Souschef Kirsten Larsen (Pædagoguddannelsen i Odense)

Transkript

1 Mødereferat HSI Mødedato: Onsdag den 12. november 2008 Mødested: Journalnummer: Til stede Fraværende Mediasyd, Boulevarden 17, 7100 Vejle HSI Rektor Erik Knudsen, vicerektor Lone Hougaard (Sygeplejerskeuddannelsen i Vejle), underviser Hanne Lyder (Pædagoguddannelsen i Odense), underviser Hanne Marie Pedersen (Sygeplejerskeuddannelsen i Odense), chefkonsulent Christian Jansson (økonomi- og personaleafdelingen), personalekonsulent Lene Synnøve Andersen (økonomi- og personaleafdelingen) (ref.) Souschef Kirsten Larsen (Pædagoguddannelsen i Odense) Dagsordenspunkter 1. CRECEA Godkendelse af revideret sundhedspolitik Easy Procedure for sygemelding Skærmbriller Opfølgning på sikkerhedsorganisationen EVT.... 4

2 1. CRECEA Christian Jansson har vanskeligheder med at få CRECEA i tale med henblik på aftale om anvendelse af restpuljen, som forventelig er timer (tidligere oplyst fra CRECEA). CRECEA oplyser nu, at restpuljen er 25 timer. Handlepunkter: Christian Jansson følger op i forhold til restpuljen med henblik på anvendelse af timerne på teknisk gennemgang af køkkenerne/kantinerne samt gennemgang af pedellernes miljø (jf. referat fra HSImøde den 18. september 2008). 2. Godkendelse af revideret sundhedspolitik Lone Hougaard og Lene Synnøve Andersen har gennemskrevet sundhedspolitikken på baggrund af indkomne høringssvar samt med henblik på at opfylde kravene til mad- og måltidspolitikken. Beslutning: Sundhedspolitikken blev godkendt (se bilag 2.1) Der var enighed om, at der lokalt gøres status over sundhedspolitikken ved udgangen af 2009, hvorefter det bearbejdes i HSI i begyndelsen af Det blev besluttet at afholde lignende temadag om sundhedspolitikken i 2009 som i Medlemmer af de lokale sikkerhedsudvalg vil modtage en reminder herom i august Når resultatet af APV foreligger, sammenkobles denne med sundhedspolitikken Handlepunkter: Lene Synnøve Andersen fremsender den endelige sundhedspolitik med følgebrev til orientering til HSU samt de lokale sikkerhedsudvalg 3. Easy I forbindelse med tilmelding til det elektroniske anmeldesystem for arbejdsskader; Easy, skal Christian Jansson lave dataudtræk hvert kvartal. Der er imidlertid endnu ingen data/indberetninger fra University College Lillebælt. Det er uvis om der ingen arbejdsskader har været inden for University College Lillebælt siden tilmelding til Easy, eller om papirblanketterne stadig benyttes lokalt frem for Easy. Beslutning: Det blev besluttet at se tiden an et kvartal. Er der på det pågældende tidpunkt stadig ingen anmeldelser i Easy, undersøges det nærmere.

