Procesplan for udarbejdelse af cykelpolitik Om procesplanen Denne procesplan er udarbejdet til deltagende kommuner i projektet Cykler uden Grænser. Den er udarbejdet i samarbejde med de 6 deltagende kommuner, som er kommet med input til, hvad en procesplan for cykelpolitik bør indeholde. Procesplanen er et fælles dokument, som beskriver den optimale proces, som alle kommuner bør gennemgå i forbindelse med udarbejdelsen af en cykelpolitik. De deltagende kommuner er meget forskellige både hvad angår erfaringer med planlægning af cykeltrafik samt udfordringer og barrierer for fremme af cykeltrafikken. Procesplanen er derfor tænkt som en skabelon, der indeholder grundelementerne i forbindelse med formulering af en cykelpolitik. Procesplanen skal således efterfølgende tilpasses de lokale forhold. Forudsætninger for succes Procesplanen for cykelpolitikken er udarbejdet på grundlag af Best Practice erfaringer fra andre byer, som har arbejdet med fremme af cykeltrafik (herunder ikke mindst erfaringerne fra Interreg IVA-projektet Nordiske Cykelbyer). Best Practice erfaringerne viser, at forudsætningerne for succesfuld fremme af cykeltrafikken er: 1 Politisk ejerskab og bred forankring Borgerinvolvering Dokumentation Alle tre elementer indgår derfor i procesplanen for udarbejdelsen af cykelpolitikken. Udarbejdelsen af cykelpolitikken sikrer, at kommunens fremtidige indsatser på cykeltrafikområdet er prioriterede, er bredt forankrede i kommunen og stemmer overens med kommunens øvrige politikker og indsatsområder. Dette sikres bedst gennem involvering af politikere og embedsmænd på tværs af forvaltningerne. Procesplanen for cykelpolitikken indeholder derfor involverende processer med politikere og embedsmænd på tværs af forvaltningerne. Borgerinvolvering er et vigtigt element i udarbejdelsen af en cykelpolitik både for at sikre, at borgerne høres og involveres i processen som ressourcepersoner, men også fordi borgerne er målgruppen for kommunens indsats for at fremme cykeltrafikken. Borgerinvolvering sikrer derigennem at borgernes viden og behov er indtænkt i hele planlægningsprocessen. Udarbejdelsen af cykelpolitikken tager udgangspunkt i en kortlægning og dokumentering af kommunens eksisterende erfaringer og udfordringer indenfor fremme af cykeltrafik. Kommunens status på cykeltrafikken kortlægges og analyseres i forbindelse med udarbejdelsen af CO 2 - regnskabet, som udarbejdes sideløbende med cykelpolitikken. Herudover inkluderer dokumentationsfasen, at kommunen udarbejder en kortlægning af kommunens eksisterende
politikker og indsatsområder, for at kortlægge rammer (både modstridende og sammenfaldende interesser) for udarbejdelsen af cykelpolitikken. På denne måde sikres, at cykelpolitikken opnår politisk prioritet og passer med kommunens overordnede vision og målsætning. Der er udarbejdet et idékatalog bagerst i dette dokument. Idékataloget indeholder forslag til metoder, program for seminarer mm. En cykelpolitik indeholder Formulering af kommunens vision indenfor cykeltrafik Beskrivelse af indsatsområder Beskrivelse af konkrete (og målbare) målsætninger Visualisering af procesplan Kortlægning og analyse Interessentanalyse Visionsseminar 2 1. udkast til cykelpolitik Workshop -input til målsætninger Udarbejdelse af cykelpolitik Høring Politisk vedtagelse og PR
Procesplan: 1. Kortlægning og analyse Formålet med kortlægningen er at danne overblik over de eksisterende politikker og planlægningsrammer, som cykelpolitikken skal indgå i samt skabe overblik over, hvilke aktiviteter og erfaringer kommunen allerede har indenfor cykeltrafik. Kortlægningsfasen bør inkludere tre aspekter: Kortlægning af eksisterende politikker og strategier i kommunen herunder analyse af hvilke mulige synergieffekter og/eller barrierer de eksisterende politikker skaber for cykelpolitikken. Kortlægning af eksisterende målsætninger, indsatsområder og aktiviteter indenfor cykeltrafikken i kommunen Kortlægning af status på cykeltrafikken 2. Interessentanalyse Formålet med interessentanalysen er at kortlægge interne og eksterne kompetencer, ressourcer og interesser ift. udarbejdelsen af cykelpolitikken