Dagsorden HSI Mødedato: Torsdag den 11. marts 2010 Starttidspunkt: Kl. 12:00 Sluttidspunkt: Kl. 14:00 Mødested: Mødelokale: E2.01 Medlemmer Afbud Indkaldte suppleanter Blangstedgårdsvej Rektor Erik Knudsen, vicerektor Lone Hougaard (Sygeplejerskeuddannelsen i Vejle), souschef Kirsten Larsen (Pædagoguddannelsen i Odense), underviser Charlotte Fleischer (Fysioterapeutuddannelsen), kursussekretær Else Marie Neimann (CFU Vejle), bygningschef Christian Jansson (UC Lillebælt), personalekonsulent Lene Synnøve Andersen (Løn og Personale) (ref.) Vicerektor Lone Hougaard (Sygeplejerskeuddannelsen i Vejle) Studierektor Jørgen Juul ((Læreruddannelsen i Jelling). (suppleant for Lone Hougaard)) Dagsordenspunkter 1. Godkendelse af dagsorden... 2 2. Endelig godkendelse af sygdomspolitik ved University College Lillebælt... 2 3. Sygefraværsstatistik... 2 4. Udmøntning af APV en... 3 5. Til orientering... 3 6. Eventuelt... 3 Side 1/3
1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden for mødet skal godkendes, og punkter under Eventuelt skal annonceres af de tilstedeværende. Det indstilles, at dagsordenen godkendes. 2. Endelig godkendelse af sygdomspolitik ved University College Lillebælt HSI godkendte på mødet den 2. december 2009 den foreløbige sygdomspolitik ved University College Lillebælt. Politikken har i mellemtiden været i høring i de lokale samarbejdsudvalg, hvorefter de indkomne høringssvar er indskrevet i politikken (bilag 2.1). HSI skal tage stilling til, hvorvidt politikken kan endelig godkendes. Det indstilles at, Fraværs- og fastholdelsespolitik for University College Lillebælt endelig godkendes. Bilag 2.1: Fraværs- og fastholdelsespolitik for University College Lillebælt med høringssvar fra de lokale samarbejdsudvalg EFTERSENDES. 3. Sygefraværsstatistik På baggrund af ønske på sidste møde i HSI (den 2. december 2009) om, at sygefraværsstatistik i UCL jævnligt bør drøftes i HSI-regi, er diverse tabeller herom trukket ud fra Personalestyrelsens Informationssystem om Løn- og Ansættelsesvilkår (ISOLA). Dataene er trukket ud opgjort for 4. kvartal 2009. En sygefraværsstatistik er et redskab til at måle virksomhedens sygefravær. Sygefraværsstatistikken beskriver det aktuelle fravær, typisk i procenter og dage, dog uden at fortolke eller forklare, hvorfor eller hvordan sygefraværet er opstået Derfor vil en enkelt måling af sygefraværet, der f.eks. viser et sygefravær på X procent, ikke kunne anvendes til ret meget. Sygefraværsstatistikken bliver interessant og kan med fordel bruges som et redskab, når der er mulighed for at sammenligne fraværet på virksomheden over tid samt benchmarke med resten af staten. Hvis der pludselig er en voldsom stigning eller gradvist sker en stigning i fraværet over nogle år, er det tid for at finde årsagen til stigningen. Side 2/3
Med udgangspunkt i bilag 3.1, bedes HSI drøfte tabellerne samt, hvordan sygefraværsstatistikker over tid skal behandles herunder evt. opfølgning. Bilag 3.1: Sygefraværsstatistik 4. Udmøntning af APV en Der er fra B-siden ytret ønske om en drøftelse af budgettering, prioritering og økonomi i forbindelse med udmøntning af APV med henblik på udvikling af arbejdsmiljøet og udbedring af bygninger. Det indstilles, at ovenstående drøftes med henblik på en fælles forståelse for udvikling af arbejdsmiljøet samt udbedringer af bygninger i University College Lillebælt 5. Til orientering 1. Status på indberetning i Easy v/christian Jansson. 2. Yderligere lokal opfølgning på APV 2009 (jf. referat fra HSI-møde den 2. december 2009 Erik Knudsen udarbejder på baggrund af inspirationsdagen samt strategi 2015 brev om lokal opfølgning af APV til de lokale sikkerhedsgrupper/-udvalg. ) v/erik Knudsen. 3. Status på evt. ansøgning til Forebyggelsesfonden v/christian Jansson og Kirsten Larsen. 6. Eventuelt Side 3/3
