rs BESKRIVELSE AF RELEASE 1.8.0 KMD NOVA ESDH Side 1 af 25
Forord KMD frigiver release 1.8.0 af KMD Nova ESDH den 02.02.2018. Dette dokument beskriver den nye funktionalitet Ønsker du en beskrivelse af tidligere releaset funktionalitet, skal du finde releasebeskrivelsen for den relevante release. NB. Vær opmærksom på, at der SKAL installeres en ny Office Add-in i forbindelse med ibrugtagning af den nye release. Se nærmere i afsnit 2. Efter afholdelse af webinar d. 23.1.2019 har vi valgt at gentage beskrivelsen af tidligere udviklet funktionalitet, som nu ligger klar til ibrugtagning. Det drejer sig om følgende ekstra funktionalitet: Sagsskabeloner, som giver mulighed for at tilknytte dokumenter, oprette adviser og udfylde sagsoplysninger automatisk ved sagsoprettelse Let oprettelse af sager om aktindsigt, klage eller anke i en specifik sag Dataindsigt For at tage den ekstra funktionalitet i brug kræves tildeling af særlige rolleprofiler. Se yderligere i afsnit 5 Tildeling af rolleprofiler og 6 Re-introduktion af ekstra funktionalitet. Side 2 af 25
Indhold Forord... 2 1 Brugerstyret adgang... 4 1.1 Brugerstyret adgang introduktion... 4 Begrænset adgang... 4 Udvidet adgang... 5 Læseadgang i forhold til redigeringsadgang... 5 1.2 Brugerstyret adgang Sådan gør du... 6 Begrænset adgang (kun navngivne brugere)... 6 Tilføj brugere... 6 Fjern rettigheder fra navngivne brugere... 7 Brugerstyret adgang se oplysning på sagens dokumentpanel... 8 Brugerstyret adgang sagsniveau... 9 Udvidet funktionalitet vedr. brugerstyret adgang... 10 1.3 Personlige indstillinger vedr. sikkerhedsenhed... 10 Sager - opret... 10 Dokumenter opret fra sag... 11 2 Ny version af Nova Office Add-In... 13 3 Performance-forbedringer... 14 3.1 Når du opretter eller åbner et dokument... 14 3.2 Når du redigerer og gemmer et dokument... 14 3.3 Hvis du lukker et dokument via X... 14 3.4 Når du foretager søgninger og får præsenteret søgeresultaterne... 15 4 Behandling af fejl og uhensigtsmæssigheder... 15 5 Tildeling af rolleprofiler... 15 6 Re-introduktion af ekstra funktionalitet... 16 6.1 Sagsskabelon daglig brug... 16 6.1.1 Opret sag ved hjælp af sagsskabelon... 16 6.2 Opsætning af sagsskabeloner (Administration)... 17 6.2.1 Opret sagsskabelon udfyld generelle oplysninger... 19 6.2.2 Opret sagsskabelon udfyld sagsoplysninger... 19 6.2.3 Opret sagsskabelon tilføj dokumenter... 19 6.2.4 Opret sagsskabelon tilføj erindringsadviser... 19 6.3 Aktindsigt, klage eller anke i en specifik sag... 20 6.3.1 Start processen... 20 6.3.2 Vælg sagsskabelon... 21 6.3.3 Angiv information og definer indhold i den nye sag... 22 6.3.4 Definer indhold i dokumentoversigt... 23 6.3.5 Den nye sag oprettes... 23 6.4 Sag - Dan dataindsigt... 23 6.4.1 Opret dataindsigtssag... 23 Side 3 af 25
1 Brugerstyret adgang 1.1 Brugerstyret adgang introduktion Normalt styres adgang til sager og dokument ved hjælp af sikkerhedsenheder således, at en bruger skal have rettigheder (læs eller rediger) til den sikkerhedsenhed sagen/dokumentet har, ellers kan de ikke se sagen/dokumentet. Dette er ikke altid tilstrækkeligt. Brugerstyret adgang er et supplement til styring af adgang ved hjælp af sikkerhedsenheder. Det er en metode, hvormed den enkelte bruger kan give andre navngivne personer specifik adgang til en sag eller dokument. Det giver mulighed for en mere dynamisk og fleksibel tildeling af adgang til en sag eller dokument og på denne måde kan der gives adgang til brugere på tværs af nuværende sikkerhedsenheder. Et eksempel kunne være en sag, der kan ses/redigeres af mange, mens få udvalgte dokumenter på sagen er af mere fortrolig karakter og derfor kun skal kunne læses af en mindre skare og redigeres af endnu færre brugere. Et andet eksempel er en personalesag, som den centrale personaleafdeling, lederen og den pågældende medarbejder skal have adgang til. Et tredje eksempel er en sag vedrørende medarbejdersamtaler, hvor kun lederen og den pågældende medarbejder skal have adgang. I disse situationer kræves en særlig autorisation til at begrænse den normale adgang. KMD Nova ESDH kan således håndtere 3 muligheder for adgangsstyring: Almindelig adgang - traditionelle adgangstildeling via en sikkerhedsmæssig enhed Begrænset adgang - brugerstyret