilladt. Overskudsjord kan afleveres på den kommunale genbrugsstation. Vaskeriet. E fter i længere tid at have haft problemer med de to store vaskemaskiner (8kg), er der nu foretaget en udskiftning af disse til en anden type Da Herlev Kommune pr. 1. januar 2004 skiftede vognmand, valgte vi/ejendomskontoret, at opsige lejeaftalen på containerne, som var lejet hos den tidligere vognmand. 5
vaskemaskine som også har stor vaskekapacitet (7,5kg). De nye maskiner er meget vand- og energibesparende, ligesom den nye specielle tromle skulle være meget skånsom ved tøjet. Vi ser frem til at denne udskiftning kan løse de trods alt få driftsproblemer vi har i vort fælles vaskeri. Efter 30-40 år med de gamle strygeruller har det nu vist sig, at tiden er inde til en udskiftning. 2 af de gamle strygeruller er nu erstattet af en enkelt ny rulle, som vi håber kan holde lige så længe som de gamle strygeruller. Lokal-tv. E ndnu en gang vil vi opfordre alle beboere til jævnligt at se på vores interne tv-kanal, da både bestyrelsen og ejendomskontoret benytter denne til små nyttige informationer. Vi gentager vort tidligere tilbud, at hvis der er beboere, der har svært ved at finde den lokale tv-kanal, er vi meget gerne behjælpelig hermed. Desværre har vi i april været udsat for et nedbrud på den PC er som afvikler vort lokal-tv samt tekst-tv. Det er heldigvis ikke noget der sker ofte og det lykkedes da også ret hurtigt at få en ny PC i gang. Indlæg til lokal-tv kan sendes til ejendomskontoret, som gerne bringer købs/salgs annoncer for afdelingens beboere. Vandforbrug. A fdelingens vandforbrug har været stabilt de senere år, men vi tror på, at der ved en ekstra indsats fra beboerne vil være mulighed for at spare yderligere på vandet. Blandt andet skal vi gøre opmærksom på at det ikke er tilladt at vande have med haveslange, ligesom bilvask med haveslange heller ikke er tilladt. Vandafgiften stiger og stiger, blandt andet på grund af at flere vandboringer er blevet lukket på grund af forurening. Det varer sikkert ikke længe før det vil blive nødvendigt at opsætte vandmålere. Råderet. D en udvidede frie råderet har nu været gældende i knap 1 ½ år og det er vores opfattelse, at mange beboere har udnyttet de muligheder den frie indvendige råderet har givet. Den øgede frihed til at sætte sit eget præg på boligen er godt for den enkelte beboer, men det skal præciseres at det stadig kun er den indvendige råderet, der er givet fri samt at der ved fraflytning kræves at diverse ændringer er 6
udført håndværksmæssigt korrekt og at ændringerne er vedligeholdt. Udvendigt har den enkelte beboer fine muligheder for at gøre haven flot, hvilket vi har set utallige eksempler på, men det skal igen nævnes at der ikke må foretages ændringer på facade, døre etc. Ønsker nye beboere at få lukket terrassen må det kun ske ved brug af de originale Velfac/Vitral elementer. Se i øvrigt beboermappen, hvor diverse ordensregler, vedtægter m.m. klart er specificeret. Fraflytninger. A fdelingen har aldrig haft særlig mange fraflytninger. Man flytter kun hvis det er højst nødvendigt eller hvis man skal bæres ud. Dermed får vi jo heller ikke så mange nye lejere. De senere år er der dog sket en mindre stigning. På nuværende tidspunkt har der i dette år været 11 udflytninger. Mange beboere har passet godt på deres boliger, men vi er ind imellem blevet præsenteret for boliger som mildt sagt havde set bedre dage. Havde de pågældende beboere vedligeholdt deres bolig korrekt kunne dette have været gjort væsentligt billigere for alle også den enkelte beboer. Ejendomskontoret er altid til rådighed med gode råd og vejledning om istandsættelse, hvis dette skulle ønskes. Nye beboere. F raflytninger betyder jo også at vi får nye beboere i afdelingen. Disse skal være velkommen. Beboermappen giver en virkelig god information om afdelingen, råderet-regler-service o.s.v. Det kan måske godt være svært at finde sig til rette i en ældre bebyggelse, så derfor en opfordring til de gamle beboere om at tage pænt imod de nye. Personaleforhold. D esværre har det været nødvendigt at skille os af med en af afdelingens