Ordinært afdelingsmøde

Transkript

1 Indkaldelse til 9. maj 2011 Ordinært afdelingsmøde for alle beboere i Avedøre Stationsby Syd Mandag d. 16. maj 2011 kl i selskabslokalerne Trædrejerporten 4 (ved Ejendomskontoret) Forslag til dagsorden 1. Formalia a. Valg af dirigent b. Valg af referent c. Godkendelse af dagsorden d. Godkendelse af forretningsorden e. Valg af stemmetællere 2. Forelæggelse og godkendelse af afdelingsbestyrelsens beretning, herunder aktuel orientering 3. Forelæggelse og godkendelse af afdelingens regnskab for Forelæggelse og godkendelse af Miljørådets beretning 5. Indkomne forslag 6. Valg af formand til afdelingsbestyrelsen 7. Valg af medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen 8. Valg af medlemmer og suppleanter til Repræsentantskabet 9. Orientering om byggesager mv. 10. Eventuelt Der skal som adgangsdokumentation medbringes huslejekvittering, pbc-betalingsudskrift, sygesikringskort eller lignende. Denne indkaldelse indeholder Dagsorden, regnskab for 2010, Miljørådets beretning og indkomne forslag. Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

2 Punkt 2 Afdelingsbestyrelsens beretning for 2010 Beretningen vil blive forelagt mundtligt Såfremt afdelingsmødet stemmer JA til beretningen, vil den være taget til efterretning. Såfremt afdelingsmødet stemmer NEJ til beretningen, vil Afdelingsbestyrelsen normalt skulle træde tilbage, hvorefter der inden for den givne tidsfrist skal indkaldes til ekstraordinært afdelingsmøde for valg af ny bestyrelse og behandling af regnskabet og indkomne forslag. Punkt 3 Forelæggelse og godkendelse af afdelingens regnskab for 2010 Se Bilag 1 Afdelingsbestyrelsen anbefaler afdelingsmødet at godkende regnskabet under forudsætning af revisionens godkendelse, og at der sker en nærmere afklaring omkring mulighederne for dækning af lejetab via dispositionsfonden for institutions- og erhvervslejemål. Såfremt afdelingsmødet stemmer JA vil regnskabet være godkendt af afdelingsmødet. Såfremt afdelingsmødet stemmer NEJ skal regnskabet efterfølgende behandles af Organisationsbestyrelsen, hvortil afdelingsmødets forkastelse af regnskabet med dertilhørende bemærkninger vil indgå. Punkt 4 Forelæggelse og godkendelse af Miljørådets beretning for 2010 Se Bilag 2 Afdelingsbestyrelsen anbefaler afdelingsmødet at godkende beretningen. Såfremt afdelingsmødet stemmer JA, vil beretningen være godkendt af afdelingsmødet. Såfremt afdelingsmødet stemmer NEJ til beretningen, vil Miljørådet normalt skulle træde tilbage, hvorefter der inden for den givne tidsfrist skal indkaldes til ekstraordinært møde for valg af ny bestyrelse. Punkt 5 - Indkomne forslag Forslag 1 Bedre rengøring af Bymurens opgange Stillet af Louise Flintegaard Hansen, Bymuren 119, 4. tv. Jeg kunne godt tænke mig at rengøringen af opgangene bliver forbedret. Uden af vide hvad der bliver betalt for den nuværende rengøring, så vil jeg mene at det må kunne gøres væsentligt bedre til samme pris. Der færdes dagligt mange familier i opgangene og det ses naturligvis. Mange har også husdyr, de tager også skidt med ind i opgangen. Men når der så kommer en rengøringsmedarbejder en gang hver ca. 1-1,5 måned, udstyret med en lille håndholdt kost og en lille fejebakke og kun lige fejer hvor det er værst uden at flytte måtter udenfor dørene. Og så efterfølgende plasker lidt beskidt citron lugtende vand på trinene, så bliver der altså bare ikke rent. Samtidig med at der mens jeg har boet i opgangen aldrig er fjernet gammelt tyggegummi på trinene og ej hel- Side 2 Ordinært afdelingsmøde i Avedøre Stationsby Syd, 16. maj 2011