adgang, hvor kun navngivne brugere har adgang til sagen/dokumentet (som eksemplet med medarbejdersamtalen ovenfor) Udvidet adgang - kombination af sikkerhedsmæssig enhed og brugerstyret adgang, hvor navngivne brugere gives adgang til sagen/dokumentet udover de brugere, som er autoriseret til sagens/dokumentets sikkerhedsenhed Brugerstyret adgang kan gives i forhold til Sager og Dokumenter, men påvirker også Advis og Journalnotater, idet de arver sagens sikkerhed. Adgangsstyringen fremgår af sagens eller dokumentets detaljebillede under panelet Oplysninger/ Flere oplysninger i feltet Adgang. Her vil gælde følgende: S (Sikkerhedsenhed) for den almindelige adgang B (Brugerstyret) for den begrænsede adgang SB (Sikkerhed & brugerstyret) for den udvidede adgang. Se eksempler i Figur 7 og Figur 8. Begrænset adgang Kun brugere med en særlig rolleprofil SAG-SIK-SL har mulighed for at begrænse adgangen til sagen/dokumentet ved at fjerne den almindelige sikkerhedsenhed og i stedet angive navngivne brugere. Når man ønsker at fjerne den almindelige sikkerhed, skal man i stedet i feltet Sikkerhedsenhed vælge værdien Ingen brugerstyret adgang. Se eksempel i Figur 1. Side 4 af 25
Figur 1 Dokument med begrænset adgang. Sikkerhedsenhed er fjernet og i stedet er der valgt Ingen brugerstyret adgang, som indikerer at der ikke er en normal sikkerhedstildeling, men udelukkende brugerstyret adgang til 3 navngivne brugere. Vær opmærksom på, at hvis du anvender begrænset adgang, vil du automatisk blive tildelt brugerstyret adgang med redigeringsrettighed, når billedet lukkes. Udvidet adgang Alle brugere med redigeringsadgang til en sag eller et dokument, vil kunne udvide adgangen til sagen/dokumentet ved at tilføje navngivne brugere og angive, om disse skal have redigeringseller kun læseadgang. Se beskrivelse nedenfor i afsnit 1.2.2 Tilføj brugere. Læseadgang i forhold til redigeringsadgang Udover adgangsstyring som er nævnt overfor i forhold til, hvilke sikkerhedsenheder en bruger har rettighed, skal du tage stilling til om vedkommende skal have læseadgang eller også skal have mulighed for at redigere. Det vil altid være den højeste/mest vidtrækkende sikkerhedstildeling, der gælder. Hvis en person har læse adgang via almindelig adgang, men tildeles redigeringsadgang via brugerstyret adgang, vil pågældende have redigeringsadgang. Side 5 af 25
1.2 Brugerstyret adgang Sådan gør du Når du opretter eller redigerer en sag eller et dokument og påfører de ønskede sags- eller dokumentoplysninger, skal du først beslutte, om der skal tildeles almindelig, udvidet eller begrænset adgang. Ændringerne i adgangen træder først i kraft, når sagen eller dokumentet gemmes. Begrænset adgang (kun navngivne brugere) Hvis du ønsker at begrænse adgangen til ganske få navngivne brugere, skal du vælge specialværdien Ingen brugerstyret adgang, som ligger allerøverst i dropdown-feltet. Det betyder, at du fjerner normal sikkerhed (sætter den til Ingen) og erstatter den med brugerstyret adgang. Figur 2 Valg af Ingen - brugerstyret adgang i feltet Sikkerhedsenhed for at begrænse adgangen Derefter skal du tilføje de navngivne brugere, der skal have adgang til sagen/dokumentet. Dette er beskrevet i næste afsnit. Tilføj brugere Uanset om du ønsker at udvide adgangen eller skal tilføje navngivne brugere i forbindelse med begrænset adgang er det den samme procedure du skal følge. Du åbner panelet Flere oplysninger og her kontrollerer du den sikkerhedsenhed, der som udgangspunkt er tildelt (i forbindelse med begrænset adgang skal Ingen brugerstyret adgang være valgt, som beskrevet ovenfor). Dernæst skal du tilføje de ekstra brugere. Dernæst åbner du underpanelet Brugerstyret adgang og trykker Tilføj (Figur 3). I billedet Tilføj brugerstyret adgang, skriver du navnet på den bruger, som skal tildeles adgang. Dette gøres ved at skrive noget af brugerid eller dele af navnet på brugeren og vælge i listen. Dernæst vælger du om vedkommende skal have læse- eller redigeringsadgang. Figur 3 Tilføj person som skal have brugerstyret adgang. Der kan tilføjes flere ved at anvende Tilføj og fortsæt. Side 6 af 25