3 Handlepunkter: Christian laver dataudtræk umiddelbart efter fjerde kvartal Christian Jansson sørger for at procedure i forbindelse med arbejdsskader, samt link til Easy bliver tilgængelig på intranettet under HSI. Lene Synnøve Andersen tager kontakt til de resterende institutioner, der endnu ikke har givet tilbagemelding om, hvem der lokalt skal have adgang til Easy. 4. Procedure for sygemelding I bestræbelserne på at ensarte retningslinjerne/procedurerne i institutionen, har personaleafdelingen lavet udkast omkring sygemelding. Beslutning: Retningslinjerne/proceduren blev godkendt med bemærkning om, at raskmeldinger skal gå via den lokale kontaktperson (se bilag 4.1). Handlepunkter: Lene Synnøve Andersen sørger for at de lokal kontaktpersoner navngives, hvorefter proceduren bliver tilgængelig på intranettet under Personaleafdelingen, samt indarbejdes i personalehåndbogen (som pt. er til kommentering i LSU erne). Annoncering herfor sker i Nyhedsbrevet. 5. Skærmbriller I bestræbelserne på at ensarte retningslinjerne/procedurerne i institutionen, har personaleafdelingen lavet udkast omkring skærmbriller. Beslutning: Retningslinjerne/proceduren blev godkendt (se bilag 5.1). Handlepunkter: Lene Synnøve Andersen sørger for at retningslinjerne/proceduren bliver indarbejdet i personalehåndbogen (som pt. er til kommentering i LSU erne). 6. Opfølgning på sikkerhedsorganisationen Der er pt. ingen sikkerhedsudvalg i fællesadministrationen og EVU Det afgøres/beskrives lokalt, hvordan studerende involveres i sikkerhedsarbejdet. Det er ikke et krav, at de studerende skal være repræsenteret i de lokale sikkerhedsudvalg.

4 Handlepunkter: Allan Kjær Hansen og Ole Østergaard har ansvaret for etablering af sikkerhedsudvalg i henholdsvis fællesadministrationen og EVU. Lene Synnøve Andersen sørger for at organisationsdiagrammet for sikkerhedsorganisationen ajourføres (Den sociale Højskole mangler). 7. EVT. Nyvalg: Der er nyvalg af HSI-medlemmer forår Suppleanter til HSI er valgt: Suppleanter: Medarbejderrepræsentanter: Else Marie Neimann (CFU-Vejle) Poul Danchell (Den sociale Højskole) Ledelsesrepræsentanter: Jørgen Juul (studierektor læreruddannelsen i Jelling) er suppeleant for Kirsten Larsen Lena Busch (studierektor, sygeplejerskeuddannelsen i Odense) er suppleant for Lone Hougaard Det forventes, at suppleanterne læser materialet til hvert møde i HSI. Ved HSI-medlemmers fravær til møder i HSI, indkaldes suppleanterne, hvorefter der ydes 2 timer til møde samt 2 timer til kørsel (Lene Synnøve Andersen skriver til suppleanterne omkring tildeling af ressourcer). Sundhedscertificering: HSI har modtaget en forespørgsel om, hvorvidt det er muligt/interessant at blive sundhedscertifice ret vha. Dansk Firmaidræt. Beslutning herom tages ved næste møde i HSI. Lokationer for mødeafholdelse: Møder i HSI skal fremover afvikles på lokationer, hvor et eller flere medlemmer af HSI har arbejds sted. Således rykkes mødet den 2. december 2009 fra Mediasyd til Soldalen. Næste møde er den 11. marts 2009 på Blangstedgårdsvej.