3 ler tørret af mellem tremmerne på gelænder stængerne, og der hænger "guirlander" af gammelt spindelvæv på alle etager. Jeg er ikke hysterisk med rengøring, men der er altså virkelig ikke særlig meget kvalitet over den nuværende rengøring af opgangene. (jeg er ret sikker på at mine naboer er HELT enige med mig) Afdelingsbestyrelsen er enig med forslagsstilleren, at renholdelseskvaliteten i det nævnte område af opgange i Bymuren gennem vinteren til foråret ikke har været tilfredsstillende. Dette forhold skyldes, at vedkommende medarbejder, der stod for rengøringen, havde mange uforudseelige sygedage. Medarbejderen er ikke længere ansat i boligafdelingen. Der er ansat ny medarbejder i begyndelsen af april, hvorfor afdelingsbestyrelsen har forventning om, at renholdelseskvaliteten allerede nu er blevet forbedret. Afdelingsbestyrelsen vil i samarbejde med Ejendomskontoret gennemgå hele rengøringsområdet med henblik på at sikre en hensigtsmæssig renholdelseskvalitet, herunder for at se om der skulle gøre sig særlige forhold gældende, som kræver et større fokus. Afdelingsbestyrelsen vil ligeledes i samarbejde med Ejendomskontoret iværksætte en løbende hovedrengøring af opgange efter en behovsstyret prioritet. Afdelingsbestyrelsen skal oplyse, at alle lejere i Bymuren i henhold til gældende husorden selv skal rengøre under egen måtte, herunder renholdelse af entredør og dennes karme. Forslag 2 Uddeling af gratis poser til hundeejere i afdelingen Stillet af Louise Flintegaard Hansen, Bymuren 119, 4. tv. Er det muligt at dele gratis poser ud til hundeejere, så der ikke længere er en "god" grund til at lave lorten ligge? Det er virkelig træls at se hundeejere bare efterlader lorten på gader og stræder - og ikke mindst på legepladser. Det er simpelthen noget svineri. Mit forslag er at der bliver sat poser op MANGE steder i området, til fri afbenyttelse og at folk får en notifikation om at de forventes at blive brugt, og man ser på muligheden for at uddele "lorte" bøder til dem der ikke samler op. Budskabet bør nok styrkes med skilte af skidende hunde med røde kryds over, eller noget i den retning. Link til inspiration: Afdelingsbestyrelsen er enig med forslagsstilleren i, at de ofte mange hundeefterladenskaber er til stor gene i boligafdelingen. Boligafdelingen/Ejendomskontoret har i henhold til lovgivningen ingen mulighed for at udstede bøder. Afdelingsbestyrelsen skal derfor foreslå, at der i en forsøgsperiode på et ½ år uddeles hundeposer hver måned til de beboere, der har en registreret tilladelse til at holde hund, og at man ligeledes tilbyder beboerne, at man kan afhente poser i denne periode. Såfremt afdelingsmødet stemmer JA til afdelingsbestyrelsens forslag, vil der i en forsøgsperiode på ½ år blive udleveret hundeposer hver måned til beboere med registreret hund. Ligesom man kan afhente poser på Ejendomskontoret. Såfremt afdelingsmødet stemmer NEJ vil forslaget bortfalde. Ordinært afdelingsmøde i Avedøre Stationsby Syd, 16. maj 2011 Side 3