Hvis du skal tilføje flere brugere, kan du med fordel trykke på Tilføj og Fortsæt. Skal du blot tilføje en enkelt bruger trykker du på Tilføj, hvorefter billedet lukkes. Når billedet Tilføj brugerstyret adgang lukkes, returneres til Opret/Rediger-billedet, hvor de valgte brugere er indsat i listen, og der vises hvilken rettighed, de har fået tildelt. Hvis rettigheden Rediger/Læs ønskes ændret, kan du i oversigten blot klikke på Rettigheden og ændre den. (Illustreret i Figur 4 ved den grønne pil). Antallet af brugere, der har fået tildelt brugerstyret adgang, vil fremgå i parentes på underpanelet Brugerstyret adgang. Figur 4 Opret sag med udvidet adgang, hvorfor der er tildelt en almindelig sikkerhedsenhed. Sagen har almindelig sikkerhedsenhed valgt. Dertil er adgangen udvidet med 3 navngivne brugere. Den grønne pil indikerer, hvor rettigheden efterfølgende kan ændres. Fjern rettigheder fra navngivne brugere Hvis en eller flere navngivne brugere ikke længere skal fremgå af listen, vælges disse via checkboksen og du trykker Fjern. (se Figur 5) Figur 5 - Fjern persons brugerstyrede adgang Side 7 af 25
Brugerstyret adgang se oplysning på sagens dokumentpanel Hvis du ikke er autoriseret til et bestemt dokument på en sag, enten fordi du ikke har adgang via almindelig sikkerhed eller via brugerstyret adgang, vil det blive vist i en meget anonymiseret form. Kun oplysninger om dokumentnummer og sagsbehandler vil blive vist, men du kan ikke se andre dokumentoplysninger eller læse indholdet af dokumentet. Med de meget begrænsede oplysninger har du dog fortsat mulighed for at tage kontakt til den relevante sagsbehandler. Figur 6 På sagens dokumentpanel vises alle dokumenter, men hvis du ikke har adgang til indholdet, vil du kun få meget begrænset information vist (dokumentnummer og sagsbehandler) På detaljebilledet for dokumenter kan du se, om dokumentet har brugerstyret adgang. I eksemplet i Figur 7 har dokumentet Udvidet adgang vist i feltet Adgang med forkortelsen SB. Side 8 af 25
Figur 7 Visning af adgang på dokumentdetaljen, her udvidet adgang (SB: Sikkerhed & Brugerstyret). Brugerstyret adgang sagsniveau Brugerstyret adgang på sagsniveau vises ikke direkte. Har du adgang til en sag, vil du kunne se den uanset om du har fået rettigheden via almindelig sikkerhedstildeling eller via brugerstyret adgang. Ligeledes kan du redigere oplysninger om en sag, hvis du er tildelt redigeringsrettigheder på den ene eller den anden måde. Har du ikke har adgang til den sag (enten læse eller redigeringsadgang) kan du ikke se sagen, hverken i søgninger eller i sagsoversigter. På detaljebilledet for sager kan du se, om sagen har brugerstyret adgang. I eksemplet i Figur 8 har sagen Begrænset adgang vist i feltet Adgang med forkortelsen B. Side 9 af 25
Figur 8 - Visning af adgang på sagsdetaljebilledet, her begrænset adgang (B: Brugerstyret) Udvidet funktionalitet vedr. brugerstyret adgang Denne release indeholder som beskrevet den grundlæggende mulighed for at tilføje brugerstyret adgang på sager og dokumenter, som de enkelte brugere kan anvende. Yderligere funktionalitet vil blive udviklet i senere releases: Mulighed for at få vist informationer om brugerstyret adgang i sags- og dokumentlister (brugere) Udvidet søgning efter sager/dokumenter med brugerstyret adgang (administrator) Massebehandling af brugerstyret adgang (tildel/fjern) (administrator) Administrator har pt. ikke mulighed for specifikt at fremsøge sager og dokumenter, som der måtte være påført brugerstyret adgang på og heller ikke mulighed for at ændre brugerstyret adgang på mange sager/dokumenter på én gang. Indtil denne funktionalitet er udviklet, må administratorer foretage disse handlinger fra KMD Sag. 1.3 Personlige indstillinger vedr. sikkerhedsenhed Det er ikke muligt at vælge brugerstyret adgang i sine brugerindstillinger, men det er muligt at undlade at vælge en sikkerhedsenhed og lade feltet forblive tomt. Da systemet opfører sig forskelligt alt efter om der er opsat brugerindstillinger eller ej, gentages væsentlige informationer om, hvordan sikkerhedsoplysninger påføres. Sager - opret Vælges der ikke nogen sikkerhedsenhed, vil en ny sag, der oprettes som udgangspunkt få sikkerhedsenheden fra Ejerskabsreglen, der er påført KLE-nummeret. Hvis der ikke er en Ejerskabsregel og der heller ikke er angivet en sikkerhedsenhed i brugerindstillinger, vil sagen blive oprettet med den første mulige sikkerhedsenhed, typisk med den i alfabetisk orden første mulighed. I eksemplet nedenfor vil værdien Aaby Rød Gruppe i så fald blive valgt. Side 10 af 25