funktionærer i den forløbne periode. Dette er naturligvis altid en kedelig sag, men vi havde ikke noget valg. Så fik vi en ny mand via en intern rokering, men han ønskede desværre at vende tilbage til sin gamle afdeling. Så i øjeblikket mangler vi en mand. De gode hænger ikke på træerne, men vi håber det trods alt vil lykkes for os snarest. Desværre har de sidste udskiftninger været i samme område, som - selv om de øvrige funktionærer gør et god stykke arbejde, har lidt en smule af dette. Antenneanlæg. E n planlagt udskiftning af alle vore underforstærkere ude i områderne de er simpelthen for gamle, nær 15 år har givet os den tillægsgevinst at vi kan få Stofa-internet ind via vort antenneanlæg. De nye forstærkere giver nemlig mulighed for såkaldt returvej 7
hvilket skal bruges netop til internetopkobling. Hovedformålet med udskiftning af forstærkerne er dog, at få bedre billedkvalitet og lidt kraftigere signal ud til de enkelte beboere, hvilket mange af de beboere der har tv på 1. sal vil få stor glæde af. I forbindelse med at give mulighed for internet via Stofa, foretog vi en helt uforpligtende undersøgelse for at se om der var beboere, der var interesseret i dette, det var der, over 100 beboere har svaret positivt. Det skal også bemærkes, at de beboere der måtte ønske det, kan leje en dekoder hos Stofa og på den måde modtage en del ekstra tv- og radiokanaler. Dette betyder ikke at man også skal tilmelde sig internet-delen. Tilslutningsprisen for internetopkobling er kr. 99.- begge kanaler ophører med at sende analogt i løbet året. Der kommer jo også en del nye tvkanaler hvor TV2-Charlie måske kunne være interessant for Højstensgårds beboere. Mere herom på mødet. Jule- og fastelavnsfest. F or at starte med julefesten kan vi vist roligt sige: "Same procedure as last Year". Alt ved det gamle. Det kan være at vi snart skal prøve at finde på noget nyt. Når monteringen af underforstærkerne er færdig formentlig ultimo maj vil hver enkelt beboer få et brev fra Stofa, hvor man så hvis man har lyst kan tilmelde sig. Husk det er helt frivilligt og det koster ikke afdelingen noget ekstra. Vi har et godt antennenlæg med den store fordel, at det er vort eget. Vi bestemmer selv hvilke tv- og radiokanaler vi vil have. Det skal naturligvis vedligeholdes, det er ovennævnte jo et eksempel på. Vi har i længere tid haft tekniske problemer med tekstning på Discovery. Disse vil nu blive løst. I samme forbindelse ændrer vi TV3 og TV3+ til digital modtagelse. Dette er nødvendigt da Ved fastelavnsfesten gav vi i år lidt mere til ganen, idet der var chokoladebolle og kakao både til børn og voksne. Klovnen Albert var der også. Måske skulle vi også her forny os lidt. Vi glædede os over hvor mange der var klædt ud. Desværre måtte vi gå bort fra at kåre de bedste dragter det var et svært valg sidste år og enkelte voksne 8
gav udtryk for, at det var synd for de børn der ikke vandt. Vi har tidligere holdt loppemarked med pæn tilslutning. Det gør vi også i år, nemlig søndag den 5. september. Vi er også meget glad for den opbakning beboerne viser disse arrangementer. Hvis der skulle være nogle der har lyst til at give en hånd med bliver vi ikke sure af den grund. Ja dette var så afdelingsbestyrelsens beretning, nr. 46 i rækken. Vi takker beboerne for et godt samarbejde. Vi er alle heldige vi bor et godt sted med pæne omgivelser lad os sammen gøre alt for at bevare dette fremover. På afdelingsbestyrelsens vegne Leif Hemmingsen 9
Dagsorden til mødet d. 24. maj 2004 kl. 19.00 Forslag til behandling på afdelingsbudgetmødet 1. Velkomst 2. Valg af dirigent 3. Valg af stemmetællere 4. Afdelingsbestyrelsen aflægger beretning for det forløbne år til godkendelse. 5. Afdelingens budget for 2004/2005 fremlægges til godkendelse. Regnskab for 2002/2003 samt byggeregnskab (Facaderenovering) fremlægges til orientering. 6. Behandling af indkomne forslag 7. Valg af: a) Formand. På valg er Leif Hemmingsen, der modtager genvalg. b) 2 medlemmer til afdelingsbestyrelsen (for 2 år). På valg er Lars Altenburg og Verner E. Rasmussen, der begge modtager genvalg. c) 2 suppleanter til afdelingsbestyrelsen (for 1 år). På valg er Poul Hansen der modtager genvalg. Den anden suppleantpost er vakant. 