4 Forslag 3 Mulighed for elektronisk henvendelse til Ejendomskontoret Stillet af Louise Flintegaard Hansen, Bymuren 119, 4. tv. Jeg kunne godt tænke mig at ejendomskontoret fik en elektronisk mulighed for henvendelse, således, at man som beboer kan gå på nettet og rette henvendelse. 0g alle forespørgsler, som man retter ved personlig/telefonisk kontakt til ejendomskontoret, skal registreres der i. Det tog mig et sted mellem 6 og 1-0 personlige besøg over ca. 6-7 måneder at få sat en ringeklokke op. Og hver gang jeg henvendte mig så skulle alle oplysninger gives på ny. Det kan spares rigtig mange penge på at optimere de henvendelser der kommer fra beboerne. Et andet eksempel er at jeg er blevet lovet nye køkkenlåger. De blev bestilt 1. august sidste år, det er 9 måneder siden. Da de blev bestilt fik jeg af vide at der ville gå 3 måneder inden de ville blive monteret. Jeg oplever et manglende overblik over de forespørgsler som kommer fra beboere. Jeg er helt sikker på at hvis jeg gik derned igen og sagde jeg gerne ville have nye låger så ville de blive bestilt hjem igen, for min henvendelse fra 1. august er næsten med garanti blevet væk i en bunke et sted. Det vil sige at så er der måske lige pludselig 2 bestillinger på låger til mit køkken. Det ville også give et overblik til ledelsen over, hvad de folk der arbejder på ejendomskontoret laver og det vil give et meget bedre overblik over henvendelser generelt. Jeg vil meget gerne uddybe dette punkt yderligere, og vil også meget gerne facilitere at få en proces igangsat. Jeg er sikker på at det vil være meget gavnligt for ejendomskontoret. Hvis det er noget I gerne vil have uddybet inden den 16. maj så må I endelig sige til. Afdelingsbestyrelsen skal til forslagsstilleren oplyse, at beboerne kan henvende sig elektronisk via mail til Ejendomskontoret på følgende adresse: ek-avedoeresyd@kab-bolig.dk. Mailadressen er oplyst nederst på Ejendomskontorets brevpapir, som beboerne jævnligt får ind ad døren. Man kan ligeledes henvende sig via Ejendomskontorets hjemmeside: hvor det er blandt andet er muligt at hente en række ansøgningsskemaer ned. Ejendomskontoret vil arbejde på at gøre kontakt mulighederne på hjemmesiden mere synlig i fremtiden. Ejendomskontoret er for tiden ved at indarbejde et nyt registreringssystem fra KAB omkring beboerhenvendelser, så at der bliver et bedre overblik og mindre risiko for at aftaler med beboerne falder mellem flere stole. Afdelingsbestyrelsen skal til forslagsstiller oplyse, at der i forbindelse med udskiftningen af entredørene i Bymuren har været problemer med entreprenørens håndtering af udskiftningen af ringklokker, og at dette desværre har givet anledning til unødige gener for nogle beboere. Forslag 4 Etablering af vandmålere Stillet af Pernille Falcon, Bødkerporten 7 Afdelingsmødet beslutter, at der skal etableres vandmålere. Beslutningen skal gennemføres som 1. prioritet således, at andet arbejde, der ikke er uopsætteligt eller kontraktmæssigt aftalt viger for denne aktivitet. Begrundelse Baggrunden for forslaget er, at vi som beboere skal have mulighed for at nedsætte vores husleje og mindske udgifterne og belastningen af miljøet ved at spare på vandet. Forslaget vil Side 4 Ordinært afdelingsmøde i Avedøre Stationsby Syd, 16. maj 2011