For at undgå at sager oprettes på en forkert sikkerhedsenhed, bør der som minimum laves ejerskabsregler for hver KLE hovedgruppe. Det er systemadministrator, der står for denne opgave. Figur 9 - Mine Indstillinger/Sager/Standardvalg/Opret sag Dokumenter opret fra sag Hvis der er anført en sikkerhedsenhed i dine personlige dokumentindstillinger, vil det være dokumentindstillingerne der anvendes, uanset at sagen har en anden sikkerhedsenhed. Vælges der ikke nogen sikkerhedsenhed i dine personlige dokumentindstillinger, vil et nyt dokument, som oprettes fra en sag med almindelig sikkerhed, få overført sikkerhedsoplysninger fra sagen. Hvis sagen har brugerstyret adgang, vil den brugerstyrede adgang dog altid blive overført til dokumentet og overtrumfe evt. dokumentindstillinger og det uanset, om der er tale om udvidet eller begrænset brugerstyret adgang. Kort sagt, hvis der er angivet brugerstyret adgang på en sag, vil det som udgangspunkt være sagens sikkerhedsoplysninger, der overføres til dokumentet. Samtidig gives en kort information om dette til brugeren, så man kan kontrollere, om det også skal gælde for det nye dokument. Side 11 af 25
Figur 10 - Mine Indstillinger/Dokumenter/Standardvalg/Opret dokument. Bemærk den nye forklaring lige ovenfor Sikkerhedsenhed. Hvis du ikke har adgang til den sikkerhedsenhed, som fx var på sagen og ikke har opsat brugerindstillinger, vil du ved dokumentoprettelsen få en advarselsboks (se Figur 11), der indikerer, at der er noget du skal være opmærksom på. Ud over advarselsboksen, åbnes panelet Flere oplysninger automatisk, så du kan kontrollere den valgte sikkerhedsenhed og om nødvendigt ændre den. Side 12 af 25
Figur 11 Eksempel på advarselsboks i forbindelse med overførsel af brugerstyret adgang. Panelet Flere oplysninger åbnes automatisk, så du kan kontrollere, om den valgte sikkerhedsenhed er korrekt. Det anbefales generelt, at du angiver en sikkerhedsenhed i dine personlige indstillinger både for Sager og Dokumenter. 2 Ny version af Nova Office Add-In Sammen med version 1.8.0 af KMD Nova ESDH er der en ny version af Office Add-in, som skal installeres. Installationen kan foretages af den enkelte bruger, direkte fra KMD Nova ESDH via burgermenuen eller af Kommunens IT-afdeling, f.eks. hvis I anvender Citrix. Add-in n vil være tilgængelig fra dette link fra mandag den 28.1.2019 kl. 9.00 KMD Nova ESDH - Office Add-in Den nye version skal installeres. Dette sikrer, at KMD Nova ESHD fungerer korrekt, og at brugerne får det fulde udbytte af både ny funktionalitet og fejlrettelser i den nye version af KMD Nova ESDH. Husk at I enten skal orientere brugerne eller bede jeres IT-afdeling om installation. Side 13 af 25
3 Performance-forbedringer 3.1 Når du opretter eller åbner et dokument Systemet er optimeret så det er hurtigere at arbejde med dokumenterne i Nova ESDH. Når du åbner et dokument, vil responsen fra Dokumenthåndteringsklienten (som vises med en lille sort boks nederst i proceslinjen) blive vist hurtigere, så du er klar over, at der rent faktisk sker noget. Det forudsætter, at den nye Office Add-in er installeret. Figur 12 Respons fra Dokumenteringsklienten Dokumentoversigt 3.2 Når du redigerer og gemmer et dokument Når du lukker et dokument, du har redigeret, anbefaler vi, at du altid anvender knappen Gem i Nova ESDH, idet du så sikrer, at du får gemt dine ændringer og tjekket dokumentet korrekt ind, så de er tilgængelige for andre brugere også. Som noget nyt vil programmet blive holdt åbent, så det er hurtigere at åbne et andet dokument næste gang og derved spare tid på indlæsning af fx 15 tilføjelsesprogrammer. Men denne ændring gælder kun ved brug af Gem i Nova ESDH, når der er tale om Excel og PowerPoint. Du kan med fordel tilføje Gem i Nova ESDH til din hurtig adgang menu i Word, Excel og PowerPoint. Figur 13 - Nova ESDH som ikon i værktøjslinjen "Hurtig adgang" 3.3 Hvis du lukker et dokument via X Der er lavet forbedringer i forhold til Word, så det nu også er muligt at holde Word programmet (processen) åbent, selv om du fx efter visning af et dokument lukker dokumentet ned via krydset i øverste højre hjørne. Ændringen med brug af X er kun lavet i Word, ikke i Excel og PowerPoint, her skal du bruge GEM i Nova ESDH for at holde processen åben. Uanset fremgangsmåde er disse forbedringer kun tilgængelig ved installation af ny Office Add-in. Side 14 af 25