Bilag 2.1 De indkomne høringssvar er indarbejdet: Ny tekst er rød og understreget og slettet tekst er gennemstreget. Udkast til Fraværs- og fastholdelsespolitik for University College Lillebælt Indledning Fraværs- og fastholdelsespolitikken indgår som et led i den fælles personalepolitik for University College Lillebælt og omfatter dermed alle enheder og ansatte. University College Lillebælt ønsker at fremme trivsel og arbejdsglæde, da dette er den direkte vej til faldende sygefravær og en dynamisk arbejdsplads. Nøgleordene for at finde de gode løsninger er tidlig indsats, åbenhed, omsorg og samtaler mellem den syge og lederen. University College Lillebælt s fraværs- og fastholdelsespolitik er en overordnet politik, som danner rammerne for håndteringen af fravær. Til støtte for udmøntningen af politikken er der udarbejdet en vejledning, primært til lederen, tillidsrepræsentanten og andre nøglepersoner. For den sygemeldte kan politikken og vejledningen være med til at give tryghed i form af forudsigelighed i forhold til hvordan og hvornår opfølgningen på fraværet vil ske. Formål Formålet med fraværs- og fastholdelsespolitikken er: At støtte op om og fastholde medarbejderens tilknytning til arbejdspladsen og minimere risikoen for udstødelse fra arbejdsmarkedet. At undgå utryghed ved at der tages tidligt hånd om en syg medarbejder. At give mulighed for gradvis tilbagevenden til arbejdspladsen og individuelle aftaler. At minimere det samlede antal sygefraværsdage blandt University College Lillebælt s ansatte. At etablere klare aftaler for, hvordan der ageres, samt hvem der har ansvaret for at agere i forhold til sygefravær. Målet er at fastholde medarbejdere og skabe en social engageret, sund og tryg arbejdsplads. Typer af fravær - i relation til denne politik (afsnittet er flyttet fra side 2) Formateret: Skrifttype: 9 pkt I University College Lillebælt deler vi fravær op i to kategorier, nemlig:
Bilag 2.1 Hyppigt, kort sygefravær Ved kort og hyppigt sygefravær, forstås fravær, hvor en medarbejder som ofte er sygemeldt i én eller flere dage ad gangen og ofte med forholdsvis korte intervaller. Længerevarende sygefravær Ved længerevarende sygdom forstås fravær hvor medarbejderen har en på grund af sygdom, der forventes at vare ud over en arbejdsuge. Det er bedre at forebygge end at For bedst muligt at kunne leve op til formålet er det hensigtsmæssigt, at medarbejderen så tidligt som muligt gør lederen opmærksom på problemer, der evt. kan medføre fravær. Lederen er forpligtet til gennem dialog med medarbejderen at afklare, hvad der kan gøres for at afhjælpe problemerne. I University College Lillebælt skal ledere og medarbejdere hele tiden arbejde på at sygefravær, arbejdsskader og arbejdsbetingede sygdomme forebygges og nedbringes. Evt. med henvisning til den vedtagne sundhedspolitik. Det hele menneske og arbejdspladsen Fraværs- og fastholdelsespolitikken tager udgangspunkt i det hele menneske, og har en mere nuanceret holdning til sygdom og