5 sikre at de tidligere forpligtelser i forbindelse med helhedsplanen udmøntes, samt at de tidligere beslutninger fra afdelingsmødet om vandmålere gennemføres. Afdelingsbestyrelsen kan anbefale forslaget til vedtagelse og er således enig i, at forslaget har første prioritet i forhold til alle andre forslag og opgaver, der enten ikke er uopsættelige eller hvor der ikke allerede nu er indgået aftaler/kontrakter. Afdelingsbestyrelsen foreslår, at der til forslaget også indarbejdes eventuel installation af varmemålere, såfremt Hvidovre Kommune ikke længere vil give dispensation for manglende individuelle varmemålere. Opgaven vurderes at være så teknisk omfattende, at der er behov for at den udføres med hjælp af et konsulentfirma. Der skal først stemmes om Afdelingsbestyrelsens ændringsforslag om indarbejdelse af individuel varmemåling. Såfremt afdelingsmødet stemmer JA vil ændringsforslaget blive indarbejdet i Pernille Falcons forslag. Såfremt afdelingsmødet stemmer NEJ til ændringsforslaget, vil det bortfalde, men skal i givet fald gennemføres såfremt der efterfølgende kommer et pålæg herom fra Hvidovre Kommune. Herefter skal der stemmes om det samlede forslag. Såfremt afdelingsmødet stemmer JA vil forslaget gennemføres med 1. prioritet og med brug af ekstern bistand. Såfremt afdelingsmødet stemmer NEJ vil forslaget bortfalde. Punkt 6 Valg af formand, medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen Der skal vælges formand for 2 år. Den nuværende formand, Jan Lemser ønsker genvalg og afdelingsbestyrelsen anbefaler valget. Punkt 7 Valg af medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen Der skal vælges 2 medlemmer for 2 år og 1 medlem for 1 år. Nuværende medlemmer og suppleanter har meddelt, at de ønsker genvalg Rauf Hasanezadeh, Ebbe Merkelsen, Jesper Olesen og Kim Krogh Afdelingsbestyrelsen opfordrer interesserede beboere til at lade sig opstille til valg afdelingsbestyrelsen. Punkt 8 Valg af medlemmer og suppleanter til Repræsentantskabet Afdelingen har 11 medlemmer i Repræsentantskabet, heraf 7 fra afdelingsbestyrelsen og 4 der vælges for 1 år ad gangen blandt interesserede beboere på afdelingsmødet. Der skal derfor vælges 4 medlemmer til Repræsentantskabet samt gerne eventuelle suppleanter. Ordinært afdelingsmøde i Avedøre Stationsby Syd, 16. maj 2011 Side 5

6 Afdelingsbestyrelsen opfordrer interesserede beboere til at lade sig opstille til valg til Repræsentantskabet. Bilag 2 Beretning for Miljørådet 2010/2011 Pleje af de nyrenoverede områder vil også i år blive udført af anlægsgartnerfirma Ingemann Hansens eftf. Aps. Året er forløbet meget tilfredsstillende. Plejen af førnævnte er på det niveau, som vi finder lever op til de krav og forventninger, der blev stillet. Pleje af følgende grønne områder: Folkets Plads, Lille legeplads Bymuren nr , Lille legeplads Bymuren nr. 175, Vaskeriplads 1, Naturlegeplads, Karetmagerporten Bymuren 171 og Materialepladsen. Flere områder vil blive føjet til ovenstående efterhånden som de bliver færdigrenoveret. Der er blevet arbejdet videre med renoveringen af både bede og gangarealer langs Bymuren. Projektet er det største i afdelingens historie og meget tiltrængt. Planen er super gedigen, holdbar både plejemæssigt og angående valg af materialer. Der er udarbejdet både trykt og elektronisk materiale om projektet. Det er endnu ikke afklaret, hvorledes det kan gennemføres både mht. økonomien og tidsrammen. Boldgårdene er færdigprojekteret og arbejdet vil inden for kort tid blive påbegyndt. Arealerne omkring boldgårdene vil også blive renoveret. Her vil der også blive anvendt gode holdbare og smukke materialer. Endvidere vil der blive plantet nyt i områderne Renovering af gårdene mellem rækkehusene foregår. Arbejdet er bl.a. belægninger og plantearbejder Af større renoverings arbejder skal nævnes Folkets plads, som vil blive udført i løbet af Miljørådet planlægger i samarbejde med ejendomskontoret at gennemgå samtlige legepladser dels for at se hvorledes de fungerer og dels for fremover at undgå uhensigtsmæssige installationer. Udover ovennævnte er der andre projekter på tegnebordet. Det gælder skråningen ved den gamle Ternen og beplantning omkring nogle parkeringspladser samt arealer ved varmecentralen og deponeringspladsen. Vi opfordrer fortsat beboerne at værne om udearealerne. Det er os selv som skal betale når ting bliver ødelagt. Hunde ejerne bedes samle deres hundes lorte op, idet de udgør et stadig større problem for beboerne. Særlig børnene der leger på de grønne arealer. Bede er ikke beregnet til at lufte hunde i og hundeejerne bedes holde deres hunde i snor på hele boligområdet (ifølge husordenen vedr. husdyr). Der er en del beboere, som er bange for hunde, selvom ejerne ikke mener, at deres hunde er farlige. Side 6 Ordinært afdelingsmøde i Avedøre Stationsby Syd, 16. maj 2011