og kommunens fremtidige indsats indenfor cykelfremme. Interessentanalyse er en oplagt mulighed for at informere både internt og eksternt om den igangværende proces samt skabe bred interesse (og medvind) og ejerskab for processen. Formålet med interessentanalysen er derfor også at skabe grundlaget for fremtidigt samarbejde og involvering. Liste over relevante interessenter er vedlagt i idékataloget bagerst i procesplanen. Interessentanalysen er et vigtigt element i undersøgelsen af eventuelle barrierer for udarbejdelsen af en cykelstrategi/-politik. Anbefaling I forbindelse med udarbejdelsen af cykelpolitikken og senere hen implementeringen af lokale cykelinitiativer i de enkelte kommuner anbefales det at etablere en referencegruppe med deltagelse af bl.a.: De lokale cyklistforbund (DCF hhv. ADFC) Lokale turistorganisationer Arbejdspladser, uddannelsesinstitutioner, trafikselskaber mfl. Andre brugere og centrale interessenter i hver af de deltagende kommuner. Ved at inddrage disse interessenter i arbejdet får kommunerne mulighed for at skabe bredere ejerskab til cykelpolitikken ved at tage interessenterne med på råd i processen og høre og involvere dem i forbindelse med aktiviteter i Cykler uden Grænser, og samtidig sikres effektiv udnyttelse af eksisterende ressourcer og kompetencer samt koordination i forhold til øvrige indsatser i kommunerne. Overvej derfor løbende i processen med udarbejdelsen af cykelpolitikken hvordan referencegruppen bedst muligt etableres, inddrages og hvilken rolle den skal have under hvert enkelt af de 8 trin i udarbejdelsen, fx: På baggrund af interessentanalysen kan kommunen vurdere, hvem der bør inviteres til at deltage i referencegruppen. Referencegruppens rolle i visionsseminarerne og workshops. Skal repræsentanter fra referencegruppen eksempelvis have en ledende rolle? Løbende møder i referencegruppen hvor resultater af diverse seminarer, workshops og høringer drøftes Rundsendelse af udkast til cykelpolitikken til referencegruppen til kommentering. Evt. møde i referencegruppen, hvor udkastet drøftes og workshops planlægges. 3
3. Visionsseminar(er) Formålet med visionsseminarerne er at få input til formulering af vision og indsatsområder for cykelpolitikken. Fokus er derfor på at få input til kommunens vision, prioritering og indsatsområder for at fremme cykeltrafikken i kommunen. Der planlægges visionsseminar(er) med tre målgrupper Interne og eksterne interessenter (kommunale medarbejdere og relevante eksterne) Borgere (særligt cyklister) Politisk udvalg og politikere med særlig interesse Grundelementet i visionsseminarerne er at skabe rum for dialog og input fra borgere, politikere og interessenter til kommunens vision for cykeltrafikken. Visionsseminarerne er derudover med til at skabe et bredt ejerskab til processen både blandt politikere, kommunens ansatte og borgere. 4. Første udkast til cykelpolitik med fokus på vision og indsatsområder På baggrund af inputs fra interessentanalyse og visionsseminarerne udarbejdes et udkast til en cykelpolitik med fokus på beskrivelse af visionen og indsatsområderne. (målsætninger defineres senere i processen). Udkastet uploades på den interne del af www.cyklerudengraenser.eu og der sendes en mail til kollegaer i Cykler uden Grænser med opfordring til sparring og kommentarer. 4 5. Workshop input til målsætninger På baggrund af udkastet til cykelpolitikken afholdes seminar(er)/workshop(s), hvor deltagerne fra visionsseminaret præsenteres for udkastet til cykelpolitikken, og opfordres til at komme med kommentarer samt input til konkrete målsætninger. Ligesom til visionsseminarerne inviteres tre målgrupper: Interne og eksterne interessenter (kommunale medarbejdere og relevante eksterne) Borgere (særligt cyklister) Politisk udvalg og politikere med særlig interesse Ligesom til visionsseminarerne er det vigtigt at skabe rum for dialog og input fra borgere, politikere og interessenter så det brede ejerskab til processen fastholdes både blandt politikere, kommunens ansatte og borgere. 6. Udarbejdelse af cykelpolitik På baggrund af workshoppen udarbejdes det endelige forslag til cykelpolitikken.