3.4 Når du foretager søgninger og får præsenteret søgeresultaterne Der er lavet hastighedsforbedringer i forbindelse med søgninger. En af forbedringer er lavet ved at hente 100 resultater ad gangen i stedet for 500. Da visningerne præsenteres som 25 resultater som udgangspunkt og med mulighed for at hente de næste 100, vil ændringen ikke have negativ betydning for brugeroplevelsen. Generelt er der sket en optimering af præsentationen af lister i systemet, så resultaterne vises hurtigere. 4 Behandling af fejl og uhensigtsmæssigheder I denne release er nedenstående fejl og uhensigtsmæssigheder blevet håndteret: 1 Dokumentindstillinger vedr. sikkerhed anvendes, når dokument oprettes fra sag, med mindre der er angivet brugerstyret adgang. 2 I Sagens advispanel vises som standard igen kun de ubehandlede og igangværende adviser, men ikke de færdigbehandlede. 3 Dagsorden - Korrektioner omkring fraværende på behandlingen af de enkelte punkter, idet de personer, der ikke deltager i et enkelt punkt nu vises korrekt i feltet Fraværende på det enkelte punkt. 4 Notifikations-email om ubehandlede dokumenter virker nu, så modtager får tilsendt en mail. 5 Fejl i Office-Addin ved gem af PowerPoint dokumenter rettet 6 Søgning på dokumenter ved hjælp af sagsbehandlergruppe 5 Tildeling af rolleprofiler Der er ingen nye rolleprofiler i denne version, men for at kunne begrænse adgangen til sager og dokumenter i form af brugerstyret adgang uden sikkerhedsenhed, kræves tildeling af den eksisterende rolleprofil SAG-SIK-SL, som fremgår af Vejledning i rolleprofiler til KMD Sag 15.0. Rolleprofil Giver adgang til ØD IHD ADM UDV SAG-SIK-SL Fjerne sikkerhedsenhed på sager og dokumenter med brugerstyret adgang Der gøres opmærksom på, at det nu er muligt for alle kunder, der har købt Nova ESDH F15 at tage funktionaliteten omkring sagsskabeloner, aktindsigtssag, klagesag og ankesag samt dataindsigt i brug. Vi gentager derfor hvilke rolleprofiler, der er nødvendige for at kunne udføre disse opgaver. Disse findes fortsat i rolleprofildokumentet, som ligger på kundenettet. NE-P-REG Danne dataindsigt for personsager NE-S-AKT Opret aktindsigtssag NE-S-KLAGE Opret klagesag NE-S-ANKE Opret ankesag NE-S-SKB (adm) Administrere sagsskabeloner Se Vejledning i rolleprofiler til KMD Nova ESDH 1.7.0 for at få en beskrivelse af rolleprofilerne og den funktionalitet, de giver adgang til. Side 15 af 25
6 Re-introduktion af ekstra funktionalitet På webinar 23.1.2019 blev der foretaget præsentation af funktionalitet vedr. Sagsskabeloner, Aktindsigt-, Klage- og Ankesager. Derfor gentages beskrivelsen af denne funktionalitet, leveret i version 1.6.0 fra august 2018. Funktionaliteten er nu klar til at tage i brug, når brugerne har fået tildelt de korrekte rolleprofiler. 6.1 Sagsskabelon daglig brug Sagsskabeloner er en ny mulighed du får som sagsbehandler for at oprette sager, hvor informationer om sagen allerede er udfyldt og hvor sagen allerede, når du opretter den, indeholder relevante dokumenter og adviser. Fx kan du oprette en projektsag, hvor handlingsfacetten allerede er udfyldt og hvor der, når du åbner den nye sag, allerede er tilføjet en risikolog og en projektbeskrivelse samt et advis om, at du skal definere en ny Outlook distributionsliste til projektdeltagerne. Med andre ord får du nu mulighed for at oprette en sag, som ikke er tom ved oprettelsen. For at du kan gøre dette, skal en administrator have oprettet relevante sagsskabeloner (oprettelse/administration af sagsskabeloner er beskrevet i afsnit 6.2 Opsætning af sagsskabeloner nedenfor). 6.1.1 Opret sag ved hjælp af sagsskabelon Når du skal oprette en sag baseret på en sagsskabelon, skal du gøre som du plejer. Det vil sige, du skal trykke på opret sag-knappen på Min side eller trykke på en opret-knap på et sagspanel. Dialogen til oprettelse af sager er udvidet med en ny fane, Ny sag fra skabelon. Vælg den fane, når du ønsker at oprette en sag ud fra en sagsskabelon. Systemet husker, hvilken fane du anvendte sidst og vil derfor næste gang åbne denne fane. Figur 14 - Opret sag, men mulighed for at vælge aktive skabeloner, som er grupperet Skabelonerne kan være grupperet (det er noget administratoren definerer ved oprettelsen af sagsskabelonerne). Når du har valgt den relevante sagsskabelon, er informationer om sagen Side 16 af 25