5 Bilag 2.1 Vedtaget i HSI Sundhedspolitik ved professionshøjskolen University College Lillebælt Formål University College Lillebælt s væsentligste ressource er medarbejderne. Hensigten med en fælles sundhedspolitik for alle enhederne inden for organisationen er, at der sættes fokus på medarbejdernes sundhed som en forudsætning for den enkelte medarbejders mulighed for at kunne varetage sit erhverv og kunne udfolde sine kompetencer i samspil med andre. Sundhedspolitikken beskriver en ramme for systematisk og målrettet arbejde til fremme af medarbejdernes sundhed i arbejdslivet på enhederne i organisationen. Sundhed skal her forstås som et bredt begreb, som udtrykker opfattelsen af at både livsstil og levevilkår, såvel som arbejdsvaner og arbejdsvilkår har indflydelse på både den enkelte medarbejders og medarbejderstabens sundhed. Sundhedspolitikken skal ses som en delpolitik i forhold til organisationens personale- og ledelsespolitik, herunder specielt til de overordnede betragtninger om organisationen som en attraktiv arbejdsplads med et godt psykisk og fysisk arbejdsmiljø. Ved udmøntningen er målet, at den fælles sundhedspolitik supplerer de lokale arbejdsmiljøpolitikker. Formålet er At skabe, fremme og videreudvikle sunde arbejdspladser med sunde arbejdsvilkår At fremme og bevare medarbejdernes sundhed ved at inspirere til sunde arbejdsvaner At forebygge helbredsproblemer som kan relateres til usunde arbejdsvilkår eller arbejdsvaner At understøtte en hensigtsmæssig livsstil blandt medarbejderne At fremme rehabilitering og medarbejdernes hurtige tilbagevenden til arbejdet i forbindelse med arbejdsbetinget sygefravær At arbejdsmiljøet er præget af fælles værdier som åbenhed, hjælpsomhed, engagement, respekt, anerkendelse og ansvarlighed. Målene frem til 2010 er At der ved alle enheder er etableret et sundhedsberedskab til afhjælpning af sundhedsskadelige påvirkninger i arbejdsmiljøet i form af fx stress, kriser, konflikter, vold, trusler om vold, mobning og chikane At der ved alle enheder sættes fokus på mad og måltider, dvs. det der spises, rammerne for måltiderne fx frokoststuen eller kantinens indretning og spisepausens placering og længde At udlicitering af kantinedrift sker på baggrund af kravspecifikationer, som er baseret på de officielle og videnskabeligt fastsatte kostråd At der derudover sættes fokus på sundhedsfaktorerne alkohol og motion ved enhederne i University College Lillebælt Udmøntning og forankring Principperne for udmøntning af sundhedspolitikken er: Medarbejderindflydelse

6 Lokal fortolkning og implementering De lokale samarbejdsudvalg, sikkerhedsudvalg og/eller medarbejderindflydelsesudvalg har ansvaret for fortolkning og implementering af sundhedspolitikken efter følgende retningslinjer: At drøfte den lokale udmøntning af den fælles sundhedspolitik At lægge en årsplan for iværksættelse af lokale initiativer til fremme af målopfyldelsen At de initiativer, der iværksættes skal tage behørigt hensyn til de seneste gennemførte APV undersøgelser. University College Lillebælt s hovedsikkerhedsudvalg har følgende opgaver i forbindelse med fortolkning og implementering af sundhedspolitikken: At arrangere en inspirationsdag for enhedernes sikkerhedsudvalg/-grupper i november 2008 Opfølgning og evaluering De enkelte enheder har ansvar for at At dele erfaringer og viden om, hvordan målene indfries med de andre enheder i organisationen At inddrage medarbejdernes opfattelse af hele organisationen og den lokale enhed som sund arbejdsplads i kommende arbejdspladsvurderinger Hovedsikkerhedsudvalget har ansvar for at Inspirere de lokale enheder Foranledige videndeling mellem organisationens enheder At sikre opdatering og opsamling af viden Evaluere implementeringsprocessen og resultaterne Løbende revision af sundhedspolitikken Finansiering Drøftes løbende på Hovedsikkerhedsudvalgsmøder Oktober 2007/ Hanne Lyder og Lone Hougaard Tilrettet maj 2008 /Lone Hougård og Hanne Lyder Tilrettet oktober 2008 /Lone Hougård og Lene Synnøve Andersen Vedtaget i HSI den 12. november 2008