fravær. Sygdom og fravær er til dels en privat sag, men sygdom og fravær kan også få konsekvenser, der rækker langt ud over den syge selv, for familien, arbejdspladsen, forholdet til kolleger og for samfundet som helhed. Derfor tager fraværs- og fastholdelsespolitikken udgangspunkt i den holdning, at fravær på grund af sygdom ikke alene er en privat sag, men et fælles ansvar hvor leder og medarbejder via dialog kan øge chancerne for fastholdelse af medarbejderens tilknytning til arbejdspladsen. Såvel medarbejderen som lederens evne til at forvalte politikken er afgørende for et godt sagsforløb. Typer af samtaler Da kontakt og dialog er vigtige elementer i den støtte lederen kan udvise overfor den sygemeldte medarbejder, vil lederen som minimum benytte sig af følgende samtaler ved kort, hyppigt fravær eller ved længerevarende fravær. Samtale ved kort, hyppigt fravær: Samtale ved hyppigt, kort sygefravær - afholdes efter 3-5 sygdomsperioder indenfor de seneste 3 måneder. Samtaler ved længerevarende fravær: Kontaktsamtale - afholdes efter cirka 1 uges fravær Sygefraværssamtale - afholdes efter 3-4 ugers fravær Opfølgningssamtale - afholdes efter 8-9 ugers fravær Statussamtale - afholdes efter cirka 3 måneders fravær
Bilag 2.1 Samtale ved hyppigt, kort sygefravær Samtalens formål er at få klarlagt om årsagen til det hyppige sygefravær er arbejdsbetinget, og i givet fald, herefter at få drøftet mulige initiativer til at afhjælpe situationen. Der indkaldes til samtale efter 3 til 5 sygdomsperioder inden for de seneste 3 måneder. Ved en sygdomsperiode forstås én eller flere dages sygefravær. Kontaktsamtale Samtalens formål er at afklare udsigten til raskmelding hos medarbejderen. Endvidere kan samtalen eventuelt afklare om årsagen til fraværet skyldes arbejdsmiljøet på arbejdsstedet. Kontaktsamtalen er en telefonisk samtale mellem leder og medarbejder efter cirka en uges fravær. Sygefraværssamtale Formålet med samtalen er at få afklaret, dels udsigten til raskmelding og dels afklare om der ved ændring i arbejdssituationen, kan skabes mulighed for en tidligere tilbagevenden til arbejdet evt. på nedsat tid. Sygefraværssamtalen er en samtale mellem leder og medarbejder, hvor medarbejderen evt. kan medtage en bisidder efter eget valg. Samtalen holdes senest efter 4 uger efter første sygedag jf. Lov om sygedagpenge, 7 a. Opfølgningssamtale Formålet med samtalen er at få afklaret, dels udsigten til raskmelding og dels afklare om der ved ændring i arbejdssituationen, er mulighed for en tidligere tilbagevenden til arbejdet evt. på nedsat tid og/eller ændrede jobfunktioner. Opfølgningssamtalen finder sted efter yderligere 4-5 ugers fravær. Metoden afhænger af den konkrete situation og hvad der evt. blev aftalt mellem leder og medarbejder ved sidste samtale. Medarbejderen kan evt. medtage en bisidder til samtalen. Statussamtale Formålet er at få afklaret om der er sket en bedring i sygdommen og om der er udsigt til en snarlig tilbagevenden til arbejdet. Her drøftes det ligeledes om tilbagevenden på nedsat tid og/eller ændrede jobfunktioner kan være en mulighed. Statussamtalen finder sted efter yderligere 3-4 ugers fravær. Det vil ligesom ved sygefraværssamtalen, være en samtale mellem leder og medarbejder, hvor medarbejderen evt. kan medtage en bisidder efter eget valg. Ved alle samtaler er det vigtigt, at lederen agerer på en sådan måde, at medarbejderen ikke føler sig presset til at påbegynde arbejdet før vedkommende er rigtig rask. Efter behov og ønske fra leder eller medarbejder, kan en ekstern part som fx egen læge, sagsbehandler mv. deltage i samtalen, primært når fraværet har været længerevarende eller har et kompliceret forløb. Referaterne fra samtalerne vil blive opbevaret på medarbejderens personalesag. Mulighedserklæring