allerede udfyldt, dokumenter kan allerede været tilføjet til sagen og der kan være oprettet adviser. Figur 15 dialog til oprettelse af sag baseret på sagsskabelon. I dette eksempel er det en projektsag, hvor handlingsfacetten er udfyldt, ligesom der, når sagen oprettes, vil blive tilknyttet to dokumenter og oprettet et advis. Inden sagen oprettes, har du mulighed for at ændre alle informationerne, ligesom du i panelerne Dokumenter og Adviser har mulighed for at fravælge dokumenter og adviser, som ikke er relevante i netop den sag, du er ved at oprette. Når relevante oplysninger er tilføjet og eventuelle rettelser foretaget, opretter du sagen ved at trykke på knappen Opret. Dine eventuelle rettelser gælder kun for den sag du opretter, og slår ikke igennem i skabelonen. Når sagen er oprettet, kan der naturligvis også oprettes og tilføjes dokumenter, adviser samt journalnotater på normal vis. 6.2 Opsætning af sagsskabeloner (Administration) For at kunne oprette/redigere sagsskabeloner, skal du have tildelt profilen NE-S-SKB. Når du som administrator skal oprette eller redigere sagsskabeloner, skal du i administrationsmodulet vælge fanen Sager. Her skal du åbne underpanelet Sagsskabeloner (anvendelsen af sagsskabeloner er beskrevet i afsnit 6.1 Sagsskabelon daglig brug ). Det er muligt at oprette flere skabeloner, som kan redigeres, inaktiveres og slettes. Side 17 af 25
Figur 16 - Administratorens overblik over oprettede skabeloner, hvorfra det er muligt at oprette nye og redigere eksisterende. Når du trykker på knappen Opret, får du mulighed for at oprette en ny sagsskabelon. Det gør du i følgende pop op vindue: Figur 17 - Dialog til at oprette en sagsskabelon Side 18 af 25
6.2.1 Opret sagsskabelon udfyld generelle oplysninger Når en skabelon oprettes, skal den tildeles et skabelonnavn og en beskrivelse, som gør brugerne i stand til at finde frem til den korrekte sagsskabelon. Du kan gruppere skabelonerne ved at udfylde feltet Skabelongruppe. Det gør det lettere for brugerne at finde den rigtige skabelon. Du kan frit skrive en skabelongruppe, der er således ingen kontrol af navnet, men du får vist alle de skabelongrupper, der allerede er anvendt. Skabelonkategorien definerer i hvilke situationer den pågældende skabelon kan anvendes. Der findes fire forskellige skabelonkategorier: Generel denne kategori sagsskabeloner er de skabeloner, som normalt anvendes. Det vil sige, når en bruger trykker på Opret sag på Min side eller på en Opret -knap på et sagspanel Aktindsigt denne kategori anvendes til sagskabeloner, der skal anvendes, når en bruger opretter en sag til aktindsigt Klage til skabeloner, der anvendes i forbindelse med oprettelse af klagesager Anke til skabeloner, der anvendes til oprettelse af ankesager For beskrivelse af funktion for de generelle sagsskabeloner se afsnit 6.3 Aktindsigt, klage eller anke i en specifik sag. Beskrivelse af de øvrige skabelonkategorier finder du i afsnittet 6.1 Sagsskabelon daglig brug. Tjekboksen Aktiv anvendes til at gøre sagsskabelonen synlig for brugere. På den måde er det muligt at aktivere og inaktivere en skabelon, fx så du kan arbejde med skabelonerne og først gøre dem synlige for brugerne, når alle skabelonerne er på plads. 6.2.2 Opret sagsskabelon udfyld sagsoplysninger Når du opretter en ny sagsskabelon, kan du ud over skabelonnavn, -beskrivelse og -gruppe også udfylde oplysninger om fx KLE og/eller handlingsfacet, afdeling mv. og de øvrige oplysninger, du kender fra Opret sag. Dette kan bruges til automatisk præudfyldelse af metadata, når sagerne oprettes på basis af sagsskabelonen. Du skal udfylde mindst et af felterne Overskrift, KLE eller Handlingsfacet, før du kan oprette sagsskabelonen 6.2.3 Opret sagsskabelon tilføj dokumenter Du kan fx tilknytte dokumenter, som typisk skal være med på alle sager baseret på en sagsskabelon. Det kan fx være budgetter, risikolog, interessentanalyse mv. Der er altså ofte tale om en slags skabelondokumenter, men der kan fx også være tilknyttet klagevejledninger. Dokumenter tilføjes under panelet Dokumenter. Her kan du tilknytte dokumenter, som automatisk vil blive tilføjet sager, som bliver oprettet på baggrund af denne sagsskabelon. Vær opmærksom på, at det er en kopi af dokumentet og dokumentet vil derfor kun være tilknyttet den specifikke sag. Det anbefales, at du opretter en særlig sag, hvor du tilknytter de dokumenter, som anvendes i forbindelse med sagsskabeloner. 