7 Bilag 4.1 Procedure for sygemelding i University College Lillebælt (Godkendt på møde i HSI den 12. november 2008) Egen sygdom En medarbejder, der er fraværende på grund af sygdom, skal give telefonisk besked til navngiven kontaktperson på medarbejderens arbejdssted typisk placeret i reception/studiesekretariat. Det er den lokale campusbestyrer, der udpeger kontaktpersonen. (Der skal laves oversigt i p-håndbog/internet om kontaktperson/tlf.) Medarbejderen skal i forbindelse med sygemeldingen give besked om: Arbejdssted Navn hvem der skal have besked om sygemeldingen Den lokale kontaktperson udfylder en elektronisk blanket (mail) med de nævnte oplysninger. Herefter sender den lokale kontaktperson blanketten videre til personaleafdelingen ( med kopi til den sygemeldte medarbejder. Den lokale kontaktperson fremsender også ovennævnte blanket til de øvrige personer, der skal have besked. Personaleafdelingen registrerer sygemeldingen i fraværssystemet, samt varetager videre administration omkring registrering af raskmelding, refusion ved længerevarende sygdom mv. Ved raskmelding udfylder medarbejderen de resterende felter på blanketten, og sender til den lokale kontaktperson og Der er mulighed for yderligere lokale præciseringer om, hvordan underviserne skal forholde sig i forhold til de studerende, f.eks. telefonkæde eller andet. Barns sygdom Da fravær på grund af barns sygdom er en mulighed (ikke en ret), når: hensynet til barnets forhold gør dette nødvendigt, forholdene på arbejdsstedet tillader det, barnet er under 18 år, og barnet er hjemmeboende skal det konkret vurderes om sygdommens art sammenholdt med barnets alder og pasningsbehov, kan begrunde en medarbejders fravær. På baggrund af ovenstående, skal fravær på grund af barns sygdom derfor telefonisk meddeles til nærmeste leder (evt. udpeget stedfortræder). Herefter udfylder medarbejderen blanket (findes på intranet) med: Arbejdssted Navn hvem der skal have besked om fraværet afkrydse, at fraværet er godkendt af nærmeste leder (som navngives) Blanketten sendes til navngiven kontaktperson på medarbejderens arbejdssted typisk placeret i recepti on/studiesekretariat og (Der skal laves oversigt i p-håndbog/internet om kontaktper son/tlf.) Den lokale kontaktperson sender mail om fraværet til de på blanketten angivne personer. Personaleafdelingen registrerer fraværet i fraværssystemet. Ved tilbagevenden efter barnets 1. og/eller 2. Sygedag, udfylder medarbejderen de resterende felter på blanketten, og sender til den lokale kontaktperson ogwww.sygemelding@ucl.dk.

8 Der er mulighed for yderligere lokale præciseringer om, hvordan underviserne skal forholde sig i forhold til de studerende, f.eks. telefonkæde eller andet.

9 Bilag 5.1 Skærmbriller (Godkendt på møde i HSI den 12. november 2008) Alle medarbejdere ved University College Lillebælt, der regelmæssigt arbejder ved skærmarbejdspladser, har ret til at få en synstest og eventuelt skærmbriller, hvis det viser sig at være nødvendigt. Både synstest og skærmbriller (se dog nedenfor) betales af University College Lillebælt. Forskellen på skærmbriller og læsebriller Almindelige læsebriller, dobbeltslebne briller eller briller med glidende overgang er normalt tilpasset en læseafstand på cirka 40 centimeter og en nedadrettet synsretning. det kan være uhensigtsmæssigt ved skærmarbejde. Ved skærmarbejde er læseafstanden typisk centimeter og synsretningen er ofte mindre nedadrettet. Anskaffelse af skærmbriller Statsaftale fra 1. oktober 2007 til 30. september 2009 Hvis det ved synstesten viser sig, at det er nødvendigt for medarbejderen at bruge skærmbriller, er det muligt at anvende leverandørerne i statsaftalen (Synoptik, Thiele, Dansk Erhvervs Optik eller Brillespecialisten). Der skal altid medbringes en særlig rekvisition ( som udfyldes og medbringes til optikeren. University College Lillebælt yder i henhold til statsaftalen maksimalt følgende tilskud til skærmbriller: Synoptik: kr Thiele: kr Dansk Erhvers Optik: kr Brillespecialisten: Kr For mere information herom, er det muligt at læse Arbejdstilsynets vejledning om skærmbriller (

10 Side 10/10