Bilag 2.1 Jf. Lov om sygedagpenge, 36 a, har denne erklæring erstattet den tidligere Lægeerklæring om uarbejdsdygtighed, som har til formål at klarlægge om der evt. er nogle hensyn der skal tages til medarbejderens helbred, enten med de sædvanlige opgaver eller med tilpassede opgaver. Erklæringen kan anvendes på et hvilket som helst tidspunkt i sygeforløbet ved længerevarende forløb, men også i forbindelse med gentagende sygemeldinger. Den kan således også udfyldes på et tidspunkt, hvor medarbejderen ikke er sygemeldt, men hvor der er tale om gentagende sygeforløb. Samtalen omkring mulighedserklæringen kan evt. foregå i forbindelse med én af de her omtalte samtaler. Efter udfyldelsen medbringer medarbejderen erklæringen til egen læge, som udfylder den resterende del af erklæringen, som herefter returneres til lederen. De nærmere regler omkring erklæringen kan ses i vejledningen til denne politik. Fastholdelsesplan Jf. Lov om sygedagpenge, 7 b, kan medarbejderen anmode om en fastholdelsesplan, hvis det forventes at sygdommen varer ud over 8 uger. Formålet er at leder og medarbejder i fællesskab udarbejder en plan for, hvordan medarbejderen hurtigst muligt kan vende tilbage til arbejdspladsen helt eller delvist. Fastholdelsesplanen kan udarbejdes på ethvert tidspunkt i sygdomsforløbet, dvs. også før der er gået 8 uger og kan med fordel udarbejdes i forbindelse med sygefraværs- eller opfølgningssamtalen. De nærmere regler omkring erklæringen kan ses i vejledningen til denne politik. Når der ikke er udsigt til en tilbagevenden på jobbet Såfremt det ved statussamtalen kan konstateres, at der fortsat ikke er udsigt til at medarbejderen er i stand til at vende tilbage til arbejdet - helt eller delvist og hvor alle skånehensyn er blevet drøftet og evt. afprøvet - kan det blive nødvendigt at indlede en opsigelse af den sygemeldte medarbejder. Dette vil i alle tilfælde bero på en konkret og individuel vurdering - der er således ikke tale om en automatik i hvornår en sygemeldt medarbejder opsiges. Særlige situationer Da fravær kan have mange forskellige årsager og forløb, kan der være særlige grunde til at afvige fra denne politik i forhold til samtaler, lægeerklæring mv. Det vil bero på en konkret vurdering af den enkeltes situation, hvor både etiske og menneskelige hensyn vil være udslagsgivende. Tillidsrepræsentanten kan evt. inddrages i denne vurdering. Dette kan evt. foregå i dialog mellem denne og den enkelte leder, hvor mulige løsninger drøftes.
Bilag 3.1 1. Gennemsnitlig sygefravær SYGEFRAVÆRSSTATISTIK Tabel 1.1: Gennemsnitlig sygefravær UCL kontra hele staten Hele staten 2,9 133644,7 UCL 3,3 729,6 Tabel 1.2: Gennemsnitlig sygefravær - fordelt på personalekatagori (kun personalekatagorier med mere end 5 personer er medtaget) Personalekategori Bibliotekarer 2,3 15,4 Edb-Medarb. Prosa 4,4 14,0 Håndværkere i staten 4,1 9,0 Jurister/økonomer 0,8 20,5 Konsulenter 5,8 11,2 Kontorfunktionærer 4,6 178,4 Køkkenmedhjælpere 3,7 13,2 Ledere og Lærere 1,8 35,5 Lærere- overensk. 2,9 96,1 Lærere- tjmd. 1,4 30,0 Magistre 3,5 150,3 Rengøringsassistent 5,5 22,6 Socialrådgivere 6,5 11,7 Specialarbejdere m.fl. 3,5 22,5 Tjenestemandslign. 2,6 36,0 Tjenestemænd 0,7 30,5 1