6.2.4 Opret sagsskabelon tilføj erindringsadviser Hvis du ved, at der skal være nogle faste aktiviteter og opfølgningsfrister kan du oprette dem på sagsskabelonen med en relativ advisdato fx +14 dage, hvorefter erindringsadviserne oprettes på sagen med 14 dage frem i tiden i forhold til sagsoprettelsesdatoen. Erindringsadviser tilføjes sagsskabelonen under panelet Adviser. Side 19 af 25
6.3 Aktindsigt, klage eller anke i en specifik sag Du har nu en mulighed for med meget få klik at oprette en sag vedrørende aktindsigt, klage eller anke i en specifik sag. Ved hjælp af et styret forløb, har du mulighed for at tilknytte en PDF-kopi af dokumenterne fra den oprindelige sag til den nye sag få udarbejdet en journalrapport af alle journalnotaterne. Journalrapporten tilknyttes den nye sag danne en dokumentoversigt over alle dokumenterne på den oprindelige sag og tilknytte oversigten til den nye sag hvis den nye sag er baseret på en sagsskabelon, vil der eventuel blive tilknyttet dokumenter og erindringsadviser til den nye sag Det styrede forløb er det samme, uanset om du vælger at oprette en sag vedrørende aktindsigt, klage eller anke. Forskellen ligger værdierne af de forudfyldte felter. I alle tre situationer er alle nødvendige informationer angivet, så du behøver ikke ændre noget. Det betyder, at du kan oprette den nye sag blot ved fem klik. 6.3.1 Start processen For at starte flowet skal du åbne detaljevisningen på den sag du ønsker at oprette en aktindsigt-, klage- eller ankesag i forhold til. I drop down-menu til knappen Mere vælger du en af mulighederne Opret aktindsigt i denne sag, Opret klage over denne sag eller Opret anke over denne sag alt efter, hvilken type sag du ønsker at oprette. Figur 18 - drop down menuen til knappen Mere indeholder nu mulighed for at oprette en sag vedrørende aktindsigt, klage og anke i forhold til den specifikke sag Side 20 af 25
Når du har valgt et af de tre elementer, får du vist information om det styrede forløb, du er ved at starte. I eksemplet nedenfor vises informationen i forhold til aktindsigt. Du skal trykke på knappen Næste for at fortsætte forløbet. Figur 19 - Information om det styrede forløb i forhold til oprettelse af en aktindsigtssag i forhold til en specifik sag. Informationen vises, hver gang du starter forløbet, indtil du markerer Vis ikke denne meddelelse igen. Du har mulighed for at fravælge denne information ved at markere Vis ikke denne meddelelse igen. 6.3.2 Vælg sagsskabelon Du skal derefter vælge den relevante sagsskabelon. Du vil i pop op vinduet kun blive præsenteret for sagsskabeloner, der er relevante i forhold til en aktindsigt, hvis du er ved at oprette en aktindsigtssag. Tilsvarende vises kun sagsskabeloner, der er relevante i forhold til klage- og ankesager. I eksemplet nedenfor vises pop up vinduet i forhold til en aktindsigtssag. Når du har valgt den relevante sagsskabelon, skal du trykke på knappen Næste Figur 20 - Du skal vælge den relevante sagsskabelon og trykke på næste. Er der ikke defineret sagsskabeloner i forhold til den type sag, du er ved at oprette, springes denne dialogboks over og du bliver i stedet præsenteret for et almindeligt sagsoprettelsesbillede. Side 21 af 25