Forslaget uploades på www.cyklerudengraenser.eu og der sendes en mail til kollegaer i Cykler uden Grænser med opfordring til sparring og kommentarer. Overvej hvordan cykelpolitikken skal præsenteres for det politiske udvalg inden cykelpolitikken godkendes til offentlig høring. 7. Høring Offentlig høring af forslag til cykelpolitik annoncering som I plejer. Send desuden forslaget til alle deltagere fra interessentanalysen, visionsseminar(er), workshop(s) og til evt. borgercyklistreferencegruppe. Tilpasning af cykelpolitik, som sendes til politisk vedtagelse. 8. Politisk vedtagelse og PR Planlæg PR og kommunikationsstrategi for vedtagelsen af cykelpolitikken. Planlæg happenings, som markerer vedtagelsen og udgivelsen af cykelpolitikken overvej om I kan få udvalgsformand, borgmester m.m. til at åbne en happening eller lignende. Forslag til tidsplan for udarbejdelse af cykelpolitik 2010 2011 aug sept okt nov dec jan feb mar apr maj 1. Kortlægning og analyse 2. Interessentanalyse Etablering/udvidelse af referencegruppe 3. Visionsseminarer Interne og eksterne interessenter Politisk udvalg Borgere Evt. etablering af cyklist referencegruppe Evt. møde i referencegruppen 4. Udkast til cykelpolitik Evt. møde i referencegruppen 5. Workshop input til målsætninger Workshop for politisk udvalg Workshop for referencegruppe Workshop for borgere Evt. møde i referencegruppen 6. Udarbejdelse af cykelpolitik 7. Høring 8. Politisk vedtagelse 5
Idékatalog til procesplan for cykelpolitik Dette idékatalog indeholder forslag til metoder og involverende processen, som kan anvendes i forbindelse med udarbejdelsen af cykelpolitikken. Idékataloget følger procesplanens opbygning. Kortlægning og analyse Kortlægningsfasen kan fx resultere i Udarbejdelsen af et baggrundsnotat, som kort beskriver ovenstående. Møde i referencegruppen, hvor resultaterne af kortlægningen og analysen præsenteres. Drøft hvilken rolle referencegruppen har i forbindelse med udarbejdelsen af cykelpolitikken. Orientering af (eller dialogmøde med) det politiske udvalg Interessentanalyse Interessentanalysen bør inkludere repræsentanter fra - Det lokale cyklist forbund - Nøglemedarbejdere på tværs af kommunens forvaltninger (fx sundhed, lokal agenda 21 og klima, planlægning) - Relevante repræsentanter fra erhvervslivet (fx producenter af cykeludstyr, handelsforeningen, større arbejdspladser) - Politiet - Indflydelsesrige råd i kommunen (fx erhvervsrådet, turistrådet, ældrerådet mm) - Uddannelsesinstitutioner, trafikselskaber mfl. 6 Forslag til metoder til interessentanalysen Interessentanalysen kan med fordel udarbejdes gennem interviews (evt. i form af korte telefoninterviews, besøg eller fokusgruppeinterviews) med udvalgte nøgleinteressenter. Interviewformen sikrer en personlig relation, som er vigtigt for det fremtidige samarbejde. Interessentanalysen kan også gennemføres ved at sende breve om den igangværende proces ud til ovenstående mulige interessenter og opfordre til at interesserede henvender sig med input.