Bilag 3.1 Tabel 1.3: Gennesmsnitlig fravær - fordelt på køn SYGEFRAVÆRSSTATISTIK Køn Kvinder 3,5 57352,5 Mænd 2,4 76292,2 Hele staten 2,9 133644,7 Køn Kvinder 3,6 496,2 Mænd 2,5 233,4 UCL 3,3 729,6 Tabel 1.4: Gennemsnitlig fravær - fordelt på alder Alder 0-20 år 1,8 1058,6 20-29 år 2,8 17112,7 30-39 år 3,0 32229,6 40-49 år 2,9 35867,2 50-59 år 2,9 34509,4 60 år og ældre 2,4 12867,2 Hele staten 2,9 133644,7 Alder 0-20 år 0,0 13,1 20-29 år 1,9 31,3 30-39 år 4,5 110,3 40-49 år 3,8 190,4 50-59 år 3,0 280,1 60 år og ældre 2,7 104,4 UCL 3,3 729,6 2
Bilag 3.1 2. Fraværsperioder pr. ansat SYGEFRAVÆRSSTATISTIK Tabel 2.1: Fraværsperioder pr. ansat Fraværsperioder pr. Gns. varighed i ansat dage Antal ansatte UCL 0,6 3,6 729,6 Hele staten 0,7 4,0 133.644,7 3. Procentvis fordeling af fraværsdage efter periodevarighed Tabel 3.1: Procentvis fordeling af fraværsdage efter periodevarighed - fordeling i procent Periode, 2-3 Periode, 4-10 Periode, 11-30 Periode, 31-65 Periode, 66-120 Periode, 121- Periode, Over Periode, Alle Periode, 1 dag, pct. dag, pct. dage, pct. dage, pct. dage, pct. dage, pct. 260 dage, pct. 260 dage, pct. perioder, pct. Antal ansatte Hele staten 9,2 21,5 23,8 13,1 13,5 5,4 8,2 5,3 100 133.644,70 UCL 10,2 24,6 23,9 11,6 18,1 11,7 0 0 100 729,6 Tabel 3.2: Fordeling af fraværsdage efter periodevarighed - fordelt på køn 1 dag, 2-4- 10 dage, 11-30 dage, 31-65 dage, 66-120 dage, 121-260 dage, Over 260 dage, Alle perioder, Køn sygedage 3 dag, sygedage sygedage sygedage sygedage sygedage sygedage sygedage sygedage Antal ansatte Kvinder 139 318 324 140 214 1135 496,2 Mænd 30 90 73 52 86 194 525 233,4 UCL 169 408 397 192 300 194 1660 729,6 3
Bilag 3.1 SYGEFRAVÆRSSTATISTIK Tabel 3.3: Procentvis fordeling af fraværsdage efter periodevarighed - fordelt på alder Periode, 2-3 Periode, 4-10 Periode, 11-30 Periode, 31-65 Periode, 66-120 Periode, 121- Periode, Over Periode, Alle Alder Periode, 1 dag, pct. dag, pct. dage, pct. dage, pct. dage, pct. dage, pct. 260 dage, pct. 260 dage, pct. perioder, pct. Antal ansatte 0-20 år 10,8 23,7 38,0 17,4 10,0 0,0 0,0 0,0 100,0 1.058,6 20-29 år 9,3 21,7 24,5 13,6 14,8 6,3 6,5 3,4 100,0 17.112,7 30-39 år 11,2 24,6 22,8 11,8 14,0 5,1 7,2 3,3 100,0 32.229,6 40-49 år 9,6 22,9 24,6 12,3 12,1 5,0 9,0 4,5 100,0 35.867,2 50-59 år 7,7 19,0 23,3 14,2 13,7 5,3 9,3 7,5 100,0 34.509,4 60 år og ældre 7,3 17,1 23,2 13,9 14,3 6,4 8,5 9,1 100,0 12.867,2 I alt 9,2 21,5 23,8 13,1 13,5 5,4 8,2 5,3 100,0 133.644,7 Hele staten 40,1 36,9 18,2 3 1,3 0,3 0,2 0,1 100 133.644,70 Periode, 2-3 Periode, 4-10 Periode, 11-30 Periode, 31-65 Periode, 66-120 Periode, 121- Periode, Over Periode, Alle Alder Periode, 1 dag, pct. dag, pct. dage, pct. dage, pct. dage, pct. dage, pct. 260 dage, pct. 260 dage, pct. perioder, pct. Antal ansatte 0-20 år........ 100,0 13,1 20-29 år 16,6 60,2 23,2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 100,0 31,3 30-39 år 6,1 15,6 21,1 0,0 14,0 43,3 0,0 0,0 100,0 110,3 40-49 år 14,6 33,1 33,0 8,3 11,0 0,0 0,0 0,0 100,0 190,4 50-59 år 9,1 24,1 23,2 11,1 32,5 0,0 0,0 0,0 100,0 280,1 60 år og ældre 12,9 21,2 15,6 50,3 0,0 0,0 0,0 0,0 100,0 104,4 UCL 10,2 24,6 23,9 11,6 18,1 11,7 0,0 0,0 100,0 729,6 Alla tal er opgjort i 4. kvt 2009 4