6.3.3 Angiv information og definer indhold i den nye sag Alle nødvendige informationer er udfyldt, så du kan trykke på knappen Næste, hvis du ikke ønsker at ændre de informationer og indhold, der er prædefineret. Figur 21 pop op vindue til at angive informationer og definere indhold i den nye sag Følgende er prædefineret: Sagens overskrift er Aktindsigt i efterfulgt af navnet på den oprindelige sag Sagens primære part er den samme som den oprindelige part (har den oprindelige sag sekundære parter tilknyttes de ikke til den nye sag) Datoen angives som dags dato Sagens KLE-nummer er det samme som den oprindelige sag Handlingsfacetten er A53 Aktindsigtsanmodning Det er markeret, at der skal tilknyttes en dokumentoversigt til den nye sag Sagens øvrige informationer er de samme som den oprindelige sag, bortset fra Sammenlæg sag, der angives som nej uanset værdien på den oprindelige sag I underpanelet Dokumenter fra oprindelig sag, som kan tilknyttes vises alle dokumenter fra den oprindelige sag. Som udgangspunkt er alle dokumenterne valgt (hvilket betyder, at der dannes en PDF-kopi af alle den oprindelige sags dokumenter) I underpanelet Journalnotater fra oprindelig sag, som kan tilknyttes vises alle journalnotater fra den oprindelige sag. Som udgangspunkt er alle journalnotater valgt (hvilket betyder, at der dannes en journalrapport indeholdende alle journalnotater fra den oprindelige sag) Panelerne Dokumenter fra skabelon og Adviser fra skabelon indeholder de dokumenter og erindringsadviser, der er defineret i den valgte sagsskabelon De prædefinerede valg kan du ændre, hvis der er behov. Trykker du på knappen Næste, fortsætter du til næste trin i processen. Har du fravalgt dokumentoversigten, ændres knappen Næste til Opret. Et tryk på Opret oprettes den nye sag. Side 22 af 25
6.3.4 Definer indhold i dokumentoversigt Hvis du ikke har fravalgt dokumentoversigten, er sidste trin i processen at angive valg for dokumentoversigten. Det vindue, der vises, er identisk med det, der vises, når du danner en dokumentoversigt på en sag. I det efterfølgende vindue skal du angive navnet på dokumentoversigten, som automatisk bliver tilknyttet til den nye sag. 6.3.5 Den nye sag oprettes Når du trykker på opret, vil den nye sag blive oprettet og vil åbne således, at du kan arbejde videre med den. Den nye sag vil have de sagsoplysninger, som du har angivet. Den vil indeholde de dokumenter du har specificeret (PDF-versioner af dokumenter fra den oprindelige sag, dokumenter angivet i den valgte sagsskabelon, en journalrapport indeholdende de valgte journalnotater samt eventuelt en dokumentoversigt fra den oprindelige sag). Sagen vil også havde de erindringsadviser, som er angivet i den valgte sagsskabelon. 6.4 Sag - Dan dataindsigt Hvis en borger anmoder om dataindsigt, er det i Nova ESDH muligt at danne en dataindsigtssag og et dokument, der indeholder en oversigt over alle de sager, som der er registreret om borgeren. Funktionen finder du, når der er fremsøgt en person i det grå panel Oplysninger. Her er en knap Dan dataindsigt, hvis du er autoriseret til funktionen med rolleprofilen: NE-P-REG. Bemærk, at du med denne autorisation kan danne et dataindsigtsdokument, som medtager sagsoplysninger om sager, som man som sagsbehandler, ellers normalt ikke har adgang til at se. Derfor skal denne autorisation gives med omtanke. Figur 22 Dan dataindsigt startes fra grå oplysningspanel, når det er foldet ud. 6.4.1 Opret dataindsigtssag Når du trykker på knappen Dan dataindsigt vises et sagsoprettelsesbillede, hvor KLE og facet er forudfyldt med 85.01.05 G01 Den registreredes indsigtsret. Disse oplysninger kan ikke ændres. Sagens overskrift bliver også præudfyldt, men kan ændres. Side 23 af 25
Figur 23 Opret dataindsigtssag - sagsoplysninger. Når de ønskede sagsoplysninger er udfyldt, trykker du på OPRET OG FORTSÆT, hvorefter handlingen foretages. Der vises besked om, at informationerne nu indsamles (det kan tage lidt tid, da oplysningerne skal findes mange forskellige steder), hvorefter dokumentet dannes og vises. Figur 24 - informationsboks Side 24 af 25
Dokumentet indeholder en vejledning på første side og dernæst en liste over alle de sager, (aktive og afsluttede sager), der er registreret på borgeren. Figur 25 Eksempel på dataindsigtssag Husk at gemme dokumentet via knappen under tilføjelsesprogrammer Gem i Nova ESDH for at tjekke dokumentet ind. Herefter kan dokumentet godkendes og forsendes via Digital post til borgeren. Dokumentet er automatisk tilknyttet den nye sag. Hvis der allerede findes en aktiv dataindsigtssag på borgeren, vil en fornyet dataindsigt blot blive tilknyttet som nyt dokument til den aktive sag. Side 25 af 25