7. Eventuelt Forslag 1 Klippe hækkene længere ned ved udkørslerne ved Borgerdiget, så man kan se om der kommer fodgængere eller løbende børn. Forslag 2 Oprette nogle parkeringspladser til campingvogne, evt mod betaling ligesom med garagerne, ca. 1000,- kr. om året. Forslag 3 Alle varevogne burde holde ude på Borgerdiget, da de optager mere end en plads inde på parkeringspladserne (de fylder fra streg til streg så det er umuligt at komme ud af sin bil hvis man holder ved siden af). Forslag 4 Vi prøver igen: forslag om at må have en hund under visse betingelser, bla. Samle efterladenskaber op efter den og kalde den ind hvis den står og gør i haven. Så kan det vel ikke genere nogen. Venlig hilsen Birgitte Blom Borgerdiget 64 B Forslag 5 Vi forslår hermed at det bliver lovligt at holde max. 1 kat pr. hustand, MEN det skal være en "inde" kat. Dvs. det skal være på fig. vilkår: a. Man skal søge om tilladelse på ejendomskontoret, således at hvis man 10
én gang har haft tilladelse til kat og dette blev misligeholdt, kan man ikke godkendes til at have kat igen. b. Den skal være øremærket c. Den må ikke lukkes ud, den skal holdes indenfor. d. Kattebakker skal skiftes jævntlig, da lugt gener ikke må forekomme. Overtrædes nogle af ovenstående punkter, vil man blive tvunget til at skille sig af med katten eller i værste fald få opsagt lejemålet. Forslag 6 Ændring til afsnit 11.5 af Højstensgårds ordensregler. Der står nu i punkt 11.5 Boldspil: Der må ikke foregå boldspil op ad mure, facader, hække og hegn mv. Dette ønskes ændret til: Al spil med en bold skal foregå på boldbanen. Dette er pga. vi gentagne gange har fået ødelagt vores azalea'er og blomster pga. "vildfarerne" bolde. Dette begynder desværre at blive dyrt når de skal erstattes. Lotte Stormly & Anders Grand Tvedvangen 97 Forslag 7 Vi vil gerne stille forslag om tilladelse til at holde husdyr. Marek & Hanna Gross Tvedvangen 123 Forslag 8 Ved sidste afdelingsmøde fik man DK4 ud af Stofa grundet Zulu, men kan man ikke få DK4 ind igen da jeg synes der er mange gode ting på den. Jeg mener man kan fjerne Københavnerkanalen eller en af de svenske eller tyske i stedet for. Lad os få en afstemning lige som sidst. Ajly Wolff Højbjergvej 80 Forslag 9 Tilsyneladende er det svært at fastholde enkelte funktionærer, hvilket er til ulempe for beboerne og formodentlig også for funktionærene. Årsagen kan måske skyldes et for snævert rekrute-ringsgrundlag, eller måske ledelsesmæssige mangler. Det kan måske også skyldes en mang-lende interesse for den slags arbejde. Den type arbejde som vores funktionærer udfører, bliver på mange områder i dag udliciteret til entrepenører. Det kan have den fordel at man ikke skal opretholde en dyr maskinpark, at man ikke skal opretholde et stort mandskab i " døde perioder ". Ved en udlicitering kan man fastholde entrpenøren på de aftaler der er indgået. Forslag. Jeg skal derfor forslå at der stemmes om, at bestyrelsen forud for afdelingsmødet i 2005 udarbejder en redegørelse om fordele og ulemper ved den nuværende ordning samt om fordele og ulemper ved en udlicitering af visse arbejder. Redegørelsen skal danne grundlag for en afstemning på afdelingsmødet år 2005 om den nuværende ordning skal fastholdelse eller om der med fordel skal ske en udlicitering. En eventuel udlicitering kunne for eksempel omfatte vedligeholdelse af de grønne områder og de flisebelagte områder, renholdelse af cykelskure og skrallerum og evt. snerydning. Tilbage i Højstensgaards regi bør være en/to service funktionærer som varetager øvrige funktioner og er bindeled til håndværkere og udmønter beboernes henvendelser. Jørgen Bille Larsen Tvedvangen 117 PS. Jeg har desværre ikke mulighed for at deltage i afdelingsmødet, hvilket jeg skal 11
beklage. Men til trods herfor, forventer jeg at forslaget bliver fremsat i den ånd som det er tænkt, nemlig at finde frem til den bedste og mest rationelle måde at drive Højstensgaard på. Jeg stiller mig naturligvis til rådighed hvis det ønskes. 12