Visionsseminar(er) Visionsseminarerne kan med fordel tage form som workshops, hvor deltagerne i mindre grupper skal komme med input i forhold til vision for cykelpolitikken samt prioritering og formulering af kommunens indsatsområder. Til visionsseminarerne bør deltagerne indledningsvist præsenteres for resultaterne af kortlægningen og status på CO 2 -regnskabet. Forslag til program til visionsseminar af tre timers varighed: 1. Velkomst til visionsseminaret meget gerne en politiker eller kontorchef, som byder velkommen og opfordrer til input 2. Præsentation af kommunens overordnede visioner (hvordan passer cykeltrafik ind - skitsér de rammer som cykelpolitikken skal indgå i) og den nuværende status på cykeltrafikken (danner grundlag for vision og formulering af indsatsområder) 3. Workshop inddel deltagerne i mindre grupper (max 6 deltagere pr. gruppe) a. 30 minutters workshop, hvor gruppen diskuterer input til visionen b. 30 minutter til fælles drøftelser fremlæggelse fra hver workshop c. 30 minutter workshop, hvor gruppen diskuterer prioriteringer og indsatsområder på baggrund af input til visionen 7 30 minutters fælles drøftelser fremlæggelse fra hver workshop 4. Opsamling hvad er den videre proces? Gode råd til afholdelse af workshops: Det er vigtigt at forberede workshops grundigt, så deltagerne ved, hvad de skal komme med input til, ved hvad der forventes af dem og motiveres til at bidrage til processen: Overvej metoder for workshop (cafémetode, Appreciative Inquiry eller lignende), som sikrer aktiv deltagelse fra alle Overvej, hvem der faciliteter workshoppen. Skal der anvendes eksterne facilitatorer? Udarbejd hjælpespørgsmål, som deles ud til alle grupperne så ved deltagerne, hvad de skal forholde sig til
Det er altid en god idé at udarbejde A3 ark med hovedoverskrifter (og evt. hjælpespørgsmål) og uddele post its og kuglepenne eller lignende - til hver workshopgruppe. Workshop input til målsætninger Denne workshop er opfølgning på visionsseminaret og har til formål at få tilbagemeldinger på udkastet til cykelpolitikken samt få evt. inputs til målsætninger. Det er ikke nødvendigvis en fordel i denne del af processen at afholde tre separate workshops man kan også vælge, at invitere alle tre målgrupper til den samme workshop. Forslag til program til workshop af tre timers varighed: 1. Velkomst til workshop meget gerne en politiker eller kontorchef, som byder velkommen og opfordrer til input 2. Præsentation af udkastet til cykelpolitikken oplæg af fx projektleder a. Hvordan har den foreløbige proces været indtil nu (kortlægning og analyse, interessentanalyse, visionsseminarer) b. Præsentation af kommunens overordnede vision for cykeltrafikken c. Præsentation af indsatsområder d. Forslag til målsætninger e. Præsentation af dagens program for workshop 3. Workshop inddel deltagerne i mindre grupper (max 6 deltagere pr. gruppe) a. 30 minutters workshop, hvor gruppen diskuterer udkastet til cykelpolitikken og udarbejder konkrete kommentarer til vision og indsatsområder 8 b. 30 minutter til fælles drøftelser fremlæggelse fra hver workshop c. 30 minutter workshop, hvor gruppen diskuterer målsætninger indenfor hvert indsatsområde 30 minutters fælles drøftelser fremlæggelse fra hver workshop 4. Opsamling hvad er den videre proces?
Udarbejdelse af forslag til cykelpolitik Cykelpolitikken kan fx opbygges med følgende afsnit: Forord skrevet af borgmester, udvalgsformand, ordfører mm husk at nævne Cykler uden Grænser Status på cykeltrafikken (overordnede resultater fra CO2-regnskabet fx hvor mange cykler, hvor langt cykler borgerne, hvor mange km cykelsti, trafiksikkerhed mm) Cykelpolitikkens sammenhæng med kommunens øvrige politikker og indsatsområder Beskrivelse af processen med udarbejdelsen af cykelpolitikken (hvem har bidraget, metode mm) Vision, overordnet målsætning og prioriteringer Beskrivelse af indsatsområder o Beskrivelse af status og udfordringer o Foreløbige målsætninger o Forslag til konkrete målsætninger Layout: Husk at anvende logoet for Cykler uden Grænser samt Interreg logoet og flag se grafiske retningslinjer, som tidligere er rundsendt. 9